Årsmelding 2016 Astor Fotballklubb

Årsmelding 2016 Astor Fotballklubb Styrets forslag, til behandling på årsmøtet 27.februar 2017

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 2. STYRETS SAMMENSETNING OG ANDRE TILLITSVALGTE... 3. STYRETS ARBEID... 4. REPRESENTASJON... 5. ORGANISERING OG MÅLSETNINGER... 6. INFORMASJONSARBEID... 7. SPORTSLIG... 8. MEDLEMSUTVIKLING... 9. SOSIALT... 10. MATERIELL OG UTSTYR... 11. BANE/ANLEGG... 12. ØKONOMI/REGNSKAP... 13. STYRETS SLUTTORD... 14. BERETNING FRA DAGLIG LEDER... EGET VEDLEGG: BERETNING FRA LAGENE...

3 1) Innledning 2016 har vært et nytt godt år for Astor FK, både sportslig og organisatorisk. Re-sertifisert som NFF Kvalitetsklubb av NFF Trøndelag Klubben har etablert seg på et høyt nivå ift medlemstall, ifølge Idrettsregistreringen 917 registrerte medlemmer 31.desember 2016 (Tilsvarende tall: 808 i 2013, 831 i 2014, 930 i 2015.) Aldri før har antallet aktive medlemmer vært større vi faser ut familiemedlemskap. Som en av svært få klubber er vi årlig arrangør av to store turneringer, med til sammen nesten 2.000 spillere: o 140 lag deltok på Astor SMN1 cageballcup i mars 2016. o Ca. 370 lag deltok på 3v3-cupen i mai, noe som innebar ny rekord Rekordstor deltakelse på fotballskolen i månedsskiftet august/september. Gjennomføring av godt besøkte møter, som sesongstarttreff, barnefotballkveld, ungdomsfotballkveld, og sesongavslutning To dugnader på anlegget der totalt mer enn 100 foreldre bidro aktivt Utsendelse av 9 nyhetsbrev med informasjon til alle medlemmer og etablering av nytt informasjonsskriv, "Burgunder og blå" til alle på lagenes støtteapparat Etablering av meget robuste 6-årslag (G/J-2010) med mange spillere og aktive foreldre. Aktiv deltakelse på møter/kurs i Idrettsrådet i Trondheim, kretsting, lederlunsjer i Trøndelag Fotballkrets, NFFs Forbundsting i Oslo etc. Inkludering og mangfold har vært viktige stikkord i 2016, blant annet har klubben som eneste klubb sammen med NTNUI deltatt med en stor delegasjon i Trondheim Pride 2016 Styreleder Jo Stein Moen ble kåret til "Årets leder" i NFF Trøndelag 2016, på bakgrunn av organisasjonsarbeidet som utføres i Astor Fotballklubb, og i grunngivelsen understreket kretsstyret spesielt at klubben framstår som veldrevet. Klubben har fremdeles solid økonomi med relativt god egenkapital, etter omfattende oppgradering av 11-erbane (2014) og bygging av ny 7-erbane (2015), og leverer et positivt økonomisk driftsresultat også for 2016. Styret i Astor FK 20. februar 2017

4 2) Styrets sammensetning og andre tillitsvalgte Styret i Astor FK har i perioden fra 29.februar 2016 27.februar 207 vært som følger: Funksjon Fornavn Etternavn Leder Jo Stein Moen Nestleder Roger Hemmingsen Økonomiansvarlig Andreas Hemmingsen Styremedlem / Sportslig leder ungdom Olav Burkeland Styremedlem / Sportslig leder barn Terje Storvik Styremedlem Bente Haugen Styremedlem Karen Rathe Amdam Varamedlem Astrid Kjelsnes Varamedlem Erlend Skårsmoen Daglig leder (ansatt) Magnus Ottesen Øvrige tillitsvalgte Funksjon Fornavn Etternavn Valgkomitè leder Trond Heggem Valgkomitè medlem Hilde-Gunn Bye Valgkomitè medlem Atle Smistad Valgkomite Vara Roy Tommy Bråten Dommerkontakt Arild Sundet Utleiekoordinator Ingrid Tiller Moe Materialansvarlig Terje Moksnes Sportslig Utvalg 2016 Funksjon Fornavn Etternavn Leder / FIKS ansvarlig Olav Burkeland Leder / Oppstartsansvarlig Terje Storvik Dommerkoordinator Arild Sundet Treningsøkta ansvarlig Stefan Bomnes Profixio ansvarlig Johan Petter Winsnes Baneutleie ansvarlig Ingebrigt Lerheim Keeperansvarlig Andre Michaelsen Medlem Kaare Olsen Medlem Jiregna Hirko Medlem Erlend Skårsmoen Medlem Adelheid Bøe Roaldsøy Medlem Rune Pettersen Medlem Tomas Jonsson 3) Styrets arbeid Siden styret ble valgt på klubbens årsmøte 29. februar 2016, er det avholdt elleve styremøter i perioden. Samtlige møter er referatført. Oppmøtet har vært meget godt gjennom hele perioden. Styrets medlemmer har deltatt aktivt i møtene, og arbeidet godt sammen og hver for seg. 4) Representasjon Astor FK har vært representert på et stort antall arrangementer i regi av Idrettsrådet og Trøndelag Fotballkrets. Sportslig ledelse og styreleder har deltatt aktivt på Lederlunsjene i regi av kretsen. Styreleder Jo Stein Moen var klubbens delegat på NFFs forbundsting i Oslo våren 2016. Vår ambisjon er at vi skal delta aktivt på samtlige kurs og møter i kretsens regi.

