Møteinnkalling TID: 050406 kl 08.00 STED: Stjørdal rådhus, møterom Lånke Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Saksliste: 001/06 Orientering om kommunens økonomi 002/06 Orientering fra administrasjonen varmebasseng 003/06 Årsregnskap for 2005 004/06 Årsmelding for 2005 005/06 Kontrollutvalgets årsrapport 006/06 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 007/06 Skatteregnskap for 2.halvår 2005 008/06 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2005 009/06 Statusrapport fra revisjonen 010/06 Referatsaker Rådmann vil gi en orientering om kommunens økonomi under sak 001/06 og 002/06. Levanger, 19.04.2006 Ole Meier Kjerkol leder Cand.jur møtesekretær Dir.tlf. 74 05 29 16 E-post: ase.brenden@komsek.no
Sak 001/06 Sakstittel: Orientering om kommunens økonomi kontrollutvalg 050406 001/06 KomSek sitt forslag til vedtak: Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Kontrollkomiteen ønsker en tett oppfølging av den økonomiske utvikling i kommunen. Kontrollkomiteen har derfor anmodet rådmannen om en gjennomgang av kommunens økonomi og utsiktene fremover. KomSek Trøndelag IKS Levanger 210306
Sak 002/06 Sakstittel: Orientering fra administrasjonen varmebasseng kontrollutvalg 05.04.06 002/06 KomSek sitt forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber administrasjonen følge opp tidligere vedtak i kommunestyret vedrørende opprustning av varmebasseng. Vedlegg: Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller, se sak 008/06. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Kommuneloven Saksopplysninger: Kommunestyret har fattet vedtak om opprustning av varmebasseng, dette vedtaket synes ikke å være fulgt opp i tråd med kommunestyrets intensjon. Kontrollutvalget har bedt rådmannen redegjøre for saken. KomSek Trøndelag IKS Levanger 27.01.2006
SAK 003/06 STJØRDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2005 Kontrollkomiteen i Stjørdal 050406 003/06 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet for Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005. 2. Kontrollkomieens uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg: 1. Forslag til uttalelse til Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005 2. Revisjonsberetning til Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005 3. Revisjonsberetning til Stjørdal havnekasses årsregnskap 4. Utkast til kontrollkomiteens uttalelse til årsregnskapene Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005 (utsendt fra kommunen) 2. Stjørdal kommunes årsmelding for 2005 (utsendt fra kommunen) 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48. Årsregnskapet og årsberetningen 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år.
Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Driftsregnskapet skal omfatte 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året. 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret 3. Anvendelsen av midler som nevnt i nr. 1 og 2 i driftsregnskapet, herunder avsetninger av slike midler for anvendelse i senere regnskapsår og til finansiering av investeringer i årets investeringsregnskap. Investeringsregnskapet skal omfatte 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter fra salg av anleggsmidler, og inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter, jf. likevel fjerde og femte ledd. 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-3 avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret. 5. Inntekter i driftsregnskapet anvendt for investeringer i årets investeringsregnskap. 6. Utlån, forskutteringer og tiltak av investeringsmessig karakter dekket inn ved inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-5, herunder avsetninger. 7. Øvrige finansieringstransaksjoner knyttet til utlån og forskutteringer. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Stjørdal kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Stjørdal. Revisjonen er gjennomført av Tove Melgård (oppdragsansvarlig revisor) og Marit Ingunn Holmvik (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.
