NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 26. januar 2011 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/11 002/11 003/11 004/11 005/11 006/11 007/11 008/11 Referatsaker Oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak Vedlikeholdsplaner for Namsskogan kommune Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 Oppfølging av kontrollutvalgets saker i 2010 Antallet medlemmer i kontrollutvalget neste valgperiode Oppfølging av sak 019/10 og sak 027/10 i kontrollutvalget. Habilitet ved saksfremstilling i OOK Eventuelt Grong 19.01. 2011 Anne Lise Grøndal (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 99 39 36 88 e-post gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS
SAK 001/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 001/11 425-1740-5.3 Referatene tas til orientering 1. KomSek Trøndelag IKS Postjournal 2010 Vedlagt 2. KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning for 2010 17122011 Vedlagt 3. NKRF Invitasjon til KU- konferanse 2.-3. februar 29112010 2011 4. NKRF Brev av 16.12. 2010 Deles ut i Unntatt offentlighet, Offl. 15, fvl. 13 møtet 5. Fylkesmannen i Brev vedrørende klage 19.04. 2010 Nord-Trøndelag SAK 002/11 OPPFØLGING AV SAK TIDLIGERE KOMMUNESTYREVEDTAK Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 002/11 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak. Vedlegg Liste over 5 utvalgte kommunestyrevedtak fra 2010 Kontrollutvalget skal drive løpende tilsyn med den kommunale forvaltning ( 77 i kommuneloven), og behandler som et ledd i dette revisjonens rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap. Disse rapportene er en formell kontroll av saker av vesentlig økonomisk betydning, og innebærer ikke noe tilsyn med om administrasjonen har fulgt opp de politiske vedtakene. Kommunestyret gjør gjennom året en del vedtak der administrasjonen konkret blir pålagt å utrede spørsmål, sette i verk tiltak eller legge fram en sak innen en viss tidsfrist.
5 vedtak fra Namsskogan kommunestyre i 2010 er plukket ut, og administrasjonen er bedt om å komme i møtet og orientere kontrollutvalget om oppfølgingen. Vurdering Med mange arbeidsoppgaver som skal utføres og stadig nye aktuelle saker, kan oppfølgingen av tidligere kommunestyrevedtak i visse tilfeller bli utsatt eller nedprioritert. Administrasjonens rolle som politisk sekretariat skal sikre at de folkevalgtes vedtak blir realisert. Videre at kommunestyret får nødvendig tilbakemelding om oppfølgingen, også tilbakemeldinger hvis nye faktorer gjør det vanskelig å sette vedtaket ut i livet. I stedet for stikkprøver fra kontrollutvalgets side vil det være ønskelig at administrasjonen systematisk legger fram en rapport til kontrollutvalget og kommunestyret hvert år om hvordan kommunestyrevedtak er fulgt opp. Det bør derfor innføres en fast, årlig rapportering. SAK 003/11 VEDLIKEHOLDSPLANER FOR NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 003/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune utarbeider vedlikeholdsplaner for kommunale bygg, samt en plan for oppfølging av de ulike vedlikeholdstiltak. Vedlegg Namsskogan kommune, Næring og utvikling. Vedlikeholdsplaner Bygg, datert 30.11. 2010 Namsskogan kontrollutvalg har fått en henvendelse angående hvilke vedlikeholdsplaner som finnes på kommunale bygg og hvordan disse blir fulgt opp. Kontrollutvalget etterspurte vedlikeholdsplaner i kommunen og tilbakemeldingen tilsa at dette ikke finnes, men intensjonene er å utarbeide dette i 2011. I budsjett-teksten for 2011 under målsetting for teknisk etat står det Namsskogan kommune skal utarbeide vedlikeholdsplaner for kommunale bygg og anlegg. Dette sto også i budsjettets tekstdel for 2010, s. 27. Vurdering Namsskogan kommune bør prioritere å få utarbeidet vedlikeholdsplaner for kommunale bygg i 2011, samt en plan for hvordan de ulike tiltak følges opp.
