DERES REF.: INNKALLING TIL STYRE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD. Med dette innkalles styre- og rådets medlemmer til styre- og rådsmøte i Fosen Regionråd.

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD Styre- og rådsmedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Torun DERES REF.: DATO: / INNKALLING TIL STYRE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Med dette innkalles styre- og rådets medlemmer til styre- og rådsmøte i Fosen Regionråd. Fredag kl 10:00 (kaffe serveres fra kl 09:45) «Kommunestyresalen», 2. etg. «Statens hus», Bjugn kommune Saksliste: Sak 24/17 Oppfølging av styrets vedtak Sak 25/17 Handlingsplan ekommunestrategi gevinstrealisering og økonomi Sak 26/17 Kostnadsfordeling/modell samarbeidsordninger Fosen Regionråd Sak 27/17 Driftsbudsjett samarbeidsordninger 2018 Sak 28/17 Driftsbudsjett Fosen Regionråd 2018 Sak 29/17 STYRK Fosen styringsgruppe Sak 30/17 Møteplan Fosen Regionråd 2018 Orienteringer: Innledning til høringsnotat kollektivtransport v/per Olav Skurdal Hopsø, Hovedutvalgsleder Transport, Trøndelag fylkeskommune Høring til mandat for kollektivtransport og dialog om rutetilbudet på Fosen v/janne Sollie AtB (høringsnotat fra Trøndelag fylkeskommune vedlagt) Informasjon om NRK Trøndelag på Fosen v/ingrid Lindgaard NRK Trøndelag Fosenpilot Næringsvennlig Region v/torun Bakken Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd

2 Ove Vollan styreleder MEDLEMMER I STYRET/RÅDET FOR FOSEN REGIONRÅD (Oppdatert etter konstituerende møter i kommunestyrene, oktober/november 2015, korrigert pr okt. 2016) Kommunenavn Styremedlem Navn Pers. Vara Bjugn kommune Medlem Ogne Undertun Hans Eide Rådsmedlem Anne Torill Rødsjø Kristine Graneng Leksvik kommune Medlem Steinar Saghaug Bjørnar Buhaug Rådsmedlem Knut Ola Vang Merethe Kopreitan Dahl Osen kommune Medlem John Einar Høvik Line Stein Rådsmedlem Jørn Nordmeland Kristian Momyr Rissa kommune Medlem Ove Vollan Liv Darell Rådsmedlem Maria Husby Gjølgali Per Kristian Skjærvik Roan kommune Medlem Einar Eian Erik Jakobsen Rådsmedlem Ola Håvard Krogfjord Hanne Skjæggestad Ørland kommune Medlem Tom Myrvold Finn Olav Odde Rådsmedlem Knut Ring Gunnhild Tettli Åfjord kommune Medlem Vibeke Stjern Jon Husdal Rådsmedlem Håkan Berdahl Gunnar Singsaas NB! Styremedlem er også ifølge vedtektene rådsmedlem RÅDMENN: Bjugn kommune Leksvik kommune Osen kommune Rissa kommune Roan kommune Ørland kommune Åfjord kommune : Emil Raaen : Vigdis Bolås : Roar Leirset : Vigdis Bolås : Roy Bjarne Hemmingsen : Snorre Glørstad : Per Johansen Stordalsveien 1, 7170 Åfjord Telefon E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

3 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Oppfølging av styrets vedtak Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget TB Styret 24 / TB Oppfølging av styrets vedtak SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK Drøftingssak Organisering av regionsamarbeidet og styringsmodell Følges opp og utredes av rådmannsgruppen i Fosen Regionråd 22/17 Prosjekt Nye kommunenummer Saken ble tatt til orientering av styret. Rådmannsgruppen følger opp prosjektet som jobbes med i en felles prosjektgruppe for Fosenkommunene. 23/17 Videreføring av felles prosjektledelse i Nordre Fosen vannområde Rådmann fremlegger saken for behandling i kommunestyret, kommunevis. Forslag til saksfremlegg er sendt til kommunene. Arbeidsutvalgets innstilling: Saken tas til orientering. Styrets vedtak:

4 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 14/ OAS/TB Arbeidsutvalget OAS/TB Styret 25/ OAS/TB Navn på saken Revidert handlingsplan ekommunestrategi Vedlegg; 1. Handlingsplan for ekommunestrategien Fosen Regionråd Saksfremstilling: ekommunestrategien for Fosen Regionråd, «Nærhet gjennom digital samhandling», ble vedtatt for perioden I denne er det beskrevet at det hvert andre år skal utarbeides en felles handlingsplan med forankring i strategien. Det er ikke utarbeidet ny handlingsplan siden efagrådet ble etablert i 2015 og har ansvar for å utarbeide forslag til ny handlingsplan. Det er gjennomført strategisamlinger med ledere, regionale- og kommunale fagansvarlige, rådmenn og ordførere. Forslaget bygger i tillegg på erfaringer fra to års praksis med oppdatering, videreutvikling og anskaffelse av digitale fagsystemer, samt Digital døgnåpen forvaltning, som skal hjelpe ansatte i kommunene med å yte gode tjenester til innbyggerne. Vurdering: efagrådet sin vurdering er at vi sammen først og fremst må finne gode løsninger på følgende områder: Organisasjons- og tjenesteutvikling med digital støtte Deling og utvikling av kompetanse Digital kommunikasjon og samhandling Situasjonen i dag er at vi ikke er dyktige nok til å utnytte funksjonalitetene i de fagsystemene som vi allerede har. Mange arbeidsprosesser består av regelstyrte oppgaver som i dag blir utført manuelt. Det er mulig å hente ut betydelige gevinster ved å få fagsystemene til å «snakke» bedre sammen. Med KS Læring har vi fått den plattformen vi trenger for deling og utvikling av kompetanse. Den nye fylkesavtalen for mobiltelefoni og mobilt sentralbord vil bidra til å forenkle administreringen av telekommunikasjon, samt at systemene for mobil og e-post blir bedre integrert. Gevinstpotensialet knyttet til digitalisering handler i stor grad om organisasjonsutvikling og at vi blir dyktige på å tilpasse måten vi arbeider på, arbeidsprosessene, til mulighetene i fagsystemene og innbyggerne sine behov. I prosjektet Digital Døgnåpen Forvaltning (DDF) har regionrådet og kommunene samlet nyttige erfaringer med å bygge felles nettbaserte løsninger for tjenesteyting. I dette arbeidet har prosjektansvarlige og utvalgte ledere og saksbehandlere i den enkelte kommune fått god innsikt og opplæring i arbeidsprosessanalyse og gevinstrealiseringsarbeid. efagrådet skal koordinere og kvalitetssikre større oppgraderinger og anskaffelser av digitale løsninger. For at dette arbeidet skal bli gjennomført effektivt og med god kvalitet er efagrådet avhengig av god faglig støtte fra regionale og kommunale fagsystemansvarlige, samt de regionale samarbeidsordningene (for eksempel Fosen lønn, Fosen regnskap og Fosen IKT) som på mange måter er spesialister på sitt område og bør lede an i utviklingen av hvordan vi bruker våre digitale verktøy.

5 Oppsummering: Med utgangspunkt i strategisamlingene og efagrådet sin vurdering har vi kommet fram til følgende prioriterte tiltak i handlingsplanen (se vedlegg): 1. Effektivisering og gevinstrealisering a. For å holde nødvendig trykk og fart i arbeidet med organisasjonsutvikling med digital støtte ser efagrådet at det er behov for en dedikert ressurs i 100% stilling som effektiviseringsrådgiver tilknytta Fosen regionråd. Denne rollen må sees i sammenheng med søknaden til KS om OU-midler for et lederutviklingsprogram med mål om å øke lederne sin kompetanse på arbeidsprosessanalyse, gevinstplanlegging og gevinstrealisering. I første fase anbefaler efagrådet at regionrådet satser spesielt på arbeidsprosessene som er knyttet til samarbeidet mellom samarbeidsordningene og kommunene. Det er svært viktig at dette arbeidet er tett knyttet til Digital døgnåpen forvaltning. 2. Digital døgnåpen forvaltning (DDF) a. Målet med DDF denne perioden er å forankre prosjektet i kommunenes drift. For å kunne hente ut gevinstpotensialet som ligger i prosjektet blir det viktig å etablere et effektivt og godt samspill med ressurser innen utvikling av digitale løsninger, sak/arkiv, kommunikasjon, personal, økonomi og effektivisering. Innen drift og utvikling av IKT-systemer skjer det nå store endringer som gjør det mulig å flytte ressurser fra drift og over til utvikling av skreddersydde løsninger tilpasset organisasjonens behov. For eksempel kan Fosen IKT utvikle digitale assistenter etter kommunenes behov til en konkurransedyktig pris. 3. Sluttbrukeropplæring a. Målet for dette tiltaket er å implementere den nettbaserte læringsplattformen KS Læring, samt å lage innhold som vil bidra til å sikre nødvendig kompetanseutvikling blant ansatte i kommunene. I tillegg til å imøtekomme lovbestemte kompetansekrav, blir KS Læring et viktig verktøy for å sikre at alle ansatte blir gode på å bruke våre digitale fagsystemer på en effektiv måte. 4. Personalstyring a. For å redusere andelen manuelle arbeidsprosesser blir det viktig å ta i bruk personalstyringssystemet GAT-soft for så mange ansatte som mulig. 5. Kommunesammenslåing a. Målet for dette tiltaket er å lage en metodikk for revidering og utvikling av arbeidsprosesser i forbindelse med kommunesammenslåing. 6. Samhandlingsløsning Økonomi a. «Nærhet gjennom digital samhandling» er tittelen på ekommunestrategien. Dette tiltaket har som må å etablere felles løsninger for videomøter, telefoni og e-kommunikasjon for kommunene og samarbeidsløsningene på Fosen. For å få fullstendig oversikt over de økonomiske konsekvensene av handlingsplanen må det bli gjennomført en gevinstanalyse. Generelt handler tiltakene i stor grad om å frigjøre varme hender og kloke hoder til å yte best mulig tjenester til innbyggerne. Handlingsplanen vil kunne utløse OU-midler fra KS for lederutvikling med arbeidsprosessanalyse, gevinstanalyse og digitalisering som sentrale tema. Den største konkrete kostnaden er knyttet til opprettelsen av 100% stilling som effektiviseringsrådgiver.

