Tilbudsmappe Prosjekt: ISHALL I BUGÅRDEN Sandefjord kommune Firma: Selskapsform: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Internettadresse: Kontaktperson: Innhold 1. Erklæring fra tilbyder 2. Kvalifikasjonskrav 3. Vedlegg Side 1 av 14
1. ERKLÆRING FRA TILBYDER I overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransegrunnlaget gjelder for denne tilbudskonkurransen. Vi bekrefter at vi har mottatt alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen til Konkurransegrunnlaget og satt oss inn i alle dokumenter. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at oppdragsgiver vil velge leverandør etter det tilbudet som har det mest økonomisk fordelaktige tilbud i forhold til oppgitte tildelingskriterier. Vi er også innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud, er for egen regning og risiko. Vi har satt oss nøye inn i konkurransegrunnlaget og har inngitt tilbudet under forutsetning av at foreliggende dokumenter skal danne grunnlag for en eventuell kontrakt. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende og har en vedståelsesfrist på 6 - måneder regnet fra tilbudsfristen. Dette tilbudet, sammen med Konkurransegrunnlaget og Oppdragsgiverens skriftlige aksept av vårt tilbud, vil utgjøre en bindende avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 2 av 14
2. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der entreprenøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha restanser. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest Vedlegg 1 Merverdiavgiftsattest Vedlegg 2 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Kvalifikasjonskrav 2: Lovlig etablert foretak Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Firmaattest Vedlegg 3 Kvalifikasjonskrav 3: Lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Om kvalifikasjonskravet: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet.. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg HMS-egenerklæring Vedlegg 4 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Side 3 av 14
Kvalifikasjonskrav 4: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Det vurderes: Leverandøren skal ikke være under konkurs eller under gjeldsforhandling Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser knyttet til skatte- og avgiftsbetaling Leverandørens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter Resultatet av kredittvurdering Bevis for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering), og nyere regnskapstall. Kreditvurdering med nøkkeltall og rating fra anerkjent kreditvurderingsselskap (ikke eldre enn 3 måneder). Kredittrating god eller tilsvarende. Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon, som for eksempel Dun&Bradstreet, Lindorf eller CreditInform. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg 5 Vedlegg 6 Kvalifikasjonskrav 5: Tilfredsstillelse av ILO-konvensjon Om kvalifikasjonskravet: Det kreves også at leverandør/tilbyder aksepterer at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO 94. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for yrket. Dette gjelder for ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forskrifter. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har Sandefjord kommune rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Bekreftes akseptert Bevis for at de stilte krav er oppfylt Leverandøren bekrefter at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO 94. Dvs. at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for yrket. Dette gjelder for ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forskrifter. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har Sandefjord kommune rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Sandefjord kommune bestemmer selv størrelse på dette beløpet (inntil 50 % av kontraktssum). Side 4 av 14
