NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 5.21

VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 5.21 Oslo, februar 2014. Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting. Denne versjonen inneholder nye funksjoner, ønskede utvidelser samt korreksjoner av innmeldte feil. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet nøye før du tar systemet i bruk, da kan du raskt komme i gang med å ta i bruk de nye mulighetene denne versjonen gir. Før installasjon: Se dokumentet Installasjonsveiledning_5.21 Det beskriver forberedelser til installasjonen, selve installasjonene og oppgraderingen og hva som må gjøres etterpå. (Dokumentet lastes ned fra nettet i format Word eller PDF.) Contracting versjon 5.21 er laget for å samspille med Visma Dokumentsenter 8.01. Denne kan installeres separat og det må da gjøres en endring i Contracting. Se nedlastingsside for mer informasjon. Etter installasjon: AcuXDBC Bruker dere uttrekk av data via Acu XDBC må du etter installasjonen gjøre følgende: Fil «SysCat_Standard.zip» (eller tilsvarende) som blir liggende under \Contracting\Tillegg\ etter installasjonen må pakkes ut til en midlertidig katalog og så må filene overføres (flyttes ikke kopieres) til eksisterende mappe \SysCat\. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 1

Nyheter og forbedringer Visma Contracting 5.21 Lønn Manglende eller ugyldig arbeidsgiveravgiftsone på skattekommune Når lønnstakere var tilknyttet nye kommuner som ikke hadde avgiftssone i kommuneregisteret, ble ikke lønn beregnet. Dette er rettet. Det er også lagt inn varsler i forkant av lønnsberegning for å kontrollere manglende eller ugyldige skattekommuner arbeidsgiveravgift sone samt fylke. Fribeløp import skattekort fra AltInn I versjon 5.20 var det en sperre for å importere skattekort fra AltInn uten å taste inn fribeløpet. Fra 2014 skal dette oppdateres fra AltInn. Derfor er feltet for grensebeløp fjernet i skjermbildet for import. Importrutinen håndterer nå også nye koder i importfilen og meldingene i lista ved import er økt. Se forøvrig dokumentasjon. Etter oppdatering uten å ha lagt inn fribeløpet, bør dette kontrolleres på lønnstakere som har fribeløpskort. Utvalg ved eksport av skattekortopplysninger til AltInn Ved eksport til AltInn, så kan det være behov for å velge enkelte av de ansatte og ikke være nødt til å sende forespørsel på alle lønnstakere. Dette er løst via «SkattekortMeldingsType» som er en del av forespørsel som sendes til AltInn. Det er laget en dialogboks i skjermbildet for eksport, der en kan velge mellom «Skattekort for alle ansatte», «Skattekort for endringer og nyansatte», og «Skattekort for endringer». Første valg er naturlig ved første forespørsel på nytt år, da man vil ha skattekort-opplysninger på alle ansatte. De andre er naturlige under året, ved nyansettelser eller om man rett og slett vil sjekke om det er endringer siden forrige forespørsel. (Alle lønnstakere sendes, men kun endringer kommer i retur.) Signeringstekst fjernet ved import av skattekort fra AltInn Ved import av skattekort fra AltInn, er det påkrevd med signatur ved henting av meldinger. Imidlertid er det ikke påkrevd med signeringstekst, og det er nå fjernet. Derfor vil ingen signeringstekst komme ved inntasting av PIN-kode. PIN-kode må fortsatt tastes etter at den er mottatt på SMS, men <Hent> - knappen er tilgjengelig umiddelbart etterpå. Dersom PIN-kode er feil eller noen av verdiene organisasjonsnummer eller fødselsnummer/passord for pålogging er feil, vil ingen meldinger bli funnet. Bruker gis varsel om det, og får anledning til å rette opp eventuelle feil før man kan hente på nytt. Se forøvrig dokumentasjon for varsler og tips. E-post adresse ved elektroniske skattekort utvidet Det var kun mulig å taste inn 32 tegn i e-post adresse på skjermbilde for import/eksport av skattefil fra og til AltInn. Dette er økt til 100 tegn. Gammel knapp for eksport / import av skattefil fjernet Fram til årsskiftet var det nødvendig med to knapper. Det var da mulig å eksportere / importere skattefil til skatteetaten på vanlig måte, men også mulig å sende via AltInn. Fra 1.1.2014 er det kun mulig via AltInn, og den gamle knappen er derfor fjernet. Selv om bruker ikke er satt opp med AltInn kommunikasjon, og sender/henter filen via AltInn-portalen manuelt, så skal denne knappen brukes for å få korrekt format på fila. Håndtering av AltInn-korrespondanse uten vedlegg Ved henting av skattefil fra AltInn, hentes en liste over korrespondanse fra AltInn. Ikke alle disse inneholder fil-vedlegg. Ved valg av en korrespondanse uten vedlegg, og klikk på «Oppdater»- knappen, fikk man en feilmelding. Dette er nå rettet. Nå får man ett varsel om at man valgte en korrespondanse uten vedlegg, og man får mulighet til å velge en som har vedlegg. Terminoppgave program avslutter etter innsending Etter innsending av terminoppgave avslutter nå programmet direkte og man kommer tilbake til meny etter innsending. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 2