6 Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Sekretariatet anbefaler at revidert handlingsplan for ekommunestrategien for Fosen Regionråd vedtas. Rådmannsgruppens behandling: 1. Fosen Regionråd vedtar fremlagt revidert handlingsplan for ekommunestrategi med følgende endringer: Effektivisering og gevinstrealisering pkt 1.7 budsjett tas ut og erstattes med følgende nytt pkt.: Effektiviseringsrådgiver utlyses med 100 % prosjektstilling fra med forbehold om at minimum 50 % av lønnskostnadene finansieres eksternt. Budsjett 2018 DDF økes med kr ,- for å finansiere 50 % av effektiviseringsrådgiver. Stillingen tillegges sekretariatet i Fosen Regionråd. Digital Døgnåpen forvaltning pkt 2.6 budsjett tas ut av handlingsplanen og erstattes med følgende: Det settes av én arbeidsdag månedlig for aktuelle medarbeidere i kommunene for å arbeide sammen med prosjektleder DDF. Arbeidsutvalgets innstilling; 1. Fosen Regionråd vedtar fremlagt revidert handlingsplan for ekommunestrategi med følgende endringer: Effektivisering og gevinstrealisering pkt 1.7 budsjett tas ut og erstattes med følgende nytt pkt.: Effektiviseringsrådgiver utlyses med 100 % prosjektstilling fra med forbehold om at minimum 50 % av lønnskostnadene finansieres eksternt. Budsjett 2018 DDF økes med kr ,- for å finansiere 50 % av effektiviseringsrådgiver. Stillingen tillegges sekretariatet i Fosen Regionråd. Stillingen opprettes som 3 årig engasjementsstilling. Det forutsettes et tett samarbeid med Fosen IKT Digital Døgnåpen forvaltning pkt 2.6 budsjett tas ut av handlingsplanen og erstattes med følgende: Det settes av én arbeidsdag månedlig for aktuelle medarbeidere i kommunene for å arbeide sammen med prosjektleder DDF.

7

8 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 16/ ØG/TB Arbeidsutvalget ØG/TB Styret 26/ ØG/TB Navn på saken Kostnadsfordeling/modell samarbeidsordningene Fosen Regionråd Vedlegg: Fordelingsnøkler Fosen- regnemodeller Drøftingssak: Notat angående kostnadsnøkler Fosen Regionråd: Økonomigruppen har sett på kostnadsfordeling mellom deltakerkommunene i de interkommunale samarbeidene, og sett dette opp mot hvordan dette skal gjennomføres ifm ny kommunestruktur på Fosen. En del av kostnadene fordeles med et «fast beløp» for hver kommune, og det må avklares hvordan dette vil slå ut når det blir færre kommuner. Det må også avklares om dagens modell er «rettferdig» i forhold til hvordan kostnader fordeles mellom kommunene. Budsjetter og fordelinger i kroner Når en ser nærmere på budsjett og kostnadsfordeling i de ulike samarbeidene så viser det seg at mange av samarbeidene har sine egne fordelingsnøkler, og at disse i stor grad er basert på den enkelte kommunes antatt bruk av tjenesten. En opplisting over samarbeidene og en beskrivelse av fordelingsnøkkel som brukes er tatt inn til slutt i notatet. Den faste fordelingsnøkkelen på 60 % fast og 40 % etter folketall gjelder for noen av regionrådets budsjetter og for Fosen Helse IKS. Resten er fordelt etter andre nøkler, og totalt fordeler dette seg slik: Fosen samarbeidsordninger Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik Sum Sum 60 / Etter andre nøkler Sum Denne oppstillingen viser at den «faste» fordelingsnøkkelen på 60/40 ikke har så stor betydning totalt sett. Fordelingsprosent og virkning av ny kommunestruktur Det er vedlagt noen regnemodeller som viser hvordan dagens modell virker, og hvordan denne vil bli endret ved at Rissa og Leksvik slås sammen til en kommune. Med dagens modell vil da Indre Fosen betale mindre enn de to gamle kommunene og det blir en større andel på de andre kommunene. Det er videre regnet litt på hvordan dette vil bli ved en ny kommunestruktur pr med følgende kommuner: - Indre Fosen - «Ørland» - «Bjørnør» - Osen

9 Konklusjon i økonomigruppa: Det bør arbeides ut fra at kommunene skal ha stabile utgifter, og at frem mot 2020 betaler Indre Fosen den andelen som Rissa og Leksvik betaler i dag. Fra 2020 må det lages en ny modell som gir fordeling mellom kommunene. Som fast modell fra 2020 foreslås det 50 % fast og 50 % etter folketall. Rådmannsgruppens behandling: 1. Rådmannsgruppen anbefaler å endre fordelingsnøkkel fra og med budsjett Rådmannsgruppen anbefaler å innføre ny modell med fordelingen 50 % fast 50 % innbyggertall for ordningene hvor det er vedtatt 60 % fast 40 % innbyggertall. Rådmannsgruppens vedtak; 1. Samarbeidsordningene som tidligere har hatt kostnadsfordelingen 60 % fast og 40 % innbyggertall fordeles etter ny modell 50 % fast 50 % innbyggertall fra og med budsjett Økonomigruppen lager nye budsjett med ny modell for samarbeidsordningene som omfattes av den nye fordelingsmodellen. Arbeidsutvalgets innstilling; 1. Det bør arbeides ut fra at kommunene skal ha stabile utgifter, og at frem mot 2020 betaler Indre Fosen den andelen som Rissa og Leksvik betaler i dag. 2. Fra 2020 må det lages en ny modell som gir fordeling mellom kommunene. 3. Fosen Regionråd driftsbudsjett og samarbeidsordningenes budsjetter 2018 revideres ihht eksisterende kostnadsfordelingsprinsipper.