7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Stjørdal kommunes årsregnskap ble avlagt den 15. februar 2006 av enhetsleder for økonomi, som også er regnskapsansvarlig for kommunen og administrasjonssjefen. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Kommunens årsregnskap for 2005 som er gjort opp i balanse, viser samlede driftsutgifter på kr 746 958 915, og et brutto driftsresultat på kr 36 112 605. Driftsregnskapet nøkkeltall: 2005 Budsjett 2005 2004 Til fordeling drift 460 549 000 451 908 000 426 148 000 Negativt netto driftsresultat 2 027 813 2 407 000 14 103 356 Bruk av tidligere års avsetninger 2 928 352 2 643 000 1 854 918 Årets avsetninger 4 642 250 5 050 000 14 428 205 Regnskapsmessig mindreforbruk -3 741 711 0 1 530 068 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Balanseregnskapet Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 hvor det sies at Balanseregnskapet skal vise status for kommunens og fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Balanseregnskapet skal stilles opp i henhold til vedlegg 3 til denne forskriften. Balanseregnskapet skal minst vise beløp for sist avlagte årsregnskap i tillegg til for årets regnskap. Det fremlagte balanseregnskapet synes på alle måter å tilfredsstille de krav som forskriften stiller.
Noter til regnskapet Note 1 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. I forskrift om årsregnskap og årsberetning 5, pkt. 5 heter det Aksjer og andeler i selskaper som er ført opp som anleggsmidler skal spesifiseres etter selskap. Det skal opplyses om balanseført verdi, eventuell markedsverdi og eierandel i hvert selskap. I note 4 er antall aksjer og andeler samt markedsverdi og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Note 10 spesifiserer investeringsregnskapet, jfr. det som er nevnt ovenfor. Andre forhold I henhold til Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner samt Forskrift om årsregnskap og årsberetning skal a. Årsregnskapet være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. b. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. c. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. d. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet, utkast til slik uttalelse er vedlagt. Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. I henhold til ovenstående kan Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2005. Levanger 28.03.2006 Kontrollsekretær
SAK 004/06 STJØRDAL KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2005 Kontrollkomiteen i Stjørdal 050406 004/06 KomSek sitt forslag til vedtak Kontrollkomiteen finner Stjørdal kommunes årsmelding for 2005 oversiktlig og informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2005. Vedlegg Oversikt over ikke iverksatte vedtak og notat Andre saksdokumenter Stjørdal kommunes årsmelding for 2005 Saksopplysninger Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollkomiteen, skal den oversendes til kontrollkomiteen før kontrollkomiteen avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsmeldingen i 48. Årsregnskapet og årsberetningen 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen.
Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollkomiteen gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning. Kontrollkomiteen kan eksempelvis kommentere - hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er - hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ fremstilling av kommunens virksomhet forrige år - mål og oppnåelse for kommunens virksomhet - andre forhold kontrollkomiteen måtte ønske å kommentere Saksbehandlers vurdering Saksbehandler mener at Stjørdal kommunes årsberetning for 2005 inneholder tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Levanger 27.03.06
Sak 005/06 Sakstittel: Kontrollkomiteets årsrapport for 2005 kontrollkomite 05.03.2006 005/06 kommunestyret KomSek sitt forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar kontrollkomiteens årsrapport for 2005 til orientering. KomSek sitt forslag til vedtak: 1. Forslag til årsrapport for 2005 godkjennes. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret til orientering Vedlegg: 1. Forslag til kontrollkomiteens årsrapport for 2005 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 2. Forskrift om kontrollkomite Saksopplysninger: Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollkomite. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med alle andre folkevalgte organer og med de ansatte. Det er viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om den virksomhet som kontrollkomiteen utøver på kommunestyrets vegne. Kontrollkomiteen avgir derfor en årlig rapport til kommunestyret. Som sekretær for kontrollkomiteen er det KomSek Trøndelag IKS som har utarbeidet utkast til årsrapport. KomSek Trøndelag IKS Levanger 21.03.2006
