Kjernevirksomhet for IKT i Alta kommune

Kjernevirksomhet for IKT i Alta kommune KJERNEVIRKSOMHET FOR IKT I ALTA KOMMUNE

PROSJEKTRAPPORT: Kjernevirksomhet for IKT i Alta kommune 1. Innledning Kommunestyret i Alta kommune vedtok 12. desember 2011 følgende: Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak om hvilke tjenester en kan konkurranseutsette innenfor IKT-området i Alta kommune. Kommunestyret ønsker at kommunens IKT-avdeling konsentrerer aktiviteten om definert kjernevirksomhet. IKTfunksjonene i Alta kommune samles under felles ledelse. Som en oppfølging av kommunestyrets vedtak, ble det nedsatt en prosjektgruppe bestående av leder IKT i Felles støtte, samt IKT-ansvarlig fra IKT H/S og IKT-ansvarlig fra IKT O/K. Rådmannens lederteam har vært styringsgruppe for prosjektet, med ass. rådmann som prosjektleder. Prosjektgruppens arbeid har pågått i hele 2012, men har tidsmessig blitt sterkt preget og forsinket av det omfattende arbeidet med innkjøpsavtale for IKT, herunder påfølgende klager fra leverandører på innkjøpsprosessen. Ny innkjøpsavtale er nå inngått. 2. Sammendrag IKT er viktig for Alta kommune på 2 områder. Det ene er å sikre at alle IKT systemer fungerer som de skal, og til enhver tid har tilstrekkelig sikkerhet, kapasitet og tilgjengelighet. Det andre området som er viktig for Alta kommune, er selve bruken av informasjonsteknologien i organisasjonen, altså hvordan informasjonsteknologien påvirker både organisering av arbeid, men også hvilke løsninger som kan tilbys innbyggere og næringsliv elektronisk. IKT-drift er arbeidsoppgaver som kan struktureres og i stor grad settes ut til eksterne leverandører. Leverandører som kan levere «masseproduserte» IT-tjenester, som f.eks. E- post, kan gjøre dette langt billigere enn en intern IKT-avdeling i en kommune kan klare. På den andre siden, må en IKT-driftsenhet besørge at veivalg i forhold til teknologier og kapasiteter gjøres, slik at tilgjengeligheten til enhver tid kan møte Alta kommunes behov. Den opplevde kvaliteten i en IKT-infrastruktur kan måles og analyseres ut fra hvilke avviksmeldinger som rapporteres inn av brukerne. Selv ved en omfattende konkurranseutsetting av tjenester bør Brukerstøtte IKT, mottaket og «førstehjelpen» for rapporterte feil beholdes i en intern organisering. IKT-utvikling er hvordan bruk av teknologi kan bidra til å løse arbeidsoppgaver og tjenesteproduksjon enklere. For å kunne dokumentere effekter av teknologibruk og kunne høste gevinster av dette, er det viktig for Alta kommune at det satses mer på dokumentasjon Alta kommune Side 1

av hvordan tjenester produseres, strategiske gjennomganger av mulige endringer og dokumentasjon av fordeler og ulemper ved endringer. Alta kommune må i tillegg utvikle «bestillerkompetanse» overfor IKT-området. Denne rapporten gjennomgår dagens status på IKT området, gir forslag til en definert kjernevirksomhet, ser på strategi for konkurranseutsetting, samt foreslår prinsippene i en ny organisering av IKT-funksjonen i Alta kommune, som innebærer å styrke Alta kommunes evne til å bruke informasjonsteknologien for å jobbe smartere. Alta kommune Side 2

Innhold 1. Innledning... 1 2. Sammendrag... 1 3. Rammebetingelser... 4 Digitaliseringsprogrammet... 5 KS og KommIT programmet... 5 Informasjonssikkerhet... 6 4. Status for IKT organiseringen i dag... 6 Historikk... 6 Infrastruktur... 7 Dagens situasjon utvikling... 8 Brukerperspektiv... 9 Organisasjonsperspektiv... 9 4.1 Beskrivelse av IKT avdelingen i Felles Støtte... 10 Dagens situasjon drift... 10 Dagens situasjon - Utvikling... 11 Kjernevirksomhet... 11 Konkurranseutsetting... 12 Organisering... 12 4.2 Beskrivelse av fag-dataenhet H/S... 13 Dagens situasjon - drift... 13 Dagens situasjon utvikling... 14 Kjernevirksomheten... 15 Konkurranseutsetting... 16 Organisering... 16 4.3 Beskrivelse av fag-dataenhet O/K... 17 Dagens situasjon drift... 17 Dagens situasjon utvikling... 17 Kjernevirksomheten... 18 Konkurranseutsetting... 18 Organisering... 18 5. Vurdering...20 5.1 Kjernevirksomhet... 22 5.2 Konkurransutsetting... 22 5.3 Organisering... 24 6. Økonomiske konsekvenser...26 7. Prosjektgruppens konklusjon:...27 7.2 Infrastruktur... 27 7.3 Kjernevirksomhet... 27 7.4 Konkurranseutsetting... 27 7.5 Organisering... 28 Alta kommune Side 3

3. Rammebetingelser Rammebetingelser som er lagt til grunn for prosjektgruppas arbeid: Nasjonale styringsdokumenter - enorge 2009 - Stortingsmelding nr 17 (2006-2007) Eit informasjonssamfunn for alle - Stortingsmelding nr 19 (2008-2009) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap - ekommune 2012 lokal digital agenda (2008) - Regjeringens Digitaliseringsprogram (april 2012) Aktuelle lovverk med tilhørende forskrifter 1. Kommuneloven 2. Plan- og bygningsloven 3. Offentlighetsloven 4. Personopplysningsloven med forskrift 5. Arbeidsmiljøloven 6. Lov om offentlige anskaffelser 7. Forvaltningsloven 8. Opplæringsloven 9. Grunnskoleloven 10. Helseregisterloven Spesielt for skoler 1. Læreplanverket for kunnskapsløftet 2. Læreplan generell del 3. Prinsipper foropplæringa og Læringsplakaten 4. Læreplaner for fag 5. Fag og timefordeling 6. Rundskriv 7. Stortingsmeldinger 8. Statsbudsjett 9. Lokale styringsdokumenter vedtatt i Kommunens styrende organer. 10. Lokale planer 11. Styringsdokumenter på den enkelte skole Spesielt for H/S 1. Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren 2. Samhandlingsreformen, nasjonal veileder: Samhandlingsreformen - Lovpålagte samarbeidsavtaler mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak 3. Nasjonalt meldingsløft i kommunene (Meldingsløftet) 4. Nasjonal helse- og omsorgsplan (2011-2015) 5. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 6. Helseinformasjonsikkerhetsforskriften 7. Forskrift om fastlegeordningen Alta kommune Side 4

