REFERAT HOVEDSTYREMØTE NR. 02 I ARBEIDSPERIODEN 06-08

Transkript

1 REFERAT HOVEDSTYREMØTE NR. 02 I ARBEIDSPERIODEN Dato: Tidspkt.: Sted: Quality Hotel Olavsgaard Tilstede: Morten Andresen, Knut Westbye, Harald Bråthen, Unni Weiseth, Anders Gogstad, Ingvill F. Diesen, Jørn Dalen og Kristiansen Fravær: Anne Jensrud Referent: Kristiansen, fung gensek Saks nr. / Hva saken gjelder / vedtak år 12/06-08 Godkjenning av protokoll fra styremøte 1 Protokoll godkjent 13/06-08 Ny hjemmeside og ny logo for ND Det er enighet om at vi trenger ny hjemmeside og eventuelt ny logo, ref tidligere vedtak. Nyhetspalten på hjemmesiden ble diskutert, da kontrakten med firmaet som lager denne går ut i september. 1. ND utvikler nye websider og grafisk profil i samarbeid med N3 sport innenfor de økonomiske rammene utarbeidet etter hovedstyremøte 13/ Nyhetsspalten beholdes, men vi skifter leverandør for å få enda mer ut av tjenesten 14/06-08 Dance Factory (DF) ny struktur Øystein informerte om dagens situasjon og behovet for å utdanne crew som er spesialiserte innen en gren. Det sjekkes hvor mange medlemmer og nye klubber Dance Factory har generert Informasjonsmail sendes alle fleridrettsklubber i Norge som tilbys Dance Factory kurs. Søknad fra Sportsdansseksjonen vedr. støtte til breddetiltak ble behandlet. Det formuleres et svar hvor de oppfordres til å utforme et breddetiltak, som kan kombineres med DF. 1. ND utvider Dance Factory konseptet og innfører et mer Ansvar: Morten / Øystein/ Morten

2 15/ / /06-08 fleksibelt system med spesialgrener for å fange opp flere dansemiljøer som i dag er utenfor ND. 2.Administrasjonen sender ut mail til fleridrettsklubber under NIF, samt ND og NDs grenseksjoner og tilbyr DF kurs. ND shop ny struktur Informasjon om dagens løsning og om fordelene ved å gå over til idrettsbutikken.no. Noen av fordelene vil være: større vareutvalg, mulighet for å bestille varer over internet, bedre kontroll over varebeholdningen og muligheter for ND å tjene penger på salget. Dagens ND-shop avvikles og ND går over går over til idrettsbutikken.no Presentasjon av planer ift ansvarsområder Det enkelte styremedlem la frem sine planer og tanker i forhold til sitt tildelte ansvarsområde. Planene vil bli sydd sammen til et felles dokument. 1. Alle sender sine planer til innen tirsdag Ut i fra disse planene vil det bli utarbeidet en felles handlingsplan som vil oppdateres utover høsten. 2. NM i Swing dekkes gjennom flerforbundsavtalen, de resterende 8 konkurransene i 2006 dekkes av grenseksjonene ( kr dvs fra hver seksjon), ND sentralt ( kr) og av arrangøren som kan selge reklamespotter og arenareklame til egen inntekt. 3. Det ble opprettet en arbeidsgruppe for sponsorer bestående av Jørn, Harald og Knut, som skal komme med konkrete tiltak til neste styremøte Budsjettprosessen 2007 Utgangspunktet for budsjettene til grenseksjonene vil være det samme som for 2006, da vi ikke regner med å få økt tilskudd fra NIF Malen sendt ut av ND administrasjonen for 2006 skal benyttes av grenseksjonene Det ble stilt spørsmål om det var mulig å lage en egen post for nye IDO-grener under Freestyleseksjonen, da det har kommet til mange nye grener (Showdance, Hip Hop, Disco, Jazz) som fører til ekstra VM og EM og dertil økte kostnader. 1. Grenseksjonene utarbeider budsjettforslag for 2007 innenfor rammene gitt for 2006 budsjettet. Se referat for hovedstyremøte 13/ sak 04/06-08 for aktuelle Øystein/ Alle Morten

