FOLLDAL KOMMUNE Møtested: Kommunehuset Nyberg Møtedato: Tirsdag 11.06.2013 Tid: kl. 19.00 SAKSPAPIRER M/VEDTAK DRIFTSSTYRET SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/13 13/275 REVIDERING AV VEDTEKTENE FOR BYGDEBOKFONDET 7/13 13/283 NYTT NAVN PÅ FOLLDAL BYGDETUNNEMND 8/13 13/425 KULTURSKOLE PÅ DAGTID, EVALUERING AV ORDNING 9/13 13/442 MULIG UTLEIE AV GYMSAL OG KINO FOLLDAL, 12.06.2013 Ronny Bekken Larsen Leder Eventuelt forfall skal godkjennes av leder/ordfører. Representanter som mener de er inhabile i en sak varsler leder/ordfører om dette. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Møtet er åpent for publikum.
Sak 6/13 Sak 6/13 REVIDERING AV VEDTEKTENE FOR BYGDEBOKFONDET Arkiv: 242 C86 Arkivsaksnr.: 13/275 Saksbehandler: Jens Jørgen Jensen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 2/13 Folldal bygdetunnemnd 14.05.2013 5/13 Driftsstyret 29.04.2013 6/13 Driftsstyret 11.06.2013 / Kommunestyret Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok 20.12.2012 en halvering av prisen på bygdebøkene bind I og II. I samme vedtak ble det bestemt at retningslinjene for bygdebokfondet skulle revideres og legges frem som en egen sak. Bygdebokfondet er bygd opp av midler fra salg av bygdebøkene og var ved årsskiftet 2012/2013 på kr 666.000. Eksisterende retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret i 20.06.02. Eksisterende retningslinjer: 1. Det brukes ikke av fondsmidlene før 01.01.03. 2. Fondsmidlene prioriteres til kulturformål etter følgende kriterier: a. 50 % av beløpet som fondet er vokst til i løpet av 2002, øremerkes nytt bibliotek i bundet investeringsfond. b. Resten av kapitalen reserveres kulturformål. Beløpet anvendes i h.h.t. kriteriene nedenfor. c. Renteinntektene fra og med 2003 kan brukes fritt til kulturformål i h.h.t. kriteriene nedenfor. d. Inntekter fra videre salg tillegges fondet. e. Renteinntektene fra investeringsmidlene til bibliotek tillegges fondet. 3. Midlene under punkt b og c anvendes i henhold til følgende kriterier: Pengene kan gå til vern av kulturminner kan gå til kulturformål som er spesielt gode, som er nyskapende og som medfører et viktig bidrag til trivsel og utvikling i Folldal. kan gå til andres tiltak, og til samarbeidsprosjekter som Folldal kommune er part i, så vel som kommunale tiltak. skal ikke brukes til tiltak som kan finansieres eller støttes gjennom andre kommunale kilder, som kulturmidlene. skal ikke brukes til formål som kan få støtte fra eksterne tilskuddsordninger, med mindre det gjelder tilskudd som krever egenandel. skal ikke gå til underskuddsdekning eller ordinær drift. Folldal kommune Møteinnkalling: Driftsstyret Side 2 av 11
Sak 6/13 4. Bruk av fondet, evt. tildeling av midler, kan skje etter framlagt sak eller søknad for renteinntektene ved slutten av hvert år, med frist for forslag 1. november. for kapitalen maksimalt to ganger i året, med frist for forslag 1. mai og 1. november. Rådmannens saksvurdering: Retningslinjene for Bygdebokfondet som kommunestyret vedtok 20.06.2002 anses for å være godt begrunnet, både faglig og kulturpolitisk. Det finnes derfor ikke noe grunnlag for ytterligere endringer ut over en naturlig revidering som tilpasses dagen situasjon. Forslag til reviderte retningslinjer: Retningslinjer for Bygdebokfondet: 1. Fondsmidlene prioriteres til kulturformål etter følgende kriterier: a. Kapitalen reserveres kulturformål. Beløpet anvendes i h.h.t. kriteriene nedenfor. b. Renteinntektene kan brukes fritt til kulturformål i h.h.t. kriteriene nedenfor. c. Inntekter fra videre salg tillegges fondet. 2. Midlene under punkt a og b anvendes i henhold til følgende kriterier: kan gå til vern av kulturminner kan gå til kulturformål som er spesielt gode, som er nyskapende og som medfører et viktig bidrag til trivsel og utvikling i Folldal. kan gå til andres tiltak, og til samarbeidsprosjekter som Folldal kommune er part i, så vel som kommunale tiltak. skal ikke brukes til tiltak som kan finansieres eller støttes gjennom andre kommunale kilder, som kulturmidlene. skal ikke brukes til formål som kan få støtte fra eksterne tilskuddsordninger, med mindre det gjelder tilskudd som krever egenandel. skal ikke gå til underskuddsdekning eller ordinær drift. 