DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 10 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 2015018569 KONTORREKVISITA REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.2 Om anskaffelsen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets organisering... 4 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Fremdriftsplan... 4 2.2 Kontaktpersoner... 5 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader... 5 2.5 Sosialt og etisk ansvar... 5 3 TILBUDET... 6 3.1 Tilbudsstruktur og språk... 6 3.2 Tilbudsformat... 7 3.3 Adresse og leveringssted... 7 3.4 Tilbudsfrist... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 8 3.6 Alternative/parallelle tilbud... 8 3.7 Tilbud på deler av leveransen... 8 3.8 Forbehold... 8 3.9 Avvik... 8 3.10 Retur av tilbud... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Innledning... 8 4.2 Obligatoriske krav... 8 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 5 TILDELINGSKRITERIER... 10 5.1 Vurdering... 10
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 10 1 Innledning 1.1 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyningsavdelingen, avdeling Driftsanskaffelser. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen er følgende etater: Forsvaret Nasjonal Sikkerhetsmyndighet Forsvarsbygg Forsvarets Forskningsinstitutt (vil ikke benytte avtalen til kjøp av tonere og kopipapir) 1.2 Om anskaffelsen 1.2.1 Formål Formålet med denne anskaffelsen er å møte Kjøpers behov for kontorrekvisita, samt produktrelaterte tjenester gjennom etablering av rammeavtale. 1.2.2 Verdi og omfang Rammeavtalens estimerte verdi for kommende 4 år antas å være mellom 160 MNOK og 220 MNOK, inkludert opsjon på forlengelse, men ekskludert opsjoner i Vedlegg K. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn ut fra en fredssituasjon, og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Behovet, og således den estimert samlede verdien for rammeavtalen, vil kunne endres dersom enkelte scenarioer knyttet til rikets sikkerhet inntrer. Ved utbrudd av krise eller krig, eller ved heving av beredskapsnivået i Norge, vil den økonomiske rammen for avtalen være ubegrenset oppad. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang, Vedlegg B med undervedlegg og Vedlegg C med undervedlegg. 1.2.3 Varighet Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen en eller flere ganger med inntil 24 måneder. Maksimal varighet er 4 år. 1.2.4 Forbehold Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Kjøper forbeholder seg retten til å kunne offentlig utlyse enhver anskaffelse av materiell der den enkelte anskaffelse overstiger 500.000 NOK.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 10 Kjøper forbeholder seg retten til å anskaffe materiell omfattet av denne rammeavtalen igjennom militære forsyningskanaler, der dette av Kjøper anses som hensiktsmessig. Anskaffelser via militære forsyningskanaler til normal drift vil ved kontraktsinngåelse vil være mindre enn 10 % av den totale rammeavtalens omfang. 1.2.5 Nærmere om rammeavtalen(e) og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jf. 15-1 og 15-3. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 1.3 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring 22.05.2015 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 23.06.2015 Svar på spørsmål (det vil ikke komme svar på spørsmål mellom 1.- 23. juni pga. ferieavvikling) 26.06.2015 Tilbudsfrist 10.07.2015, kl. 12:00.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 10 Tilbudsåpning 13.07.2015 Tilbudsevaluering 13.07.2015 31.07.2015 Tildeling av rammeavtale 31.07.2015 Klagefrist 11.08.2015 Kontraktsignering Sep. 2015 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Guro Skar Forseth Mobiltelefon: 63 80 81 72 E-post: gforseth@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige (alt. e-post) med referanse: Spørsmål 2015018569 kontorrekvisita. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer der. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sosialt og etisk ansvar 2.5.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 10 Leverandøren vil ved kontraktsinngåelse akseptere vilkårene i Del 2 Vedlegg G og H, og således bekrefte sin forpliktelse til de etiske og sosiale krav som kreves av Kjøper. Leverandøren godkjenner vilkårene i Del 2 Vedlegg G og H ved å signere på Del 1 Vedlegg A Tilbudsbrev. 2.5.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur og språk Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del 2 Vedlegg A. 2 Skatteattester jf punkt 4.2. 3 HMS egenerklæring, jf punkt 4.2. 4 Firmaattest, jfr pkt 4.3 5 Finansiell og økonomisk stilling, jf punkt 4.4. 6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt 4.5. 7 Utfylt Del 2 Vedlegg F, Morselskapsgaranti, ved behov, jf. punkt 4.4. 8 Utfylt Del 2 Vedlegg J Samarbeidspartnere og underleverandører dersom aktuelt. 9 Leverandørens samfunnsansvar og etisk egenerklæring jf. Del 2 Vedlegg G og H. 10 Utfylt Del 2 Vedlegg B punkt 1.3.2 Påslagsprosent kontorrekvisita. 11 Utfylt Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise. 12 Utfylt Del 2 Vedlegg D Kontaktpersoner. 13 Eventuelle forbehold, endringer eller avvik fra rammeavtalen. 14 Eventuell taushetsbelagt informasjon. 15 Annen relevant informasjon. Tilbudet skal fortrinnsvis være utformet på norsk. Det tillates innlevering på svensk, dansk eller engelsk. Kontrakten forblir på norsk.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 10 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Tilbud 2015018569 kontorrekvisita og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 3.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i 1 originalkopi. En elektronisk komplett versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM eller minnepinne. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakket forsvarlig i lukket konvolutt/innpakning. Konvolutt merkes følgende: På forsiden: På baksiden: «Tilbud 2015018569 kontorrekvisita» Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingene Felles og Støtte Postboks 10 2027 Kjeller Att: Guro Skar Forseth 3.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 09-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingene Felles og Støtte Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Guro Skar Forseth 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen det tidspunkt som er opplyst i punkt 2.1.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 10 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 01.11.2015. 3.6 Alternative/parallelle tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative og/eller parallelle tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 3.1. 3.9 Avvik Avvik fra Rammeavtalens krav vil kunne medføre avvisning. 3.10 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom Leverandøren må støtte seg til andre foretak for oppfyllelse av krav fremsatt i konkurransegrunnlaget, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse, jf. Del 2 Vedlegg J. Dette gjelder selv om det støttende foretak er i samme konsern som Leverandøren. Erklæringen skal positivt stadfeste at foretaket stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Attest utstedt av skatteoppkrever eller skatteetaten vedrørende merverdiavgift, skatt og arbeidsgiveravgift.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 10 For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Del 1 Vedlegg B skal fylles ut og signeres. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Leverandøren skal levere årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år, eller fullstendig kredittvurdering fra godkjent kredittvurderingsselskap ikke eldre enn 3 mnd. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap eller årsregnskap, der en av delene ikke er innlevert, samt morselskapsgaranti. For det tilfelle at Leverandøren støtter seg på sitt morselskap for å oppfylle kravet, skal Del 2 Vedlegg F Morselskapsgaranti benyttes og legges ved tilbudet. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 10 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. En liste med minimum tre lignende leveranser fra de siste tre år, med en presentasjon av prosjektet (minimum 150 ord), samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de samtlige kvalifikasjonskrav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget (herunder kontraktsforslaget), vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene listet under i punkt 5.1. 5.1 Vurdering Beste mulige score er 10 poeng. Tilbyderen med den totalt høyeste sammenlagte poengscore vinner konkurransen, øvrige scores forholdsmessig lavere. Leverandøren må fylle inn Del 2 Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser punkt 1.3.2 og Vedlegg B-1 Prismatrise for å delta i konkurransen. Tildelingskriterier Vekt % TK1 TK2 Pris materiell Del 2 Vedlegg B-1 Prismatrise: Den leverandøren som tilbyr den totalt laveste kjøpesummen vil få en score på 10 poeng, og de øvrige vil scores forholdsmessig lavere ut fra dette. Påslagsprosent materiell Leverandøren må fylle inn sitt tilbud på en påslagsprosent i Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser punkt 1.3.2 Påslagsprosent kontorrekvisita. Vurderingen i TK2 er basert på: Maksimalt påslag på nye forbruksartikler/materiell i prosent Leverandøren med lavest %-sats scores 10. Øvrige scores forholdsmessig lavere. 70 30 Det kåres en vinner basert på vektet poengberegning TK1 til TK2.