10 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 17/ ØG/TB Arbeidsutvalget ØG/TB Styret 27/ ØG/TB Navn på saken Driftsbudsjett samarbeidsordninger 2018 Vedlegg: Budsjettdokumenter 2018 for hver enkelt samarbeidsordning. (Exelformat) Notat om budsjett for samarbeidsordningene B2018: Ansvaret for budsjett og oppfølging av samarbeidene ligger hos vertskommunene. De enkelte samarbeidsordningenes budsjetter er utarbeidet i samarbeid med Økonomisjef i aktuell vertskommune. Deretter er alle budsjettene gjennomgått og behandlet i økonomigruppen, der økonomisjefer i alle kommunene er representert. I rådmannsgruppen ble det vedtatt at samarbeid som har brukt fordeling 60 fast og 40 etter folketall skal endres til 50 % fast og 50 % etter folketall. Kommentarer til budsjettet: Fosen regnskap: Fordeles etter medgått tid. Ikke lagt inn noen økning i Agressokostnader: Gjelder utgifter til drift, vedlikehold og brukerstøtte av regnskapsprogrammet. Fordeles etter 50 % fast og 50 % etter folketall. En del av økningen gjeler innkjøp av rapportmodul. Fosen lønn: Fordeles etter medgått tid en reduksjon i budsjettet på bakgrunn av reduksjon i bemanning.

11 Kemnerkontor: Fordeles med 8,5 % fast for hver kommune og resten fordeles med 80% etter folketall og 20% etter antall arbeidsgivere. Har en nedgang for B2018 på grunn av bruk av fond på kr Fosen IKT Kostnader fordeles etter egen kostnadsnøkkel. Økninger i 2018 begrunnes med økte utgifter på ulike tekniske løsninger. Fosen Barnevern Utgifter til barnevernet fordeles i hht antall barn i kommunene. Barnevernet har meldt inn behov for en ekstra stilling på grunn av økning i antall saker og muligheter for å utføre en del tiltak i «egenregi» slik at det blir mindre bruk av eksterne aktører. Den ekstra stillingen er budsjettert til kr 700, pr år, men denne er ikke lagt inn i budsjettet. Fosen Inkasso Kostnader fordeles med 30 % likt og 70 % etter aktivitet. Kostnader er økt med som gjelder porto som tidligere har blitt dekket av Rissa kommune. Fosen Gis/Kart Er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall Helse og omsorgsprogram Er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall Rådmannsgruppens behandling: 1. Rådmannsgruppen anbefaler å endre fordelingsnøkkel fra og med budsjett Rådmannsgruppen anbefaler å innføre ny modell med fordelingen 50 % fast 50 % innbyggertall for ordningene hvor det er vedtatt 60 % fast 40 % innbyggertall. Rådmannsgruppens vedtak; 1. Samarbeidsordningene som tidligere har hatt kostnadsfordelingen 60 % fast og 40 % innbyggertall fordeles etter ny modell 50 % fast 50 % innbyggertall fra og med budsjett Økonomigruppen lager nye budsjett med ny modell for samarbeidsordningene som omfattes av den nye fordelingsmodellen. Arbeidsutvalgets innstilling; 1. Budsjettene revideres i henhold til vedtak i sak 26/17 2. Styret i Fosen Regionråd tar saken til orientering.

12 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.beh.: Møte-dato: Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 18/ TB Fosen Regionråd budsjett 2018 Arbeidsutvalget TB Styret 28/ TB Vedlegg: o Detaljbudsjett A. Budsjetteringskriterier: Rådmannsgruppa har ikke fastsatt budsjetteringskriterier for 2018: B. Kommunale egenandeler budsjett 2018 sammenlignet med budsjett 2017: Samarbeidsordning Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik SUM 2018 SUM 2017 Endring Fosen Regionråd - drift Tiltaksmidler Næringsalliansen Digital døgnåpen forvaltning Regionkonsulent oppvekst DYRK Fosen SUM drift SUM drift 2018 SUM drift 2017 Økning/reduksjon Tabellen ovenfor viser de kommunale egenandelene for vedtatte prosjekter (drift, ikke investering) i DYRK Fosen er nytt vedtatt prosjekt med oppstart medio 2017, dette er i utgangspunktet selvfinansierende men fylkeskommunen betinger egenandel fra kommunene for å gi tilskuddet som er en del av finansieringsplanen for Det er i henhold til betingelsene fra fylkeskommunen for dette tilskuddet tatt inn en egenandel fra kommunene til prosjektet DYRK Fosen. Pilotprosjektet NVR er selvfinansierende og eventuell egeninnsats i form av penger er ikke behandlet for Prosjektet medtas derfor ikke i denne tabellen. Endringer fra 2017 til 2018 framgår også av oppsettet. Egenandelene er beregnet i hht. vedtatte fordelingsnøkler for hver av ordningene, med unntak av Dyrk Fosen som er foreslått sum ut fra skjønn fra fylkeskommunen. For å opprettholde aktivitetsnivået har det vært nødvendig å inntektsføre kr fra ulike bundne fond og kr fra ulike disposisjonsfond. I flere år har aktiviteten latt seg opprettholde på grunn av at vi har hatt fondsmidler å ta av til saldering av budsjettet. Vi er imidlertid nå kommet dit at «reservebeholdningen» begynner å tømmes. Spesielt er det de siste par åra inntektsført mye til prosjektene Fosen Regionråd (drift) og Digital døgnåpen forvaltning fra oppsparte fondsmidler avsatt til regional utvikling. Videreføring av DDF er finansiert ved bruk av ledige lønnsmidler i sekretariatet for 2018.