3. Bruk av fondet, evt. tildeling av midler, kan skje etter fremlagt sak eller søknad, uten fastlagte tidsfrister. 4. Ved tildeling må det tas hensyn til fremtidig revidering og nyutgivelse av bygdeboken. Kommentar til pkt. 3: Ved en fjerning av de to søknadsperiodene vil man kunne øke tilgjengeligheten og stimulere til ytterligere tiltak. Side 3 av 11
Sak 6/13 Rådmannens innstilling: Rådmannen anmoder Folldal Bygdetunnemnd om å fatte følgende tilråding overfor Driftsstyret: Forslag til reviderte retningslinjer for Bygdebokfondet godkjennes. Behandling i Driftsstyret 29.04.2013: Representanten Ellen Randi Oldervik, SV, fremmet følgende forslag til vedtak: Saken utsettes. Olderviks forslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Driftsstyret 29.04.2013: Saken utsettes. Behandling i Folldal bygdetunnemnd 14.05.2013: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Folldal bygdetunnemnd 14.05.2013: Folldal Bygdetunnemnd tilrår Driftsstyret å fatte følgende vedtak: Forslag til reviderte retningslinjer for Bygdebokfondet godkjennes. Behandling i Driftsstyret 11.06.2013: Representanten Ronny B. Larsen (AP) fremmet følgende endringsforslag til pkt 3 i retningslinjene: Bruk av fondet, evt. tildeling av midler, kan skje etter fremlagt sak eller søknad til Driftsstyret, uten fastlagte tidsfrister. Avstemming: Det ble først stemt over innstillingens pkt. 1, 2 og 4. Punktene ble enstemmig vedtatt. Deretter ble endringsforslaget til pkt 3 fra Ronny B. Larsen satt opp mot innstillingens pkt 3. Larsens endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Driftsstyret 11.06.2013: Driftsstyret tilrår kommunestyretstyret å fatte følgende vedtak: Forslag til reviderte retningslinjer for Bygdebokfondet godkjennes med Larsens endringsforslag i pkt 3. Side 4 av 11
Sak 7/13 Sak 7/13 NYTT NAVN PÅ FOLLDAL BYGDETUNNEMND Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/283 Saksbehandler: Jens Jørgen Jensen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 1/13 Folldal bygdetunnemnd 14.05.2013 7/13 Driftsstyret 11.06.2013 Saksopplysninger: Wikipedia beskriver en nemnd på følgende måte: En nemnd eller nevnd (norr. nefnð, til nefna, oppnevne) er en komité som har besluttende myndighet i bestemte saker. Ordet ble i gammel tid brukt om et utvalg. Store norske leksikon har følgende måte å beskrive en nemnd på: Etymologi. norrønt nefnd, til 'oppnevne'. Nemnd, var i norrøn tid et utvalg av menn, særlig på et ting, som man overlot å avgjøre en sak; nå: utvalg, komité. Det som er felles for begge beskrivelsene er at begrepet nemnd blir brukt om en gruppe med myndighet over enkelte saker. Bygdetunnemnda har i dag ansvar for både materielle og immaterielle kulturminner. Det være seg bygningsvern på mange eiendommer og bruk, i tillegg til bevaring av de immaterielle kulturminner samt formidling av disse. Rådmannens saksvurdering: Det som kjennetegner Folldal Bygdetunnemnd er at nemnda ikke har besluttende myndighet, men begrenser seg til rådgivende uttalelser. Det vil derfor være naturlig å revidere navnet både av formale hensyn, men også med tanke på at mange oppfatter «Bygdetunnemnda» som en nemnd som bare har ansvar for Uppigard Streitlien som er kommunens bygdetun. Saksbehandler synes derfor det er naturlig at Bygdetunnemnda drøfter om det er formålstjenlig å endre navn slik at det blir mer i samsvar med det ansvar og oppgaver de har. Rådmannens innstilling: Saken fremlegges uten innstilling. Behandling i Folldal bygdetunnemnd 14.05.2013: Bygdetunnemnda entes om følgende forslag til navneendring fra «Bygdetunnemnda» til «Folldal kulturvernråd». Folldal kommune Møteinnkalling: Driftsstyret Side 5 av 11