Andre rammebetingelser 1. Utredning om IKT utvikling i kommunal sektor i regi av KS, KRD, DIFI og FAD 2. Regjeringens digitaliseringsprogram (april 2012) 3. Samhandlingsreformen Digitaliseringsprogrammet I april 2012 la regjeringen fram digitaliseringsprogrammet På nett med innbyggerne. Digitalisering skal føre til et bedre og raskere møte med offentlig sektor for innbyggere og næringsliv, og bedre ressursbruk. Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Regjeringens program for fremtidens digitale forvaltning bygger på følgende prinsipper: 1. Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen 2. Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester 3. Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker 4. Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse 5. Innbyggere og bedrifter skal få varsling på sms og e-post 6. Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester 7. Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering 8. Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas 9. Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes. Kilde: Regjeringen.no I etterkant av lanseringen av Digitaliseringsprogrammet, har regjeringen sendt ut rundskriv P-10/2012 til departementene og underliggende forvaltningsorganer som spesifiserer og tidfester krav til digitalisering av offentlig tjenesteproduksjon, bruk av felles IKT-arkitektur og felleskomponenter (bl.a. Altinn, folkeregisteret, enhetsregisteret, matrikkelen og MinID) KS og KommIT programmet KS etablerte i mai 2012 KommIT programmet. KommIT programmet skal være kommunenes pådriver for digitalisering av kommunale tjenester. Sammen med regjeringens Digitaliseringsprogram, legger dette sterke føringer på utviklingen av kommunale IKT tjenester. KommIT skal arbeide for felles IKT-arkitektur i kommunal sektor, etablere felles kommunale komponenter og drive opplæring og veileding innen strategisk ledelse og IKT i kommunene. Det endelige mandatet for KommIT programmet skal behandles i KS hovedstyre i desember 2012. KS skal fortsatt drive den interessepolitiske siden for IKT i kommunene mot staten. I tillegg til KommIT programmet, er KS i ferd med å lansere Kommunenes Digitaliseringsstrategi. Denne kommer til å ha til hovedfokus at kommunene skal tilby Alta kommune Side 5

digitale tjenester til innbyggere og næringsliv, samt at all innføring av informasjonsteknologi skal medføre endringer i hvordan tjenester produseres. Informasjonssikkerhet De fleste lov- og forskriftsreguleringer som påvirker kommunene, retter seg mot informasjonssikkerhet. Reguleringene rundt informasjonssikkerhet omhandler i all hovedsak at digital informasjon skal sikres tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet. Konfidensialitet; sikre at kun autoriserte personer har tilgang til sensitiv informasjon, og at den ikke avsløres til uvedkommende. Integritet; sikre at informasjonen og informasjonsbehandlingen er nøyaktig, fullstendig og et resultat av autoriserte og kontrollerte aktiviteter. Tilgjengelighet; sikre at en tjeneste oppfyller bestemte krav til stabilitet slik at autoriserte brukere har tilgang til informasjon og tilhørende ressurser ved behov. For å kunne tilfredsstille kravene en kommune har til informasjonssikkerhet, må det eksistere både et forvaltningssystem for informasjonssikkerhet, samt ressurser til å utføre den faktiske forvaltningen. Dette betyr at det må finnes rutiner og prosedyrer for eksempelvis hvem som skal ha tilgang til hvilken informasjon, hvordan denne tilgangen skal etableres, hvordan den skal avvikles, hvordan sikkerhetskopiering utføres, hvordan katastrofer skal håndteres osv. 4. Status for IKT- organiseringen i dag Historikk Alta kommune hadde stort fokus på IKT-infrastrukturen i forbindelse med årtusenskifte, herunder ble det utarbeidet risiko og sårbarhetsanalyser. Infrastruktur er den underliggende strukturen som trengs for å få IKT-systemer til å fungere mer eller mindre effektivt. Som en oppfølging av dette arbeidet ble det besluttet at det skulle utarbeides en overordnet IKT-strategi for Alta kommune, denne IKT-strategien skulle følges opp med egen delstrategier for den enkelte sektor. Alta kommune leide den gang inn konsulentbistand fra firmaet Semco og resultatet ble følgende: - IKT-strategi for Alta kommune (2003-2006) - Egne IKT-strategier for den enkelte sektor ble utarbeidet for perioden (2004-2008) Den overordna tenkningen den gang strategiene ble utarbeidet var at all felles programvare for kommunen, skulle ivaretas av en sentral IKT avdeling, mens utviklingen innen fagområdene, hvor IKT skulle være et verktøy for å gi bedre tjenester, skulle ivaretas av sektorene sine fagpersoner, en desentralisert organisering. Strategiene ble fulgt opp på en god måte i organisasjonen. I 2004 ble det besluttet at det skulle opprettes egne IKT- Alta kommune Side 6

dataenheter i H/S og Oppvekst, en bevist satsning på å gi bedre tjenester til barn og unge og helse sine brukere, da sektoren hadde et stort behov for utvikling innen IKT området. Videre hadde Drift i mange år, egne fagpersoner som ivaretok satsningen på GIS (kartdata) og styringssystemer for VVA. Disse oppgavene ivaretas i dag av fagpersonell innen de ulike fagområdene på drift, med støtte fra sentral IKT avd. Kultur og Felles Støtte sitt behov for støtte til utviklingstiltak har i hele perioden blitt fulgt opp av sentral IKT avdeling. Rundt formulert kan en si at IKT strategiene som kommune utarbeidet etter årtusenskifte, hadde fokus på innføring av teknologiske verktøy i organisasjon, som ga som konsekvens at det var teknologien som styrte arbeidsprosessen medførte endringer for organisasjon. I de 10 årene som har gått har det vært en enorm utvikling både i infrastruktur, teknologi, drift og utvikling. Nå er det brukerne som stiller krav til hvordan teknologien skal fungere i arbeidsprosessen og at dette skal gi effekt i form av bedre tjenester. Infrastruktur I dagens situasjon er hver enkelt sektor/avdeling i Alta kommune ansvarlig for innkjøp av IKT utstyr og egen infrastruktur (kabling/trådløst nett osv). De siste 4 årene har utbredelsen i bruk av IKT-utstyr i Alta kommune mer en doblet seg. På den positive siden, har flere fått tilgang til både felles og egne IKT-løsninger, men det har også skapt utfordringer. Både vekst i antall ansatte som har tilgang til IKT-systemer og økte krav til kapasitet i IKTinfrastrukturen er en prøvelse når finansieringsmodellen for IKT-infrastruktur ikke er helhetlig. En IKT-infrastruktur kan sammenlignes med ett veisystem. Om det er kapasitetsproblemer noen steder, vil køer av trafikkanter samles opp ved flaskehalsen. Utbedring eller fjerning av flaskehalsen er utfordrende å finansiere, da det ofte er både mangel på budsjettmidler og store kostnader det kan være snakk om. IKT-infrastrukturen er i dag blitt like viktig som både strøm og veier, og er en del av samfunnsplanlegging i utbygging av nye offentlige bygg. IKT-infrastrukturen blir stadig viktigere i samfunnet, men er fortsatt ikke en obligatorisk del i utbygginger eller når det foretas omorganiseringer. Alta kommune bør derfor sikre en helhetlig utvikling av IKT-infrastruktur i sin organisasjon. Noen av infrastruktur utfordringene kan belyses med følgende eksempler: Lærere og barnehagepersonell Lærerne og deler av kommunens barnehagepersonell har tilgang til skolenes eget e-post system, men ikke tilgang til kommunens felles e-post system, intranett og andre felles ressurser, da disse i dag tilhører en gruppe ansatte, som har IKT tilganger på linje felles med elevene i skolene. Styrerne og deres stedfortredere i barnehagene, samt rektorer og deres personell med administrativt ansvar får IKT tjenester fra kommunens sentrale IKT avdeling, og har tilgang til felles e-post, intranett osv. Telefoni infrastruktur samhandling mellom telefoni og elektronisk møtekalender/fraværsmelding. Alta kommune Side 7