13 2 C. Budsjettkommentarer: Prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift: Med hensyn til arbeidsmål og utviklingsoppgaver i 2018 så vil hovedfokuset fortsatt være strategisk næringsplan og digital døgnåpen forvaltning. I tillegg de nye satsingene DYRK Fosen, STYRK Fosen og pilotprosjektet Næringsvennlig Region. Det foreslås å inntektsføre kr fra bundet fond Regional utvikling til finansiering av utviklingsarbeid. Videre foreslås det å inntektsføre kr ,- (mot i 2017) fra sekretariatets disposisjonsfond til finansiering av drifta. Det er budsjettert med kr 0,- i lønns og prisvekst for sekretariatet lik praksis i Kommune Innbyggertall pr. Q Fast Innbyggerfordeling Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4901 Tiltaksmidler: Det foreslås at tiltaksmidlene tilføres kr i Kommune Innbyggertal l pr. Q Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt

14 3 Prosjekt 4904 Næringsalliansen i Fosen: Fordelingen mellom kommunene ble vedtatt i forbindelse med behandlingen av budsjettet for Vi foreslår at denne fordelingsnøkkelen videreføres til Kommune Innbygger-tall pr Q Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt I styremøte den 10. juni 2016 behandlet styret to saker ang arbeidet i Næringsalliansen på Fosen; sak 07/16 - SNP Fosen 2016 til 2020, sak 08/16 - Regionalt Næringsfond for Fosen Søknad fra Næringsalliansen for Fosendelfinansiering av ByR fase 2 Viktig at NA Fosen bidrar til nettverksbygging mellom næringslivet i regionen, både med tanke på samarbeidsmuligheter og at man kan kjøpe kompetanse av hverandre. Byregionprogrammet avsluttes Q Pilotprosjektet Næringsvennlig Region kan få innvirkning på strukturene i Næringsalliansen i løpet av driftsåret Prosjekt 4908 Digital døgnåpen forvaltning: VIDERE SATSNINGSOMRÅDER Prosjektet er forlenget til 2019, da regionen ønsker videre satsning på digitalisering. Det er opp til rådmennene å vedta hvilke områder som skal prioriteres de neste to årene. Velferdsteknologi og byggesak kan være aktuelle områder å satse på, samtidig som det er 200 skjema som kan heldigitaliseres i en kommune, og regionen vil trenge et stødig fokus på videreutvikling av Rettpåsak. Samtidig er det viktig å lære opp ansatte i kommunene når det gjelder arbeidsprosessanalyser og gevinstrealisering. Det er en svært viktig målsetting i prosjektet å gjøre kommunene i stand til å jobbe videre med området tjenesteutvikling med digital støtte når prosjektet avsluttes i Styrevedtak 06/ Budsjett for videreføring av Døgnåpen Digital Forvaltning 2018 og 2019 vedtas som fremlagt. Budsjettposten økt refusjon fra kommunene dekkes inn ved bruk av vakante lønnsmidler i sekretariatet Fosen Regionråd. Ihht fremlagt budsjett 2018, og styrevedtak over, finansieres av kommunene ,- ved bruk av vakante lønnsmidler fra sekretariatet. Bundet fond for DDF brukes som finansiering, samt disposisjonsfond for tiltaksmidler.

15 4 Videre må ca ,- finansieres av kommunene i Modellen innbefatter midler til investeringer, videreutvikling av Rettpåsak samt nye satsningsområder innen digitalisering (uten tilføring av eksterne midler). Eksterne prosjektmidler krever ofte eksternt fokus, om vi skulle få midler gjennom KS, forskningsfond o.l. vil det ikke nødvendigvis være knyttet til våre behov, men f.eks til å gi opplæring til andre kommuner om det vi har gjennomført. Vi skal uansett søke på de eksterne midlene som er mulig å søke på. Vi har fått skjønnsmidler i 3 år, og i utgangspunktet er vi ferdig med vårt «løp» der. Webredaktør for Fosenportalen finansieres av budsjettet. Drift av Efagrådet finansieres i budsjettet. Økning på postene ellers er lønnsvekst, noen enkle justeringer internt mellom noen poster, samt noe prisvekst på enkelte poster. Kommune Innbyggertall pr. Q Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4910 Biblioteksamarbeid: Vi har ikke budsjettert med midler til dette prosjektet i 2018, men initieres det samarbeid innenfor området i 2018 er det midler tilgjengelig på bundet driftsfond Biblioteksamarbeid (kr ). Prosjekt 4927 Utviklingsprisen for Fosen: Prisen finansieres ved inntekstføring av midler fra disposisjonsfondet Tiltaksmidler. Budsjettet økes med kr 5 000,- for å dekke kostnader tilknyttet tildelingen av utviklingsprisen. Prosjekt 4950 Regionkonsulent for oppvekst: Merknad til inntekter knyttet til prosjekt 4950: Prosjekt 4950 har de siste årene blitt delfinansiert ved bruk av fondsmidler på disp. fond. Regionkonsulenten. Pr var det regnskapsført kr ,68 på dette fondet. I regnskapsåret 2017 er det beregnet brukt ca ,- kr av disp. fondet, dels som finansiering av prosjekt 4950 og dels som finansiering av felles fagdag for alle skolene på Fosen i prosjekt 4953 Etterutdanning skole. Dette betyr at ved å budsjettere med kr ,- fra disp. fondet i 2018, må kommunene fra og med 2019 forvente noe økte kostnader tilknyttet prosjekt 4950, ettersom disp. fondet ved utgangen av 2017 vil være redusert til ca. kr kr.

