FOSEN REGIONRÅD Styremedlemmer og rådsmedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Vidar DERES REF.: DATO: 02.11.12 INNKALLING TIL STYREMØTE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Vi viser til vedtatt møteplan og innkaller med dette til styremøte/rådsmøte i Fosen Regionråd Fredag 09.11.12 kl 1000, LIV-bygget, Vanvikan, Leksvik kommune NB! Kaffe serveres fra kl 0945. Møtene vil bli avviklet umiddelbart etter Konferansen for formannskapene. Vi gjør også oppmerksom på at det vil bli avholdt representantskapsmøte i Fosen Kommunerevisjon IKS, Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS (egne innkallinger sendes til representantskapenes medlemmer) Ordfører Einar Strøm ønsker velkommen til Leksvik og gir en orientering. Saksliste: Sak 21/12 Oppfølging av styrets vedtak Sak 22/12 Fosen Regionråd budsjett og budsjettrammer Sak 23/12 Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett og rammer for (Orienteringssak, styret 09.11.12) Sak 24/12 Møteplan for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Sak 25/12 Skjønnsmidler til regionrådene 2010, og - rapportering Sak 26/12 Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter til regionale fora Eventuelt andre saker Orienteringer: Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan styreleder Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon 72 53 15 10 E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett: www.fosen.net
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Styret i Fosen Regionråd SAK FRA: Sekretariatet/VD Møtedato: 09.11.12 Sak 21/12 Oppfølging av styrets vedtak AC SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 17/12 Oppfølging av styrets vedtak Ingen tiltak påkrevd OK Sak 18/12 Sak 19/12 Sak 20/12 Drøftingssaker Orienterin ger Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen - PROSJEKTBESKRIVELSE Søknader om tildeling av skjønnsmidler for Uttalelse ang tap av dyr på beite OFO orienterte om Plan for entreprenørskap i grunnskolen på Fosen 2015 Tema for konferanse for formannskapene, 12. oktober Styrets vedtak er meddelt prosjektgruppen i møte 05.10.12 Søknader om skjønnsmidler er innsendt til Fylkesmannen i Sør- Trøndelag den 11. oktober. Leksvi kommune er samme dag påminnet om styrets vedtak, pkt. 4 Styrets vedtak er i brev av 02. oktober oversendt til Landbruksog matdepartementet Miljøverndepartementet Direktoratet for naturforvaltning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Landbruks- og matdepartementet Miljøverndepartementet Direktoratet for naturforvaltning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Styrets konklusjon er den 4. oktober meddelt OFO via regionkonsulenten Kommunene er i etterkant av møtet orientert om tema for konferansen og om Arbeidsutvalgets beslutning om å utsette konferansen til den 9. november. OK OK OK OK OK Sekretariatets innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. 2
Behandling i styremøte: Styrets vedtak: 3
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møte-dato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 21/12 14.09.12 HSJ Rådmannsgruppa 28/12 19.10.12 HSJ Arbeidsutvalget 22/12 30.10.12 HSJ Styret 22/12 09.11.12 HSJ Vedlegg: o Detaljbudsjett Navn på saken Fosen Regionråd budsjett og budsjettrammer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt. Ettersendes på forespørsel): o Rådmannsgruppa - sak 17/12 /økonomiplan for og - budsjetteringskriterier Saksframstilling: A. Følgende kriterier er lagt til grunn (fastsatt av Rådmannsgruppa i sak 17/12): Lønnsvekst på 3,5 % av avtalt lønn pr. 1.5.. Prisstigning på 3,0 % i forhold til -nivå Arbeidsgiveravgift Fosen Regionråd: 5,1 % Pensjon KLP Fosen Regionråd: 11,5 % Videre er det fastsatt av Rådmannsgruppat det ska l budsjetteres med 0-vekst i kommuneandelene fra til. Dette innebærer at forventa lønns- og prisstigning fra til ikke kompenseres. B. kommentarer etter saldering av budsjettet - dvs. etter behandling i Rådmannsgruppa den 14.9. : Det opprinnelige forslaget til budsjett fra sekreta riatet ble lagt fram til drøfting i Rådmannsgruppa den 14.9.. Forslaget var utarbeidet i hht. foru tsetningen om 0-vekst i kommuneandelene bortsett fra at det var lagt inn kommunal finansier ing av prosjektstilling som regional koordinator for helse med kr. 100.000 jfr. styrets vedtak i sak 02/12. Rådmannsgruppa beslutta at det framlagte budsjettfo rslaget skulle reduseres med kr. 300.000 ut over bestemmelsen om 0-vekst i kommuneandelene fra til jfr. pkt. A foran. Dette betyr en reduksjon på 8,3 %. Følgende tiltak er foreslått for å imøtekomme krave t om ytterligere reduksjoner: Prosjektnr. / tiltak: Reduksjon 4900 Fosen Regionråd kto 12705 Utviklingstiltak 50 000 4901 Tiltaksmidler kto 15400 200000 4916 Reiseliv kto 11402 Informasjon 25 000 4950 Regionkons. Oppvekst kto 12705 Utviklingstil tak 25 000 SUM reduksjon 300000 Konsekvensene av de foreslåtte reduksjoner: Reduksjonene har i utgangspunktet ingen direkte kon sekvenser for den daglige drift. Eventuelle 4
behov for midler til utviklingstiltak ut over det som er budsjettert må finansieres av midler som er avsatt til regional utvikling. Kommunale egenandeler budsjett sammenlignet med budsjett : P- nr. Samarbeidsordning Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM SUM Endring til 4900 Fosen Regionråd - drift 389 268 494 773 349 630 251 312 83 127 85 572 271 318 1 925 000 1 775 000 150 000 4901 Tiltaksmidler 0 0 0 0 0 0 0 0 200 000-200 000 4902 Fantastiske Fosen 0 0 0 0 0 0 0 0 92 000-92 000 4903 Fosenmessa 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4910 Biblioteksamarbeid 0 0 0 0 0 0 0 0 50 000-50 000 4911 Fosenportalen 49 412 56 123 46 890 40 636 29 937 30 093 41 909 295 000 355 000-60 000 4916 Reiseliv 2 512 2 854 2 384 2 067 1 522 1 530 2 131 15 000 35 000-20 000 4927 Utviklingsprisen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4931 Regionkoordinator helse 18 526 20 897 17 635 15 424 11 644 0 15 874 100 000 0 100 000 Regionkonsulent oppvekst 133 160 151 247 126 365 109 511 80 679 81 098 112 940 795 000 820 000-25 000 4950 4952 Entreprenørskap skoler 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4953 Etterutdanning skole 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4954 Etterutd. barnehage 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4955 FEIDE Fosen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4956 Regn med Fosen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4957 Ekstern skolevurdering 24 000 40 000 24 000 24 000 24 000 16 000 16 000 168 000 168 000 0 SUM drift 616 878 765 894 566 904 442 950 230 909 214 293 460 172 3 298 000 3 495 000-197 000 Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM SUM drift 647 372 797 283 593 905 466 549 254 285 249 230 486 376 3 495 000 Redusert kommuneandeler i sammenligna med -30 494-31 389-27 001-23 599-23 376-34 937-26 204-197 000 Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM SUM drift - opprinnelig forslag (Rådmannsgr. 14.9.12) 670 280 830 574 616 069 481 603 251 583 246 927 500 964 3 598 000 SUM drift - saldert forslag 616 878 765 894 566 904 442 950 230 909 214 293 460 172 3 298 000 Reduserte kommuneandeler etter saldering 53 402 64 680 49 165 38 653 20 674 32 634 40 792 300 000 Tabellen ovenfor viser de kommunale egenandelene i igangværende prosjekt i. Endringer fra til framgår også av oppsettet. Egenandelene er beregnet i hht. vedtatte fordelingsnøkler for hver av ordningene. Prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift: et er utarbeidet i henhold til styrets vedtak i sak 13/08 Organisering av sekretariatet i Fosen Regionråd. Vi foreslår imidlertid at stillingen som sekretær i 50 % fortsatt tas ut av budsjettet, og at vi legger inn et mindre beløp i lønnsbudsjettet til kjøp av tjenester. ramma for økes med kr. 200.000. Beløpet skal gå til utviklingstiltak, hovedsakelig til oppfølging av styresak 16/12 Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbyggingstiltak og aktiviteter i regionen. Bevilgningen finansieres ved å redusere på aktiviteter i og derved kommunal finansiering av andre prosjekt. Med hensyn til arbeidsmål og utviklingsoppgaver vises det til Langsiktig plan for 2009 til og Samhandlingsprogrammet for og. Begge disse planene bør revideres umiddelbart. Arbeid med oppfølging av Langsiktig plan og Samhandlingsprogrammet finansieres i hovedsak over prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift. Fylkesmannen har over en treårsperiode bevilget av skjønnsmidlene til sammen kr. 1,2 mill. til styrking av utredningskapasitet og utredningskompetansen i regionrådet. De øvrige regionrådene i 5
fylket får innvilget tilskudd til samme formål. I 2010 mottok vi kr. 300.000, kr. 600.000 i og kr. 300.000 i skjønnstilskudd i. Det er usikkert om ordningen blir videreført i og, men vi har budsjettert med kr. 300.000 i skjønnstilskudd hvert av de to årene. Det foreslås å inntekstføre kr. 170 000 både i og fra bundet fond Regional utvikling til finansiering av utviklingsarbeid. Videre foreslås det å inntekstføre kr.200 000 i og kr. 250.000 i fra sekretariatets disposisjonsfond til finansiering av drifta. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fastbeløp pr. kommune Innbyggerfordeling Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 10 000 379 268 389 268 359 847 29 421 Rissa 6 543 10 000 484 773 494 773 455 947 38 826 Bjugn 4 584 10 000 339 630 349 630 321 475 28 155 Åfjord 3 257 10 000 241 312 251 312 230 077 21 235 Roan 987 10 000 73 127 83 127 77 747 5 380 Osen 1 020 10 000 75 572 85 572 79 860 5 712 Leksvik 3 527 10 000 261 317 271 317 250 047 21 270 I alt 25 037 70 000 1 855 000 1 925 000 1 775 000 150 000 Prosjekt 4901 Tiltaksmidler: Bevilgningen som var foreslått i tas ut. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fastbeløp pr. kommune Innbyggerfordeling Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 0 0 0 36 675-36 675 Rissa 6 543 0 0 0 44 002-44 002 Bjugn 4 584 0 0 0 33 749-33 749 Åfjord 3 257 0 0 0 26 780-26 780 Roan 987 0 0 0 15 165-15 165 Osen 1 020 0 0 0 15 327-15 327 Leksvik 3 527 0 0 0 28 303-28 303 I alt 25 037 0 0 0 200 000-200 000 Prosjekt 4902 Fantastiske Fosen: et er redusert med kr. 43.000 i forhold til ramma som ble fastsatt som budsjettramme for ved behandlingen av økonomiplana i. Ny utgave av Fantastiske Fosen er lagt på vent. Kysten er klar og Trøndelag Reiseliv AS har tatt initiativ til å etablere et eget destinasjonsselskap i kystregionen. I tilfelle det skjer må oppgavene med å markedsføre regionen ligge hos dette selskapet. Inntil videre må vi betale lisenskostnader knytta til Fantastiske Fosen på nett samt samarbeidsavtale med Trøndelag Reiseliv AS. Dette finansieres ved annonseinntekter og bruk av disposisjonsfond. 6
Kommune Innbyggertall pr. 1.1.12 Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 0 0 0 15 437-15 437 Rissa 6 543 0 0 0 17 511-17 511 Bjugn 4 584 0 0 0 14 608-14 608 Åfjord 3 257 0 0 0 12 636-12 636 Roan 987 0 0 0 9 348-9 348 Osen 1 020 0 0 0 9 394-9 394 Leksvik 3 527 0 0 0 13 067-13 067 I alt 25 037 0 0 0 92 000-92 000 Prosjekt 4903 Fosenmessa: Oppvekstforum Fosen foreslår at Fosenmessa ikke skal arrangeres i. Det er derfor ikke foreslått bevilget noe beløp til formålet i økonomiplanperioden. Prosjekt 4910 Biblioteksamarbeid: I de siste tre åra er det bevilget kr. 50.000 til videre utvikling av biblioteksamarbeidet på Fosen. Økonomiplana for og forutsetter at bevilgningen opprettholdes på samme nivå. Med unntak av et leseprosjekt finansiert ved statstilskudd har det vært liten aktivitet innenfor samarbeidsområdet. Det foreslås at bevilgningen settes til kr. 25.000 som finansieres av bundet driftsfond øremerket til biblioteksamarbeid. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 0 0 0 8 389-8 389 Rissa 6 543 0 0 0 9 517-9 517 Bjugn 4 584 0 0 0 7 939-7 939 Åfjord 3 257 0 0 0 6 867-6 867 Roan 987 0 0 0 5 080-5 080 Osen 1 020 0 0 0 5 105-5 105 Leksvik 3 527 0 0 0 7 102-7 103 I alt 25 037 0 0 0 50 000-50 000 Prosjekt 4911 Fosenportalen: Dette er et prosjekt hvor vi har faste utgifter knytta til linjeleie og lisenser. Det er inngått driftsavtale mellom kommunene og Kommunalforlaget vedr. skjemaløsninger som ligger på Fosenportalen. Andelene faktureres kommunene direkte av Kommunalforlaget. et er kr. 75.000 lavere enn ramma som ble fastsatt som budsjettramme for. Det betyr at det vil bli brukt minimalt med penger på å utvikle innholdet i Fosenportalen i og. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 25 286 24 126 49 412 59 565-10 153 Rissa 6 543 25 286 30 837 56 123 67 569-11 446 Bjugn 4 584 25 286 21 605 46 890 56 370-9 480 Åfjord 3 257 25 286 15 350 40 636 48 758-8 122 Roan 987 25 286 4 652 29 937 36 071-6 134 Osen 1 020 25 286 4 807 30 093 36 247-6 154 Leksvik 3 527 25 286 16 623 41 909 50 421-8 511 I alt 25 037 177 000 118 000 295 000 355 000-60 000 7
Prosjekt 4916 Reiseliv: et dekker kostnader med noe annonsering. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 1 286 1 227 2 512 5 873-3 361 Rissa 6 543 1 286 1 568 2 854 6 662-3 808 Bjugn 4 584 1 286 1 099 2 384 5 558-3 174 Åfjord 3 257 1 286 781 2 066 4 807-2 741 Roan 987 1 286 237 1 522 3 556-2 034 Osen 1 020 1 286 244 1 530 3 574-2 044 Leksvik 3 527 1 286 845 2 131 4 971-2 839 I alt 25 037 9 000 6 000 15 000 35 000-20 000 Prosjekt 4927 Utviklingsprisen for Fosen: Prisen finansieres ved inntekstføring av midler fra disposisjonsfondet Tiltaksmidler. Prosjekt 4931 Regionkoordinator / prosjektleder helse: Koordinatorstillingen ble vedtatt oppretta av styret i sak 02/12, i utgangspunktet som prosjektstilling med varighet på 2 år. Stillingen skal evalueres i god tid før utløpet av prosjektperioden. Evalueringen legges til grunn for evt. vurdering om videreføring. Oppstartstidspunkt for prosjektet er 1. september. Stillingen skal ha oppgaver med å følge opp arbeidet innenfor Samhandlingsreformen, gjennomføring av Helse- og omsorgsplan 2015 samt vedtatte tiltak innenfor helse- og omsorgsområdet, jfr. Samhandlingsprogrammet for Fosen Regionråd til. Det ble vedtatt at stillingen organisatorisk legges til Fosen Regionråd. Dette ble begrunna slik: En koordinator/ konsulent for kommunene og Fosen DMS vil fungere best med å være organisert i Regionrådet. Vi ser for oss at vedkommende skal ha en rolle for kommunene, interkommunalt, for DMS og i samhandlingen DMS / kommuner. Da er det viktig at denne ikke er organisert i et av miljøene. Viktig også med samarbeid med Oppvekstforum Fosen. I saksframlegget står det følgende om mandat og oppgaver: Mandat / oppgaver til koordinator: Koordinator skal arbeide med utvikling og utfordringer ifm samhandlingsreformen og felles omsorgsplan. Koordinator skal ha rolle: - For kommunene - I kommunene - Samarbeid mot og med DMS - Få bredde i samhandlingsreformen Oppgaver for kommunene: - Sekretariatfunksjon for lederforum - Bistå og være orientert om de faggrupper som vi har på Fosen: Profil, helsesøstertjenesten, psykisk helse, - Koordinering mot Fosen DMS - Følge opp avtaler som inngås i Fosen samarbeidet - nye oppgaver underveis, på vegne av kommunene, FDMS, rådmannsgruppen, og andre. 8
Prosjektet er innvilget støtte fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Kr. 645.000 er innvilget i direkte støtte, og fylkesmannen har knytta følgende kommentarer til denne bevilgningen: Foruten velferdsteknologi, og folkehelse har det vært av særskilt interesse få til felles prosjekter knyttet til forvaltningskompetanse og styringsdata. Mange kommuner vil kunne bli sårbar ihht forvaltningskompetanse på helse og omsorgsområdet, og Fylkesmannen ønsker å se hvordan vi best sikrer robuste forvaltningsmiljøer på et regionalt nivå. Ut fra søknader fra kommunene vil Fylkesmannen i støtte 2 prosjekter innenfor dette området; Værensregioen tildeles. Fosen Regionråd tildeles støtte til å etablere felles forvaltningskompetanse/forvaltningsenhet for kommunene Åfjord, Ørland, Bjugn, Rissa, Roan og Leksvik. Beløpet som tildeles er kr 645.000 og er de sørtrønderske kommunens andel i prosjektet. Fylkesmannen forutsetter at begge prosjektet blir gjennomført i nært samarbeid med Fylkeskommunen og Fylkesmannen, og erfaringer og dokumentasjon fra dette prosjektet skal gjøres tilgjengelig for andre regioner/kommuner - rapporteringsplikt Videre har fylkesmannen tildelt hver kommune i fylket kr. 100.000 til støtte i arbeidet med samhandlingsreformen /omsorgsplan 2015 gjennom følgende konkrete tiltak: 1. Understøtting av arbeidet i de etablerte kommunegruppene som jobber med samhandlingsreformen. Tildelingen er kommunens egenandel i de regionale prosjektene Det gis ingen støtte til kommuner som velger å stå alene, når kommunegruppene nå skal sette ut i livet nye forpliktende samarbeidsløsninger. Det forutsettes bred tilnærming i tråd med intensjonene bak reformen der ikke bare et behandlingsperspektiv, men forebygging/folkehelse og omsorgstjenestene tas hensyn til. Kommuner fra andre fylker, søker støtte fra sitt eget fylke. Det forutsettes bred politisk forankring for det arbeidet som utføres. God forankring politisk og administrativt samt medvirkning fra ansattes organisasjoner, vil være avgjørende for å lykkes i reformarbeidet. et er utarbeidet i hht. den utgiftsramme og finansiering som ble vedtatt i sak 02/12. Osen kommune deltar ikke i samarbeidsordningen. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Ørland 5 119 10 000 8 526 18 526 Rissa 6 543 10 000 10 897 20 897 Bjugn 4 584 10 000 7 635 17 635 Åfjord 3 257 10 000 5 424 15 424 Roan 987 10 000 1 644 11 644 Leksvik 3 527 10 000 5 874 15 874 I alt 24 017 60 000 40 000 100 000 Prosjekt 4950 Regionkonsulent for oppvekst: Prioriterte innsatsområder for regionkonsulenten : a) Kompetanseutvikling for ansatte i barnehage og grunnskole innenfor områder regionen vil prioritere ut fra behov, ønsket utvikling og statlige føringer. b) Barnehagesatsingen innebærer først og fremst implementering av Ny Rammeplan, endringer i Barnehageloven, Stm 41 kvalitet i barnehagen og Vennskap og deltagelse Kompetansesatsing. Arbeidet med språklig og kulturelt mangfold i barnehagene, utarbeidelse av håndbok i regning, 4-8 år, veiledning av nytilsatte førskolelærere og regionalt tilsyn av barnehagene er eksempler på andre prioriterte områder. 9
