Budsjettdisponent Oppgaver i Agresso web Behandling av egne utgifter/godtgjørelser Anvise rekvisisjon Anvise faktura Anvise omposteringsbilag Arbeidsflytkart Nyttige spørringer Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen Sist oppdatert: 15.12.2016 Janne Alfheim
INNHOLD Generelle retningslinjer for bestilling av varer og tjenester ved UiT... 2 Retningslinjer for utøvelse av budsjettdisponeringsfullmakt... 2 PÅLOGGING... 3 GODTGJØRELSER ELLER ANDRE UTGIFTER TIL SEG SELV... 4 Videresende oppgave til overordnet... 4 ANVISE REKVISISJON... 6 Godkjenne / Parkere / Avvise... 7 ANVISE INNKJØPSFAKTURA... 7 Ordrelinjer / Varelinjer... 8 Godkjenne /parkere /avvise... 8 ANVISE LEVERANDØRFAKTURA... 9 Detaljer leverandørfaktura / Kontering:... 9 Beskrivelse... 9 Godkjenne / Avvise / Parkere... 9 Omfordele... 10 Avansert modus... 10 ANVISE OMPOSTERINGSBILAG... 11 Godkjenne /Parker / Avvise... 12 Avansert modus... 13 Vedlegg... 13 ARBEIDSLFYTKART... 15 Arbeidsflytkart for rekvisisjon... 15 Arbeidsflytkart for innkjøpsfaktura... 16 Arbeidsflytkart for leverandørfaktura... 17 NYTTIGE SPØRRINGER... 17 Globale rapporter:... 17 1
GENERELLE RETNINGSLINJER FOR BESTILLING AV VARER OG TJENESTER VED UIT Hovedregel for bestilling av varer og tjenester er bruk av rekvisisjon. Når man registrerer en rekvisisjon går den på arbeidsflyt i Agresso for attestasjon hos innkjøpsattestant (IA) og slutt-godkjenning/anvisning hos budsjettdisponent (BDM). Den blir da til en innkjøpsordre, som er et gyldig dokument for bestilling av varer og tjenester. Alle som har tilgang til Agresso Web kan gjøre en kjøpsanmodning ved å lage en rekvisisjon. Har man ikke tilgang selv må man henvende seg til en innkjøpsattestant. RETNINGSLINJER FOR UTØVELSE AV BUDSJETTDISPONERINGSFULLMAKT Jamfør din fullmakt som budsjettdisponent følger det retningslinjer som du må sette deg inn i, disse ligger på intranett på innkjøp sin side: www.uit.no/innkjop Retningslinje link 2
PÅLOGGING For å logge på agresso, gå til følgende lenke: https://agresso.uit.no/agresso Etter påloggingen til Agresso, vil en se sine oppgaver under haken oppe til høyre: Klikk på haken, og det komme frem hvilken type oppgaver som er klar for behandling. Oppgavene er gruppert i tre ulike kategorier: Se eksempel under. REK står for rekvisisjon som er på flyt, 713XXXXX. INN står for innkjøpsfaktura, bilag knyttet til et innkjøpsordrenummer, 813XXXXX. LEV står for leverandørfaktura, bilag som ikke er knyttet til et innkjøpsordrenummer. 3
GODTGJØRELSER ELLER ANDRE UTGIFTER TIL SEG SELV Reglement for økonomistyring i staten: Jf. 2.5.2 Transaksjonskontroll av utgifter Jf. 2.5.2.1 Budsjettdisponeringsmyndighet Der står det at «Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.» Det innebærer at kostnader/godtgjørelser som gjelder budsjettdisponenten selv, ikke kan behandles av vedkommende, men må videresendes til nærmeste leder/overordnet. Det er budsjettdisponentens ansvar å påse at dette blir ivaretatt på riktig måte. Korrekt fremgangsmåte i Agresso for dette er: Videresende oppgave til overordnet Egne utgifter eller godtgjørelser som man ikke kan godkjenne selv, men må videresendes, kan forekomme på rekvisisjon, innkjøpsfaktura, leverandørfaktura og refusjonsbilag. Ved å videresende sender man videre en oppgave på en gitt stedkode og vedkommende man sender til, SKAL ha fullmakt til å håndtere oppgaven. Det er viktig å påpeke at videresend IKKE skal brukes til andre formål. Når det er behov for å videresende en oppgave på budsjettdisponent trinnet, klikk nederst i vinduet på knappen «Videresend»: Da kommer en boks opp, skriv inn navnet på din nærmeste leder, eller velg navn i nedtrekks-menyen. I listen er kun tilgjengelig de personer som er Agressobrukere. Om din nærmeste leder ikke er Agressobruker må du sende oppgaven til et høyere nivå. Skriv en passende kommentar om hvorfor oppgaven sendes videre. Trykk så «Videresend». Når dette er gjort vil arbeidsflytkartet se slik ut man kan se med blått hvem som har sendt oppgaven, og hvem som har mottatt dem under. 4
Arbeidsflytkart ved videresendt: Om du har fått en oppgave ved en feil, må stedkoden endres, slik at riktig enhet får den på flyt til seg. 5
ANVISE REKVISISJON En rekvisisjon er kun er et internt dokument for arbeidsflyt ved UiT. Når en rekvisisjon er anvist/godkjent av de som er bemyndiget, genereres en innkjøpsordre som sendes på e-post til rekvirenten, den kan benyttes til bestilling av vare/tjeneste. Klikk på denne oppgaven i oppgavelisten rekvirenten har fylt ut kommer frem: og rekvisisjonsskjermbildet med informasjon Leveransebeskrivelse rekvisisjon: Kontroller hva rekvirent har skrevet, teksten skal være supplerende informasjon til konteringen. Teksten vises i hovedbok når bilaget knyttet til innkjøpsordren er bokført. Hvis man kjøper et bord slik eksempelet viser, så trenger det ikke stå «inventar» for kontoen viser at det er inventar. En god tekst er mer utfyllende f.eks.: «Hev/senk bord kontor B.114». Da kommer det tilleggsinformasjon som kontering ikke viser. Hvis man har en ephorte referanse skal det påføres. Teksten kan kun redigeres av rekvirenten, rekvisisjon må i så fall avvises så den går tilbake. Arbeidsflyt loggen er for intern bruk, rekvirenten kan ha skrevet noe, og innkjøpsattestanten kan ha skrevet noe for å gi deg som BDM mer informasjon. Alle kommentarer blir liggende på rekvisisjon som historikk. Du kan påføre kommentar for fremtidig sporbarhet. Budsjettdisponent kan gjøre endringer på rekvisisjonen dersom det er behov. 6
Godkjenne / Parkere / Avvise Godkjenne: Når rekvisisjon er klar for godkjenning, klikk godkjenn, arbeidsflyten er da ferdig og en innkjøpsordre blir produsert og sendt på e-post til rekvirent. Parkere: Hvis det er noe som må avklares, klikk parker, legge til en forklarende kommentar. Rekvirenten kanskje venter på å få sin rekvisisjon godkjent, om vedkommende gjør spørring på flyt kan han se årsak til at den ikke er godkjent enda. Avvise: Hvis det er noe som må korrigeres eller at innkjøpet ikke godkjennes, bruk avvise. Kommentar må fylles ut, og rekvisisjonen går tilbake til rekvirenten. En god kommentar er viktig så rekvirenten kan forstår hva som er feil/mangler. Hvis innkjøpet avvises kan rekvirenten sette den sperret, og den går ut av arbeidsflyt. ANVISE INNKJØPSFAKTURA En innkjøpsfaktura er et bilag knyttet til en allerede godkjent innkjøpsordre, på et angitt beløp i innkjøpsordren. Anvisning på faktura blir derfor kun nødvendig ved avvik som er over tillatt verdi. I tillegg går alle faktura over kr. 100.000 på flyt til IA og BDM, også hvis de ikke har avvik, dette på grunn av fakturaens størrelse. Når du klikker på oppgaven får du opp informasjon om bilaget samt fakturabilde til høyre. Arbeidsflytloggen viser kommentar fra rekvirent på hvorfor dette ble dyrere. Eventuell kommentar fra innkjøpsattestant står også der. Hvis faktura er over 50.000 kr og det ikke er avvik, så har ikke bilaget vært på flyt hos rekvirent eller innkjøpsattestant. I de tilfeller står det ikke «godkjent» i flytloggen, men rekvirenten må alltid utføre varemottak før et bilag går videre. 7
