Status og utvikling innen HMS Rapport til arbeidsmiljøutvalget 1. halvår 2015 Saksnr. 15/1507 Journalnr. 11235/15 Arkiv 032 Dato: 19.08.2015
Seksjon vernerunder Behov for ROS analyse NAV VERNERUNDE Ikke gjennomført i perioden. egenkontroller Behov for ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL NAV er ikke et eget ansvar hva gjelder egenkontroll brann/el. Lokaler NAV er underlagt brannvernleder som er organisert i Stab/Servicekontor. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater NAV er underlagt statlig internkontrollsystem. Rapporterer derfor ikke i denne rapport. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,8 2,5 3,3 0,6 0 0,6 1,1 1,4 2,5 NAV har et sykefravær i første halvår på 2,5%, noe som må anses å være lavt. Vi har stort nærværsfokus i NAV og har gode rutiner for oppfølging av fravær. Tiltak utover det eksisterende anses ikke påkrevd.
Seksjon vernerunder Skole VERNERUNDE Tiltak fra tidligere vernerunder er ivaretatt ved samtlige skoler. Os skole og Kirkeng skole har ikke gjennomført vernerunde i perioden. Dette gjennomføres høst 2015. Bergenhus Følgende områder bør gjøres noe med raskt: Fokus arbeidsmiljø på skole/sfo Stort behov for utvendig vedlikehold Tunge skyvedører Sette opp gjerde v/ballbingen Rusk Vernerunde gjennomført med fokus i etterkant på ROS-analyse ifht beredskap rundt ulike trusselsituasjoner. Ferdigstilles høst 2015. Det er god oppfølgning på skolene ifht HMS. Skole trenger også her mer struktur og tydelige rutiner på rapportering og dokumentasjon av gjennomførte aktiviteter. Ulike trusselsituasjoner. Utarbeides av Rusk. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Tiltak fra tidligere egenkontroller innen brann/el er ivaretatt ved den enkelte skole. Samtlige skoler har gjennomført egenkontroll brann og el i perioden. Rakkestad ungdomsskole har hatt et ekstra fokus på brannvernet ved prosjektskolen, rakkestadhallen og rakkestad kommunale bad, som er en del av deres ansvarsområde. Bergenhus Gjennomført brannøvelse på skole og sfo uten avvik. Egenkontroll gjennomført uten avvik. Opplæring av nytilsatte gjennomført i mars. Kirkeng Egenkontroll avdekket avvik ved at røykvarsler mangler batterier og holdemagnet ved dør. Begge avvik er lukket Os Avvik bytte av lys ved rømningsveier. Avvik er lukket. Rusk Avvik løse kontakter i to klasserom samt oppbevaring av brannfarlige stoffer. Avvik er ikke lukket når det gjelder brannfarlige stoffer. Låsbart metallskap blir kjøpt inn i løpet av høsten Egenkontroll brann og el fungerer meget godt ved den enkelte skole. Seksjonen vil sette fokus på at dokumentasjon av gjennomførte aktiviteter og resultater fremstår omforent. Ikke avdekket
AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Bergenhus skole Innemiljø har saker som opplevd dårlig luftkvalitet, svingende temperaturer og støy. Disse er meldt teknisk for oppfølging. Det er meldt avvik på manglende gjerde bak fotballbanen, ballen går ut i veibanen. Dette blir rettet opp til skolestart. Kirkeng Kirkeng har kontinuerlig fokus på ansattes arbeidsplass i og med byggeprosjektet. Os Alle avviksmeldinger er et resultat av en ekstern kontroll av uteområdet. Sakene er sendt teknisk for utbedring. RUSK Melding om oppbevaring av farlige stoffer. Avvik lukket. Det er et divergerende nivå mellom skolene på dokumentasjon av internkontroll. Seksjonen setter fokus på enhetlig standard skolene imellom høst 2015. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,5 9,5 11 0,7 7,1 7,8 1,2 6,5 7,7 Det har vært en økning i sykefraværet i skole. Det er/ har vært flere langtidssykemeldte, to har i løpet av perioden avsluttet arbeidsforholdet. Alle sykmeldte blir fulgt tett opp med oppfølgingssamtaler og rapporter/referater blir skrevet. En av sykmeldingene har vært relatert til arbeidssituasjon. Arbeidsmiljø ved Bergenhus SFO er gjenstand for oppfølgning fra personal og bedriftshelsetjenesten. Oppfølgning er også knyttet til sykefravær, selv om det ikke er direkte sammenheng mellom arbeidsmiljø og sykefravær som sådan.