SAK 004/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I OOK, FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 004/11 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret til orientering og hensttiller om at de fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten etter gjennomgang av saker behandlet i OOK, formannskapet og kommunestyret til orientering. 2. Kommunestyret henstiller rådmannen om å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel 4. Vedlegg 1. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av OOK, formannskap og kommunestyre 2.halvår 2010, datert 14. januar 2011. Ikke trykte vedlegg Ingen Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 2. halvår 2010 for OOK, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker som gjelder vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. I pkt. 3.1 Formannskapet og OOK og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Gjennomgang viser at i saker der politiske organ skal fatte vedtak mangler det henvisning til hjemmel i delegasjonsreglementet. Dette er også påpekt ved gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010. Rådmannens tilsvar opplyser at det er opplæring har vært planlagt, men grunnet sykefravær og hardt arbeidspress har det ikke vært gjennomført. Ny opplæringsdag er satt til 2. februar 2011. Når det gjelder saker behandlet av kommunestyret viser revisor til saker hvor saksfremstilling og vedtak ikke henger sammen. Rådmannens tilsvar er at kvaliteten på saksfremlegg og vedtak må ses i sammenheng med sykefravær i organisasjonen. Vurderinger Namsskogan kommune oppfordres til å jobbe videre med å få på plass hjemmelhenvisning når vedtak fattes, samt at endringer i budsjettet vedtas av kommunestyret. Det bør og være samsvar mellom tall i saksutredning og tall i regnskap.
SAK 005/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2010 Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 005/11 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til Namsskogan kommunestyre : I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. SAK 006/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2010 Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 006/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger de saker som krever det videre i 2011.
Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i 2010. Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i 2010. Vurdering Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. Noen saker følges videre i 2011. jf. merknader og oppfølging i oversikten i kontrollutvalgets saker i 2010. SAK 007/11 ANTALL MEDLEMMER I KONTROLL- UTVALGET NESTE VALGPERIODE Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 007/11 425-1740-5.3 kommunestyret 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren. Kommunestyret i Namsskogan valgte i møte den 03.10.2007 et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden 2007 2011. Et kontrollutvalg med bare 3 medlemmer er i visse tilfeller sårbart, spesielt ved forfall til et møte, ettersom det ikke alltid er lett å innkalle varamedlem på kort varsel. En annen viktig grunn til å øke antallet medlemmer til 5, er å bidra til større faglig tyngde og bredere representasjon. Namsskogan kontrollutvalg har i perioden 2008-2011 hatt den praksis at 1. varamedlem har møtt fast til kontrollutvalgets møter. En fordel ved at 1.varamedlem har møtt fast til utvalgsmøtene, er at vedkommende da har innblikk i og oversikt over hvilke saker som behandles og den debatten som den enkelte saker medfører. Det er også en fordel å være tilstede på møtene og overvære forhandlingene hvis en som varamedlem må tiltre senere i møtet, eller i et senere møte om samme sak eller beslektede spørsmål. 1. varamedlem blir betegnet som ikke-møtende varamedlem så fremt en da ikke er kalt inn som medlem ved eventuelle forfall. I motsetning til møtende deltakere vil 1. varamedlem som
bare deltar i møtet som observatør ikke kunne gis ordet. Dette tilsier at 1. varamedlem som møter fast har en observatørrolle i kontrollutvalget og uten talerett. Dette er grundig utdypet i kommuneloven med kommentarer kapittel 6 31. Praksisen i Namsskogan kontrollutvalg har vært slik at 1. varamedlem har møtt fast og deltatt i møte som øvrige møtedeltagere, med unntak av retten til å avgi stemme når vedtak fattes. Kontrollutvalget har ikke sjøl myndighet til å avgjøre antallet medlemmer. Det er kommunestyret som velger kontrollutvalget, og saken må derfor sendes over til ordføreren med anmodning om behandling i kommunestyret. Flere kontrollutvalg i fylket vil nå ta opp forespørsel om utviding. I Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gjelder noen av punktene valg av kontrollutvalg. Sjøl om anbefalingene ikke kan regnes som pålegg, er det ønskelig kommunestyret vurderer disse når nytt kontrollutvalg skal velges høsten 2011: Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Vurdering Svært få andre kommunale utvalg eller nemnder har 3 medlemmer, og når en del møter i kontrollutvalget faktisk må holdes med bare to medlemmer til stede, sikrer ikke dette en bred debatt. En økning til 5 medlemmer vil også representere større mangfold i erfaring og synspunkter. En ser det som en fordel med en økning i antall medlemmer. Praksisen med at 1. varamedlem deltar gir varamedlem en passiv rolle da det etter kommuneloven blir ansett som observatør uten å kunne ta del i debatten. Anser det som en fordel med en økning i antall medlem slik at alle kan ha en aktiv rolle i utvalget og ta del i debatten og saksbehandlinga. SAK 008/11 OPPFØLGING AV SAK 019/10 OG SAK 027/10 I KONTROLLUTVALGET: HABILITET VED SAKSFREMSTILLING I OOK Kontrollutvalget 26012011 Gunnhild Berg 008/11 425-1740-5.3 Kommunestyret