Sak 7/13 Vedtak i Folldal bygdetunnemnd 14.05.2013: Bygdetunnemnda anmoder driftsstyret om å fatte følgende vedtak: «Folldal Bygdetunnemnd» endrer navn til «Folldal kulturvernråd» Behandling i Driftsstyret 11.06.2013: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Driftsstyret 11.06.2013: «Folldal Bygdetunnemnd» endrer navn til «Folldal kulturvernråd». Side 6 av 11
Sak 8/13 Sak 8/13 KULTURSKOLE PÅ DAGTID, EVALUERING AV ORDNING Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 13/425 Saksbehandler: Arne Olav Vårtun Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 8/13 Driftsstyret 11.06.2013 / Kommunestyret Vedlegg: Evaluering av kulturskole på dagtid, Folldal Skole v/ rektor Åge Klokkerhaug Saksopplysninger: Ordningen med kulturskoleundervisning på dagtid ble vedtatt innført fra og med høsten 2010. Timetallet for mellomtrinnet ble da utvidet slik at elevene på mellomtrinnet hadde full skoledag fem dager i uka hele året mot lovpålagt fire og en halv dag i uka i ett av mellomtrinnsårene. De ekstra timene ble organisert som arbeidsøkter/åpen time. Dermed kunne elevene ha kulturskoleundervisning i disse arbeidsøktene eller i andre fagtimer mot at de arbeidet inn det tapte fra fagtimen i sin egen arbeidsøkt/åpne time. Kulturskoleundervisning på dagtid er en ordning som gir mange positive ringvirkninger. For elevene betyr det færre turer tilbake til skolen på ettermiddag/kveld, for foreldrene betyr det mindre kjøring og en roligere ettermiddag hjemme mens det for kulturskolelærerne betyr at de kan ha deler av sin arbeidstid på dagtid og ikke ha all undervisning på ettermiddag og kveld. Samtidig byr ordningen på organisatoriske utfordringer idet elevenes kulturskoleundervisning skal bakes inn i grunnskolens timer og aktiviteter uten at det går ut over elevenes grunnskoleundervisning. Ordningen er nå prøvd i tre skoleår, og man har etter hvert fått erfaringer med organisering og bruk av tilbudet. Flere brukergrupper er involvert, og vi kan oppsummere tilbakemeldingene slik: Fra foresatte til kulturskoleelever som har undervisning på dagtid: Her er tilbakemeldingene entydig positive. Alle synes dette er en god ordning, og enkelte av foreldrene med lengst kjøreavstand til Folldal skole/flerbrukshus sier de er helt avhengig av ordningen for at ungene skal kunne være elever i kulturskolen. Fra foresatte til kulturskoleelever som ikke har undervisning på dagtid: De fleste i denne foreldregruppen er også positive til ordningen, og flere ønsker at elevene får sin kulturskoleundervisning på dagtid. Enkelte foreldre er engstelig for at elevene skal miste verdifull grunnskoleundervisning og ønsker at elevene skal ha sin kulturskoleundervisning på ettermiddag/kveld. Folldal kommune Møteinnkalling: Driftsstyret Side 7 av 11
Sak 8/13 Fra lærere ved Folldal kulturskole: I inneværende skoleår har tre av lærerne deler av sin undervisningstid på dagtid, og alle disse tre er avhengige av ordningen for å kunne gi tilbud til et tilsvarende antall elever som i dag. Alle er fornøyd med ordningen og ønsker en videre utvikling der det legges vekt på enda tettere samarbeid mellom kulturskolelærer og klasselærer til de aktuelle elevene. Flere enn de tre lærerne som underviser i skoletida i dag har ønske om å benytte skoletid, men ordninger har begrensninger med hensyn til større kulturskolegrupper der elevene kommer fra flere årstrinn. Lærerne ved Folldal kulturskole har alle deltids undervisnings-stillinger, varierende fra noen få prosent og opp til 60 prosent. Ikke alle har undervisning på dagtid på grunn av annet arbeid i skoletida. Fra lærere ved Folldal skole: Her er tilbakemeldingene at langt de fleste mener elevene er fornøyd med å få kulturskoleundervisning på dagtid og at dette dermed er et godt tilbud. Noen mener ordningen gir ekstra arbeid og utfordringer med tanke på grunnskoleundervisningen. Det ønskes en større rullering mellom