REFERAT HOVEDSTYREMØTE NR. 04 I ARBEIDSPERIODEN 06-08 Dato: 14.12.06 Tidspkt.: 17.00 22.00 Sted: Rica Hotell Gardermoen Tilstede: Andresen, Ingvill F. Diesen, Anders Gogstad, Jørn Dalen, Unni Weiseth, Harald Bråthen, Kristiansen Fravær: Knut Westbye Referent: Kristiansen Saks nr. / Hva saken gjelder / vedtak år 51/06-08 Godkjenning av protokoll fra styremøte nr. 03 Referat er godkjent og lagt ut på web under vedtaksprotokoller Vedtakssak: 52/06-08 Styremøter 2007 datoer For første halvår ble det enighet om følgende møtedatoer: - 25. februar, sted: UBC - 28.april i forbindelse med WC og Nordisk i swing, sted: UBC - 15.juni i forkant av samarbeidskonferansen, sted: Rica Hotell Hamar Vedtakssak: 53/06-08 Inntektsfordeling TV sendinger Vi har mulighet til å få 11 TV sendinger på TV2 Zebra i løpet av våren. Skal vi takke ja til dette og hvordan kostnader og evt inntekter skal fordeles? Ansvar: Knut/ Harald/ Jørn Vedtak: 1. ND skal ha TV dekning av 11 sendinger på TV Zebra første halvdel av 2007. 2. ND sentralt garanterer for kr. 10.000 pr. sending. ND sentralt kan tjene inn pengene enten ved salg av to sponsorplakater eller sponsorpakker bestående av sponsorplakat, 2x 3m vantreklame og en side med reklame i konkurranseprogrammet. Redusert kostnad som følge av Flerforbundsavtalen, går til inntekt for ND. Den enkelte arrangør dekker følgende kostnader:
54/06-08 - Norges Cup 03.02.07: 7000,- - Vintermesterskapet 10.02.07: 7000,- - Norges Cup 03.03.07: 9000,- - Vårcup 10.03.07: 7000,- - IDO Grener 24.-25.03.07: 9000,- - Snøhetta Cup 14.04.07: 9000,- - Påskecup 14.04.07: 7000,- - Nordisk Swing 27.-29.04: 9000,- - NM Freestyle 05.-06.05: 9000,- - NM Sportsdans 05.-06.05: 10000,- - Sommercup 09.06: 7000,- Arrangørene kan tjene inn pengene ved salg av en sponsorplakat og øvrig vantreklame. Kostnadene til evt. ekstra lys dekkes av arrangøren. 3. Dersom arrangøren produserer vantreklamen for ND (2x 3m) skal arrangøren få dekket disse utgiftene av ND. Dersom ND ikke klarer å selge sine andeler skal ND- og Dance Factory logoen benyttes. 4. ND utarbeider en kontrakt som arrangøren undertegner i forkant. I denne kontrakten forplikter arrangøren seg til å betale sine utgifter i forhold til produksjonen. I tillegg skal retningslinjene for arrangementet mht lys, reklameoppsett og lignende fremgå av kontrakten. Jørn og administrasjonen utarbeider et forslag til kontrakt. Vedtakssak: Høringsdokumenter fra NIF: 1. Hvilke områder skal vi fronte ut mot klubbene? 2. Utfordringer ift det å være et Fleridrettsforbund Det ble informert om Forum For Fleridrettslag (FFF), som ND er med i sammen med 4 andre særforbund. I dette forumet er det så langt vært avholdt 6 møter, hvor hovedtemaene som har blitt diskutert har vært utfordringer ift det å være et fleridrettsforbund, samt posisjonering og samarbeid frem mot idrettstinget i mai 2007. Spesielt viktig i denne sammenhengen er hvordan/om særforbund med flere grener skal prioriteres ved tildelingen av spillemidler i fremtiden. Vedtak: 1. Generalsekretær og President gis fullmakt av hovedstyret til å koordinere arbeidet vedr. idrettspolitiskdokument ift hva som skal frontes mot /
klubbene og arbeidet i FFF frem mot idrettstinget i mai 2007. Hovedstyret skal holdes oppdatert under hele denne prosessen. 55/06-08 Vedtakssak: Handlingsplan Hovedstyret 2007 Forslag til handlingsplan ble delt ut og gjennomgått. Dokumentet er basert på utkastet til Dansepolitisk dokument, tiltaksplaner fra styremedlemmene og budsjettforslagene til seksjonene. 