REFERAT HOVEDSTYREMØTE NR. 03 I ARBEIDSPERIODEN 06-08

Transkript

1 REFERAT HOVEDSTYREMØTE NR. 03 I ARBEIDSPERIODEN Dato: Tidspkt.: Sted: Idrettens hus, Ullevål Forfall: Anne Jensrud, Unni Weiseth Saks nr. / Hva saken gjelder / vedtak år 31/06-08 Godkjenning av protokoll fra styremøte nr. 02 Referatet tidligere godkjent og lagt ut på ND web 32/06-08 Vedtakssak: Utgifter ifm verv Presidenten får dekket 300 kr i telefonutgifter per måned 33/06-08 Vedtakssak: Samarbeidskonferanse 2007, ref sak 5/06-08 Det ble diskutert om det er behov for samarbeidskonferanse i 2007, det ble poengtert at det eventuelt er viktig å sende ut info om dato tidlig, slik at alle i forbundet kan få planlagt bedre og komme med forslag til agenda. 1. Det avholdes samarbeidskonferanse (tidligere ledersamling) for NDs ledere av klubber, seksjoner og utvalg den Dette legges ut på ND web snarest 2. Egen arbeidskomitè bestående av: Gen.sek, Harald + en ekstern (kommer tilbake til hvem i medio desember) ble utnevnt. 34/06-08 Vedtakssak: Kurs/ Workshop i pressearbeid ifm samarbeidskonferansen Harald kom med forslag til dette som et tema samt aktuelle personer (Halvor Lea, Mette Bugge, Lars Otto Bjørnland..) Fokus: TV- sendinger Det avholdes kurs/workshop i pressearbeid ifm samarbeidskonferansen /06-08 Vedtakssak: Dansepolitisk dokument, ref sak 3/06-08 Ansvar: Morten Morten Morten/ Harald Morten/

2 Man må bygge videre på det vi har i dag og utvide dette med handlingsplanene/ tiltakslistene som utarbeids av hovedstyret. Det mangler fortsatt handlingsplaner fra noen styremedlemmer Det ble poengtert at det er viktig å ha et styringsdokument som vi kan legge frem for våre medlemmer, aktuelle medlemmer, sponsorer og andre interessenter 1. De ferdigstilte handlingsplanene vedtas og innarbeides i hovedstyrets felles handlingsplan for Resterende tiltaksplaner sendes administrasjonen innen 01. november. 2. Styrets felles handlingsplanen for 2007 implementeres i det dansepolitiske dokumentet. Frist: Organisasjonskart utarbeides. 36/06-08 Vedtakssak: Inntektsfordeling TV sendinger TV-sendingene har blitt bedre og bedre og alle er enige om at dette har fungert bra, men at det enda er mer å gå på i forhold til kvalitet på sendingene, og behovet for å vise både topp og bredde. Det ble diskutert hvordan inntektene i forhold til TVsendingene på TV2-Zebra skal fordeles. Alle er enige om at arrangøren bør tape minst mulig på at det blir TV-sendinger, spørsmålet er hvorvidt ND skal få dekket sine utgifter før arrangøren får en evt netto gevinst. 1. For 2006 får arrangøren 100% av overskuddet fra sponsorinntektene. Produksjonskostnadene fordeles mellom ND og arrangøren. 2. Studio Dans får en logo spot på en av de neste sendingene 3. Sponsorgruppa ved Jørn, Harald og Knut legger frem forslag til fordeling av kostnader og inntekter i forbindelse med TV-sendinger i 2007 på neste styremøte 14. desember 4. går i dialog med Harald Bundli angående innlednings vignett til TV-sendingene for å illustrere de ulike danseformene vi konkurrerer i. 37/06-08 Vedtakssak: Landslagsdrakter, nye rutiner Dagens avtale med CKC går ut Vi har avtale med Umbro gjennom flerforbundsavtalen, og har tatt ut Umbro treningsdresser for pengene vi har fått. Spørsmålet er hvordan dressene skal administreres? Det ble diskutert om grenseksjonene kunne ha ulike / Knut

3 dresser/ jakker og hvor mye man kunne forvente at utøverne skal betale for disse. 1. Seksjonene kan ha ulike drakter/ jakker. Freestyleseksjonen ønsker å fortsette å bruke jakkene de bruker per dags dato, mens Swing- og Sportsdansseksjonen får tilbud om Umbro dresser 2. Utøverne som er tatt ut til landslagene får tilbud om å kjøpe dresser/ jakker til en billig penge 3. Administrasjonen sjekker hvor mye det koster å trykke logo, Norge + reklame på draktene 4. Utøverne som representerer Norge skal bruke draktene med sponsorer under konkurranser og annen representasjon (intervjuer og lignende..) 38/06-08 Vedtakssak: Handlingsplaner ift ansvarsområder, ref sak 16/06-08 Dette punktet ble behandlet sammen med sak 35/ /06-08 Vedtaks-/ Orienteringssak: Ny Logo ND Den første logoen, vi ble presentert for var mange av N3- sport mente vi måtte inneholde mer energi, fart og bevegelse. Vi foreslo at det kunne gjøres endringer i forhold til både font, farge. Vi har i etterkant fått 3 nye forslag, men disse er vi heller ikke fornøyd med! Utfordringen er å finne en logo som inkluderer alle våre danseformer og grener. Ordet Dans som logo ble foreslått som alternativ. Møte vi skulle hatt med N3- sport den ble avlyst pga sykdom. Nytt møte blir avholdt i løpet av kort tid. 1. Administrasjonen avholder nytt møte med N3- sport. Problemstillingen vil være om vi skal fortsette å bygge videre på dagens forslag eller om vi skal begynne på nytt. Dette må sees i sammenheng med evt merkostnader 2. informerer styret fortløpende 40/06-08 Orienteringssak: Økonomisk status 1. Fakturaer/ Purringer Fakturaer fra Vinterkongressen og Sommerkongressen er sendt ut, dette utgjør inntekter for ND på ca. kr Alt av forefalne fakturaer for 2005 og 2006 er gått igjennom og det er blitt sendt ut purringer for knappe kr ! Det har blitt sendt purringer til nesten ALLE klubber under ND. Arbeidsmengden til administrasjonen har økt Morten

4 betraktelig den siste tiden pga utallige henvendelser på mail og telefon som følge av utsendelse av alle fakturaene/ purringene. Mange har aldri mottatt originalfakturaene, mens andre har blitt lovet rabatter og lignende de ikke har fått, i tillegg fremgår det ikke av purringene hva forholdet gjelder. Noen klubber har av ulike grunner sagt opp sitt medlemskap under denne prosessen. Det ble understreket at det er hovedstyrets klare målsetting å ha en ordnet og oversiktlig økonomi i forbundet vårt, derfor har tiltakene nevnt i dette punktet vært helt nødvendig. 2. VISMA Gen. Sek har fått direkte lesetilgang til VISMA (regnskapssystemet), til hjelp i det daglige arbeidet. Adm. har nå full oversikt over alt som er betalt/ ikke betalt og det er lettere å svare på henvendelser. For alle forhold som gjelder regnskapsåret 2005 må fortsatt regnskapsavdelingen være behjelpelig, da det i 2005 ble brukt et annet system! 3. Prosjektregnskapet tom September 2006 Budsjettet er nå delt opp i flere og mindre prosjekter slik at regnskapet er blitt mye mer oversiktelig og vi lettere kan kontrollere hvordan vi ligger an. Alt av inntekter og utgifter for 2006 er gjennomgått og fordelt på de nye postene. I tillegg til at fakturaer og purringer er sendt ut har vi også fått inn det vi har hatt utestående fra NIF. Dette gjør at regnskapet ser vesentlig bedre ut enn ved forrige styremøte, vi har i overkant av 1,3 mill mer på innskuddsiden enn sist! Kostnadssiden inneholder noen poster som er litt over budsjett, mens andre er langt under Balansen viser at vi er på rett vei, men at vi fremdeles har veldig mye utestående Avvik: - Trener og dommerkurs: Dette fordi flere kurs har blitt avlyst - Dance Factory: De største kostnadene vil komme i oktober og november - TV sendinger: Vi har per dags dato kun hatt utgifter, inntektene vil komme i løpet av oktober/ november 4. Egen konto for grenseksjonene Det ble på forrige styremøte ytret et ønske om å ha egne bankkontoer for grenseksjonene. Dette ble tatt opp på møtet vi hadde med regnskapsavdelingen den Tilbakemedlingen fra regnskapskontoret er at det har vært prøvd ut før og det har kun ført til mye

