FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Torsdag den 27.09.2006, kl. 19:15 STED: Kommunehuset, Dun (1. etasje) De faste medlemmene av kontrollutvalget innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretæren. Varamedlemmet møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens 77 nr. 8. SAKSLISTE: Sak nr. Sakstittel Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokollen fra forrige møte 11/06 Referatsaker 12/06 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fosnes kommune 2007 13/06 Fremtidig lokalisering av KomSek Trøndelag IKS 14/06 Orienteringssak: Revisjonsstrategi 2007: Regnskapsrevisjon 15/06 Eventuelt Eva W. Tranås leder Jøa/Grong, 18. september 2006 Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf.: 74 21 21 44 / 470 28 400 E-post: per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi m/vedlegg til: Kontrollutvalgets varamedlem KomRev Trøndelag IKS avd. Namsos Ordføreren i Fosnes Rådmannen i Fosnes
SAK 11/06 REFERATSAKER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Fosnes kontrollutvalg 27.09.06 Per Morten Bjørgum 11/06 Fosnes 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Vedlegg: R 7/06 Kopi av brev av 16.06.06 fra KomSek Trøndelag IKS til Fosnes kontrollutvalg Informasjon ang. sekretærfunksjonen for utvalgene
SAK 12/06 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I FOSNES KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Fosnes kontrollutvalg 27.09.06 Per Morten Bjørgum 12/06 Fosnes 06 Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2007 for kontrollog tilsynsarbeidet i Fosnes kommune med en total ramme på kr 386.500,00. 1 POLITISKE OG FELLES ADM. TJENESTER 1100 REVISJON OG KONTROLLUTVALG Budsj.forsl. 2007 1100 10003 REVISJON OG KONTROLLUTVALG 10802 1100 10003 Møtegodtgjørelse lederen 1 600 10803 1100 10003 Møtegodtgjørelse øvrige medlemmer 1 900 10804 1100 10003 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 2 300 10990 1100 10003 Arbeidsgiveravgift 700 11501 1100 10003 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 11600 1100 10003 Kjøregodtgjørelse 2 000 11702 1100 10003 Reiseutgifter (inkl. park.avg. og bomavg.) 5 000 13751 1100 10003 Kjøp av sekretariatstjenester 105 000 13752 1100 10003 Kjøp av revisjonstjenester 243 000 386 500 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.06.2004. - Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. - Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: I den nye forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det inntatt bestemmelser om budsjettbehandlingen. Av 18 går det fram at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kom-munen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen.
Det går videre fram av merknadene til 1. ledd at: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Vurdering: Som i 2005 fremmes forslag om å samle alle budsjettposter som gjelder kontroll og tilsyn under samme ansvar, kalt kontroll og tilsyn. Sekretariatet har utarbeidet følgende forslag til budsjett basert på erfaringstall og tidligere vedtak, bla angående ledergodtgjørelse og møtegodtgjørelse. Foreslåtte budsjettposter refereres under med kommentarer. FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET TJENESTE 10003: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post: Tekst: Beløp: 10802 Møtegodtgjørelse lederen 1,600,00 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 30.5.2002, sak 035/02, Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Fosnes kommune, 5 møter a kr 312,00 10803 Møtegodtgjørelse øvrige medlemmer 1.900,00 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 30.5.2002, sak 035/02, Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Fosnes kommune, 5 møter a kr 187,00, 2 medlemmer 10804 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 2.300,00 Det er lagt inn et beløp i tilfelle det skulle bli aktuelt 10990 Arbeidsgiveravgift 700,00 Det er regnet 11,8 % av postene for møtegodtgjørelse, samt erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25.000,00 Kontrollutvalget er etter forskriftsendringen i 2004 gitt nye oppgaver og en mer sentral kontroll- og tilsynsrolle. Det vil være nyttig for utvalget å kunne delta f.eks på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen som avvikles i januar hvert år. Deltakelse her stipuleres til ca. 8.000,- /deltaker, hvorav kr 5.000 i kursavgift og kr. 3.000 i reiseutgifter. 11600 Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse ved deltakelse på kurs/samlinger, evt. til møter 2.000,00