c) Skoleutvikling: Utarbeidelse av et regionalt kvalitetsvurderingssystem som alle kommuner kan dra nytte av ut fra lokale forutsetninger. Kvalitetsvurderingssystemet skal bygge på vurdering og resultatoppfølging og vil være dynamisk i betydningen av at nye innsatsområder tas inn. Områder for innsats mot skolen som lærende organisasjon: - Tilpasset opplæring og spesialundervisning: Utvikling av felles forståelse og sikring av gode rutiner/prosesser i forhold til lover/forskrifter - Vurdering: Ekstern skolevurdering. Vurdering for læring - underveisvurdering - Skolemiljø/psykososialt miljø: Kvalitetssikringssystemet Olweus - Skapende læring og entreprenørskap. Ny regional plan i entreprenørskap og entreprenørskapsnettverk Fosen. - Veiledning av nytilsatte lærere - Regning, språk- og leseopplæring - Bruk av felles læringsplattform (Fronter) - Lokalt gitt eksamen d) Videreutvikling av samarbeidet med PPT innebærer nært samarbeid med innehaverne av de regionale stillingene og nettverkene rundt disse stillingene. Samarbeid om lese- og skriveopplæringen, matematikkopplæringen, TRAS (tidlig registrering av språkutvikling) og skoleutvikling er sentrale områder. e) Prosjektledelse Regionkonsulenten leder eller er med i ledergruppe for prosjektorientert utviklingsarbeid. De største prosjektene som vil være i gang i / er: Ekstern skolevurdering Kompetanseutvikling innen regning, språk- og leseopplæring Samarbeid om eksamen Kvalitetssikring: Kommunen som barnehagemyndighet, samarbeid om tilsyn med barnehagene (jfr Regional plan for tilsyn med barnehager på Fosen), samarbeid skole barnehage Entreprenørskap: Ny regional plan for entreprenørskap og nettverk i entreprenørskap på Fosen. Veiledning av nytilsatte lærere og førskolelærere Sosial kompetanse, leik- og læringsmiljø, Olweus Ledelsesutvikling i skoler og barnehager Det forutsettes at regionrådet innvilges skjønnstilskudd på kr. 100.000 til tiltak som det er prioritert at regionkonsulenten skal jobbe med. I følge styrets vedtak i sak 02/08 skal kostnadene på prosjekt 4950 Regionkonsulenten fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall. Kommune Innbyggertall pr. 1.1. Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt Totalt +/- til Ørland 5 119 68 143 65 017 133 160 137 588-4 428 Rissa 6 543 68 143 83 104 151 247 156 075-4 828 Bjugn 4 584 68 143 58 222 126 365 130 206-3 841 Åfjord 3 257 68 143 41 368 109 511 112 623-3 112 Roan 987 68 143 12 536 80 679 83 319-2 640 Osen 1 020 68 143 12 955 81 098 83 725-2 627 Leksvik 3 527 68 143 44 797 112 940 116 465-3 524 I alt 25 037 477 000 318 000 795 000 820 000-25 000 10
Prosjekt 4952 Entreprenørskap i skoler og barnehager: Plan for entreprenørskapsopplæring i grunnskolene blir behandlet høsten. Til å følge opp denne plana er det lagt inn kr. 20.000 i budsjettet for og. Beløpet finansieres fra bundne driftsfond. 4953 Etterutdanning skole Etterutdanning skole gjennomføres ved hjelp av statlige midler tildelt gjennom Fylkesmannen. Tilskuddet fra Staten er de siste åra betydelig redusert. Fra nasjonalt hold er det vedtatt å satse på videreutdanning i stedet. 4954 Etterutdanning barnehage Etterutdanning barnehage gjennomføres i sin helhet ved hjelp av midler fra Fylkesmannen. 4956 Regn med Fosen Selve prosjektet Regn med Fosen er avslutta, men arbeidet med Regn med Fosen videreføres og finansieres ved hjelp av tildelte skjønnsmidler for 2010. Eksempler på satsingsområder i / : Utarbeidelse av Håndbok i regning for aldersgruppen 4 10 år Matematikk i overgangen barnehage skole Matematikkvansker 4957 Ekstern skolevurdering: I hht. vedtak i Oppvekstforum Fosen skal hver av kommunene bevilge kr. 8.000 pr. skole til gjennomføring av ekstern skolevurdering. Alle skoler vurderes i tidsrommet 2010. I løpet av må det tas standpunkt til om tiltaket skal videreføres eller avsluttes. Kommune Fordeling antall skoler Beløp pr. skole Totalt Totalt +/- til Ørland 3 8 000 24 000 24 000 0 Rissa 5 8 000 40 000 40 000 0 Bjugn 3 8 000 24 000 24 000 0 Åfjord 3 8 000 24 000 24 000 0 Roan 3 8 000 24 000 24 000 0 Osen 2 8 000 16 000 16 000 0 Leksvik 2 8 000 16 000 16 000 0 I alt 21 168 000 168 000 0 4958 Videreutdanning skole: Staten tildeler midler til videreutdanning innen prioriterte områder. Midlene er tidligere overført til regionrådet, men fra og med ble de overført direkte til kommunene. 11
Kommuneandeler 2010 til regionale samarbeids tiltak: Prosjekt: Kommuneandeler regnskap 2010 Kommuneandeler regnskap Kommuneandeler budsjett Kommuneandeler budsjett Kommuneandeler budsjett 4900 Fosen Regionråd sekr. 2 064885 2 001000 1 775000 1 925000 1 925000 4901 Tiltaksmidler 560000 0 200000 0 200000 4902 Fantastiske Fosen 105000 102000 92 000 0 0 4903 Fosenmessa 0 0 0 0 0 4910 Biblioteksamarbeid 50 000 50 000 50 000 0 0 4911 Fosenportalen 390000 390000 355000 295000 295000 4916 Reiseliv 40 000 32 000 35 000 15 000 15 000 4927 Utviklingsprisen 0 0 0 0 0 4929 Ungt entreprenørskap 300000 0 0 0 0 4931 Regionkoordinator helse 0 0 0 100000 127000 4950 Regionkonsulent for oppvekst 770000 720000 820000 795000 795000 4952 Entreprenørskap i skoler 0 0 0 0 0 4953 Etterutdanning skole 19 800 0 0 0 0 4954 Etterutdanning barnehage 54 900 0 0 0 0 4955 FEIDE Fosen 394000 0 0 0 0 4956 Regn med Fosen 0 0 0 0 0 4957 Ekstern skolevurdering 192000 168000 168000 168000 0 4958 Videreutdanning skole 0 0 0 0 0 4959 VISMA oppvekst 275500 25200 0 0 0 5 216085 3 488200 3 495000 3 298000 3 357000 Prioriterte satsingsområder og hvor sekre tariatet i samarbeid med styret og Rådmannsgruppa har et særskilt oppfølgingsansvar: A. Revisjon av Langsiktig plan for Fosen Regionråd og Samhandlingsprogram avklare planprosess, form og innhold. B. Prosjektet samarbeidstiltaknytta til forventninge r om store utbygginger og aktiviteter i regionen (ref. styresak 16/12). Egen tiltaksplan er forutsatt utarbeidet. C. Oppfølging av ekommunestrategi for Fosen handlingsp lan for perioden til : a. Utrede organisering av efagråd og ebestillerfunksjo n b. Forprosjekt Døgnåpen digital forvaltning c. Hovedprosjekt Døgnåpen digital forvaltning d. Initierer iverksetting av de øvrige prosjektene i h andlingsplana D. Oppfølgning av styresak 23/11 Erfaringsoppsummering og veien videre pkt. D Forbedringspunkter: I. Forbedringspunktene det var oppslutning om i felles møte for formannskapene den 18. februar skal gjelde. Disse forutsetter det at det jobbes med i: 1. Kommunikasjon og informasjon internt og eksternt. Bedre dialog mellom samarbeidskommunene. 2. Samarbeidet må organisere slik at vi blir bedre på styring/samordning av styring. 3. Etablere felles strategier for posisjonering/valg t il viktige samfunnsoppgaver (styreverv). 4. Kommunene involveres tidlig i utviklingsprosessene. Utredning av nye samarbeidsområder må forankres tidlig i kommunene og hos ansatte. Vi må bli bedre på prosess. 5. Bruken av IKT må optimaliseres. 12
6. Bestillerkompetansen må styrkes (særlig innenfor IK T-området). 7. Drift av tjenestesamarbeid må effektiviseres. 8. De minste kommunene må tildeles oppgaver for felles skapet. II. III. IV. Styringsspørsmålet og styringsprinsipp må avklares. Skal styringa av regionsamarbeidet fortsatt basere s på prinsippet om praktisk pragmatisk samarbeid, eller mer over på et forpliktende strategisk samarbeid? Med utgangspunkt i NIVI-notat 2010-5 Vertskommunesystem eller samkommune utarbeider Rådmannsgruppalternative eksempler på hvordan org anisering og styring av regionsamarbeidet i hht. Kommunelovens 28 c Vertskommunemodell med nemnd k an innrettes. Denne informasjonen danner grunnlag for diskusjon o g konklusjon i kommunestyrene om hva man vil anbefale som styrings- og organisasjonsmodell for r egionsamarbeidet på Fosen. Sekretariatet må være offensiv i forhold til nye sa tsinger og utviklingsoppgaver, og rapportere framdr ift i utviklingsarbeidet. Følgende satsingsområder må ha høy prioritet: (jfr. også strategier i Langsiktig plan 2009 ): Barn og unge, herunder oppvekstvilkår, grunnskole o g videregående skole Fokus på miljø og bærekraftig utvikling Næring Landbruk Utvikling av Strategisk forankringsplan for regions amarbeidet i kommunene. Sentrale punkter i forankringsplana er: o Politisk styring og forankring (eierskapsmeldinger). o Styrets mandat og myndighet. Hvilke saker avgjøres i styret og hvilke saker skal behandles i alle kommunene. o Mer og tidligere involvering av kommunestyrene i re gionale saker og saksbehandling. Kommunene må få anledning til å gi styringssignaler før sakene b ehandles i regionrådets styre. o Regional informasjonsstrategi som omhandler informa sjonsformidling til: Politisk og administrativt nivå i kommunene Andre samarbeidspartnere Innbyggerne o Synlig ledelse (styreleder og daglig leder) o Strategisk forankringsplan må bli en del av folkeva lgtopplæringa. Avsluttende kommentarer til utkast til budsjettet f ra sekretariatet: Vi mener det er et nøkternt budsjett som legges fra m. Den samla budsjettramma i er i henhold til den konklusjon som ble trukket av Rådma nnsgruppa den 1.6. samt styrets vedtak i sak 2/12 Etablering av prosjektstilling som regional koordin ator for helse. et gir lite handlingsrom til nye tiltak og aktiviteter utover den ressursen som stillingene i sekretariatet og regionkonsulenten for oppvekst rep resenterer. Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for u tarbeidelse av budsjett for. Rådmannsgruppens behandling i møte den 14.9.: Det ble pekt på viktigheten av at det skjer en avkl aring i forhold til om det skal jobbes med nye samarbeidsområder og tema, eller om det ikke forven tes noen nye initiativ og tiltak. Videre er det enighet om at tida er moden for å gje nnomføre en evaluering av 1 3
samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Rådmannsgruppens vedtak den 14.9.: 1. Sekretariatet utarbeider forslag til kutt i den foreslåtte budsjettramma i størrelsesorden kr. 300.000 før budsjettet legges fram til endelig behandling, enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det bes også om at det utarbeides et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling den 19.10.: 1. Forslag til budsjett for vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for. 4. Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Forslag til budsjett for vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for. 4. Det bes om at det utarbeides en plan for en evaluering av samarbeidsordningene. Styrets vedtak: 14
Detaljert driftsbudsjett Fosen Regionråd: 4900 Fosen Regionråd Konto Konto (T) Regnskap 10100 Fastlønn 1 488 511,73 1 591 000 1 630 000 1 630 000 10509 Annen lønn & trekkpl godtgj. 91 215,36 100 000 100 000 100 000 10900 Pensjonsinnskudd KLP 172 937,60 191 000 199 000 199 000 10906 Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr. 2 712,12 4 000 4 000 4 000 10990 Arbeidsgiveravgift 82 277,75 95 000 99 000 99 000 11000 Kontormateriell 3 109,34 20 000 10 000 10 000 11002 Abonnement aviser/tidsskrifter 10 601,60 7 000 8 000 8 000 11151 Bevertning 29 883,56 45 000 75 000 75 000 11200 Diverse materiell / utgifter 17,15 5 000 5 000 5 000 11203 Utgiftsdekning 0,00 15 000 0 0 11206 Velferdstiltak ansatte 1 600,00 3 000 3 000 3 000 11209 Andre tjenester/materialer 0,27 2 000 0 0 11300 Porto, fraktutgifter 2 486,40 3 000 3 000 3 000 11301 Gebyr banktjenester 3 515,50 3 000 4 000 4 000 11302 Telefon- og faxutgifter 37 476,50 40 000 30 000 30 000 11303 Linjeleie 38 040,85 22 000 45 000 45 000 11400 Annonser 27 000,00 10 000 5 000 5 000 11403 Trykking/kopiering 9 883,97 18 000 10 000 10 000 11404 Representasjon 21 405,00 25 000 10 000 10 000 11500 Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 125 150,00 5 000 5 000 5 000 11600 Diettgodtgjørelse 5 859,00 12 000 8 000 8 000 11602 Bilgodtgjørelse 70 866,20 80 000 80 000 80 000 11650 Telefon godtgjørelse (7 812,00) 3 000 0 0 11700 Diverse transportutgifter 3 229,58 0 0 0 11706 Oppholdsutgifter ved reiser 2 300,00 25 000 8 000 8 000 11707 Transport reiseregninger 17 557,55 25 000 5 000 5 000 11850 Yrkesskade-/reiseforsikring 12 317,32 18 000 18 000 18 000 11900 Husleie 2 855,56 2 000 5 000 5 000 11951 Gebyrer 0,00 0 0 0 11952 Kontingenter 961,00 2 000 1 000 1 000 11959 Div. avg., gebyrer, lisenser 7 454,00 0 8 000 8 000 12000 Kjøp av inventar 0,00 0 0 0 12001 Kjøp av EDB-utstyr 51 129,20 0 5 000 5 000 12005 Kjøp av annet utstyr 3 090,13 15 000 5 000 5 000 12006 Leie av utstyr 18 424,00 20 000 20 000 20 000 12400 Serviceavtaler 26 128,00 32 000 30 000 30 000 12700 Konsulenttjenester 86 990,00 50 000 50 000 50 000 12705 Utviklingstiltak 159 520,74 200 000 350 000 350 000 14290 Moms 25% 46 999,46 0 0 0 14294 Moms 8% 5 303,55 0 0 0 15008 Diverse renteutgifter 65,57 0 0 0 15290 Kjøp av aksjer og andeler (KLP) 6 587,00 7 000 7 000 7 000 15400 Avsetning disposisjonsfond 223 958,03 0 0 0 15500 Avsetn til bundne driftsfond 500 000,00 0 0 0 15800 Regnskapsm. mindreforbruk 65 812,84 0 0 0 SUM driftsutgifter 3 457 421,43 2 695 000 2 845 000 2 845 000 16209 Div. gebyr (61,00) 0 0 0 17100 Sykelønnsrefusjoner (150 643,00) 0 0 0 17290 Kompensasjon 25% moms (46 999,46) 0 0 0 17294 Kompensasjon 8% moms (5 303,55) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (2 001 004,00) (1 775 000) (1 925 000) (1 925 000) 18001 Skjønnstilskudd (600 000,00) (300 000) (300 000) (300 000) 15
Konto Konto (T) Regnskap 19000 Renter av bankinnskudd (279 428,39) (120 000) (250 000) (200 000) 19003 Forsinkelsesrenter (22,00) 0 0 0 19009 Andre renteinntekter (2,00) 0 0 0 19300 Regnskapsm. mindreforbruk (223 958,03) 0 0 0 19400 Bruk av disposisjonsfond (150 000,00) (200 000) (200 000) (250 000) 19500 Bruk av bundne fond 0,00 (300 000) (170 000) (170 000) SUM driftsinntekter (3 457 421,43) (2 695 000) (2 845 000) (2 845 000) 4900 Fosen Regionråd 0 0 0 0 4901 Tiltaksmidler Konto Konto (T) Regnskap 14709 Tilskudd regionale prosjekter 5 000,00 0 0 0 15400 Avsetning disposisjonsfond 200 000 0 200 000 SUM driftsutgifter 5 000 200 000 0 200 000 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (200 000) 0 (200 000) 19400 Bruk av disposisjonsfond (5 000,00) 0 0 0 SUM driftsinntekter (5 000,00) (200 000) 0 (200 000) 4901 Tiltaksmidler 0 0 0 0 4902 Fantastiske Fosen Konto Konto (T) Regnskap 11300 Porto, fraktutgifter 1 207,20 5 000 2 000 2 000 11959 Div. avg., gebyrer, lisenser 107 461,20 92 000 92 000 92 000 12700 Konsulenttjenester 850,40 35 000 0 0 14290 Moms 25% 27 379,70 0 0 0 15400 Avsetning disposisjonsfond 79 066,51 0 0 0 15800 Regnskapsm. mindreforbruk 56 985,20 0 0 0 SUM driftsutgifter 272 950,21 132 000 94 000 94 000 16500 Diverse avgiftspliktig salg (64 500,00) (40 000) (50 000) (50 000) 17290 Kompensasjon 25% moms (27 379,70) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (102 004,00) (92 000) 0 0 19300 Regnskapsm. overskudd (79 066,51) 0 0 0 19400 Bruk av disposisjonsfond 0 0 (44 000) (44 000) SUM driftsinntekter (272 950,21) (132 000) (94 000) (94 000) 4902 Fantastiske Fosen 0,00 0 0 0 4903 Fosenmessa Konto Konto (T) Regnskap 10509 Annen lønn 1 000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 51,00 11000 Kontormateriell 84,80 11151 Bevertning 3 415,00 11200 Diverse materiell / utgifter 9 895,00 11209 Andre tjenester/materialer (595,00) 11404 Representasjon 5 627,00 11900 Husleie 8 500,00 12700 Konsulenttjenester 28 570,52 14290 Moms 25% 3 846,20 14294 Moms 8 % 855,48 14709 Tilskudd regionale prosjekter 0,00 20 000 0 0 SUM driftsutgifter 61 250,00 20 000 0 0 Kompensasjon 25% moms (3846,20) 17290 driftsregnskap 17294 Kompensasjon 8 % moms (855,48) 16