5 Rekortmange av klubbens trenere deltok på Fotballkretsens C-lisenskurs i 2016, flere gjennomførte hele C-lisenskurset, mens resten gjennomførte Delkurs 1 (Barnefotball). Stefan Bomnes har representert Astor FK på sentralt kurslederkurs i NFF. 5) Organisering og målsetninger Årsmøtet i februar 2016 behandlet Klubbhåndboka fra 2015. Klubbhåndboka anses som viktig for klubben, og er et dokument som har mottatt positive tilbakemeldinger fra andre klubber. Astor FK har valgt følgende organisering i klubbens styre og daglige ledelse: Lagene er organisert som følger:

6 Målsettinger for 2017 Det er selvsagt opp til årsmøtet og det nye styret å sette mål og arbeide for å nå dem. Basert på erfaringene fra 2016 anbefaler det avtroppende styret at klubben har følgende satsingsområder og målsettinger for 2017. 1. Sportslig: Fortsette forankring av den nye Sportsplanen som trådte i kraft i 2015. Videreutvikle 3v3-cupen som et sentralt signalarrangement i regi av Astor Videreføre cageballcupen som en annerledes og innovativ innendørscup. Stabilisere den gode utviklinga av Sportslig Utvalg for å få enda flere «ildsjeler» med god forankring i klubbens drift. Videreføre og videreutvikle konseptet med Astor som hovedadministrende klubb for Miniserien Trondheim Vest Starte prosessen med å løfte ungdomsfotballen i Astor opp på ett svært godt trøndersk nivå. Tydeliggjøre sportslige roller i forbindelse med klubbens arbeide med å bli kvalitetsklubb 2 2. Klubbutvikling: Videreføre arbeidet med styrket identitet og lojalitet til klubben Øke forståelse for/gleden i frivillighetsarbeid og dele arbeidet på flest mulig Gjennomføre 2 dugnader med størst mulig deltakelse Videreutvikle og forankre den nye Klubbhåndboka Forenkle dokumentmengden og etablere elektronisk dokumentlager Bidra aktivt i Fotballkrets og Idrettsrådets arbeid Være en mønsterklubb mht. organisasjon og drift. Arbeide aktivt med inkludering av flyktninger og asylsøkere og videreføre arbeidet med mangfold og toleranse Bidra til mer mangfolf på trenersiden, med flere fvinner og folk med ikke-norsk bakgrunn Gjennomføre en god prosess ift Kvalitetsklubb fase 2 og sikre at Astor FK opptrer i tråd med kravene til NFF Kvalitetsklubb 3. Økonomi: Drive klubben i balanse og med et forsvarlig overskudd (minimum 100.000,- for avsetning til banefond). Profesjonalisere markeds/sponsor-arbeidet Forankre økonomiarbeidet gjennom motiverte og skolerte økonomikontakter i lagene Sikre gode regnskapsrutiner/regnskapsrapportering i samarbeid med Sparebank1 SMN 4. Administrasjon: Sørge for god informasjonsflyt Videreføre ordningen med Nyhetsbrev Opprettholde medlemstallet på dagens nivå (omlag 900 medlemmer), og konsolidere klubben som en av de største og mest veldrevne breddeklubbene i byen