5 administrasjon og problemer i forhold til likviditet og kontroll. I og med at inntektene til ND er spredd over hele året er det veldig problematisk å skulle administrere flere kontoer. I tillegg vil de som disponerer disse kontoene være tillitsvalgte og ikke fast ansatte, noe som vil føre til utskiftninger underveis og at flere har tilgang på kontoene. Av nevnte grunner ble vi derfor frarådet denne rutinen. Som alternativ til å opprette kontoer under ND ble det foreslått å opprette kredittkort på enkeltpersoner, som er personlig ansvarlig for kortet. ND overtar da fakturaen når denne foreligger (forutsetning, betalingsbetingelser: 45 dager) Forslaget om å overføre et evt overskudd fra seksjonene over til påfølgende år ble heller ikke positivt mottatt hos regnskap, da det vil se merkelig ut dersom en grenseksjon har et stort overskudd, mens et annet har underskudd når vi tross alt er et forbund! 5. Årskalender Årskalender hvor faste økonomiske rutiner er innbakt vil bli utarbeidet. Dette har ikke vært prioritert til nå, da fokuset har vært på å få orden i økonomien. 41/06-08 Orienteringssak: Økonomirapportering, ref sak 20/06-08 Viser til møtereferat fra møtet mellom ND (Unni + ) og NIF den hvor alle rutiner og avtaler ble gjennomgått Rutiner og regler for reiseregninger må utarbeides! Dagens system fungerer dårlig og alle reiseregningene ser forskjellige ut mht oppsett og maler! Dette innebærer mye ekstraarbeid administrasjonen! Hva skal ND dekke gjennom reiseregning? Grenseksjonene har i dag forskjellige praksis på dette mht lønn og diett. Bør vi ha et system som gjelder for hele organisasjonen? Det er enighet om at alkohol aldri skal dekkes av ND Kopi av reiseregninger for reiseledere sendes lederen av de respektive grenseksjonene for endelig godkjennelse 42/06-08 Orienteringssak: Budsjettprosessen 2007, status Alle budsjettene skal utarbeides innenfor langtidsbudsjettet som ble vedtatt på tinget i 2006 Seksjonene hadde fått i oppave å utarbeide budsjettet for 2007 med utgangspunkt i rammene for 2006 budsjettet og å bruke samme mal som i Budsjettmøter hvor grenseksjonene presenterte sine budsjett ble avholdt i forkant av dette styremøtet Grenseksjon Sportsdans. (Unni fraværende) Morten/ /Unni