3 18/ / / /06-08 tidsfrister. 2. Freestyleseksjonen utarbeider et tilleggsbudsjett for andre dansegrener enn freestyle, som diskuteres nærmere på budsjettmøte Kongepokal Forslag til kriterier for utdeling av kongepokal i ND. Disse legges ut på ND web. Hovedstyret vedtar hvilken grenseksjon og dansegren som skal ha pokalen fra år til år, dersom det er mulig ønskes en rullering mellom grenseksjonene 1. Forslag til kriterier for utdeling av H.M. Kongens pokal i ND vedtas og gjøres gjeldende fra dags dato 2. H.M. Kongens pokal for 2006 utdeles i grenseksjon Freestyle, herunder gren Disco. Pokalen utdeles etter gjeldende kriterier for ND. Administrasjonen sender søknad til NIF. Lovnorm for kretsene Kretsene har nå fått mulighet til å sende inn sine eksisterende lover. ND tar kontakt med Idrettens Advokat Kontor for å få utarbeidet felles lovnorm for kretsene. Det ble poengtert at mandat og oppgaver til kretsene må inn i dokumentet etter at IAK har utarbeidet lovnormen I forbindelse med ønske om felles lovnorm for dansekretsene ref dansetinget i mai vil NDs administrasjon på vegne av hovedstyret i samarbeid med Idrettens Advokat Kontor utarbeide felles lovnorm til hjelp for kretsene Økonomirapportering - Det vil bli avholdt møte med NIFs regnskapskontor for å diskutere rutiner i forhold til økonomirapportering og runtiner. - Styret vil informeres fortløpende Oppfølging av vedtak nr 96/ Fagutvalg maskindans, Linedanse, Hip hop, salsa osv. må initieres Det er behov for å organisere nye danseformer som ikke er store nok til å danne grenseksjoner ennå. Fagutvalg opprettes inntil videre. Aktuelle personer til de forskjellige utvalgene kontaktes Det ble poengtert at det i første omgang ikke bli gitt økonomisk støtte til utvalgene, dette kan derimot bli aktuelt når fagutvalgene har definert konkrete oppgaver Det oppnevnes fagutvalg for nye grenseksjoner i ND som Morten/ Morten/ Unni/ Morten/

4 22/06-08 Linedance, Maskindans, Salsa. Fagutvalgene konstituerer seg og gis følgende mandat: Å utvikle aktuell danseform i ND. ND administrasjon kaller inn til felles orienteringsmøte med aktuelle personer innen 01. oktober Økonomisk status orienterte om at halvårsregnskapet og ellers alle rapporter som er sendt fra regnskap den siste tiden har inneholdt feil tall, da regnskap har fått overlevert feil budsjett fra ND. Hun forklarte konsekvensene av dette og orienterte om dagens status ift det nye reviderte prosjektregnskapet. Dagens status viser at vi ligger godt an på kostnadssiden, men at det eksisterer store avvik på inntektssiden. Grunnen til dette har vist seg å være at fakturaene for vinterkongressen i januar ikke har vært sendt ut. I tillegg har vi ikke fått inn hele rammetilskuddet fra NIF, da ND ikke har overlevert nødvendige dokumenter. Dokumentene er nå overlevert NIF og fakturaene vil gå ut i løpet av uke 34. informerte om at hun sammen med regnskap vil innføre prosjektnummer for alle NDs prosjekter, dvs at alle prosjektene våre som, sommer- + vinterkongress, trenerkurs, Dance Factory osv vil vises i prosjektregnskapet som egne poster. På denne måten vil vi kunne kontrollere kostnadene og inntektene for de enkelte prosjektene bedre Det ble informert om at NIF ikke har gitt noen informasjon vedrørende post 2- (rammetilskudd) og post 3midler (øremerkede midler) for 2007 enda. Signalene er at overskuddet fra Norsk Tipping ikke har hatt samme økning som før og at vi derfor ikke kan regne med å få noe mer midler enn tidligere. Første info. møte fra NIF er Det ble foreslått opprettelse av egne kontoer for grenseksjonene, slik at grenseksjonene kunne utstyres med bankkort for betaling/ bestilling av fly og hotell, da dette vil være veldig kostnadsbesparende. På denne måten vil også grenseksjonene bedre kunne styre og ha kontroll på egen økonomi. Utfordringen vil være å få bilagene inn til NDs administrasjon. Dette vil bli diskutert med NIFs regnskapskontor på møte den Det ble foreslått å lage en årskalender hvor de faste rutinene til ND er innbakt. Dette gjelder rutiner som utsending av medlemskontingent, utsending av fakturaer ifm kongresser, rapportering til/ fra NIF osv.

5 23/ / /06-08 utarbeider et forslag. Presentasjon av prosjekter som ND er med på presenterte følgende prosjekter: Adecco prosjektet (klubbutvikling): - Samarbeidsprosjekt mellom Adecco, NIF og 6 Særforbund (SF) - Intensjonen er å utvikle et verktøy for klubbene som skal styrke disse organisasjonsmessig, gir for eksempel tips om hvordan man kan starte og drifte en klubb, inntektsmuligheter, anlegg, støtteordninger og lignende - Øystein sitter i prosjektgruppe Idrett og ledelse: - Samarbeidsprosjekt mellom 29 Særforbund (SF) - Utdanning laget av SF rettet mot klubbene. Utdanningen skal styrke klubbenes drift, utvikling og organisasjonskompetanse. Veiledere fra de de berørte SF skal følge klubben overtid og være viktige støttespillere - Anne sitter i styringsgruppe - Øystein sitter i arbeidsgruppe Racket & Rock`n Roll - Samarbeidsprosjekt mellom 4 Særforbund - Målet er å skape ny evt større aktivitet i badminton, tennis, bordtennis og dans i de største studentbyene MER avtalen - Avtale inngått med Opplysningskontoret for frukt og grønt. Innebærer at ND skal fremme arbeidet for å øke tilgjengeligheten for frukt og grønt på idrettsarenaen, gjennom å oppfordre klubbene til å selge oppskåret frukt og grønt i porsjonspakker Time Out - Holdningskampanje vi har skrevet under på for å støtte arbeidet for å bevisstgjøre idrettsungdom om problemer knyttet til alkoholbruk Forum for fleridrettslag - Forum med 5 SF med flere grener - Skal behandle felles problemstillinger ift idrettsregistrering, tilskuddsfordeling og lignende - vil følge opp Dansepolitisk dokument Status er den samme som sist Anne H og kommer sammen før neste styremøte, går igjennom dokumentet og utarbeider forslag til vedtak Status møte mellom NDF og ND Harald

6 26/ / / /06-08 Det er gitt uttrykk for at NDF ønsker å stå utenfor ND fra 2007 Det ble foreslått å lage en samarbeidsgruppe med 2 representanter fra ND og 2 representanter fra NDF, da det er flere ting det kan være hensiktsmessig å samarbeide om (kongresser og trenerkurs) Aktuelle samarbeidsavtaler informerte om de nyeste sponsoravtalene Maxim - Vi har fått produkter til EM og VM som ble arrangert i juni - Det er inngått en muntlig avtale om at vi skal få produkter til kommende mesterskap mot at vi profilerer Maxim på hjemmesiden vår og med bannere på mesterskap arrangert av ND - Nytt møte med Maxim avholdes i slutten av august Rica - Avtalen er nå inngått, venter på å få den signert tilbake fra Rica - Gjennom avtalen er vi forpliktet til å bruke Rica som hovedleverandør av hotelltjenester. Til gjengjeld får vi gode rabatter, 30 gratis overnattinger og 10 gavekort på overnattinger - Det ble diskutert om avtalen er god nok. fakser avtalen over til Knut som tar en ny gjennomgang av den Barneidrettsbestemmelsene Oppfølging av sak 10/06-08 fra forrige styremøte hvor det i brev til ND ble stilt spørsmål om årets Sommer cup fulgte NIFs barnebestemmelser Saken er oppklart med journalisten som skrev i VG. Det har ikke kommet noen tilbakemeldinger fra NIF. Saken blir henlagt frem til vi evt hører noe mer Oppsigelse av verv i danseklubb Oppfølging av sak 10/06-08 fra forrige styremøte vedr brev fra et av våre medlemmer ang en klubbstyresak Møte har vært avholdt med begge parter og saken ansees som avsluttet fra hovedstyrets side. Orientering fra generalsekretær om aktuelle saker Personal endringer - Kari Lockert Lie har sluttet i stillingen som Fung. Generalsekretær i ND til fordel for ny stilling som Gen.Sek. i Norges Studentidrettsforbund / Knut Jørn Morten