Kvalifikasjonskrav 6: Diverse Om kvalifikasjonskravet: I tillegg til vilkårene presisert i ILO-konvensjonen kreves det at tilbyderen/leverandøren aksepteres byggeherrens presiseringer i forholdet bruk av egne ansatte, lærlinger, utenlandsk arbeidskraft og underleverandører/ underentrepriser. Bekreftes akseptert Bevis for at de stilte krav er oppfylt 1) Arbeidet skal utføres av tilbyderen og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenører og deres ansatt. Tilbyder skal til enhver tid kunne fremlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte har fagbrev innenfor sitt fagområde. 2) Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftelig begrunnelse fra entreprenøren. Som hovedregel godkjennes ikke bruk av underentreprise med enmannsforetak. 3) Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte og innleid arbeidskraft at krav om dokumentasjon av fagbrev inntas i kontrakter med underentreprenører. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-12a og 14-13. 4) Norsk er hovedspråk på kommunens byggeplasser, både skriftlig og muntlig. Det kreves at minst en person på hvert arbeidslag forstår og behersker å gjøre seg godt forstått på norsk. 5) Byggherren tillater ikke mer enn et ledd i kontraktskjeden. To ledd kan godkjennes når det foreligger en god begrunnelse. Det skal aldri være med enn to ledd i kontraktskjeden. 6) Tilbyder og underentreprenører som skal engasjeres i prosjektet skal være godkjent og aktive lærlingebedrifter. Når størrelsen på prosjektet tilsier det kan byggherren kreve at det skal være lærlinger i prosjektet. 7) Etter ligningsloven 6-10, med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlands saker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. 8) Tilbyder er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktskjeden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. 9) Tilbyder skal dokumentere at han har gyldig yrkesskadeforsikring for alle ansatte, og gir oppdragsgiver rett til å kontrollere opplysningene. 10) Byggherren kan kreve dagmulkt av tilbyderen dersom han selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessige arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktsbeløpet, men ikke mindre enn kr. 1000,- eks mva pr hverdag. Side 5 av 14
11) Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte i eventuelle underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eler det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jfr 5 i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbyder skal på oppfordring legge fra dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår og som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene og forholdet ikke er rettet innen en fastsatt frist har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør og størrelsen fastsettes på samme måte som i pkt 11. 12) Det skal bekreftes på særskilt egenerklæring at ILO- konvensjonen nr 94 blir fulgt. 13) Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten Kvalifikasjonskrav 7: Tekniske og faglige kvalifikasjoner Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at leverandøren har tekniske og faglige kvalifikasjoner til å håndtere avtalen. Leverandøren skal ha god kompetanse og erfaring og tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Sentral godkjenning Vedlegg 7 Tiltaksklasser- godkjenning Vedlegg 8 En redegjørelse for leverandørens arbeidsstyrke og antall medarbeidere. Det skal redegjøres for hvordan leverandøren vil sikre tilstrekkelig kapasitet for dette oppdraget, Det skal blant annet legges frem en bemanningsplan for oppdraget som viser antall egne ansatte, innleide, underentreprenører med mer en redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandører disponerer over til gjennomføring av kontrakten Vedlegg 9 Det skal vedlegges CV for prosjektleder og andre nøkkelpersoner som leverandøren skal benytte i prosjektet. Se prosjektbeskrivelsen utredning for dette, som retter seg mot anleggsledelsen høye byggfaglige erfarings- og kunnskapsnivå. Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Vedlegg 10 Leverandøren skal ha internkontrollsystem i hht plan- og bygningsloven og relevante forskrifter Vedlegg 11 Side 6 av 14
Kvalifikasjonskrav 8: Miljøledelsessystem Grønne krav Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyyderenr har satt miljøarbeid i system med visjon og mål for miljøarbeid og handlingsplan som består av rutiner for å ivareta: system for virksomhetens miljømål og miljøpolitikk prosedyrer for utførelse av oppdrag på en miljømessig forsvarlig måte Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Sertifisering (dokumentasjon) og / eller egenerklæring vedrørende Vedlegg 12 foretakets miljøledelsessystem. Dette skal dokumenteres ved kort egenerklæring (maks to sider) der man tar for seg forhold rundt blant annet materialer, støy, støv, rengjøring, avfallshåndtering, tildekking osv. Kvalifikasjonskrav 9: Erfaring fra tilsvarene oppdrag Referanseliste: Bevis for at de stilte krav er oppfylt Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 5 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og byggherrer (navn telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg 13 Bekreftende signatur og stempel fra leverandøren: Sted/ Dato Side 7 av 14
3. TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Laveste pris 100 Side 8 av 14
3.1 Pris Innenfor tildelingskriteriet pris vurderes priser og betingelser som angitt nedenfor. Nr Krav 1 Priser Tilbyderens innlevert tilbud står ved makt i - 6 - måneder med faste priser regnet fra innleveringsdato. Alle priser skal være faste i hele byggeperioden. Det aksepteres ikke tillegg for lønns- og prisstigning i avtaleperioden. Bekreftes og aksepteres av tilbyder: For prisangivelse er det utarbeidet eget prisskjema se vedlegg 3 Pristilbudet skal være i henhold til byggherrens prosjektbeskrivelser og tegninger. Prisbetingelsene er absoluttkrav som tilbyder må akseptere for å kunne bli valgt som leverandør. 2 Kontraktsbetingelser Kontrakt vil bli opprettet etter NS8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser. Presiseringer i forhold til NS8407: Pkt. 21.2 Totalentreprenørens fremdriftsplan (Vedlegg 14) Tilbyder skal utarbeide og vedlegge tilbudet en fremdriftsplan i hht NS8407 pkt 21.2 Pkt 27.2.1 Faktureringsplan (vedlegg 15) Tilbyder skal utarbeide og vedlegge tilbudet en faktureringsplan i hht NS8407 pkt 27.2.1 Endringer i forhold til NS8407: Pkt 7.3 Sikkerhetsstillelse Byggherren stiller ikke sikkerhet Pkt. 26.2 Indeksregulering Dette tilbud står ved makt i - 6 - måneder med faste priser regnet fra innleveringsdato. Alle priser skal være faste i hele perioden fram til overlevering. Kontraktsbetingelsene er et absoluttkrav som tilbyder må akseptere for å kunne bli valgt som leverandør. 3 Forsikringer og bankgarantier Dokumentasjon som må foreligge før eventuell kontraktsinngåelse: Angitte forsikringsbevis og sikkerhetsstillelse for utførelses- og reklamasjonstid. Tilbyder skal gis bankgaranti som sikrer gjennomføring av prosjektet. Bekreftende signatur og stempel fra leverandøren: Sted/ Dato Side 9 av 14
3.3 Tekniske bestemmelser Nr Tekst fra konkurransegrunnlaget 1 Orientering om prosjektet Sandefjord kommune som byggherre ønsker tilbud på bygging av ishall over eksisterende kunstisflate i Bugården. Bekreftes og aksepteres av tilbyder: Tilbudet skal baseres på vedlagte spesifikasjoner, beskrivelser og tegninger. 2 Krav til utførelse Det ferdige produktet skal tilfredsstille alle relevante lover, forskrifter og standarder. Der vedlagte beskrivelse og tegninger ikke viser konkrete løsninger skal det velges bygningsmessige og tekniske løsninger i henhold til NBI`s byggdetaljer. Det kreves godkjennelse i min. tiltaksklasse 2 for alle fagområder. Entreprenøren skal dokumentere godkjente tiltaksklasser. Arbeidsmiljøloven og andre relevante forskrifter og krav for HMS skal overholdes. 3 Forhold til offentlige myndigheter Alle offentlige gebyrer betales av byggherren. Entreprenøren sender forhåndsmelding til arbeidstilsynet. Entreprenøren skal utarbeide HMS-plan og sørge for at planen etterfølges i hele gjennomføringsfasen. Denne skal baseres på entreprenørs standard og innarbeidede HMS-plan, og eventuelt utvikles/tilpasses til byggherres SHA-plan og andre relevante opplysninger i prosjektbeskrivelsen. Entreprenøren skal være HMS-koordinator for gjennomføringen, kfr. Byggherreforskriftens 12. Alle nødvendige anmeldelser vedr. VVS- og elektroanlegg skal innsendes til relevante godkjennende myndigheter, og godkjennelser skal oppnås. Om leveranser for tekn. fag ikke tiltransporteres er ansvaret hos byggherre. Entreprenøren skal følge opp og ajourføre underlaget for byggherrens eventuelle endringsmeldinger i hele byggeperioden. For øvrig skal bestemmelsene i Byggherreforskriften og i Forskrift om internkontroll ivaretas. Dagens kunnskap om miljøforhold samt gjeldende lovverk er basis for miljøarbeidet. 4 Arkivering og distribusjon Tegninger, beskrivelser, beregninger, referater med mer som entreprenøren utarbeider skal arkiveres og distribueres til alle berørte parter. 5 Fremdrift Foreløpig framdrift for prosjektet er som følger: Oppstart: Det forutsettes oppstart med fysiske utførelser ved anlegget 4.5.2016. Det forutsettes oppstart prosjektering 3.2.2016. Ferdigstillelse: Satt opp til absolutt senest medio september 2017. For byggherre er det av stor betydning at maksimum en sesong for bruk av isflaten går bort. For byggherre kan det være av stor betydning at ishallen, fortrinnsvis selve ishallen, kan brukes i vinterhalvåret 2016/2017. Side 10 av 14
Tilbydere skal uttale seg omkring dette i tilbudsbrevet. Ferdigstillelsesdatoen er ikke del av tildelingskriteriene, men byggherre åpner for diskusjon om dette, for da samarbeid om delovertagelser. Entreprenøren skal utarbeide fremdriftsplan for prosjektet som vedlegges tilbudet. Det stilles ikke krav til hvordan denne planen utarbeides, i forhold til andre krav for dette med fremdriftsplan og fremdriftsstyring stilt i prosjektbeskrivelsen. 6 Rigg og drift For rigging og drift av byggeplass må entreprenøren selv vurdere hvilke ytelser, og kostnadene for disse, som er nødvendige og relevante for oppfyllelse av forpliktelsene gitt i tilbudsmaterialet. Det komplette konkurransegrunnlaget gir klare føringer for byggherres krav og forventninger. Planlegging av rigg og drift gjøres i samsvar med Byggherre/byggets stedlige ledelse og verneorganisasjon. Miljøledesystem Grønne krav beskrives i kvalifikasjonskrav 8, vedlegg 9. 7 FDV FDV-dokumentasjon er en del av leveransen, og entreprenøren skal utarbeide komplett dokumentasjon som leveres elektronisk i tillegg levers ett sett papirkopier i perm. 8 Øvrige forutsetninger Tilbudet skal inkludere 3 års service for alle tekniske anlegg som leveres. Tilbudet skal inkludere 5 års drift og vedlikehold av bygningens tak. 9 Møtevirksomhet Det forutsettes byggherremøter hver 14. dag i hele byggefasen, etter ferdig og godkjent prosjektering og med det oppstart på byggeplass. Det presiseres at møter utover dette må avholdes etter behov og hyppighet som tilbyder mener er nødvendig for å gjennomføre prosjekteringsarbeidet. Byggherre skal innkalles til alle prosjekteringsmøter, byggemøter og fremdriftsmøter. Møtevirksomheten med sideentreprenører deltagende avklares senere i sammenheng med administrasjon ev. tiltransportert entrepriser. I prosjektet vurderes e-post kommunikasjon som bindende, og eventuelt supplement til forhold som ikke kommer frem i møtereferater. E-poster skal sendes til rette vedkommende, med kopi til involverte parter. E-postene skal ha riktig kortfattet beskrivelse av omtalt tema i emnefeltet, e-postene skal være lette å finne tilbake til. Dersom tilbyder krysser av for NEI i tabellen ovenfor er dette å tolke som et forbehold. Tilbyder utdyper sitt forbehold under avsnittet om forbehold. Forbehold som har priskonsekvens skal prises. Bekreftende signatur og stempel fra leverandøren: Sted/ Dato Side 11 av 14
Side 12 av 14
4. FORBEHOLD Om forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom forbeholdet ikke aksepteres. Alle forbehold med priskonsekvens skal prises. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Side 13 av 14
VEDLEGG Vedlegg 1 Skatte attest Vedlegg 2 Merverdiavgift attest Vedlegg 3 Firma attest Vedlegg 4 HMS-egenerklæring Vedlegg 5 Årsregnskap Vedlegg 6 Kredittvurdering Vedlegg 7 Sentral godkjenning Vedlegg 8 Tiltaksklasser- godkjenning Vedlegg 9 Firmaredegjørelse kompetanse, kapasitet, bemanning Vedlegg 10 Attest kvalitetssikring Vedlegg 11 Internkontrollsyetm Vedlegg 12 Egenerklæring miljøledesystem Vedlegg 13 Referanseliste Vedlegg 14 Fremdriftsplan i hht NS8407 pkt 21.2 Vedlegg 15 Faktureringsplan i hht NS8407 pkt 27.2.1 Eventuelt andre vedlegg fra leverandøren: Vedlegg 16 Vedlegg 17 Vedlegg Vedlegg Vedlegg Side 14 av 14