For å kunne yte god og effektiv kundeservice må telefon og datasystemer samhandle, dvs. snakke sammen. En ønsket situasjon er at de som betjener kommunens hovedsentralbord på rådhuset, skal ha mulighet til å kunne se om den enkelte medarbeidere eller virksomhet er tilgjengelig, via den elektroniske møtekalenderen eller via fraværsmelding på telefon. Slik er det ikke i dag, hvor vi har en rekke forskjellige systemer for fasttelefoni, mobiltelefoni og tilstede håndtering. Forvalting av løsningene er også på mange forskjellige kostnadssteder. På lik linje som for datasiden, har oppvekstsektoren egne telefonsystemer og et eget telefonistøttesystem, som ikke snakker med resten av kommunens telefonistøttesystem. I praksis gir dette utslag i at kommunens sentralbord ikke har oversikt over telefonnumre eller tilstedeværelse til ansatte på skolene, barnehagene, barnvern enhetene, med flere. Om samhandling er ønskelig, så er det å kunne kommuniser via tale en viktig del, mye kan støttes av elektroniske systemer, men kan ikke personene og systemene snakke sammen blir dette alltid tidkrevende og vanskelig. I telefoniverden beskrives og omtales dette som Unified communications eller samordnetkommunikasjon og er trenden / utviklingen alle ønsker. Så innen området telefoni er det ønskelig og nødvendig med en helhetlig og samordnet løsning for hele Alta kommune. Rådmannen har nedsatt en arbeidsgruppe som skal utrede en helhetlig og fremtidsrettet telefonitjeneste for Alta kommune. Forvaltingen av samhandlings- og kommunikasjonsløsninger bør samtidig sentraliseres for å kunne utvikle og drifte slike systemer på en effektiv, helhetlig og god måte. Dagens situasjon utvikling Utviklingsoppgaver innen bruk av IKT er drevet av krefter i det enkelte fagmiljø. Innen noen områder kartlegges arbeidsflyten før teknologi innføres og etter den er tatt i bruk, mens på andre områder skjer ikke dette. IKT-utviklingsoppgavene er i dag desentralisert sektorvis, mellom fagområdene i Alta kommune. Dette har vært positivt, men skaper også utfordringer for helhetlig samhandling og det å kunne tilby helhetlige tjenester til ansatte, innbyggere og næringsliv. Felles støtte har ansvaret for en rekke IKT-systemer som brukes av hele Alta kommune. Økonomisystemet Agresso har behov for å kunne «snakke med» andre IKT systemer som skal levere grunnlag innenfor ulike økonomiområder. I dag skjer arbeid rundt å skape slike løsninger av regnskapsavdelingen med bistand av sentral IKT. Innen H/S er Samhandlingsreformen en driver for bruk av informasjonsteknologi. Samhandlingsreformen krever elektronisk kommunikasjon mellom kommunen, fastleger og helseforetak. Dette er drivkrefter som både krever en større utbredelse av IKT-infrastruktur, og i tillegg omorganisering av tidligere manuelle arbeidsoppgaver, slik at Alta kommune kan oppnå gevinster ved den økte bruken av informasjonsteknologien. Bruk av velferdsteknologi forventes å øke betraktelig i årene som kommer. For både å kunne hente effekter av velferdsteknologi og forvaltning av denne, må et samspill mellom drifts og Alta kommune Side 8

utviklingsressurser på plass. Det er likevel slik, at å implementere ny teknologi og organisering av arbeid, er ett lederansvar og ikke et IKT-ansvar. Erfaringer fra Kvalitetskommuneprogrammet viser at om alle kommuner produserte sine tjenester etter «beste praksis» blant norske kommuner, vil dette kunne medføre en effektivisering på over 10 %. Brukerperspektiv Bruk av informasjonsteknologi gjennomsyrer dagens samfunn. En organisasjon som Alta kommune benytter informasjonsteknologien til et stort antall formål, og er i dag i en situasjon hvor det er større fokus på den enkelte avdelings behov, enn behovene som Alta kommune har som helhet. Ansatte i Alta kommune har i dag flere forskjellige kontaktflater for å kunne få hjelp til IKTsystemer som ikke fungerer som forventet. Fellessystemer som velges av èn avdeling, oppleves tidvis som helt umulige å bruke for andre avdelinger. Målsetningen for Alta kommune må være å ha en felles brukerstøtte. Organisasjonsperspektiv Programvare på datamaskiner brukes til å forenkle oppgaveløsning. Av denne årsak har programvare avgjørende betydning for hvordan arbeid kan organiseres. Organisasjoner som effektiviserer ved bruk av IKT, arbeider med samspillet mellom organisering av arbeid og bruk av teknologi. Som følge av dette, er det alltid en lederoppgave å styre teknologibruk, samtidig som medarbeiderne er de som er best i stand til å kunne se forbedringer i hvordan de produserer tjenester innen sitt fagområde. Alta kommune Side 9

4.1 Beskrivelse av IKT-avdelingen i Felles Støtte Dagens situasjon drift Status IKT-avdelingen har per i dag 5 årsverk, samt 1 midlertidig stilling. IKT-avdelingen administrerer og utfører drift og utvikling av Alta kommunes felles IKT infrastruktur. Avdelingen har ansvar for etablering og forvaltning av innkjøpsavtaler knyttet til området, samt strategi ansvar i forhold til hele Alta kommune. Vekst i oppgaver IKT-avdelingen har siden 2008 hatt en stor vekst i oppgaveomfang. Det har ikke vært kartlagt utvikling år for år, slik at oversikt over økningen må gis for perioden 2008 til 2012. Økning i arbeidsoppgaver for IKT avdelingen 2008 2012: Kommunalt nettverk I 2008 var 11 av kommunens bygningsmasser knyttet sammen i det administrative datanettverket til Alta kommune. I tillegg var 11 barnehager tilkoblet kommunes administrative nettverk via oppringt IDSN tilkobling, samt at det var tilgang til det administrative nettverket fra enheter dekket av fiberskole satsningen. I 2012 har Alta kommune 58 lokasjoner som er tilkoblet kommunens administrative nettverk, og i tillegg alle grunnskoler. Kommunale brukere I mai 2008 hadde Alta kommune ca. 1100 registrerte brukere i det kommunale nettverket. Per oktober 2012 er det ca. 2300. Antall datamaskiner I 2008 hadde Alta kommune 350 datamaskiner i det kommunale nettverket. I oktober 2012 har antallet vokst til 700. Satt i litt perspektiv er økningen 7 ganger så stor som antallet administrative datamaskiner i Loppa kommune. Antall servere Per november 2012, har IKT avdelingen ansvar for drift og vedlikehold av ca 130 servere. Vel 100 av disse serverne, er såkalt virtuelle servere, mens resten er fysiske servere. Andre enheter I 2008 var det cirka 50 ansatte i Alta kommune som brukte smart-mobiler, og ingen som brukte nettbrett. I 2012 er det cirka 120 nettbrett i drift, samt cirka 300 smart-mobiler. Standardisering av programvare Det er i dag over 2000 forskjellige versjoner av programvarer i bruk i Alta kommune. Dette tallet kan reduseres betraktelig ved en standardisering av versjonene av programvarene og IKT-utstyret, som igjen vil gi økt kvalitet og reduserte driftskostnader. Alta kommune Side 10

