Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 04.10.2011 Kl.: 13.00 17.30 Stad: Blomvåg Fjordhotell, Rong Saknr.: 26/11 34/11 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) FORFALL Therese Hellesøy Strand (KrF) DESSUTAN MØTTE Rådmann Torgeir Sæter, sak 28/11 og 29/11 Kemner Sissel Ekerhovd, del av sak 28/11 Revisor Gunnar Hoff, Deloitte AS Revisor Unni Renate Moe, Deloitte AS Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 26/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 27/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 20.05.11 28/11 Rådmannen orienterer 29/11 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2007 2011 30/11 Forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Revisjonsrapport 31/11 Budsjettforslag 2012 for kontroll og tilsynsarbeidet i Øygarden kommune 32/11 Meldingar 33/11 Orienteringssaker 34/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
26/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 27/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 20.05.11 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 20.05.11. Protokollen frå møte 20.05.11 vart samrøystes vedteken. 28/11 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kemner Sissel Ekerhovd og rådmann Torgeir Sæter gjorde greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikre at dei vesentlege tilhøva som vart avdekka i samband med kontrollrapport for 2010 frå Skatteetaten og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Brev frå skatteetaten dagsett 28.09.11 til kemneren i Øygarden kommune om at dei stadfester at dei har motteke svar frå kemneren på kontrollrapport 2010 vart lagt fram i møtet. Rådmann Torgeir Sæter presenterte driftsrapport pr. 31.08.11 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rådmann Torgeir Sæter presenterte det etablerte internkontrollsystemet i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering. 29/11 EVALUERING AV ARBEIDET I KONTROLLUTVALET I VALPERIODEN 2007-2011 FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet, rådmann, Deloitte og sekretariatet gjennomførte evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden 2007 2011. Evalueringa inneheld desse spørsmåla: Nr. Spørsmål Svar 1 Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Karstein: Auke i tal medlemmer i KU frå 3 til 5, vil gjera at det vert meir engasjement i møta. Med 3 vert det også sårbart ved fråvær. Likevel har det på det jamne vore gode møter i denne perioden. 2
Helga: Mange vanskelege saker å sette seg inn i. Opplæring er veldig viktig for å få til godt KU, og spesifikk opplæring for rollar og ansvar for KU. Gode saksførebuingar og fint med god deltaking frå administrasjonen. Torgeir: KU har fungert betre og betre etter kvart. Blir tatt opp viktige ting. Forv. rapporter er kome godt i gang. Godt samarbeid med KU sjølv om ein har vore ueinige innimellom. Meir ueinig med sekretariatet. 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? 4 Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? 5 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? 6 Bør kontrollutvalet gjere meir og/ eller mindre av noko? 7 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Deloitte: Liker den uformelle tonen i møta. Einig i at skikkelig opplæring er viktig. OK. KU meiner sjølve dei har klart å fylle rolla på ein god måte. Deloitte meiner at planarbeidet er veldig viktig for å få forståing av kva rolla i KU skal innebera. Rådmannen meiner at det går betre og betre og at KU no gjer ein god jobb. KU trur nok at utvalet er vorte meir synlege enn før. Leiar har ikkje klart å vera til stades i KST-møter. Den nye leiaren bør prøve å få til dette betre i neste periode. KU bør presentere seg for KST tidleg i perioden. Adm. også har eit godt inntrykk av KU. Alle er einige om at dette har gått seg til og er bra no. OK KU er godt nøgd med samhandlinga med revisor. Rådmannen meiner samarbeidet er veldig godt. 8 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? 9 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 10 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye kontrollutvalet innehalde og kor omfattande bør det vera? KU og Deloitte er godt nøgd med sekretariatet. Rådmannen meiner forholdet til sekretariatet ikkje er heilt ryddig. Han meiner sekr. driv fargelegging av forv.rev. rapportar og at sekr. styrer møta og ikkje KUleiar. Både kontrollutvalet og Deloitte sa seg usamd i dette. Auke i tal medlemmer i KU frå 3 til 5 er viktig for engasjement og for å redusere sårbarhet Det må sørgjast for at KU sin representant i KST er til stades på møta i KU. Planarbeidet er veldig viktig for å få forståing av kva rolla i KU skal innebera. Den nye leiaren bør prøve å vera meir til stades i møte i KST KU bør presentere seg for KST tidleg i perioden. Opplæring i overordna mål for kommunen for KU. 11 Anna Det kom ikkje fram noko her Få vera med på alt av opplæring for KST. Opplæring er veldig viktig for å få til eit godt KU, også spesifikk opplæring for rollar og ansvar i KU. 3
Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Resultatet av evalueringa vert levert til det nye kontrollutvalet. 30/11 FORVALTNINGSREVISJON AV ØKONOMISTYRING OG BUDSJETTERING I ØYGARDEN KOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i punkt 7 i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld økonomistyring og budsjettering i Øygarden kommune vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.01.12, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Gunnar Hoff frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slik innstilling samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld økonomistyring og budsjettering i Øygarden kommune vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan 01.01.12, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 31/11 BUDSJETTFORSLAG 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I ØYGARDEN KOMMUNE FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2012 i Øygarden kommune slik det ligg føre. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2012 i Øygarden kommune slik det ligg føre. 32/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 15 KRD Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2011/hoyring--- endring-i-kommunelova-og-enkel/hoyringsnotat.html?id=644547 16 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 27/11 Årsmelding for Øygarden kommune 2010 17 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 28/11 Årsrekneskap 2010 for Øygarden kommune 4
18 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 29/11 Investeringsrekneskap 2010 Handtering av meirforbruk 19 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 33/11 Årsmelding for kontrollutvalet 2010 20 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 34/11 Godtgjersle til leiar i kontrollutvalet 21 Kommunestyret Vedtak i KST 08.06.11 sak 35/11 Auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet 22 Rådmannen Statusrapport i samband med forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta 23 FKT Medlemsbrev nr. 3 / 2011 24 FKT Medlemsbrev nr. 4 / 2011 25 Formannskapet Sak til FSK 14.09.11 sak 77/11 Finansrapport for Øygarden kommune pr. 31.08.11 FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Meldingane vart tekne til orientering. 33/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Presentasjon av revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 Ymse FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Presentasjon av revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 Revisor Unni-Renate Moe presenterte revisjonsplanen for 2011 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet Revisjonsplanen vart lagt fram i møtet. Etter dette vart det gjort slikt samrøystes vedtak. Informasjonen vart teken til orientering. 5
34/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Før møtet starta hadde kontrollutvalet samkomme med ein betre lunsj på Blomvåg Fjordhotel på Rong. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 6