hvilke grunnskoletimer som benyttes til kulturskoleundervisning. Fra administrasjonen ved Folldal skole og Folldal kulturskole: Dagens ordning gir et godt tilbud til elevene. Den reduserer behovet for kjøring på ettermiddag/kveld for foreldrene, og muliggjør arbeid på dagtid for kulturskolelærerne. Samtidig gir dagens modell økt timetall for mellomtrinnet og dermed mulighet for økt veiledning i grunnskolens fag for alle elevene på mellomtrinnet. Ordningen med økt timetall for mellomtrinnet for å muliggjøre kulturskoleundervisning på dagtid gir ekstra kostnader knyttet til rammetimer og transportkostnader. Ordningen krever 3 ekstra rammetimer pr år, noe som koster anslagsvis omtrent kr 70.000. I tillegg kommer transportutgifter for 5. klasse en dag pr uke halve året, beregnet til ca kr 12.000 (avhengig av antall elever i 5. klasse). Samlet ekstra kostnad kan dermed settes til kr 80.000 pr år. Til fradrag i denne summen kommer ekstra lønnsutgifter i form av kveldstillegg som tilkommer om elevene skal få sine kulturskoletimer på kveldstid i stedet for dagtid. Dersom 3 kulturskolelærere flytter 7,5 timer i uka fra dagtid til kveldstid utgjør det en kostnad på kr 18.000. Regnestykket vil variere med antall elever i 5. klasse og antall elever som får undervisning på dagtid, men et mest mulig riktig anslag vil være at ordningen koster 60.000-65.000 pr år. Rådmannens saksvurdering: Ordningen med økt timetall for mellomtrinnet og kulturskoleundervisning på dagtid gir mange positive ringvirkninger. Vi ser av evalueringene at enkelte elever med bosted lengst unna sentrum ikke vil kunne være elever i kulturskolen om ordningen faller bort. Noen av kulturskolelærerne vil også måtte redusere sin stilling/antall elever om all aktivitet igjen skal legges på ettermiddag/kveld. Folldal kulturskole har vært kåret til en av landets beste kulturskoler i flere år, og det er spesielt den store oppslutningen om tilbudene som bringer kulturskolen høyt på landsmålestokken. Vi ser ut fra evalueringene fra ulike brukergrupper at mulighetene for kulturskoleundervisning på dagtid øker antallet elever i kulturskolen. Side 8 av 11
Sak 8/13 Vi ser ut fra evalueringene at det er ønske om enda tettere samarbeid mellom kulturskolelærere og klasselærere i grunnskolen. Og det er behov for ytterligere informasjonsarbeid opp mot foresatte som mener ordningen gjør at elevene mister grunnskoleundervisning. Netto-kostnadene ved ordningen er stipulert til kr 60.000-65.000 pr år for Folldal kommune. Ordningen reduserer samtidig utgiftene til transport på kveldstid for foresatte med betydelige beløp pr år. Rådmannens innstilling: Rådmannen tilrår Driftsstyret å fremme følgende forslag til vedtak overfor kommunestyret: Ordningen med utvidet timetall for mellomtrinnet og kulturskoleundervisning på dagtid videreføres fra høsten 2013. Behandling i Driftsstyret 11.06.2013: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Driftsstyret 11.06.2013: Driftsstyret tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Ordningen med utvidet timetall for mellomtrinnet og kulturskoleundervisning på dagtid videreføres fra høsten 2013. Side 9 av 11
Sak 9/13 Sak 9/13 MULIG UTLEIE AV GYMSAL OG KINO Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 13/442 Saksbehandler: Ole Håkon Flatøy Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 9/13 Driftsstyret 11.06.2013 / Kommunestyret Saksopplysninger: Fra budsjettvedtaket for 2013: Kommunestyret vil be om at administrasjonen utreder følgende saker til behandling i kommunestyret i løpet av budsjettåret: Mulig utleie av gymsal i Folldal barnehage og Follvang-kinoen med tilhørende høvelige utleiepriser Jamfør kommunestyrevedtak fra 2009 er det gratis husleie i kommunale bygg for organisert aktivitet for barn og unge til og med16 år. Vedr. gymsalen i barnehagen: Denne brukes i dag av barnehagen selv. I tillegg bruks den av Folldal IF for trening for barn / unge hver