FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) PROTOKOLL 04/13 Dato: 25. april 2013 Tid: 10:00 14:30 Sted: UMB Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Birger Kruse (NVH) og Jan Henrik Martinsen, LMD. Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Jan Olav Aarflot, Malena Bakkevold, Birgitte Bye, Hans Gran, Finn-Hugo Markussen, Paul Stray, Kai Tilley, Geir Tutturen og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-36/13 FS-37/13 FS-38/13 FS-39/13 FS-40/13 FS-41/13 FS-42/13 FS-43/13 FS-44/13 FS-45/13 FS-46/13 FS-47/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoller (styremøtet 5. mars 2013 og e-postmøtet 12. mars 2013) Orienteringssaker fra styreleder rektorene sekretariatsleder nominasjonskomiteens leder om rektorvalget Referat fra IDF-møte deles ut på møtet Orientering fra Statsbygg, muntlig orientering Valgreglementet 14b og 21. Oppfølgingssak Oppnevning av klagenemnd for valg NMBU Organisering av administrasjonen. Del 2. Oppfølging av sak FS-25/13 Dekan. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst Administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør. Stillingsbeskrivelse. Vurdering av åremål Administrative ledere. Stillingsbeskrivelser Personalreglement NMBU 1
FS-48/13 Merkevareplattform og profilprogram hovedprosjekt og implementering FS-49/13 Revidert budsjett for 2013 FS-50/13 Informasjonssikkerhetspolicy for NMBU FS-51/13 Planene for utvikling av IKT-strukturen ved NMBU FS-52/13 Etablering av ordning for tilskudd til faglige og strategiske satsingsområder FS-53/13 Status fellesstyrets kommunikasjons- og kulturplan FS-54/13 Eventuelt 1. FS-36/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-37/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte og fra e-postmøte Det var ikke merknader til utkast til protokoller. Fellesstyret godkjenner vedlagte utkast til protokoll 02/13 fra fellesstyrets møte 5. mars 2013 og protokoll 03/13 fra fellesstyrets e-postmøte 12. mars 2013. 3. FS-38/13 Orienteringssaker Fra styreleder som viste til styremøte 18. juni med styringsdialogmøte med Kunnskapsdepartementet samme dag. Fra NVH Yngvild Wasteson informerte om interessant studiereise til Canada for rektorene i sektoren, arrangert av UHR opplyste om gode søkertall som vanlig ni søkere per studieplass men med nedgang totalt med 14,3 % viste til forberedelser til kommende europeiske akkreditering mars 2014 viste til pågående arbeid mot ledere og seksjonsledere i forhold til fusjonen informerte om karrieredagen 22. april som positivt arrangement med god deltakelse informerte om døgnåpen smådyrklinikk fra 8. april viktig i forhold til undervisning og internasjonale krav. Fra UMB Hans Fredrik Hoen viste til interessant Canada-besøk orientert om statsrådsbesøk fra FKD og MD viste til avspark for nytt SFF og at den interne matsatsingen er i gang opplyste om ny samarbeidsavtale med NORTURA 2
viste til at rehabiliteringen av Urbygningen nå formelt er i gang viste til +3,3 % for søkertall UMB og meget gode publiseringstall. Sekretariatsleder orientert om nye ressurser i sekretariatet: Jan Aldal, NVH og Geir Tutturen, UMB viste til ledersamling UMB/NVH med tema omstilling og administrativ organisering. Tiltaket har fått god tilbakemelding, og det planlegges for gjentakelse over sommeren. Fra nominasjonskomiteens leder Eivind Hiis Hauge orientert i lukket møte om arbeidet med rekruttering av kandidater til rektorstillingen med info om videre prosess. Nominasjonskomiteen vil ikke rangere eller avvise kandidater som ønsker å stille til valg. Valgstyret foretar formell kunngjøring av kandidatene. Fellesstyret tilsetter i stillingen etter planen i møtet 18. juni på grunnlag av valgresultatet. Fellesstyret tar orienteringene til orientering. 