7 6) Informasjonsarbeid Styret er av den mening at for en klubb med over 900 medlemmer er det avgjørende å gi informasjon på en effektiv måte. I tillegg til vår primære informasjonskanal, nettsida www.astorfk.no, har styret i perioden derfor valgt å utvikle Astor FK sitt informasjonsarbeid videre. Vår visuelle profil har fått et løft, der invitasjoner, innkallinger, plakater m.v. er lagt inn i tidsriktige, fargerike maler som styret føler gir et moderne og fint inntrykk av klubben. Det er utviklet flere fargerike plakater/logoer. Det ble i 2016 sendt ut ni nummer av Nyhetsbrevet på e-mail til samtlige medlemmer, og ett eksemplar av informasjonsskrivet "Burgunder og blå" som går til trenere og støtteapparat i lagene. 7) Sportslig Sesongen 2016 har vært et år preget av høyt aktivitetsnivå på sportslig side, der vi har testet ut nye konsepter som vil videreføres og videreutvikles. Sportsplanen som ble lansert i 2015 (i sin nåværende form) har vært ofte brukt i sammenhenger der vi samler våre trenere og de som for øvrig er en del av lagenes støtteapparat. Vi syns «sportsåret» 2016 har vært ett veldig bra Astorår, og vi registrerer at klubben har fått ett løft, så vel sportslig som administrativt, i forbindelse med at vi kvalifiserte oss som Kvalitetsklubb i 2015Sportslig utvalg (SU) Sportslig utvalg har i 2016 arbeidet målrettet for å gjennomføre tiltak og delegere ansvar for de aksjoner som er beskrevet i SU sitt årshjul. Sportslig Utvalg har i 2016 bestått av følgende 13 personer: Sportslig Utvalg 2016 Funksjon Fornavn Etternavn Leder / FIX ansvarlig Olav Burkeland Leder / Terje Storvik Oppstartsansvarlig Dommerkoordinator Arild Sundet Treningsøkta ansvarlig Stefan Bomnes Profixio ansvarlig Johan Petter Winsnes Baneutleie ansvarlig Ingebrigt Lerheim Keeperansvarlig Andre Michaelsen Medlem Kaare Olsen Medlem Jiregna Hirko Medlem Erlend Skårsmoen Medlem Adelheid Bøe Roaldsøy Medlem Rune Pettersen Medlem Tomas Jonsson

8 Miniserieutvalg 2016 Funksjon Fornavn Etternavn Koordinator Terje Storvik Miniserieansvarlig Jo Stein Moen Medlem Kaare Olsen Profixio-ansvarlig Rune Pettersen Medlem Erlend Skårsmoen Miniserieutvalget har ansvaret for påmelding og kampoppsett for miniserien sone (Trondheim Vest). 2016 var ett prøveår, der vi gikk fra en modell hvor klubbene i sonen hadde administrasjonsansvaret på omgang til en modell der Astor fk har administrasjonsansvaret på permanent basis. Den nye modellen har vært såpass suksessfull at klubbene i vår sone ønsker å gå videre med den. KeeperXtra I 2015 innførte vi KeeperXtra. Et klubbstyrt keeperløft over to dager (vår og høst) der klubbens keeperspirer fikk mange timer kvalitetstrening i burvokter rollen. KeeperXtra er ett kjærkomment tilskudd til vårt sportslige tilbud og tilbakemeldingene fra deltakerne (keepere i alle aldre + trenere) er at dette er en suksess. Treningstider vinter Astorbanen (11er banen) har vært relativt godt brøytet takket være god innsats av bane/driftsansvarlig Roger og vår nye vaktmester Tom. Tilbudet i gymsal - for de minste - har derimot (som vanlig) vært veldig dårlig. Totalt er klubben tildelt 10,5 timer treningstid innendørs (gymsal Nyborg og Sverresborg skoler) hvorav 2,5 timer er på tidspunkt som ikke kan benyttes av de barna vi søker om tid for. I 2016 ba vi kretsen om å søke oss 3 timer (2 økter a 1,5 time) i idrettshall, uten at det ble tatt til følge. 7er banen er vinterstengt pga utgiftene med å holde den snøfri. Trondheim kommune, NFF Trøndelag og idrettsrådet har kjennskap til situasjonen, men det er dessverre så mange som vil inn i sal og hall på vinterstid at det ikke ser helt lyst ut mtp å få flere timer her. TINE Fotballskole Årets fotballskole ble gjennomført etter samme lest som årene før, med trenere fra barne- og ungdomsfotballen samt spillere fra 13-årsklassene som hjelpeinstruktører. I år introduserte vi 7 er banen og kunne dermed utvide deltakerantallet. 22 voksne instruktører og 20 hjelpeinstruktører, flinke folk i arrangørstab og kjøkkentjeneste Sørget for at over 175 barn (rekord) Fikk god oppfølging og mange gode opplevelser. Det virker som om arrangementet er svært godt forankret i lokalmiljøet, og vi hadde ikke behov for å annonsere på skolene for å få fulltegnede deltakerlister Rekruttering Fotballskolen er vår rekruteringsarena der vi inviterer alle oppstarts-foreldrene til foreldremøte og rekrutterer frivillige til de viktigste rollene i de nye lagenes støtteapparat. Begge 2010-lagene fikk tiltrådt både lagledere og trenere. Første treningsdag var påfølgende mandag (jj2010) og tirsdag (G2010) der klubbens treneransvarlige stilte med oppstarts hjelp på feltet. Oppfølgingsmøte med trenerne på de to nye kullene ble gjennomført i november med trenerutvikler, sportslig leder barn og ett medlam fra SU tilstede. 8 trenere fra de to nye kullene deltok. Aktivitetsdag I oktober var Astor FK vertskap for kampdag for Miniserien Trondheim Vest sine 6-årskull, med over 200 spillere fra de fem klubbene. Dette blir nå et årlig arrangement. Trenerutvikler Ved årsskiftet 2015/16 sa Stefan Bomnes seg villig til å ta denne viktige klubbrollen, som er en funksjon klubben bør videreutvikle i 2017.

9 Miniserien Trondheim Vest Fra og med 2016 er det etter forslag fra Astor FK innført en modell der en klubb tar ansvaret for miniserien. Astor FK fikk tilliten fra de andre klubbene og dette bidro til en bedre kamparena fra og med 2016. Alle Miniserie-rundene som ble arrangert på Astorbanen gikk som planlagt, og vi takker de enkelte årsklassene for godt arbeid og dommerne for deres flotte innsats. Som det framkommer av oversikten nedenfor har Astor FK blitt største klubb i vår sone, med en positiv utvikling både på gutte- og jente-siden i de fire yngste årskullene. Cageballcup og 3v3-cup I 2016 gjennomførte Astor FK to turneringer som til sammen ga nesten 2.000 barn og unge gode fotballopplevelser. Det var Astor Sparebank1 SMN Cageballcup i mars, som ble gjennomført hos 3T Rosten/Trondheim Cageball. 140 lag med spillere 6-12 år fra 23 klubber deltok på cupen som ble en suksess på alle vis. Også 3v3-cupen var en suksess, med ny rekorddeltakelse. Cupen er blitt klubbens viktigste signalarrangement, og er av stor verdi for oss på mange vis. Det er et stort løft for en klubb å arrangere to slike turneringer med tilsammen 500 påmeldte lag, men systemet vårt fungerer og vi kan slå fast at Astor FK er en profesjonell arrangør av turneringer. Deltakelse cuper Astor FK sine lag deltar på et stort antall cuper, i hovedsak i Trøndelag Fotballkrets. Klubben arrangerte også i år felles tur til Briskeby og Dana. Det gjøres en viktig jobb for klubben av de lagene som hvert år står i bresjen for disse turene! Sportslig utvalg vil gratulere alle lag med flott innsats og resultater i de cuper det er deltatt på. Vårt 9-årslag for jenter (J2007) og G2006 deltok på Levanger cup siste helga før skolestart i august. Turneringen var veldig vellykket. Utvidet sportslig tilbud: Coerver Coaching Vi fikk også i 2016 gjennomført fotballskole gjennom Coerver Coaching for de spillerne i Astor som ønsker det. Påmeldingen i 2016 var fulltegnet og tilbudet er besluttet også for 2017 Diadora-stipendet 2016 Klubbens utstyrsleverandør Diadora deler hvert år ut Diadora-stipendet til Astor-spillere som har utmerket seg i løpet av året. Stipendene, som er på 2.500 kroner, gikk i 2016 til Jenter 2002 og Gutter 2002, som begge er solide lag med høyt aktivitetsnivå.

10 Barnefotballkveld Gikk av stabelen den 20.september med rekordoppslutning på hele 36 deltakere. Vår egen "guru",jan Christian Sørli var også denne gangen med og bidro med ei god demoøkt og en flott gjennomgang av barnefotballens verdier og målsettinger. I tillegg holdt Terje Storvik (Sportslig leder barn) ett innlegg om «Slik driver vi barnefotball i Astor FK». Det er besluttet å flytte dette arrangementet fra vår til høst, for å sikre at trenerne på de yngste årskull (6-årslag med oppstart i september), kan bli med Sesongstartmøte På årets møte var det rekord-deltakelse, og vi fikk besøk av NFFs nye president. Kompetanseheving hos tillitsvalgte Astor FK anser kompetanseutvikling som en viktig forutsetning for å lykkes i det å aktivisere og trene våre barn og unge. Derfor ønsker sportslig utvalg at så mange som mulig deltar på kurstilbud som Trøndelag Fotballkrets og andre arrangerer både for trenere og for lagledere. I tillegg utdanner Astor FK selv nye klubbdommere. I 2016 tok totalt 26 av våre trenere ett eller flere C-lisenskurs. Flere tok samtlige fire delkurs (18 kvelder), og klubben er svært fornøyd med dette. Vertskap for C-lisens Astor FK har også i 2016/2017 (oktober-februar) vært vertskap for gjennomføring av C- lisenskurset i regi av Fotballkretsen på Astorhuset/Astorbanen. Dette har medført en del koordineringsarbeid og at lag fra Astor har vært aktive som markører ifbm. trenerkursene. Vi takker de enkelte lag for fin innsats, og er stolt av gode tilbakemeldinger i evalueringen fra Trøndelag Fotballkrets. Dette er en fin motivasjon for å gjennomføre tilsvarende kurs også framover. Avslutningsvis vil vi i sportslig ledelse rette en stor takk til medlemmene i sportslig utvalg, alle lag, lagledere, trenere og aktive foreldre for en kjempeflott innsats i 2016. Vi vet at kvalitetsklubben Astor FK gir våre spillere et godt, og riktig, sportslig tilbud takket være den jobben vi hver dag står sammen om å utføre Det har vært et hektisk men svært vellykket aktivitetsår for alle i Astor familien 8) Medlemsutvikling Medlemstallet i Astor FK 31. desember 2016 er 917, slik det framkommer av innrapportering til NIF via Idrettsregistreringen. Vi har dermed oppnådd målsetningen om å etablere klubben på i overkant av 900 medlemmer.

