Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2016/2820-1 Saksbehandler: Vigdis Blien Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 16/2016 02.11.2016 Administrasjonsutvalget 20/2016 03.11.2016 10-faktor medarbeiderundersøkelse i Tana kommune Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget støtter gjennomføringen av en felles arbeidsmiljøkartlegging (10- faktor medarbeiderundersøkelse) i løpet av 2017. Kartleggingen forutsetter tegning av abonnement på Bedrekommune (kommuneforlaget). Det lages en egen prosjektplan som legges frem for Amu til behandling. Saksopplysninger Bakgrunn Som arbeidsgiver har Tana kommune ansvar for å opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i hele organisasjonen. En arbeidsmiljøkartlegging i hele kommunen vil gi en beskrivelse av tilstanden i arbeidsmiljøet. Resultatene tenkes brukt inn i arbeidet med Tana kommunes arbeidsgiverpolitikk, HMS arbeid, samt som grunnlag for organisasjonsutvikling. Arbeidsmiljøutvalgets ansvar er å påse at arbeidsgiver opprettholder et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. AMU deltar derfor i prosesser rundt kartlegginger og undersøkelser, oppfølgingstiltak og resultater fra arbeidsmiljøarbeidet i kommunen. Utvalget har på den måten også en interesse av at det gjennomføres en slik undersøkelse, for på eget grunnlag vurdere statusen på arbeidsmiljøet i Tana kommune. Undersøkelsen forutsetter tegning av abonnement i Kommuneforlaget.
Om undersøkelsen Tana kommune kan gjennom abonnementsavtale i Kommuneforlaget, Bedrekommune, få tilgang til en nyutviklet undersøkelse, kalt 10-FAKTOR medarbeiderundersøkelse, og ønsker å ta denne i bruk. Et av særtrekkene ved undersøkelsen er at den er spesifikt utviklet for kommuneorganisasjoner, med solid faglig forankring i norsk og internasjonal forskning rund anerkjente ledelsesprinsipper. Faglig rådgiver for utvikling av 10-FAKTOR er Linda Lai, professor i ledelse og organisasjonspsykologi, ved Handelshøyskolen BI. Mer informasjon om undersøkelsen er tilgjengelig på nettstedet www.10faktor.no. Undersøkelsen er i tråd med KS arbeidsgiverpolitiske satsning «Skodd for framtida», og er også knyttet opp til Tana kommunes utvikling av egen arbeidsgiverpolitikk. Å sikre trygge, forutsigbare, men utviklende arbeidsforhold vil ha en stor betydning for å kunne beholde kvalifisert personell og rekruttere nye medarbeidere. Undersøkelsen vil gi oss et verdifullt grunnlag for å videreutvikle Tana kommune som en attraktiv arbeidsgiver. De 10 faktorene Nedenfor følger hovedtrekkene ved undersøkelsen. Utfyllende informasjon kan leses i referert dokument under øvrige saksdokumenter: «10-FAKTOR En innføring». Der går KS også gjennom hvordan de ulike faktorene påvirker hverandre noe som er vesentlig å vite når man skal følge opp resultatene. http://www.10faktor.no/ks/hjem/ Undersøkelsen har fire tydelige kjennetegn: Forskningsbasert Fokusert og avgrenset Orientert både mot medarbeiderskap og ledelse Utviklingsorientert Faktorene som måles i undersøkelsen er følgende:
1. Oppgavemotivasjon Motivasjon for oppgavene i seg selv («indre motivasjon»), det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende 2. Mestringstro Den enkeltes tiltro til egen jobbkompetanse og mulighet for å mestre utfordringer i jobbsammenheng 3. Selvstendighet Opplevelse av tillit og mulighet til å jobbe selvstendig («autonomi»), basert på egen kompetanse og innenfor en definert jobbrolle 4. Bruk av kompetanse Opplevd bruk av egen kompetanse på en god måte i nåværende jobb («kompetansemobilisering») 5. Mestringsorientert ledelse Ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste 6. Rolleklarhet Tydelig definerte og kommuniserte forventninger til rollen medarbeideren skal fylle 7. Relevant kompetanseutvikling Er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og dermed direkte relatert til kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. 