Konto Konto (T) Regnskap 18902 Gaver fra private (1000,00) 19400 Bruk av disposisjonsfond (55548,32) (20000) 0 0 SUM driftsinntekter (61250,00) (20000) 0 0 4903 Fosenmessa 0,00 0 0 0 4910 Biblioteksamarbeid Konto Konto (T) Regnskap 11151 Bevertning 3 798,00 0 0 0 11203 Tilskudd til biblioteksamarbeid 5 888,06 50 000 25 000 25 000 11500 Opplæring/kurs, ikke oppg.pliktig 13 517,00 0 0 0 13500 Til kommuner 169 153,50 0 0 0 SUM driftsutgifter 192 356,56 50 000 25 000 25 000 17501 Ref. fra kommuner (50 002,00) (50 000) 0 0 19500 Bruk av bundne fond (142 354,56) (25 000) (25 000) SUM driftsinntekter (192 356,56) (50 000) (25 000) (25 000) 4910 Biblioteksamarbeid 0,00 0 0 0 4911 Fosenportalen Konto Konto (T) Regnskap 11953 Lisenser 266 010,40 280 000 290 000 290 000 12700 Konsulenttjenester 5 404,80 90 000 5 000 5 000 14290 Moms 25% 35 853,80 0 0 0 15400 Avsetning disposisjonsfond 94 068,40 0 0 0 15800 Regnskapsm. mindreforbruk 133 588,80 0 0 0 SUM driftsutgifter 534 926,20 370 000 295 000 295 000 17290 Kompensasjon 25% moms (35 853,80) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (390 004,00) (355 000) (295 000) (295 000) 19300 Regnskapsmessige overskudd (94 068,40) 0 0 0 19400 Bruk av disposisjonsfond (15 000,00) (15 000) 0 0 SUM driftsinntekter (534 926,20) (370 000) (295 000) (295 000) 4911 Fosenportalen 0 0 0 0 4916 Reiseliv Konto Konto (T) Regnskap 11402 Informasjon 37 000,00 32 000 15 000 15 000 14290 Moms 25% 9 250,00 0 0 0 15400 Avsetning disposisjonsfond 5 956,00 0 0 0 SUM driftsutgifter 52 206,00 32 000 15 000 15 000 17290 Kompensasjon 25% moms (9 250,00) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (32 002,00) (32 000) (15 000) (15 000) 19300 Regnskapsm. overskudd (5 956,00) 0 0 0 19400 Bruk av disposisjonsfond (4 998,00) 0 0 0 SUM driftsinntekter (52 206,00) (32 000) (15 000) (15 000) 4916 Reiseliv 0,00 0 0 0 4927 Utviklingsprisen for Fosen Konto Konto (T) Regnskap 11200 Diverse materiell / utgifter 240,00 0 0 0 14290 Moms 25% 60,00 0 0 0 14700 Utviklingsprisen for Fosen 25 050,00 26 000 26 000 26 000 15800 Regnskapsm. mindreforbruk 710,00 0 0 0 SUM driftsutgifter 26 060,00 26 000 26 000 26 000 17290 Kompensasjon 25% moms (60,00) 0 0 0 17
Konto Konto (T) Regnskap 19400 Bruk av disposisjonsfond (26 000,00) (26 000) (26 000) (26 000) SUM driftsinntekter (26 060,00) (26 000) (26 000) (26 000) 4927 Utviklingsprisen for Fosen 0 0 0 0 4931 Regionkoordinator helse Konto Konto (T) Regnskap 10100 Fastlønn 330 000 570 000 330 000 10509 Annen lønn & trekkpl godtgj. 6 000 6 000 6 000 10900 Pensjonsinnskudd KLP 39 000 67 000 38 000 10906 Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr. 1 000 2 000 1 000 10990 Arbeidsgiveravgift 19 000 33 000 19 000 11000 Kontormateriell 2 000 2 000 2 000 11003 Faglitteratur 2 000 2 000 2 000 11151 Bevertning 4 000 10 000 5 000 11302 Telefon- og faxutgifter 8 000 10 000 8 000 11404 Representasjon 1 000 3 000 1 000 11500 Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 8 000 10 000 8 000 11600 Diettgodtgjørelse 6 000 6 000 6 000 11602 Bilgodtgjørelse 30 000 40 000 30 000 11850 Yrkesskade-/reiseforsikring 1 000 1 000 1 000 12005 Kjøp av annet utstyr 5 000 4 000 5 000 12705 Utviklingstiltak 50 000 100 000 50 000 SUM driftsutgifter 0,00 512 000 866 000 512 000 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) 0 (100 000) (127 000) 18001 Skjønnstilskudd (512 000) (733 000) 0 19400 Bruk av disposisjonsfond 0 (33 000) (385 000) SUM driftsinntekter 0,00 (512 000) (866 000) (512 000) 4950 Regionkoordinator helse 0,00 0 0 0 4950 Regionkonsulent for oppvekst Konto Konto (T) Regnskap 10100 Fastlønn 580 624,12 645 000 654 000 654 000 10509 Annen lønn & trekkpl godtgj. 18 825,00 6 000 6 000 6 000 10900 Pensjonsinnskudd KLP 69 000,00 75 000 75 000 75 000 10906 Kollektiv ulykkes/gr.livsforsikr. 1 356,06 2 000 2 000 2 000 10990 Arbeidsgiveravgift 34 160,10 38 000 38 000 38 000 11000 Kontormateriell 47,20 3 000 3 000 3 000 11003 Faglitteratur 1 995,00 2 000 2 000 2 000 11151 Bevertning 4 066,50 15 000 5 000 5 000 11200 Diverse materiell / utgifter 220,80 0 0 0 11203 Utgiftsdekning 158,40 0 0 0 11300 Porto, fraktutgifter 21,60 0 0 0 11302 Telefon- og faxutgifter 6 655,07 15 000 10 000 10 000 11404 Representasjon 0,00 3 000 3 000 3 000 11500 Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 9 549,07 10 000 10 000 10 000 11600 Diettgodtgjørelse 2 236,00 10 000 6 000 6 000 11602 Bilgodtgjørelse 24 822,45 35 000 30 000 30 000 11650 Telefon godtgjørelse 856,28 6 000 1 000 1 000 11707 Transport reiseregninger 13 232,86 10 000 20 000 20 000 11850 Yrkesskade-/reiseforsikring 658,66 1 000 1 000 1 000 12005 Kjøp av annet utstyr 4 235,00 4 000 4 000 4 000 12705 Utviklingstiltak 0,00 100 000 75 000 75 000 14290 Moms 25% 2 922,92 0 0 0 14294 Moms 8% 863,67 0 0 0 18
Konto Konto (T) Regnskap 15400 Avsetning disposisjonsfond 114 626,62 0 0 0 15800 Regnskapsm. mindreforbruk 59 899,73 0 0 0 SUM driftsutgifter 951 033,11 980 000 945 000 945 000 17290 Kompensasjon 25% moms (2 922,92) 0 0 0 17294 Kompensasjon 8% moms (863,67) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (720 306,00) (820 000) (795 000) (795 000) 17701 Ref. fra andre (12 313,90) 0 0 0 18001 Skjønnstilskudd (100 000,00) (110 000) (100 000) (100 000) 19300 Regnskapsm. overskudd (114 626,62) 0 0 0 19400 Bruk av disposisjonsfond (50 000) (50 000) (50 000) SUM driftsinntekter (951 033,11) (980 000) (945 000) (945 000) 4950 Regionkonsulent for oppvekst 0,00 0 0 0 4952 Entreprenørskap i skoler og barnehager (regnskap ført på prosjekt 4929) Regnskap Konto Konto (T) 11300 Porto 1 844,80 0 0 0 12705 Entreprenørskap i skoler og barnehager 14 414,80 0 20 000 20 000 14290 25 % moms 508,40 0 0 0 15800 Regnskapsm. mindreforbr. 83 440,40 0 0 0 SUM driftsutgifter 100 208,40 0 20 000 20 000 17290 Kompensasjon 25 % moms (508,40) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) 300,00 0 0 19500 Bruk av bundet fond (100 000,00) -20 000 (20 000) SUM driftsinntekter (100 208,40) 0,00 (20 000,00) (20 000,00) 4952 Ungt Entreprenørskap 0,00 0,00 0,00 0,00 4953 Etterutdanning skole Konto Konto (T) Regnskap 10505 Lønn støttekontakter 2500 0 0 0 10509 Annen lønn & trekkpl godtgj. 3 000,00 0 0 0 10990 Arbeidsgiveravgift 280,50 0 0 0 11151 Bevertning 132 118,50 80 000 0 0 11203 Utgiftsdekning 100 000 150 000 150 000 11404 Representasjon 2 175,00 0 0 0 11600 Diettgodtgjørelse 890,00 0 0 0 11602 Bilgodtgjørelse 1 824,00 5 000 0 0 11705 Reiseutg. ref. fakt. 15 000 0 0 11707 Transport reiseregninger 1 843,56 5 000 0 0 11900 Husleie 17 730,22 10 000 20 000 20 000 12005 Kjøp av utstyr 764,80 0 0 0 12700 Konsulenttjenester 6 545,75 85 000 80 000 80 000 14290 Moms 25% (256,80) 0 0 0 14294 Moms 8% 1 286,22 0 0 0 14700 Overføring til private 1 218,00 0 0 0 15500 Avsetn til bundne driftsfond 119 067,27 0 0 0 SUM driftsutgifter 290 987,02 300 000 250 000 250 000 17000 Ref. fra staten (286 658,00) (300 000) (250 000) (250 000) 17290 Kompensasjon 25% moms 256,80 0 0 0 17294 Kompensasjon 8% moms (1 286,22) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (3 300,00) 0 0 0 SUM driftsinntekter (290 987,42) (300 000) (250 000) (250 000) 4953 Etterutdanning skole 0,00 0 0 0 19
4954 Etterutdanning barnehage Konto Konto (T) Regnskap 10509 Annen lønn & trekkpl godtgj. 10 000,00 0 0 0 10990 Arbeidsgiveravgift 510,00 0 0 0 11151 Bevertning 54 687,72 80 000 0 0 11203 Utgiftsdekning 0,00 0 70 000 70 000 11602 Bilgodtgjørelse 219,00 0 0 0 11707 Transport reiseregninger 4 891,00 20 000 0 0 11900 Husleie 6 309,26 5 000 10 000 10 000 12700 Konsulenttjenester 23 459,00 75 000 50 000 50 000 14290 Moms 25% 64,00 0 0 0 14294 Moms 8% 428,74 0 0 0 14500 Overføring til kommuner 5 913,30 0 0 0 15500 Avsetn til bundne driftsfond 217 390,72 0 0 0 SUM driftsutgifter 323 872,74 180 000 130 000 130 000 17000 Ref. fra staten -323 380,00-180 000 (130 000) (130 000) 17290 Kompensasjon 25% moms -64,00 0 0 0 17294 Kompensasjon 8% moms -428,74 0 0 0 SUM driftsinntekter -323 872,74-180 000 (130 000) (130 000) 4954 Etterutdanning barnehage 0 0 0 0 4955 FEIDE Fosen Konto Konto (T) Regnskap 11151 Bevertning 1 405,01 11959 Div. avg., gebyrer, lisenser 180,00 12001 Kjøp av EDB-utstyr 111 323,52 12005 Kjøp av annet utstyr 12700 Konsulenttjenester 868 869,83 14290 Moms 25% 184 568,39 15500 Avsetn til bundne fond 558 011,54 SUM driftsutgifter 1 724 358,29 0 0 0 17290 Kompensasjon 25% moms (184 568,39) 17300 Ref. fra fylkeskommuner (963 757,75) 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (576 032,15) SUM driftsinntekter (1 724 358,29) 0 0 0 4955 FEIDE Fosen 0,00 0 0 0 4956 Regn med Fosen Konto Konto (T) Regnskap 11003 Faglitteratur 7 000,00 11151 Bevertning 18 028,25 11200 Diverse materiell / utgifter 4 906,00 11602 Bilgodtgjørelse 5 733,41 11900 Husleie 2 855,56 12700 Konsulenttjenester 17 767,80 14294 Moms 8% 28,44 SUM driftsutgifter 56 319,46 0 0 0 17294 Kompensasjon 8% moms -28,44 19500 Bruk av bundne fond -56 291,02 SUM driftsinntekter -56 319,46 0 0 0 4956 Regn med Fosen 0 0 0 0 20
4957 Ekstern skolevurdering Konto Konto (T) Regnskap 10509 Annen lønn & trekkpl godtgj. 37 500,00 0 0 0 10990 Arbeidsgiveravgift 1 912,50 0 0 0 11151 Bevertning 11 035,77 0 0 0 11500 Opplæring/kurs, ikke oppg.pl. 0,00 48 000 48 000 0 11600 Diettgodtgjørelse 60,00 0 0 0 11602 Bilgodtgjørelse 4 881,55 0 0 0 11706 Oppholdsutgifter ved reiser 15 740,21 0 0 0 11707 Transport reiseregninger 5 544,45 0 0 0 11900 Husleie 4 150,37 0 0 0 14290 Moms 25 % 720,00 0 0 0 14294 Moms 8% 1 572,96 0 0 0 14500 Overføring til kommuner 112 500,00 160 000 160 000 0 15500 Avsetn til bundne driftsfond 0 0 0 SUM driftsutgifter 195 617,81 208 000 208 000 0 17290 Komensasjon 25 % moms (720,00) 0 0 0 17294 Kompensasjon 8% moms (1 572,96) 0 0 0 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (168 000,00) (168 000) (168 000) 0 19500 Bruk av bundet driftsfond (25 324,85) (40 000) (40 000) 0 SUM driftsinntekter (195 617,81) (208 000) (208 000) 0 4957 Ekstern skolevurdering 0 0 0 0 4958 Videreutdanning skole Konto Konto (T) Regnskap 14500 Overføring til kommuner 700 000,00 700 000 0 0 SUM driftsutgifter 700 000,00 700 000 0 0 17000 Ref. fra staten (700 000,00) (700 000) 0 0 SUM driftsinntekter (700 000,00) (700 000) 0 0 4958 Videreutdanning skole 0 0 0 0 4959 Samarbeidsprosjekt oppvekst Konto Konto (T) Regnskap 11707 Transport reiseregninger 1 183,80 12700 Konsulenttjenester 39 861,60 14290 Moms 25% 9 965,40 SUM driftsutgifter 51 010,80 0 0 0 17290 Kompensasjon 25% moms (9 965,40) 17501 Ref. fra kommuner (fakturert) (25 191,00) 19500 Bruk av bundne fond (15 854,40) SUM driftsinntekter (51 010,80) 0 0 0 4959 Samarbeidsprosjekt oppvekst 0,00 0 0 0 21
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 22/12 14.09.12 HSJ Rådmannsgruppa 29/12 19.10.12 HSJ Arbeidsutvalget 23/12 30.10.12 HSJ Styret 23/12 09.11.12 HSJ Navn på saken Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett og rammer for (Orienteringssak, styret 09.11.12) Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (ettersendes på forespørsel): Rådmannsgruppa sak 17/12 /økonomiplan for og - budsjetteringskriterier Saksfremstilling: Ansvaret for budsjett og oppfølging av disse ligger hos verstkommunene / den kommunen som har fagansvar. Dette gir god budsjettstyring samt at det er effektivt for regionsamarbeidet. Vertskommunene har utarbeidet forslag til budsjett for / økonomiplan for de regionale samarbeidsordningene som skal behandles i regionrådet. Disse er gjennomgått og satt sammen av sekretariatet. Saken gjelder for følgende samarbeidsordninger: Fosen Regnskap Fosen Lønn Fosen IKT Kemnerkontoret for Fosen Fosen Barneverntjeneste Fosen Inkasso Fosen Låneadministrasjon Fosen Kart/GIS Sak/arkiv-programmet Helse- og omsorgsprogrammet A. eringskriterier: Det er forutsatt at samarbeidsordningene skal forholde seg til de samme budsjetteringskriterier som Fosen Regionråd. Disse ble fastsatt av Rådmannsgruppa i møte den 1. juni sak 17/12. Det ble fastsatt at følgende kriterier skal legges til grunn i budsjettene for samarbeidsordningene: Lønnsvekst: 3,5 % av gjeldende lønn pr. 1.5. Prisstigning: 3,0 % i forhold til -nivå Arbeidsgiveravgift - gjeldende sats i vertskommunene (Åfjord: 5,1 %, Bjugn, Ørland, Rissa og Leksvik: 14,1 %) Pensjon KLP samme prosent som vertskommunen bruker Videre fastsatte Rådmannsgruppa at det skulle budsjetteres med 0-vekst i kommuneandelene fra til. Dette innebærer at forventa lønns- og prisstigning fra til ikke kompenseres. B. kommentarer etter saldering av budsjettene (dvs. etter behandlingen i Rådmannsgruppa den 14.9.): Rådmannsgruppa drøfta forslagene til budsjett for tjenestesamarbeidene i møte den 22
14.9., følgende konklusjoner ble trukket vedr. budsjettene for de regionale samarbeidsordningene som skal behandles i Rådmannsgruppa: 3. Før budsjettene legges fram til endelig behandling utarbeider vertskommunene forslag til kutt som medfører reduksjon i kommuneandelene til drift i størrelsesorden 3 %. Dette kan skje enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 4. Det forutsettes at sekretariatet i regionrådet utarbeider et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. For de regionale samarbeidsordningene medfører dette følgende reduksjoner: Samarbeidsordning Opprinnelig budsjett kommuneandeler Kort oppsummering av salderingsforslaget fra vertskommunen: Reduksjon 3 % (drift) jfr. pålegg fra Rådmannsgruppa 14.9.12 Fosen Regnskap 1) 6 435 000 190 000 Reduserte lønns- og inventarkostnader Fosen Lønn 4 606 000 Foreslår ingen reduksjon. Se begrunnelse inntatt 138 000 i budsjettkommentarene. Reduksjonen finansieres ved inntekstføring fra Kemnerkontoret for fond. 4 443 000 133 000 Fosen NB! Kommuneandelene økes med kr. 333 000 fra til. Fosen IKT 8 360 000 Reduksjonen finansieres ved inntekstføring fra 250 000 fond. Fosen Reduksjon i lønnsbudsjettet. Se for øvrig 12 476 000 375 000 Barneverntjeneste budsjettkommentarene. Fosen GIS/Kart 750 000 22 000 Betaling til vertskommunen reduseres Sak/arkiv 985 000 30 000 Redusert budsjett til utviklingstiltak Helse- Reduserer på bevilgning til opplæring. Se for 271 000 8 000 /omsorgsprogram øvrig budsjettkommentarene. 1) Inkl. kr. 100.000 til investering. Vertskommunenes kommentarer til foreslåtte salderinger er inntatt i hver ordning sitt budsjett og merka med blå tekst. Økonomiske rammer (kommuneandeler) i og : Ved fastsettingen av budsjetteringskriterier vedtok Rådmannsgruppa at et for framskrives til korrigert for evt. aktivitetsendringer. et for utarbeides i -priser. Vertskommunene har i utgangspunktet lagt inn budsjettall i hht. til dette. Det antas at det er kommuneandelene i og som er interessant for deltakerkommunene. Nedenfor har vi tatt inn to tabeller som gir en oversikt over vertskommunenes forslag til rammer (kommuneandeler) i og etter at saldering (jfr. vedtak i Rådmannsgruppa den 14.9.) er foretatt: 23
Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler : SUM SUM Endring til Fosen 464 901 464 848 837 174 974 495 981 549 1 033 024 800 709 688 300 6 245 000 7 000 000-755 000 Regnskap Fosen Lønn 319 000 319 000 588 000 833 000 637 000 1 322 000 588 000 0 4 606 000 4 606 000 0 Kemnerktr. 236 522 229 240 591 047 752 967 837 156 1 056 434 606 634 0 4 310 000 4 720 000-410 000 Fosen IKT 480 000 438 000 1 076 000 750 000 660 000 3 483 000 973 000 250 000 8 110 000 8 089 000 21 000 Fosen Barnevern 450 451 407 737 1 502 799 2 178 476 2 516 315 3 298 780 1 747 442 0 12 102 000 11 292 000 810 000 Fosen Inkasso 0 0 0 0 0 0 0 0 0 242 000-242 000 Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/ Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 74 269 73 885 100 298 115 739 121 964 138 534 103 311 0 728 000 750 000-22 000 140 170 139 396 195 151 0 0 277 822 202 461 0 955 000 1 000 000-45 000 31 723 31 559 43 384 50 480 0 60 919 44 935 0 263 000 362 000-99 000 2 197 036 2 103 665 4 933 853 5 655 157 5 753 984 10 670 513 5 066 492 938 300 37 319 000 38 061 000-742 000 SUM drift 2 306 675 2 152 428 4 992 132 5 749 624 5 727 135 10 605 543 5 251 558 1 037 800 Differanse -109 639-48 763-58 279-94 467 26 849 64 970-185 066-99 500 Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler (Lønns- og prisnivå som i ): SUM SUM Endring til Fosen 556 710 556 183 961 149 1 117 549 1 132 298 1 204 248 928 563 688 300 7 145 000 6 245 000 900 000 Regnskap 1) Fosen Lønn 319 000 319 000 588 000 833 000 637 000 1 322 000 588 000 0 4 606 000 4 606 000 0 Kemerkontoret 254 797 246 951 636 713 811 143 901 837 1 138 056 653 503 0 4 643 000 4 310 000 333 000 Fosen IKT 536 000 493 000 1 248 000 1 019 000 970 000 3 897 000 1 109 000 279 000 9 551 000 8 110 000 1 441 000 Fosen Barnevern 450 451 407 737 1 502 799 2 178 476 2 516 315 3 298 780 1 747 442 0 12 102 000 12 102 000 0 Fosen Inkasso 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 74 269 73 885 100 298 115 739 121 964 138 534 103 311 0 728 000 728 000 0 140 170 139 396 195 151 0 0 277 822 202 461 0 955 000 955 000 0 53 917 53 639 73 737 85 797 0 103 539 76 371 447 000 263 000 184 000 2 385 314 2 289 791 5 305 847 6 160 704 6 279 414 11 379 979 5 408 651 967 300 40 177 000 37 319 000 2 858 000 SUM drift 2 201 439 2 108 044 4 939 984 5 655 157 5 753 984 10 679 241 5 072 851 938 300 Differanse 183 875 181 747 365 863 505 547 525 430 700 738 335 800 29 000 Sekretariatets forslag til vedtak: 1. for for følgende samarbeidsordninger vedtas: 24