Effekter og endring i arbeidsbelastning I 2008 hadde IKT-avdelingen i Felles Støtte 5 ansatte. IKT-avdelingen har i perioden 2008 2012 hentet store gevinster på standardisering av IKT-utstyr og forbedring av arbeidsprosesser. På enkelte områder er tjenestekjøp økt, bl.a. ved å bruke leverandør av IKT-utstyr til utplassering av nytt utstyr. I dag har IKT avdelingen 5 faste årsverk, samt 1 midlertidig stilling. Avdelingen leverer tjenester til kommunens ansatte, slik at de får gjort sitt daglige arbeid. IKT-avdelingen organiserer sitt arbeid etter beste praksis IT-drift. Som følge av dette kan vi i årene fra 2008 til 2012 se at antall registrerte avvik som avdelingen får meldt inn og behandler reduseres fra år til år, selv om brukermassen økes. Områdene som skaper flest henvendelser, er oppretting og sletting av brukertilganger, samt ansatte som har glemt sine passord. Disse områdene arbeider avdelingen med å automatisere, slik at servicenivået skal øke. Utfordringer ved fortsatt vekst i antall brukere og utstyr En stadig økning i nye enheter og brukere som tilkobles til Alta kommunes IKT systemer, gjør at flere og flere brukere må dele på de samme tekniske og personalmessige ressurser i avdelingen. Over tid vil dette føre til redusert service til den enkelte bruker. Dette gir seg utslag i økt tid for løsning av det den enkelte bruker/avdeling opplever, samt tiden det tar å få i drift nye eller endrede tjenester. I tillegg har økningen i antall brukere og utstyr konsekvenser for lisenskostnader og infrastrukturkostnader. Dagens situasjon - Utvikling Innkjøpsavtaler IKT-avdelingen forvalter innkjøpsavtaler for IKT-utstyr, lisenser, IKT-tjenester, bredbåndsinfrastruktur og telefoni. Ved utarbeidelse av kravspesifikasjoner og utlysninger av offentlige innkjøpskonkurranser, må samhandling mellom Alta kommune og leverandører være planlagt, slik at avtalene kan gi størst mulig effekt. Utvikling Innen sentraladministrasjonen har fokus på koblingen mellom bruk av informasjonsteknologi og organisering av arbeid stått på dagsordenen de senere år. Ved for eksempel innføring av «papirløse politikere» ble det gjort gjennomgang av hvordan tjenesten ble produsert både før og etter innføring av den nye løsningen. Etter en gjennomgang av hvordan en tjeneste produseres, skifter fokus over til hvordan tjenesteproduksjonen kan forbedres og effektiviseres. IKT-avdelingen har gjennomgått hvordan avdelingens tjenester produseres. Som følge av dette lanserte avdelingen en selvbetjeningsløsning som over tid er ment å halvere antallet henvendelser til avdelingen ved at den enkelte ansatte kan betjene seg selv via elektroniske løsninger. Kjernevirksomhet IKT-avdelingen har i dag tre kjerneområder. Alta kommune Side 11

Levere IKT-tjenester til Alta kommunes ansatte som fungerer så godt som mulig, innefor ressursgrunnlaget avdelingen har, kombinert med rammebetingelsene fra både lokale og sentrale myndigheter. I tillegg kommer etableringer, endringer og innføring av nye tjenester. Forvalte teknisk informasjonssikkerhet Utviklingsarbeid innen IKT Konkurranseutsetting Tjenestekjøp fra IKT-avdelingen til IKT drift Alta kommune kjøper i dag en rekke IKT-tjenester knyttet til drift av felles IKT-systemer. I løpet av de siste årene har graden av tjenestekjøp sakte men sikkert økt, for både å kunne håndtere vekst i oppgaver, men også for å øke kvalitet i tjenesteleveranser. Noen av hovedområdene det kjøpes tjenester per i dag: 1. Utplassering av nye datamaskiner, og retur/resirkulering av gammelt utstyr. 2. Nettverksinfrastruktur til kommunens avdelinger utenfor Rådhuset og Helsesenteret. 3. Drift av brannmurløsninger 4. Spesialistkompetanse ved etablering og utvikling av avanserte løsninger I tiden fremover planlegges videre nye tjenestekjøp: 1. E-post tjeneste fra ekstern leverandør med stordriftsfordel. 2. Pakettering av programvare slik at både drift og vedlikehold av programvare kan gjøres med stordriftsfordeler. 3. Automatisering og overvåking av skrivere, slik at rekvisita og vedlikehold bestilles automatisk fra leverandør, og leveres til den enkelte skriver. I tillegg pågår en egen utredning om en mulig konkurransutsetting av serverdrift og leie av server og lagringsinfrastruktur. Organisering IKT avdelingen organiserer sitt arbeid etter beste praksis IT-drift, hvor arbeidsprosesser er kartlagte og definerte. Avdelingen stiller krav til at alle leverandører som benyttes skal ha kompetanse innenfor beste praksis IT-drift, ITIL, for å få klart definerte ansvar og grensesnitt mellom kunde og leverandør. IKT avdelingen opplever dagens organisering av IKT i Alta kommune som utfordrende. Ansvarsdelingen mellom hvilke enheter, sentral IKT avdeling eller fag-dataenheter, som har ansvar for at ansatte i Alta kommune har fungerende verktøy, slik at de får gjort jobben sin, er uklar og kan være forvirrende. Ett kontaktpunkt for brukerne av IKT-systemene bør være mer enn nok, for å få gitt meldinger om ting som ikke fungerer som forventet. KS anbefaler kommunene å dele opp IKT-funksjonen, slik at IKT-drift og IKT-utvikling får ett klart skille. Dette for å unngå interessekonflikter og snarveier for å både etablere og forvalte IKT-løsninger. IKT-avdelingen støtter KS anbefalingen. På lengre sikt, bør det vurderes om IKT-utvikling bør ligge organisatorisk plassert sammen med personalavdelingen. Alta kommune Side 12

