Møtebok for Møtedato: 02.11.2016 Møtetid: kl. 19:00 Møtested: Ålgård kirke (Møterom, kirkekontoret) Tilstede: Øyvind Madland Gran, Målfrid Holmaas Bjørgaas, Bente Emberland Johnsen, Terje Kårstad, Margun Lima Skårland, Oddbjørn Stangeland, Gølin Tveit, Marit Slyk Angelskår, Randi Aarstad. Meldt forfall: Lars Arne Ueland, Anne-Kirsti Haugan-Fossen. Saker Sak 047/16 Oppstart i etapper av utvidelsen Fellesrådet vedtok i juni 2016 (sak 017/16) å sette i gang forprosjektet for utvidelsen av Ålgård kirke, med Armand Skandsen fra Norconsult som prosjektleder. Byggekomiteen har hatt flere møter i høst, og forprosjektet er ferdigstilt. Første prosjekteringsmøte har vært, og en er nå klar for å starte opp detaljprosjektet og et anbudsgrunnlag. Vedlagt ligger en rapport fra byggekomiteen ved Armand Skandsen for videre prosjektorganisering. Som det fremgår av rapporten er det gitt rammetillatelse og igangsettingstillatelse for utvidelsen, samtidig med byggingen av kirken. Det er gitt brukstillatelse for bygget, men en må søke ferdigattest når utvidelsen er ferdigstilt. Det er et ønske om oppstart av delprosjekter senhøst 2016, eller i begynnelsen av januar 2017. Prosjektet er delt opp i fire ulike etapper, der første etappe er ungdomssal med inngangsparti, salong og toaletter. Dette er svært etterlengtet fra brukerne, da det er behov for større plass for flere grupper i menigheten. Det er gitt opsjonspriser fra alle leverandører til hovedprosjektet, men det kan i dagens marked være gunstig å foreta en ny utlysning av entrepriser. Det er i tilfellet aktuelt å benytte Norconsult til dette. Det gjelder særlig tømmerarbeid og elektrisk arbeid. Det er også aktuelt å forhandle på opsjonspris fra entreprenører og leverandører fra hovedprosjekt. Dette vil prosjektleder og byggherre avgjøre sammen med byggekomite hva som er mest gunstig. En del av arbeidet vil også være aktuelt å ta på dugnad. Dette avhenger at en får tak i gode dugnadsledere, noe som byggekomiteen jobber aktivt med. Som vedlagt kalkyle viser er det behov for ca. 2,2 millioner kroner for å få første etappe på plass. Dette vil være den største etappen, men også den mest kostbare. Denne etappen må på plass for at andre rom etter hvert kan innredes og tas i bruk. Det er kommet tydelige signaler fra kommunen at det ikke er rom for kommunale tilskudd til denne delen av bygget. Dette må finansieres av menigheten selv. Det er en egen innsamlingskomite for prosjektet, og de er allerede godt i gang med planleggingen. Erfaringsmessig er det lettere å få inn pengene når bygget begynner å ta form og flere får eierforhold til prosjektet. Komiteen har i første omgang jobbet frem søknader til legat og stiftelser, men har også startet kontakten med lokalt næringsliv for sponsing og hjelp til å nå målet. Videre vil komiteen arrangere ulike inntektsbringende arrangement. Inntektene vil også måtte basere seg på gaver fra menighetens medlemmer. Det er blitt gitt en privat garanti på inntil 1 mill. kroner av de 2,2 mill. kronene som trengs for å nå målet. Pr. i dag er det
samlet inni overkant av 550 000 kr til prosjektet. Sluttsummen på kalkylen vil kunne reduseres noe, alt etter hvor mye en kan gjøre på dugnad og hvor gode priser en kan få fra entreprenørene. Fellesrådets økonomi for 2017 tillater ikke å sette av noe midler så langt kirkevergen kan se. Dette vil da avhenge av at menigheten kan stille garanti for det økonomiske innsamlingsarbeidet. Fellesrådet må da avgjøre om en godkjenner byggestart for hele prosjektet i vedlagte deletapper så sant menigheten kan stille med økonomisk garanti, evt. om en bare vil godkjenne dette for en etappe om gangen. Siste mulighet er å godkjenne etter at menighetsråd kan dokumentere økonomiske midler, eksempelvis da det per i dag foreligger gaver og garantier på inntil 1 550 000kr. Vedtak i Fellesrådet Fellesrådet godkjenner oppstart av prosjektet i deletappe 1 inntil 2.2 millioner, så lenge Ålgård menighetsråd kan garantere for økonomien i prosjektet. Fellesrådet anbefaler at ÅMR har en representant i byggekomiteen. Hildegunn Espeland fra byggekomiteen kommer til møtet for å utdype og avklare spørsmål. ÅMR godkjenner oppstart av etappe 1 i utvidelsen med inntil kr. 2.2 millioner og stiller garanti for de resterende kr 650 000. ÅMR utnevner NN til å være representant i byggekomiteen. Leder i byggekomiteen, Hildegunn Espeland, informerte om fremdriftsplanene for komiteen. De siste tegningene er også lagt ut på menighetens webside. ÅMR ser viktigheten av å komme i gang med oppstart, og er enstemmig i vedtaket om å stille nevnte garanti. Mht representant til byggekomiteen, ble dette vanskelig. Terje Kårstad settes i mailisten for referater fra byggekomiteen, og tar ansvar for å oppsummere fremdriften herfra. ÅMR godkjenner oppstart av etappe 1 i utvidelsen med inntil kr. 2.2 millioner og stiller garanti for de resterende kr 650 000. Terje Kårstad settes i mailisten for referater fra byggekomiteen, og tar ansvar for å oppsummere fremdriften herfra i mangel på representant fra menighetsrådet. Sak 048/16 Møtepunkt med kirketjener Nils Haaland er ansatt i 60 % stilling som kirketjener i Ålgård menighet. Stillingen har vært i endring siden innflytting i nytt kirkebygg. Han er med i driftsutvalg og har ansvar for drift og vedlikehold av Ålgård kirke. Tas til orientering Nils Haaland informerte om en variert og ofte uforutsigbar hverdag med alt fra rydding, vasking og vedlikehold til oppfølging av brannvern, gass og teknisk anlegg.
Han har en jobb som er «usynlig» så lenge den blir gjort, men blir særdeles synlig hvis den ikke blir gjort. Han fremholdt at som HMS ansvarlig var han ofte den «skeptiske» - den som fjerner stoler, ting og tang fra midtganger og andre rømningsveier. Det kunne oppleves som en strevsom og ensom funksjon, men er særdeles viktig. Tas til orientering. Sak 049/16 Bruk av den gamle kirken BAKGRUNN for å gjenoppta saken er at rådmannen vil i løpet av høsten fremme en politisk sak om status og videre «bruk» av den gamle kirken. ÅMR har tidligere gjort vedtak om riving av Ålgård gamle kirke. Premisset den gang var at tomten skulle brukes til ny kirke. FAKTA: Kirken er soknets eie. I tilfelle endring av bruk, avhending eller riving, avgjøres dette av menighetsråd og går deretter videre til biskop evt. departement etter Kirkeloven. Imidlertid er det fellesråd som drifter og vedlikeholder kirkebygg, og fellesråd får drifts- og vedligeholdsmidler fra kommunen. Det er dermed mange elementer å ta hensyn til. Kirkeverge, sokneprest og daglig leder, Ålgård, hadde 20.10.2016 møte med Sindre Eskedal fra bispedømmerådet for veiledning og råd om videre saksgang. VURDERING fra AU: ÅMR har i to omganger de siste ti år utredet alternativ bruk av Ålgård gamle kirke. Konklusjonen har vært at en ikke har sett noen bruksområder for Ålgård gamle kirke i eget arbeid når utvidelsesdelen er ferdigstilt. Denne vurderingen gjelder fortsatt. Vi mener at alternativ bruk for kirkebygg på en gravplass er svært begrenset. Vi er kjent med at andre kirkebygg er blitt av-vigslet og brukt til blant annet kulturbygg, f.eks. gamle Oltedal kirke. Ålgård gamle kirke er i en særstilling og dermed ikke sammenlignbar på grunn av plasseringen sentralt på kirkegården. Gravferdsloven har klare begrensninger i forhold til ferdsel på kirkegård, noe som bør utredes ved eventuell alternativ bruk. ÅMR er svært takknemlig for nytt kirkebygg og gleder seg over alle som bruker bygget, både i hverdag, glede, og sorg. Vi ser utfordringen med at det er liten plass til nye graver på Ålgård kirkegård og folkets ønsker om nærhet til gravplass. SSB viser til en 20 % økning i behovet for gravplasser f.o.m. 2020, og dette vil sannsynligvis også gjelde Ålgård. Ålgård menighet har ikke verken behov eller ønske om å drifte kirkebygget videre. I tilfelle kirkelig bruk fra annet hold, må Gjesdal kommune overta fullt ansvar for vedlikehold og drift. Vår vurdering er å anbefale urnelund på den gamle kirketomten. Ålgård menighet har ikke behov for lokalene i Ålgård gamle kirke. ÅMR mener at alternativ bruk for kirkebygg på en gravplass er svært begrenset. Ålgård gamle kirke er tydelig utformet som kirkebygg og er i tillegg sentralt plassert på kirkegården, og er derfor lite egnet til annet enn kirkelig handling. ÅMR avventer den politiske behandling av denne saken før endelig vedtak og anbefaling til biskop. ÅMR er enstemmig i vurderingene som er lagt frem i saksbehandlingen, og ser positivt på tanken om å bruke tomten til gravlund.