a) Fosen Regnskap b) Fosen Lønn c) Kemnerkontoret for Fosen d) Fosen IKT e) Fosen Barneverntjeneste f) Fosen Inkasso g) Fosen Låneadministrasjon h) Fosen GIS (geografiske informasjonssystemer) i) Fosen Sak/arkiv (Ephorte) j) Helse og omsorgsprogram (Profil Fosen) 2. De foreslåtte rammer i legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for. 3. Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr. 250.000. Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. 4. Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Rådmannsgruppas behandling den 14.09. sak 22/12: Følgende ledere av tjenestesenter deltok i møte: o Ingjerd Harøy, Fosen Regnskap o Per Johansen, Fosen Lønn o Roy Kjeøy, Kemnerkontoret for Fosen o Robert Karlsen, Fosen IKT o Therese Guddingsmo, Fosen Barneverntjeneste o Elizabeth Brødreskift, Fosen Inkasso Lederne av tjenestesentrene gjennomgikk og redegjorde for budsjettforslagene. Det ble foreslått at eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr. 250.000. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak i møte den 14.9. sak 22/12: 1. Før budsjettene legges fram til endelig behandling utarbeider vertskommunene forslag til kutt som medfører reduksjon i kommuneandelene til drift i størrelsesorden 3 %. Dette kan skje enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det forutsettes at sekretariatet i regionrådet utarbeider et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. 25
Rådmannsgruppens enstemmige vedtak i møte den 19.10. sak 29/12: 1. Etter en grundig drøfting kom Rådmannsgruppen fram til at budsjettene for samarbeidsløsningene i blir slik det går fram av tabellene nedenfor: Tjenestesamarbeid - budsjett kommuneandeler : SUM SUM Endring til Fosen 478 201 478 148 862 774 1 003 897 1 011 749 1 064 025 825 206 711 000 6 435 000 7 000 000-565 000 Regnskap Fosen Lønn 319 000 319 000 588 000 833 000 637 000 1 322 000 588 000 0 4 606 000 4 606 000 0 Kemerktr. 236 522 229 240 591 047 752 967 837 156 1 056 434 606 634 0 4 310 000 4 720 000-410 000 Fosen IKT 480 000 438 000 1 076 000 750 000 660 000 3 483 000 973 000 250 000 8 110 000 8 089 000 21 000 Fosen Barnevern 464 372 420 337 1 549 242 2 245 800 2 594 079 3 400 726 1 801 444 0 12 476 000 11 292 000 1 184 000 Fosen Inkasso 0 0 0 0 0 0 0 0 0 242 000-242 000 Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Rissa Leksvik Småselskap Fosen Låneadm. Fosen GIS/ Kart Fosen sak/arkiv Helse- /omsorgspr SUM drift 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 74 269 73 885 100 298 115 739 121 964 138 534 103 311 0 728 000 750 000-22 000 140 170 139 396 195 151 0 0 277 822 202 461 0 955 000 1 000 000-45 000 31 723 31 559 43 384 50 480 0 60 919 44 935 0 263 000 362 000-99 000 2 224 257 2 129 565 5 005 896 5 751 883 5 861 948 10 803 460 5 144 991 961 000 37 883 000 38 061 000-178 000 SUM drift 2 306 675 2 152 428 4 992 132 5 749 624 5 727 135 10 605 543 5 251 558 1 037 800 Differanse -82 418-22 863 13 764 2 259 134 813 197 917-106 567-76 800 2. Rådmannsgruppen ber om at det også i arbeides med effektiviseringstiltak med tanke på budsjett. 3. Eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr. 250.000. Tilsvarende forutsettes det at eventuelt regnskapsmessig merforbruk blir dekket av midler som er avsatt til bundet fond drift. Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. 4. Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Arbeidsutvalgets innstilling: Styret i Fosen Regionråd tar rådmannsgruppens vedtak til orientering. Styrets vedtak: 26
ØKONOMIPLAN - : Fosen Regnskap (Vertskommune: Bjugn) Konto Tekst Regnskap 010-050 Lønnsutgifter 4 397 480 4 500 000 4 420 000 4 445 000 090-099 Sosiale utgifter 1 221183 1 424 000 1 397 000 1 397 000 100-199 Kjøp av varer og tjenester 793 697 700 000 563 000 588 000 200-240 Inventar/utstyr 143 655 126 000 115 000 115 000 270 Utviklingstiltak/Konsulenttjenester 9 165 40 000 40 000 40 000 290 Internkjøp (fra vertskommune) 76 760 60 000 60 000 60 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 6 641 940 6 850 000 6 595 000 6 645 000 620 Utfakturering av porto separat -451 931-450 000-450 000-450 000 700 Ref arbeidsmarkedtiltak -18 960 710 Sykepenger -87 898 0 0 0 750 Betaling fra kommuner/firma -6 082 964-6 400 000-6 145 000-6 145 000 790 Overført investering - Agresso 0 0 0-50 000 900 Andre renteinntekter -187 260 SUM DRIFTSINNTEKTER -6 641 940-6 850 000-6 545 000-6 645 000 Fosen Regnskap 0 0 0 0 Investeringsbudsjett: Konto Tekst Regnskap 02002 Etterslep fra 100 000 02002 Oppgradering Agresso 639 225 1 000 000 02002 Mottak og sending e-faktura 600 000 0 SUM INVESTERINGSUTGIFTER 639 225 600 000 100 000 1 000 000 07500 Overføring fra kommuner -639 225-600 000-100 000-1 000 000 SUM INVESTERINGSINNTEKTER -639 225-600 000-100 000-1 000 000 Kommentarer til investeringsbudsjettet: Vi satser ikke på noen større installeringer i Agresso i. Vi regner med å være ferdig med igangsetting/ferdigstillelse av reiseweb, skanning av hovedboksbilag og EHF i løpet av høsten. På systemsiden må vi konsentrere oss om å utnytte det vi har anskaffet så langt og best mulig utnytte de mulighetene som ligger der. I regner vi med at vi starter med å installere ny versjon av Agresso. Den kan tas mer modul for modul, og det anses å være mindre teknologiske endringer enn fra 5.4 til 5.5 og bør derfor være et atskillig enklere prosjekt. Kostnadsmessig er dette pr dags dato vanskelig å anslå, men en totalkostnad på kr. 0,5 mill. til kr. 1 mill. skulle man komme langt med. Under forutsetning av rådmannsgruppas godkjenning og tilføring av prosjektmidler, så ønsker vi høsten og i å satse på og ta i bruk et opplæringsprogram (elæring) som knyttes rett til de aktuelle skjermbildene i Agresso. Oppstartskostnad ca kr 50.000 og årlig driftskostnad ca kr 50.000. Dette er ikke innarbeidet i budsjettet. Nærmere info angående dette prosjektet er innarbeidet nedenfor under effektiviseringstiltak. Videre foreslås det å søke om skjønnsmidler til dette prosjektet Ofte blir det et etterslep på kostnader ifm med prosjekter foregående år. Det anses at vi kan få et etterslep på kostnader ifm prosjekter over til på 100.000. Vi velger derfor å sette investeringsbudsjettet til 100.000 i. 27
KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Fordeles etter faktisk timeforbruk pr. kommune og selskap. Driftsbudsjettet: Kommune: Regnskap Osen 385 250 448 000 454 700 454 700 Roan 395 250 448 000 454 700 454 700 Åfjord 706 725 819 200 823 400 823 400 Bjugn 854 350 960 000 958 600 958 600 Ørland 905 025 966 400 964 800 964 800 Rissa 976 025 1 024 000 1 014 000 1 014 000 Leksvik 665 313 793 600 786 500 786 500 Mosvik 380 675 185 000 0 0 Betaling fra "småselskap" 814 351 755 800 688 300 688 300 SUM 6 082 964 6 400 000 6 145 000 6 145 000 Fordeling investeringskostnader: Osen 10 201 102 010 Roan 10 148 101483 Leksvik 14 206 142 063 Åfjord 13 774 137 749 Rissa 19 024 190 248 Ørland 16 749 167 498 Bjugn 15 895 158 949 Sum 100 000 1 000 000 kommentarer til saldering fra vertskommunen: et er nå tatt ned med 4% fra. I og med at vi ikke har foretatt noen oppsigelser vil budsjettet etter hvert bestå kun av lønnskostnader. Vi har tenkt en utfasing av en AFP-stilling, men avventer dette fordi vi nå tar på oss nye oppdrag. Fosen Renovasjon IKS tar vi over fra 01.01. og er noe usikker på hvor mye arbeid dette etter hvert vil bety for avdelingen. Vi startet i 2005 med 25 firma og har i dag ansvaret for regnskapsføringen for 33 med samme bemanning. Dette tilsier at arbeidspresset er høyt og avdelingen blir derfor noe utsatt dersom vi får langtidsfravær. Vi kan se en innsparing på ressurser ved overgang til flere faktura pr e-post og EHF faktura, men dette ligger noe fram i tid. Dette kan også tilsi at vi kan ta på oss nye oppdrag. Usikre poster: Det kan se ut som lønnsposten er noe for lavt budsjettert da lønnsforhandlingene pr dags dato ikke er ferdigstilt. Vi har en stor post når det gjelder kontormateriell. Denne posten består bl.a. av kostnader til fakturablanketter, toner til skrivere og ringpermer. For utgjorde dette kr 90.000 og pr dags dato så har vi allerede brukt kr 50.000. Posten for serviceavtaler er også en usikker post fordi vi ved "dataproblemer" kan være nødt til å bruke konsulenttimer som ikke inngår i brukerstøtteavtalen. Denne posten kan det derfor være vanskelig å forutse størrelsen på. I tillegg har vi en del faste serviceavtaler her for 28
kopimaskiner, Finale årsoppgjør (årsoppgjørsprogram for AL/AS) og Account Match (bankavstemmingsprogram). Fosen regnskap har ikke avsatt overskudd for tidligere år - men har valgt å la dette gå tilbake til brukerne. Vi har derfor ingen fondsmidler som vi kan legge inn i budsjettet pr dags dato. Konsekvenser med framsendte budsjett: Vi har redusert overtidsbruken. I årsoppgjøret har det vist seg at det er nødvendig med en del overtidsgodtgjøring for å få levert regnskapene til riktig tid. Regnskapene vil høyst sannsynlig bli forsinket ved å fjerne denne budsjettposten. Vi har ikke noen midler avsatt til kurs og utvikling. Å drive med utviklingsarbeid innenfor enheten anses som høyst nødvendig for å være konkurransedyktig. Dessuten går dette mot kommunens mål om å være en lærende kommune. Å innhente anbud på kommunenes forsikringer har vært utført ved Fosen regnskap. Denne anbudsprosessen har vært en krevende jobb. Denne jobben blir nå faset ut ved avdelingen da vi ikke ser noen mulighet for å innpasse dette i budsjettet. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak i møte den 1. juni sak 17/12. B. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Ved Fosen regnskap er det 11 ansatte og til sammen 9,95 årsverk. I har vi hatt ansvaret for regnskapsføringen for 28 firma. Vi har i tillegg avsluttet/utført årsregnskap for Mosvik kommune, Mosvik kirkelige fellesråd og Gode Sammen AS. Rissa kommune fører regnskapet for Rissa Utvikling KF, Fosen renovasjon IKS, Rissa kirkelige fellesråd og Rissahallen KF. Vi skanner og remitterer for de tre førstnevnte. 29 Fra og med 01.01. vil vi ta over regnskapsføringen for Fosen renovasjon IKS. Vi ser en utvikling mot at kommunene overlater flere og flere at sine økonomioppgaver til Fosen Regnskap. Med økende antall oppgaver og innfasing av nye moduler/prosjekter - så anses det ikke å være noen mulighet pr dags dato og kutte i bemanningen. Vi ser at det skal svært korte fravær til før vi blir hengende etter med oppgavene. Avdelingen hadde fram til 1. april en ekstra ressurs via NAV-systemet. Vi har en ansatt som jobber to dager i uka - AFP-ordningen - denne stillingen vil ved fratreden ikke bli erstattet. C. Arbeidsmiljøtiltak Arbeidsmiljøet ved Fosen regnskap anses å være godt og det er svært lite sykefravær. D. Kompetansebehov og planlagte opplæringstilta De ansatte har etter hvert opparbeidet god kompetanse, men det vil hele tiden være behov for å holde seg oppdatert i gjeldende regelverk. I har vi jobbet med innfasing av moduler for å kunne ta imot e-faktura. Dette fungerer, men det er ikke mange firma som benytter dette enda. Vi har begynt å få forespørsler om vi kan sende ut e-faktura, og vi blir derfor nødt til å framskynde denne prosessen. Fokus blir nå å utnytte teknologien som vi har investert i og som vi planlagger å investere i. E. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket
30 Det er utferdiget tjenesteavtaler og egne serviceavtaler for å regulere tjenesteleveransen. Vi har vært på besøk i en del kommuner i løpet av, og dette er en ordning både vi og kommunene er fornøyd med. Vi har som mål og fortsette dette arbeidet i. Da setter vi fokus på problemstillinger og forbedringer som vi kan oppnå mellom leverandør og tjenestemottaker. F. Forbedrings- og effektiviseringstiltak drift : Det er presisert fra rådmannsgruppa at arbeidet med budsjett/økonomiplan for og så må tidligere konklusjoner som er trukket i forhold til å synliggjøre effektiviseringstiltak/ kostnadsreduserende tiltak følges opp. Dette er forsøkt listet opp nedenfor. I budsjettet er kostnadene tatt ned i ordinær drift samt at det ikke er budsjettert med noen inntekter angående overføring fra drift til investering. Vi har fortsatt en utfordring i å ta inn inntektene etter Mosvik sin uttreden. Ressursmessig var ikke Mosvik den mest krevende kunden, og vi har fått en del "erstatninger" - jfr. punkt H nedenfor. Vi vil fremme forslag til tiltak som vi anser kan gjøre oss mer effektive og kostnadseffektive, både når det gjelder forbedring av rutiner og arbeidsfordeling mellom tjenestesenter og tjenestekjøper samt være en forbedring av arbeidsprosesser og rutiner internt i samarbeidsordningen. Vi tenker da på et e-læringsverktøy. Vi har fått et svært godt tilbud fra Evry om å være referansekunde. Dette tilbudet har vi ikke så lenge, derfor må vi "handle raskt". Dette verktøyet er koblet direkte til menyen i Agresso, og man behøver ikke å logge seg på noe eget program for å finne beskrivelse av hvordan man f.eks. skal attestere et bilag steg for steg. En "link" vil angi fremgangsmåte. Status kompetanse og internsupport for Fosen Regnskap Systemansvaret for Agresso er tillagt Fosen Regnskap og mange henvendelser som mottas er spørsmål om bruk av systemet. Mange av henvendelsene bærer preg av at det ved tildeling av nye oppgaver ikke er gitt den nødvendige opplæring i hvordan oppgaven skal utføres. Avhengig av hovedansvarsområde, er også kunnskap om funksjonalitetene i Agresso varierende hos de som er ansatt i Fosen Regnskap, og tidsbruk i forbindelse med slike henvendelser varierer. Mange spørsmål gjelder oppgaver som ikke utføres av Fosen Regnskap, for eksempel attestering og anvisning av bilag. Dette medfører en risiko for feilinformasjon. Andre brukere med for lite opplæring utfører oppgaven uten å rådføre seg med noen. Dette medfører for eksempel feil bruk av mva-koder, konteringsfeil og fakturaer som ikke betales rettidig. Mye av dette fanges opp i kontroller ved Fosen Regnskap, som bruker tid på korrigering av bilag, samt henvendelser til brukere som de ser har behov for informasjon. Ved oppgradering til versjon 5.5 av Agresso i juni 2010 ble det utarbeidet kursdokumentasjon og rutinebeskrivelser for bla. attestanter og anvisere. Det ble gitt tilbud om kurs i Bjugn slik at hver kommune kunne få en opplæring av noen brukere som igjen skulle stå for den videre opplæringen og distribusjon av kursdokumentasjon ute i kommunene. De skulle også ha et ansvar for opplæring av nyansatte. Henvendelser som mottas viser at dette ikke har blitt satt i system og at opplæringen er tilfeldig. Noen får den nødvendige opplæringen, mens andre knapt får info om påloggingsprosedyre. Stadig flere forsystemer hvor filer skal sendes til og fra Agresso tas i bruk. Manglende opplæring gjør at det ofte er feil i data i filene. Dette medfører stopp i automatiske
prosesser, tidsbruk på feilsøking og med påfølgende manuell behandling. Også en oppgave Fosen Regnskap bruker mye tid på. Kompetanse og internsupport - utfordringer og mulig heter Behovet for opplæring av brukere er stort og vil væ re økende. Trenden for videre versjoner av Agresso er at stadig flere oppgaver ka n utføres fra Agresso Self Service, noe som igjen medfører et økende antall web-brukere. Br ukerne kan da selv registrere ulike typer data på web som viderebehandles av bla. Fosen Lønn og Fosen Regnskap i Agresso. Verktøy som arbeidsflyt og varslinger i IntellAgent kan benyttes for og overvåkning av dataflyten. For å kunne ta ut en effektiviseringsge vinst ved bruk av nye moduler og rutiner, er det nødvendig at alle får den nødvendig e opplæring for oppgaven de skal utføre, at de får samme informasjon og at samme rut ine benyttes av alle i Fosenregionen. Geografiske avstander tilsier at opplæring som vedr ører mange brukere, eksempelvis elektronisk reiseregning, bør skje ute i kommunene. Kompetanse og internsupport - forslag om å kjøpe el æringsverktøyet ewiz Vi har fått tilbud på elæringsverktøyet ewiz fra E vry. Prisen gjelder kjøp av produktet for egenproduksjon av e-guider. Det inkluderer en l isens for et ubegrenset antall brukere og opplæring i bruk av verktøyet. Det gis en reduks jon i prisen hvis Fosen kommunene vil være referansekunde for produktet, og for å oppnå g itt pris fordres det en snarlig avgjørelse. Tilbudet beskriver E-læring som en anerkjent metode for å sikre god opplæring av et stort antall brukere. Ved egenproduksjon av e-guider, kan eksisterende kursdokumentasjon og rutinebeskrivelses legges direkte inn i programmet og bearbeides til e-guider. Verktøyet gjør det mulig å bryte ned lengre prosesser i sekve nser slik at det kan benyttes i forbindelse med kurs, som del av et kurs og som rep etisjon. Den enkelte kan da velge nivå for beskrivelse av en prosess, en meny som kort bes kriver trinnene i prosessen eller en video som viser detaljene i sekvensen trinn for tri nn. For Fosenregionen vil ewiz i første omgang være et verktøy for å sikre kvaliteten på opplæring til mange brukere med mulighet for egenre petisjon ved behov. Videre vil det kunne benyttes for rutinebeskrivelser av oppgaver i nnen følgende områder: Agresso Økonomi, Agresso Lønn og Personal, ephorte, ekko, Forsystemer, IKT. Sporadiske brukere vil finne aktuell guide for å få hjelp der og da via sin egen PC mens mer avanserte brukere kan ha nytte av rutinebeskriv elser innen fagområder de kommuniserer med gjennom Agresso. Tiden som blir brukt til opplæring bør bli kortere enn tradisjonelle kurs fordi den er mer målrettet mot de funksjonene den enkelte bruker har behov for å kunne. Guidene vil kunne bidra til en gjennomgående og enh etlig arbeidsmetodikk i avdelingene og kommunene i Fosenregionen. Alle brukere vil ha t ilgang til en veiledning som er kvalitetssikret. Korrekt utførte oppgaver vil redus ere tiden som benyttes til feilretting og informasjon, tid som kan benyttes til å ta i bruk u benyttede funksjonaliteter i Agresso og andre systemer. Korrekte data i mottatte filer vi g i mulighet for videreutvikling av automatisering av prosesser. Som med alle andre verktøy må ewiz benyttes for å g i en effektivisering. I tillegg til pris for kjøp av verktøyet må det settes av ressurser ti l å jobbe med det. Et godt verktøy gjør det på ingen måte gratis å benytte egne superbruker e til internopplæring. Produksjon av egen e-guider er heller ikke venstrehåndsarbeid som kan tas i tillegg til allerede pålagte oppgaver. Et prosjekt med innkjøp og bruk av ewize må ta høyde for kostnader knyttet til ressursbruk, bla.: En plan for hva verktøyet skal benyttes til 31