8. Fleksibilitetsvilje Villighet til å være fleksibel på jobb, vilje til å tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. 9. Mestringsklima Kultur for å samarbeide, lære og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. 10. Nytteorientert motivasjon Ønske og drivkraft for å bidra til andres måloppnåelse, dvs. gjøre noe nyttig og verdifullt for andre («prososial motivasjon»). Gjennomføring Motivasjonsarbeidet er viktig for å sikre en høy deltakelse i undersøkelsen slik at den kan brukes i videre arbeid.. Oppfølging av undersøkelsen er en forutsetning for å starte en så omfattende undersøkelse. Kommunen kan velge å kjøre undersøkelsen selv eller benytte konsulentfirma som KSkonsulentene as.(disse har bidratt til gjennomføringen av disse undersøkelsene i mange kommuner). Dersom vi bruker konsulent er det mulig å søke på OU- midler til dekning av utgiftene ved bruk av disse. Det er viktig med informasjon og samlinger i forkant med ledere og tillitsvalgte og verneombud slik at alle er kjent med de 10 faktorene og planlegging /tilrettelegging for gjennomføring av undersøkelsen. It avdelingen må være support og bidra i det tekniske. Før undersøkelsen gjennomføres, må lederne gjøre et godt arbeid med å informere og legge til rette for gjennomføringen. Både tillitsvalgte og verneombud er viktige bidragsytere for å motivere til deltakelse. Etter undersøkelsen er det også behov for en samling med opplæring hvordan man tar i bruk resultatene i organisasjonsutviklingsarbeidet, og følger opp med tiltak. Personalavdelingen vil ha ansvaret for organiseringen av undersøkelsen.
Kostnader: Engangslisens kr 13.000. Årlig lisensutgifter kr. 22.000. Se følgende detaljerte tilbudsbrev fra Kommuneforlaget som beskriver produktets innhold og priser.
Tilbud på lisens for bedrekommune.no bedrekommune.no er portalen for kommuner som ønsker å kartlegge kvaliteten på kommunens tjenestetilbud, dvs. kunne: gjennomføre bruker-, innbygger- og medarbeiderundersøkelser ha dialog med egne innbyggere i forbindelse med tjenesteyting få bakgrunnsinformasjon for å kunne utarbeide kvalitets- og effektiviseringstiltak måle variablene som er avgjørende for å oppnå gode resultater, og jobbe målrettet med medarbeidernes motivasjon, engasjement og medarbeiderskap Kommunen kan sammenligne resultatene med seg selv og andre over tid for å kunne drive kontinuerlig forbedringsarbeid. Kommuneforlaget har siden 2003 utviklet og driftet bedrekommune.no. Verktøyet er utviklet for KS til bruk i Effektiviseringsnettverkene, og i samarbeid med kommuner og kompetente fagmiljøer. Løsningen har høy legitimitet i offentlig sektor. Respondenter kan svare elektronisk på nett via tildelt passord / svarlenke på e-post eller utfylling av skjema på papir. Det er i dag mer enn 300 kommuner som benytter www.bedrekommune.no Verktøyet gir: Politikerne mulighet til overordnet styring, og vurdere om utviklingen går i ønsket retning Rådmannen mulighet til å sammenlikne den enkelte virksomhets prestasjoner over tid, virksomhetenes prestasjoner i forhold til hverandre samt i forhold til andre kommuner Enhetsledere langt bedre kunnskap om hvordan deres brukere ser på kvaliteten på tjenestene som produseres, og hvordan de ansatte blir vurdert av brukerne Ansatte bedre grunnlag for egenutvikling og kommunikasjon med ledelsen Brukere mulighet til systematisk og regelmessig tilbakemelding hva de opplever som viktig og kvaliteten på tjenestene Rapporter I bedrekommune.no ligger det standardrapporter som kommunene kan benytte seg av. Kommunen kan ta ut resultatene av undersøkelsene på kommunenivå, tjenesteområde, for den enkelte enhet eller avdeling. Standard rapporter som er inkludert* Svarfordeling Gjennomsnittlig tilfredshet Sammenstillingsrapporter Rapport med kommentarer Excelrapport bokmål/nynorsk Export rådata Rapportmodul for å sette sammen egendefinerte rapporter *egne rapporter for 10-FAKTOR KS medarbeiderundersøkelse