Regnskap Nytt valg i Transaksjonsliste kunder/leverandører Skriv totaler indikerer om totalsiden skal skrives ut eller ikke og man må hake av hvis man vil ha ut totalsiden. Valget lagres slik at samme verdi vises neste gang man starter programmet. Nye valg i Transaksjonsliste hovedbok Skriv anleggsnr Skriv ordrenr indikerer om hovedbokspostens anleggsnr og/eller ordrenr skal skrives ut eller ikke. Dette kan slås på hvis man vil ha med ordre og/eller anlegg. Valgene lagres slik at samme verdier vises neste gang man starter programmet. Hvis både anleggsnr og ordrenr skal skrives ut, låses listen til liggende format for å få med alle opplysningene. Leveringsadresser kunder Når man oppretter leveringsadresse på en kunde og henter informasjon fra Boligmappa, kan man i de tilfeller man får tilbake flere seksjoner/leiligheter på samme adresse velge å hente inn alle eller noen adresser. Hvis det ikke er opprettet leveringsadresser på kunden fra før, vil de "nye leveringsadressene få samme leveringsadressenummer som seksjonsnr eller leilighetsnr. Utvidede søkemuligheter i søk på kunder I søkerutinen for kunder er det lagt inn mulighet for å søke etter tekst (fritekstsøk) i felter for navn 2, adresse, adresse 2 og poststed. Når man taster inn en fritekst, vil det i utgangspunktet kun søkes i navne-feltet. Dette søket er det raskeste søket. Med en gang man krysser av for søk i et eller flere av de andre feltene, vil søket ta lenger tid. Kundebehandling ny kode for sammenslåing av PDF-filer Ny kode på Kundebehandling Tillegg for sammenslåing av PDF-filer i faktureringen. Enkelte mottakere av elektroniske fakturaer har forlangt å få alle vedlegg samlet i ei fil. Krysses det av her vil faktura og evt. timelister, materiallister og andre vedlegg samles i ei PDF-fil ved overføring/sending efaktura og faktura på e-post. Kundebehandling ny landkode (alfa) Ny landkode (alfa eks. NO, SE, DK, FI) på Kundebehandling Hovedopplysninger som brukes ved overføring av kunder til SG-Factoring. Kundebehandling Posteringer Ved valg Åpne poster blir Fra periode automatisk satt til 0 d.v.s. alle åpne poster vises. I tillegg blir verdiene i Periode lagret på bruker og benyttet neste gang rutinen kalles. Utlisting av budsjett Ved utlisting av budsjett og valg av årstall så hadde man problemer med valg av årstall for neste år. Dette er nå rettet. Fakturering Registering pakkseddel Nye avkryssingsboks (på toppen) «Ikke fakturer denne seddel» kan slås på regningsjobb. Varene på pakkseddelen vil da ikke tatt med på fakturaforslaget, men kun på kostnadene. Kostpris forskjellig på pakkseddel og fakturaforslag Registering faktura viste kostpris fra vareregister isteden for reell kostpris registrert på pakkseddel ved fremhenting til faktura. Dette er rettet. Overføring fakturaoversikt til Excel Når man la inn en til-dato og valgte fakturerte fakturaer, fikk man allikevel fakturaer frem til dagens dato. Dette er rettet. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 3