kveld i ukedagene vinterstid (gratisleie). Dette på grunn av at det ikke har vært tilstrekkelig ledig kapasitet ved flerbrukshuset. Barnehagestyrer opplyser at det kun er gymsal og guttegarderobe/dusjer som eventuelt kan leies ut. Det opplyses at vår og høst er ekstra krevende med tanke på renhold (sand og grus). Adkomst til salen er enten via hovedinngang fra nord eller via dør inn i trappenedgang fra sør. Vedr. kinoen: Brukes til kino i skoleåret, samt enkelte forestillinger/konserter i kulturskolen. Kinopersonellet opplyser at ved utleie av sal og scene må kinohøyttalere med mer rigges ned. Dette krever en halv times innsats av 2 personer. Ved leie av bare salen slipper en dette. Alt av teknisk utstyr må låses inn, dersom det ikke leies ut spesielt (mikrofon, projektor). Videre opplyses det at renhold av sal, scene, trapp/gang og toaletter tar ca. 3 timer ved bruk av innesko. Uten innesko blir det ekstra belastning. Adkomst er via østre hovedinngang. Rådmannens saksvurdering: I utgangspunktet er det positivt om en klarer å utnytte kommunale lokaler maksimalt, både for egen bruk og eventuelt gjennom utleie til andre. Utleie kan både gi kommunen ekstrainntekter samt gi et ekstra tilbud for lokalsamfunnet. Folldal kommune Møteinnkalling: Driftsstyret Side 10 av 11
Sak 9/13 For lokaler som primært benyttes av kommunen selv må likevel den interne bruken gå foran utleie. Dette gjelder ikke bare om lokalene fysisk er tilgjengelige, men det må også gjøres en vurdering av hvor mye ulempe og kostnader annen bruk fører med seg. Generelt vil ulemper og kostnader omfatte ekstra renhold, ekstra rydding/låsing og eventuelt fysiske tiltak så som montering av låser/låsesylindre m.v. Utleie genererer også ekstrainnsats i forhold til organisering/koordinering mot eget bruk, administrering av husleieavtaler og fakturering av leie. Inntektspotensialet er sannsynligvis minimalt. Det er en klar oppfatning av at etterspørsel og tilbud er i balanse pr. i dag, selv om flerbrukshuset deler av året er bortimot fullt utleid. Dette må også ses i sammenheng med andre aktører; grendehus samt næringsdrivende med møte/serveringslokaler. Det bør her også nevnes at kommunen selv i kommuneplanens samfunnsdel har fastsatt målet «Aktive grender/nærmiljø» med tiltaket «Bidra til bevisst bruk av grendehus til arrangement». Ut fra ovenstående vurderinger konkluderer rådmannen med at det ikke er hensiktsmessig å etablere utleie av gymsalen i barnehagen eller kinoen. Rådmannens innstilling: Rådmannen tilrår driftsstyret å fremme følgende innstilling overfor kommunestyret: Saksutredningen tas til etterretning. Det anses ikke som hensiktsmessig å leie ut gymsalen i Folldal barnehage eller kinoen i Follvang. Gymsalen ved barnehagen kan benyttes som supplement til flerbrukshuset som i dag, forutsatt at det ikke går på bekostning av barnehagens egne aktiviteter. Behandling i Driftsstyret 11.06.2013: Representanten Ronny B. Larsen (AP) fremmet følgende endringsforslag til vedtak: 1. Det legges til rette for utleie og bruk til kommunale aktiviteter av gymsalen med tilhørende garderober på Kirkekretsen, og kinosalen og 1. etg. i hovedbygningen på Follvang. 2. Utleie skal ikke gå på bekostning av fast bruk og aktiviteter. 3. Administrasjonen bes utarbeide forslag til utleiepriser Avstemming: Det ble først stemt over innstillingen. Den falt med 4 mot 1 stemme. Det ble deretter stemt punktvis over Bekkens forslag: Pkt 1 vedtatt mot 1 stemme. Pkt 2 enstemmig vedtatt. Pkt 3 vedtatt mot 1 stemme. Vedtak i Driftsstyret 11.06.2013: Driftsstyret tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Det legges til rette for utleie og bruk til kommunale aktiviteter av gymsalen med tilhørende garderober på Kirkekretsen, og kinosalen og 1. etg. i hovedbygningen på Follvang. 2. Utleie skal ikke gå på bekostning av fast bruk og aktiviteter. 3. Administrasjonen bes utarbeide forslag til utleiepriser. Side 11 av 11