INNKALLING TIL STYREMØTE NR. 4/13

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE NR. 4/13 Det innkalles til styremøte 24. september klokken 10.30, Lysebu SAKSKART INNKALLING TIL STYREMØTE NR. 4/ A. PROTOKOLLER... 2 SAK 38/13. STYREPROTOKOLL FRA MØTE 3/13(VEDLEGG 1)... 2 B. ORIENTERINGSSAKER... 2 SAK 39/13. REKRUTTERING... 2 SAK 40/13. VERKTØYKASSE... 3 C. DISKUSJON... 3 D. VEDTAKSSAKER... 3 SAK 41/13 ARBEIDSPLAN 2014 (VEDLEGG 3)... 3 E. REGNSKAP OG BUDSJETT... 4 SAK 42/13 REGNSKAP OG BUDSJETT (VEDLEGG 4)... 4 F. EVENTUELT... 6 G. FORSLAG TIL MØTEPLAN... 6

2 A. PROTOKOLLER SAK 38/13. STYREPROTOKOLL FRA MØTE 3/13(VEDLEGG 1) Protokoll fra styremøte 3/13 er sendt ut styret på e-post og er lagt ved som vedlegg. FORSLAG TIL VEDTAK SAK 38/13: Protokoll fra styremøte nr. 3/13 godkjennes. B. ORIENTERINGSSAKER SAK 39/13. REKRUTTERING I tråd med vedtak i sak 25/13 ble det i årets rekrutteringsrunde for AV-OG-TIL Lokalt i juni sendt ut informasjonsskriv til tre mottakere i hver kommune (ordfører, helse og sosialsjef, samt SLT/folkehelse/rusrådgiver), totalt 900 utsendelser per post. I tillegg ble informasjonsskrivet sendt elektronisk i politiets nettverk. Informasjonsskrivene fra fjoråret ble oppdatert og styrket med foto og anbefalinger fra AV-OG-TIL sitt styre, Lensmann Reidar Foss og Stortingsrepresentantene Sylvi Graham og Wenche Olsen, på bakgrunn av deres nettverk i lokalt politi og blant kommunepolitikere. Utsendelsen til kommunene ble styrket med målrettet annonsering i Kommunal Rapport, som leses av kommunepolitikere, rådmenn og andre sentrale aktører i kommunal administrasjon. Annonsene var på trykk og nett to uker i juni og tre uker i august/september, og også på AV-OG- TIL sin nettside og Facebookside. Kommuner tar kontakt med oss på bakgrunn av årets utsendelse og tidligere utsendelser, og etter anbefalinger fra andre. Rekruttering til AV-OG-TIL-kommuner pågår hele året, da vi jevnlig får forespørsler og reiser på besøk til kommuner og informerer om AV-OG-TIL Lokalt. I mai ble det signert samarbeidsavtale med Sola kommune, og september med Setesdalkommunene (Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle). Siden juni har vi mottatt flere henvendelser, og vært på informasjonsmøte i Etne og Vindafjord (interkommunalt), på Korus sør (samling for kommunene Vennesla, Seljord, Andebu, Tjøme), har avtalt informasjonsmøte med Ullensvang Herad, Birkenes kommune og Ski kommune, og vi er i dialog med bl.a. Folldal kommune, Stavanger kommune, Arendal kommune og Hemne kommune. Se infoskriv i vedlegg FORSLAG TIL VEDTAK SAK 39/13: Styret tar saken til orientering Styremøte #4-13 Innkalling side 2

3 SAK 40/13. VERKTØYKASSE AV-OG-TIL Lokalt har nå fått sitt eget grafiske uttrykk. Ulike ressursene AV-OG-TIL tilbyr til kommunene er samlet i en egen ressursperm kalt verktøykasse for alkovett. Denne verktøykassen er også brukt som symbol ved promotering av samarbeidet mellom AV-OG-TIL og kommuner. Det er vektlagt god lokal synlighet, at lokale aktører enkelt skal presentere et budskap ryddig og presentabelt, og at de lokale koordinatorene selv ser helheten i kommunikasjonen. Derfor er det blant annet utviklet rollups til stander og utarbeidet annonser til lokalaviser i samme grafiske stil, og produsert trillebager med AV-OG-TIL-logo på for å gjøre det lokale praktiske forebyggingsarbeidet enklere. FORSLAG TIL VEDTAK SAK 40/13: Styret tar saken til orientering Ingen saker C. DISKUSJON D. VEDTAKSSAKER SAK 41/13 ARBEIDSPLAN 2014 (VEDLEGG 3) På bakgrunn av handlingsplanen for 2014 er det utarbeidet et forslag til aktivitetsplan for Denne skal brukes som grunnlag for søknad til Helsedirektoratet. I tillegg til arbeidsplan skal det rapporteres på: 1) Resultat i forhold til prosjektets planer og målsetting 2) En beskrivelse av aktivitetens/tiltakets omfang og anslag av hvor mange i målgruppa som er nådd 3) En beskrivelse av den frivillige innsatsen 4) Vurdering av foreløpig regnskap 5) Aktivitetsplan 6) Budsjett FORSLAG TIL VEDTAK SAK 41/13 Daglig leder ferdigstiller arbeidsplanen i tråd med innspillene gitt av styret. Styremøte #4-13 Innkalling side 3

4 E. REGNSKAP OG BUDSJETT SAK 42/13 REGNSKAP OG BUDSJETT (VEDLEGG 4) Første kolonne viser resultatregnskap per basert på tall fra regnskapsavdelingen. Resultat Gjenstår Prognose 2013 Budsjett Statsstøtte Kontingenter Momskompensasjon Avsetninger Renteinntekter Totale inntekter Sekretariat AV-OG-TIL generelt Trafikk Båt- og badeliv Idrett og friluftsliv Samvær med barn og unge AdWatch Styrets arbeid AV-OG-TIL lokalt AV-OG-TIL Prat Alkovett Totale kostander DRIFTSRESULTAT Andre kolonne viser forventede/gjenstående kostnader/inntekter, tredje kolonne viser prognoser over årets kostnader/inntekter. Inntektene består av aktivitetstilskudd til arbeid for alkoholfrie soner. I tillegg er det overført kr som ble ført som avsetninger i Momskompensasjonen gis på bakgrunn av utgifter til tjenester i Disse blir gjennomgått i forbindelse med søknad om momskompensasjon, så foreløpig er tallet usikkert. KOMMENTARER AVDELINGSVIS FOR RESULTATREGNSKAP: Styremøte #4-13 Innkalling side 4

5 1. Sekretariat: Kostnadene gjelder drift av kontor, husleie, felleskostnader i Torggata 1, personalutvikling (kurs), lønn, data- og webkostnader og administrasjon. 2. AV-OG-TIL generelt: Nyhetsovervåkning, kostnader til nettsider, trykking av årsrapport, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen, kostnader knyttet til årsmøtet. 3. Trafikk: Kostnader knyttet til produksjon og gjennomføring av kampanje. 4. Båt- og badeliv: Lønnskostnader, møtevirksomhet for styringsgruppa for Klar for sjøen, produksjon av kampanjemateriell, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen, annonser og andre kostnader knyttet til gjennomføring av kampanjen. 5. Idrett og friluftsliv: Lønnskostnader, produksjon av kampanjemateriell, annonser og andre kostnader knyttet til gjennomføring av kampanjer. 6. Samvær med barn og unge: Lønnskostnader, kostnader i forbindelse med kampanjeaktiviteter, annonsering og deltagelse på Miniøya. 9. AdWatch: Lønnskostnader og kostnader knyttet til overvåkning. 10. Styrets arbeid: Reise- og møtekostnader for styrerepresentanter. 15. AV-OG-TIL Lokalt: Lønnskostnader, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen, utgifter i forbindelse med energisamling for lokale koordinatorer gjennomført i mars 2012 og gjennomføring av fokusuka. 17. alkovett: Lønnskostnader PROGNOSE I prognosen er det gjort beregning av forventede kostnader. 1. Sekretariat: Kjente driftskostnader for hele året er beregnet, samt revisjon. Dette må justeres mot slutten av året (når de fleste kostnadene er kjente og slik vanlig praksis er), og de avdelingsvise budsjetter må justeres i forhold til dette. 2. AV-OG-TIL generelt: Nyhetsovervåkning, abonnement, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen. 3. Trafikk: Kostnader til trafikkampanje i uke 23 og uke 50 og fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av holdninger i befolkningen. 4. Båt- og badeliv: Prognosen dekker gjenstående lønnskostnader, meningsmåling og resterende kostnader til kampanjen Klar for sjøen. 5. Idrett og friluftsliv: I prognosen er det gjort beregning av andel lønnsmidler, fordeling av kostnad knyttet til Ipsos MMI -undersøkelse av Styremøte #4-13 Innkalling side 5

6 holdninger i befolkningen og kostnader til kampanje. 6. Samvær med barn og unge: I prognosen er det beregnet utgifter til lønnskostnader, kampanje og produksjonsutgifter. 9. AdWatch: Kostnader til samarbeidsavtalen med EUCAM og utgifter til abonnement og reise til møte i EUCAM, samt kostnader knyttet til feltarbeid og produksjon av rapporter. 10. Styrets arbeid: Kostnadene kan bli lavere enn budsjettert. 15. AV-OG-TIL Lokalt: Fordeling av kostnad knyttet til undersøkelse av holdninger i befolkningen, lønnsutgifter, beregnede kostnader til fokusuka, lokal aktivitet og rekruttering. 17. AV-OG-TIL Prat: Kostnader til drift og markedsføring av programmet. 18. Kostnader til kampanjeutvikling og kampanjedrift. FORSLAG TIL VEDTAK SAK 43/13: Det fremlagte regnskapet tas til etterretning.. F. EVENTUELT G. FORSLAG TIL MØTEPLAN 19. november kl Kari Randen Daglig leder Styremøte #4-13 Innkalling side 6