Ordrelinjer / Varelinjer Under ordrelinjer kan man se fakturert mengde og fakturert beløp opp mot ordrebeløp, det vil vise hvor stort avvik faktura har. Kommentar fra rekvirent eventuelt innkjøpsattestant i arbeidsflytloggen bør være forklarende på hvorfor dette ble dyrere enn planlagt. Hver varelinje har en kontering under innkjøpsfakturadetaljer. Konteringen kommer fra rekvisisjon, men kan endres her. Til venstre for konteringen er det en knappen for å vise arbeidsflytkart. Det er en egen flyt for hver kostnads rad, man må klikke på den konkrete raden man ønsker å sjekke. Flytkartet viser hva som har skjedd på flyt før den kom til budsjettdisponent. Man kan se hvor lenge et bilag har ligget på f.eks varemottak før det ble behandlet osv. Godkjenne /parkere /avvise Godkjenne: Hvis fakturaen er ok velger du godkjenn nede til venstre, den får status ferdig og kan bokføres. Parker: Hvis det er noe feil med faktura eller noe som må avklares, bruk knappen parker. Skriv en kommentar som er tydelig for andre å forstå. Både din enhet og sentral økonomiavdeling følger opp bilag som er på flyt, kommentaren bør derfor være presis og oppdatert. Hvis du venter kreditnota, vent med å godkjenne faktura til kreditnota er mottatt og begge deler kan godkjennes samtidig. Avvise: Hvis avvik ikke er forklart eller noe mangler, velg avvise nede til venstre, en kommentar må fylles ut og fakturaen blir sendt tilbake til innkjøpsattestant. 8
ANVISE LEVERANDØRFAKTURA Leverandørfaktura er faktura uten innkjøpsordre. Når du klikker på oppgaven informasjon om bilaget samt fakturabilde til høyre. får du opp Detaljer leverandørfaktura / Kontering: Nederst i bildet finner du konteringsraden og beskrivelsesfeltet. Alle bilag som importeres til Agresso som ikke er knyttet til et innkjøpsordrenummer, får konto DUMMY som standard. Kontoen «DUMMY» er en midlertidig artskonto som må endres før godkjenning av bilaget. Vi kan ikke bokføre på konto DUMMY. Feltene i konteringsraden endres avhengig av type konto, f eks. ved lønnskonto på 5* så får man opp felt for lønnsnummer, ved anleggskonti får man opp felt for anleggsid. Obligatoriske felter vises med rød *. Alle felter som er merket med knappen kan man begynne å skrive i, tekst eller tall og forslag kommer frem. Ved å klikke på knappen får man opp eget søkefelt. Beskrivelse Beskrivelsesfeltet er tekst som vises i hovedbok når bilaget er bokført. Det er informasjon som kommer frem på spørringer så det er viktig at teksten er supplerende til konteringen. Er konto «inventar» så trenger det ikke stå inventar i beskrivelsesfeltet. En kort tekst som beskriver hva man har anskaffet eller betaler for. Hvis man har en ephorte referanse skal det påføres. F. eks. «Hev/Senk bord kontor B114». OBS! Det er obligatorisk å fylle ut feltet «Beskrivelse». Hvis teksten ikke er god nok må den redigeres før godkjenning. Godkjenne / Avvise / Parkere Nederst i bildet har en følgende knapper. Godkjenne: Når bilaget er ferdig kontrollert, kontert og tekst er skrevet, trykk godkjenn. Avvise. Avvisning må begrunnes i kommentarfeltet. Når budsjettdisponent avviser går bilaget tilbake til forrige ledd, innkjøpsattestant. Parker: Hvis det er noe feil med faktura eller noe som må avklares, bruk knappen parker. Skriv en kommentar som er tydelig for andre å forstå. Både din enhet og sentral økonomiavdeling følger opp bilag som er på flyt, kommentaren bør derfor være presis og oppdatert. Hvis du venter kreditnota, vent med å godkjenne faktura til kreditnota er mottatt og begge deler kan godkjennes samtidig. 9