Opplæring av brukere som ønsker å benytte det og vi dereutvikle det Gjennomgang og dokumentasjon av prosesser Produksjon av e-guider Vedlikehold og ajourhold ved endringer Opplæringsplaner Info og distribusjon Dersom vi bestemmer oss for dette verktøyet - påløp e en oppstartskostnad på ca kr 50.000. Dette er foreløpig ikke lagt inn i budsjetet for (investeringsbudsjettet). Det vil da bli en årlig driftskostnad på tilsammen kr 50.000 med et ubegrenset antall brukere. Dette er et svært godt tilbud. Det foreslås å søke om skjønnsmidler for samt søke om opplæringsmidler i KS. Søknadene går via Fosen regionråd, da dette er tilt ak som vil omfatte hele regionsamarbeidet. Mer informasjon om elæring og ewiz er inntatt i søk nad om skjønnsmidler som behandle som egen sak i regionrådet. Beskrivelse av tiltaket/tiltakene og forventa resu ltat 2. E-læring og rutiner: I forbindelse med utvikling av Agresso og annen programvare så vi ser behovet for å bli flinkere ti l å bruke det verktøyet som er innkjøpt. I alle slike store innkjøp så vil det lig ge en risikofaktor knyttet til innkjøpet ved at brukerne ikke lærer seg å ta i bru k verktøyet det er investert store summer i. Vi viser til egen beskrivelse og ti lbud. 3. Mottak og sending av faktura: Vi kan nå ta imot faktura pr e-post - dette gjør at de går direkte i skanner uten å måtte skannes manuelt. Men det er for få kunder som benytter seg av det enda til at vi kan se så store besparselser. Det er i løpet av installert og satt i drift m uligheten for mottak av e- faktura. Arbeidet med også å sende ut e-faktura vil framskyndes. Det er satt av midler i investering til dette arbeidet. Når det gj elder utsendelse av e-faktura så er dette svært lite benyttet av våre kunder - men v i anser at dette vil tilta etter hvert 4. Skanning av hovedboksbilag: På skannesida er det jobbet med en løsning for skan ning av hovedboksbilag. Bjugn er satt opp som testkommune så langt. Vi er noe usikre på om dette kan gi oss noen gevins t. Det kan heller se ut som det blir merarbeid med å skanne inn alle bilagene. Dette får vi høste erfaringer med etter hvert og forsøke å finne en løsning som g ir oss størst effektiviseringsgevinst. Hensikten er at man kan ta opp bilagene på samme måte som et skannet bilag. 5 Vi har i løpet av mistet en del inntekter i og med at Mosvik kommune er trådt ut av samarbeidsordningen - og som følge av d ette også Mosvik kirkelige fellesråd. Gode Sammen AS er også opphørt. Vi tar over regnskapsføringen for Fosen Renovasjon IKS fra 01.01.. Valsneset eiendom og industriselskap har vi tatt in n igjen fra 01.09. Vi har pr dags dato innvilget 10% reduksjon i en st illing pga omsorg for små barn. Denne stillingen er budsjettert med 100%. Vi har muligheter for å fase ut en AFP stilling på 35% - eller skaffe oss flere "kunder". Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Vi anser at vi kan høste gevinster ved å ta i bruk e-guider og e-læringsverktøy Mottak av bilag pr e-post og e- faktura vil spare oss for timer brukt til skanning. Også i kroner og øre for den enkelte kommune fordi gebyr på disse faktura vil falle bort. Vi har ingen erfaring med skanning av hovedboksbilag ennå - så forventet tidsbruk er derfor vanskelig å stipulere. Vi må se på muligheten for å ta på oss oppgaver eller skaffe oss flere kunder G. Utviklingstiltak drift - : o Utnyttelse av teknologien - nytte Intel-Agent der dette er mulig (hendelser) 32
- utvikling av rapporter for kontroller av korrekte regnskapsdata - optimalisering av automatisk filbehandling o Skanning av hovedboksbilag o Utsendelse av e-faktura o Intern fakturering o Utarbeidelse av felles portal for rutinebeskrivelser (e-læring) o Oppgradering av Agresso i H. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana: Mosvik har trådt ut av samarbeidsordningen - det samme da med Mosvik kirkelige fellesråd. Gode Sammen AS er også opphørt som selskap. For disse firmaene har vi kun utferdiget årsoppgjør i. Dette har gitt oss en utfordring i å skaffe oss tilsvarende inntekter. Vi har fått inn Fosen brann- og redningstjeneste IKS i - samt at vi har fått tilbake Valsneset industri og eiendomsselskap fra 1. september. Rissa kommune fører pr dags dato regnskap selv for følgende firma - Rissa kirkelige fellesråd, Rissa Utvikling KF, Fosen Renovasjon IKS, Rissahallen KF. Vi skanner bilagene og remitterer for de tre førstnevnte. Vi tar imidlertid over regnskapsføringen for Fosen renovasjon IKS fra 01.01., slik at dette vil gi oss noen større inntekter. Der kan det se ut som arbeidsmengden over tid vil øke noe etter hvert som de ønsker å legge oppgaver over til oss. Dette har ført til at vi for har fått en økning i kommuneandelene vedr. drift av Fosen Regnskap på ca kr 20.000,- pr kommune sammenligna med. Lavere investeringsbeløp i sammenligna med gjør at kommuneandelene totalt sett går ned. 33
ØKONOMIPLAN - : Fosen Lønn (Vertskommune: Åfjord) Konto Tekst Regnskap *) 010-050 Lønnsutgifter 3 301 590 3 297 000 3 370 000 3 370 000 090-099 Sosiale utgifter 719 120 773 000 785 000 785 000 100-199 Kjøp av varer og tjenester 300 829 384 000 311 000 311 000 200 Inventar/utstyr 78 739 67 000 55 000 55 000 270 Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) 69 562 85 000 85 000 85 000 429 Moms - kompensasjonsordning 263 62 000 62 000 62 000 540-550 Avsetning til fond 200 000 0 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 4 670 103 4 668 000 4 668 000 4 668 000 700-710 Statlige tilskudd og refusjoner - 83 731 0 0 0 729 Ref. av moms - drift - 263-62 000-62 000-62 000 750 Betaling fra kommuner - 4 586 109-4 606 000-4 606 000-4 606 000 260 SUM DRIFTSINNTEKTER - 4 670 103-4 668 000-4 668 000-4 668 000 Fosen Lønn 0 0 0 0 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Kostnadene fordeles etter faktisk timeforbruk pr. kommune og selskap. Kommune: Regnskap Osen 323 183 319 000 319 000 319 000 Roan 314 552 319 000 319 000 319 000 Åfjord 501 078 588 000 588 000 588 000 Bjugn 753 774 833 000 833 000 833 000 Ørland 603 211 637 000 637 000 637 000 Rissa 1 340 203 1 322 000 1 322 000 1 322 000 Leksvik 555 741 588 000 588 000 588 000 Mosvik 362 982 0 0 0 Betalt av "småselskap" 1) 40 278 Mindreforbruk (avregnes i ) 145 715 SUM 4 649 287 4 606 000 4 606 000 4 606 000 1. Betaling fra småselskap med unntak av Ørland Kultursenter er ikke utskilt, men ligger inne i kommunebeløpene Kommentarer til saldering fra vertskommunen: Innledning Fosen lønn ivaretar lønnsfunksjonen for 7 kommuner og 18 øvrige virksomheter. Totalt sett ble det utbetalt lønn til 6.173 personer i. Fosen lønn ønsker å være en kompetent, effektiv og attraktiv leverandør av lønnstjenester til våre samarbeidspartnere. For å sikre dette må virksomheten ha gode verktøy, kompetente og motiverte medarbeidere og et godt samarbeid med våre kunder. Dette synes viktigere i tiden som kommer siden lønnskompetansen forvitrer i kommunene og det synes som om at kapasiteten innenfor personalfunksjonen i kommunene reduseres. 34
Fosen lønn sine budsjetter i de 3 siste år 2010 Inntekter Kommuneandeler 4 578 000 4 735 000 4 606 000 Andre inntekter (ref mva) 65 000 67 000 62 000 Utgifter Sum utgifter 4 643 000 4 802 000 4 668 000 Sum 0 0 0 et og kommuneandelene for Fosen lønn ble fremskrevet med 3,4 % fra 2010. Fra ble budsjettet redusert i sin helhet med andelen fra Mosvik kommune. Dette utgjorde en innsparing på kr 284 100 i -tall. Etter Fosen lønn sin oppfatning har Fosen lønn vært lojal mot tidligere innsparingstiltak, men har nå kommet til et kritisk nivå i forhold til å kunne opprettholde tjenestetilbudet. Fosen lønn sin virksomhet for Fosen lønn er i gang med, og står overfor, flere større utviklingsprosjekter i tiden som kommer. De viktigste er: Innføring av elektroniske reiseregninger Innføring av elektroniske reiseregninger er et prosjekt som har pågått over noe tid. Etter å hatt pilotdrift i Bjugn og Rissa, holder rutiner på å bli etablert og vi er etter hvert klar for utrulling i Åfjord, Roan og Osen, før Ørland og Leksvik kommer inn til slutt. Oppsett av tekniske løsninger, etablering av rutiner, arbeidsflyt, samt opplæring i kommunene er ressurskrevende, og samtidig nødvendig for å få et godt resultat på sikt. Denne jobben vil gå langt ut i før alt er på plass. Innføring av elektronisk turnus- og timelistesystem Arbeidsgruppen for innføring av elektronisk turnus- og timelistesystem er i sluttforhandlinger med aktuelle leverandører med sikte på endelig valg av leverandør for levering av system til kommunene på Fosen. En viktig del av arbeidet med innføringen av systemet er integrasjon mot lønnssystemet, etablering av nye rutiner, arbeidsflyt og opplæring. Fosen lønn vil være en viktig bidragsyter for et godt resultat, samtidig som vi ser at dette er tidkrevende i en implementeringsfase. Fosen lønn har satt av midler på fond, jf behandlingen av tidligere års regnskaper. Dette er midler som er avsatt i den hensikt å kunne ta investerings- og implementeringskostnader knyttet til innføring av nytt elektronisk turnus- og timelistesystem. Investeringskostnadene basert på innkomne tilbud ligger i intervallet kr 439.000 til kr 1.220.000. Sett i lys av dette er det trolig et behov for å måtte skyte inn mer midler enn de kr 500.000 som er gitt til prosjektet i skjønnsmidler. En tapping av fond nå, vil sannsynligvis medføre at disse pengene må hentes inn fra kommunene igjen ved implementeringen av nytt turnussystem. Oppfølging av våre eierkommuner Fosen lønn opplever stadig flere henvendelser knyttet til lønnsrelaterte forhold, pensjon og personalmessige spørsmål. For Fosen lønn er det viktig å kunne svare på spørsmål når man besitter kompetansen, samtidig kan god oppfølging av våre kunder være en god investering, da dette bidrar til at ting gjøres riktig fra første stund. Dette er imidlertid tidkrevende og vi ser at det er utfordrende å kunne bistå alle i en travel hverdag. Oppsummering: 35
Med bakgrunn i ovenstående vil vi fra Fosen lønn sin side be om at rådmannsgruppen fastholder opprinnelig innsparingskrav når det gjelder budsjettet til Fosen lønn om en videreføring av nivået på kommuneandelene fra til. En nedskjæring i en periode der to større utviklingsprosjekter knyttet til reiseregninger og elektronisk turnussystem er i gang er uheldig. Samtidig vil bruk av avsatte fondsmidler som egentlig er tiltenkt brukt på innføring av elektronisk timeliste-/turnussystem føre til at disse midlene må hentes inn fra kommunene på nytt ved implementering av dette systemet. Fosen lønn ber derfor om at Fosen regionråd holder seg til budsjettforutsetningene i brev av 15.06., og slutter seg til forslaget til økonomiplan for Fosen lønn som ble oversendt 24.08.. For Fosen lønn innebærer dette i seg selv en innsparing på ca 160.000 kroner, dersom man legger til grunn en pris- og lønnsvekst på 3,5 % fra -. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til et er satt opp i henhold til rådmannsgruppens vedtak om nominell fremskriving av budsjettet fra. Sett i lys av en pris og kostnadsvekst på minimum 3,5 % betyr dette en reell innstramming på over kr 160.000. Dette er mye i en liten enhet. Denne innsparingen må også sees i lys av at Fosen lønn fulgte opp rådmannsgruppens vedtak når det gjelder inneværende års budsjett om at Mosvik kommune sin uttreden ikke skulle få betydning for kostnadene til de øvrige kommunene. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Reduksjonen i stillingsandeler har ført til en knapphet i bemanningen i Fosen lønn, noe som har ført til en presset arbeidssituasjon. Det er grunn til å håpe at innføring av elektroniske reiseregninger og elektronisk timeliste-/ turnussystem vil bedre situasjonen, men i en overgangsperiode er arbeidspresset svært høyt. Fosen lønn erfarer at personalstyringsressursene i kommunene også er redusert, noe som gir en økning i antall direkte henvendelser og merarbeid som følge av større mangler i lønnsgrunnlagene. D. Arbeidsmiljøtiltak Tjenestesenterets ansatte betegner selv arbeidsmiljøet som bra. Et høyt arbeidspress og mye stillesittende arbeid gjør at ressurser prioriteres på å sørge for at hver enkelt medarbeider har en godt tilpasset arbeidsplass. Virksomheten er sårbar når det gjelder fravær, siden vikarer må ha en god del opplæring på system og rutiner før de kan ivareta oppgaver på Fosen lønn. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Fosen lønn vil etter hvert være et ledende miljø innenfor lønnsarbeid på Fosen og særlig innenfor lønn i offentlig sektor. Det er viktig at Fosen lønn besitter nødvendig kompetanse, både for å utvikle egen virksomhet og for å kunne bistå våre samarbeidspartnere i kommunene i forhold til lønnsrelaterte spørsmål. Dette krever en individuell oppfølging og oppbygging av kompetanse for den enkelte medarbeider slik at Fosen lønn samlet sett, og på en profesjonell måte, kan tilby våre kommuner de tjenester og den oppfølging som er ønskelig. Fosen lønn vil videreføre en kontinuerlig oppdatering av våre medarbeidere i forhold til de endringer som til enhver tid skjer på lønnsområdet. 36
F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket I stor grad oppleves samhandlinga mellom kunde og leverandør som god. Men, tjenestesenteret ser et klart behov for å frigjøre tid til mer rådgivning og veiledning. Fosen lønn ønsker å møte kommunene gjennom årlige oppfølgingsmøter for å avstemme rutiner og forventninger mellom kommunen og lønningskontoret. G. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak - drift : Beskrivelse av tiltaket (med særlig fokus på hva man vil oppnå ved å gjennomføre tiltaket) 1. Innføring av elektronisk og desentralisert registrering av variabel lønn. Dette gjelder reiseregninger, men også timelister. Dette forutsettes å gi en dreining av arbeidsoppgaver fra manuelt punchearbeid til kvalitetssikring. 2. Målrettet kompetansegjennomgang og oppbygging i forhold til behov, for å yte bedre og mer effektive tjenester og utvikle rådgivning og oppfølging overfor våre kunder. 3. Gjennomgang av lønnssystemet med sikte på å ta ut effektiviseringspotensiale. Gjøres ved kritisk gjennomgang, både alene og gjennom etablering av brukergrupper sammen med andre brukere av Agresso lønn Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for Effektivisering forutsettes når systemene og nye rutiner er innarbeidet. 37