4.2 Beskrivelse av fag-dataenhet H/S I plan-dokumentet IKT-strategi for Alta kommune (2003-2006) sies det: Det er en grunnforutsetning at Alta kommune skal praktisere en desentral IKT-utvikling. Dette betyr at sektorene skal ha ansvaret for sin egen bruk av IKT, men med støtte fra en sentral IKT-avdeling. Som vi nevnte i innledningen jobber IKT helse ikke bare i utviklingsprosjekter. Omtrent 50 % av tida brukes til daglig drift/support av helse- og sosialsektoren. Virksomhetene i helse og sosial har ikke egne IKT-ressurser, slik som f.eks oppvekst og kultur. Dagens situasjon - drift Driftsoppgavene inkluderer blant annet drift av kommunal legevakt (tilgjengelig 24/7). I dag er det IKT helse som drifter legevakt, både servere, nettverk og alt av IKT-utstyr. I tillegg drifter IKT helse Sentrum legepraksis og Byhagen legesenter. Det er et klart definert grenseskille for hva brukerstøtte IKT (sentral IKT) har ansvar for, og hva IKT helse har ansvar for. Brukerstøtte IKT har ansvar for administrering av brukere i Alta kommunes domene, og de har også ansvar for det meste av nettverks-infrastruktur og serverpark som benyttes i helse- og sosialsektoren. Brukerstøtte IKT skal være første kontaktpunkt for melding av feil eller endringsønsker som går på IKT. Hvis det gjelder feil som ikke har med administrasjon av brukere og infrastruktur/serverdrift å gjøre, tildeles saken til IKT helse som løser og lukker saken. IKT helse er samlokalisert på helsesenteret med store deler av de ansatte i helse- og sosialsektoren, og mange tar derfor også direkte kontakt. I møte med pasient er tidsfaktoren viktig, rask respons kreves for å utøve en god tjeneste. Nedenfor er en oversikt over hva IKT helse jobber med innenfor drift og support. Systemansvar installasjon/oppgradering/forvaltning av all fagdata-programvare Følgende fagsystemer Ca. antall brukere Visma Profil (PLO, Bistand, Ergoterapi, Habiliteringstjenesten) 500 Mobil Profil (PLO Hjemmetjenesten) 80 PPS (PLO, legesentre/legevakt) 500 Dips Commun. (PLO, Legevakt, Byhagen/Sentrum, Helsesøstertjenesten) 500 Visma Familia (Barnevern) 18 Visma Velferd (NAV Sosial) 20 Visma Flyktning (NAV Flyktning) 4 Felix (NAV Sosial) 1 Alta kommune Side 13

Promed (Fysioterapeuter) 8 Winmed 3 (Helsesøstertjenesten, leger) 15 Winmed 2 (Legekontorene, kommunal legevakt, hjelpepersonale) 100 minvakt (PLO, Bistand, Legevakt/Sentrum/Byhagen, Sykestua) 600 Integrasjoner (minvakt<->agresso, integreringsadapter, PPS m.m) Drift av fagsystemer Helse- og sosialsektoren Support (1. og 2. linje) i symbiose med Brukerstøtte IKT Bindeledd mot leverandør Oppgraderinger Administrasjon av brukere, tilganger Drift av legekontor og kommunal legevakt Byhagen legesenter og Sentrum legepraksis (Kommunal avtale) Kommunal legevakt 24/7 1. og 2. linje support på IKT-utstyr på helse- og sosialsektoren Ca 230 PC er 60 skrivere av forskjellig størrelse Administrasjon av telefonsentralen på Helse, inkl. ca 100 fasttelefoner. Innkjøp og konfigurering av jobbmobiler Hjemmekontorløsning leger Studioansvarlig videokonferanseutstyr Sykestua Legevakta Møterom Lodiken Møterom Sarves Rådgivning bruk av IKT Rådgivning ved kjøp og valg av løsninger Innkjøpsansvarlig data/telefoni på Helse- og sosialsektoren Oppfølging av leverandører/tilbud Innkjøp og konfigurering av jobbmobiler Opplæring Fagsystemer (spesielt Profil) Grunnleggende IKT-opplæring (modulbasert) Bruk av PDA Norm for informasjonssikkerhet (kommer) Dagens situasjon utvikling Målet med IKT-satsningen i helse og sosial blir i IKT-strategien 2004-2008 definert slik: - Alta kommune skal ha en helse- og sosialtjeneste som er i front mht bruk av IKT Hvordan er dette målet innfridd? Strategiene man la for IKT-satsningen i helse- og sosialsektoren er iverksatt som følge av at man har hatt egne utviklingsressurser på sektoren. Helse og sosial i Alta kommune er i dag helt i front på landsbasis, spesielt i prosjekter rundt elektronisk meldingsutveksling og velferdsteknologi. Vi brukes som ressurskommune av Alta kommune Side 14

andre kommuner, og er interessante samarbeidspartnere for leverandører i.f.t utvikling og driftsetting av nye IKT-løsninger. Tilbakemeldingen er at vi er interessante fordi vi er utviklingsorientert, har egne IKT-ressurser på sektoren, og etter hvert høy kompetanse innenfor de områdene som etterspørres. Organisering og lokalisering nært fagmiljøet har vært en forutsetning for å lykkes, fordi man i utviklingsprosjekter er avhengig av et godt og nært samarbeid mellom fag og teknologi. På samhandlingskonferansen i Kirkenes i oktober 2012 i regi av Helse Finnmark og kommunene i Finnmark, var IKT i helse og sosial et sentralt tema. Det ble gitt tilbakemelding både fra Helse Finnmark og kommunene at måten vi har organisert IKT på i Alta kommune er en god løsning. Mange kommuner savner å ha dedikerte IKT-ressurser innenfor helse og sosial. De nærmeste årene vil kommunene være avhengig av å ta i bruk ny teknologi, som følge av nye oppgaver i henhold til samhandlingsreformen og forventet vekst i antall ressurskrevende brukere og eldre. De kommunene som er tidlig ute med å ta i bruk teknologi som effektiviserer og gir bedre trygghet for de eldre vil ha et stort fortrinn (velferdsteknologi). For at man skal få denne nye teknologien på plass, kreves det kompetanse både innenfor fag og teknologi. Den teknologiske kompetansen må være nært fagmiljøet. Da sikres man løsninger som er skreddersydd vårt behov. I forslag til «Kommunedelplan for helse og sosial 2013-2020» er det foreslått å videreføre IKT helse, forankret og organisert under kommunalleder for helse og sosial. Dette med bakgrunn i det som står i forrige avsnitt. Kommunalleder ønsker også å ha styringsrett over IKT-ressursene i forhold til utvikling av Altamodellen og Samhandlingsreformen. Disse nødvendiggjør omfattende prosesser der utvikling av IKT-løsninger er svært sentrale. Nedenfor en oversikt over prosjekter IKT helse er involvert i. IKT helse fungerer som et bindeledd mellom fag og teknologi og er en pådriver for å finne gode prosjekter som bidrar til bedre kvalitet og effektivitet i sektoren. ELIN-k, fase 2 (elektronisk meldingsutveksling Alta kommune Helseforetak FUNNKe (AK er hovedsamarbeidskommune for alle kommuner i Finnmark) Velferdsteknologi i pleie og omsorg Innføring av elektronisk kvalitetssystem (forprosjekt) Norm for informasjonssikkerhet Innføring av elektronisk pasientjournal i private sykehjem Samhandlingsreformen Nasjonalt meldingsløft i kommunene Altamodellen Meldingsutveksling Helsestasjonstjenesten Kjernevirksomheten Kjernevirksomheten for IKT Helse er kjent for oss: Drift og support av IKT-løsninger som støtter tjenesteproduksjonen på helse- og sosialsektoren Alta kommune Side 15