Omfordele Hvis en har mottatt en faktura som tilhører en annen AVD/fakultet/enhet, så er det enkelt å omfordele den selv. Legg inn stedkode der den hører hjemme, f.eks. 330000 for HSL, 310000 for Helsefak. Når man trykker godkjenn, så godkjenner man en omfordeling, for bilaget tar ny flyt til den stedkoden som ble lagt inn, og de som har fullmakter der blir mottakere. Hvis det er noe feil på flyten, kontakt brukerstøtte. Avansert modus Nederst i bildet er det en knapp for å velge avansert modus, ved å klikke der åpnes det for avanserte muligheter som for eksempel: splitting av kostnadslinje og fordelingsliste. Avansert modus opererer per linje. Når du har klikket på avansert modus får en flere valg under konteringen. Slette: Huk av til venstre, trykk så slett for å slette merket rad. Godkjenne: For å godkjenne en eller flere spesifikke rader. Avvise: For å avvise en eller flere spesifikke rader. Parker: Hvis bilaget er splittet og man ønsker å parkere kun en eller flere spesifikke rader må man benytte parker på denne måten via avansert modus. Del rad: For å splitte faktura velg del rad, sett inn det beløp den enkelte rad skal ha. Husk at hver kostands rad må konteres før godkjenning. Når alle rader er kontert kan en enkelt godkjenne hele bilaget ved å gå tilbake til enkel modus, velg så godkjenn knapp (nede til venstre) så godkjennes hele bilaget med alle rader. Er bilaget splittet på andre fakultet/enheter tar bilaget flyt til de personer som har fullmakt på angitte stedkoder. 10
ANVISE OMPOSTERINGSBILAG Bilaget registreres og blir deretter sendt på flyt i Agresso til regnskapsattestant for attestasjon og så budsjettdisponent for anvisning. Når alle linjene i bilaget er godkjent av begge formelle roller, blir bilaget automatisk bokført. Rutine for omposteringsbilag: link her. Omposteringsbilag som skal behandles ligger i oppgavelisten og heter OMP - Budsjettdisponent. Velg oppgave OMP Budsjettdisponent, og bilaget kommer frem slikt. OBS! Kun de linjer som er på stedkoder du har fullmakt for, vil du se. Om det er splittet over flere fakultet/enheter så vil de linjene ikke vises her. 11
Godkjenne /Parker / Avvise Sjekk at konteringen er riktig (konto, avd og pro) og gjør eventuelle korrigeringer. Det er mulig å legge inn tekst ment kun for flyten i feltet oppe til høyre, arbeidsflytlogg. Godkjenne Parker Avvise Bilaget blir godkjent og sendt videre i flyten. Bilaget blir parkert i flyten og blir liggende i listen Dine oppgaver. Må legge inn kommentar før man får lagret. Bilaget går tilbake til det forrige leddet i flyten. Må legges inn en kommentar før man får lagret. 12
Avansert modus Vedlegg Dokumentarkivet viser om det er lagt inn et vedlegg allerede, eller en kan legge inn vedlegg ved behov. For å legge inn vedlegg, eller for å se vedlegg, trykk på bindersen oppe til høyre. Hvis det ligger vedlegg vil de vises nå. Velg Legg til dokument for å laste opp flere: 13
Velg dokumenttype Diversebilag. Trykk på Opplasting og velg et dokument som er lagret på pc eller annet område. Dokumenttittel vil automatisk bli det samme som originaldokumentet har, men kan endres. Trykk lagre. Dokument som er lastet opp ser man slikt, f.eks. PDF fil: 14
ARBEIDSLFYTKART Arbeidsflytkart for rekvisisjon 15
Arbeidsflytkart for innkjøpsfaktura 16
Arbeidsflytkart for leverandørfaktura NYTTIGE SPØRRINGER For å hjelpe deg med fakturahåndtering, søke etter faktura i Agresso, finne bilag eller rekvisisjon på flyt o.l. har du flere tilgjengelig spørringer. Globale rapporter: Spørringene finnes det under: Rapporter - Globale Rapporter 17
For å se rapportene under denne mappen, klikk på den mappen du vil utvide. Her er alle de tilgjengelige rapporter: Brukerveiledning for hver rapport finnes i hver mappe «brukerveiledning» 18