Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen 01.03.2015

Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen 01.03.2015

Prinsippskisse for EPS «I need your hug» på forsiden, baksiden og på vedleggene er tegnet av: Little Princess (Vivi) http://litttle-princess.deviantart.com 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 2 av 30

SAMMENDRAG Et evakuerte- og pårørendesenter (EPS) er et sted hvor kommunen og politiet kan ta i mot, registrere og følge opp, fortrinnsvis fysisk uskadde, evakuerte fra et skadested og eventuelt gjenforene de med sine pårørende. Pårørende og etterlatte som ikke blir gjenforent med sine egne fordi vedkommende har mistet, livet, er skadet eller savnet skal også få nødvendig krisehjelp ved EPS. Felles plan for evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen er utarbeidet for å kunne utnytte kommunenes og andre organisasjoners samlede ressurser på tvers og på en optimal måte ved hendelser i regionen. Planen skal være en felles plattform å jobbe ut fra for å nå målet om en best mulig ivaretagelse av evakuerte og pårørende. Videre skal planen bidra til å sikre et godt samvirke mellom nødetater, kommuner og andre organisasjoner i dette viktige arbeidet. Planen er forankret i alle de fem kommunestyrene i Gjøvikregionen og godkjent av politimesteren i Vestoppland politidistrikt. Politiet vurderer behovet og tar endelig beslutning om EPS skal opprettes. Beslutningen må tas i samarbeid med den kommunen hvor hendelsen har skjedd med hensyn på lokalisering, varighet, ansvars- og oppgavefordeling samt ressursbehov. Hendelseskommunen har det praktiske ansvaret for å opprette og drifte Evakuerte- og pårørendesenter. Selve driften gjennomføres i samarbeid med politiet. Hendelseskommunen og politiet sidestilles i det overordnede lederansvaret for drift av EPS. Planen omfatter følgende sentrale oppgaver: Vurdere om EPS skal opprettes og dersom vurderingen tilsier det: Beslutte å opprette EPS Varsle organisasjoner og personell som skal drifte EPS Organisere og lede arbeidet ved EPS Ta imot og registrere evakuerte og pårørende Gjenforene evakuerte med sine pårørende Avklare behov for- og siden sørge for hensiktsmessig psykososial støtte og omsorg til de evakuerte og de pårørende Sørge for nødvendig forpleining og ivareta evt. behov for overnatting Gi nødvendig informasjon til de evakuerte og de pårørende (og evt. andre) Sørge for nødvendig vakthold og sikring av EPS ved behov Ivareta administrative oppgaver, samt avvikling, etterarbeid og dokumentasjon 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 3 av 30

Innhold 1. Bakgrunn og hensikt, mål... 6 1.1. Bakgrunn... 6 1.2. Hensikt, mål... 6 2. Forankring, ansvar... 6 2.1. Forankring... 7 2.2. Ansvar... 7 3. Evakuerte- og pårørende senter (EPS)... 7 3.1. Opprettelse av EPS, vurderingskriterier... 8 3.2. Beslutning om opprettelse av EPS... 8 3.3. Varsling, varslingsrutiner... 9 3.4. Organisering av EPS... 10 4. EPS, drift, ansvar, bemanning og oppgaver... 11 4.1. Overordnet ledelse, leder EPS... 11 4.2. Enhetsledere... 13 4.3. Evakuertesenter og pårørendesenter (ansvar; kommunen)... 13 4.4. Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet)... 15 4.5. Enhet for informasjon (ansvar; politiet)... 16 4.6. Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet)... 16 5. Støttefunksjoner... 17 6. Nedtrapping og avvikling av EPS... 18 7. Rapportering, dokumentasjon... 18 8. Ressurser; personell, utstyr og materiell... 19 9. Informasjon og kommunikasjon; strategi og plan... 19 10. Pårørendetelefon (Politiet)... 19 11. Registrering på sykehusene (Politiet)... 20 12. Økonomiske forhold... 20 12.1. Økonomisk ansvar... 20 12.2. Rutiner for rekvirering... 20 12.3. Regnskap, oppgjør, revisjon... 20 13. Juridiske forhold... 21 13.1. Arbeidsgiveransvar... 21 13.2. Forsikringsansvar... 21 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 4 av 30

14. Definisjoner og begrepsforståelse, forkortelser... 21 14.1. Definisjoner og begrepsforståelse... 21 14.2. Forkortelser... 25 15. Vedlegg... 25 15.1. Vedlegg 1 Varslingsplan... 25 15.2. Vedlegg 2 - Ressurslister... 26 15.3. Vedlegg 3 Informasjonsplan, kommunikasjon... 26 15.4. Vedlegg 4 - Tiltakskort... 26 15.5. Vedlegg 5 - Skjemaer... 27 16. Fordelingsliste... 28 17. Revisjoner og oppdateringer, rettelser og endringer..29 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 5 av 30

1. Bakgrunn og hensikt, mål 1.1. Bakgrunn Felles plan for evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen (heretter kalt Felles plan for EPS) er utarbeidet for å kunne utnytte kommunenes og andre organisasjoners samlede ressurser på tvers på en optimal måte ved større hendelser og katastrofer i regionen. Planen utgjør en felles plattform for kommuner, politiet og andre organisasjoner å jobbe ut fra ved en aktuell hendelse. 1.2. Hensikt, mål Hensikten med Felles plan for EPS er å sikre en best mulig ivaretagelse av evakuerte og pårørende ved større hendelser i Gjøvikregionen. Den kan også iverksettes ved tilsvarende hendelser i inn- og utland som berører et større antall pårørende i regionen. Sentrale mål med planen er å sikre: Mottak, registrering og oversikt over evakuerte og pårørende Gjenforening av de evakuerte med sine pårørende At vurdering av- og behov for relevant psykosisal støtte og omsorg blir gjennomført Nødvendig formidling av informasjon At videre oppfølging av de evakuerte og deres pårørende blir ivaretatt Planen skal sikre et godt samvirke mellom nødetater, kommuner og andre organisasjoner. 2. Forankring, ansvar Bestemmelser knyttet til etablering og drift av EPS finnes i: Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4. Beredskapsplan og 5. Samarbeid mellom kommuner Lov om politiet (Politiloven) 27. Ulykkes- og katastrofesituasjoner Politiets beredskapssystem del 1, kap. 11 Evakuerte og pårørende Veileder for psykososiale tiltak ved kriser, ulykker og katastrofer, del 4 Psykososiale kriseteam (utgitt av Helsedirektoratet i august 2011) 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 6 av 30

2.1. Forankring Felles plan for EPS er utarbeidet gjennom det tverrfaglige prosjektet Psykososiale tiltak etter kriser og katastrofer i Gjøvikregionen i samarbeid med bidragsyter Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS Øst). Prosjekteiere er de fem kommunene i Gjøvikregionen (v/rådmennene), Sykehuset Innlandet (v/divisjonsdirektør Prehospitale tjenester) og Vestoppland politidistrikt (v/stabssjef Felles operativ enhet). Planen er forankret i alle de fem kommunestyrene i Gjøvikregionen og forplikter kommunene til å samarbeide om håndtering av hendelser hvor et større antall mennesker må tas vare på. Forpliktelsen forutsetter videre et nært samarbeid med politiet og andre organisasjoner. Planen er godkjent av politimesteren i Vestoppland politidistrikt som også har fastslått at planen skal anvendes ved større hendelser og i et nært samarbeid med kommunene og andre organisasjoner. 2.2. Ansvar Det er politiet som gjør vurderinger og tar endelig beslutning om Evakuerte- og pårørendesenter (heretter kalt EPS) skal opprettes (se kap. 3.2.). Beslutningen tas i samarbeid med kommunen hvor hendelsen har skjedd (hendelseskommunen). Varighet, ansvars- og oppgavefordeling samt ressursbehov må avklares. Ansvaret for å opprette og drifte EPS ligger hos hendelseskommunen. Etableringen iverksettes etter henvendelse fra politiet og drift gjennomføres i samarbeid med politiet (se kap. 4). Hendelseskommunen og politiet sidestilles i det overordnede lederansvaret for drift. Fordeling av ansvar og oppgaver må være klart og tydelig definert og beskrevet (se kap. 4.1.). Se ellers organisasjonskart i kap. 3.4. 3. Evakuerte- og pårørende senter (EPS) EPS er et egnet sted (bygning, lokale, område) hvor kommunen og politiet kan ta i mot, registrere og følge opp, fortrinnsvis fysisk uskadde, evakuerte fra et skadested og dets omgivelser i forbindelse med en hendelse. Ved EPS skal de evakuerte og deres pårørende kunne få nødvendige helsetjenester, psykososial omsorg og støtte, samt forpleining. Videre er EPS et sted hvor de evakuerte og deres pårørende kan gjenforenes. Pårørende og etterlatte som ikke blir gjenforent med sine egne fordi vedkommende har mistet livet, er skadet eller savnet skal også få nødvendig krisehjelp ved EPS. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 7 av 30

3.1. Opprettelse av EPS, vurderingskriterier Kriterier som kan legges til grunn for vurderingen av om EPS skal opprettes, i hvilket omfang og med hvilke ressurser: Hva har skjedd Hvor har det skjedd Det fysiske og geografiske omfanget av selve hendelsen Hvem er rammet (alder, nasjonalitet, språk, geografisk hjemhørighet, etnisitet, religiøs tilhørighet) Hvor mange er rammet (antall døde, skadde, fysisk uskadde, savnede) Hvor mange potensielle pårørende (til de rammede) Hvor mange potensielt evakuerte (og potensielt pårørende til de evakuerte) Hvor kommer de pårørende fra, hvordan forventes de å komme, og når Forventet varighet på krisen og behov for EPS Forventede ressursbehov ved EPS 3.2. Beslutning om opprettelse av EPS Beslutning om opprettelse av EPS tas normalt av politiet på skadestedet, i samråd med politimesterens stab. Når slik beslutning er tatt, må politiet umiddelbart samordne den videre prosessen med hendelseskommunen. Når beslutning om opprettelse av EPS er tatt, må følgende avgjøres: Hvor skal EPS opprettes, valg av lokalisering Når kan det opprettes / påbegynnes Hvilke ressurser og hvor store ressurser, må på plass før det er operativt Når må EPS være i operativ drift Ved etablering av EPS må det avgjøres hvilke enheter som skal opprettes. Følgende enheter samlokaliseres normalt, dvs. i samme bygning eller i umiddelbar nærhet av hverandre: Enhet for mottak og registrering Evakuertesenter Pårørendesenter I tillegg må følgende vurderes opprettet som egne enheter ved EPS: Enhet for informasjon Enhet for vakthold og sikring 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 8 av 30

Følgende enheter ivaretas av politiet og sykehusene selv: Pårørendetelefon Registrering ved sykehus Ved hendelser av mindre omfang og/eller kortere varighet, eller som fortrinnsvis rammer én kommune, bør EPS kunne etableres i den aktuelle kommunen. Ved hendelser av større omfang, geografisk og/eller i forhold til antall berørte, etableres Regionalt EPS på Quality Hotel Strand, Gjøvik. Etablering av Regionalt EPS skjer i samsvar med inngått avtale om bruk av lokaler for slik etablering. Avtalen kan benyttes av den enkelte hendelseskommune i Gjøvikregionen på lik linje med politiet. 3.3. Varsling, varslingsrutiner Når beslutning om å opprette EPS er tatt, må følgende varsles: Hendelseskommunen ved kommunens kriseleder/rådmann eller ordfører Psykososialt kriseteam v/leder Politiet (er normalt allerede varslet og operative) Stedet hvor EPS skal lokaliseres, fortrinnsvis ved ansvarlig driver/virksomhet Evt. andre organisasjoner De ovennevnte organisasjonene skal selv ivareta og sørge for varsling videre internt i egen organisasjon. Ved varsling må de som varsles orienteres om følgende: Hvor EPS opprettes Når må EPS være i operativ drift (må avklares med kommunen og driver av lokalene) Når forventes de første evakuerte og pårørende å ankomme Hvor mange evakuerte og pårørende forventes å komme til EPS, samt tidsrom Hvilke ressursbehov kan en forvente å få Om mulig, en vurdering på forventet varighet på drift av EPS Se vedlegg 1. Varslingsplan med tilhørende varslingslister 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 9 av 30

3.4. Organisering av EPS Organisasjonen under viser Evakuerte og pårørendesenterets plass i forhold til politiets og kommunens organisering ved krisehåndtering. Ledere for EPS rapporterer til hhv kommunens kriseledelse og politimesterens operative stab, ved Etterretning (P2). Bemanningen som går inn i organisasjonen (den grønne delen), benevnes EPS-team. De psykososiale kriseteamene utgjør en viktig del av EPS-teamet. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 10 av 30

4. EPS, drift, ansvar, bemanning og oppgaver EPS organiseres og bemannes etter størrelse og omfang på hendelsen. Det må tas hensyn til hvor lenge en forventer at EPS må være i operativ drift, bl.a. med tanke på utskifting av personell (utholdenhet). Et EPS vil være et sted med mange mennesker som kan ha vært utsatt for potensielt traumatiserende opplevelser. Tilsvarende vil det kunne komme mange pårørende. Alt personell må ha grunnleggende kompetanse om psykologisk førstehjelp, ha tilstrekkelig stresstoleranse i kaotiske og uoversiktlige situasjoner og være løsningsorienterte. Kommunene og politiet må på forhånd velge personlig egnet personell til lederroller og andre oppgaver og sikre at de har tilstrekkelig kunnskap og trening. Kurs for etablering og drift av EPS anbefales. I en krise- eller ulykkessituasjon vil politiet vanligvis ha mange presserende oppgaver som må gis prioritet. Bemanning av EPS kan derfor komme litt lenger ned på prioriteringslista i den akutte fasen. Kommunene må være forberedt på å bistå med noen av politiets oppgaver så langt det lar seg gjøre. Det vil spesielt kunne gjelde oppgaver knyttet til registrering og informasjon. 4.1. Overordnet ledelse, leder EPS Bemanning: Hendelseskommunens kriseledelse og politiet må utnevne sine respektive ansvarlige ledere for EPS (Leder EPS-K og Leder EPS-P). De utnevnte lederne bør fortrinnsvis være løsningsorienterte og beslutningsdyktige personer med lederkompetanse. Ansvar: Ansvaret for EPS deles mellom hendelseskommunen og politiet (sidestilles). Ansvaret for gjennomføring av de forskjellige oppgavene som er lagt til de forskjellige enhetene ved EPS, fordeles mellom kommunen og politiet. De enkelte enhetene ved EPS skal fortrinnsvis ledes av personell (Enhetsledere) som representerer den ansvarlige organisasjonen (kommunen eller politiet) for gjennomføring av enhetens tillagte oppgaver. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 11 av 30

Leder EPS-K har ansvar for: Ledelse, bemanning og drift av enheten for evakuerte (evakuertesenter) Ledelse, bemanning og drift av enheten for pårørende (pårørendesenter) Psykososiale kriseteam (som bemanner de to ovennevnte enhetene) Øvrig personell som rekvireres og knyttes til EPS (herunder forpleining) Kontakt med ansvarlig personell for lokaler Leder EPS-K rapporterer til den kommunale kriseledelsen i hendelseskommunen. Leder EPS-P har ansvar for: Ledelse, bemanning og drift av enheten for mottak og registrering Ledelse, bemanning og drift av enheten for informasjon Ledelse, bemanning og drift av enheten for vakthold og sikring Øvrig personell som rekvireres og knyttes til EPS Kontakt med eier/driver av lokaler som er rekvirert av politiet (ikke kommunale) Leder EPS-P rapporterer til politimesterens stab, ved enheten for etterretning (P2). Hovedoppgaver: Overordnet ledelse skal organisere og drifte EPS, sørge for nødvendig enhetsledelse og bemanning slik at alle nødvendige oppgaver blir ivaretatt. Videre skal ledelsen sørge for nødvendig personell i stab knyttet til administrative oppgaver, lokaler (eier, virksomhet), samt evt. disponering av personell fra andre organisasjoner. Se vedlegg 4.1. Tiltakskort for Leder EPS-K (kommunen) Se vedlegg 4.2. Tiltakskort for Leder EPS-P (politiet) Se vedlegg 2. Ressurslister Se vedlegg 3. Informasjonsplan 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 12 av 30

4.2. Enhetsledere De definerte enhetene framgår av organisasjonskartet i kap. 3.4. Bemanning: Hver enhet bør ha en egen leder med ansvar for personell og drift: Evakuertesenter (ansvar; kommunen) Pårørendesenter (ansvar; kommunen) Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet) Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet) Enhet for informasjon (ansvar; politiet) Dersom omfanget ikke er for stort, kan to (eller flere) enheter ledes av en og samme person. Ansvar: Politiet har ansvar for oppgaver knyttet til mottak og registrering, vakthold og informasjon, jfr. PBS 1. Disse enhetene ledes derfor av politiet. Personell fra kommunen og andre organisasjoner kan imidlertid knyttes til enhetene for gjennomføring av konkrete oppgaver. Kommunen har ansvar for å ivareta de evakuerte og pårørende etter mottak og registrering. Disse enhetene ledes derfor av kommunen. Enhetene bør ledes av personell med lederkompetanse. Personell fra de psykososiale kriseteamene bør ikke settes til slik ledelse eller andre administrative oppgaver, da dette personellet skal prioritere de evakuerte og pårørende. Hovedoppgaver: Enhetslederne skal koordinere og samordne driften av sin respektive enheter i samråd med de Ansvarlige lederne for EPS. Enhetslederne skal videre vurdere og ivareta ressursbehov ved sine enheter. Enhetslederne rapporterer til Leder EPS. Se vedlegg 4.3-4.8. Tiltakskort for enhetene og de respektive enhetsledere Se vedlegg 2. Ressurslister 4.3. Evakuertesenter og pårørendesenter (ansvar; kommunen) Evakuertesenter er et sted hvor en tar i mot og registrerer de rammede og fysisk uskadde fra et skadested (hendelsen). Tiltaket kan også omfatte de blir indirekte berørt i nærområdet, f.eks. innenfor en etablert sikkerhetssone. Pårørendesenter er et tilsvarende sted, helst lokalisert i samme bygning, men adskilt og med egen inngang, hvor en tar i mot og registrerer de pårørende og hvem de er pårørende til. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 13 av 30

Pårørende innbefatter hele den kretsen av nærstående personer som kan være direkte berørt av en krise, ulykke eller katastrofe, dvs. ektefelle/samboere/partner/kjærester, barn, foreldre, søsken og besteforeldre. EPS bør i tillegg ha en gjenforeningssone samt rom som kan benyttes ved behov for skjerming. Evakuertesenteret og pårørendesenteret bør, ideelt sett, organiseres slik at de evakuerte kan bevege seg fritt over i gjenforeningssonen og pårørendesenteret for raskest mulig gjenforening med sine. De pårørende bør imidlertid ikke fritt kunne bevege seg over til evakuertesenteret, av hensyn til evakuerte med skjermingsbehov. Etterlatte, dvs. pårørende som har mistet noen av sine, har gjerne andre behov for hjelp og oppfølging enn de øvrige pårørende, og bør derfor samles og skjermes separat. Det samme vil kunne gjelde for pårørende som ikke vet status på sine dvs. savnede. Bemanning: Enhetene driftes og bemannes i stor grad likt, dvs. personellet som skal ta seg av de evakuerte og de pårørende må bemanne begge enhetene. Samordning og ressursbehov må vurderes fortløpende. Enhetene bemannes med medlemmer av kommunenes psykososiale kriseteam (heretter benevnt kriseteam). De skal primært avklare behov for- og siden sørge for hensiktsmessig psykososial støtte og omsorg til de evakuerte og de pårørende. Hvis det er flere kriseteam involvert med flere egne ledere til stede, velges en av dem som koordinator og bindeledd til enhetsleder og leder EPS-K. Hvor stor bemanning som kreves, må vurderes ut fra det forventede antall evakuerte og pårørende som vil komme til EPS. Kriseteamenes ledere må vurdere bemanningsbehovet i samråd med enhetslederne. Kriseteamet kan suppleres med annet personell (kommune, sykehus, frivillige organisasjoner som Røde Kors og Norsk Folkehjelp). Øvrig bemanning knyttet til forpleining, administrasjon og andre oppgaver ivaretas av enhetslederne i samråd med lederne for EPS. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 14 av 30

Hovedoppgaver: Kriseteamene skal møte og ta vare på de evakuerte og deres pårørende, gi psykososial støtte og omsorg samt bistå med gjenforening. Teamene rapporterer til lederne for de respektive enhetene. Se vedlegg 4.3. Tiltakskort for enhet Evakuertesenter Se vedlegg 4.4. Tiltakskort for enhet Pårørendesenter Se vedlegg 4.5. Tiltakskort for Psykososialt Kriseteam Se vedlegg 2. Ressurslister 4.4. Enhet for mottak og registrering (ansvar; politiet) Bemanning: Personell for mottak av hhv. de evakuerte og de pårørende ved deres ankomst Personell for fysisk registrering og merking av hhv. de evakuerte og de pårørende (minst to personer må komme fra politiet hvis delt mottak, ellers minst en person) Hovedoppgaver: Enheten skal ta i mot de evakuerte og de pårørende ved ankomst og sørge for at de blir registrert og merket, og slik bidra til å sikre best mulig oversikt og status på alle som er involvert i hendelsen. Mottak og registrering bidra til raskest mulig gjenforening av evakuerte og pårørende. Personellet rapporterer til sin enhetsleder. Se vedlegg 4.6. Tiltakskort for enhet - mottak og registrering Se vedlegg 2. Ressurslister Se vedlegg 5.1. - 5.3. Skjemaer 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 15 av 30

4.5. Enhet for informasjon (ansvar; politiet) Bemanning: Personell til å produsere og formidle (muntlig, skriftlig) informasjon, internt ved EPS (og evt. eksternt) Personell til å bidra med at politiets og kommunens egne IKT-systemer på stedet fungerer (må minst være tilgjengelig pr. telefon) Hovedoppgaver: Enheten skal bidra med utarbeidelse og formidling av informasjon til de evakuerte og de pårørende. Videre skal enheten bidra med utarbeidelse og formidling av informasjon eksternt, bl.a. til mediene. Ekstern informasjon og kommunikasjon skal skje via stedlige ledere ved EPS (og videre via kommunens kriseledelse og politimesterens stab). Personellet rapporterer til sin enhetsleder. Se vedlegg 3. Plan for informasjon ved EPS Se vedlegg 4.7. Tiltakskort for enhet - informasjon Se vedlegg 2. Ressurslister 4.6. Enhet for vakthold og sikring (ansvar; politiet) Bemanning: Personell til å gjennomføre vakthold Personell til å gjennomføre sikringsoppdrag Hovedoppgaver: EPS skal skjermes mot media og publikum ved kontinuerlig vakthold. Vaktholdet organiseres og dimensjoneres på grunnlag av en risikovurdering knyttet til sikkerheten ved EPS. Personellet rapporterer til sin enhetsleder. Se vedlegg 4.8. Tiltakskort for enhet - vakthold og sikring Se vedlegg 2. Ressurslister 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 16 av 30

5. Støttefunksjoner Som støttefunksjoner regnes: Gjennomføring av administrative oppgaver, herunder o Loggføring o Telefonvakt o Føre regnskap Personell fra andre organisasjoner, herunder o Sivilforsvaret o Røde Kors o Norske Kvinners Sanitetsforening o Personell fra sykehus o Kripos o Tolketjenester o Representanter fra tros- og livssynssamfunn o Annet personell som Kriseteamene ikke er oppsatt med Eier og/eller driver av lokalene hvor EPS er etablert o Klargjøring og forberedelser før etablering og mottak o Forpleining og innkvartering o Intern infrastruktur, herunder IKT o Inventar og utstyr som kan disponeres Representant for involvert foretak/virksomhet o Tilgjengelig for Ledere EPS, primært politiets leder Det er ledernes ansvar at de administrative oppgavene ivaretas, men den praktiske gjennomføringen kan være nødvendig å legge til en støttefunksjon. Personell fra andre organisasjoner rekvireres og kan disponeres til forskjellige oppgaver etter behov. Personellet rapporterer til den enkelte enhetsleder (eller til leder Kriseteam) når vedkommende er disponert, ellers til leder i egen organisasjon. Eier og/eller driver av lokalene må ha en representant som kan stilles til disposisjon for lederne av EPS. Dette for nødvendige praktiske forhold og oppgaver knyttet til lokalene kan ivaretas og gjennomføres, herunder forpleining og innkvartering. Representant for involvert foretak/virksomhet knyttet til selve hendelsen/ulykken er ikke en del av EPS-teamet, men må være tilgjengelig, minst pr. telefon i forhold til informasjon om ulykken og hva selskapet kan bidra med. Dette mht. koordinering, kommunikasjon og informasjon i samspill med politiet. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 17 av 30

6. Nedtrapping og avvikling av EPS Senteret avvikles etter ordre fra politiets stab når alle evakuerte og pårørende er tilstrekkelig ivaretatt og videre tatt hånd om. Nedtrapping og avvikling omfatter: Gradvis reduksjon i bemanning og nedrigging av utstyr, mv., tilpasset reduserte behov Formell avslutning av driften ved EPS Organisere og gjennomføre en eller flere avlastningssamtaler med tilstedeværende personell Gjennomføre en enkel evaluering i form av formidling og deling av umiddelbare tanker og reaksjoner knyttet til gjennomføringen (ikke omfattende eller langvarig) Det legges til rette for videre oppfølging av involvert personell både ved å samles for en grundigere gjennomgang i gruppe (erfaringsmøte). Individuell oppfølging sikres for de som trenger det, gjerne i løpet av den første uken etter hendelsen. Evaluering fra involvert personell/involverte organisasjoner som ikke deltar i erfaringsmøte innhentes. Se vedlegg 4.9. Tiltakskort for nedtrapping og avvikling av EPS. 7. Rapportering, dokumentasjon Nødvendig, og koordinert, rapportering og dokumentasjon knyttet til hendelsen og gjennomføringen må ivaretas, slik at nødvendig kontrollerbarhet (notoritet) sikres. Ansvaret for dette ligger på Ledere EPS Rapportering og dokumentasjon omfatter: Rapporter til politiet, hendelseskommunen, Fylkesmannen, m.fl. Ta vare på, evt. registrere elektronisk, og arkivere alle lister, skjemaer. m.v. Dokumentere gjennomføringen (logg, økonomi, regnskap, m.v.) Revidere planverket «Lesson Learned» Se vedlegg 4.10. Tiltakskort for rapportering og dokumentasjon. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 18 av 30

8. Ressurser; personell, utstyr og materiell Ressurser som er nødvendig for å etablere og drifte EPS er satt opp i egne ressurslister som følger som vedlegg til planen. Ressurslistene omfatter: Personell Lokaler (rom og kapasitetsbehov) Infrastruktur og fasiliteter (knyttet til lokalene) Utstyr Prinsippskisse for fysisk organisering av EPS Tilpasning (nivellering) av ressursbehovene skjer med utgangspunkt i hendelsens omfang. Ressursbehovene må tilpasses det forventede antall evakuerte og tilsvarende forventede antall pårørende. Videre er forventet varighet på drift av EPS med og bestemmer behovene. Utholdenheten på ressursene, spesielt personellet, er derfor en viktig faktor å ta med i vurderingene av behov. Alle ressurslister finnes i Vedlegg 2. 9. Informasjon og kommunikasjon; strategi og plan Kommunene og politiet forutsettes å ha innarbeidet nødvendige planer for informasjon og kommunikasjon i sitt beredskapsplanverk. Noen føringer knyttet til EPS gis likevel, herunder: Informasjon oppover i linjen, dvs. til kommunens kriseledelse og til politimesterens stab Informasjon internt i EPS-organisasjonen (EPS-teamet) Informasjon til de evakuerte og pårørende Informasjon utad til mediene (fortrinnsvis via kommunens kriseledelse og/eller politimesterens stab) Se egen informasjonsplan i vedlegg 3. 10. Pårørendetelefon (Politiet) Pårørendetelefon opprettes og driftes av politiet i egen regi uavhengig av EPS. Pårørendetelefon skal sikre at pårørende får tilgang til informasjon om hendelsen og de evakuerte, samtidig som den skal sikre at politiet får informasjon. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 19 av 30

11. Registrering på sykehusene (Politiet) Registrering av personer som kommer til sykehusene (uskadde, skadde, savnede, omkomne og pårørende) gjennomføres av politiet selv i samarbeid med det enkelte sykehus. Evakuerte og pårørende som ikke har behov for sykehusenes tjenester, kan henvises til EPS for å bli ivaretatt der. Opplysninger om hvem som er registrert på sykehusene må formidles til EPS slik at pårørende som evt. har møtt fram her, kan få nødvendig informasjon. 12. Økonomiske forhold 12.1. Økonomisk ansvar Alt personell lønnes av sine respektive arbeidsgivere i samsvar med de avtaler den enkelte arbeidsgiver og arbeidstager måtte ha seg imellom. Dersom personell må fratre sin stilling hos annen arbeidsgiver for å delta i samsvar med denne planen, og krever kompensasjon for dette pga. tap av inntekt (lønn), må dette avklares og avtales med rekvirent, dvs. hendelseskommunen eller politiet. Dette kan være aktuelt i forbindelse med bistand fra frivillige organisasjoner, lag og foreninger. Kostnader knyttet til bruk av lokaler, utstyr, materiell, mv. dekkes av rekvirent. Det samme gjelder kostnader knyttet til bevertning (mat og drikke) og overnatting. Rekvirent her vil fortrinnsvis være hendelseskommunen. 12.2. Rutiner for rekvirering Prinsipp: Den som foretar en rekvirering dekker kostnadene. Kommunen og politiet må føre en dialog angående rekvirering. All rekvirering skal skje enten gjennom, eller etter godkjenning av kriseledelsen i hendelseskommunen eller politimesterens stab. Unntak: Kommunene, nødetatene og andre offentlige (beredskaps)organisasjoner dekker kostnadene for sine egne ressurser, uavhengig av hvem som er rekvirent (selvkost). Andre, private aktører og (frivillige) organisasjoner får dekket sine kostnader av rekvirent. Dersom en organisasjon selv foretar en rekvirering uten klarering fra hendelseskommunen eller politiet, kan rekvirenten ikke påregne å få dekket de påløpte kostnader. 12.3. Regnskap, oppgjør, revisjon Kostnader som påløper i forbindelse med gjennomføring av denne planen må registreres og føres slik at en sikrer nødvendig oversikt og at det klart framgår hvem som skal bære den enkelte kostnad i ettertid (regnskap). Hendelseskommunen og politiet forutsettes selv å sørge for å føre sine egne regnskap. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 20 av 30

Dersom faktura skal sendes, må rekvirent (jfr. kap. 12.2.) oppgi korrekt fakturaadresse samt evt. referanse/rekvisisjonsnr. Direkte utlegg (kontant betaling) må unngås så langt det er mulig. Ved direkte utlegg må gyldig kvittering innhentes på betalingstidspunktet og leveres/sendes til den organisasjonen som er økonomisk ansvarlig for utlegget og for refusjon. 13. Juridiske forhold 13.1. Arbeidsgiveransvar Alle offentlige organisasjoner, herunder nødetatene og andre beredskapsorganisasjoner har arbeidsgiveransvar for avgitt personell i forbindelse med deltagelse og arbeid i samsvar med denne planen. Personell som rekvireres (av politiet eller hendelseskommunen), skal ivaretas på linje med øvrige ansatte i kommunen eller politiet avhengig av hvilket ansvarsområde vedkommende sorterer under. 13.2. Forsikringsansvar Alte personell skal være forsikret gjennom sin arbeidsgiver, eller den organisasjonen (politiet eller kommunen) som ivaretar arbeidsgiveransvaret i forbindelse med deltagelse og arbeid i samsvar med denne planen. Dette gjelder også for kommunalt ansatt personell som kommer fra en annen kommune enn hendelseskommunen. Ved bruk av kommunale fysiske ressurser (bygninger, lokaler og andre fasiliteter), er eierkommunen selv forsikringsansvarlig, uavhengig av hvilken kommune det er som benytter vedkommende ressurser. Ved rekvirering og bruk av private ressurser (bygninger, lokaler og andre fasiliteter) (jfr. kap. 12.2.), skal økonomisk ansvar ivaretas av det offentlige (fortrinnsvis Staten) slik at ressurseieren ikke blir skadelidende ved et. evt. forsikringsoppgjør pga. tap, skade eller lignende knyttet til bruken i samsvar med denne planen. 14. Definisjoner og begrepsforståelse, forkortelser 14.1. Definisjoner og begrepsforståelse Avlastningssamtale: En avlastningssamtale er et kort møte med de involverte før en forlater hverandre etter innsats. Målet er å skape oversikt og sammenheng i innsatsen og understøtte mestring. Tekniske temaer knyttet til innsatsen kan berøres (kort, enkel evaluering). 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 21 av 30

EPS-team: Samlebetegnelse for alt personell som fysisk er tilknyttet evakuerte- og pårørendesenteret og gjennomfører oppgaver her, jfr. denne planens figur i kap. 3.4 (grønn del). Alle kommunene og politiet må i sitt beredskapsplanverk på forhånd ha definert hvem som skal inngå i EPS-teamet og delta i arbeidet ved EPS. Erfaringsmøte: En grundig gjennomgang av hendelsen. Målet er å tilrettelegge for gjensidig støtte i gruppa, gi råd til mestring, fange opp de som trenger individuell oppfølging. En detaljert læringsmessig gjennomgang av hendelsen gjøres med tanke på eventuelt behov for revisjon/justering av prosedyrer/planverk. Etterlatte: Personer som har mistet en nærstående gjennom en krise- eller katastrofehendelse. Begrepet etterlatt har tidligere hovedsakelig vært brukt om nærmeste (biologiske) familie: barn, foreldre, ektefelle/partner, søsken, og besteforeldre. I dag er etterlatte-begrepet nyansert og utvidet til å ha omsorgsfokus på en videre krets; f.eks. venner, bestevenner, kjærester, klassekamerater og arbeidskolleger fordi de opplever å ha nære bånd til den som er død. I denne planen brukes primært begrepet pårørende, som også omfatter også de etterlatte. Evakuerte: Personer som er forflyttet bort fra et skadested eller skadestedets nære omgivelser, enten som en følge av at de selv er direkte rammet/skadelidte eller at de er indirekte rammet pga. fare for eskalering av hendelsen, etablering av sikkerhetssoner, m.v. Se også «Skadelidte». Evakuerte og pårørendesenter (EPS): Et EPS er et fysisk oppmøtested for pårørende og fysisk uskadde evakuerte som har behov for hjelp, omsorg, informasjon og samtaletjenester, jf. PBS I. EPS vil også være et sted for gjenforening. Evakuertesenter er et oppholdssted for fysisk uskadde personer som har vært involvert i en hendelse og som har behov for hjelp, for eksempel med gjenforening med pårørende, samtaletjenester og omsorg. Pårørendesenter er et oppholdssted for pårørende som har behov for hjelp, omsorg, informasjon og samtaletjenester. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 22 av 30

Hendelse: Hendelse som avviker fra det normale, og som har medført eller kan medføre tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Kilde: PBS 1 Her brukes begrepet hendelse som en samlebetegnelse for en krise, ulykke eller katastrofe som medfører et behov for etablering og drift av EPS. Hendelseskommune: Den kommunen (eller de kommunene) hvor hendelsen har skjedd. Katastrofe: Med en katastrofe menes en uventet og potensielt traumatiserende hendelse der mange personer rammes samtidig og der antall rammede personer med hjelpebehov langt overskrider de tilgjengelige ressursene som finnes i nærområdet av katastrofen. Her inngår f.eks. transportulykker, storbranner, industriulykker, flom, og ras. Kommunens kriseledelse: Kommunens kriseledelse består normalt av en gruppe personer, vanligvis kommunale ledere med rådmann (evt. ordfører) i spissen (kriseleder) som har som oppgave å lede og håndtere en hendelse i egen kommune. Sammensetning og organisering av kommunens kriseledelse skal som hovedregel følge Ansvarsprinsippet og Likhetsprinsippet, jfr. Stortingsmelding nr. 17 (2001 2002) Samfunnssikkerhet Veien til et mindre sårbart samfunn. Krise: En dramatisk og potensielt traumatiserende enkelthendelse (ulykke) eller situasjon som kan true eller svekke viktige funksjoner og verdier hos enkeltpersoner, familier eller lokalsamfunn. Mange personer kan rammes samtidig, men antall rammede med hjelpebehov ikke nødvendigvis overskrider de tilgjengelige ressursene. Politiets beredskapssystem (PBS): PBS består av tre deler: PBS I: Retningslinjer for politiets beredskap PBS II: Politidirektoratets styringsdokumenter PBS III: Politidistriktenes planverk PBS er et verktøy for politiet i utarbeidelse og vedlikehold av et forenklet, oversiktlig og fleksibelt planverk som er bygget opp slik at politiets oppgaver kan håndteres effektivt. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 23 av 30

Politimesterens operative stab: Etter hvert som uønskede hendelser eskalerer, vil det være nødvendig å tilpasse ledelsessystemet til omfanget av oppgaver som skal ivaretas. Hensikten med å etablere stab er å få en effektiv ledelse og koordinering av de ressurser som politidistriktet disponerer. Stabens hovedoppgave er å bistå politimesterens ledelse gjennom beslutningsstøtte, iverksettelse av tiltak og oppfølging av tiltakene. Når politimesterens stab er satt, handler den etter fullmakt fra politimesteren. Staben blir med andre ord politimesterens ledelsesapparat på operasjonelt nivå for handtering av en konkret hendelse. Staben består foruten leder Stabssjef - av definerte stabsfunksjoner (stabsmedarbeidere): P1 - Personell P2 Etterretning (Leder EPS-P sitt rapporteringspunkt når stab er satt) P3 - Operasjon P4 - Logistikk P5 - Informasjon P6 - Juridisk P7 Oppgaveavhengig funksjon I tillegg kommer rådgivere/liaisoner, ofte fra andre, eksterne og berørte aktører knyttet til hendelsen med oppgave å være et bindeledd mot (her) politimesterens operative stab. Kilde: PBS 1 kap. 8. Psykososialt kriseteam: Psykososiale kriseteam (heretter kalt kriseteam) aktiveres ved kriser og katastrofer i stedet for, eller som et supplement til ordinære tjenester og kommunens øvrige beredskapsressurser. Dette er en tverrfaglig sammensatt faggruppe som bistår i tidlig innsats ved psykososial oppfølging av rammede enkeltpersoner, familier og grupper (skoler, barnehager etc.) i lokalsamfunnet. Kriseteamet medvirker til at de rammede får tilbud om forsvarlig oppfølging og støtte fra det ordinære tjenesteapparatet. Medlemmer av kriseteamet kan også veilede og bistå personell i andre kommunale tjenesteområder som har oppgaver innenfor psykososial oppfølging. Pårørende: Pårørende innbefatter hele den kretsen av nærstående personer som kan være direkte berørt av en krise, ulykke eller katastrofe, dvs. ektefelle/samboere/partner/kjærester, barn, foreldre, søsken og besteforeldre. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 24 av 30

Regionalt EPS: Et nærmere angitt sted, område eller lokale innenfor en definert region, som har tilstrekkelige kapasiteter og ressurser til å kunne ta i mot evakuerte og pårørende i et større antall, og med en lengre varighet, enn hva den enkelte kommune i regionen selv har kapasitet til. Regionalt EPS bør fortrinnsvis ligge innenfor den geografiske regionen det er ment å dekke. Ved store behov bør det anmodes om bistand fra tilsvarende EPS i naboregioner. 14.2. Forkortelser EPS: Evakuerte- og pårørendesenter Leder EPS-K: Leder evakuerte- og pårørendesenter fra kommunen Leder EPS-P: Leder evakuerte- og pårørendesenter fra politiet P2: Stabsfunksjon etterretning (i politimesterens operative stab) PBS: RVTS: Politiets beredskapssystem Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging 15. Vedlegg Vedleggene følger bak i plandokumentet. 15.1. Vedlegg 1 Varslingsplan Varslingsplanen omfatter overordnede rutiner og prosedyrer for varsling av de organisasjoner og ressurser som blir involvert i forhold til EPS og deltagelse i EPS-team. Dette omfatter: Hendelseskommunen Politiet Eier/virksomhet av lokaler for EPS Andre ressurser/organisasjoner Varslingslister følger ikke som egne vedlegg til denne planen, men forefinnes som egne deler/vedlegg til den enkelte kommunes- og politiets beredskapsplanverk. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 25 av 30

Varslingslistene må minst omfatte: Den enkelte kommunes egne lister for varsling av personell i egen organisasjon og andre som kommunen har ansvar for å varsle ved opprettelse og drift av EPS Politiets egne lister for varsling av personell i egen organisasjon og andre som politiet har ansvar for å varsle ved opprettelse og drift av EPS 15.2. Vedlegg 2 - Ressurslister Egne ressurslister er utarbeidet for følgende: 1. Ressurspersoner og kompetanse ved EPS 2. Lokaler og fasiliteter ved EPS tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter 3. Lokaler og fasiliteter ved EPS som IKKE er tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter 4. Utstyr 5. Fysisk organisering prinsippskisse av EPS 15.3. Vedlegg 3 Informasjonsplan, kommunikasjon Egen plan for informasjon ved EPS er utarbeidet og omfatter 1. Informasjon oppover i linjen 2. Informasjon internt innen EPS-organisasjonen (EPS-teamet) 3. Informasjon til de evakuerte og pårørende 4. Informasjon til mediene 15.4. Vedlegg 4 - Tiltakskort Det er utarbeidet tiltakskort for følgende funksjoner: 1. Tiltakskort for Leder EPS-K (kommunen) 2. Tiltakskort for Leder EPS-P (politiet) 3. Tiltakskort for enhet evakuertesenter 4. Tiltakskort for enhet pårørendesenter 5. Tiltakskort for Psykososialt Kriseteam 6. Tiltakskort for enhet - mottak og registrering 7. Tiltakskort for enhet - informasjon 8. Tiltakskort for enhet - vakthold og sikring 9. Tiltakskort for nedtrapping og avvikling av EPS 10. Tiltakskort for rapportering og dokumentasjon 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 26 av 30