Utvikling av IKT til støtte for tjenesteproduksjonen innenfor området Helse- og sosial Konkurranseutsetting De tjenestene som er naturlig å konkurranseutsette ligger i hovedsak under sentral IKT sitt ansvarsområde. Vi ser for oss at infrastruktur, nettverk/switcher/brannmur, serverdrift, e-posttjenester er fornuftig å konkurranseutsette. Det kan også være aktuelt å flytte fagsystemer ut på «skyløsninger». Det er i dag, på grunn av høyt arbeidspress, lang ventetid på bestilling av endringer eller etablering av nye tjenester fra IKT avdelingen i Felles Støtte. Det ble i januar 2010 vedtatt av kommunestyret at Alta kommune skal drifte legesentrene med kommunal avtale, inkludert IKT-tjenester. På bakgrunn av bestillingen 12.12.2011 fra kommunestyret har vi vurdert på nytt om drift av legesentrene kan konkurranseutsettes. Vi vil ikke ensidig anbefale en slik løsning, fordi 3 av 4 legesentre i Alta har avtale med Alta kommune. Det siste legekontoret blir å gå inn på samme avtale som de andre i løpet av 2013. Disse avtalene er sentral med hensyn til tilgang på kommunale legetjenester for innbyggerne i Alta kommune. Legekontorene har kommunalt ansatte som hjelpepersonell, og disse har behov for tilgang til kommunalt nett. For at tjenestene våre skal være mest mulig sømløse er det avgjørende med et godt samarbeid mellom legekontorene og Alta kommune. Derfor kan det være en fordel at IKT helse har en rolle i forhold til drifting av legekontorene, slik som i dag. Organisering IKT helse er i dag en velfungerende enhet med hovedoppgave å etablere IKT-løsninger som skaper bedre kvalitet og effektivitet i helsetjenestene. Suksessfaktoren har vært et nært og godt samarbeid med fagmiljøene. Spesielt viktig er samarbeidet med systemansvarlig Profil, staben ved helseadministrasjonen, avdelingsledere i sektoren og leger/hjelpepersonale ved legekontorene. Kompetansen til sentral IKT er i dag spesielt rettet mot serverdrift og infrastruktur, mens IKT helse har kompetanse på både fag og teknologi, og hvordan disse er koblet sammen. For IKT helse er brukerperspektivet og bruken av IKT som et støtteverktøy i sektoren viktigere enn kunnskap om serverdrift og infrastruktur. Hvis IKT-funksjonene blir samlet under felles ledelse, kan utviklingen på sektoren stoppe opp. Dette er svært uheldig med tanke på nye lovkrav, samhandlingsreformen, eldrebølgen og bruk av velferdsteknologi, og ikke minst videreutvikling av Altamodellen. Alta kommune Side 16

4.3 Beskrivelse av fag-dataenhet O/K Dagens situasjon drift Dagens struktur for IKT i Alta kommune ble vedtatt i strategiplanen i 2004. Målsettingen var å øke nærheten til brukerne og gi god it-faglig oppfølging og support. For å nå målsettingen om brukernærhet ble en desentralisert struktur valg og det ble opprettet to spesialiserte fagdataenheter innenfor helse- og omsorgsektoren og for oppvekstsektoren. Oppvekstsektoren overførte en stilling til sentral IKT for å sikre drift og support for administrative brukere på skoler og barnehager. For fagdata Oppvekst ble det opprettet 2 stillinger hvor en var en nyopprettet lederstilling med kompetansekrav om pedagogisk og datafaglig bakgrunn. Organisatorisk ble fagdataavdelingen underlagt oppvekstadministrasjonen i tråd med strategiplanens mål og oppvekstsjefen som øverste leder. Nærheten mellom IKT-leder og oppvekstsjef har stor betydning i forhold til effektiv gjennomføring av prosjekter og i planlegging og investeringer. Oppvekstsektoren har investert i infrastruktur til barnehager og skoler i Alta. I sentral Alta ble det lagt fiber mellom skolene med støtte fra Høykom. Støtten fra Høykom ble betalt som 15 års leie til Alta kraftlag. Senere er kommunikasjonslinjer bygget ut til alle skoler og barnehager. De fleste enheter har god båndbredde. Leirbotn, Korsfjord, Kvalfjord og Kåfjord har liten linjekapasitet. Investeringer til sentrale installasjoner i datanettverket er for en stor del foretatt i forbindelse med renovering og utbygging av skoler og barnehager. En del utstyr er anskaffet i forbindelse med pedagogiske prosjekter. Resten er finansiert over Oppvekstsektorens budsjett. Investeringer i sluttbrukerutstyr er foretatt over utbyggingsprosjekter og sektorens budsjetter. Investeringer til nettverksinfrastruktur ble foretatt i forbindelse med Skolefiberprosjektet. Investeringene er videreført i utbyggingsprosjekter og sektorens budsjetter. Alta kommune har leasingavtale på omtrent 500 skolemaskiner. Ansvarsområde Fagdata oppvekst har ansvar for drift av utstyr, anskaffelse av utstyr og programvare, drift av programvare, support, kompetansespredning, veiledning og opplæring av brukere. Veiledning og opplæring vil uansett organisering måtte tilbys brukerne. Utstyr og brukere Sluttbrukerutstyr: 1850 PC-er, 99 printere Serverpark: 18servere, lagringsenhet, backupenhet. Kommunikasjon:139 switsjer,148 trådløse aksesspunkter med sentral kontroller, 60 IPtelefoner med IP-sentral og støttesystem. Virksomheter: 18 skoler, 13 barnehager og 3 andre enheter. Brukere: 2939 elever, 671 lærere og 125 ansatte i barnehager. Internettlinje leveres av Uninett som også gir veiledning og anbefalinger. I dag installerer vi en god del programmer lokalt på datamaskinene. I tillegg får vi flere og flere programvaretjenester levert fra nettsky. Dagens situasjon utvikling Alta kommune Side 17

Kjernevirksomheten Konkurranseutsetting Tjenesteleveranser fra det private markedet Infrastruktur Skolenettet har omtrent 140 svitsjer. Skolenettets infrastruktur driftes i dag av ekstern leverandør. Dette er en effektiv måte å drifte på. Fagdata får tilgang til et sterkt fagmiljø og nytter godt av høy kompetanse. Tjenesten har en forutsigbar pris og god tilgjengelighet. Det er ingen grunn til å gjøre endringer her. Servertjenester skolenettets servertjenester produseres av fagdataenheten. Dette er tjenester som må til for at datatjenesten skal fungere. Her har vi muligheter for å hente ut rasjonalisering ved tjenesteutsetting. Vi har som en test leid 2 servere hos leverandør. Våre erfaringer er gode. Skolenettet har skaffet erfaring med tjenesteutsetting på en del andre områder. Disse erfaringene har vært meget gode. Alle brukerne får mail og lagring fra Microsoft. Dette fungerer ypperlig. Tjenesten har meget god tilgjengelighet og oppetid. Tjenesten er inkludert i avtale med Microsoft. Denne tjenesten har avlastet drifta vesentlig. Tjenesten vil utvides til Office 365 i løpet av året. Fronter er skolens læringsplattform. Denne leveres av ekstern leverandør. Denne driftsformen passer grunnskolen ypperlig. Meget god tilgjengelighet og oppetid. Forutsigbar pris. Vår brannmur har nådd slutten og vi leier brannmurtjenester hos ekstern leverandør. Tjenesten er god med en forutsigbar pris. Jeg vil foreslå at tjenesteutsettingen organiseres i faser: Vi flytter våre servere til leverandørs datarom fra 2012. Etter hvert som serverne fases ut, leiers tjenesten hos leverandør. Dette gir en god tjenesteleveranse til en forutsigbar pris. Alle servertjenester leveres fra ekstern leverandør. Det gjør at Alta kommune kan nyte godt av den sterke konkurransen i markedet. Konkurransen gir fallende priser på tjenestene. Fagdata oppvekst har i dag et meget stort ansvarsområde: infrastruktur, serverdrift, sluttbrukerutstyr, fil/print, trådløst nett, telefoni, brukerbehandling, opplæring og utvikling. Ved å tjeneste utsette driftsoppgaver vil avdelingen få større fokus på vår kjernevirksomhet. Dette er den aktiviteten som foregår i klasserommet. Elevens læring. Fagdata vil da ha fullt fokus på sluttbrukerutstyr, programvare, brukerbehandling, kompetanseheving og utvikling. Organisering IKT oppvekst og kultur Administrativ organisering I dag er Fagdata oppvekst organisert som en del av oppvekstadministrasjonen. Dette har vært en gunstig organisering for brukerne og dette medfører korte tjenesteveier og kortreiste tjenester. Dette gir effektiv drift med svært lite byråkrati. Det er videre viktig å ha gode relasjoner til og innsikt i den virksomheten vi skal yte tjenester til. Pedagogisk kompetanse er nødvendig for å forstå brukernes behov. Fagdata oppvekst er kommet svært langt når det gjelder effektivisering av tjenesten. Fagdata oppvekst består av 2 personer som tar seg av alle aspekter av ikt i skole og barnehage. Alta kommune Side 18

En samordning av IKT-enhetene i en stor enhet har ingen opplagte økonomiske eller effektiviserende effekter i forhold til krav og behov for IKT-tjenester i oppvekstsektoren. Tjenestebehovet defineres i stor grad av nasjonale myndigheter gjennom læreplanverk og blir derfor en nødvendig forutsetning for at kommunen skal kunne innfri sine lovpålagte oppgaver. Det er rasjonelt og effektivt at oppvekstsektoren har en ikt-enhet som har spesialkompetanse og som jobber direkte med utviklingen i oppvekstsektoren. Kunnskap om læringsmål og pedagogisk og didaktiske verktøy er nødvendig for at sektoren skal nå sine faglige mål. I dag brukes mye av tida ute i brukermiljøet. Dette blir også viktig i framtida. En kan vanskelig se for meg en endring i organisering som vil gjøre forholdet til brukerne bedre. En rekke IT-tjenester i sektoren kjøpes allerede fra det private markedet og ytterligere tjenester kan kjøpes. Det vil likevel være behov for faglig-pedagogisk kompetanse i vurderingen av innkjøp av disse tjenestene. Innkjøpskompetanse. Konklusjon er derfor helt klar: Nåværende organisering bør beholdes. Dette særlig ut fra hensynet til våre 3500 brukere. Det er viktig at en her har fokus på den virksomheten som foregår ute i skole og barnehage. Overgang til Windows 8 vil endre bruken av applikasjoner i skoleverket. En vil se en total omlegging til applikasjonstjenester levert via internett. Dette vil gi et stort behov for veiledning og tilrettelegging for å gjøre læringsarbeidet bedre. For å drive denne støtten effektivt er det nødvendig at Fagdata oppvekst forblir en del av oppvekstsektoren. Økonomi 1 Flytting av alle servere til ekstern leverandør gir en utgift på ikke over 8000 kr pr måned. Dette vil gi store besparelser på strømforbruk. Et forsiktig anslag på besparelse til strøm, kjøling ol. settes til 5000kr måned. 2 Etter hvert som serverne fases ut, går man over til å leie servere hos ekstern leverandør. Her blir utgiftene et anslag. Budsjettmessig bør en regne med 15000kr pr måned. 3 Dette trinnet gir Alta kommune alle domenetjenester levert som en tjeneste av ekstern leverandør. Her vil utgiftene bli ren gjetning. Konkurransen i markedet gjør at utgiftene vil holdes på et akseptabelt nivå. Utgiftene bør ikke bli særlig forskjellig fra trinn 2. Alta kommune Side 19

5. Vurdering Som vist til tidligere i denne rapporten fra sentral IKT-avdeling, kan strukturering av arbeidsoppgaver, kjøp av tjenester og digitalisering av arbeidsoppgaver øke leveringskapasitet. For å kunne forbedre tjenesteproduksjonen av IKT-tjenester innen skolene, vil det være hensiktsmessig å samle skolenes IKT-infrastruktur sammen med resten av kommunens infrastruktur, og kunne hente ut stordriftsfordeler i oppgaveløsningen. Videre vil en gjennomgang av tjenestekjøp som gjøres i dag og konsolidering av arbeidsoppgaver kunne utløse effektiviseringsgevinster. Gjenbruk av arbeidsprosesser som er i bruk i sentral IKT-avdeling, til medarbeiderne som i dag ikke tilhører avdelingen, vil på selvstendig grunnlag kunne virke effektiviserende. Dette kan medføre en risiko hver gang prosesser videreutvikles, konkurranseutsettes eller automatiseres, dersom vi ikke har god samhandling i Alta kommune. Enkelt forklart, handler IKT-drift om å få ett puslespill til å passe sammen, med minst mulig arbeid for å utvide det. Det handler om å redusere kostnader som oppstår, ved enten å erstatte eller utvide antallet enheter IKT-utstyr, i størst mulig grad ved å standardisere løsninger, automatisere manuelle arbeidsoperasjoner og samtidig øke kvalitet i IKTtjenestene. En forutsetning for å kunne gjøre dette, er å ha en helhetlig styring av infrastruktur, slik at bitene som skal passe sammen, alltid er valgt etter de samme prinsippene. Alta kommune Side 20

Datamaskiner. Om vi ser på hvordan datamaskiner forholder seg til å være en del av ett slikt puslespill, må vi se på hvordan «datamaskinbrikken» kan se mest mulig lik ut, selv om det er forskjellige datamaskinmodeller det er snakk om. Ved å behandle alle typer datamaskiner på lik måte i forhold til sine omgivelser, kan kostnaden per enhet ved å ta i bruk en ekstra datamaskin reduseres. Fagsystemer. På lik linje med datamaskiner, kan fagsystemer gjøres om til «puslespillbrikker» som skal passe inn sammen med sine omgivelser. Ved å standardisere alle programvarer til «puslespillbrikker» før de installeres på de datamaskinene de skal brukes på, kan installasjon og vedlikehold av fagsystemer skje Alta kommune Side 21

automatisk, og dermed oppnås en dramatisk reduksjon i kostnaden per enhet for å installere eller oppgradere. 5.1 Kjernevirksomhet Det er i dag ulike oppfatninger om hva som er kjernevirksomhet for IKT-funksjonene i Alta kommune. En utydelighet om hva som er kjernevirksomheten innen IKT området er uheldig, og medfører at både beslutninger og tildeling av ressurser baserer seg på faktagrunnlag som ikke underbygger de totale behovene til Alta kommune. Sagt på en litt enklere måte: IKT har i seg selv ingen egenverdi. Det er bruken av IKT som pådriver innen tjenesteproduksjon til innbyggere og næringsliv, som gjør at IKT benyttes av Alta kommune. Bruk av IKT-systemer som understøtter den kommunale tjenesteproduksjonen i å produsere effektive og bedre tjenester til innbyggere og næringsliv, bør være den definerte kjernevirksomheten til IKT-funksjonen i Alta kommune. For at Alta kommune skal kunne levere en tjenesteproduksjon støttet av IKT, må det eksistere en infrastruktur som holdes ved like og utvikles sammenfallende med de behovene for elektronisk infrastruktur som kommunen har. Erfaringer fra DU, spesielt innen Geodata og VVA, viser at når det er tjenesteproduksjonen som driver bruken av IKT systemer, utvikles gode og effektive tjenestetilbud. Innen DU er det fagutvikling og tjenesteproduksjon som driver frem bruk av IKT-løsninger. 5.2 Konkurransutsetting Konkurranseutsetting til markedet kan gjøres på flere forskjellige måter, som alle har sine positive og negative sider. Konkurranseutsetting kan ses på fra to ytterpunkter. En komplett konkurranseutsetting til en leverandør, eller en flernivå konkurranseutsetting til flere leverandører. En konkurranseutsetting til en enkelt leverandør, forutsetter at leverandøren med sin kompetanse og erfaring kan hente ut effektiviseringsgevinster, slik at IKT-tjenestene er mulige å produsere til en lavere kostnad eller høyere kvalitet enn IKT-funksjonen i Alta kommune klarer. En konkurranseutsetting til flere leverandører, gjør at behov for administrative ressurser til å forvalte avtaler øker, og til dels kan spise opp gevinstene ved en konkurranseutsetting. I mellomsjiktet mellom de to ytterpunktene ligger en kombinasjon av kjøp av tjenester og bruk av egen kompetanse for utvikling, som ut fra erfaringer fra andre kommunale IKT-organiseringer, viser seg å gi den beste løsningen. Graden av tjenestekjøp kan økes over tid, samtidig som IKT-organiseringen utvikler seg til å bidra til å skape økt effektivitet i produksjon av kommunale tjenester via organisasjonsutvikling og innovasjon i tjenesteproduksjon. Alta kommune Side 22

Innkjøpsavtalen for «IKT utstyr og tilhørende tjenester» som er inngått, dekker ett bredt område hvor Alta kommune kan øke sine tjenestekjøp. I så måte har Alta kommune allerede etablert en innkjøpsavtale hvor en økt konkurranseutsetting er mulig. Det arbeides i dag med å flytte e-post tjenesten ut fra Alta kommune og over til Microsofts sky løsning for e-post. Tilsynsmyndighetene har nå godkjent den juridiske siden ved en sky løsning og Alta kommune er en av de første kommunene i landet som legger ut sin e- posttjeneste. En slik løsning gir økt sikkerhet for kommunens e-post tjeneste, ut fra en risiko/sårbarhets vurdering. Dette er en del av opptrappingen av tjenestekjøp, på ett område hvor det å kjøpe e-post som en tjeneste, blir billigere enn å betale lisenser for å produsere den samme tjenesten internt i Alta kommune. Dermed kan arbeidstid som i dag brukes til drift av e-post tjenesten frigjøres, uten at det øker Alta kommunes totale kostnader. Alta kommune leier i dag nettverksforbindelser til alle avdelinger, med unntak av kommunikasjon mellom Rådhuset, Helsesenteret og Alta ungdomsskole. ElTele er den største leverandøren med over 40 lokasjoner, som leverer ett linjenett med god kapasitet i sentral Alta. I distriktene hvor ElTele ikke har mulighet til å levere samme løsning som i sentral Alta, er Telenor leverandør på linjer. Dette er linjer til skoler, barnehager og helseinstitusjoner. Båndbredden som leveres på disse lokasjonene er svak, men er fortsatt mulig å levere IKT løsninger over. 5.2.1 Konkurranseutsetting av brukerutstyrshåndtering Siden 2010 har sentral IKT avdeling brukt eksterne leverandører til utplassering av nytt IKTutstyr i Alta kommune. Fra juni 2012 er denne tjeneste styrket, til at leverandøren nå også tar med seg gammelt IKT utstyr for å utføre sikker sletting og resirkulere det gamle IKTutstyret. Denne tjenesten kan utvides til å ivareta service og garanti reparasjoner på IKTutstyret, samt gjennomføre strukturerte utbyttinger av IKT-utstyr. Tjenestene er mulig å utvide til både håndtering av skrivere og nettverksutstyr. 5.2.2 Konkurranseutsetting av serverdrift og lagring Igjennom de siste årene, har teknologiutvikingen gjort at «serverdrift» er blitt en mer og mer marginalisert arbeidsoppgave. Store deler av arbeidsoppgavene som var knyttet til serverdrift tidligere, automatiseres i dag og medfører derfor ett lavt potensiale for kostnadsreduksjoner. Konkurranseutsetting av serverdrift er likevel en god løsning, da det er mulig å hente avkastning på utstyrsinvesteringer som allerede er gjort, samtidig som etablering av nye løsninger kan gjøres på leid infrastruktur. Arbeidsoppgaver knyttet til serverdrift kan i stor grad legges ut til en ekstern leverandør mens forandringen pågår. 5.2.3 Konkurranseutsetting av nettverksinfrastruktur Fysiske kabler i det enkelte kommunale bygg, kan vanskelig konkurranseutsettes. Ut over dette, er det knapt noen begrensning i hva som kan, og er, konkurranseutsatt. Nettverk mellom kommunens bygg er konkurranseutsatt. Innen skolene, er nettverksinfrastruktur for kablet nettverk leid fra Alta kraftlag, mens drift er kjøpt som en Alta kommune Side 23