NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 23. november 2010 TID: Kl 11.30 (Mrk. tida!) STED: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 020/10 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1751-1/2010 Spesialundervisning i grunnskolen 021/10 Orientering fra revisjonen 022/10 Antallet medlemmer i kontrollutvalget økning fra neste valgperiode 023/10 Åpne møter i kontrollutvalget 024/10 Oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak 025/10 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 026/10 Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2011 Steinkjer, 17.11.2010 Roger Lundin leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mobil 41 68 99 12
SAK 020/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 1751-1/2010 SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 020/10 431-1751-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1751-1/2010 oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør dette vedtaket: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp innholdet i rapportens kap. 6.1. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1751-1/2010 Spesialundervisning i grunnskolen. Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 ble vedtatt av kontrollutvalget 04.06.2008 og av kommunestyret 19.06.2008. Høyest prioriterte prosjekt i planen er Barn og unge/spesialundervisning. Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen i møte 18.05.2010, sak 13/10. KomRev Trøndelag oversendte rapporten 11.11.2010. Rådmannen i Nærøy har hatt rapporten til høring (med kopi til KomSek Trøndelag IKS), og svar fra rådmannen er lagt ved den endelige rapporten. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse og intervjuer. Disse problemstillingene er definert i rapporten: Utviklingstrekk i grunnskolen i Nærøy med spesielt fokus på spesialundervisning Hva er gjort for å sikre at det tilbys tilpasset opplæring og spesialundervisning i henhold til opplæringslovens krav? Gjennomføres saksbehandling og dokumentasjon i henhold til opplæringslovens krav? Rapporten viser at kommunen ikke skiller seg ut verken når det gjelder omfanget eller kostnaden knyttet til spesialundervisning. Prosedyrer og retningslinjer er stort sett på plass, og saks-behandlingen er - med unntak for ventetid for utredninger i samsvar med lovens krav. Forbedringspunktene ligger ellers innenfor samordning og på tidlig innsats for elever med behov for spesialundervisning. Kommunestyret kan ta forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering.
Det vises spesielt til kap. 6.1 i konklusjonen i rapporten. Etter en tid bør kontrollutvalget be om tilbakemelding for å forsikre seg om at administrasjonen har satt i verk tiltak på disse forbedringsområdene. SAK 021/10 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 021/10 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. : Revisjonen vil orientere om status i revisjonsarbeidet. SAK 022/10 ANTALLET MEDLEMMER I KONTROLLUTVALGET ØKNING FRA NESTE VALGPERIODE Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 022/10 431-1751-5.3 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren. Kommunestyret i Nærøy valgte i møte den 11.10.2007 et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 personlige varamedlemmer for perioden 2007 2011. Et kontrollutvalg med bare 3 medlemmer kan i visse tilfeller være sårbart, spesielt ved forfall til et møte, ettersom det ikke alltid er lett å innkalle varamedlem på kort varsel. Så langt i denne valgperioden har halvparten av møtene i Nærøy kontrollutvalg vært holdt med bare to med-lemmer tilstede. En annen viktig grunn til å øke antallet medlemmer til 5, er å bidra til større faglig tyngde og bredere representasjon. Kontrollutvalget har ikke sjøl myndighet til å avgjøre antallet medlemmer. Det er kommunestyret som velger kontrollutvalget, og saken må derfor sendes over til ordføreren med anmodning om behandling i kommunestyret.
Fra før har kontrollutvalgene i Verdal, Levanger og Stjørdal 5 medlemmer, men flere utvalg i fylket vil nå ta opp forespørsel om utvidelse. I Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gjelder noen av punktene valg av kontrollutvalg. Sjøl om anbefalingene ikke kan regnes som pålegg, er det ønskelig kommunestyret vurderer disse når nytt kontrollutvalg skal velges høsten 2011: Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Svært få andre kommunale utvalg eller nemnder har 3 medlemmer, og når kontrollutvalget faktisk ganske ofte består av to møtende medlemmer, sikrer ikke dette en bred debatt eller et stort nok mangfold i erfaring og synspunkter. SAK 023/10 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 023/10 431-1751-5.3 1. Kontrollutvalget innfører åpne møter fom. første møte i 2011. 2. Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr 8 i Kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Av de 22 medlemmene i KomSek Trøndelag IKS har tre kontrollutvalg åpne møter i dag. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid.
Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes; - Personalsaker (jfr. 31 nr 3 i Kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr 8 i Kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i Kommunelovens 78 nr 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (f.eks en orientering) av en sak. I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styringsorganene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. SAK 024/10 OPPFØLGING AV TIDLIGERE KOMMUNESTYREVEDTAK Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 024/10 431-1751-5.3
Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak. Kontrollutvalget skal drive løpende tilsyn med den kommunale forvaltning ( 77 i kommune-loven), og behandler som et ledd i dette revisjonens rapporter etter gjennomgang av møte-protokoller fra kommunestyre og formannskap. Disse rapportene er en formell kontroll av saker av vesentlig økonomisk betydning, og innebærer ikke noe tilsyn med om administrasjonen har fulgt opp de politiske vedtakene. Kommunestyret gjør gjennom året en del vedtak der administrasjonen konkret blir pålagt å utrede spørsmål, sette i verk tiltak eller legge fram en sak innen en viss tidsfrist. Noen kontrollutvalg har etter hvert innført en praksis med å velge ut en del 1-2 år gamle kommunestyrevedtak og be administrasjonen svare på hvordan og når vedtakene er gjennomført. I stedet for disse stikkprøvene fra kontrollutvalgets side vil det være ønskelig at administrasjonen systematisk legger fram en rapport til kommunestyret hvert år om hvordan kommunestyrevedtak er fulgt opp. Med mange arbeidsoppgaver som skal utføres og stadig nye aktuelle saker, kan oppfølgingen av tidligere kommunestyrevedtak i visse tilfeller bli utsatt eller nedprioritert. Men administrasjonens rolle som politisk sekretariat skal sikre at de folkevalgtes vedtak blir realisert, og at kommunestyret får nødvendig tilbakemelding om oppfølgingen, også hvis nye faktorer gjør det vanskelig å sette vedtaket ut i livet. Det bør derfor innføres en fast, årlig rapportering til kommunestyret. SAK 025/10 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 025/10 431-1751-5.3 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i tida november 2009 oktober 2010. Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i perioden november 2009 oktober 2010.
Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. SAK 026/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN/MØTEPLAN FOR 2010 Kontrollutvalget 23.11.2010 Per Helge Genberg 026/10 431-1751-5.3 Kontrollutvalget vedtar Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2011. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2011 : Forslaget til kontrollutvalgets møteplan/årsplan er et standard-dokument som gjør greie for utvalgets formelle grunnlag og lister opp de faste oppgavene knyttet til kontroll og tilsyn, inkl. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Rammene for kontrollutvalgets arbeidsform hører også med. Møteoversikten for 2011 (vedlegg til årsplanen) viser hvilke faste saker som skal behandles i kontrollutvalget til ulike tider av året. I tillegg kommer saker kontrollutvalget tar opp på eget initiativ eller på grunnlag av henvendelser, og saker som evt. blir oversendt fra kommunestyret. På bakgrunn av tidligere erfaring er det satt opp 5 møter i 2011. Kontrollutvalget har sjølsagt mulighet til å holde flere møter ved behov, og møtedatoer vil også kunne endres. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering.