Oppdatert: 2010-09-23 Møte i styringsgruppen for Portalkonsortiet 2010-09-02 Referat Sted: BI - Nydalen Dato: Torsdag 2. september 2010 Tid: 10:00 15:00 Referent: Marit Brodshaug Til stede: Forfall: Fra styringsgruppen: Dagmar Langeggen (BI), Espen Skjoldal (UIS), Fra arbeidsgruppen: Fredrik Kavli (NHH) Fra BIBSYS: Marit Brodshaug Else Margrethe Bredland (UIA), Irene Hunskår (BDH og HDH), Sølvi Karlsen (HiST) Status Lenketjener (Tyr) Dagens avtale for TDNet TOUResolver (lenketjeneren) og TDNet Journal Manager (Tyr) har vi gjennom OCLC. Avtalen er ettårig, og utløper ved årsskiftet 2011. Det er mulig å forlenge denne avtalen. Et alternativ til dette er å gå over til OCLC sin egen lenketjener. Dette er en lenketjener som OCLC kjøpte etter at Portalkonsortiet inngikk avtale med dem. Siden begge avtalene uansett vil gå gjennom OCLC, er det mulighet for fleksibilitet fra OCLC sin side. Det er også gunstig i forhold til at BIBSYS i nær fremtid signerer kontrakt med OCLC angående nytt biblioteksystem. Den nye lenketjeneren vil derfor i 2013 inngå i totalpakken til biblioteksystemet. OCLC har imidlertid tilbudt at den nye lenketjeneren allerede kan være tilgjengelig fra årsskiftet for medlemmene i Portalkonsortiet, og at prisen da blir satt etter pakkeprisen. Prisen vil dermed bli atskillig billigere enn om vi fortsetter med avtalen de har til TDNet. Det er OCLC sin lenketjeneren vi vil komme til å benytte i fremtiden, spørsmålet er derfor bare: når skal vi skifte? Pr i dag er det vanskelig å si hva som må til for å få den nye lenketjener opp å gå. Må OCLC gjøre tilpasninger? Må BIBSYS gjøre tilpasninger? Vil det bli noe tekniske implikasjoner for institusjonene? Hva vil det bety kostnads/ressursmessig? Det krever en del avklaringer mellom OCLC og BIBSYS og dette arbeidet tar BIBSYS tak i så snart kontrakten med OCLC blir formelt underskrevet. Forslag vedtak : Konsortiet går over til ny lenketjener når forholdene ligger til rette for dette, da det er viktig å opprettholde flyten i tjenesten slik at overlappingen går smertefritt. BIBSYS vil i dialogen med TDNet 1
og OCLC angi sommeren 2011 som overgangstidspunkt. Det foreslås imidlertid at vi får til en fleksibel avtale med OCLC slik at vi kan prolongere ytterligere ett halvt år hvis nødvendig, eller evt. gå over før hvis det viser seg at forholdene ligger til rette for dette. OCLC 2013 BIBSYS vil snart signere kontrakt med OCLC om nytt biblioteksystem i 2013. Det nye biblioteksystemet vil tilby lenketjener og samsøkklient. Og det er naturlig at det kan bli endringer i konsortiestruktukturen i 2013. Men det er viktig at Portalkonsortiet i 2011 og 2012 tilbyr gode løsninger som legger grunnlaget for en smidig overgang til nytt biblioteksystem. Som nevnt så har OCLC tilbudt oss å benytte lenketjeneren for tilsvarende pris som for pakkeløsningen allerede i 2011. Dette er et produkt som er ferdigutviklet og klar til bruk. WorldCat Local er samsøketjenesten til OCLC. Dagens versjon av dette produktet er ikke den som vil bli levert som en del av pakken BIBSYS vil inngå avtale for. Produktet skal utvikles fremover slik at det er klart til bruk i 2013. BIBSYS har mulighet til å bruke dagens WorldCat Local fram til ny versjon er klar til bruk, men da må det betales ekstra, og versjonen som nå foreligger er ingen forbedring i forhold til Ask. Prisen vil derfor være veldig høy i forhold til hva man får igjen. Forslaget vedtak: Styringsgruppen ønsker å vente til løsningen som skal inngå i biblioteksystemet er på plass, og vil benytte BIBSYS Ask som samsøkklient frem til dette. Det vil i forbindelse med nytt biblioteksystem bli nedsatt arbeidsgrupper for test av ulike komponenter. Det ønskes her at arbeidsgruppen til Portalkonsortiet bidrar til testing av lenketjener og samsøketjeneste. Status Samsøktjenesten i Ask Marit henviste til statusrapporten for august og informerte om at det i dag er utført 107 baseønsker. Alle baseønskene som er meldt inn er ferdigstilt, bortsett fra to som er mer krevende og som det må avklares med institusjonen om basen fortsatt ønskes. Det er blitt meldt inn baseønsker underveis i året, og disse har blitt behandlet fortløpende. 17 av 26 medlemmer har sendt inn baseønsker, og det bør orienteres om for medlemmene at de står fritt til å melde inn baseønsker til BIBSYS når de selv ønsker. Det foreligger pr i dag ingen statistikk av bruken av den nye versjonen av Ask. BIBSYS har byttet statistikkprogram og i en overgangsperiode er det ikke tatt statistikk, men dette vil bli gjort fremover. Det er pr i dag derfor vanskelig å uttale seg om den konkrete bruken blant medlemsinstitusjonene. Men det ble vist til BI som eksempel, som på sin hjemmeside søker direkte til sine artikler i Ask via en egen sourcetag som BIBSYS har laget for dem som driftsoppdrag. Fredrik og Marit la frem arbeidsgruppens arbeid i forhold til blant annet visningen av kilder. Marit vil ta utgangspunkt i arbeidsgruppens notater og konkretisere oppgavene og få estimater på ressursbruken. Denne vil bli vist til arbeidsgruppen og styringsgruppen, og ved godkjenning vil 2
arbeidet bli utført. Lisenspengene for samsøkeklienten vil bli brukt til å dekke dette. Det er et ønske fra styringsgruppen at de vil stå i cc i mailer som blir sendt i arbeidsgruppen, slik at de kan holde seg oppdatert på hvilke arbeid som blir gjort. En demoversjon som blir gjort tilgjengelig for brukerne i slutten av september, ble vist av Marit for styringsgruppen. Styringsgruppen mener Ask er et produkt som stadig blir bedre, og mener at dette skal fortsette å være en frivillig tjeneste i forhold til samsøk også i 2011. Det er naturlig at det blir en lisenskostnad for samsøketjenesten også til neste år. I år har denne vært på kr 5000. Denne kan bli justert når budsjettet skal settes. Det avhenger av prioriteringer i forhold til oppgaver arbeidsgruppen har meldt inn. Når det gjelder baseønskene så har disse i utgangspunktet blitt fakturert med kr 1000 pr base. Det er imidlertid slik at vi ser at noen baser endrer seg ved tid, og det kreves manuell oppfølging for et godt resultat. Det bør derfor i 2011 budsjetteres i forhold til å kvalitetssikre vedlikehold. Et alternativ er at det blir dekket av lisenskostnaden. Eventuelt så kan det faktureres for hver enkelt base. Forslag vedtak: Styringsgruppen ber BIBSYS om å komme med forslag til en fordelingsnøkkel slik at hvis det for eksempel er over ti institusjoner som har samme base, faktureres disse over fellespotten. Der enkeltinstitusjoner krever oppdatering på baser få har, bør det faktureres hver enkelt. Regnskap per august Marit gikk gjennom regnskapsrapporten for juli. De fleste av tallene har i tidligere statusrapporter blitt grundig forklart. Vi ligger jevnt under budsjettet i forhold til lønn. Hvis det fortsatt er et overskudd ved årsskiftet så vil dette bli overført til 2011. Det er imidlertid pr i dag usikkerhet om hvorvidt BIBSYS må gjøre noe i forhold til bytte av lenketjener, og dette arbeidet kan det i så fall bli aktuelt å utføre før årsskiftet, og dette vil i så fall naturlig nok øke lønnsutgiftene. BIBSYS har også oppgaver liggende som de gjerne skulle gjort for å forbedre eksisterende lenketjener. Dette vil ikke bli utført hvis dette ikke også vil være nyttig i forhold til ny lenketjener. Men hvis det er det, så vil BIBSYS sende inn oppgavene for prioritering av styringsgruppen. Forslag vedtak: Styringsgruppen godkjenner regnskapet med BIBSYS kommentarer. Forberedelser konsortiemøtet 2010 Tid og sted Det er av erfaring flere av medlemsinstitusjonene som synes det er langt å dra for et konsortiemøte. Spørsmålet er om det er mulig å gjennomføre møtet virtuelt. Styringsgruppen mener at det blir en helt annen setting virtuelt, og at det er viktig med et reelt møte. Det er i utgangspunktet ett konsortiemøte i året, og dette bør medlemmene kunne prioritere. 3
Det ble anslått en dato, men denne ble i etterkant av møtet endret av styringsgruppen per e-post. Møtet er satt til 13.oktober. Vi starter med felles lunsj kl 11:30-12:30 og fortsetter med møte til kl 15. Tilreisende skal ved disse klokkeslettene ha mulighet til dagsreise. BI legger til rette for påmelding til møtet via internett. Saksliste: 1. Konstituering Møteleder: Dagmar Langeggen Sekretær: Marit Brodshaug Det fastsetter tellekorps ut fra påmelding Det må godkjennes at møtet er lovlig innkalt Sender ut innkallingen så fort den er godkjent av styringsgruppen Frist innkomne saker, to uker før møtet Frist utsendelse av dokumenter, en uke før møtet Marit stiller med medlemsoversikt med hvem som er stemmeberettiget 2. Status leveranse for 2010 Marit skriver forslag, sender det til godkjenning av styringsgruppa 3. Regnskap 2010 Marit skriver regnskapet, sender det til godkjenning av styringsgruppa 4. Status deltakere i 2011 Marit har dette 5. Valg av lenketjener Dette punktet flyttes inn og forklares i virksomhetsplanen. 6. Virksomhetsplan med budsjett for 2011 Marit skriver forslag til virksomhetsplan. Her bør det komme frem en redegjørelse for anbefalingene for løsning i 2011. Overgangen til ny lenketjener vil gi budsjettmessige endringer. Dette må tas høyde for i budsjettet. Det bør også være med et nytt punkt i budsjettet som går på vedlikeholdsutgift. Det må også foreligge en fastsettelse av lisenskostnad for samsøketjenesten. Budsjettallene avhenger i stor grad av hva som blir klart mellom OCLC og BIBSYS i forhold til hva som må til for å gå over til ny lenketjener. Hvis det er mange spørsmål som gjenstår før konsortiemøtet kan vi evt budsjettere med TDNet TOUResolver hele året for å være på den sikre siden. Hvis vi likevel bytter lenketjener midt i året, så vil overskuddet bli overført til 2012. 4
7. Valg styringsgruppe Forslag vedtak Styringsgruppen ber om forlenget tillit til de som sitter i år. Det ble en fornyelse i 2010, og det er gunstig å fortsette kontinuiteten frem mot 2013. 8. Innkomne saker Ingen 6. Eventuelt Marit og Fredrik ble enige om å gå gjennom oppgavene fra arbeidsgruppen, angående samsøketjenesten, etter at styringsmøtet var ferdig. 5