56/06-08 57/06-08 Organisasjonskart er utarbeidet og ble presentert. Forslag til strategiske mål er å utvikle ND, under dette ble følgende strategiske delmål presentert som delvis er påbegynt i 2006 : - DF konseptet utvidet - Utarbeide ny logo og grafisk profil - Riksdekkende TV sendinger til alle større arrangement - Rutiner for å få til en oversiktlig og god økonomi - Utarbeidelse av sponsorpakker - Nytt kongresskonsept - Samarbeidsforum NDF og ND - Opprette fagutvalg for nye dansegrener - Integrering implementeres som en obligatorisk del i alle utdanningskurs Vedtak: 1. Den fremlagte handlingsplan for 2007, med strategiske mål og tiltak for hvert ansvarsområde, vedtas og brukes som arbeidsdokument for 2007. Handlingsplanen legges ut på ND web. 2. De i styret som enda ikke har levert tiltaksplaner sender disse innen 15.12.06. Grenseksjonenes referater I fremtiden skal seksjonene referater oversendes fortløpende til Gen.Sek. Referatene legges ut på web, samt videresendes til hovedstyret for gjennomgang på hovedstyremøtene. Møter med seksjonsstyrene To personer fra hvert grenseksjonsstyre vil i fremtiden inviteres til hovedstyremøtene. Fortrinnsvis leder og nestleder. Fordelingen vil bli som følger: 25. Februar: Swing
58/06-08 59/06-08 60/06-08 28. April: Freestyle 15. Juni: Sportsdans Dance Factory konsept, Sommer 2007 Det ble informert om søknad om Post-3 midler for 2007, samt om planlagte arrangement i forhold til dette. For 2007 er det søkt om følgende tiltak: - Lokalt - Rekrutteringstiltak barn og unge, 6-12 år: 17 stk. - Lokalt - Rekrutteringstiltak barn og unge, 13-19 år: 15 stk. - Nasjonalt Arrangement/ Workshops: 2 stk - Regionalt Samling i hver krets for å få nye crewmedlem: 4 stk. Til sammen 38 stk. Hovedprioritet er å få i gang Dance Factory kurs på steder hvor det i dag ikke er aktivitet. Sekundært vil vi jobbe for at eksisterende klubber utvider sine kurs- og rekrutteringstilbud med bla nye grener. Administrasjonen, oppfølging av sak 43/06-08. Integrering NFI nedlegges 01.01.07, etter denne dato skal all idrett for funksjonshemmede inn i de respektive særforbundene. ND får øremerkede midler for å tilrettelegge og stimulere til integrering, så dette er et prioritert område i 2007. Integreringsansvarlig i styret foreslo følgende prioriteringer: - Ansvaret for integrering må under grenseksjonene og ikke ND sentralt - Vi må jobbe for å inkludere dansere med alle typer funksjonshemminger, ikke bare prioritere rullestoldans - Det må kartlegges hvordan aktiviteten er i dag og hva det er behov for i klubbene - Det å undervise funksjonshemmede må gjøres mer attraktivt - Integrering må implementeres i alle NDs prosjekter både når det gjelder kongresser, Dance Factory og trener utdanningen - Vi må jobbe for å få flere konkurransepar i rullestoldans / Anne J.
61/06-08 62/06-08 63/06-08 Økonomisk status Prosjektregnskapet t.o.m. November 2006 Prosjektregnskapet var ikke utsendt på forhånd, da dette først ble ferdig fra regnskapsavdelingen samme dag. Ingen store endringer siden sist orientering. De største avvikene gjelder fremdeles post 75022 Trener- og dommerkurs. Fung. Gen.Sek sjekker opp med regnskap hva som er status vedr. innbetalinger fra deltagere som har vært på trenerkurs. Alle seksjonene har positive regnskap. Balansen viser at fordringene er redusert med hele 206.264 kr noe som er positivt. Automatinntekter: Drammen kommune har vedtatt at de ikke ønsker spilleautomater i kommunen. ND har per dags dato 5 av 12 spilleautomater i Drammen kommune, disse er nå sagt opp fom 01.01.07. Dette er 6 måned tidligere enn ventet og vil dermed få stor betydning for inntektene våre i 2007. Utstyrsordningen Vi har nå fått midlene fra NIF i forbindelse med utstyrsordningen. Det var i utgangspunktet 8 klubber som søkte om til sammen i underkant av 104.000kr. Vi fikk kun 60.000kr fra NIF til fordeling, som var godt under det vi var forespeilet. Disse midlene har vi nå fordelt på klubbene. Budsjettprosessen 2007 Tilbakemelding er sendt ut til seksjonene 01.12.06 ihht sak 42/06-08. I tilbakemeldingen er det gjort rede for den generelle økonomiske statusen til ND, samt gitt en spesifikk kommentar til hvert enkelt budsjett med forslag til hvor det evt bør kuttes. Det ble presentert et forslag til budsjett for avdeling 10. Budsjettet er satt opp i forhold til langtidsbudsjettet som ble vedtatt på tinget i mai 2006. Mer detaljert budsjett vil bli presentert på styremøte den 25.02.07 etter at NIF har foretatt fordelingen av spillemidler. Doping rykter fra Klubbleder Det ble informert om en sak der en klubbleder har sendt mail til ND. Klubblederen informerer bla om rykter i miljøet som sier at en utøver i en annen klubb bruker narkotiske stoffer.