11 9) Sosialt 17. mai og borgertoget Astor FK deltok også i 2016 i Borgertoget, men som tidligere må vi erkjenne at dette er en aktivitet som trekker relativt få av våre medlemmer. Det er et klart forbedringspotensiale ift å fylle opp Astor-seksjonen med barn og voksne i burgunder og blå. Kiosk/garderober Kiosken holdt åpent fra april til oktober 2016. Mange har stått på og tatt sin tørn i kiosken og vasket garderober. Kiosken organiseres ved at lagene tar ansvar i sesong, og er et viktig tiltak på kampdager. Det er viktig at lagene sikrer at alle tar sine vakter på de oppsatte dagene. Det kan fremdeles jobbes mer med å sikre økt inntjening og effektivisering av praktiske sider ved kioskdriften. I tillegg til å ha kiosken åpen under kampdager har vi også hatt åpen kiosk/kafe under aktivitetsdagen, noen landskamper og cupfinalen hvor vi viste kampene på storskjerm. Dette var, både sosialt og økonomisk, en stor suksess. Kiosken har fungert meget bra i året som er gått. Både lagene og styrets kiosk-ansvarlige har gjort en god jobb, og systemet fungerer tilfredsstillende. Det er imidlertid klare utfordringer knyttet til orden i ballbua og garderobene, som det bør finnes gode løsninger på i 2017. En løsning vil være å etablere en egen bod for små mål utenfor klubbhuset, som gjør at det blir mindre kaotisk utenfor garderobene. Når det gjelder orden på toalett, teknisk rom og garderober, er det behov for en stabil ordning med en ansvarlig for dette, eksempelvis banemester, særlig utenfor sesong. Dette må diskuteres og avklares. Enjoy-dugnad Dette er en kostnadseffektiv og lite arbeidsbelastende måte å skaffe midler til klubben på, som videreføres i 2017. I 2016 ble det etter vedtak på årsmøtet gjennomført "dobbel" dose Enjoydugnad, det vil si 4 kort mot normalt 2 kort per spiller. Dette var grunnet store kostnader knyttet til den nye 7-erbanen, og det er vedtatt at det kun var i 2016 det ble dugnad i dette omfanget. Dugnader på anlegget Styret har invitert til to dugnader på anlegget (vår og høst), med omlag samme deltakelse som tidligere (ca. 30 voksne + endel barn). Det anses som viktig å ha slike dugnader, og det videreføres i 2017. Inkludering Astor FK ønsker å være en positiv bidragsyter i lokalsamfunnet, og en verdibasert klubb som tar samfunnsansvar. Derfor har vi i 2016 økt innsatsen med inkludering i hele klubben. Dette arbeidet vil videreføres i 2017. Klubben har i løpet av 2016 satt ned et eget inkluderingsutvalg, ledet av Erlend Skårsmoen fra styret. En rekke konkrete tiltak er iverksatt, og særlig vellykket har lavterskel treningstilbudet til enslige, mindreårige flyktninger, kjent som Astor United, vært.

12 Sesongavslutning Omlag 450 mennesker deltok på Sesongavslutningen i aulaen på Åsveien skole siste søndag i november 2016. 200 spillere, de fleste i barnefotballen, kom opp på scenen og mottok en gave og takk fra klubben. Dette er et konsept som fungerer meget godt. Grunnen til at vi i 2016 endret sted fra Sverresborg skole til Åsveien, var at vi fikk beskjed om dobbelbooking på Sverresborg skole kort tid før arrangementet. Det er ønskelig at vi i framtiden bruker Sverresborg-skolen, som anses som best egnet. Tusen takk til foreldre for engasjement og dugnadsånd i 2016! Med håp om minst like god innsats i 2017. 10) Materiell og utstyr Levering/kontakt/oppfølging med vår leverandør av sportsutstyr, Diadora, har i inneværende sesong vært god. Overgangen med ny draktsponsor gikk fint. Vi har i år tatt ut utstyr for kr. 130.000,-. Klubben har både nok og godt utstyr til treninger og kamper. Ingen klager på antall og kvalitet fra trenere og lagledere. I løpet av året har vi gått tilbake til tidligere bestillingsrutiner. Det vil si at lagleder bestiller spillertrøyer og treningsdrakter/trenerjakker til klubbens materialansvarlig. Klubben har ca. 700 aktive utøvere som alle skal oppleve å ha nok og godt utstyr om du er stor eller liten. Der er viktig at alle forstår at de har et eierskap i utstyret (litt mitt) og kan påvirke opplevelsen ved å holde orden og ta vare på utstyret. Samarbeidet med Nor-Contact Sport AS er fortsatt svært godt med stor imøtekommenhet og forståelse alltid villig til å være behjelpelig, og gjør hverdagen det enklere å være materialansvarlig. Klubben har avtale med Diadora og Nor-Contact Sport ut 2019. Klubben er heldig som har mange dyktige lagledere som gjør en stor og viktig jobb. Takk til dere alle for godt samarbeid i 2016. Terje Moksnes, materialansvarlig 11) Bane/anlegg I 2016 ble husutvalget avviklet, og erstattet med en ordning der styret hadde et praktisk hovedansvar. Det er viktig at det er en dedikert husansvarlig i klubbens styre. Det er gjort en stor innsats av utleieansvarlig Ingrid Tiller-Moe også i året som er gått. Senhøsten 2015 utvidet Astor FK sin banekapasitet betraktelig ved at MOT-banen sto ferdig. 2016 var første sesong der våre lag nøt godt av bedre treningsfasiliteter på den nye 7-erbanen. Dette medførte noe mer vedlikehold av banene, men det har fungert tilfredsstillende takket være at banemester Roger Hemmingsen har gjort en kjempejobb. Avtalen med Bloch Lie om banevedlikehold ble ikke videreført etter vinteren 2015/16. Fra oktober/november 2016 har klubben hatt en ny person med ansvar for banevedlikehold, Tom Kleveland, i en avtale på 6 måneders varighet.

13 12) Økonomi/regnskap Stabil og trygg økonomi i så vel klubben som de enkelte lag har vært og er en forutsetning for god drift i Astor FK. Daglig leder har i samarbeid med økonomiansvarlig i styret tatt ansvar for mye av klubbens økonomiske arbeid i 2016. Økonomistyringen i klubben er god. Styret vil takke våre viktigste eksterne samarbeidspartnere for godt samarbeid også i 2016: En ny hovedsamarbeidsavtale med SpareBank1 og Eiendomsmegler1 trådte i kraft 1.januar 2016. Dette medførte endel praktiske utfordringer knyttet til skifte av logo på spillertrøyene, men det ble i samarbeid med materialansvarlig og Nor-Contact Sport AS valgt en løsning som ikke innebar kostnader for de enkelte medlemmer: Klubben bekostet ny logo trykk på eksisterende spillertrøyer. Dette har fungert bra, men det er fremdeles i 2017 noen få spillertrøyer som ikke er oppdatert, dette må lagene ta ansvar for. De siste årene er det gjennomført omfattende investeringer og utbedringsarbeider på anlegget: Full utskifting av kunstgressdekket og grunnarbeider på 11-erbanen. Etablering av ny 7er kunstgressbane (MOT-banen) Klubben har ved utgangen av 2016 en tilfredsstillende økonomisk situasjon, mht. egenkapital og likviditet. Gjennom regnskapsåret har klubben håndtert løpende utgifter uten problem. Resultat 2016 Økonomi Klubben har ved utgangen av 2016 en solid økonomisk situasjon, mht egenkapital og likviditet. Det er resultat av nøkternhet og målrettet økonomisk styring. Gjennom regnskapsåret har klubben håndtert løpende utgifter uten problemer. Resultat 2016 Regnskap 2016 Budsjett 2016 Regnskap 2015 Endring regnskap 2015-2016 Sum driftsinntekter 4.050.561 3.4588.00 3.257.553 793.008 SUM DRIFTSKOSTNADER 3.460.688 3.165.745 2.889.436 571.252 DRIFTSRESULTAT 589.874 293.052 368.117 221.757 SUM NTO. FINANSPOSTER -91.171-187.000 8.284-82.887 ÅRSRESULTAT 498.702 106.055 376.401 122.301 12,30% 3,10% 11,50% Inntekter har vært høyere enn budsjettert. Bakgrunnen for dette har blant annet vært svært god deltakelse ved store arrangementer i 2016, særlig Astor sin 3v3-cup og Cageballcupen. Det har også vært gode inntekter gjennom klubb-dugnaden Enjoy, og høyere inntekter enn budsjettert på flere sentrale poster, blant annet kommunal drifts- og anleggsstøtte, grasrotandelen fra Norsk Tipping, statlige LAM-midler (Lokale aktivitetsmidler) og treningsavgift. Det er arbeidet godt med søknader til gjennomførte aktiviteter og mottatt midler ifm søknader til arrangementer (cuper), tiltak knyttet til inkludering/integrering og utstyrsrefusjon som vi ikke hadde budsjettert med.