4. FS-39/13 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra felles IDF-møte 23. april 2013 ble delt ut. Siri M. Løksa orienterte og viste til godt møte. Sakene til IDF-møtet fulgte i hovedsak sakslista for kommende møte i fellesstyret, og merknader og synspunkter fra tjenestemannsorganisasjonene ble tatt med ved fellesstyrets behandling av aktuell sak. I tillegg ferdigdrøftet IDF-møtet omstillingshåndboka og ble orientert om opplegg for opplæring av ledere i omstilling. Fellesstyret tar referat fra IDF-møtet til orientering. 5. FS-40/13 Orientering fra Statsbygg Per Roar Nordby orientert om status og fremdrift for Campus Ås-prosjektene samlokaliseringsprosjektet, SHF, brukerutstyrsprosjektet og Urbygningen. Presentasjonen finner du her. Fellesstyret tar redegjørelsen til orientering. 6. FS-41/13 Valgreglement 14b og 21. Oppfølgingssak IDF-møtet sluttet seg til forslag til vedtak i saken, men viste til sine formuleringer i tidligere sak med spørsmålstegn ved kvalifikasjonskrav til interne rektorkandidater. Styret ble orientert om mulighet for valgstyret til å fastsette annen ordning enn elektroniske valg. 3
Fellesstyret vedtar endringene i 14b og 21 i valgreglementet. Valgreglementet legges ved protokollen. 7. FS-42/13 Oppnevning av klagenemnd for valg NMBU På grunnlag av drøfting av saken med tjenestemannsorganisasjonene, foreslår sekretariatet at fellesstyret følger anbefalingen fra felles IDF-møte 23.4.13 om også å oppnevne representanter for teknisk-administrative stillinger i klagenemda. I medhold av universitetsloven 5-1 oppretter fellesstyret særskilt klagenemnd til behandling av eventuelle klager knyttet til valg til styrende organer ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU). Klagenemnda skal tre i virksomhet umiddelbart og funksjonstiden skal vare inntil alle valg er gjennomført i forbindelse med etablering av NMBUs organer. Følgende oppnevnes til klagenemnda for valgsaker ved NMBU: Faste medlemmer: Leder: Jon Thorvald Johnsen Erik Ropstad Siv Fagertun Remberg Marie Krossness Lina Sofie Gulbrandsen Henrik Mikkelsen Personlige varamedlemmer: Kjerstin Daler Liv Marit Rørvik Birger Eikenes Hanna Bjerke Ida Lindquist Turid Valde Myklebust 8. FS-43/13 Organisering av administrasjonen. Del 2. Oppfølging av sak FS 25/13 Saken ble gjennomgått på bakgrunn av saksframlegget og protokoll fra felles IDF-møte. Styret sluttet seg til forslag til vedtak i saken og viste til kommende ledelses ansvar for detaljert praktisering av organisasjonsmodellen. Styret understreket et spesielt fokus på eiendomsfunksjonene, og det ble vist til tidligere vedtak om at administrative årsverk ikke skal øke. Engelske betegnelser går ut, og det arbeides videre med en grafisk utforming av organisasjonskartet. 1. Arkivfunksjonen legges til Felles ressurssenter Lønnsfunksjonen og innkjøpsfunksjonen legges til Økonomiavdelingen Studierekruttering legges til Kommunikasjons- og markedsavdelingen Det etableres et sekretariat (stab) organisert under administrasjonsdirektør for rektor, dekanene i fellesskap, og de to direktørene. Strategiske og administrative ressurser hentes fra 4