Seksjon vernerunder Barnehage VERNERUNDE Tiltaksplaner fra tidligere gjennomførte vernerunder er ivaretatt. Seksjonen har langsiktig mål om at ansatte skal føle seg trygge i bruk av elektronisk kvalitetssystem. Enhetene har derfor også i denne perioden gjennomført praktiske oppgaver på området. Enhetene benytter alle meldingene som er til benyttelse i elektronisk kvalitetssystem. Dette fungerer godt, da henvendelser blir behandlet fortløpende og etter hvert også lukket. I perioden har antall skaderegistreringer på barn økt, noe som viser at utarbeidede rutiner er i ferd med å bli implementert. Medarbeiderundersøkelse er gjennomført, alle enheter har satt ned grupper som arbeider på problemstillinger knyttet til avdekkede utfordringer. Den enkelte barnehage følger godt opp om rutiner knyttet til vernerunder. Dette er godt innarbeidet og avdekkede avvik er ivaretatt. I perioden har det vært arbeidet med et tydeligere årshjul, dette for bla å forenkle oppfølgningen av HMS-arbeidet. Arbeidet med dette fortsetter løpende fremover. Det er avdekket behov for ROS i etterkant av lekeplass-kontroller som er gjennomført. Dette går i første rekke på ivaretakelse av barn og ikke ansatte. Analyser er allerede utarbeidet, og tiltak er på gang. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Tidligere avdekkede tiltak er ivaretatt. Nye avvik er videreformidlet som vaktmestermeldinger, og lukket fortløpende. Samtlige barnehager har gjennomført egenkontroll brann og el i perioden. Det er ikke avdekket avvik i denne sammenheng. Seksjonen har god oversikt og kontroll på brannvern og el-sikkerhet. Dette ikke minst sett ifht barnas tilstedeværelse. Ikke avdekket behov. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Oversikten viser at alle meldingstyper er tatt i bruk, og at antall meldinger har økt. Meldingsrutinen fungerer godt, og meldingene blir lukket fortløpende.
I perioden har antall barnehagemeldinger økt, dette er en følge av økt registrering av skader på barn, noe som viser at utarbeidede rutiner er i ferd med å bli implementert. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,4 9,7 11,1 0,9 6 6,9 1,1 8,1 9,2 Sykefraværet er betydelig redusert fra 1. til 2. kvartal. Sett i forhold til tidligere år er også sykefraværet redusert. (14,7 % 1. halvår 2013 og 11,1 % 1. halvår 2014). Egenmeldt sykefravær er lavt, legemeldt sykefravær skyldes enkeltsaker. Alle sykmeldte blir fulgt opp i henhold til IA-avtalen og seksjonens interne rutiner. Seksjonen har fortsatt samarbeidet med NAV Arbeidslivssenter inn i 2015, blant annet med ledersamlinger for styrere med tanke på å styrke nærværsarbeidet. Seksjon vernerunder Kultur VERNERUNDE Ivaretatt Det er ikke gjennomført vernerunder på seksjon kultur første halvår 2015. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Ivaretatt Badet Dagbruker har ansvar for brannrunder. Oppfølging og informasjon til personalet er ivaretatt av leder på badet, men det har ikke vært tema på personalmøte i løpet av våren 2015. Brannalarmen på badet gikk i juni med personer tilstede i bassenget. det var falsk alarm, men det var vanskelig å høre alarmen når mann er i garderoben. Bør vurderes å montere en alarm til i garderobe- avdelingen. Aktivitetshuset
Brannvernrunde er gjennomfør. Et avvik: nødlys over dør virker ikke. Kulturskolen Dagbruker har ansvar for brannrunder i alle lokaler kulturskolen bruker. Det har ikke vært gjennomført informasjon eller opplæring av personalet på kulturskolen ift brann i 2015. Dette vil være en prioritert oppgave for ny rektor ved kulturskolen Det er behov for en snarlig løsning mtp varslingsanlegg i garderober ved Rakkestad kommunale bad. Dette er et strakstiltak som følges opp av seksjonsleder. Behov for brannøvelse med publikum tilstede i bassenget på Rakkestad bad. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Seksjonen er kjent med og bruker system for behandling og dokumentasjon av internkontroll. Lite meldinger i perioden. Samtlige meldinger er saksbehandlet og ivaretatt. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,3 4,4 4,7 0 5,7 5,7 0,3 5,1 5,4 Egenmeldt fravær er minimalt. Legemeldt sykefravær er ikke jobbrelatert. Seksjonen har et lavt sykefravær, og er under måltall på 6,5 prosent. Ingen tiltak anses påkrevd.
Seksjon vernerunder Familiesenter VERNERUNDE Tiltak fra tidligere vernerunder er i noen grad ivaretatt. Dette gjelder i størst grad ved at medarbeidersamtaler er satt på dagsorden. Ergonomivurderinger ved arbeidsplasser i det nye bygget, har tidligere vært meldt som et behov men er ikke gjennomført. Seksjonen gjennomførte spørreundersøkelse som en del av forberedelsene til årets vernerunde. Spørreundersøkelsen lå til besvaring juni 2015. Dette har i seg selv vært en suksess, da svarinngang er på hele 83 prosent. Dette er en betydelig forbedring fra forrige gjennomføring i 2014. Resultater fra undersøkelsen er ikke gjennomgått pr august 2015. Det som kommer tydelig frem, er at ansatte i seksjonen har et omforent ønske/behov for førstehjelpskurs, da særlig rettet mot barn/unge. Videre er behovet for en ergonomivurdering ved kontorene fortsatt et tydelig ønske. Ansatte melder om et tydelig behov for bedre informasjonsdeling både innad i enheter og ikke minst på tvers av seksjoner. Datafangst vil bli inngående gjennomgått høst 2015. Allerede avdekkede behov for førstehjelpskurs og ergonomivurdering, vil bli tatt tak i uten ugrunnet opphold. Informasjon og informasjonsdeling settes på agenda for seksjonen som et tiltak både ifht det psykososiale arbeidsmiljø, men også sett ifht muligheten for et tydeligere tverrfaglig samarbeid. Ikke avdekket. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Mangler i form av manglende tidsbrytere og nødskilt, samt tilfredsstillende orienteringsplan. Ansatte er mer bevisste i forhold til å dra ut ledninger (ladere etc) som ikke er i bruk. Antall kaffetraktere/ vannkokere er redusert betraktelig. Ved ett tilfelle var det plassert hindring foran brannslange. Nødvendig å kjøpe inn tilfredsstillende antall tidsbrytere. Kommunalsjef/ prosjektleder Jon Ådalen er informert om manglende nødskilt. Seksjonsleder og brannvernleder skal se på orienteringsplaner igjen. - Bruk av kaffetrakter/ vannkoker - Evakueringsrutiner
AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Seksjonen har evnet å ta i bruk elektronisk kvalitetssystem på en god måte. Systemet er endog tatt i bruk til seksjonsinterne, driftsmessige hendelser og behov. Med de meldinger som er utviklet internt i seksjonen, er det god dokumentasjon på meldte behov og resultater i etterkant av dette. Det gjenstår noe ifht nøyaktighet i det som meldes. Vold og trusler om vold er en stadig tilstedeværende utfordring for ansatte i seksjonen. Hendelser dokumenteres og følges opp. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0 17,8 17,8 0,8 9 9,8 0,9 12,1 13 Seksjonen har over tid hatt et meget høyt sykefravær. Sykefraværet har vært fordelt over flere av enhetene, men hovedvekten av sykefraværet er knyttet mot to områder. Noe av sykefraværet i disse to enhetene har vært jobbrelatert. Sykefraværet går ned fra første til andre kvartal, og det jobbes videre på tiltaksside for et ennå lavere sykefravær. Arbeidet med å redusere sykefraværet har stort fokus i seksjonen.
Seksjon vernerunder Hjembaserte VERNERUNDE Vernerunde gjennomført juni 2015 via Qm+ hvor ansatte har gitt tilbakemeldinger på de ulike faktorene. Status og evaluering seksjonens handlingsplan for oppfølging vernerunde og nye tiltak jf nylig gjennomført vernerunde, gjennomgås i samarbeidsmøte verneombud og tillitsvalgte for enhetene omsorgsbolig og hjemmesykepleie Resultater fra LedMed og avviksmeldinger Qm+ er tatt med inn i seksjonens oppfølgings- og handlingsplan HMS 2015 for enhetene omsorgsbolig og hjemmesykepleie. God oppslutning elektronisk besvarelse vernerunde og LedMed gir et godt grunnlag for planlegging og gjennomføring videre HMS arbeid. Oppfølging tiltak i handlingsplan for HMS arbeidet for enhetene gjennomgås på fastlagte samarbeidsmøter med tillitsvalgte og verneombud med møtefrekvens hver 6.uke. Opplæring tillitsvalgte og verneombud forebyggende IA tiltak/hms tiltak gjennomføres via Arbeidslivssenteret høst 2015. Seksjonen har nå fungerende verneombud for begge enheter, hjemmesykepleie og omsorgsboliger. Meldinger innen området vold/trussel og utfordringer knyttet til arbeid med psykiatri 1.halvår 2015 er i hovedsak knyttet til enhet omsorgsboliger. Tiltak er iverksatt og følges opp kontinuerlig. Ansatte enhet omsorgsbolig melder i medarbeidersamtaler, fagrapporter og vernerunde om psykisk og fysisk belastning i jobbutførelse. Målrettet oppfølging er planlagt for ivaretagelse av ansatte. Veiledning ansatte ble iverksatt februar 2015 og videreføres 2.halvår 2015. Forebyggende IA-tiltak ansatte skal vurderes og iverksettes i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og Arbeidslivssenteret. Legemiddelhåndtering - enhetene hjemmesykepleie og omsorgsboliger Vold- og trussel om vold - enhet omsorgsboliger egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Melding ang behov for utbedring, bl.a panellovner 3 etg og samlet ladestasjon LMP er videresendt vaktmestertjenesten og IT. Utbedring panelovner ble utført påfølgende dag. Samlet ladesasjon LMP er bestilt av IT. Meldte behov for endringer er allerede ekspidert og levert Ingen gjenstående punkter som umiddelbart må utbedres. Nei, per i dag ikke behov for nye ROS-.
ROS-analyse brannvern omsorgsboliger er under utarbeidelse. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Ansvarlig leders vurdering 1.halvår 2015: 43 meldinger, hvorav 40 av meldingene er tilknyttet enhet omsorgsbolig. Enhet omsorgsbolig: Hovedtyngde HMS-meldinger gjelder ansattes eksponering for passiv røyking i omsorgsboliger hvor beboere røyker. Den mest utfordrende situasjonen knyttet til passiv røyking er avsluttet da beboer er død. Ulike tiltak i forhold til brannforebyggende tiltak og reduksjon av røyking i den enkelte omsorgsbolig er iverksatt. Omsorgsboligene har per i dag tilgang til et mobilt rislingsanlegg som er per i dag er montert i en omsorgsbolig. Det meldes fra enhetsleder omsorgsbolig behov for flere mobile rislingsanlegg som kan monteres der hvor det er økt risiko for brannfare grunnet beboers røyking. Behovet per i dag tilsier innkjøp av ytterligere to rislingsanlegg. Rutiner for oppfølging og iverksetting av tiltak i omsorgsboliger hvor ansatte utsettes for passiv røyking skal ferdigstilles. Rutiner utarbeides i samarbeid med verneombud og tillitsvalgte. HMS-meldingene er også knyttet til ansattes psykososiale arbeidsmiljø med å jobbe i omsorgsbolig og fagområdet psykiatri. Ansatte melder om verbale trusler, ubekvemsord, sinne, mistenksomhet og at de blir slått etter. Veiledning ansatte iverksatt februar 2015 og videreføres høst 2015. Hovedmålsetting for veiledningen er at ansatte skal oppleve mestring av arbeidssituasjonen i omsorgsboligene knyttet til fagområdet psykiatri og psykiatriske sykdommer. Ansatte har gjennom flere år rapportert via vernerunde, Qm+ og LedMed fysisk arbeidsbelastning knyttet til harde gulv i fellesareal omsorgsboliger Bjørkebo. Behov for utbedring gulver Bjørkebo er flere ganger vurdert av TML.
Enhet omsorgsbolig har jevnlig sykemeldte ansatte som har fysiske plager knyttet til for hardt underlag fellesareal Bjørkebo. Ulike individuelle og felles tiltak ansatte er gjennomført. Per i dag har enheten konkrete sykemeldinger grunnet betennelse i hæler. Det er flere ansatte som varsler enhetsleder om at de er slitne/smerter i rygger, hofter/bein relatert til hardt underlag Bjørkebo. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,2 5,4 6,6 0,4 6,9 7,3 0,9 6,2 7,1 Seksjonens totale sykefravær 1.halvår 2015 er 7,1 %, hvorav 0,9 % er knyttet til korttidsfravær. Økning korttidsfravær 1.kvartal 2015 har direkte sammenheng med influensa hos mange ansatte. Langtidsfravær følges tett opp av enhetsledere i samarbeid med NAV/Arbeidslivssenter. Søknader tilretteleggingstilskudd Arbeidslivssenteret er innvilget til IA-oppfølging enkelt ansatte og grupper i enhetene omsorgsbolig og hjemmesykepleie. Spesielt kan nevnes innvilget tilretteleggingstilskudd tilknyttet seniortiltak enhet hjemmesykepleie og forebyggende tiltak fysiske belastninger enhet omsorgsbolig. Sykefraværsarbeidet i seksjonen gjennomføres og vedlikeholdes på en god måte. Seksjon vernerunder Behov for ROS analyse Skautun VERNERUNDE Vernerunder 2015 gjennomføres ila september. Dette skulle ha blitt gjort i juni mnd, men ble skjøvet på da arbeid forbundet med sommerplanlegging ble prioritert. LED MED u.s. er gjennomført (sentral regi). Ingen punkter fra vernerundene som ikke er fulgt opp. Det er svært få henvendelser fra v.o. til ledelsen. LED MED avdekket at Skautun har utfordringer knyttet til tilstedeværende ledelse. Det er iverksatt diverse tiltak for å øke tilstedeværelsen av ledelse blant ansatte. Vi vil gi dette ekstra oppmerksomhet i evaluering av vernerunden / dialog med v.o. Ingen konkrete behov avdekket.
egenkontroller Behov for ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL Tidligere avdekkede tiltak er ivaretatt. Samtlige enheter har gjennomført egenkontroll brann og el i perioden. Det er behov for flere praktiske øvelser og noe mer øving på opptreden ved alarmer/hendelser. Generelt vies noe mer tid til brannforebyggende arbeid. Brannøvelser må systematiseres mer enn tidligere. Dialog med brann rundt dette ble påbegynt før sommeren og det ble gjennomført øvelser med sommervikarer som ved tidligere år. Ledelsen ved Skautun gjennomfører ROS- ifm gjennomgang av brannsikkerhets- og brannforebyggende tiltak. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Generelle kommentarer Ansvarlig leders vurdering Totalt 41 avvik første 6 mnd 2015 mot 61 første 6 mnd 2014. 16 avvik på vold og trusler mot 36 samme periode i 2014. 11 avvik annet. 10 avvik brann. Rester fordeler seg med få avvik på de øvrige områdene. Generelt har det vært fokus fra ledelsen på at vi ønsker at avvik skal rapporteres. Nedgangen sett opp mot 2014 vurderes ikke å ha sammenheng med at det underrapporteres i større grad. At antall avvik om vold og trusler er færre nå henger trolig sammen med pasientgrunnlaget. Vi fortsetter fokuset på avviksrapportering. Ser samtidig på muligheter for å gi bedre og mer hyppige tilbakemeldinger til ansatte om antall avvik, hva som er gjort med avvik, trender osv.
Sammenfattede resultater Generelle kommentarer Ansvarlig leders vurdering SYKEFRAVÆR 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 Seksjon EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot Skautun 1,2 8,4 9,6 0,8 10,6 11,4 1,2 9,6 10,8 Nærvær: Nærværet er dessverre noe lavere første halvår 2015 sett opp mot samme periode i 2014. Nærværet ligger i snitt i underkant av 90 % mot 92 % i 2014. Flere ansatte med langtidsfravær over tid utgjør største delen av fraværet. Korttidsfraværet er lite. Det er ikke indikasjon for å si at fraværet er arbeidsrelatert. Ledere følger tett opp og har god hjelp fra rådgiver fra NAV. Det tilrettelegges så langt det lar seg gjøre og enhetsledere har et godt samarbeid med NAV. Seksjon vernerunder BOAK VERNERUNDE Vernerunde gjennomført som spørreundersøkelse. Dårlig svarprosent, men ingen store negative funn. De som har svart har vært flinke til å skrive kommentarer. Generelt lite fornøyd med vedlikehold av uteareal og hovedrengjøring. Gjennomgang av vernerunden i sin helhet med VO og TV samt hele ledergruppen i Boak 02.09.15 hvor videre oppfølgning blir bestemt. Boak har kun gjennomført ROS- i fht vold og forulemping på Gudimstua og på Kleven grunnet tidligere tilsyn. ROS- for resten av Boak er planlagt høsten 2015 egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Egenkontroll brann og el gjennomført både i enhet Kleven, Bergenhus og Sentrum. Ingen store feil funnet. Kvartersøvelser for første halvår gjennomført i alle hus. Ledergruppa i Boak savner felles brannøvelse med praktiske øvelser, så vurderes gjennomført sammen med de andre HOA-seksjonene. Kun nyansatte som har gjennomført brannøvelse de siste 3 årene. Også litt uklarhet i hvem som har ansvar i den enkelte beboers leilighet, men ansvarlig leder gjennomført egenkontroll på fellesarealer, og primærkontaker gjennomført egenkontroll i beboerne leilighet for de som bor i bofellesskap. I frittstående leiligheter har vi fått tilbakemelding om at teknisk foretar egenkontroll.
Ikke behov for ROS- på grunnlag av hva vi har funnet, men behov for ROS- for å kunne forebygge. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Det mest urovekkende i seksjon Boak er HMS avvik på vold og forulemping. Det er flest registreringer på skrik, slag og spark. Vi jobber mye med forebyggende tiltak, og har habiliteringstjenesten inne rundt de utagerende tjenestemottakerne for veiledning. I tillegg har enkelte tjenestemottakere vedtak på bruk av makt og tvang. Gudimstua og Kleven er de to bofellesskapene med mest HMS-avvik, og begge hadde tilsyn fra Arbeidstilsynet i januar nettopp på vold og forulemping. Vi gjennomførte derfor en spørreundersøkelse hvor ansatte bekrefter at de stort sett føler seg trygge og godt ivaretatt selv om det til tider er mye utagering. Det er også mange avvik på medikamenthåndtering, da i størst grad ufaglærte som har gitt medisiner fordi det ikke har vært ansatte med medisinkompetanse på jobb. Tiltak: gi flere ansatte medisinkompetanse iverksettes høst 2015. Seksjonen fortsetter å ha fokus på forebygging i forhold til avvik på vold og forulemping. Det forventes nedgang i avvik på medikamenthåndtering når flere ansatte får kompetanse til å kunne gi medisiner. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,1 8,5 9,6 0,7 5,1 5,8 1,1 7,8 8,9 Boak har et lavt egenmeldt fravær både i første og andre kvartal. Langtidsfraværet anses heller ikke som urovekkende høyt. Det er kjent fraværsårsak hos ansatte med langtidsfravær, og ingen av fraværene skyldes direkte forhold på arbeidsplassen. Bedriftshelsetjenesten var koblet inn i to saker, og har også kjørt arbeidsmiljøutvikling i to personalgrupper som forebyggende tiltak. Seksjonen jobber planmessig, hvilket gir resultater. Dette fortsetter løpende i andre halvår 2015 og videre.
Seksjon vernerunder Behov for ROS analyse Teknikk, miljø og landbruk VERNERUNDE Arbeidet med tjenesteutvikling, internkontroll og HMS pågår kontinuerlig i seksjonen Tidligere avvik ift. inneklima for de som arbeider på rådhuset er utbedret med nytt ventilasjonsanlegg 1.tertial 2015. Det er ikke gjennomført vernerunder i rapporteringsperioden. Gjennomføres høst 2015. egenkontroller Behov for ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL Tiltak fra tidligere egenkontroller er ivaretatt i stor utstrekning. Renholdstjenesten har over tid hatt en generell utfordring ved at de ikke deltar på seksjonsvis brannvernopplæring (dvs på den enkeltes arbeidssted). Seksjon TML arrangerer derfor eget, internt kurs på dette tema i løpet av 2015. Seksjonen har et omfangsrikt ansvar vedrørende lokasjoner for egenkontroll brann og el. I perioden er det gjennomført totalt 13 egenkontroller i denne sammenheng. Dette innebærer at egenkontroll er gjennomført ved samtlige ansvarsområder! Totalt mange mindre avvik som er avdekket på egenkontrollene. Avdekkede avvik er lite ressurskrevende og rettes opp umiddelbart med egne ressurser. Ikke nødvendig. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Seksjonen har et stort utviklingspotensial innen sin dokumentasjon av internkontroll. Seksjonen har på grunn av tidspress heller ikke fått utført lovpålagt internkontroll av EL på flere steder Lovpålagt internkontroll og dokumentasjon av dette vil bli prioritert i 2015.
SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,1 8,6 9,7 0,4 4,9 5,3 0,8 6,7 7,4 Det totale sykefraværet i TML for 1. halvår 2015 er på 7,4%. Dette ligger noe over kommunens målsetting om ikke å overskride 6,5%. Sykefraværet har hatt en økning fra 2014 da det totale sykefraværet var på 4,6 %. Det er langtidssykefravær som har økt. Sykefraværet har gått ned i perioden fra 1. kvartal til 2. kvartal. Seksjonsleder er kjent med bakenforliggende årsaker til sykefravær, og det er intet som skulle tilsi umiddelbare tiltak. Stab vernerunder Behov for ROS analyse VERNERUNDE Det er ikke gjennomført vernerunde i ansvarsområdene i perioden. Dette gjøres høst 2015. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL For lokalene til økonomi gjenstår noe utbedringer som er avdekket tidligere. Egenkontroll brann og el oppleves som godt ivaretatt for hele stabsområdet ansvarsområde. Unntaket i denne sammenheng er for lokalene til økonomi. Rapporter/bestillinger/behov er levert, og forventes ivaretatt høst 2015. Lokalene til hhv NAV, Servicektr, Sentralarkiv, Kultur, Rådmannen er godt fulgt opp. Det er kontroll på brannvernet og el innenfor ansvarsområdene. Ikke avdekket
AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Sammenfattede resultater Det er ikke registrert HMS-meldinger i perioden. Meldinger som er registrert er knyttet mot rene bestiller-oppdrag. Det er intet som tyder på at det foreligger en underrapportering. Ansatte er godt kjent med de muligheter som foreligger. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 1. kvart 2015 2. kvart 2015 Tot 1. halvår2015 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,5 5,8 7,4 0,4 4,6 5 0,9 5,2 6,2 Sykefraværet totalt for perioden ligger under målsetting på 6,5 prosent. Sykefravær er ikke jobbrelatert. Ingen tiltak er påkrevet. Felles Sammenfattede resultater Generelle kommentarer SYKEFRAVÆR 2015 Seksjon/stab 1. kvart 2. kvart 3. kvart 4. kvart 1. halvår 2015 Stab 7,4 5 6,2 NAV 3,3 0,6 2,5 Skole 11 7,8 7,7 Barnehage 11,1 6,9 9,2 Kultur 4,7 5,7 5,4 Familiesenter 17,8 9,8 13,0 Skautun 9,6 11,4 10,8 Hjembaserte Tjenester 6,6 7,3 7,1 BOAK 9,6 5,8 8,9 Teknikk, Miljø og Landbruk 9,7 5,3 7,4 Totalt 9,3 7,6 8,4 Sykefraværet totalt for Rakkestad kommune var 7,0 prosent for 2014. Dette var en signifikant nedgang fra tidligere år. Første halvår 2014 var sykefraværet i Rakkestad kommune på hhv 7,7 (1. kvartal) og 7,1 (andre kvartal). Som det fremkommer av tabellen (over), ligger sykefraværet for 2015 over nivå for 2014
pr første halvår. Dette skyldes i særlig grad sykefraværet for første kvartal som var på hele 9,3 prosent. Det høye sykefraværet i denne perioden, skyldes i vesentlig grad influensaperioden som nådde en topp i januar/februar 2015. Sykefraværet i Rakkestad kommune er i liten grad arbeidsrelatert. Seksjonene Barnehage og Familiesenter har over lengre tid hatt høyt sykefravær. Det er positivt at sykefraværet er betydelig bedret fra første til andre kvartal. Dette indikerer at seksjonsvise tiltak som er gjennomført/er under gjennomføring, har hatt en positiv effekt. Seksjonene har benyttet seg aktivt av støtte fra bla Nav Arbeidslivsenter samt bedriftshelsetjenesten i dette arbeidet. Videre oppfølging Seksjon Skautun sitt sykefravær er det eneste som øker i perioden. Dette i seg selv er grunn til videre oppfølgning, samt at tiltak som er planlagt/pågår for seksjonene barnehage og familiesenter løper videre inn i neste halvår. Seksjon skole sitt sykefravær ligger noe over det som er forventet. Tiltak er satt inn, bla med støtte fra bedriftshelsetjenesten. Videreføres i andre halvår 2015. Sammenfattet timeforbruk i perioden BEDRIFTSHELSETJENESTE Seksjon Timer Barnehage (5 stk.) 22,5 Lederveiledning, bistand i etterkant av «staminabarometeret» - undersøkelse Individuelle samtaler, individuelle ergonomiske arbeidsplassvurderinger BOAK (Bo og Aktivitet) 28,5 Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosesser Brann 5,75 Arbeidshelse røykdykkere Fellesaktiviteter 6,0 Systematisk HMS arbeid, planlegging Rakkestad kommune 15,5 Sykefraværsarbeid, arbeidshelse, planlegging Seksjon Familiesenter 20,0 Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosess Seksjon Hjemmebasert tjeneste 2,25 Arbeidshelse, individuelle samtaler Seksjon Skautun 6,0 Arbeidshelse, individuelle samtaler Skoler (4 stk.) 28,75 Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosesser Seksjon TML 21,75 Arbeidshelse Totalt 151 Rakkestad kommune har brukt ca 65 prosent av tilgjengelige timer pr utgangen av første halvår.