1. Kontrollutvalget tar saken til orientering og understreker viktigheten av habilitet ved behandling av politiske saker. 2. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at det ikke er reist spørsmål og tatt stilling til habilitet i OOK ved behandling av sak 44/09. 3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak 2. Kommunestyret ber alle være bevisst sin egen habilitet og melde eventuell innhabilitet snarest, slik det bl.a. er vist til ved møteinnkalling til kommunestyret. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Habilitet ved saksførehaving i OOK, datert 1.juli 2010 2. Namsskogan kommune 3 dokumenter vedrørende habilitetsvurdering 3. Forvaltningsloven 6 Habilitetskrav Kontrollutvalget fikk i juli 2010 en henvendelse angående habilitet ved saksfremstilling i OOK (Oppvekst, omsorg og kultur). Denne ble vurdert av kontrollutvalget den 15.09. 2010, første møte etter mottatt henvendelse. I sak 019/10 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget undersøkelser sak 019/10 nærmere og innhenter mer informasjon / dokumentasjon. 2. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved at det synes som om leder i OOK er saksbehandler. 3. Kontrollutvalget stiller videre spørsmål angående habilitet rundt dette. Kontrollutvalget fikk i møte den 24.11. 2010 en redegjørelse fra rådmann angående saksbehandlingsrutiner i OOK og vurdering av habilitet i enkeltsaker. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 027/10. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget oversender spørsmålet angående habilitet til fylkesmannen. I første omgag har kontrollutvalget sendt en henvendelse angående habilitet til NKRF (Norges kommunerevisorsforbund), og mottok den 16. desember 2010 svar på henvendelsen. OOK er et utvalg opprettet av kommunestyret. Utvalget har fått delegert myndighet til å fatte vedtak i bl.a skjenkesaker. OOK behandlet den 3. november 2009 sak 44/09, en befaringsrapport etter kontroll med omsetning av alkohol. Vedtaket i saken bygger på saksfremstilling av 21. oktober 2009, hvor det står at saken sendes OOK for uttalelse, men utvalget har derimot gjort vedtak i saken. Gjennom henvendelsen til kontrollutvalget fra 1. juli 2010 og videre undersøkelser er kontrollutvalget blitt gjort kjent med at leder i OOK har nære forbindelser til bedrift som omhandles av alkoholloven og hvor det utføres skjenkekontroll. En henvendelse fra publikum har også stilt spørsmål vedrørende dette til ordfører og kontrollutvalg. Etter forvaltningsloven 8 andre ledd skal habilitetsspørsmålet avgjøres av det organet der den aktuelle saken er oppe til behandling, i dette tilfelle OOK. Forvaltningslovens 6 andre ledd bygger på følgende bestemmelser:
Likså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. En person med nære relasjoner til en bedrift som omfattes av alkoholloven og skjenkekontroll vil være i et særegent forhold, og derfor inhabil til å forberede eller avgjøre saker av denne type (sak 44/09), saker som går ut på å fastsette rettigheter og plikter for en konkurrent. Det er situasjonen som tilsier at leder av OOK vil være inhabil i slike saker, ikke vedkommende sin personlige integritet. Det er også stilt spørsmål og reagert på at det synes som om leder i OOK er saksbehandler og benytter kommunens brevark. Slik saksbehandling er uvanlig, men ikke lovstridig. Saken blir lovstridig hvis vedkommende er inhabil til å behandle slike saker som sak 44/09, og vil da også være inhabil til å utføre saksbehandlingsarbeid. Vurderinger Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og har kun sett på forhold knyttet til behandlingen og habilitet i OOK. Poenget med bestemmelser om habilitet er først og fremst at folk skal kunne ha tillit til at vedtak i forvaltningen blir gjort på saklig grunnlag. I denne forbindelsen er det viktig at tilsatte og folkevalgte ikke deltar i forberedelsen eller avgjørelsen av saker når det på grunn av deres egne eller nærståendes mulig interesse i saken, kan oppstå tvil om upartiskhet. Vurderinger viser at ut i fra den situasjonen leder i OOK er i, tilsies det at vedkommende er inhabil til å forberede og avgjøre denne type saker. Viser også til forvaltningsloven 6 andre ledd. Dette viser at OOK allerede i møte den 3. november 2009 burde tatt til vurdering om leder av OOK er habil i denne type saker. Det er beklagelig at det ikke er reist spørsmål om habilitet i denne saken Grong 20.01. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær