Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 28/02/2011 SAK NR 009-2011 Virksomhetsrapportering pr 31.01.2011 Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.januar 2011 til etterretning. 2. Det utarbeides månedlige rapporteringer på handlingsplan IKT til styret som del av den ordinære virksomhetsrapporteringen i hvert styremøte... Skien 21. februar 2011 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon I januar var saksinngangen på ca 65700 saker, og det er iht. budsjett. Saksbehandlingskøen pr. 31. januar var ca. 33000 saker, dvs. at den totale restansen er redusert med ca. 18000 saker fra 31.12.10. Trenden er en ytterligere reduksjon i køen i februar. Det er et positivt budsjettavvik på ca.5,8 % i januar og det skyldes i hovedsak avvik knyttet til periodisering. Tilstedeværelsen i januar var på 92,6 % som er lavere enn målet på 95 %. Ca. 50 % av fraværet er langtidssykemeldinger grunnet forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Opplevd nedetid for programvaren NISSY har i januar vært svært høy og det er iverksatt en rekke tiltak og tett oppfølging mot leverandørene for å bedre stabiliteten. Det erfares at stabiliteten så langt har bedret seg første halvdel av februar. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Sammendrag er Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 18,70 Avvik mellom faktiske og budsjetterte kostnader 5,8 % Tilstedeværelse 92,6 % Opplevd oppetid IKT - PRO 97,6 % Opplevd oppetid IKT - NISSY 94,5 %
2.2. Aktivitet 2.2.1. Transaksjonstunge oppgaver Saksinngangen i januar ble 65700 saker og dette er i samsvar med budsjettert saksinngang Graf: Faktisk saksinngang mot budsjett 100 000 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 - - - - - - - - - - - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang Budsjettert saksinngang Produksjonen i driftsavdelingen i januar ble på 64400 saker, dvs. 2 % under budsjett. 2.3. Saksbehandlingstid Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 18,70 18,70 Tabell: Saksbehandlingstid pr. region 22 20 18,7 19,2 19,8 20,7 18 16 16 14 12 10 Totalt alle regioner Helse Sør Øst RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Helse Midt- Norge RHF Region Nasjonalt krav
Pr 31.01. var det nasjonalt ca 34000 saker i saksbehandlingskø, dvs en reduksjon på ca 18000 siden nyttår. Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester I januar er det levert 44,5 månedsverk saksbehandlingstjenester fordelt på 8 pasientreisekontorer. Dette har bidratt til en reduksjon i saksbehandlingskøen i januar. Det er pr. 31.januar bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 35,5 månedsverk fordelt på 5 kontorer for levering i februar. 2.4. Økonomirapportering 31.01 Avvik mellom faktiske og budsjetterte kostnader 5,8 % 5,8 % 2.4.1. Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr.31.januar i tusen kroner Regnskap Resultat Budsjett Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester 8 841 9 468-627 -6,6 % Driftsutgifter Produksjonskostnader 488 434-54 -12,4 % Innleie av personell 1 126 371-755 -203,5 % Lønnskostnader 2 016 2 655 639 24,1 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 575 839 264 31,5 % Andre personalkostnader 80 129 49 38,0 % Avskrivninger 186 236 50 21,2 % Trykkeritjenester 169 214 45 21,0 % Nissy, PRO og 05515 2 724 2 891 167 5,8 % Andre driftskostnader 1 582 1 729 147 8,5 % Sum driftskostnader 8 946 9 498 552 5,8 % Driftsresultat -105-30 -75 250 % Netto finansinntekter 105 30 75 250 % Resultat etter finansposter 0 0 0
Kommentarer til avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader negativt avvik på 53 : Det negative avviket skyldes at det ble produsert langt flere vedtak enn budsjettert som følge av stor saksinngang i desember, som igjen gir økte portokostnader. Personalkostnad positivt avvik på 125 : Positivt avvik skyldes vakante stillinger som ikke er besatt pr 31.1. Kostnader NISSY/PRO/05515 Det positive avviket skyldes lavere uttak av bistand til overtakelse av NISSY enn budsjettert. Andre driftskostnader positivt avvik på 147 : Avviket skyldes i stor grad periodisering av kostnader, som kommer senere enn budsjettert. 2.5. Tilstedeværelse Tilstedeværelse 92,6 % 92,6 % Tallene for januar er foreløpige tall. Ca. 50 % av sykefraværet gjelder langtidssykemeldte. Dette fraværet skyldes forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Tabell: Tilstedeværelse 100,00 % 98,00 % 96,00 % 94,00 % 92,00 % 90,00 % 88,00 % 86,00 % 84,00 % Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jan tilstedeværelse Mål tilstedeværelse 2011
2.7 Opplevd oppetid IKT PRO Opplevd oppetid IKT - PRO 97,6 % 97,6 % Oppetid programvaren PRO og opplevd oppetid, målt i tidsrommet kl. 07.00 20.00 Årsak og tiltak for nedetid i januar For januar skyldes all nedetid på totalt 392 minutter etter vurdering av Acando, nedetid utenfor programvaren PRO. Total nedetid som opplevd for bruker er altså 392 minutter i januar. NHN rapporterer totalt 322 minutter nedetid i januar for alle A og B-feil. Som det fremgår av tabellen over er det to feil (begge A-feil) med ukjent årsak. Det er iverksatt tiltak for får å finne årsaken til denne nedetiden ved å analysere logger fra tidspunktene (både internt hos driftsleverandør og av ekstern leverandør). Konkrete tiltak vil bli etablert etter at årsak til nedetiden er identifisert. Tiltak: NHN har iverksatt tiltak for å bedre stabilitet til Glassfish som tidligere har vært en gjenganger ved nedetiden. Disse tiltakene ser ut til å ha hatt ønsket effekt, og det er ikke rapportert om nedetid knyttet til Glassfish og minnekonfigurasjon i januar. Igangsatte og planlagte tiltak presentert i tidligere virksomhetsrapporter følges opp videre. Styret i Pasientreiser ANS har bedt Pasientreiser ANS om å utarbeide en handlingsplan innenfor IKT-området for blant annet å iverksette tiltak for å bedre oppetidssituasjonen for PRO. Handlingsplanen vil bli lagt frem for styret februar 2011. Konkrete punkt i handlingsplanen følges opp løpende. Systemeier vil følge opp Acando og NHN for å sikre gjennomføring og forpliktelse i henhold til plan.