14 Verdt å nevne er også at vi har hatt større inntekter på treningskontingent enn forutsett. 160' av inntektene for kiosk 2015 ble først ført i 2016. Fra 2017 vil vi iverksette bedre rutiner ift. bilagshåndtering i kiosken. Kostnadene er også høyere enn budsjettert. Bakgrunnen er blant annet større kostnader rundt drift og vedlikehold av bane/anlegg, som utgjør en stor del av klubbens utgifter. Midler vi mottar i form av søknader til integrering/inkludering er benyttet til konkrete tiltak iht søknad, og innmeldt rapportering til Idrettsrådet. En del av disse blir overført til kalenderåret 2017 for implementering av tiltak første halvår. Totalt har klubben et større årsresultat enn budsjettert. Driftsresultatet for klubben er et overskudd på kr 498.702,-. Sentrale årsaker til resultatet er gjengitt ovenfor. I tillegg har vi hatt avdragsfrihet på midlertidig gjeld i forbindelse med bane/anlegg i store deler av 2016. Balanse 2016 Regnskap 2016 Regnskap 2015 SUM ANLEGGSMIDLER 4.281.934 5.281.934 SUM OMLØPSMIDLER 1.769.113 1.435.701 SUM EIENDELER 6.051.047 6.717.635 SUM EGENKAPITAL 4.490.249 3.991.547 SUM GJELD 1.560.798 2.726.088 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 6.051.047 6.717.635 Egenkapital og gjeld ved årsskiftet var 6.051.047,-. I løpet av året har vi mottatt 1.000.000 i spillemidler som er gått til nedbetaling av gjeld på bane. Gjeld ifm bane er således redusert til 1,415'' hvorav 1,1'' er midlertidig gjeld da vi etter alt å dømme vil få utbetalt momskompensasjon innen juli 2017. Det medfører at klubben har mulighet til å kunne bli gjeldfri i løpet av kommende kalenderår. Bakgrunn for reduserte eiendeler er nedskriving av bane. Omløpsmidlene har dog økt grunnet et godt økonomisk år. Vi har ved årets slutt mer penger på bok enn tilfellet var 31.12.2015. Utestående fordringer er økt noe fra 2015 til 2016. Dette gjelder primært utestående fordringer på treningsavgift. I 2015 hadde vi 60' i utestående treningsavgift, mens vi i 2016 hadde 113' utestående. Dette må likevel sies å være bra da det utgjør 7,9%. Vi vet at enkelte kubber sliter med over 30% utestående. Klubben vår vokser i antall aktive medlemmer hvert år, som gjør det revende å inndrive utestående. Det vil prioriteres å få på plass systemer for å redusere utestående treningsavgift i 2017. Kommentar: Oppdatert medlemsregister danner grunnlag for fakturering av aktivitetsavgift og medlemsavgift. Lagleder har en meget viktig rolle med å bidra til ajourhold av medlemsregister. Lagledere må sørge for varsling til klubben ved inn- og utmelding av spillere, og at lagslister som sendes inn er korrekte. I tråd med NIFs regelverk har klubben i år for fjerde gang ført regnskap for lagene. Prosessen med lagskonti er tidvis utfordrende og har medført en del ekstraarbeid for lagenes