Per dags dato har både advokat, politi, ADN og NIF vært involvert. ND har valgt og ikke ta part i saken og har sammen med nevnte instanser konkludert med at dette er en sak som må avgjøres utenfor idretten. 64/06-08 Status - NDF og ND ref sak 48/06-08 Status er den samme som ved forrige møte. Jørn snakker med Svein Røtvold mandag 17.12.06. Punktet settes opp på neste agenda. Intensjonsavtale utarbeides. 65/06-08 Utdanningskurs ny modell Det har vært problematisk å gjennomføre trenerkurs pga vanskeligheter med å finne egnede lokaler. Dette har ført til at kursene har blitt annonsert sent og derfor liten oppslutning rundt kursene. Harald/ Jørn 66/06-08 Det ble foreslått ny modell med et utdanningsakademi for gjennomføringen av utdanningskursene, hvor hensikten er å bedre kurstilbudet i trenerstigen. Modellen går ut på å bruke hotellavtalen med Rica til å holde faste utdanningskurs, fordelene med dette vil være: - Kursene vil kunne annonseres helt opp til et år i forveien - Topp fasiliteter - Vi har alle de største byene pga hotell lokaliseringen - Vi sparer kretsene for mye tid til koordinering og avtaler ifht lokaliteter Orientering fra generalsekretær om aktuelle saker - Idrett og ledelse Per dags dato har vi 5 veiledere. Alle klubbene våre har fått tilbud om å få dette kurset. Oppslutningen har vært bra og vi har foreløpig planlagt å gjennomføre kurs i Tønsberg, Bergen og Oslo. I Tønsberg er prosjektet igangsatt og det har vært gjennomført 5 av til sammen 20t i av kurset. Deltagerne er Tønsberg Salsaklubb, Sandefjord Swingklubb og Vestfold Swingklubb, i tillegg vil Tønsberg Swingklubb delta på de neste samlingene. - Dance Factory støtte Informasjon vedrørende Dance Factory konseptet og muligheter for å søke ND om midler er sendt ut til klubbene. To klubber, Hemne Topprock og Grenland Rock og Swingklubb var eneste søkere og vil bli tildelt et støtte (kr. 10.000) for kurs som er
avholdt i 2006. - Mva og Sponsoravtaler Fung. Gen. Sek. har vært på møte i regi av idrettsadvokatene hvor det bla ble redegjort for hva som er avgiftspliktige- og hva som ikke er avgiftspliktige varer og tjenester. Som følge av dette møtet er det behov for noen oppklaringer rundt hvorvidt vi bør være avgiftsregistrert og hvordan vi skal gå frem mht barteravtaler. Unni, som er revisor, ser litt på temaet mot neste møte. - Vinterkongress 2007/ Dance Awards Det ble informert om status vedrørende påmeldinger og program til vinterkongressen 2007. Over 70 påmeldte er bra med tanke på de tiltakene som er gjort både mht støtte til klubbene, forhåndspåmelding over internet, plikt til å betale alt av utestående fakturaer hos ND og flytting av kongressen til Trondheim. For første vil vi avholde en prisutdeling på kongressen (Dance Awards). Dette for å hedre de i organisasjonen som hedres bør. De ulike kategoriene er: beste bilde, beste utøver/par, beste konkurranse, beste klubb, beste hjemmeside og hederspris. Juryen består av: Bjørn Ruud (President Ishockeyforbundet), Stine Rofeldt (Gen. Sek Kickboxingforbundet og tidligere ND ansatt) og Espen Larsen (Gen. Sek. Badmintonforbundet). 67/06-08 Eventuelt (runden rundt bordet) - Det ble informert om status vedrørende samarbeidskonferansen i juni 2006. Aktuelle tema for konferansen er bla: Utvikling/ Synliggjøring av både klubb, krets og forbund, Sponsing, TV/ PR/ Media og frivillighet. Fung. Gen.Sek ser på alternative Rica Hotell for gjennomføring av konferansen. Alle - ND har tatt initiativ til et dansearrangement med Sporten i Aftenposten i April 2007. Presidenten rundet av møtet kl 22:00 iht møteinnkallelsen og takket alle for et konstruktivt møte og takket for innsatsen for 2006, samt ønsket alle en god jul!