den administrative linje. Sekretariatet, sammen med administrasjonen for øvrig, med underliggende områder og tjenester, skal ivareta det samlede administrative behov for ledelsen ved NMBU. Økonomi- og eiendomsdirektør tillegges ansvar for internkontroll, sikkerhet og beredskap, og utpekes som sikkerhetsansvarlig. 2. Administrative oppgaver som er eller vil bli integrerte i fagmiljøene organiseres i en todelt administrasjonsmodell (universitetsadministrasjon og instituttadministrasjon) og gjelder for følgende administrative områder: Forskningsområde (FA) Studieområde (SA) Økonomiområde (ØK) Personal og organisasjonsområde inklusive HMS (POA) Kommunikasjons- og markedsområde (KA) Øvrige administrative oppgaver samles i fellesenheter, som organiseres uavhengig av instituttstrukturen ved NMBU, og gjelder for følgende områder: IT - området (IT) Eiendoms- og teknisk område (ETA) Felles ressurssenter (FR) Bibliotek SEVU 3. Det etableres en instituttadministrasjon ved hvert institutt. Fellesstyret oppfordrer instituttene til å vurdere felles løsninger og deling av personellressurser på de administrative områdene der det ligger til rette for det. Fellesstyret legger til grunn den foreslåtte oppgavefordelingen mellom universitetsadministrasjonen og instituttadministrasjonen i saksfremleggets pkt. 7. Fellesstyret ber sekretariatet gå gjennom instituttadministrasjonene og se til at alle instituttene har de nødvendige personellmessige ressurser til å kunne håndtere de administrative oppgavene i to-campusperioden. 4. Fellesstyret vedtar følgende organisasjonskart for organiseringen av NMBU: 5
9. FS-44/13 Dekan. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst Styret sluttet seg til forslag til vedtak med tilføyelse om internasjonal erfaring. Fellesstyret vedtar stillingsbeskrivelse og utlysningstekst for stilling som dekan. 10. FS-45/13 Administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør. Stillingsbeskrivelse. Vurdering av åremål. Styret sluttet seg til forslaget til vedtak ved at det for begge stillingene tas inn et tillegg fra offentlig sektor og/eller større institusjoner i første kulepunkt under Relevant yrkeserfaring. Stillingsbeskrivelsen for administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør vedtas. Åremålsperioden fastsettes til 4 år, jf. universitets- og høyskoleloven 6-4 (1)d. Stillingbeskrivelsene vedlegges protokollen. 11. FS-46/13 Administrative ledere. Stillingsbeskrivelser Styret sluttet seg til forslag til vedtak med de endringer som felles IDF-møte har anbefalt, og som sekretariatet sluttet seg til. Det skal presiseres i stillingsbeskrivelsene at det forutsettes relevant erfaring fra det administrative området som stillingen gjelder for. 6
Fellesstyret vedtar stillingsbeskrivelsene for: Leder for forskningsavdelingen Leder for studieavdelingen Leder for personal- og organisasjonsavdelingen Leder for kommunikasjons- og markedsavdelingen Leder for SEVU Leder for biblioteket Leder for økonomiavdelingen Leder for eiendoms- og teknisk avdeling Leder for IT-avdelingen Leder for felles ressurssenter Stillingsbeskrivelsene vedlegges protokollen. 12. FS-47/13 Personalreglement NMBU Styret sluttet seg til forslag til vedtak. Styreleder ber om et notat med vurdering av unntak fra krav om sakkyndig vurdering for midlertidige vitenskapelige stillinger, jf. pkt. 2 i vedtaket. Notatet legges frem for KG for videre oppfølging. Personalreglementet skal oversendes FAD for endelig godkjenning. 1. Prorektor tilsettes av Fellesstyret (fra 1.1.14 Universitetsstyret) etter innstilling fra et utvalg oppnevnt av rektor, jf vedtak i sak FS-9/2013. En av representantene i innstillingsutvalget skal være foreslått av tjenestemannsorganisasjonene. 