7 - Kristiansen har tatt over stillingen som Fung. Generalsekretær fra og med 1.august NDs Pensjonsordning - På grunn av etablering av obligatorisk tjenestepensjon står nå SF fritt til å reforhandle tidligere inngått pensjonsordning med Storebrand. Aktuell problemstilling er om ND skal beholde dagens ordning slik den er, om man skal fjerne tilleggsytelser ved dagens ordning, eller om man skal skifte til innskuddspensjon. - Nytt info. møte vedr pensjonsordningen avholdes Utstyrsordning 2006 Alle klubber kan nå og frem til søke om støtte til dansegulv, musikkanlegg og spesialutstyr for døve. De søker selv via klubben online og kan søke om inntil 1/3 av beløpet Tildeling av utdanningsstipend Vi har fått inn søknad fra Tonje Solli Strand vedr. økonomisk støtte til Olympiatoppens Topptrenerutdanning. ND har innvilget søknaden og gir henne et utdanningsstipend på kr som er 50% av kursavgiften Timelister Det vil f.o.m september ble innført digitale timelister i administrasjonen Innkjøp - Videokamera er kjøpt inn. Første videosnutt er allerede lagt ut på hjemmesiden ifm EM i Maskindans og responsen har vært bra - ND har hentet inn tilbud på prosjektor for anskaffelse Hip Hop Det vil bli avholdet workshop og Dance Factory i Hip Hop i uke 40 i samarbeid med Oslo Hip Hop klubb. Dette kommer til å bli et relativt stort arrangement og vi håper på å få rekruttert mellom 15 og 25 Dance Factory instruktører. Olympiatoppens Kvinneprosjekt På forrige styremøte ble det informert om Olympiatoppens Kvinneprosjekt. I følge tidligere Fung. Gen. Sek. har det ikke blitt utarbeidet noen søknad pr dags dato. Adgangskort ND Disse er nå sendt ut til alle medlemmer av grenseksjonene og hovedstyret 30/06-08 Eventuelt (runden rundt bordet) Harald: Informerte om aktuelle saker fra Swingseksjonen Alle

8 Knut: Stilte noen spørsmål angående Dance Factory/ rekruttering. Dette tas direkte med Øystein ved en senere anledning Ingvill: Søknad om støtte til å dra på et møte vedr. VM i Freestyle Jazz 2007 i England i september. Styret er enige om å gi støtte til dette dersom det avlegges rapport fra møtet. Rapporten presenteres på neste styremøte. Jørn: Påpekte at det til tider er vanskelig å få tak i noen i administrasjonen. sjekker med IT om det er mulig å viderekoble telefonene internt. - Stilte spørsmål ift dagens konkurranseregler i Freestyle som sier at en utøver som konkurrerer i ikke kan delta på kongress. Denne reglen eksisterer ikke i de andre seksjonene. Styret er enig om at regelen forblir uendret og at saken gjenopptas på årsmøtet i Freestyleseksjonen Morten: Leste opp brev fra Dansehuset vedr. fordeling av midler til de nye IDO grenene. Morten sender svar og informerer om at det vil bli satt opp eget budsjett for de nye IDO grenene under Freestyleseksjonen og konkurranser som er planlagt. Det ble diskutert om det er mulig å overføre evt overskudd i seksjonene over til neste års budsjett, noe som vil virke motiverende på grenseksjonene og oppfordre til økt innsats for å få inn sponsormidler etc. Dette vil bli diskutert nærmere på budsjettmøtet. Møtet hevet 22:30 av presidenten