Styret og representantskapets ordfører. Helge Urstrømmen, Mads Jensen og Per Skaare. 2008/43 AVDELINGSREGNSKAP Saksbeh.

Transkript

1 HOVEDUTSKRIFT Utvalg: Styret og representantskapets ordfører Møtested: Borgheim Styremøte: 20. august 2009 Tilstede: Styret og representantskapets ordfører Fra adm.: Helge Urstrømmen, Mads Jensen og Per Skaare GLOMMEN SKOG BA 2009/42 PROTOKOLL 2008/43 AVDELINGSREGNSKAP 2009/44 HALVÅRSRAPPORT /39 ORGANISASJONSGJENNOMGANG 2009/39 STYREINSTRUKS 2009/45 SKOGEIERLAGSUTVALGET 2009/46 REFERATSAKER 2009/47 EVENTUELT 1

2 SAK 2009/42 PROTOKOLL Saksbeh.: Styret Protokoller fra styremøtet 23. juni 2009 ble godkjent og underskrevet. Protokoller fra styremøtet 23. juni 2009 ble lagt fram for godkjenning. SAK 2009/43 AVDELINGSREGNSKAP Styret vedtar det framlagte avdelingsregnskapet, og uttrykker tilfredshet med Glommens positive driftsresultat i en så vanskelig periode som første halvår har vært. Avdelingsregnskapet for første halvår var utsendt i forkant av styremøte. Tømmeromsetningen er redusert med 32 % sammenlignet med første halvår i fjor, noe som er 23 % bak budsjettet. En rekke tiltak er iverksatt i Glommen, noe som bidrar til at vi har et positivt driftsresultat nær det som er budsjettert for denne perioden. Det relativt gode resultat sett i forhold til bortfall av volum er oppnådd ved lavere kostnadsbruk, mer rentemidler, bedre resultat på terminalaktivitet og forvaltningstjenester, og noe høyere tømmermarginer. I alle avdelingene er kostnadsbruken redusert Finansresultatet er meget svakt. Årsaken skyldes nedskriving av Norske Skog aksjene med kr 5,5 per aksje som gir et negativt resultat på 18,7 mill kr. SAK 2009/44 HALVÅRSRAPPORT 2009 Styret vedtar den framlagte halvårsrapporten med de innspill som ble gitt i møtet. Forslag til halvårsrapport og konsernregnskap var utsendt i forkant av møtet. Det svake finansresultatet på konsernnivå skyldes, i tillegg til nedskriving av Norske Skog aksjer, resultatet i Moelven Industrier ASA og vår eierandel i dette selskapet som er inne i vårt regnskap. SAK 2008/39 ORGANISASJONSGJENNOMGANG Med bakgrunn i de innspill som er kommet i forbindelse med høringen fremmer styret på ekstraordinært årsmøtet den 26. november 2009 en organisasjonsmodell lik den som er beskrevet i høringsbrevet sendt alle andelseiere i juni Etter innspill fra høringen endres skogeierområdet som tidligere er benevnt med Glommen Sør til Glommen Vinger og Odal. Fra Kongsvinger Skogeierlag er det innspill på vedtekter som bl.a. berører Glommens formålsparagraf. Styret ønsker at disse innspillene utsettes til andelslagets årsmøte i april 2010, og vil ta dette opp med Kongsvinger Skogeierlag. 2

3 Til saken var det utsendt en oversikt av spørreundersøkelsen på høringsbrevet samt at alle kommentarer som er gitt fra andelseierne og skogeierlagene ble gjengitt i sin helhet. Svarene viser at det er stor oppslutning for den foreslåtte modellen og 90 % av de innspill vi har mottatt er enig i den geografiske avgrensningen og antall skogeierområder som er foreslått. Saken vil nå bli forberedt og sendt alle andelseiere i forbindelse med behandling av saken i andelseiermøter i uke 45 og 46 for så å bli lagt fram i ekstraordinært årsmøte den 26. november. SAK 2009/39 STYREINSTRUKS Styret godkjenner den framlagte styreinstruksen. med de innspill som ble gitt i møtet STYREINSTRUKS FOR GLOMMEN SKOG BA 1. Styrearbeidet i Glommen Skog BA skal følge denne styreinstruksen og Glommen Skogs vedtekter. Styret kan i enkeltsaker vedta å fravike instruksen. 2. Møteplan, innkalling m.m. Styret skal en gang per år, i samråd med administrasjonen, sette opp forslag til møteplan og hovedagenda for kommende styremøter for styreperioden. I hovedsak avholdes ett møte per måned (med unntak av juli måned). Styrets leder er ansvarlig for at styret innkalles til møte. Styremøtene innkalles skriftlig, med tilstrekkelig varsel, avhengig av styresakens omfang og karakter. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles. Alle saker føres opp med saksnummer som følger saken til den er ferdig behandlet og protokollert (A-liste). Saker av konfidensiell art føres opp separat saksliste og protokoll (B-liste) Hvilke saker som skal behandles konfidensielt og hvem utover styrets medlemmer som informeres om disse sakene, besluttes av styrets leder og disponent. Styremedlemmer/disponent som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal omgående varsle styrets leder/administrasjonen, som innkaller eventuelle vararepresentanter. 3. Saksforberedelse og dokumentasjon Disponent er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. 3

4 Styrepapirer sendes ut minst 1 uke før styremøtene. Styreprotokoll sendes ut innen 1 uke etter møtet. Når styrets protokoll er signert av styrets medlemmer/varamedlemmer skal den distribueres til skogeierområdets tillitsvalgte. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag, herunder administrasjonens forslag til vedtak. Saksdokumentene distribueres til styrets medlemmer og årsmøtets ordfører, styrets varamedlemmer og årsmøtets varaordfører, samt andelslagets ledergruppe. Sakliste (uten saksbilag) distribueres til skogeierområdenes tillitsvalgte. 4. Behandling i møte Disponent eller den han/hun utpeker skal stå for presentasjon av den enkelte styresak. 5. Styrebehandling utenfor møte Saker som betryggende kan behandles uten fysisk oppmøte, som i telefonkonferanse eller på e-post, kan behandles på den måten styrets leder bestemmer, i samråd med disponent. Saker av vesentlig betydning for andelslaget, så som fusjoner, oppkjøp eller andre vesentlige endringer av selskapets eierstruktur, betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for andelslaget, oppsigelse av disponent eller andre sentrale ansatte, kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. 6. Saker som skal styrebehandles styrets myndighet Styret treffer beslutning om disposisjoner som etter andelslagets forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, og fører tilsyn med at andelslaget ledes i overensstemmelse med vedtak fattet av årsmøtet og/eller styret, vedtektene og lovgivningen for øvrig. 7. Øvrige bestemmelser Styret representerer andelslaget i Norges Skogeierforbunds årsmøte. Styret kan sette ned arbeidsutvalg og særutvalg og fastsette instruks for disse. Årsmøtets ordfører har rett til å delta i styrets møter. Samtlige opplysninger og dokumentmateriale som styret og ledelsen mottar, skal behandles fortrolig. Hvert enkelt medlem er ansvarlig for at det materiale som han/hun har mottatt ikke uten det øvrige styrets samtykke kommer i utenforståendes hender. Styret har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av informasjon utad i organisasjonen av det som framlegges i styret. * * * 4

5 SAK 2009/45 SKOGEIERLAGSUTVALGET Orienteringen tas til etterretning. Saksopplysninger Til saken var det ikke utsendt noe dokumentasjon. I møtet ble det gitt en orientering om arbeidet i utvalget. Utvalget ser ingen framtid for skogeierlagene og mener at lagene bør oppløses. Utfordringen i forhold til oppløsning er skogeierlagenes egenkapital og hvordan denne håndtere til det beste for andelseierne og andelslaget. SAK 2009/46 REFERATSAKER Skoglauget Helge Urstrømmen er leder av Skoglauget og refererte fra møtevirksomhet han har deltatt på. Skoglaugets formål er å sikre rekruttering av fagfolk til næringa. Populære studier på UMB og NTNU er bioenergi og vindmøller, mens skogbruk og vannkraft knapt får søkere. Søkningen innen skogbruk og vannkraft er altfor liten til å sikre det mannskapet vi trenger i framtiden. Glommen bør gå i seg selv å se på hvilken kompetanse vi har behov for framover og hvordan denne kompetansen kan sikres. Vi ser at bla. Norskog har løst dette på en annen måte enn hva skogeierandelslagene har gjort. Elgbeitetakst Odd Herud orienterte om elgbeitetakst i Åsnes. Sammenlignet med tidligere takst er forholdene forbedret. Mikael Løken orienterte om at elgbeitetaksten i Elverum derimot viser en forverret utvikling. Bioenergi I møte med Landbruksminister Lars Peder Brekk deltok Mikael Løken og Mads Jensen. Skogfondsordningen og behovet for bioenergisatsing var Glommens budskap. Eierstrategi Mikael Løken orienterte om at det har vært møter vedr eierstrategien i Moelven Industrier ASA. SAK 2009/ 47 EVENTUELT Ingen saker under eventuelt. 5