PROSJEKTPLAN FORPROSJEKT TEMA: Felles lønn- og personalenhet i ISK Prosjektet i PLP-sammenheng Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Det er besluttet at alt prosjektarbeid innen ISK skal benytte PLP-metodikken. Dette prosjektet et FORPROSJEKT (Jfr. figuren over). Innherred samkommune D a t o
Bakgrunn og mål 2.1 Bakgrunn Frosta, Levanger og Verdal kommuner har vedtatt å danne Innherrred Samkommune som et eget subjekt for å løse felles oppgaver. Lønn- og personal er vedtatt lagt inn i samkommunen fra 01.01.04. Ut fra dette er det nedsatt egen prosjektgruppe som skal utrede hvordan vi kan få etablert en god og helhetlig lønn- og personalfunksjon i ISK, som har nærhet og støtte til resultatenhetene i samkommunen, og resultatenhetene i de tre kommunene. 2.2 Mål Etablere en god og helhetlig lønn- og personalenhet som er operativ fra 1. januar 2004. 2.3 Mandat for forprosjektet Mandat: - utarbeide en prosjektplan - gi en kort oversikt over dagens ressursbruk - gjør kort en analyse over styrker, svakheter, muligheter og trusler for den enkelte enhet i dag, og for ISK enheten. - utarbeide forslag til en felles lønn- og personalenhet i ISK med: mål definere oppgaver og ansvar til lønnog personalenheten i ISK konkret bemanningsplan og organisering vurdere graden av integrert samarbeid prosjektets analyse, vurderinger, og anbefalinger skal dokumenteres i en oversiktlig rapport 2 av 6
Spesielle premisser Tidligere gruppen nedsatt for gjennomføring av delprosjekt personal, trer inn i prosjektet Felles lønn- og personalenhet i ISK med de samme medlemmene i starten. Spesielle krav til organisering Ansvar: I tillegg suppleres gruppen med en eller flere person som har klar preferansen mot lønnsarbeidet. Deltakelsen fra fagforeningene vurderes. Det kan være mest hensiktmessig at fagforeningene reduserer sin deltakelse i gruppen, viss de selv finner dette meste hensiktsmessig. Det skal avholdes ett fellesmøte mellom prosjektet og alle ansatte på personal- og lønn i de tre deltakerkommunen. Frist: Frist for levering er 011103 Ressurser: Prosjektdeltakernes utgifter bæres av enhetene. 3 Organisering 3.1 Organisasjonsplan OPPDRAGSGIVER RG PROSJEKTANSVARLIG Inger-Marie Bakken PROSJEKTLEDER PROSJEKTGRUPPE Asgeir Tromsdal Jan Bakken Berit K. Lyngen Bjørn Holmli Torun Nesse Lisbeth Stav Runar Olsen 3 av 6
3.2 Ansvar og roller Prrosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Det vises ellers til organiseringen ovenfor. 3.3 Bemanning av prosjektet Navn Asgeir Tromsdal Jan Bakken Berit K. Lyngen Bjørn Holmli Torun Nesse Lisbeth Stav Runar Olsen Rolle/ansvar Prosjektleder Prosj.medarb. Prosj.medarb. 4 Risikovurdering og kvalitetssikring 4.1 Prosjektplanlegging Prosjektplanen skal være godkjent av prosjektansvarlig før oppstart. 4.2 Rapportering Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen. 4.3 Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor 1. Å våge å slippe taket i egen kommune, men se muligheter i ISK Tiltak Krav om å tenke hva som er beste løsning i ISK, ikke hva vi har i dag 2. Aktiv deltakelse og løsningsorientering ikke bremsekloss og revisjonsvirksomhet 3. Gjenbruk av tidligere kunnskap fra tidligere delprosjekt personal 4. Tidsfristen i forhold til god nok kvalitet og vurderinger på arbeidet Hva som er hensiktsmessig for effektiv drift av lønn- og personal i samkommunen må ha sentralt fokus, ikke hva andre engang har ment Gjenbruk av kunnskap og konklusjoner, samt i gruppen. (I tillegg nye ) Ingen. Har ikke mer tid. 4 av 6
4.4 Samlet risikovurdering Tidsfristen er meget kort i forhold til å kunne involvere, drøfte og få med seg detaljer som i det daglige vil ha betydning. Rapporten kan bli for generell med så liten tid tilgjengelig. Gruppens på sterkt prioritere deltakelse. 5 Gjennomføringsplan 5.1 Prosjektets milepæler 5.2 Aktivitets- og ressursplan Milepæl nr. 1: Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 021003 Behandling av prosjektplan sluttføring og OSN Alle overlevering Milepæl nr. 2: Milepæl nr. 3: Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 101003 Kritiske suksessfaktorer ved overgang av til nye personal- og lønnssystemer (fra IBM til Unique) Stjørdal kommune sine erfaringer IMB Alle 101003 Dialog om styrker og svakheter, muligheter og trusler i dag, og fremover OSN Alle Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 161003 Utarbeide strukturert temaoversikt som skal OSN Alle behandles i prosjektrapporten videre 5.3 Samlet ressursplan Medarbeidere Prosjektleder Prosjektdeltaker Jan Bakken Prosjektdeltaker Asgeir Tromsdal Prosjektdeltaker Torun Nesse Prosjektdeltaker Berit K. Lyngen Prosjektdeltaker Bjørn Holmli Prosjektdeltaker Lisbeth Stav Prosjektdeltaker Runar Olsen Totalt Ressurs (dv) 250 timer 5 av 6
5.4 Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema 021003 0930-1300 Levanger Prosjektplan og mandat - Levanger 021003 1300 Levanger Overlevering av prosjektplan 101003 1100-1530 161003 1300-1500 241003 0900-1300 311003 0900-1300 Verdal Levanger Verdal Levanger Fellesmøte Frosta, Levanger og Verdal (i Verdal) dialog Arbeidsmøte i prosjektgruppen (Levanger) Arbeidsmøte i prosjektgruppen Arbeidsmøte i prosjektgruppen 6 Godkjenning Prosjektplan godkjent ISK 02.10.2003 Inger-Marie Bakken Prosjektansvarlig Prosjektleder 6 av 6