16 Det budsjetteres med kr ,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen for Det er ikke besluttet at ordningen med skjønnsmidler til regionkonsulenten for oppvekst videreføres i nye Trøndelag, dette vil ikke ferdigbehandles hos Fylkesmannen før sammenslåingsprosessen er avsluttet. Skulle det vise seg at ordningen med skjønnsmidler til regionkonsulenten for oppvekst ikke videreføres i 2018, har regionrådet disponible fondsmidler til å dekke det manglende skjønnstilskuddet for Prioriterte innsatsområder for regionkonsulenten 2018: a) Kompetanseutvikling for ansatte i barnehage og grunnskole innenfor områder regionen vil prioritere ut fra behov, ønsket utvikling og statlige føringer. b) Barnehagesatsingen innebærer først og fremst implementering av den statlige strategien Kompetanse for fremtidens barnehage. Revidert kompetansestrategi for kompetanse og rekruttering , og Strategisk kompetanseplan for barnehageområdet på Fosen, I tråd med Strategisk kompetanseplan for barnehagene på Fosen, , skal barnehagene arbeide barnehagebasert med kompetanseutviklingen. Dette innebærer en større satsing på veiledning av ledelse av utviklingsprosesser i barnehagene. I forbindelse med dette utviklingsarbeidet har regionkonsulenten søkt, og fått tilsagn på kr ,- i OU-midler på vegne av kommunene på Fosen, med mulighet for utbetaling av midlene innen utgangen av Dette er ikke inntektsført i budsjett for prosjekt 4954 Etterutdanning barnehage, da uttak av OU-midler er avhengig av innsendte fakturaer fra innleide kompetansepersoner. OU-midlene skal i løpet av strategiplanperioden brukes til å: - Leie inn ekstern veiledningskompetanse til styrere og utviklingsledere i den enkelte barnehage. Fosen regionråd har inngått en avtale med FEI ved DMMH om veiledning av alle barnehager som deltar i satsingen. - Etablere og drifte lærende nettverk for styrere og utviklingsledere i barnehagene. c) Skoleutvikling: I forbindelse med ungdomstrinnssatsingen ble det i 2014 etablert ei nettverksgruppe for ressurslærere på Fosen. Dette nettverket er nå utvidet til å inkludere leder-/utviklingsgruppene i alle skolene på Fosen, og omtales som «Fosennettverket». OFO danner styret for nettverket, og deltar også på nettverkssamlingene. OFO har vedtatt en plan for det lærende nettverket som strekker seg ut 2018, og regionkonsulenten har søkt og fått tilsagn på kr ,- i OU-midler til dette tiltaket på vegne av kommunene på Fosen. Dette er ikke inntektsført i budsjett for prosjekt 4953 Etterutdanning skole, da uttak av OU-midler er avhengig av innsendte fakturaer fra innleide kompetansepersoner. d) Videreutvikling av samarbeidet med PPT innebærer samarbeid med innehaverne av de regionale stillingene og nettverkene rundt disse stillingene. Samarbeid om lese- og skriveopplæringen, matematikkopplæringen, TRAS (tidlig registrering av språkutvikling) og skoleutvikling er sentrale områder. f) Andre satsingsområder: Inkludering og tilpasset opplæring Ekstern skolevurdering. Vurdering for læring underveisvurdering og den langsiktige kompetanseperspektivet.

17 6 Skolemiljø/psykososialt miljø: Kvalitetssikringssystemet Olweus. Kvalitetssikring: Kommunen som barnehagemyndighet, samarbeid om tilsyn med barnehagene (jfr. Regional plan for tilsyn med barnehager på Fosen). Veiledning av nytilsatte lærere og barnehagelærere; NY-tiltak Lokalt gitt muntlig eksamen. I følge styrets vedtak i sak 02/08 skal kostnadene på prosjekt 4950 Regionkonsulenten fordeles med 60 % likt på alle kommuner og 40 % etter folketall. Kommune Innbyggertall pr. Q Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Leksvik I alt Prosjekt 4952 Entreprenørskap i skoler og barnehager Plan for entreprenørskap på Fosen, , ble vedtatt høsten 2012, men er ikke revidert i løpet av OFO har i 2016 (sak 24-16) besluttet at planperioden heller ikke skal forlenges, da opplevelsen i alle kommuner er at skolene har mange store utviklingsprosesser som skal ivaretas, i tillegg til deltakelse og arbeid knyttet til det lærende nettverket mellom skolene på Fosen. Det er derfor ikke budsjettert midler til prosjekt 4952 i Etterutdanning skole Det vil i 2017 brukes midler fra bundne fond for Etterutdanning skole til å bygge opp et felles lærende nettverk for alle grunnskoler på Fosen Etterutdanning barnehage Etterutdanning barnehage gjennomføres både ved bruk av OU-midler samt med skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Kostnader og tilskudd knyttet til veiledning av barnehagene føres på prosjekt 4983 BAKOM-prosjektet. Satsningsområder står beskrevet under prosjekt 4950 Regionkonsulent for oppvekst punkt b) Ekstern skolevurdering Andre runde av Ekstern skolevurdering på Fosen avsluttes høsten OFO vedtok våren 2017 å endre finansieringen av ekstern skolevurdering for ny planperiode for Kommunene skal i ny ordning avlønne egne eksterne skolevurderere på egne budsjett. I prosjekt 4957 Ekstern skolevurdering er det budsjettert med midler til at vurdererne skal kunne delta på opplæringsdager

18 7 og fagdager arrangert av Utdanningsdirektoratet, samt en årlig regional samling. Dette finansieres av bundne fondsmidler for ekstern skolevurdering i Prioriterte satsingsområder hvor sekretariatet i samarbeid med styret og rådmannsgruppen har et særskilt oppfølgingsansvar: o Prosjektet Digital Døgnåpen Forvaltning o Strategisk Næringsplan for Fosen -Næringsalliansen o DYRK Fosen o STYRK Fosen o Pilotprosjekt Næringsvennlig Region Avsluttende kommentarer til utkast til budsjettet fra sekretariatet: Det er for 2018 satt opp det vi mener er et nøkternt budsjett for Budsjettet gir lite handlingsrom til nye tiltak og aktiviteter utover den ressursen som stillingen i sekretariatet og regionkonsulenten for oppvekst og prosjektleder for Digital døgnåpen forvaltning samt prosjektledelsen for DYRK Fosen representerer. Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Behandling i rådmannsgruppens møte : Rådmannsgruppen støtter de endringene og økning med kr ,-, egenandel for DYRK Fosen som er lagt inn i budsjettet for Vedtatt handlingsplan for ekommunestrategi, sak 14/17 omfatter en ny 100 % stillingsressurs for effektiviseringsrådgiver. Opprettelse av denne stillingen betinger 50 % ekstern finansiering og det legges derfor inn kr ,- i økning i budsjettet for DDF. Rådmannsgruppen anbefaler styret i Fosen Regionråd å endre fordelingsnøkkel for samarbeidsordningene fra dagens modell 40/60 til 50/50 fra Denne endringen legges til grunn for kostnadsfordelingen samarbeidsordningene (ordningene som fordeles etter 40/60) og drift Fosen Regionråd. Ulike alternativer for fordelingsnøkkel; Folketall Dagens 60 fast 50 fast 40 fast 30 fast fordeling 40 f. tall 50 f. tall 60 f. tall 70 f. tall Indre Fosen ,0 25,9 28,2 30,5 32,8 Ørland ,9 18,3 18,7 19,2 19,6 Bjugn ,2 17,6 17,8 18,0 18,3 Roan ,1 11,5 10,2 8,9 7,6 Åfjord ,7 15,1 14,8 14,4 14,0 Osen ,1 11,5 10,3 9,0 7,7 Sum

19 TILTAKSMIDLER Kommune Innbyggertall Prosent Fast 50 % Innbyggerfordeling 50 % Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Indre Fosen ,20 % 8333, , ,66 Ørland ,70 % 8333, , ,34 Bjugn ,80 % 8333, , ,34 Roan ,20 % 8333, , ,34 Åfjord ,80 % 8333, , ,34 Osen ,30 % 8333, , ,3 I alt , DIGITAL DØGNÅPEN FORVALTNING Kommune Innbyggertall Prosent Fast 50 % Innbyggerfordeling 50 % Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Indre Fosen ,20 % Ørland ,70 % Bjugn ,80 % Roan ,20 % Åfjord ,80 % Osen ,30 % I alt REGIONKONSULENTEN Kommune Innbyggertall Prosent Fast 50 % Innbyggerfordeling 50 % Totalt 2018 Totalt 2017 Diff Indre Fosen ,20 % Ørland ,70 % , , ,5 Bjugn ,80 % Roan ,20 % Åfjord ,80 % Osen ,30 % , , ,5 I alt Rådmannsgruppens innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd vedtas etter ny fordelingsnøkkel, fordeling 50% fast og 50 % etter antall innbyggere. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd vedtas etter eksisterende kostnadsfordeling. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen

20 9 Styrets behandling: Styrets vedtak:

21 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 20/ TB STYRK FOSEN Arbeidsutvalget TB Styret 29/ TB Vedlegg: Prosjektplan STYRK Fosen Prosjektets mål er interkommunalt samarbeid, med høy, bred og nyskapende aktivitet, basert på nettverkssamling, grønt skifte og klimatilpasning. Miljø- og planarbeidet på Fosen skal styrkes med drivkraft og kvalitet. Felles fokus for miljø- og plangruppen er: - Nettverk - Kunnskapsdeling - Kompetansebygging - Helhetlig kunnskapsgrunnlag - Ressursutnyttelse - Forvaltningsskikk - Rutineutvikling - Innbyggerorientering - Veiledning - Kommunikasjon - Medvirkning - Omdømme - Innovasjon Eksempler på relevante tema som berører flere aktører er; Hva innebærer omlegging til grønt skifte for kommunene? Hva kan kommunale virksomheter, næringsdrivende, organisasjoner og innbyggere gjøre for å bli «grønne pådrivere»? Hvilken betydning har klimatilpasning for kommunale virksomheter, næringsdrivende, organisasjoner og innbyggere? Er noen instanser og aktører mer sentrale og berørte enn andre? Regional vannforvaltningsplan Trøndelag ble godkjent av Klima- og miljødepartementet Alle berørte myndigheter er forpliktet til å følge opp ved å legge planen til grunn for sin planlegging og virksomhet. Hvilke føringer gir regional vannforvaltning for kommunale enheter, næringsdrivende, organisasjoner og innbyggere? Hva betyr folkehelse, miljø og estetikk for kommunale medarbeidere ved plan og miljø? Hvordan organiserer kommunene dette arbeidet, internt og eksternt? Hvordan håndterer kommunene «sine» kulturminner? Ivaretar dagens praksis god forvaltning og utvikling? Hvilke organisatoriske grep kan vurderes for fremtiden?

22 Organisering Styringsgruppen for prosjektet STYRK Fosen er rådmannsgruppen i Fosen Regionråd samt representant fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag, prosjektansvarlig er sekretariatet ved daglig leder. Arbeidsgruppene består av fagfolk innenfor plan og miljø fra hver kommune med pådrivere utpekt av styringsgruppen. Møtefrekvens: Styringsgruppen kommer sammen når det er hensiktsmessig for prosjektet, minimum ved oppstart og avslutning. Fremdrift i prosjektet styres av pådrivere for henholdsvis plan- og miljøgruppene. Det gis løpende status til styringsgruppen og årlig status til tilskudds-utbetaler og deltagende kommuner ved berørte politiske utvalg. Forslag finansiering 2017/første år: FM skjønnsmidler FM restmidler fra avsluttet prosjektet på plan, miljø og landbruk Egeninnsats kommunene Sum kr kr kr kr Det bør foreligge en administrativ avtale om ressursbruk og økonomiske forhold i prosjektet. I tillegg bør prosjektet støttes av rådmann i hver deltakerkommune. Dette prosjektet omhandler administrativ styrking av fagenhetene plan og miljø som har til hensikt å styrke samarbeidet og faglige relasjoner i Fosenregionen. Sekretariatets innstilling: 1. Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd er styringsgruppe for prosjektet STYRK Fosen, i tillegg til representanten fra FM 2. Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd anbefaler at kommune inngår administrative avtaler om ressursbruk i form av egeninnsats til deltakelse i prosjektet STYRK Fosen. Rådmannsgruppens behandling: 1. Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd er styringsgruppe for prosjektet STYRK Fosen, i tillegg til representanten fra FM 2. Rådmannsgruppen bekrefter vedtatt deltakelse med egeninnsats fra kommunene i prosjektet STYRK Fosen Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd tar saken til orientering.

23 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget TB Styret 30/ TB Navn på saken Møteplan 2018 for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Vedlegg: Forslag til møteplan for 2018 Saksfremstilling: Sekretariatet har utarbeidet forslag til møteplan for rådmannsgruppen, arbeidsutvalget og styret. Med bakgrunn i tidligere års praksis har vi foreslått styremøter lagt til fredager. Det fremlagte forslag avviker litt i forhold til de tidsfrister som er satt i vedtektene. Årsmøtet skulle vært avholdt innen utgangen av mai og budsjett skulle vært behandlet innen utgangen av september. De siste års erfaringer har vist at dersom vi skal følge prosedyren med behandling både i rådmannsgruppe og arbeidsutvalg, så er det problematisk å klare å avvikle årsmøtet i mai. Med de vedtatte budsjettrutiner som er lagt for samarbeidsløsningene vil det også være vanskelig å få lagt frem samlet budsjett innen utgangen av september. Sekretariatet har fått tilsendt møteplaner for Sør-Trøndelag fylkeskommune. I vårt forslag har vi forsøkt å unngå møtekollisjoner med denne planen, bortsett fra møter i Arbeidsutvalget som enkelte ganger faller sammen med møtedager i Fylkesutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, Arbeidsutvalget samt møter i Rådmannsgruppen, for Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, Arbeidsutvalget samt møter i Rådmannsgruppen, for Styrets behandling: Styrets vedtak:

24 FOSEN REGIONRÅD Møteplan for Fosen Regionråd 2018, Behandlet i styremøtet , sak 30/17 Dato Møtested Møtetype Endret plass. Endret dato Saker Åfjord Rådmannsmøte Åfjord Arbeidsutvalg Indre Fosen Styremøte/Rådsmøte Åfjord Rådmannsmøte Åfjord Arbeidsutvalg Osen Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Åfjord Arbeidsutvalg Konferanse for formannskapene Roan Styremøte / Årsmøte Dato og møtested besluttes av AU Åfjord Rådmannsmøte Budsjettdrøft. FR + samarbeidsordn Åfjord Arbeidsutvalg Ørland Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Budsjett Åfjord Arbeidsutvalg Indre Fosen Styremøte/Rådsmøte Budsjett Åfjord Rådmannsmøte Åfjord Arbeidsutvalg Bjugn Styremøte