Ålgård menighet har ikke behov for lokalene i Ålgård gamle kirke. ÅMR mener at alternativ bruk for kirkebygg på en gravplass er svært begrenset. Ålgård gamle kirke er tydelig utformet som kirkebygg og er i tillegg sentralt plassert på kirkegården, og er derfor lite egnet til annet enn kirkelig handling. ÅMR avventer den politiske behandling av denne saken før endelig vedtak og anbefaling til biskop. Sak 050/16 Betalingsløsninger Vi har frem til september hatt tilgang på Betalingsterminal fra Nets. Denne ble da avsluttet etter ÅMR vedtak i sak 8/16. Pr i dag har vi i tillegg til kontanter, Izettle som alternativ til kortbetaling og mcash som en betalingsmulighet via app på smarttelefoner. De to sistnevnte tar et gebyr på mellom 1,75-2,75 % på transaksjonsbeløp. Betalingsterminalen vi avsluttet kostet ca 1000 pr mnd uavhengig av bruk. mcash: Fordeler: En kan gi gaver «hjemmefra», og en kan sitte i benkeraden og gi offer uten kontanter. Vi har nå 3 forskjellige «utsalgssteder» for denne: Gaver, Søndagens offer og «Fin Fredag kiosk» og det kan lett lages flere. Ulemper: En må ha lastet ned App en på telefonen. Den geografiske «søkemotoren» har vist seg å være ustabil, så en ikke får opp søndagens offer i kirken. Mange har ikke /ønsker ikke betalingstjenester via telefonen. Det er litt tungvindt i regnskapet. Bankterminalen tas ikke tilbake da den har for høy fast månedskostnad. mcash fortsettes, og som forbedring, lages det små kort med QR kode som legges på kirkekaffebordene. IZettle utvides med flere utsalgssteder slik at den kan brukes til mer enn søndagens offer. En ser at Vipps sin betalingsløsning mellom telefonnummer er enklere enn å lete frem enn QR-koder og «i nærheten». Det er derfor ønskelig å høre med mcash om det finnes enklere måter å finne våre «utsalgssteder» på. Daglig leder blir best om å sjekke ut dette. Bankterminalen tas ikke tilbake da den har for høy fast månedskostnad. mcash fortsettes, og som forbedring, lages det små kort med QR kode som legges på kirkekaffebordene. IZettle utvides med flere utsalgssteder slik at den kan brukes til mer enn søndagens offer.
Sak 051/16 Investeringer budsjett 2017 Budsjettbehandling skal opp i desembermøtet. I forkant av dette, vil det være fint å få opp investeringsbehov i menigheten. Alle undergrupper som har eget budsjett, bes komme med tilbakemelding med forslag til både drift- og investeringsbudsjett for 2017. Ser noen behov som er viktige å ta med i neste års budsjett? Det er viktig å tenke kursbudsjett for både frivillige og ansatte: Lydteknikere ønsker kurs, ansatte har ønske om å delta på nyttårsretreat, og i undergruppene er det ofte viktig at ansatte er sammen med frivillige på kurs. Møbler til kafeen utskifting over et 3års perspektiv? Innspillene tas med til AU sin forberedelse av budsjettforslag til neste ÅMR. For 3. november 2016 Bente Emberland Johnsen Daglig leder Ålgård menighet