11702 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5.000,00 Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved evt. møter/kurs, samt avgifter ved parkering eller bompassering 13751 Kjøp av sekretariatstjenester 105.000,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4% jfr den kommunale deflator) 13752 Kjøp av revisjonstjenester 243.000,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4% jfr den kommunale deflator) 1 POLITISKE OG FELLES ADM. TJENESTER 1100 REVISJON OG KONTROLLUTVALG Budsj.forsl. 2007 Budsjett 2006 1100 10003 REVISJON OG KONTROLLUTVALG 10802 1100 10003 Møtegodtgjørelse lederen 1 600 1 600 10803 1100 10003 Møtegodtgjørelse øvrige medlemmer 1 900 1 900 10804 1100 10003 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 2 300 2 300 10990 1100 10003 Arbeidsgiveravgift 700 700 11501 1100 10003 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 5 000 11600 1100 10003 Kjøregodtgjørelse 2 000 2 000 11702 1100 10003 Reiseutgifter (inkl. park.avg. og bomavg.) 5 000 5 000 13751 1100 10003 Kjøp av sekretariatstjenester 105 000 97 500 13752 1100 10003 Kjøp av revisjonstjenester 243 000 230 000 386 500 346 000
SAK 013/06 FREMTIDIG LOKALISERING AV KOMSEK TRØNDELAG IKS Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Fosnes kontrollutvalg 27.09.06 Liv Tronstad 013/06 Fosnes 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges frem til drøfting uten innstilling til vedtak Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) skal behandle sak om fremtidig lokalisering i sitt møte i oktober på grunnlag av vedtak gjort i representantskapets møte i mai 2006. Her gjengis utdrag fra representantskapets vedtak i sak 06/06: Det skal utredes mulighetene for en eventuell samlokalisering av ansatte i Steinkjer. Dersom samlokalisering blir aktuelt, må det vurderes en alternativ plassering til Steinkjer. I den forbindelse ønskes det synspunkter fra kontrollutvalgene på KomSek sin fremtidige lokalisering. I dag har KomSek 5,5 stillingshjemler til disposisjon. Selskapet er lokalisert med hovedkontor i Steinkjer med 3 ansatte i 2,5 stilling, og avdelingskontor i Namsos, Grong og Levanger bemannet med 1 stilling på hvert kontor. Ved avdelingskontorene er selskapet samlokalisert med KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Når det gjelder bemanningen ved de 3 avdelingskontorene er selskapet i den situasjon at de ansatte har sluttet eller kommer til slutte innen kort tid. Selskapet er med dette i en meget vanskelig situasjon og har derfor utlyst to ledige stillinger. Før ansettese vil skje må den fremtidige lokaliseringen være klar. Daglig leders ønske om størst mulig samlokalisering av selskapets ansatte begrunnes med de ansattes arbeidsmiljø, og kvaliteten på de tjenester selskapet skal utføre for sine eierkommuner og kontrollutvalg. Ved en samlokalisering kan selskapet: bygge opp et større fagmiljø utnytte de ansattes ulike kompetanse bedre utvikle spesialkompetanse på fagområder etter kvalifikasjoner øke muligheten for samarbeid og teamjobbing, og ha flere å spille på ved vanskelige saker få en større likhet på tjenester som leveres til kontrollutvalgene
få større sikkerhet for god kvalitet på leverte tjenester, kvalitetssikring i travle tider kunne ta unna topper for hverandre ha muligheter til overlapping være bemannet også under ferieavvikling (sommerferie) bli mindre sårbar ved sykdom bli mindre sårbar dersom ansatte slutter utvikle et bedre arbeidsmiljø stå sterkere i forhold til å møte konkurranse utenfra stå sterkere i forhold til å konkurrere om oppdrag i kommuner utenfor eierkommunene redusere kostnader til interne møter ha mulighet til flere korte og uformelle møter etter behov få et bedre tilgjengelig arkiv når alt samles et sted Det finnes også motargumenter for samlokalisering slikt som: økte kostnader for selskapet i form av lengre kjøreavstand til de enkelte kommuner Dette kan til dels oppveies i form av effektivisering. større avstand mellom sekretariatet og revisjonen, som vil kreve faste rutiner for informasjonsutveksling. Når det gjelder fremtidig lokalisering er det fra daglig leders synspunkt store fordeler og sterkt ønskelig å samle hele kontoret ved Fylkets hus i Steinkjer. Et annet alternativ kan være å ha et avdelingskontor i tillegg til hovedkontoret på Steinkjer. Det er representantskapet som skal avgjøre spørsmålet om fremtidig lokalisering. Kontrollutvalgenes syn i saken vil bli presentert for representantskapet eller fremført av de ulike eieres representant i møtet. En ber kontrollutvalget vurdere hvor avgjørende det er for kontrollutvalgets arbeid at sekretariatet er lokalisert ved avdelingskontorene som i dag, sett opp mot de fordeler selskapet vil oppnå ved samlokalisering i form av arbeidsmiljø, gode kvalitetsmessige og sikre tjenester, kompetanseflyt, sårbarhet i forhold til tjenesteleveranse ved sykdom eller fratredelse. Steinkjer 4. september 2006 Liv Tronstad (sign) Kontrollsjef
SAK 14/06 ORIENTERINGSSAK: REVISJONSSTRATEGI 2007- REGNSKAPSREVISJON Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Fosnes kontrollutvalg 27.09.06 Per Morten Bjørgum 14/06 Fosnes 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: KomRev Trøndelag IKS vil i møtet orientere om revisjonsstrategi 2007-regnskapsrevisjon.