2. Reglene for sakkyndig bedømmelse vedtas slik de er beskrevet i fremforhandlet Personalreglement for NMBU. Dekanen gis fullmakt til å oppnevne sakkyndig komite, etter forslag fra instituttstyret. 3. Ved tilsetting i stillinger av inntil 6 mnd. varighet legges tilsettingsmyndigheten til institutt- og enhetsleder (administrativ tilsetting). 4. Tilsettingsmyndigheten legges til instituttleder eller enhetsleder i følgende tilfeller: I særlige tilfeller ved vikariater og midlertidige stillinger for inntil 12 måneder. Disse stillingene kan kunngjøres internt. Ved eksternt finansierte oppdragsstillinger når person er navngitt i prosjektsøknad, jf. forskrift til tjenestemannsloven 2 nr. 4. Ved tilsetting i eksternt- og bevilgningsfinansierte oppdragsstillinger dersom det er krav om hurtig tiltredelse, jf. forskrift til tjenestemannsloven 2 nr. 4. Slike saker skal drøftes med tjenestemannsorganisasjonene. 7
13. FS-48/13 Merkevareplattform og profilprogram hovedprosjekt og implementering Styret hadde i sirkulasjonssak sluttet seg til igangsettelse av hovedprosjekt, jf FS-37/13. Kostnader for 2013 ble behandlet som del av sak FS-49/13. Hoveddelen av utgifter vil komme i 2014 og 2015 på bakgrunn av de årlige budsjettbehandlingene. Styret understreket viktigheten av den kommende utvelgelsen av tilbydere i anbudskonkurransen, viste til behov for sterk intern prosjektledelse for å kontrollere kostnader og forutsatte medvirkning fra studentene i kommende arbeid. 1. Fellesstyret tar sekretariatets redegjørelse om prosjektet for ny visuell og grafisk design til orientering. 2. Fellesstyret oppnevner styrings- og arbeidsgruppe for prosjektet på møtet i juni dette året. 3. Fellesstyret vedtar kostnadsrammen for 2013 i forbindelse med revidert budsjett. 14. FS-49/13 Revidert budsjett for 2013 Styret sluttet seg til budsjettforslaget. Kostnadsbehovet og institusjonenes bidrag inn i prosessen vil bli tatt opp på kommende etatsstyringsmøte med KD. Fellesstyret vedtar det fremlagte reviderte budsjett. 15. FS-50/13 Informasjonssikkerhetspolicy for NMBU Forslaget legger et godt grunnlag for og angir rammeverk for sikkerhetsarbeidet ved NMBU. Styret viste til økt fokus på området og forutsetter at styret vil behandle sikkerhet med jevne mellomrom framover. I IDF-møtet viste hovedverneombudet til behovet for gode rutiner i linjen for å skape gode holdninger til informasjonssikkerhet. Fellesstyret vedtar framlagte forslag til Informasjonssikkerhetspolicy for MNBU. 16. FS-51/13 Planene for utvikling av IKT-struktur ved NMBU Sekretariatet orientert om planene på IDF-møtet. Tjenestemannsorganisasjonene hadde ikke merknader i saken. Arbeidet er i oppstartingsfasen med investeringer til maskinvare i primærlokasjonen, slik at IT-miljøene kan starte med testing. ROS- og SWOT-analyser sammen med BIA-analyser skal gjennomføres for å gi felles grunnlag med mest mulig objektive vurderinger for hvilke investeringer som er nødvendige til sikkerhetsløsninger (redundans). Styret forutsetter å motta jevnlige avrapporteringer. Fellesstyret tar saken til etterretning 8
17. FS-52/13 Etablering av ordning for tilskudd til faglige og strategiske satsingsområder Styret sluttet seg til saken uten merknader. Ordning for tilskudd til faglige og strategiske satsingsområder vedtas. 18. FS-53/13 Status - fellesstyrets kommunikasjons- og kulturplan Saken er tilbakemelding på fellesstyrets vedtak på januarmøtet. Styret hadde ingen merknader. Redegjørelse for status av oppfølging av kommunikasjons- og kulturplan for 2013 tas til orientering. 19. FS-54/13 Eventuelt Ingen saker ble fremmet under Eventuelt. 9