Tilleggsspørsmål / egne undersøkelser En del kommuner har spesielle områder, egne prioriteringer eller organisatoriske endringer som de ønsker å kartlegge. Kommuneforlaget legger til rette for dette ved å opprette kommunens egne tilleggsspørsmål. Dersom det er tjenester kommunen har behov for å kartlegge, men som det ikke foreligger en standard undersøkelse for i bedrekommune.no bistår vi gjerne med tilrettelegging for dette. Sikker kommunikasjon Systemet har en særdeles høy sikkerhetsmekanisme. All kommunikasjon mellom respondent og database benytter samme sikkerhetsnivå som nettbankene benytter i sin kommunikasjon med sine kunder som betaler regninger over internett. Brukerstøtte Inkludert i prisen yter Kommuneforlaget brukerstøtte pr. telefon, e-post og online kommunikasjon via edialog24. Dette inkluderer konsultasjon for etablering / oppstart i system og veiledning ved igangsetting av undersøkelser. Verktøyet dekker følgende tjenesteområder:* Pleie og omsorg: dagsenter, hjemmetjeneste og institusjon (beboer og pårørende) Barnehage Barnevern: bruker og foresatte Ergoterapi- og fysioterapi Sosiale tjenester SFO Psykisk helse Byggesak 10-FAKTOR KS medarbeiderundersøkelse Helsestasjon Utviklingshemmede (bruker og brukerrepresentant) Innbygger Vann og avløp Bibliotek Kulturskole Interne tjenester Skolehelsetjeneste *Med forbehold om endringer.undersøkelsene kan gjennomføres én gang i året pr. enhet og det står lisenshaver fritt hvor mange av undersøkelsene som ønskes benyttet.
Lisenspriser Overordnet gjelder følgende retningslinjer for priser på KF-produkter: Produktene prises i forhold til kommunens innbyggertall Prisene som oppgis er årlig abonnement Abonnementet inkluderer fri brukerstøtte til kommunens superbrukere/administratorer Abonnementet inkluderer også all oppdatering av innhold og import av eksterne data som inngår i produktet samt service og vedlikehold av selve systemene. Implementeringskostnader (for de produktene dette gjelder) er på fast pris. Det er viktig at prisene er nøyaktige med hensyn til hva man faktisk får. Det er også en del av KFs etiske retningslinjer at vi skal gi forutsigbare kostnader for kommunene. Dvs. det skal ikke tilkomme uforutsette konsulenthonorarer og framtidige utvidelser vi kan ha oversikt over, skal kundene også få prissatt når man starter opp. Prisoversikt Produktbeskrivelse Bedrekommune.no årlig lisens Abonnement 22 000 Produktbeskrivelse Kurs bedrekommune.no Engangskost 13 000 Det betales en årlig forskuddsvis lisensavgift som gjelder for hvert kalenderår. Lisensavgiften følger av den til enhver tid gjeldende prisliste. Lisensen gjelder frem til utgangen av det kalenderår som lisensavtalen ble inngått. Avtalen fornyes automatisk for et nytt kalenderår så sant kommunen ikke sier opp sitt abonnement innen 1. oktober inneværende år. Lisens innebærer at kommunen betaler en fast pris i året, uavhengig av når kommunen gjennomfører undersøkelser. Tilleggstjenester Gjennomføringsperioden for tilleggsspørsmål og egne undersøkelser følger øvrige undersøkelser i portalen, det vil si 01.01.-31.12 hvert år. Kommunen må hvert år bestille tilleggsspørsmål / egne undersøkelser hos Kommuneforlaget dersom disse skal gjentas påfølgende år.
Tilleggsspørsmål til standardundersøkelsene: Sette opp tilleggsspørsmål (til og med 5 spørsmål) pr. undersøkelse. kr 8.500,- Pris per spørsmål utover 5, kr 500,-. Tilleggsspørsmål kan bestilles for standardiserte undersøkelser i bedrekommune.no Kurs: Pris inntil 8 deltagere kr. 13.000,- pr. dag. Se vedlagt kursplan. Reise og opphold kommer i tillegg. Egne undersøkelser: Sette opp egen undersøkelse (til og med 20 spørsmål) kr. 16.000,- Pris pr spørsmål utover 20 stk, kr 500,Med dette får man standard rapporter: Svarfordeling Gjennomsnittlig tilfredshet pr. spørsmål Gjennomsnittlig tilfredshet pr. dimensjon Excel-eksport rådata Utvikling av rapporter utover standard må vi gi tilbud på i hvert enkelt tilfelle. Pris avhenger av kompleksitet. Opsjoner Spørreskjemabygger: Ved å abonnere på spørreskjemabyggeren som er integrert i bedrekommune.no kan kommunen bygge og administrere sine egne undersøkelser og tilleggsspørsmål til standardundersøkelsene. Spørreskjemabyggeren er en abonnementsløsning hvor kommunen kan gjennomføre et ubegrenset antall undersøkelser per år i tillegg til ordinær lisens for bedrekommune.no. Produktbeskrivelse Spørreskjemabygger årlig lisenspris Abonnement På forespørsel Tilbudet er gyldig til 01. februar 2017. Alle priser i tilbudet er eks. mva. Eventuelle reiser og overnatting kommer i tillegg. Vi tar forbehold om prisendringer i henhold til konsumprisindeks. Vi håper Tana kommune velger å benytte bedrekommune og vi står med glede til disposisjon dersom dere ønsker ytterligere informasjon. Vennlig hilsen KommuneforlagetKathrineJørgenvåg,salgs-ogmarkedsansvarlig kathrine.jorgenvag@kommuneforlaget.no tlf. 24 13 28 47 / mob. 906 54 870
Vedlegg 1 Opplæring Kurs i bedrekommune.no Kursets varighet: 1 dag Kursplan Del 1 Kommuneadministrator - produksjonsbasen Målgruppe: Personer som skal ha det overordnede ansvaret for hele basen, alle undersøkelser. Dette er et administratorkurs hvor vi bestemmer de overordnede tingene, bygger struktur for alle undersøkelsene. Oftest personer i administrasjonen, personal samt hovedtillitsvalgte. Vi anbefaler at det er minst 3-4 stykker som blir kommuneadministrator. 1 Struktur Gjennomgang av strukturen basert på KOSTRA (legge inn enheter) 2 Oppgave: kommunen legger inn enheter 3 Legge inn brukere Roller Del 2 Brukere - Demobase Målgruppe: Ansatte som skal gjennomføre en eller flere undersøkelser. Kan være de samme som over, samt personer som får ansvaret med å gjennomføre undersøkelser for sitt område. Vi jobber i en demobase hvor vi gjennomfører og svarer på en eller flere undersøkelser, slik at vi får data til å se hvilke rapporter vi kan få ut av systemet. 4 Gjennomføre undersøkelser trinn for trinn 5 Bakgrunnsvariabler 6 Oppgave gjennomføring av undersøkelser (demobase) 7 Rapporter (gjennomgang av rapportene som ligger i systemet) 8 Rapportmodul sette sammen egendefinerte rapporter