ØKONOMIPLAN - : Kemnerkontoret for Fosen (Vertskommune: Leksvik) Konto Tekst Regnskap 010-050 Lønnsutgifter 3 142 222 3 305 000 3 420 000 3 420 000 090-099 Sosiale utgifter 928 265 1 070 000 1 110 000 1 110 000 100-199 Kjøp av varer og tjenester 406 032 745 000 713 000 713 000 200 Inventar/utstyr 124 471 50 000 50 000 50 000 540-550 Avsetning til fond 601 913 0 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 5 202 903 5 170 000 5 293 000 5 293 000 620-650 Salg av varer og tjenester -385 022-250 000-350 000-350 000 700-710 Statlige tilskudd og refusjoner -87 815 0 0 0 750 Ref. fra kommuner -4 094 064-4 720 000-4 310 000-4 643 000 770 Ref. fra Leksvik kommune -636 000 940-950 Bruk av fond 0-200 000-633 000-300 000 260 SUM DRIFTSINNTEKTER 5 202 901-5 170 000-5 293 000-5 293 000 Kemnerkontoret for Fosen 0 0,00 0 0 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 10 % av den totale kostnad deles likt mellom kommunene. Den resterende andelen (90 % av den totale kostnaden) fordeles med 80 % etter folketall og den resterende 20 % etter antall arbeidsgivere som leverer lønns- og trekkoppgaver. Kommune: Regnskap Osen 243 592 255 778 236 522 254 797 Roan 232 656 248 144 229 240 246 951 Åfjord 627 274 636 446 591 047 636 713 Bjugn 791 027 814 389 752 967 811 143 Ørland 876 600 909 617 837 156 901 837 Rissa 1 111 447 1 145 951 1 056 434 1 138 056 Leksvik 635 934 656 570 606 634 653 503 Mosvik 211 470 53 105 0 0 SUM 4 730 000 4 720 000 4 310 000 4 643 000 Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Det er viktig å merke seg at bruken av fondsmidler er økt fra 200 000 i til 633 000 i og 300 000 i. Dette medfører at kommuneandelene vil øke betydelig allerede fra og enda mer i 2015 i og med at avsatte fondsmidler da er oppbrukt. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til Det er lagt inn økning i lønn ( 3,5 % ), og de konsekvenser dette vil få for pensjonsinnskudd og arbeidsgiveravgift. Øvrige poster er tilnærmet uendret fra budsjettet. 38
C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) 8 ansatte og 7,6 årsverk. Det ble i løpet av 2010 redusert med 0,5 årsverk, dette for å være forberedt på at Mosvik skulle fases ut i løpet av. Det er derfor ikke mulig å redusere ytterligere. D. Arbeidsmiljøtiltak Ingen tiltak planlagt. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Det er kontinuerlig behov for opplæring og kompetanse økning. Det er budsjettert med 50.000 i til kurs / opplæring. F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket. Det er av forklarlige årsaker lite samhandling mellom vertskommune og samhandlingskomunene. G. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana: Det er i noe tid signalisert økt fokus på arbeidsgiverkontroll fra skattedirektoratet. Kemnerkontoret har foretatt en omrokkering for å forsøke å imøtekomme disse krav. 39
ØKONOMIPLAN - : Fosen IKT (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Regnskap 010-050 Lønnsutgifter 3 076 318 3 379 000 4 000 000 4 725 000 090-099 Sosiale utgifter 855 416 760 000 1 126 000 1 288 000 100-199 Kjøp av varer og tjenester 2 265 673 2 920 000 2 333 000 2 343 000 200 Inventar / utstyr 28 703 0 0 0 270 Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) 275 125 0 0 0 540-550 Avsetning til fond *) 1 483 448 1 034 000 901 000 1 195 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 8 163 643 8 093 000 8 360 000 9 551 000 710 Ref. fra andre -2 074 0 0 0 750 Ref. fra kommuner 8 161 569-8 093 000-8 110 000-9 551 000 940-950 Bruk av fond til drift 0 0-250 000 0 260 SUM DRIFTSINNTEKTER -8 163 643-8 093 000-8 360 000-9 551 000 Fosen IKT 0 0 0 0 *) Avsetning til bundne fond jfr. vedtatt budsjetteringsprinsipp i forbindelse med budsjettet for 2010: Bundet fond investering: avsetning i kr. 901 000 og kr. 1 023 000 i Bundet fond drift: avsetning i kr. 0 og kr. 172 000 i Vi velger og ikke sette av til bundet fond - drift for da avsetninger av overskudd til driftsfond fra tidligere år er store nok. Dette kan også vurderes for når dette behandles på nytt i. Investeringsbudsjett: Konto Tekst Investeringer 885 000 901 000 1 023 000 Avsetning investeringsfond 0 0 0 SUM INVESTERINGSUTGIFTER 885 000 901 000 1 023 000 950 Bruk av bundne driftsfond/investeringsfond -885 000-901 000-1 195 000 SUM INVESTERINGSINNTEKTER -885 000-901 000-1 195 000 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: (vedtatt i forbindelse med budsjettet for 2010) Tjenestekatalogen legges til grunn for prising pr. kunde. Det bygges på to hovedprinsipper: a) Selvkost. Dette betyr en lav timepris, samt at det er innberegnet svært lite tid til annet enn drift. Dette fordi Fosen IKT vil være en tilnærmet ASP-leverandør. b) Prisstruktur er ut fra grunnkost, driftstid, antall applikasjoner og det antall brukere/klienter den enkelte kommune har mot den enkelte applikasjon. Dette gir et reelt kostnadsbilde for den enkelte kommune sett ut ifra hva den enkelte kommune har bestilt av tjenester. Tjenestekatalogen beskriver: a) Hvilke tjenester som skal leveres den enkelte kommune til hvilken kostnad. b) Ressursbehov for administrasjon og tjenesteleveranser. 40
c) Et konsept som bygger på at jo flere som benytter applikasjonene desto billigere blir det for den enkelte kommune. Kommune: Regnskap Osen 497 996 506 000 468 000 524 000 Osen, tilleggstjenester 24 825 12 000 12 000 Roan 316 366 388 000 427 000 482 000 Roan, tilleggstjenester 6 000 11 000 11 000 Åfjord 897 164 1 159 000 1 044 000 1 216 000 Åfjord, tilleggstjenester 32 500 32 000 32 000 Bjugn 503 034 818 000 750 000 1 019 000 Bjugn, tilleggstjenester Fosen Regnskap 12 000 Ørland 312 778 582 000 660 000 970 000 Rissa 3 393 702 3 234 000 2 683 000 3 096 000 Rissa, tilleggstjenester 122 000 800 000 800 000 Leksvik 1 213 802 1 120 000 945 000 1 081 000 Leksvik, tilleggstjenester 28 000 28 000 Mosvik 253 548 0 0 0 Betalt av "småselskapene" under: Fosen Renovasjon 68 196 49 000 55 000 Fosen Regionråd 26 128 24 000 27 000 Fosen Regionråd, tilleggstjenester 8 000 1 000 1 000 Fosen Regionråd, fellesprosjekt Feide i skolene 232 500 Fosen DMS 25 306 30 000 33 000 Fosen DMS, Felles prosjekt Digitale Fosen 40 000 Fosen Kommunerevisjon 21 226 21 000 24 000 Rissa Utvikling 64 468 48 000 55 000 Rissa Kirkelige Fellesråd 90 030 77 000 84 000 SUM 8 161 569 8 093 000 8 110 000 9 551 000 Kommentarer til salderingsforslaget fra vertskommunen: Fosen IKT foreslår at kuttet tilsvarende kr 250 000 tas fra driftsfond, da kommunene trolig vil beholde sine driftstjenester i. Leder Fosen IKT er betenkt over måten dette gjøres på da det underminerer alt som er vedtatt tidligere med tanke på hva som ligger til grunn for utarbeidelse av budsjettet for tjenestesenteret Fosen IKT. Dette må være en engangsforeteelse. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til et for er vesentlig under budsjettrammen i økonomiplana for og. Da var budsjettrammen på kr 8 999 000 for og den blir nå kr 8 360 000. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Bemanningen har i første halvår vært 7 personer i tjenestesenteret. Pr august er tjenestesenteret bemannet med 6 personer. Ansettelse i ledig stilling vil skje så raskt som mulig og etter at Rissa kommune finner større kontorlokaler til Fosen IKT. Videre ønsker Fosen IKT å ansette ytterligere en dataingeniør i løpet av eller i og at denne 41
42 finansieres ut med tidligere avsetninger i dri ftsfond. Denne ansettelsen forklarer veksten i budsjettet i i forhold til budsjette t for. D. Arbeidsmiljøtiltak Rissa kommune vil i løpet av høsten finne stø re kontor lokaler til Fosen IKT i Rissa Rådhus. Dagens kontorer er for små for dagens aktiv itet og har for dårlig luftkvalitet. Fosen IKT har et nærvær på 99,1 % i første halvår. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Kurs og utdanning gis etter enhetens behov. Deler a v denne utdanningen gis i form av fjernstudier hos HiST. Dette er billigere for arbei dsgiver og gir mer igjen både til den enkelte i form av studiepoeng og bedre studier enn tradisjonelle kurs. F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommun ene og ting av betydning for samarbeidstiltaket. Fosen IKT erfarer at samarbeid direkte med de ulike faggruppene samt de enkelte tjenestesentrene blir stadig mer viktig for å avkla re deres behov og forventninger til IKTsystemene. G. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklings tiltak : Vi forsøker hele tiden å jobbe smartere og drifte s å rasjonelt som mulig. Vi erfarer at vi drifter stadig flere systemer og komponenter uten a t bemanningen øker tilsvarende. Et potensielt område for mulige innsparinger er på lis enskostnader. Her kan vi foreta vurderinger om vi kan velge andre lisensformer samt teste ut andre produsenter av tilsvarende systemer/tjenester som ikke krever lise ns pr klient som skal kommunisere med tjenesten (også kalt Cal). Dette kan gi besparelser i lisenskostnader ut i den enkelte kommune og i noen grad hos tjenestesenteret. Nye driftsoppgaver i løpet av og Funksjon Antall brukere klienter Årlig driftspris i kr Økt ant servere SCCM Driftsverktøy for PC er Ca 1000 1 Airwatch Driftsverktøy for nettbrett og Ca 50 Ca 40.000 1 smarttelefoner Risk Manager Mer omfattende installasjon etter Ca 2200 +24.000 1 oppgradering Nye Enterprise kunder i Nesten full drift for Osen og Roan. Gradvis mer for Åfjord og Leksvik Klienter Stadig mer sentralisert klientdrift for flere kunder Nettverk Stadig flere ønsker at Fosen IKT drifter deres nettverkselektronikk (Routere, svitsjer, trådløsbaser, brannmurer.) Profil kom/link Ny mail server Hjemmekontor sikker sone Intern og sikker sone Bjugn Felles meldingsserver innen helse. Oppgradering av epost servere 1300 + 31 500,- 1 Hjemmekontorløsning for bruk mot sikker sone programmer Bjugn flytter trolig de fleste servertjenestene til Fosen IKT i løpet av. Dette vil i så fall
Nye driftsoppgaver i løpet av og Intern og sikker sone Ørland Forsystem Agresso høsten Funksjon medføre mer drift og flere brukerhenvendelser. Ørland flytter trolig de fleste servertjenestene til Fosen IKT i løpet av. Dette vil i så fall medføre mer drift og flere brukerhenvendelser. Elektroniske timelister med mer. Løsning ikke kjent Antall brukere klienter Årlig driftspris i kr Økt ant servere 43 Forklaring til tabell: I tillegg til serverne i tabellen kommer et stort antall terminalservere som håndterer mange ulike tjenester. Det er vanskelig å sette eksakt prislapp i alle radene over da det inngår mye i hvert punkt eller at endelig løsning ikke er kjent. H. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana Vi har ved prosjekter og bistand til kommunene utover avtalte tjenester i perioden 2010 til fakturert kr 500,- pr time. Denne timesatsen økes til kr 550,- pr time for. Økningen tilsvarer pris- og lønnsvekst siden 2010. Vi har nå drift av et så vidt og komplekst spekter av tjenester, klienter, server og nettverksutstyr at det ikke er bare å beregne hva som skal til av personellressurser for å drifte dette. Vi registrerer at et annet kommunesamarbeid i midt Norge som drifter 50% flere brukere og klienter enn Fosen IKT har beregnet at de trenger 16 personer til drift i felles driftssenter. Fosen IKT har i første halvår hatt 6 faste stillinger og en innleid. Vi ønsker fortsatt å drifte så smart og rasjonelt som mulig og ansetter først når vi virkelig må. Hvis kommunene krever en generell høyere respons fra Fosen IKT enn i dag vil dette få direkte konsekvens på behov for bemanning og budsjett. Fosen IKT er på en virtuell plattform der vi er lisensiert for et fritt antall Windowsservere. Dette sparer kommunene for store investeringskostnader til hardware og lisenser ifbm nye fagsystemer og tjenester som settes i drift. Anslagsvis spares minimum 50.000 per nye server som settes i drift i vårt virtuelle driftsmiljø ift tradisjonelle fysiske løsninger. Vi drifter i dag ca 230 servere i det sentrale servermiljøet der de aller fleste er virtuelle. Videre har vi omtrent 6000 brukere på våre systemer og rundt 2900 klienter som kobler seg til våre systemer. Kommunene Bjugn og Ørland har sendt forespørsel til Fosen IKT om å ta over driften av deres servertjenester som et alternativ 1 samt et alternativ 2 der all drift leveres av Fosen IKT. For vil det være mest aktuelt og flytte servertjenestene deres gradvis inn i felles servermiljø hos Fosen IKT og integrere disse med eksisterende systemer. Disse tjenestene er ikke lagt inn i budsjettet slik det nå ligger da dette ikke er endelig avklart med og bestilt av Bjugn og Ørland. Alternativ 1 vil ikke påvirke totalbudsjettet for men påvirke fordelingen med en økning i andelen for Bjugn og Ørland med en tilsvarende reduksjon fordelt på de andre kommunene. Et eventuelt alternativ 2 fullt ut ligger lengre fram i tid og vil kreve mye avklaringer. Da dette er 2 store kommuner vil de trolig være tjent med å ha noen lokale IKT ressurser som heller samarbeider tett med Fosen IKT.
ØKONOMIPLAN - : Fosen Barneverntjeneste (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst 010-050 Lønnsutgifter 9 600 000 10 563 000 10 563 000 090-099 Sosiale utgifter 2 860 000 3 142 000 3 142 000 100-199 Kjøp av varer og tjenester 907 000 1 507 000 957 000 200 Inventar/utstyr 0 0 0 270 Utviklingstiltak 525 000 100 000 100 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 13 892 000 15 312 000 14 762 000 700-710 Statlige tilskudd og refusjoner -2 000 000-2 660 000-2 660 000 750 Betaling fra kommuner -11 292 000-12 102 000-12 102 000 940-950 Bruk av fond -600 000-550 000 0 260 SUM DRIFTSINNTEKTER -13 892 000-15 312 000-14 762 000 0 0 0 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: Administrasjonskostnadene fordeles mellom samarbeidskommunene etter antallet barn og unge i aldersgruppen fra 0 til 19 år pr. 1.1 året før budsjettåret. Antall barn 0 19 år pr. 1.1. Kommune: Osen 232 422 781 450 451 450 451 Roan 210 396 023 407 736 407 736 Åfjord 774 1 405 702 1 502 799 1 502 799 Bjugn 1 122 1 997 953 2 178 476 2 178 476 Ørland 1 296 2 361 865 2 516 315 2 516 315 Rissa 1 699 3 091 475 3 298 780 3 298 780 Leksvik 900 1 616 201 1 747 441 1 747 441 SUM 6 233 11 292 000 12 102 000 12 102 000 Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Viser til oppsatt budsjett hvor det i mail av 18.09. gis en tilbakemelding om en ønsket reduksjon på budsjettet med 3%. Følgende reduksjon foreslås: 1. Kr 150.000 foreslås redusert i fht reduksjon av skjevheter i lønn til ansatte. Konsekvens: En slik justering vil ta lengre tid når vi må bruke de lokale forhandlingene til dette. 2. 225.000 tatt over ulike lønnsposter på faste ansatte i forhold til vakanser og vikarer i faste stillinger. Reduksjon av stillinger vil være uaktuelt, da stillingsprosentene tildelt fra Fylkesmannen forutsetter at grunnbemanningen ikke reduseres. kommentar: Det er ikke rom for beredskapsvakt i budsjettet. Dette medfører høy belastning på leder som alltid er tilgjengelig, fagledere og ansatte som må føre tilsyn og rykke ut på kvelder og i helgene. Dette kommer på overtidsbudsjettet. 44
Når det gjelder konto 270, utviklingstiltak, er det et sterkt ønske å kunne beholde foreslått budsjett. Dette er midler tjenesten verdsetter høyt i fht bruk av ekstern veiledning rettet mot interne prosesser, der målet er å bygge en felles k ultur og blir en tjeneste. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. forutsetninger: Hva budsjetteres i egen kommune: - Utgifter på funksjonene 251 og 252 (tiltak i forhol d til barna) - Advokat- og konsulentbistand, funksjon 244* - Kontorhold, funksjon 244* - Overføring til Fosen barnevernstjeneste, funksjon 244* Solidaritetsprinsippet: Ansvarsområdet til Fosen barnevernstjeneste skal v ed regnskapsårets slutt gå i null. Netto overskudd ska l avsettes til bundne fond og netto underskudd tas av evt overskuddsfond. Dersom ikke f ond er opparbeidet fordeles netto underskudd etter fordelingsprinsippet for samarbeid et. B. sett i forhold til budsjettramme i øk onomiplan for til - Lønnsøkning i forhold til årets lønnsoppgjør: 650.000 kr - Det er lagt inn 150.000 kr for å justere skjevheter i lønningene til ansatte i barnevernet på Fosen. Det er store forskjeller, noe opptar ansatte og som er uheldig for samarbeidet. - Driftsavtale med Visma, leverandør av fagprogram og reiseutgifter var i budsjettfastsettelsen for ukjent, og ble kun gjort ved anslag. Nå ha r vi faktiske tall og vi ser en økning på Visma på kr 100.000 og reiseutgifter er økt med kr 90.000. Reiseutgifter føles ennå usikkert, da vi ser for oss enda tettere samarbeid mellom kon torene og mer fordeling av saker kommunene i mellom. - Overføringer til Fosen IKT ikke beregnet inn i buds jett, utgjør 135.000 i budsjett. - Det ble i budsjett avglemt en 20 % stilling på et av kontorene på grunn av permisjon i stillingsandelen. Denne er nå tatt inn i budsjettet, utgjør 120.000 kr. - Ingen økning i antall årsverk utover ny stilling ør emerket fra Fylkesmannen i. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeid sordningen) Pr 01.09. er alle stillinger besatt. To ansatte reduserer sine stillinger med AFP i løpet av året, til sammen en reduksjon på 60%. Denne vil bli utlyst i løpet av høsten, sammen med et svangerskapsvikariat i 100 % ut mai. D. Arbeidsmiljøtiltak og utviklingstiltak Vi har i budsjett for budsjettert med 100.000 i utviklingstiltak. Midlene er tenkt brukt til teamutvikling blant ansatte i tjenesten. Vi har fokus på å bli en enhet og ikke sju delkontor. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Fosen barneverntjeneste fikk i kompetansemidle r på 550.000 kr fra fylkesmannen. Disse er planlagt brukt i og er foreløpig avsa tt på bundne fond i Rissa. F. Skille mellom Rissa kommune og Fosen barnevernstjen este 45
46 Fosen barnevernstjeneste er opprettet som et eget ansvarsområde 350 i Rissa kommunes regnskap. Enhetsleder direkte underlagt rådmann. Rissa kommune overfører sin økonomiske andel til Fosen barnevernstjeneste på lik linje med de andre kommunene.
G. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommun ene ting av betydning for samarbeidet Det vil bli gitt kvartalsvis regnskapsrapportering, samt månedlig rapportering når leder ser det vil bli underskudd i budsjettet. H. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklings tiltak drift : Vi arbeider med å jobbe mer effektivt i tjenesten o g mye nytt må på plass. Vi skal investere i flyttbare arbeidsstasjoner og eget sent ralbord som koordineres med ansattes mobiltelefoner. I. Andre kommentarer til budsjettet / økonomiplana - Vi ønsker og ser behov for at det blir opprettet ba rnevernsvakt felles for Fosen, slik at vi har beredskap på kveld, natt, helg og helligdager. Dett e er det pr i dag ikke bevilget midler til og det er derfor ikke lagt inn i budsjett for og. - Vi ser også behov for at tjenesten disponerer leieb il(-er), og vi vil i løpet av vurderer lønnsomheten av en slik avtale når vi har mer erfar ingstall på reisekostnader. - Det kan komme henvendelser til kommunene om at barn evernstjenesten vil kunne ha behov for flere arbeidsstasjoner. 47
48 ØKONOMIPLAN - : Fosen Inkasso (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Regnskap 010-050 Lønnsutgifter 822 755,01 1 290 000 1 320 000 1 230 000 090-099 Sosiale utgifter 241 359,13 406 000 416 000 387 000 100-199 Kjøp av varer og tjenester 851 150,67 531 000 810 000 810 000 200 Inventar/utstyr 43 187,00 50 000 40 000 25 000 270 Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) 17 149,90 0 64 000 32 000 429 Moms-kompensasjon 51 839,43 65 000 30 000 30 000 550 Avsetn. til bundne driftsfond 172 109,00 SUM DRIFTSUTGIFTER 2 199 550,14 2 342 000 2 680 000 2 514 000 620-650 Salg av varer og tjenester -2 340 391,76-1 900 000-2 600 000-2 400 000 690 Fordelte utgifter -17 411,00-135 000-30 000-35 000 700-710 Statlige tilskudd og refusjoner -2 423,00 0-5 000-35 000 729 Ref. av moms - drift -51 839,43-65 000-30 000-25 000 750 Ref. fra kommune -0,00-242 000 0 0 770 Ref. fra andre -16 060,00-15 000-19 000 260 SUM DRIFTSINNTEKTER -2 428 125,19-2 342 000-2 680 000-2 514 000 Fosen Inkasso -228 575,05 0 0 0 KOMMUNEANDELER: Deltakerne kommuner i tjenestesamarbeidet er Ørland, Bjugn, Åfjord, Roan, Osen, Leksvik og Rissa. Tjenesten forutsettes finansiert av brukerbetalinger i og (100% av omkostningene og 50% av etterskuddsrenten). Netto underskudd fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Netto overskudd avsettes i disposisjonsfond. Kommune: Regnskap Osen 0 24 709 0 0 Roan 0 24 589 0 0 Åfjord 0 33 238 0 0 Bjugn 0 38 427 0 0 Ørland 0 40 605 0 0 Rissa 0 46 061 0 0 Leksvik 0 34 371 0 0 Mosvik 0 0 0 0 SUM 0 242 000 0 0 BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier Ihht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. I tillegg er budsjett basert på at samarbeidsordningen skal finansieres ved brukerbetaling, dvs; at skyldner betaler omkostninger og forsinkelsesrenter på utsendte purrekrav. Omkostningene går 100% til Fosen Inkasso, mens rentene fordeles likt (50/50) mellom kommunene og Fosen inkasso. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til Det er nå gjort avtaler med Fosen Renovasjon om at regnskapsføringen skal 100% over til Fosen Regnskap fra 01.01.. Innfordring av forfalte krav vil fra samme dato bli
overtatt av Fosen Inkasso. Dette vil medføre mer ar beid for samarbeidsordningen og vil kreve mere ressurser i. Forberedelse til denne nye kunden har allerede star tet i. I løpet av -12 er det foretatt en opprydding av gamle saker som har ligge t i kommunene, både omtvistede- og intet til utlegg saker. Dette har for kommunene sin del ført til tapsføring og ekstra høy fakturering fra Fosen Inkasso. Men i fremtid vil de tte gi Fosen Inkasso en mer effektiv drift og færre purringer og lavere restanser til ko mmunene. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeid sordningen) Pr. 01.01. er det i samarbeidsordningen 3,1 års verk. Dette fordeler seg på 5 personer + kjøp av 0,05 årsverk fra Rissa kommune. Samarbeid sordningen har kun deltidsstillinger helt nede i 0,4 årsverk, noe som gir en utfordring mht effektivitet. D. Arbeidsmiljøtiltak Interne sosiale møter med økonomiavdelingen i Rissa kommune og Fosen låneadministrasjon. Fag- og sosiale møter med Fose n regnskap. Kontinuerlig å fornye/forbedre arbeidsverktøyet innenfor budsjettr ammen. E. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak En vil i ha behov for kompetanseheving og oppl æring da innfordringsprogrammet i sin helhet vil bli en integrert del av Agresso. Vid ere ser en behovet for å være tilstede i innfordringsmiljøet for å øke vår kompetanse. Dette vil vi forsøke å nå ved og delta på brukerkonferanser og kurs. Internt fortsette med f agmøter, og øke hyppigheten av disse. F. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommun ene og ting av betydning for samarbeidstiltaket Her tar en fortsatt steg for steg for å bli bedre. Men det er fortsatt forbedringspotensiale både hos oss og ute i kommunene. Dette vil også i bli et prioritert område. En må videreutvikle rutinebeskrivelsene og forbedre kommu nikasjonen slik at en i kan ta ut effektiviseringsgevinster i form av mindre ressursb ruk og mindre restanser ute i kommunene. G. Forbedrings- og effektiviseringstiltak /utviklingst iltak drift - : Beskrivelse av tiltaket (med særlig fokus på hva man vil oppnå med å gjennomføre tiltaket) 1. Økning på 0,1 årsverk fra til pga faktura -hjelp fra Rissa(ikke budsjettert tidligere eller fakturert), nye oppgaver med rapportering til Finanstilsynet nå som foretaksbevilling er på plass, samt økt behov mht. Fosen Renovasjon. 2. Nytt innfordringsprogram. Bedre rutiner og kommunikasjon mellom samarbeidsordningen og kommunene og Fosen regnskap. Skal i gi en redu ksjon med 0,3 årsverk Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for 40 000 Reduksjon (-) / økning (+) i budsjett for -118 000 H. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana Timesats når Fosen inkasso fakturerer for ekstraarb eid som ikke er hjemlet i tjenesteavtale/rutinebeskrivelser: 49
År Timesats: 2010 kr. 280,00 kr. 300,00 kr. 320,00 kr. 350,00 50
ØKONOMIPLAN - : Fosen Låneadministrasjon (Vertskommune: Rissa) Konto Tekst Regnskap 010-050 Lønnsutgifter 222 751,82 267 000 303 300 314 600 090-099 Sosiale utgifter 66 763,17 84 000 94 700 99 400 100-199 Kjøp av varer og tjenester 253 399,92 225 000 241 000 245 000 200 Inventar/utstyr 3 800,00 10 000 11 000 20 000 270 Utviklingstiltak (Jfr. Tiltaksplan) 0 0 0 0 429 Moms -kompensasjon 11 352,40 20 000 21 000 25 000 550 Avsetn. til bundne driftsfond 208 000,00 SUM DRIFTSUTGIFTER 766 067,31 606 000 671 000 704 000 620-650 Salg av varer og tjenester -579 912,45-446 000-470 000-493 000 690 Fordelte utgifter -36 400,00-30 000-35 000-40 000 700-710 Statlige tilskudd og refusjoner -0,00 0 0 0 729 Ref. av moms - drift -11 352,40-20 000-21 000-21 000 750 Ref. fra kommuner -4 885,00 0 0 0 770 Ref. fra andre -133 515,00-110 000-145 000-150 000 260 SUM DRIFTSINNTEKTER -766 064,85-606 000-671 000-704 000 Fosen Låneadministrasjon o 2,46 0 0 0 KOMMUNEANDELER: Deltakere i ordningen er Osen, Roan, Bjugn, Rissa og Leksvik. Tjenesten forutsettes finansiert av brukerbetalinger i og. Evt. netto underskudd fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Netto overskudd avsettes i disposisjonsfond. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier: Ihht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. sett i forhold til budsjettramme i økonomiplan for til Endring av ressursbruk fra til ved at en synliggjør kjøp av tjenester fra Fosen Inkasso med 0,05 årsverk. Dette kjøpet er avdelingsansvar og overlapping i ferie/sykdom. C. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) 0,75 årsverk som fordeler seg på èn ansatt + kjøp av tjenester fra Fosen Inkasso og økonomiavdelingen Rissa kommune. C. Arbeidsmiljøtiltak Interne sosiale møter med økonomiavdelingen i Rissa kommune og Fosen Inkasso. Fagog sosiale møter med Fosen Regnskap. Kontinuerlig fornye/forbedre arbeidsverktøyet innenfor budsjettrammen. D. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Tjenestesenteret har god daglig kompetanse, men er sårbart ved ferie og sykdom. For å øke kompetansen vil en fremover jobbe med å utarbeide gode rutinebeskrivelser og gi ressurser til nødvendig opplæring. E. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket 51
52 Vårt inntrykk er at samarbeidet går bra, men hele prosessen kan gå raskere dersom hjemkommunen informerer om at hjemmel til eiendommen må være i orden før panteobligasjonen sendes til tinglysing.
ØKONOMIPLAN - : Fosen GIS/Kart (Vertskommune/regionansvar: Rissa) Konto: Tekst Regnskap 100-199 Kjøp av varer og tjenester 304 206 500 000 500 000 500 000 270 Utviklingstiltak (jfr. Tiltaksplan) 133 013 125 000 125 000 125 000 290 Betaling til vertskommune 60 000 125 000 103 000 103 000 429 Moms 124 305 SUM DRIFTSUTGIFTER 621 524 750 000 728 000 728 000 729 Ref. av moms -124 305 750 Ref. fra kommuner -497 219-750 000-728 000-728 000 SUM DRIFTSINNTEKTER -621 524-750 000-728 000-728 000 53 Fosen GIS/kart 0 0 0 0 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 60 % fordeles likt mellom deltakerkommunene og 40 % etter folketallet pr. 1.1. året før budsjettåret. Kommune: Regnskap Osen 56 481 76 578 74 269 74 269 Roan 56 182 76 206 73 885 73 885 Åfjord 77 696 103 009 100 298 100 298 Bjugn 90 605 119 091 115 739 115 739 Ørland 96 024 125 842 121 964 121 964 Rissa 109 597 142 751 138 534 138 534 Leksvik 80 518 106 523 103 312 103 312 Mosvik 54 421 0 0 0 SUM 621 524 750 000 728 000 728 000 BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) 0,2 årsverk, 1 ansatt til kartfaglig drift. (IKT-drift kommer i tillegg) C. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Løpende oppdatering og videreutvikling i bruk av programsystemene, særlig m.h.t. matrikkelen, arealplaner og vedlikehold av FKB-data. Vektlegge opplæring i bruk av Webinnsyn for alle brukere. D. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak drift : Etablering av Geoinnsyn, som er en «lightversjon» av Webinnsyn er aktuelt. Prosjektet Planregister vil medføre utbygging av Fosen GIS/Kart med nye moduler. Aktuelt med Plandialog, som inkluderer planregister. Annen (del-)finansiering aktuell.
54 3D-verktøy blir det aktuelt å ta i bruk. De fleste kommunene får nå nye høydedata produsert ved laserscanning. Alle kommunene vil snart ha nye byggdata tilpasset 3Dvisning.
55 ØKONOMIPLAN - : Fosen Sak/Arkiv (Vertskommune/regionansvar: Rissa) Konto Tekst Regnskap 100-199 Kjøp av varer og tjenester 736 700 838 000 838 000 838 000 290 Utviklingstiltak 0 90 000 45 000 45 000 270 Betaling til vertskommune 68 000 72 000 72 000 72 000 429 Moms 125 766 540-550 Avsetning til fond 76 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 1 006 466 1 000 000 955 000 955 000 729 Ref. av moms - drift -125 766 750 Ref. fra kommuner -812 700-1 000 000-955 000-955 000 Forskuttert av Rissa kommune -68 000 260 SUM DRIFTSINNTEKTER -1 006 466-1 000 000-955 000-955 000 Fosen Sak/arkiv 0 0 0 0 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 60 % fordeles likt på alle kommuner og 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Kommune: Regnskap Osen 101 935 146 775 140 170 140 170 Roan 101 310 145 965 139 396 139 396 Åfjord 146 371 204 347 195 151 195 151 Bjugn 0 0 0 0 Ørland 0 0 0 0 Rissa 213 185 290 914 277 822 277 822 Leksvik 152 278 212 000 202 460 202 460 Mosvik 97 621 0 0 0 SUM 812 700 1 000 000 955 000 955 000 Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Posten utviklingstiltak reduseres fra kr. 75 000 til kr. 45 000. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/ B. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Deltagelse ved fagsamlinger i Nettverkssamarbeidet i ephorte Midt-Norge og deltagelse ved ulike fagseminar som arrangeres av Evry og IKA Trøndelag. : Utvikle og formidle kompetanse ovenfor de andre fagansvarlig i kommunene om krav i forhold til Forvaltningslov, Offentlighetslov og Arkivlov, gjøre hverandre gode. Konkretisere behovet samarbeidskommunene har innen fagfeltet for øvrig. C. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak drift : Ta i bruk ephorte i sharepoint i. Pga. sykmeldinger har dette blitt satt på vent, men vi har forventninger om at dette kan igangsettes i løpet av.
Avventer for øvrig resultat av prosjektet felles base. D. Andre kommentarer til budsjettet/økonomiplana: Fosen sak/arkiv vil i løpet av høsten søke om midler til prosjektet felles base for Fosen. Vi forventer at det vil påløpe kostnader på konsulentsiden ++. 56
ØKONOMIPLAN - : Helse- og omsorgsprogram (vertskommune/regionansvar: Åfjord) Konto Tekst Regnskap 100-199 Kjøp av varer og tjenester 92 028,80 217 000 216 000 400 000 270 Utviklingstiltak 0 0 0 0 290 Betaling til vertskommune 48 168,40 45 000 47 000 47 000 429 Moms - kompensasjonsordning 23 007,20 SUM DRIFTSUTGIFTER 163 204,40 262 000 263 000 447 000 729 Ref. av moms - drift -23 007,20 750 Ref. fra kommuner -140 197,20-262 000-263 000-447 000 751 Forskuttert Åfjord kommune 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER -163 204,40-262 000-263 000-447 000 Helse- og omsorgsprogram 0 0 0 0 Investeringsbudsjett: Konto Tekst Regnskap Utviklingstiltak og konsulenttjenester 32 186,20 60 000 0 Visma Arkiv i 6 kommuner 260 773,60 100 000 400 000 0 Moms 65 093,40 92 000 0 Avsetning investeringsfond 853 841,80 0 SUM INVESTERINGSUTGIFTER 1 211 895,00 100 000 552 000 0 Bruk av bundne fond -301 895,00 552 000 0 Skjønnstilskudd -910 000,00 0 Ref. fra kommuner 100 000 0 0 SUM INVESTERINGSINNTEKTER -1 211 895,00 100 000 0 0 KOMMUNEANDELER: Fordelingsprinsipp: 60 % fordeles likt på alle kommuner og 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før budsjettåret. Kommune: Regnskap Osen 16 911 43 665 31 723 53 917 Roan 16 823 43 440 31 559 53 639 Åfjord 23 127 59 715 43 384 73 737 Bjugn 26 909 69 482 50 480 85 796 Ørland 0 0 0 0 Rissa 23 474 83 850 60 919 103 539 Leksvik 23 953 61 848 44 935 76 373 SUM 140 197 362 000 263 000 447 000 Kommentarer til salderingen fra vertskommunen: Redusert budsjettpost kjøp av varer og tjenester med 8 000,00 Det innebærer ingen kursing i profilnyheter året. Oppdatering av kunnskap som gjelder fagprogrammet er tidlige tatt inn under felleskostnad Profil Fosen. Det er tidligere tatt ut 1-2 personer fra faggruppa pr. år på oppdatering. De har hatt ansvar for videre opplæring av de andre fagansvarlig. Vi velger å beholde faggruppa vurderer at det er viktig for kvalitetssikring / bruk av programmet. Programmet brukes av alle fagpersoner i kommunen inkl. legene. Vi har elektronisk 57
samhandling med legetjenesten. Elektronisk bestilling av medisiner fra sykepleier, via lege direkte til apotek.(effektivt og kvalitetssikkert) All saksbehandling av tildelt tjenester til brukerne gjøres i programmet. Det vil derfor være viktig å få tatt i bruk arkivfunksjonen. Det vil bli et krav etter hvert. Alle tjenestevedtak i 6 kommuner utføres i profil. Fakturering, arbeidslister, rapporter, Iplos m.m Bestilling av medisiner elektronisk. Det er viktig at alle utnytter all funksjonalitet fullt ut. Vi møtes hver 8 uke- hvis det ikke i perioden er behov for opplæring i ny funksjonalitet. BUDSJETTKOMMENTARER: A. kriterier I hht. Rådmannsgruppas vedtak den 1. juni sak 17/. B. Bemanningssituasjonen i tjenestesenteret (samarbeidsordningen) Det er valgt en Fagansvarlig for Profil fra alle kommuner. Det er ulik praksis i den enkelte kommune i forhold til ekstra stillingsressurs som arbeider med Profil. Det er den enkelte kommune som drifter stillingsressurs for å arbeide /oppgradere og utvikle Profil i egen kommune. Fagansvarlig i Rissa fratrer sin funksjon. Rissa har ansvar for å velge ny representant. C. Kompetansebehov og planlagte opplæringstiltak Se pkt. D nedenfor. D. Samhandlinga mellom vertskommunen og deltakerkommunene og ting av betydning for samarbeidstiltaket: Fokus i samarbeidsprosjektet er i stor grad kvalitetsforbedring, effektivisering og økonomisk gevinst ved å være flere sammen. Nye og forbedrede programversjoner vil bidra til ytterligere mulighet for kvalitetsforbedring og effektivisering. For optimal kvalitet, ressurs- og nyttegevinst ønsker vi å opprettholde kommunalt samarbeid på området. D. Forbedrings- og effektiviseringstiltak / utviklingstiltak drift : 58 Mål 1.Elin-K: Elin-K handler om elektronisk meldingsutveksling mellom fagtjenestene i helse - og omsorg og legetjenestene/legevakt. I praksis skjer dette via stasjonært og håndholdt utstyr. Hjemmetjenesten i 6 kommuner har tatt i bruk meldingsutveksling. Videre fremdrift vil være innføring av meldingsutveksling mellom sykehjem og legekontor. Åfjord og Rissa vil være pilotkommuner ved innføring som ferdigstilles pr.31.12.12. Dette er også en nasjonal strategi og satsing i forhold til blant annet St.mld. 47 Samhandlingsreformen. Det vektlegges her at erfaringene fra Elin-K skal legges til grunn for samarbeidet vedrørende innføring av Elin-S som omhandler elektronisk informasjonsutveksling mellom sykehusene, helse- og omsorgstjenestene samt fastlegene i kommunene. Mål 2 VSA Visma Samhandling Arkiv i 6 kommuner for alle fagsystem Visma har kommet med godkjent tilleggsfunksjon for arkivløsning etter Noark5-standard for alle Visma- fagsystemer i sikker sone. For Visma- løsningene betyr dette at en ivaretar hele arkiveringsprosessen fra fagsystemene, til arkivkjernen og videre for avlevering til depot (IKA). VSA installeres felles i Fosen IKT og settes opp mot de aktuelle fagsystemene. En er da i gang med lovlig arkivering i sikker sone. Det kreves minimalt med opplæring.