15 økonomikontakter, samt Daglig leder, men vi har nå gode rutiner på dette. I 2016 er lagspermene samlet inn i juli og januar. Styret takker for økonomikontaktenes velvillighet. Klubben nytter ikke NIFs kontoplan til budsjettering og internregnskap. Vi har fått beskjed fra NIF og kemneren at dette er uproblematisk, så lenge eksternregnskapet føres etter standard kontoplan. Vi har som tidligere år benyttet selskapet Accountor som ekstern regnskapsfører. Revisors beretning Til årsmøte Astor fotballklubb: Uttalelse til Astor regnskap for 2016 Vi har revidert regnskapet for Astor fotballklubb i henhold til regnskap og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité, kapittel 4. Årsregnskapet for 2016 viser et overskudd på kr. 498.703,- Regnskapet er gjennomgått ved å foreta stikkprøver. Denne kontrollen har ikke avdekket noen vesentlige mangler eller feil ved regnskapet. Vi mener dokumentasjonen for regnskapet er i samsvar med regnskapsbestemmelser, og at årsregnskapet for 2016 kan fastsettes som årsregnskap for 2016. Trondheim, 20. februar 2017 Jan Paul Bolstad (sign.) Knyt Lynum (sign.) 13) Styrets sluttord 2016 var et meget godt år for Astor Fotballklubb. Vi vil takke alle tillitsvalgte, frivillige og trenere, samt gi vår daglige leder, Magnus Ottesen, honnør for vel utført arbeid. Og ikke minst alle de aktive fotballspillerne som er den viktigste ressursen i fotballklubben vår. Det er vårt håp at klubben i årene fortsatt vil tiltrekke seg positive voksne som ser verdien i å bidra til å legge til rette for organisert fotball for barn og unge. Vi takker for året som er gått og gleder oss til 2017-sesongen. Trondheim, 6. februar 2017 Jo Stein Moen Roger Hemmingsen Karen Rathe Amdam /s/ Leder Nestleder Styremedlem Andreas Hemmingsen Bente Haugen Olav Burkeland Styremedlem Styremedlem Styremedlem Terje Storvik Astrid Kjelsnes Erlend Skårsmoen Styremedlem Varamedlem Varamedlem I separat dokument foreligger årsmelding 2016 for samtlige av klubbens årsklasser/lag

16 14) Beretning fra daglig leder 2016 var nok et spennende år i klubben. For første gang på mange år skulle klubben betjene gjeld, som innebærer at vi måtte kjøre et forholdsvis strengt regime på økonomisiden. Dette bidro til at vi måtte øke inntjening på Enjoydugnad, samt søke på de støtteordninger som var mulig. Mer om dette kan leses under årsberetning for økonomi. Som tidligere år har vi også hatt fokus på sportslige arrangement som 3v3-cup og cageballcup, samt Miniserie og aktivitetsdag. Allerede i desember 2015 startet vi med Enjoy-dugnaden, der hvert medlem skulle selge to kort. Dette gikk stort sett greit for alle lag, men vi opplever dessverre at enkelte økonomikontakter må slite for å få inn alt utestående. Dette er trist da det går utover klubbens økonomi, i tillegg til økonomikontaktens motivasjon. I siste instans blir det trukket fra lagskassen for det laget har utestående til klubben. Dette er ingen heldig situasjon, hverken for klubb, lag eller lagets medlemmer. Selv med bakgrunn i dette satte betalingsfrist til begynnelsen av februar, noe de aller fleste lag greide å overholde. Ellers positivt å se at så godt som alle økonomikontaktene nå har kontroll på lagsregnskapene og bilagshåndtering av disse. Det er bra økonomisk styring. Undertegnedes regnskapsføring av lagsregnskapene er også satt bra i system, selv om det er tidkrevende å gjennomgå og regnskapsføre over 25 permer. I mai avholdte vi for en gang Astor 3v3-cup, en morsom og motiverende oppgave, ikke minst med tanke på sluttresultatet. Stå-på-innsats fra frivillige, ikke mindre enn 300+ påmeldte lag og værguder på vår side bidro til at dette ble en begivenhet de involverte sent vil glemme. Vi ser allerede fram til mai måned i 2017, der vi går for ny verdensrekord i antall kamper spilt på èn elleverbane i løpet av 1,5 døgn. Så skal sies at dette er veldig ambisiøst med tanke på at det kommer til stadig flere 3v3-cuper i Trondheim og omegn. Tidlig i 2016 gikk vi også over til nytt medlemsregister, SMN sitt Medlemsnett. En god del tid gikk med til dette, da vi måtte importere alle nesten 1000 medlemmer manuelt. Da begynnelsen av året stort sett er ganske travelt, fikk vi således ikke trenings- og medlemsavgifter sendt ut før april/mai. I år blir dette sendt ut i februar. Nå som vi er i mål med endring av medlemsregister, er vi svært fornøyde med den nye løsningen SMN har utarbeidet. På sponsorsiden har vi skrevet en ny hovedsponsor-avtale med SpareBank 1 SMN og Eiendomsmegler 1. Dette innbringer særs viktige inntekter i klubbkassen. I tillegg har vi fått tildelt midler fra Trondheim kommune ifm integrering/inkludering som har vært viktig for muligheten til å satse målrettet på inkludering i klubben, samt innvilget søknader mtp nytt banemateriell. Vi søker dog stadig flere sponsorater. Dersom dette høres interessant ut, håper vi flere tar kontakt for en kaffeprat hvor vi kan diskutere ulike muligheter ifm spons av Astor FK. Magnus Ottesen Daglig leder, Astor FK