6 Spørsmålet som ble stilt var om seksjonsstyret burde se nærmere på prioriteringen av midler voksen, ungdom, junior og et mer langsiktig fokus. Grenseksjon Swing og Rock`n Roll Seksjonen satser på bredde og ønsker å prioritere flere breddesamlinger til fordel for flere mesterskap. Grenseksjon Freestyle/ Discojazz De poengterte at det var ønskelig med en ekstra pott pga nye grener (Hip Hop, Jazz og Show). De ønsker å fylle kvotene på konkurransene, da de har mange utøvere som hevder seg i verdenstoppen i flere grener. Frister: Tilbakemelding til seksjonene: Tilbakemelding fra NIF: ca Endelig budsjett for ND skal være klart: /06-08 Orienteringssak: Administrasjonen organisering og arbeidsoppgaver Hovedstyret hadde en gjennomgang av bemanningssituasjonen på kontoret. 44/06-08 Orienteringssak: Toppidrettssamling, status Møte mellom Ingvill, Øystein og ble avholdt den Vi hadde planer om å få til en tverrfaglig samling på toppidrettssenteret helgen men toppidrettssenteret var dessverre opptatt. Pga liten tid til å finne alternative steder bestemte vi oss for og vente til 2007 med gjennomføringen. Spørsmålet er om vi skal ha egne samlinger for grenseksjonene, da det er stor forskjell på utøverne (spesielt mht alder). Det ble poengtert at det også kan være hensiktsmessig å inkludere trenerne på slike samlinger for å etablere et trenerforum som alle grener trenger. 45/06-08 Orienteringssak: Fagutvalg Maskindans, Line Dance, Salsa og Argentinsk Tango, ref sak 21/06-08 Viser til møtereferat fra møtet mellom representantene for Line Dance, Salsa, Argentinsk Tango og ND den hvor informasjon og mandat ( Å utvikle aktuell danseform i ND ) ble gitt utvalgene. Vi har per dags dato ingen representant for Maskindans Ny møtedato, hvor utvalgene skal presentere sin tolkning av mandatet, samt videre fremdrift ble satt til Etter hvert må vi se hva som er hensiktsmessig å gjøre i forhold til organisering og økonomi. Kan det for eksempel være naturlig å opprette en egen IDOgrenseksjon? 46/06-08 Orienteringssak: PR, Media, Markedsføring, status Morten Ingvill Morten Knut/ Harald/

7 Harald presenterte avisoppslag: - Frokostmøte med Mette Bugge liten spalteplass, men all PR er god PR. Det ble poengtert at leserne vil ha stories og at vi må bli flinkere til å finne gode historier som kan gi oss omtale. - Skal vi danse flere reportasjer i flere aviser! - 2 sider i VG Danse fall - Aftenposten Aften TV får folk til å danse Vi må få laget en sak rundt utdelingen av Kongepokalen under NM i Disco den ND representert ved Harald, Knut, Øystein og avholdt møte med Mette Adamsen den vedrørende muligheter for samarbeid ift markedsføring, sponsorer og media. Mette jobber som mediarådgiver til daglig, men er nå i mammapermisjon og har derfor tid og lyst til å hjelpe ND. Hun kan bla hjelpe oss med kontakter innenfor forskjellige medier for markedsføring av ND, utarbeidelse av pakkeløsninger som vi kan presentere og selge til aktuelle firmaer, samt komme med forslag til hvem vi bør henvende oss til mht sponsing av TV plakater, arenareklamer, premier, draktreklamer og lignende. Mette skulle skaffe oss en fersk MMI undersøkelse som går på dans. Knut har utarbeidet et dokument som han oversender Mette. Øystein og avtaler nytt møte med henne for å se på konkrete tiltak og hvordan vi kan samarbeide videre. Vi får seertallene til TV- sendingene neste uke. Dette er viktig i forhold til å ha noe konkret å vise til når vi skal selge oss inn hos fremtidige sponsorer. 47/06-08 Orienteringssak: Dance Factory status ND i samarbeid med Oslo Hip Hop klubb gjennomførte Hip Hop Workshop helgen Instruktørene var Dan Karaty og Teresa Espinosa som går for å være to av verdens beste instruktører innen denne sjangeren. Dette ble et kjempe vellykket arrangement! I forbindelse med Workshopen ble det tatt ut et Dance Factory crew, bestående av nye og eksisterende instruktører, som fikk spesialundervisning av instruktørene. Nivået på dette crewet er høyt og alle er veldig motiverte. Øystein og vil avholde møtet med crewet på huset i nærmeste fremtid for å informere om Dance Factory, skrive kontrakter og kartlegge hvor og når vi kan bruke de forskjellige. Det vil avholdes Dance Factory samling i Sportsdans november i forbindelse med en gratis treningssamling på Øtslandet. Instruktørene vil være Sarah Francis og Nicola Nordin. Dette håper vi vil rekruttere mange til et nytt Sportsdans crew.

8 Vi jobber med å få arrangert flere samlinger på denne siden av jul! Vi har allerede funnet flere aktuelle steder og trenger kun å få fastsatt tider og få instruktører. Det kommer stadig forespørsler om instruktører til rullestoldans og vi jobber med å få til et Dance Factory crew som også kan ivareta dette behovet. 48/06-08 Orienteringssak: Status - NDF og ND ref sak 25/06-08 Det er blitt avholdt nytt møte mellom ND (representanter: Jørn og Harald) og NDF (representanter: Sissel Wulsberg Nilsen og Svein Røtvold) Det ble gjort rede for historikk og problemstillinger fra gammelt av. Danseskolelærere er et yrke som er i ferd med å forsvinne og NDF påpekte at de på ingen måte vil bli sett på som en trussel mot ND. Utfordringene har blant annet vært: internasjonale dommere, proff par, utdanning og internasjonalt forum vedr. delgater og møter internasjonalt. NDF ønsker å ha et trenerforum under ND. De føler at de ikke har noen tilhørighet på kongressene til ND og at det er for dårlig nivå. Det ble poengtert at dette bla kan løses ved å ha egne kurs på kongressene for trener 3 og 4. ND ved Jørn og Harald utarbeider et referat til styret om status så langt samt et forslag til samarbeidsstruktur som forelegges styret før nytt møte avholdes i slutten av november. 49/06-08 Orienteringssak: Orientering fra generalsekretær om aktuelle saker - Personal Dette punktet ble behandlet under sak 43/06-08 Harald/ Jørn - Utstyrsordning 2006 Søknadsfristen gikk ut klubber har søkt om midler til musikkanlegg og/eller dansegulv for til sammen kr. Vi får svar fra NIF i begynnelsen av november, men regner med å få ca. 80% av summen innvilget. - Lovnorm for kretsene, ref sak 19/06-08 Vi har fått et forslag fra Advokat Pål Kleven, som vi har oversendt kretsene. Kretsene har fått i oppgave å se igjennom dokumentet, fatte vedtak på neste kretsting for deretter å sende ferdig lovnorm tilbake til ND for godkjenning hos NIF. Kretsene har ikke gitt noen tilbakemeldinger vedr. dette. Dette er oppfølging av spørsmålet som kom opp fra VNDK på tinget i mai. - Søknad om spillemidler 2007

9 NIF sendte søknad til KDD den 15. september. Den totale søknadssummen var på kr 358 mill. Av dette var post 2 (rammetilskudd) på 144,5mill (14mill mer enn i fjor) og post 3 (øremerkede midler for barn og unge) på 54mill (samme som 2006). Når det gjelder rammetilskuddet kan ND regne med å få tilnærmet samme sum som i Mer usikkert er det med hensyn til de øremerkede midlene. Størrelsen på denne blir bestemt ut fra en rapport over bruk av 2006 midlene søknaden som begge skal leveres i begynnelsen av desember. Rammetilskuddet blir regnet ut i fra antall medlemmer (mer penger for de mellom 13 og 19 år). Midlene tildeles særforbundene i midten av februar Forslag til kandidater til Idrettstinget 2007 Idrettstinget avholdes mai 2007 og NIF ønsker kandidater til idrettsstyre, utvalg og komiteer. Vedkommende som foreslås må ha sagt seg villig på forhånd og må levere kortfattet CV. Frist: Det var enighet om at ND ikke har noen aktuelle kandidater per dags dato - Idrettens Kjøpesenter NIF har inngått avtale med Kim Rygel om å opprette Idrettens Kjøpesenter, som skal være en nettbutikk for idretten. Her vil NIF og alle særforbundene som er med i prosjektet kunne selge og kjøpe treningsutstyr til gunstige priser. Kim har også vært i kontakt med Idrettsbutikken.no, som vi hadde planer om å inngå en avtale med, det er derfor liten vits at vi inngår avtale med disse nå! Vi ser på dette som et godt alternativ til ND-shopen vi har i dag og avventer videre fremdrift før vi får mer informasjon om prosjektet over nytt år. - Kongepokal 2007 Søknad om kongepokal for 2007 er levert. - Tilgjengelighet administrasjon, ref sak 30/06-08 Vi har sjekket muligheter for intern viderekobling av telefonene i ND adm, men dette er dessverre ikke mulig. Eneste alternativ er viderekobling til NIFs sentralbord evt egen mobil. - Riksanlegg dans, Oslo Podium NHF skal bygge et stort anlegg på Hasle i Oslo i samarbeid med Undervisningsbygg. ND og flere andre inneidretter har fått forespørsel om et evt samarbeid om dette prosjektet. Vi har til nå deltatt på en spørreundersøkelse vedr. våre behov og krav og vært på

10 et møte med styret og adm i NHF. Dette er et kjempe spennende prosjekt som vi bør følge opp, da det er mange klubber i Osloområdet som sliter med plassmangel. Det ble poengtert at det er viktig å ta hensyn til nok og riktig lys, gulv og plass. - Swing festival Hunderfossen Vi har gjennomført møte med lederen av Hunderfossen familiepark og Tom Skamo vedrørende muligheter for en svingfestival i parken. Dette er et kjempe spennende prosjekt med stort potensial! Vi snakker om å få til en årlig happening som kan kombineres med både kongress, Dance Factory og konkurranser. For neste år er det helgen som virker mest aktuell. Øystein og planlegger befaring i november. - Fremtidige dansekongresser Vi har gjennomført et kongressmøte, som alle har fått referat fra. Etter dette møtet har vi bestemt å legge januarkongressen til Rica Hell i Trondheim. Sommerkongressen vil bli delt, slik at hver seksjon kommer til å arrangere hver sin kongress. På fremtidige kongresser vil det være betaling og påmelding på forhånd og det vil ikke være mulig å delta dersom klubben har utestående fordringer hos ND. På sikt håper vi også å få til en minikongress i Nord-Norge. - Idrettspolitisk dokument NIF utarbeider i disse dager nytt idrettspolitisk dokument for neste tingperiode. Dette vil vi få på høring Høringsfrist er Satsningsområdene i neste tingperiode vil være: barn, unge, toppidrett, internasjonalt arbeid, likestilling og inkludering + folkehelseperspektivet. Det er viktig at vi kommer med tilbakemeldinger dersom det er noe vi ikke er enige i! 50/06-08 Vedtakssak: Danserosen Norges Danseforbund har til nå delt ut to danseroser: - August: Aina Nygård og Jørgen Sandnes - September: Mette Bugge Flere forslag til Oktoberrosen ble nevnt. 1. Hver måned deles det ut en "danserose" til den eller de som har gjort noe positivt for dansen i topp eller bredde, eller som viser dansens sosiale betydning. Følgende jury oppnevnes for perioden : Ingvill Diesen Fosse, Anders Gogstad, Knut Westby, Harald Bråthen og Øystein Lühr-Sæthre

11 51/06-08 Eventuelt (runden rundt bordet) Grenseksjon Freestyle/ Discojazz arrangerer åpet trenerforum i Disco fredag med tsjekkiske instruktører. Spørsmålet er om toppidrettssamlinger skal dekkes av seksjonene eller fra ND sentralt gjennom utdanning. Samarbeidsprosjektet med Norsk tipping. Dette er veldig interessant og vi bør bidra for å bli mer synlige og for å fremme dansen. Hva kan vi bidra med og hvem kan bidra? Vi må ha noe konkret! tar kontakt med NIF for å høre hva de i første omgang ser for seg. Kommunikasjon mellom administrasjonen og styret. Vi har et aktivt styre, noe som er positivt! Det viktigste er å ha en god og åpen kommunikasjon hele veien, slik at alle er informert og at alle hensyn blir ivaretatt. Vi må fremstå som en organisasjon og jobbe mot felles mål! Det har kommet mail fra en klubb med spørsmål om to stykker fra forskjellige klubber kan danse sammen og representere begge klubbene i konkurranser. skriver tilbake at de gjerne kan være medlemmer i forskjellige klubber, men kun representere en av dem under konkurranser. Jørn/ Morten Ingvill/ Knut/