SAK 006/06 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Kontrollkomiteen i Stjørdal 05.04.06 006/06 KomSek sitt forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg: Vedtak i kommunestyret PS 1/06. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollkomiteens sak 28/05. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksutredning Kommunestyret behandlet sak vedrørende plan for forvaltningsrevisjon i møte 02.02.06. Planen ble vedtatt og kommunestyret delegerte til kontrollkomiteen å foreta endringer i planen innenfor planperioden. Det ble imidlertid fremmet forslag om endringer i prioriteringsrekken samt at kommunestyret ba kontrollkomiteen vurdere å granske barnevernet i Stjørdal kommune. Det vises for øvrig til vedlagte vedtak. KomSek Trøndelag IKS Stjørdal 21.03.06
SAK 007/06 STJØRDAL KOMMUNES SKATTEREGNSKAP FOR 2005 Kontrollkomiteen 050306 007/06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar skatteoppkreverens årsrapport for 2.halvår 2005 til orientering. Vedlegg: 1. Brev av 20.01.2006 fra skatteoppkreveren i Stjørdal kommune v/kontrollkomiteen vedlagt Rapport for skatteoppkreverfunksjonen i Stjørdal kommune 2005 2. Brev av 08.02.2005 til kommunestyret i Stjørdal kommune fra Nord-Trøndelag skattefogdkontor Kontrollrapport 2005 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Stjørdal kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten 3. Skatteregnskapet for 2005 Saksopplysninger: I følge brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet er nå staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har fra 1.7.2004 overtatt den formelle revisjon av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. For vår region (region Midt: Nord- og Sør-Trøndelag, samt Møre og Romsdal) er den interne kontrollen tillagt Sør-Trøndelag skattefogdkontor. I brevet er det også gitt en redegjørelse for den nye statlige behandlingen av skatteregnskapene, og det anses ikke lenger naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men etter Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.2. i året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til Fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg.
Kommunestyret skal således ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Når det gjelder halvårsrapporten fra skatteoppkrever er det noe uklart hvilken behandling denne skal gis av kommunestyre / kontrollutvalg. Men kontrollutvalget skal føre tilsyn med den kommunale forvaltning, og da er det naturlig at rapporten legges fram til kontrollutvalgets orientering. Imidlertid anses det ikke naturlig at rapporten behandles av kommunestyret uten at spesielle forhold tilsier det. Dessuten uttaler Skattedirektoratet i et brev til skatteoppkreverne av 2.7.2004 at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kontrollutvalget. Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Saksbehandlers vurdering: Da det i skatteoppkrevers rapport ikke fremkommer forhold som må følges opp, anses det tilstrekkelig at kontrollutvalget tar rapporten for andre halvår 2005 til orientering uten at det er nødvendig med oversendelse til kommunestyret. Levanger 20.03.2006
Sak 008/06 Sakstittel: Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 3.tertial 2005 kontrollutvalg 050406 008/06 KomSek sitt forslag til vedtak: Rapporten etter gjennomgang av møteprotokoller 3.tertial 2005 tas til orientering. Vedlegg: Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 3.tertial 2005. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter i perioden 01.09.05 31.12.05 for formannskapet, kommunestyret og komité omsorg. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Vurdering: Det vises til rapporten. KomSek Trøndelag IKS Levanger 21.03.06
Sak 009/06 Sakstittel: Statusrapport fra revisjonen Kontrollutvalg 050406 009/06 KomSek sitt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Revisor vil legge fram en statusrapport om revisjonsarbeidet for 2005. KomSek Trøndelag IKS Levanger 21.03.06
Sak 010/06 Sakstittel: Referatsaker Kontrollkomite 05.04.06 010/06 KomSek sitt forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Dokumenter til referering: 1. Kontaktmøte med revisjonen 2. Valg av nytt medlem i kontrollkomiteen 3. Notat fra revisjonen KomSek Trøndelag IKS Levanger 28.03.06
Til Stjørdal kommunestyre KONTROLLKOMITEENS UTTALELSE TIL STJØRDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2005 Kontrollkomiteen har behandlet Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsmelding for 2005 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. Kontrollkomiteen mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Kontrollkomiteen har ingen merknader til Stjørdal kommunes årsregnskap for 2005. Stjørdal, 6. april 2004 Stjørdal, 05.04.06 Ole Meier Kjerkol leder Einar Lund nestleder Eva Dybwad Alstad Tor Inge Pedersen Marit Oddrun Børseth