Fosen Profil har innhentet tilbud som inkluderer arkivkjernen med kobling til fagsystemene Profil, Velferd og Familia. Kostnad på ca. 552 000 for operativ funksjonalitet Arkiv På grunn av kostnadseffektive opplæringsprosesser ved tidligere installasjoner og utviklingsarbeid, har Fosen Profil ikke benyttet hele beløpet for tildelte skjønnsmidler. Restbeløp kan benyttes til innkjøp og implementering av VSA for de tre nevnte Vismaprogrammene i Profil-kommunene. I tillegg tilbyr Profil Fosen å ta ansvar for implementering og opplæring også til de avdelinger/ansatte som benytter Velferd og Familia. 59
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 31/12 19.10.12 VD Arbeidsutvalget 24/12 30.10.12 Styret 24/12 09.11.12 Navn på saken Møteplan for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Vedlegg: Forslag til møteplan for Saksfremstilling: Sekretariatet har utarbeidet forslag til møteplan for rådmannsgruppen, arbeidsutvalget og styret. Med bakgrunn i diskusjon og vedtak da møteplanen for ble behandlet høsten, har vi fortsatt foreslått styremøter lagt til fredager. Det samme gjelder rådmannsmøter og Fosenkonferansen. Konferansene for Formannskapene har vi foreslått til onsdag 15. mai og onsdag 23. oktober. Det fremlagte forslag avviker litt i forhold til de tidsfrister som er satt i vedtektene. Årsmøtet skulle vært avholdt innen utgangen av mai og budsjett skulle vært behandlet innen utgangen av september. De siste års erfaringer har vist at dersom vi skal følge prosedyren med behandling både i rådmannsgruppe og arbeidsutvalg, så er det problematisk å klare å avvikle årsmøtet i mai. Med de vedtatte budsjettrutiner som er lagt for samarbeidsløsningene vil det også være vanskelig å få lagt frem samlet budsjett innen utgangen av september. Sekretariatet har fått tilsendt møteplaner for Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheimsregionen (angår Rissa og Leksvik kommuner). I vårt forslag har vi forsøkt å unngå møtekollisjoner med disse planene. Sekretariatet håper at innspill til det fremlagte forslag presenteres i møtet og vi har som mål å vedta møteplanen for i styre-/rådsmøte den 9. november. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Rådmannsgruppen vedtar fremlagte møteplan for rådmannsgruppens møter i. 2. Rådmannsgruppen vil anbefale styret i Fosen Regionråd å vedta det fremlagte forslag til møteplan for styret, Fosenkonferansen, konferanser for formannskapene og møter i Arbeidsutvalget for. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen vedtar fremlagte møteplan for rådmannsgruppens møter i. 2. Rådmannsgruppen vil anbefale styret i Fosen Regionråd å vedta det fremlagte forslag til møteplan for styret, Fosenkonferansen, konferanser for formannskapene og møter i Arbeidsutvalget for. Arbeidsutvalgets behandling: 60
Arbeidsutvalget ble i møtet orientert om at de videregående skolene på Fosen v/felles skoleutvalg, planlegger en dialogkonferanse hvor bla politikere på Fosen vil bli invitert. Det er et ønske om at Fosen Regionråd deltar i planlegging av konferansen. Sekretariatet v/regionkonsulenten deltar i komiteen som skal forberede denne konferansen. Sekretariatet har gitt tilbakemelding om at det, fra Fosen Regionråd, er et sterkt ønske/krav om at også Leksvik VGS blir en del av denne konferansen. Foreløpig tidspunkt er satt til 13. februar. Arbeidsutvalget vil foreslå at konferansen for formannskapene legges til denne dagen, under forutsetning av at Leksvik VGS blir deltaker. Alternativt blir konferansen for formannskapene avholdt den 15. mars. AU vil også foreslå at det i kun avholdes en konferanse for formannskapene samt Fosenkonferansen (alle kommunestyrene). Arbeidsutvalgets innstilling: Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, og arbeidsutvalget og de endringer som ovenfor er nevnt når det gjelder Fosenkonferansen og konferanser for formannskapene. (arbeidsutvalgets forslag fremkommer i skjemaet) Styrets vedtak: 61
FOSEN REGIONRÅD Møteplan for Fosen Regionråd, Forslag fra AU 30.11 Dato Møtested Møtetype Endret plass. Endret dato Saker 25.01. Åfjord Rådmannsmøte 05.02. Arbeidsutvalg 13.02. NB! Dialogkonferanse VGS/Formannskapene 15.02. Åfjord Styremøte 15.03. Rissa Konferanse for formannskapene 22.03. Åfjord Rådmannsmøte 09.04. Arbeidsutvalg 19.04. Roan Styremøte 24.05. Åfjord Rådmannsmøte 04.06. Arbeidsutvalg 14.06. Rissa Styremøte / Årsmøte 13.09. Åfjord Rådmannsmøte drøft. FR + samarbeidsordn. 17.09. Arbeidsutvalg 27.09. Osen Styremøte 23.10. Bjugn FOSENKONFERANSEN 18.10. Åfjord Rådmannsmøte 29.10. Arbeidsutvalg 08.11. Ørland Styremøte/Rådsmøte 29.11. Åfjord Rådmannsmøte 10.12. Arbeidsutvalg 20.12. Leksvik Styremøte NB! Dersom det blir dialogkonferanse med de videregående skolene den 13. februar drstatter dette foreslåtte konferanse for formannskapene den 15. mars 62
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 32/12 19.10. HSJ Arbeidsutvalget 25/12 30.10. HSJ Styret 25/12 09.11. HSJ Navn på saken Skjønnsmidler til regionrådene 2010, og - rapportering Vedlegg: Rapport til fylkesmannen vedr. bruk av skjønnsmidle r tildelt regionrådet i 2010, og med formål å styrke utviklings- og utredningsk apasiteten Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Tildelingsdokumentene Saksfremstilling: Fylkesmannen har i samråd med kommunene brukt skjøn nsmidler i 2010, og til å styrke utviklings- og utredningskapasiteten i regio nrådene i fylket. Tilskuddene til Fosen Regionråd har vært: 2010: kr. 300000 : kr. 600000 : kr. 300000 Formålet med, premisser og forventninger: Styrke kommunenes evne (i form av kompetanse og kap asitet) gjennom regionrådene til å utvikle bærekraftige tjenester s om svarer på utfordringene som følger av tunge samfunnstrender og store statlige r eformer. Bidra til å utvikle et forpliktende og helhetlig st yringssystem som ivaretar utfordringer knyttet til styring, demokrati og effe ktivitet. Støtten skal ikke erstatte den ordinære finansierin gen av regionrådene fra kommunene eller fra andre finansieringskilder. Midl ene skal ikke gå til drift. Støtten skal gi reelt økt kompetanse og kapasitet i regionrådene til å forbedre enhetskommunal oppgaveløsning og lokaldemokratisk s tyring. Det må tas stilling til hvordan kompetansen / kapas iteten kan videreføres når støtten via skjønnsmidlene fases ut. Kommunene oppfordres til å forankre en samarbeidsst rategi i sine kommunestyrer, dvs. avklarer formålet med samarbeid et, aktuelle oppgaver det skal samarbeides om, hvem det skal samarbeides med og styringsmodell/tilknytningsform. Læring og erfaringsspredning på tvers av det region ale samarbeidet. Det har vært forutsatt at regionrådene i slutten av treårsperioden (rapporteringsfrist 1.11.) skal utarbeide en rapport til fylkesmannen om erfar inger, oppnådde effekter av tiltaket og vurdering av spørsmålet om videreføring. Sekretaria tet har i hht. dette utarbeidet vedlagte rapport som skal gi svar på de spørsmål som ønskes belyst. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndela g ir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, og til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 63
2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Rådmannsgruppens vedtak: 1. Vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, og til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Arbeidsutvalgets forslag til vedtak: 1. Styret er enig i at vedlagte rapport til fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir en god oversikt over erfaringer med og effekter av midler tildelt Fosen Regionråd i 2010, og til styrking av utviklings- og utredningskapasiteten. De tildelte skjønnsmidlene har vært et viktig bidrag til å initiere og iverksette nye samarbeidstiltak. 2. Kommunene i Fosen Regionråd mener at en videreføring av tiltaket vil bidra til å utvikle regionsamarbeidet på Fosen. Aktuelle nye samarbeidsområder vil være næringsutvikling, landbruksforvaltning, arealplanlegging og personalforvaltning. Styrets vedtak: 64
FYLKESMANNEN I SØR-TRØNDELAG FORENKLET RAPPORTERING FOR STØTTE TILDELT REGIONRÅD ENE 2010- Tildelingsår: 2010- Regionråd: FOSEN 1. Prosjektbeskrivelse Fylkesmannen har i samråd med kommunene brukt skjøn nsmidler over tre år til å styrke utviklings- og utredningskapasiteten i regionrådene. Formålet med tildelingen, premisser og forventninger vises i vedlegget. 2. Måloppnåelse og erfaringer a) Hvilke prosjekter har pengene vært brukt til å støt te (vi ber om en stikkordsliste over prosjekt og forbruk av midler, fordelt på år): År: Prosjekt: Estimerte prosjektkostnader (inkl. egeninnsats): 2010// Utredning og etablering av felles barneverntjeneste for Fosen o Prosjektledelse, prosjektgruppe, utvikling og inng åelse av avtaler 460 000 2010 Utrede og valg av organisasjonsmodeller for tj enestesamarbeid o Prosjektledelse, prosjektgruppe, utvikling og inng åelse av avtaler 200 000 2010 Utvikling og inngåelse av databehandleravtaler 50 000 2010// Utarbeidelse av Omsorgsplan 2015 o Prosjektledelse, prosjektgruppe 300 000 o Prosjektstilling som regional koordinator for oppg aver relatert til Samhandlingsreformen og Omsorgsplan 2015 (2 årig pr osjekt fra ) 2 075 000 2010/ IKT og ledelse o Kunnskapsoppbygging rådmenn og sekretariatet 300 000 / ekommunestrategi for Fosen o Prosjektledelse og prosjektgruppe - ekommunestrate gi o Oppfølgning og konkretisering av ekommunestrategie n - utarbeidelse av ehandlingsplan for Fosen 430 000 100 000 o o efagråd, regional ekoordinator og gevinstrealiseri ng utreding av organisering Forprosjekt Døgnåpen forvaltning prosjektlelde lse, prosjektgruppe (fullføres i ) 210 000 400 000 Forankrings- og informasjonsstrategi for Fosen 50 000 Organisering av regionsamarbeidet o Erfaringsoppsummering valgperioden 2008 150 000 o Regionalt innspill til kommunale planstrategier 20 000 65 150 000
År: Prosjekt: Estimerte prosjektkostnader (inkl. egeninnsats): o Prosess organisering (vi er i gang, men endelige konklusjoner er ikke trukket. Behandles i fellesmøte for formann skapene den 9.11.). Arbeid med lovforståelse og lovfortolkn ing organisasjonsmodeller, habilitetsspørsmål mv. // Prosjekt Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen o Tilrettelegging og prosjektledelse i o Anslåtte regionale prosjektkostnader i og 201 4 SUM prosjektkostnader (2010 ) 250 000 2 250 000 7 395 000 o o o Finansiert av regionrådet Finansiert av kommunene ( egeninnsats i prosjekt) Eksterne tilskudd (staten) 4 275 000 1 375 000 1 745 000 b) Alt i alt - har prosjektet hatt måloppnåelse? Vurder her opp mot formålene vist i vedlegg (styrke evne til å møte utfordringene, utvikling av forpliktende og helhetlig styringssystem) og gi kor te begrunnelser: År: Prosjekt: Måloppnåelse 2010// Utredning og etablering av felles barneverntjeneste for Fosen Samarbeidsordningen ble etablert 1.3. 2010 Utrede og valg av Modell vedtatt og Rammeavtaler om organisasjonsmodeller for samarbeid er signert og iverksatt tjenestesamarbeid 2010 Utvikling og inngåelse av Rammeavtaler er signert og iverksatt databehandleravtaler 2010// Utarbeidelse av Omsorgsplan 2015 og regional prosjektstilling Felles omsorgsplan vedtatt av kommunene. Prosjektstillingen bemannet fra 1.9.. 2010/ IKT og ledelse Resulterte i vedtak om å etablere en felles ekommunestrategi for Fosen / ekommunestrategi for Fosen Strategien vedtatt av kommunene. Tiltak konkretisert i egen handlingsplan påbegynt: o efagråd mv. o Døgnåpen forvaltning Forankrings- og informasjonsstrategi for Strategien vedtatt og følges opp. Fosen Organisering av regionsamarbeidet Vi er i gang, men endelige konklusjoner er ikke trukket. Behandles i fellesmøte for formannskapene den 9.11.. Punkter fra erfaringsoppsummeringen i følges opp i og // Prosjekt Samarbeidstiltak knytta til 66 forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen Felles prosjektbeskrivelse vedtatt og prosjektet er organisert og under etablering.
c) Har det blitt forankret en samarbeidsstrategi på re gionnivå og/eller hos kommunene i regionen? J/N + kort begrunnelse Forankringsarbeidet er i prosess. Styret har vedtat regionale innspill til de kommunale planstrategiene. Saken innbefatter også innspill ti l samarbeidsstrategier. Disse er for så vidt behandlet og vedtatt tidligere i kommunestyren e i 2009/2010 i saken som er omtalt som INTENSJON OM ET STERKERE REGIONSAMARBEID med ut videt demokratisk styring. Spørsmålet vil bli drøfta i fellesmøte for formannskapene på Fosen den 9.11.. 3. Finansiering a) Har midlene erstattet ordinær finansiering fra komm unene? J/N + kort begrunnelse Nei, kommunenes bevilgninger til ordinær drift av r egionsamarbeidet er ikke vesentlig endret i perioden. b) Har kommunene vurdert/tatt stilling til om de ønske r å gå inn med finansiering for å videreføre det nivået støtten fra skjønnsmidlene har represent ert? Nei, men det ansees for å være lite sannsynlig at m edlemskommunene har mulighet til å tilføre regionrådet mer midler enn det som i dag be vilges. 4. Videre arbeid Støtten til regionrådene via skjønnsmidler, har vær t treårig og skal løpe ut. Samtidig har en del regionråd/kommuner signalisert at støtten ønske s videreført. a) Hva kan oppnås gjennom en slik ev videreført støtte som ellers ikke vil bli realisert? Støtten har bidratt til at vi har fått: o Avklart organiseringen av tjenestesamarbeid og utvi kla avtaler som har bidratt til å formalisere tjenestesamarbeid o Utreda og iverksatt nye samarbeidstiltak Videreføring av støtten kan bidra til at vi kan til egne oss/ knytte til oss nødvendig kompetanse som gjør at vi kan utvikle nye samarbeid sområder, som for eksempel innenfor næringsutvikling, landbruksforvaltning, ar ealplanlegging og personalforvaltning. 67
b) Hva er kritiske suksessfaktorer for å lykkes bedre ved en ev videreføring, dvs forbedringspunkter fra slik støtten har blitt brukt i dag? Kompetanse i å utarbeide prosjektbeskrivelser som g ir konkrete oppdrag og hvor målsettingen er etterprøvbare Kompetanse i prosjektledelse At deltakende kommuner forplikter seg før prosjekt startes opp og videre at de får mulighet til å gi styringssignaler / blir hørt tidl ig i prosessen 68
FOSEN REGIONRÅD Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 33/12 19.10.12 VD Arbeidsutvalget 26/12 30.10.12 VD Styret 26/12 09.11.12 VD Navn på saken Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter til regionale fora Vedlegg: Ingen Saksfremstilling: Med bakgrunn i innspill om tillitsvalgtes represent asjon i regionale saker, drøftet rådmannsgruppen dette i sitt møte den 16. mars. Følgende står i protokollen fra dette møtet. Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter ang regionale saker Konklusjon: Sekretariatet sammen med faggruppe personal må arra ngere et informasjonsmøte for tillitsvalgte der det bla orienteres om regionale s aker som behandles/er vedtatt. Dette møtet må samtidig utfordres til at det velge to til tre tillitsvalgte som får i oppdrag å være kontaktpersoner/deltakere i det regionale arbe idet. (representanter for alle tillitsvalgte) Med bakgrunn i ovennevnte har sekretariatet sammen med faggruppe personal forberedt og gjennomført møte med de tillitsvalgte og representa nter fra rådmannsgruppen. Følgende var invitert til møtet: o Tillitsvalgte i kommunene o Hovedverneombudene o Rådmennene o Personallederforum o Arbeidsutvalget i Fosen Regionråd Utgangspunkt for møtet - Hovedavtalen (sitat fra partenes felles forord) Formål De sentrale parter har inngått Hovedavtalen for å s kape et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer. H ovedavtalen skal være et virkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partene og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester i k ommuner, fylkeskommuner og bedrifter med tilknytning til kommunesektoren. Sama rbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for partenes ulike roller.. Medvirkning og medinnflytelse gjennom informasjon o g drøftinger skal kunne gjennomføres uansett hvor eller på hvilket nivå beslutningen tas. Dersom oppgaver skal utføres gjennom ordninger med kommunal samhandling og/eller interkommunalt samarb eid, har arbeidsgiver et særlig ansvar for å påse at hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse og medvirkning ivaretas. Hvordan hovedavtalens bestemmelser skal ivaretas på en praktisk måte i de ulike tilfeller forutsettes drøftet og løst mellom de 69