Hva saken gjelder / vedtak

Transkript

1 REFERAT HOVEDSTYREMØTE NR. 3 ARBEIDSPERIODEN Dato: 10. Oktober 2010 Tidspkt.: kl kl Sted: Oslo Airport Hotel, Gardermoen Tilstede: Andresen, Harald Bråthen, Knut Westbye, Anders Gogstad, Hanne Hovde Østvik, Strand Hammond, Anita Langset (første del), Raymond Myhrengen (første del), Kristiansen (r) Forfall: Anne Jensrud, Vigdis Wiik, Reidun Dahl Pedersen Saks nr. / år Hva saken gjelder / vedtak Møte med Grenseksjon Sportsdans Raymond og Anita gjorde rede for status i seksjonen: Styret fungerer veldig godt. Har kontakt nesten daglig, utfordringer at styremedlemmer forsvinner i tingperioden. Bredde hvordan skal det jobbes? Ønsker et tettere samarbeid med kretsene. Utfordring å få med gutter. Ønsker at konkurransene skal bli mer severdige, og mer midler til markedsføring og støtte til arrangørene. Organisasjon hvem gjør hva? Krets/ seksjon/ administrasjon/ hovedstyret. Hva skal administrasjonen brukes til? Tar ofte lang tid å få svar på henvendelser. Ønske om en ansatt som er knyttet opp mot seksjonen Integrering tanker og mål om hva som skal ligge under integrering er uklart. Hva er det? Reisebestillinger stor utfordring. Dyre billetter, høye gebyrer. Tar lang tid. Hva kan man gjøre annerledes? Er Berg-Hansen beste alternativ? Kan det være et alternativ at en i seksjonen får tilgang til webgate? Evt eget kredittkort? Økonomi overforbruk på toppidrettssatsingen. Reisekostnadene blir for høye liten kontroll med bestillingene som blir gjort av administrasjonen. Utfordring at kostnadene blir kontert på feil post i regnskapet. Det er også kostnader som er feilført, som ikke skulle vært ført på seksjonen. Kanskje bør vi gjøre noe med prosjektregskapet, slik at det er lettere å få oversikt over de ulike aktivitetene Ansvar: Raymond Myhrengen, Anita Langset, Raymond,

2 Nytt par på landslaget Janick og Pia danset før for Danmark, men har bestemt seg for å danse for Norge. Har som uttalt mål å vinne VM i 10-dans i Seksjonen trenger mer midler for å kunne gi paret et best mulig tilbud. Det ble gjort rede for tanker og ønsker for 2011 i forhold til aktivitet og satsning. Det skal bla avholdes IDSF dommerseminar. Det gås nærmere inn på detaljer rundt dette på budsjettmøtet i november. Forbundet har to VM i 2012 og hele forbundet bør satse på å få til et stort danseår. For å få til dette trenger forbundet mer midler. Hva skal vi gjøre for å få til dette? Hva skal vi gjøre for å få sponsormidler/ bli mer attraktive? VM 2012 Det må på plass en TV-avtale for at mesterskapet kan avholdes. Seksjonen har hentet inn noen priser, men venter fortsatt på tilbakemelding fra noen produksjonsselskap. Arrangementskomiteen har kommet i gang og det jobbes godt 28/10-12 Godkjenning av protokoll fra styremøte nr. 02 Referatet er godkjent og lagt ut på nett. 29/10-12 Vedtakssak: Valgbarhet Jørn Dalen Oppfølging av sak nr. 11/10-12 Anita, Knut, Anita, Raymond, Anita, Knut Seksjonen, Knut, Harald Harald Saken er både behandlet på mail i forkant av møtet (vedtak 1), samt på møtet (vedtak 2). Vedtak 1: Hovedstyret erklærer med bakgrunn i referat fra styremøte i freestyle-seksjonen at Jørn Dalen er valgbar og kan gjenoppta sitt verv. Dette vil bli meddelt NIF. Overskudd av idrettsarrangement skal gå til idrettslag tilknyttet NIF, noe som må dokumenteres i form av regnskap ført i tråd med idrettens regnskapsprinsipper. Hovedstyret vil på et senere tidspunkt komme tilbake med presiseringer om hvordan disse regnskapene skal kontrolleres. Nedre Glomma Danseklubb bes oversende administrasjonen regnskap etter høstens arrangementer for å dokumentere at overskuddet av disse arrangementene har gått til klubben, og for å bekrefte Jørn Dalens valgbarhet. Vedtak 2: Nedre Glomma Danseklubb tilskrives om at etter hver av høstens konkurranser skal regnskap sendes generalsekretær for gjennomgang og kontroll. Generalsekretæren rapporter status til styret. 30/10-12 Vedtakssak: Ekstraordinært Idrettsting Særforbundene ønsker større innflytelse på Idrettstinget. SFF (Særforbundenes fellesorganisasjon) har tatt initiativ til et ekstra ordinært ting for å få endret tingfordelingen før det ordinære tinget i Harald

3 Saken er behandlet på mail i forkant av møtet pga av kort tidsfrist for tilbakemelding til SFF Norges Danseforbund støtter forslaget om Ekstraordinært Idrettsting. 31/10-12 Vedtakssak: H. M. Konges pokal 2011 Tildeling av H.M Kongens pokal for 2011 H. M. Kongens pokal 2011 tildeles Grenseksjon Swing og Rock`n Roll, gren Boogie Woogie. 32/10-12 Vedtakssak: Dansepolitisk dokument Oppfølging av sak 14/ Innspill fra krets/seksjonssamlingen, som ble avholdt 08. og 09. oktober, ble gjennomgått og vil bli implementert i DPD. Samlingen gikk veldig bra. 20 deltagere fra 4 kretser og 3 seksjoner deltok. Det var en bra prosess med fine innspill og gode diskusjoner. Viktig at det i fremtiden klargjøres hva som er kretsenes ansvar og arbeidsområder, og at de får en definert plass i organisasjonen. Det ble definert 3 hovedmål med flere delmål. Viktig å få satt ned tiltaks- og handlingsplaner. Ny samling/ evaluering i oktober Kretsarbeid vil også bli tema på ledersamlingen i januar Kretsene ønsker tilgang på mailinglister til sin region. Er det mulig å få tilgang til SportsAdmin for kretsene? -Midler til kretsene Når betales de ut og på hvilket grunnlag (hvilke klubber har betalt/ er aktive? Forslag til oppdatert DPD for fremlegges på neste styremøte. Grenseksjonene bes om å komme med hoved- og delmål for sine aktiviteter. Det avholdes et møte mellom Reidun, som kretsansvarlig og for å sikre videre fremdrift i forhold til kretsarbeidet som er igangsatt. 33/10-12 Vedtakssak: Trener- og Dommerforeningen Organisering i fremtiden, Harald, Anders,, Reidun Det forutsettes klubbmedlemskap i en klubb i ND for å være medlem i Trener- og Dommerforeningen. Medlemmer i Trener- og Dommerforeningen må sikres et tilbud, slik at det er attraktivt å være medlem.

4 Fremtid organisering av foreningen ble diskutert. Foreningen ledes av Dansefaglig utvalg (DFU) 34/10-12 Vedtakssak: Valg - Idrettstinget 2011 Vi er oppfordret av valgkomiteen til NIF om å komme med forslag på kandidater til Idrettstinget i Vi går i dialog med FFF for å høre om det kan være aktuelt å fremme felles kandidat(er) 35/10-12 Vedtakssak: Organisering av hovedstyrets arbeid Oppfølging av sak 13/ Instrukser og tiltaksplaner for den enkeltes arbeidsområder ble presentert: Alle - Anders Gogstad Toppidrett og kontakt mot Swingseksjonen: Har vært i dialog med Henriette i administrasjonen vedr toppidrett. Tar kontakt med swingseksjonen vedr. innspill til DPD. - Hanne Hovde Østvik Ungdomskontakt, ungdomsprosjekt og kontakt med grenseksjon C&W Dance: & Line: Har vært med å arrangere Sats Ungt. Skal være med på neste styremøte i grenseksjon C&W Dance: & Line - Strand Hammond Arrangement, konkurranser, Trener- og Dommerforeningen og Klubbutvikling: Har vært med å arrangere Sats Ungt og Krets- og seksjonssamlingen. Jobber nå mot integreringssamling i forbindelse med Den store kurshelgen i regi av AIK. Går i dialog med admin for å få ferdigstilt konkurransehåndboken. - Knut Westbye Økonomi, sponsorer, anlegg og forsikringsordningen: Skal delta på budsjettmøter i oktober. Lite er oppnådd på sponsorsiden, ønsker å danne en sponsorgruppe. Hva kan vi gjøre for å gjøre dans mer attraktivt for sponsorer? I dag eksisterer det ikke noe riksanlegg for dans. Vi bør se på muligheter for å etablerer flerbruksanlegg sammen med andre idrettsgrener. - Harald Bråthen Kommunikasjon, sponsorer og kontakt mot Freestyleseksjonen: Vi må bli flinkere til å tenke langsiktig. Vi må få sendt ut resultater umiddelbart etter konkurranseslutt. Dansing.no må profileres. Strategier for hvordan vi skal uttale oss og hvem som skal uttale seg på vegne av ND. Samarbeidet med De Danseglade, Presidenten har ordet og Danserosen må videreføres. Hatt møte med leder av Freestyleseksjonen. - Andresen Utdanning: Dansefagligutvalg består av representanter fra alle seksjonene og adm.representant som sekretær, og det er avholdt et møte.

5 Trener- og Dommerforeningen blir et nytt ansvarsområde under DFU. Fokus mot T1 kurs fremover. Mål og tiltaksplaner ble vedtatt og den enkeltes planer oversendes før neste møte. 36/10-12 Vedtakssak: Medlemsregistreringssystem Gjennomgang av alternative leverandører av medlemsregistreringssystem. Oppfølging av sak 19/10-12 Styret i ND vil på det nåværende tidspunkt ikke gå til anskaffelse av en elektronisk løsning for medlemsregistrering og stevneadministrasjon. Styret finner det nødvendig å avklare nærmere hvilke løsninger som vil bli tilbudt av NIF og tidshorisonten for dette. 37/10-12 Vedtakssak: Konkurranser høsten 2010 Tildeling av konkurranser i Freestyle/Discojazz Saken må sees i sammenheng med sak 29/ / Knut/ Harald Kjernen i saken er at en av NDs klubber ikke er fornøyd med hvordan tildelingen av konkurranser i Freestyle/ Discojazz for 2010 og 2011 er blitt gjennomført, og at det har vært en skjevfordeling av arrangementene Det er avholdt separate møter med 2Dance og Freestyleseksjonen i tillegg til et fellesmøte med seksjonen, klubben og representanter fra hovedstyret og administrasjonen. I tillegg har Harald Bråthen og Jørn Dalen hatt et møte. IDO-konkurransene er mindre interessante. Det bør lages en støtteordning slik at konkurransene blir mer attraktive for arrangørene. Freestyleseksjonen bes på ny vurdere tildelingen av konkurranser for 2011, og samtidig finne tiltak som gir danseklubbene kompensasjon ved arrangement av mindre inntektsgivende konkurranser. Forslag til terminliste for 2012 oversendes hovedstyret for endelig godkjennelse innen 15. juni 2011 etter forutgående søknad fra de aktuelle klubber. 38/10-12 Orienteringssak: Forsikringsordningen Status - oppfølging av tingvedtak Oppfølging av sak 15/ Det er avholdt møte med forsikringsmegleren vår, BAFO på bakgrunn av endrede vilkår etter tinget. BAFO vil gå i forhandling med forsikringsselskapet vi bruker i dag, Chartis, og skal ferdigstille forhandlingene innen Forsikringen forfaller

6 Saken tas opp på nytt på første hovedstyremøte i 2011 etter at BAFO har ferdigstilt forhandlingene med Chartis. 39/10-12 Orienteringssak: IDO AGM Kort oppsummering av møtet hvor bla Jørn Storbråten ble gjenvalgt som styremedlem og Bill Fowler gjenvalgt som president. Magedans for barn og ny disiplin Pole dance ble tatt opp som nye grener. 40/10-12 Orienteringssak: IDSF AGM Kort oppsummering av møtet som ble avholdt i Wien med 53 deltagende nasjoner. Ønske om en samlet danseverden for å stå sterkere i forhold til et fremtidig medlemskap i IOC. Både proff og amatør vil nå være innenfor IDSF organisasjonen. Carlos Freitag ble gjenvalgt som president. Ønske om å på sikt få en skandinavisk representant inn i styret. 41/10-12 Orienteringssak: Arrangement Sats Ungt- og Integreringssamling Det ble kort gjort rede for program og erfaringer fra Sats Ungt samlingen som ble gjennomført 02. og 03. oktober. Nå jobbes det mot Integreringssamlingen som avholdes 24. oktober på NIH, i forbindelse med Den store kurshelgen. Det har også vært mye jobb i forbindelse med Krets- og Seksjonssamlingen avholdt 08. og 09. oktober på Gardermoen. 42/10-12 Orienteringssak: Regnskap Status pr 31/ ble lagt frem. Inkassovarsler vil fra og med uke 41 bli oversendt inkassobyrå, da forbundet har mange utestående fordringer. 43/10-12 Orienteringssak: Saker fra Generalsekretæren Personal Det er stort press på administrasjonen om dagen og mange saker blir liggende for lenge, noe som fører til stor frustrasjon både for de ansatt og de som henvender seg til kontoret. Geir Andre Dalhus begynner i stillingen som utviklingskonsulent 01. november, noe som vil avlaste litt, men ansettelse av en 4. person bør likevel vurderes på ny. Web Det har vært mye jobb med å få på plass nye hjemmesider, men nå nærmer vi oss mål. Det er kun små ting som må på plass før vi kan stenge den gamle siden. Ledersamling 2011 Samlingen vil bli avholdt på Thon hotell Ullevål i Oslo, 15. og 16. januar Det vil bli et stort arrangement med både ledersamling, kongress og Dance Awards Anders

7 44/10-12 Eventuelt H. M Kongens pokal 2010 Denne er tildelt NM i Flerdans. Er arrangøren klar over dette? Er det nok par i klassen voksen elite til at den kan deles ut? Arrangøren tilskrives EM i Country and Western Dance; Couples and Line Ønske om å tegne avtale med hotell for å sikre lokalet for evt avholdes av konkurransen. Seksjonen bør vente til 2013 med å søke konkurransen, da vi allerede har to VM på terminlisten for Internasjonal Representasjon Hvem dekker reise til årsmøte i UCDWC? Dette belastes avdeling 10, ikke seksjonen Hjertestartere Oppfølging sak 21/ Saken utsettes inntil videre. Arbeidsrutiner - Hovedstyret og Administrasjonen Ønske om bedre kommunikasjon og dialog mellom HS og admin. Det avholdes møte med hele admin og HS i forkant av hovedstyremøte 16. desember 2010.,