Overføring AutoInvoice Ved overføring av efaktura til AutoInvoice testes det nå på at hvis det på varen er merket at varenummer ikke skal skrives (på blankett), så vises heller ikke varenummer i xml-filen. Spørring e-faktura logg I spørring på e-fakturalogg vises nå inntil 100 vedlegg. Tidligere ble kun 10 vedlegg vist mens alle vedlegg ble overført til AutoInvoice. Reprint faktura og oveføring til e-post Ved reprint av faktura til e-post via Fakturering - Spørring - Faktura, så kunne meldingen "Deadlock tread" komme og man ble kastet ut av VC. Dette er nå OK. Fritekst i felt for kundenummer i pakkseddelregistrering Kan nå taste fritekst (13 tegn) i kundenummerfelt slik som i ordrebehandling Detalj-knapp i søk Timeavtaler På enkelte skjermer ble knappene i søkebildet lagt over hverandre slik at detalj-knappen ikke fungerte slik den skulle. Dette er rettet. Nytt valg om ikke å fakturere materiell på pakkseddel I registrering pakkseddel gis det nå mulighet til å velge om registrert materiell kun skal føres som kostnad og ikke faktureres. Dette gjelder kun regningsjobber. Utskrift fakturabilag Utskriften viste bare to siffer i prosentkolonnen. Dette er rettet. Registrering pakkseddel Hvis vare ble hentet ved hjelp av søk og var kodet med pris inkl. MVA, ble pris feil. Det er rettet. Ordre/Anlegg Autofakt Vær oppmerksom på at det er gjort små justeringer i skjermbildet. Dette medfører at opplysningene Sum poster og Rest antall klipp er flyttet ned på statuslinjen helt nederst i skjermbildet. Vise grossist ved innhenting Autofaktfiler Når man har lagt autofaktfil manuelt inn på autofaktområdet, vises filnavnet og eventuelt grossisten (ved format Nelfo 4) når man kommer inn i rutinen for å importere fil. Ved oppstart av ftp-rutine vises også grossisten i vindus-tittelen samt i vinduet for selve importen. Autofakt og overføring til IKAS Kredittsystemer Hvis man i systeminnstillinger hadde satt opp overføring til IKAS Kredittsystemer, fikk man ikke mulighet til å oppdatere fakturaer på flere perioder. Det er nå åpnet for dette. Søk på ordre henger ved spesiell tastekombinasjon Ved å velge/ trykke Vis avsluttede ordre når man stod i felt for arbeidssted og deretter trykket <Enter> hang programmet seg. Dette er løst ved å deaktivere dette feltet når man står i feltet arbeidssted. Reg. inng.faktura fra ordre Ved registrering/oppdatering av inng.faktura og bilagsart kreditnota, så blir nå kreditbeløpet vist som negativt i spørring på ordre og inng.faktura. I registreringen blir bruker-id flyttet til attesteringsfeltet og ved oppdatering blir bruker-id flyttet til godkjenningsfeltet som vises i spørring ordre inng.faktura. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 4

Ny arkfane i Ordrebehandling - Kontaktpersoner Man kan nå legge inn flere kontaktpersoner på ordren. Fra arkfane Kontakt kan man søke i kontaktpersoner på kunde og hente en eller flere kontaktpersoner over til ordren. Man kan også krysse av for hvem (en eller flere) som skal motta faktura. Sende et dokument som epost fra ordrebehandling Når man høyreklikker på et dokument i ordrebehandlingen og velger å sende dette på epost, kan man i e-postrutinen søke i feltene Til og Kopi til og hente en eller flere mottakere blant kontaktpersonene på ordren. Ordre spørring faktura I spørring på ordre og faktura og visning av faktura i PDF (e-post/efaktura) kunne man få beskjed om at den ikke fantes. Det skyldtes at ulikheter i registrert dato fakturert dato og er rettet. Ordre Spørring Budsjett/I bestilling I spørring på en bestemt Kb ble alt som er bestilt på ordren vist, ikke på valgt Kb. Dette er rettet. Ordre Spørring timer detaljert I spørringen ble påslag sosiale omkostninger (Sos.omk.) hentet fra lønnsart i stedet for timetransaksjonen. Ved endring av påslag på lønnsart ville spørringen vise feil Sos.omk. og dermed også vise feil kost. Dette er rettet. Sammendragsrapport ordre til Excel Ved utskrift av sammendragsrapport sortert på kategori og kun totaler, vil man nå få en linje pr kategori. Timeregistrering Timeliste lønnstaker/lønnsperiode Nytt felt 204 Totaler pr. lønnsart, for timeliste lønnstaker. Angi feltet på blanketten og totaler pr lønnsart pr. lønnstaker blir utskrevet (egen side). Speedycraft / Handyman Varelager Håndholdt PC (SC/HM) I brannmur kan det nå også filtreres på de importerte ordre som ikke har saksbehandler registrert. Spørring priser vare Ved spørring på priser varer er det nå mulig og bruke EAN-koder når dette er satt på i Systemopplysninger. Endring av max-/min- forslag endret igjen I versjon 5.20 ble det rettet en feil, som medførte en endring av oppførsel i bestillingsforslag basert på max/min. Ble minimiumsbeholdning satt til 0, vil ikke varen bli bestilt da lagerbeholdning aldri blir lavere. Dette ble rettet i forrige versjon, og man innførte «mindre eller lik» i testen. Dette er nå tilbakeført til opprinnelig oppførsel etter ønske fra kunder. Man må sette en verdi høyere enn 0 på minimums verdi for at varen skal bli med på bestillingsforslag basert på max-/min. Samme rutinen brukes når man henter inn varer til behovsliste basert på max-/min verdier. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 5