2.8 Opplevd oppetid IKT NISSY Opplevd oppetid IKT - NISSY 94,5 % 94,5 % (Målt i tidsrommet 07.00 20.00 mandag til fredag) Totalt Måned Oppetid Minutter nede minutter jan.11 94,48 904 16380 Lørdager og søndager er ikke tatt med i rapporten, men driftsavtalen med NHN spesifiserer åpningstid også lørdager og søndager mellom 07.00 og 17.00. Som det ble varslet om i forrige rapport begynte januar med mange feilsituasjoner. Problemene vedvarte utover i måneden og har resultert i måned med store problemer med svært mange feilsituasjoner, som har ført til ustabilt system og utilgjengelighet for brukerne. Årsaken til problemene har ikke vært knyttet til én konkret årsak, men ulike feilkilder har resultert i problemene. Problemene har primært vært knyttet til følgende: Store tregheter som har blitt opplevd som et utilgjengelig system for brukerne Feil på auto-assign som har ført til at turer ikke har blitt vist i planlegging SUTI meldinger ikke har gått til transportører Tre mulige feilkilder har blitt identifisert i forbindelse med problemene: Brannmur Helsesjekk Hardvarefeil En utredning rundt disse feilkildene er oversendt administrerende direktør, Marit Kobro. Auto-assign De fleste av nedetidshendelsen har vært forårsaket av problemene med at auto-assign har stoppet. Ettersom årsaken ikke ble identifisert ble det iverksatt tiltak for å automatisk varsle om dette. Denne varslingen ble implementert og produksjonssatt i en haste-release i januar. Det ble i tillegg implementert funksjonalitet for å starte denne prosessen når den stoppet. Dette løste problemet som en midlertidig work-around. Tregheter NHN opplevde problemer på infrastruktur utenfor åpningstid hvor disse problemene ikke ble fulgt opp av NHN. Dette blir fulgt opp internt i NHN og Systemeier NISSY har bedt om en redegjørelse på disse hendelsene. Det har også vært store tregheter i systemet hvor bruker har opplevd systemet som nede. Dette har både vært forårsaket av feil på hardvare og muligens problemer med en brannmur. Det antas at problemer med utsendelse av bestillinger av turer over SUTI har sammenheng med de samme infrastrukturproblemene.
Dette er gjort Allerede etter første uken av måneden ble Locus og NHN bedt om å fokusere på å finne ut av problematikken rundt driftssituasjonen. Det resulterte dessverre ikke i noen bedring. I slutten av måneden ble det nedsatt en gruppe hos Locus, NHN og Pasientreiser ANS som hadde daglige møter hvor formålet var å komme frem til en aksjonsliste over mulige årsaker og feilretting av disse. Det ble jobbet parallelt med flere problemstillinger. Det ble iverksatt tiltak for å rette problemene med auto-assign som nevnt ovenfor og resultatet var svært positivt. Denne feilen var en stor årsak til nedetid i januar og den har nå ikke feilet siden 1.februar. NHN gjorde ytterligere endringer i sin infrastruktur blant annet på en brannmur. Etter disse endringene har det ikke vært registrert nedetid i NISSY. Dette gjøres videre Det er fortsatt knyttet usikkerhet til hva som er hovedårsaken til de store problemene, men det mye som tyder på at brannmurendringene har vært hovedårsaken til forbedringene. Det er nå gjennomført en midlertidig løsning på brannmuren. Denne vil ikke endres før NHN har utredet problematikken og konsekvenser. 2.9 Likviditet Likviditetssituasjonen er god. Tabell: Likviditetsregnskap vs budsjett. 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000-1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 IB Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Avviket mot budsjett skyldes feilperiodisering av utbetaling på kr.6,4 mill. Utbetalingen er gjort i februar og ikke i januar som budsjettert.