Bestilling Manglende ordrenr/lagernr på ordrebekreftelse Når en bestilling gjøres fra Contracting og den tilhørende ordrebekreftelsen leses inn, skal ordre eller lager følge med fra bestillingen og disse feltene er sperret for endring. Vi har derimot opplevd at ordrebekreftelsen kommer tilbake uten ordre/lager og har derfor åpnet for endring av disse feltene når bestillingsopprinnelse er Contracting. Kolonner i listen «Ikke leverte bestillinger» Listen over «Ikke leverte bestillinger» hadde feil i kolonne-sett, og ble vanskelig å lese. Dette er rettet. Status på bestillinger En bestilling som ikke skal sendes på FTP eller e-post, fikk ikke status Bestilt etter avslutt bestilling i versjon 5.20. Dette er rettet. Utskrift bestilling, varenavn fra vare på annen grossist ble blank Ved bruk av vare på bestilling som tilhører annen grossist, ble varenavnet på utskrift blank. Dette er rettet, og nå brukes alltid varenavn som finnes på bestillingslinjen. Det hentes aldri fra vare register under utskrift. Oppdatering bestilling, ordre som er låst av annen bruker Dersom bestillingen som oppdateres er bestilt mot en ordre, og denne ordren er opptatt av annen bruker da status skal skrives, så hopper rutinen over dette. Status må da settes på ordren manuelt senere. Et dokument dukker i så fall opp og viser en loggfil som inneholder de ordrene som ikke er oppdatert når rutinen avsluttes. Kalkyle Word-mal konverteres til PDF ved sending på e-post Når man sender en word-mal tilknyttet ett tilbud får man nå mulighet til å konvertere denne til en PDF. Dette vises ved at det i skjermbildet for e-post er en hake for «Konverter til PDF». Dokumentet konverters i det tidspunkt da e-posten sendes. Ett Word-vindu vises kort, og stenges igjen. Konverteringen kan ta noe tid. Feilmelding i tilbud etter endring i tekst Rettet feil som oppsto når man hadde vært inne på tekst i tilbud. Etter det fikk man ikke rekalkulert eller lagret endringer. Vedlikehold pakker økt lengde på varenavn I vedlikehold pakker var det kun tillatt lengde på 30 tegn i varenavn. Dette er økt til 55 som i resten av systemet. Prisbehandling Liste over varer etter prisinnlesning til Excel I tillegg til å få skrevet ut nye og endrede varer etter innlesning av nye priser, kan man nå også overføre dette til Excel. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 6

System Komponentplassering på server Installasjon og oppkall Komponenter som installeres av Visma Contracting har tidligere hatt to muligheter for installasjonsområde. Enten «Dynamisk», eller «Fast område». Dette er nå endret, og for alle gjelder nå «Fast område». Dette området hentes av Visma Contracting, og er uten påvirkning av bruker forøvrig. Kompontene installeres av vanlig installasjonsrutine for Visma Contracting. Feltene for installasjonsområde, logg etc er fjernet fra systemopplysninger. Det er erstattet med en knapp, som gir tilgang til ett skjermbilde som viser opplysninger rundt komponentene og deres plassering. (Komponentene plasseres normalt i område \Contracting\Komponenter\ ) Tidligere måtte «VCkomponent.Bat» kjøres på server. Denne er nå erstattet av rutine «RunCaspol.bat» og denne trenger kun å kjøres Som administrator på server når det er byttet server eller ny AcuCobol runtime er installert. Årsavslutning Hvis man har satt på systemkode for "Bokfør fakturareserve" og Avsluttet ordreperiode IKKE er lik 12, så kommer det melding i årsavslutningen om dette, og rutinen avsluttes. Overfør til eksternt regnskap Ved overføring til eksternt regnskap IKAS og ingen øreavrunding er satt, så kunne det bli en differanse mellom hva som ble oppdatert på kunden i VC regnskap og hva som ble overført til IKAS. Systemkoder og e-post Ny "knapp" for og teste om sending av e-post går OK. E-post adresse til og fra hentes fra firmaopplysninger, men Til-adresse kan overstyres. Det testes også på at SMTP, Område for overføringsfiler og serverportnr. er utfylt. Det kommer en melding om testen går OK eller ikke. Visma DokumentSenter Se neste side Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 7

For dere som bruker Visma Dokumentsenter og oppgraderer denne til siste versjon (8.01): Visma Contracting 5.21 Ordre/Anlegg Overføring Autofakt-fakturaer til VDC Fakturaer som hentes inn fra grossisten kan automatisk overføres til VDC for attestasjon og godkjenning. Kode for dette settes i Systemopplysninger og på den enkelte Grossist. NB! Fakturaer fra autofakt som sendes VDC må godkjennes i VDC. De er ikke mulig å godkjenne eller endre de når de returnerer til Contracting. Saksbehandler på ordre vil bli brukt når faktura settes på flyt i VDC. Dette fungerer ikke for autofakt til lager så disse må (foreløpig) settes på flyt manuelt. Se videre beskrivelse under Autofakt i Hjelp Visma Contracting. Visma DokumentSenter (VDC) versjon 8.01 Det er gjort utvidelser mot Visma Dokumentsenter for føring mot flere bilagstyper (unntatt utgående fakturering) og behandling av autofakt-fakturaer som importeres via Contracting. Dette medfører noen endringer i Dokumentsenter. Merk følgende: Dokumentprofiler Med muligheter for å føre flere bilagstyper må det legges inn flere Dokumentprofiler med henvisning til bilagstyper i Contracting. Meny: Verktøy Dokumentprofil (for bruker som her rettigheter til det). Konteringsline Kolonnene Leverandør og Hovedbok heter nå Debet og Kredit. Dette skyldes at det nå kan føre flere bilagstyper i DokumentSenter. Kreditnota Føres ikke lenger med minus i beløp, men debet og kreditkonto «bytter plass». Når kreditnota er valgt (manuelt) som dokumentprofil eller når tolkingen er satt opp korrekt i VDC til å forstå hva som er kreditnoater, vil dette gå automatisk. NB! Hvis du selv endrer Bilagsart på konteringslinje i VDC, må du passe på å bytte om på Kredit- og Debet-konti. På en inngående faktura skal leverandørens kontonummer stå i Kredit-kolonne og HB i Debet. På en inngående kreditnota skal leverandørens kontonummer stå i Debet-kolonne og HB i Kredit. Autofakt Kredit Denne følger ikke det som er nevnt i forrige avsnitt med bytting av debet og kredit konti, men blir korrekt allikevel. Autofakt Må ikke splittes på flere konti. Selv om de i bokføringen i VDC kan splittes på flere motkonti (hovedbok), så vil ikke dette bli overført til Contracting. (Alt overføres til sist registrerte konto.) Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 8

Avsluttede ordre Hvis det på konteringslinje på en inngående faktura, registreres på en ordre som er avsluttet, vil det nå komme spørsmål om ordren skal åpnes. Hvis fakturaen kommer fra autofakt vil man normalt ikke komme til dette feltet og få valget. Da vil autofaktfil ikke få status «Oppdater» når den kommer tilbake til «brannmuren» i Contracting. Da må man som tidligere sette JA i felt for oppdatering og da får man, på samme måte som tidligere, spørsmålet om ordren skal åpnes igjen. Avdelingsfordeling Konti uten avdelingsfordeling bør ikke påføres nøkkel for dette i VDC (selv om det er mulig), den vil ikke bli behandlet i Contracing. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 5.21 9