15.5. Vedlegg 5 - Skjemaer Egne skjemaer til bruk ved EPS er utarbeidet. Politiet medbringer skjemaene ved etablering av EPS. 1. Skjema for registrering av evakuerte 2. Skjema for registrering av pårørende 3. Skjema for registrering ut-inn ved EPS 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 27 av 30

16. Fordelingsliste 1. Gjøvik kommune 2. Østre Toten kommune 3. Vestre Toten kommune 4. Nordre Land kommune 5. Søndre Land kommune 6. Vestoppland politidistrikt 7. Eier/virksomhet ved lokaler for regionalt EPS 8. Sykehuset Innlandet v/prehospitale tjenester 9. Gjøvik interkommunale legevakt 10. Alarmsentral Brann Innlandet, Elverum 11. Fylkesmannen i Oppland 12. Oppland Fylkeskommune 13. Oppland Sivilforsvarsdistrikt 14. HV-05* 15. Røde Kors* 16. Norsk Folkehjelp* 17. Frivilligsentralen* 18. Norske Kvinners Sanitetsforening (NKS) Oppland 19. Kvinners Frivillige Beredskap (KFB) Oppland Kommunene og politiet er selv ansvarlige for nødvendig intern fordeling i sine respektive organisasjoner. I tillegg er kommunene ansvarlig for fordeling til sine respektive lokallag/avdelinger merket med *. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 28 av 30

17. REVISJONER OG OPPDATERINGER, RETTELSER OG ENDRINGER OPPDATERING/REVISJON Forskrift om kommunal beredskapsplikt 6, 2. ledd: Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert. Felles plan for EPS utgjør en delplan (vedlegg) knyttet til den enkelte kommunes beredskapsplan i Gjøvikregionen. Denne planen og dens vedlegg skal tas opp til revisjon minst en gang hvert 4. år. Politiet er ansvarlig for revisjon av planen. Neste revisjon skal være gjennomført innen utgangen av 2019. Det skal nedsettes en revisjonsgruppe bestående av minst en representant fra hver av kommunene og minst en representant fra politiet. Politiet leder revisjonsgruppen, varsler og kaller inn kommunenes representanter. Nøkkelpersoner knyttet til planverket skal varsles om revisjonen og gis anledning til å komme med innspill. Revidert plan skal legges fram for kommunestyret i hver av kommunene i Gjøvikregionen til orientering for forankring og for politimesteren i Vestoppland politidistrikt for godkjenning. Hver kommune og politiet oppdaterer selv sine varslingslister minst en gang hvert år og oversender disse til politiet, som distribuerer disse videre til aktuelle beredskapsaktører. Dersom det avdekkes feil i planverket eller det oppstår behov for konkrete endringer, skal dette meldes fortløpende til politiet som avgjør om revisjon mellom de fastsatte intervallene skal gjennomføres. Opprettet dato: 01.03.2015 Av: Utviklingsprosjekt «Psykososiale tiltak etter kriser og katastrofer i Gjøvikregionen» - delprosjekt «Beredskap» Delprosjektgruppa bestod av: Bjørn Kjelsrud, brannsjef i Vestre Toten kommune (leder), Geir Morten Bjerkvold, beredskapsplanlegger i Vestoppland politidistrikt, Pernilla Egedius, seksjonsleder forpleiningstjenesten i Gjøvik kommune, Stefan Løvsletten, kommuneoverlege i Nordre Land kommune Dato for siste revisjon: Gyldig til: 31.12.2019 Gruppen ved siste revisjon bestod av (navn, stilling, virksomhet): 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 29 av 30

1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen Side 30 av 30

Vedlegg 1. Varslingsplan 01.03.2015 Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen 1. Varslingsplan Varslingsplanen omfatter rutiner og varslingsprosedyrer på overordnet nivå som skal være felles for alle kommunene i Gjøvikregionen. Tilsvarende må politiet ha rutiner og varslingsprosedyrer for sin organisasjon og andre eksterne organisasjoner og ressurser de ellers har ansvaret for å rekvirere og varsle. Den enkelte kommune, politiet og andre organisasjoner forutsettes ellers å ha egne og interne rutiner og prosedyrer for varsling og rekvirering av personell og ressurser innenfor sine egne ansvarsområder, herunder respektive ansvarsområder i denne planen. Utover dette vises det til de kommunale beredskapsplanene med tilhørende varslingsplaner og varslingslister, som bl.a. forutsettes oversendt til politiet og andre relevante aktører. 2. Felles rutiner og varslingsprosedyrer Det vil kunne være situasjonsavhengig hvem som varsler hvem av kommunen og politiet. Men normalt vil det være politiet som varsler kommunen om en hendelse hvor behovet for å etablere kommunal kriseledelse og evt. opprettelse av EPS oppstår. Dersom hendelseskommunen ikke oppnår kontakt med eget nøkkelpersonell for EPS, kan forespørsel om bistand (bistandsanmodning) fra tilsvarende nøkkelpersonell rettes til en av de øvrige kommunene i Gjøvikregionen. 2.1 Varsling av kommunen hvor kriseledelsen ikke er satt Ved hendelser hvor behov for å opprette EPS oppstår, skal kriseledelsen i hendelseskommunen varsles av politiet i samsvar med den enkelte kommunes varslingsrutiner. Se den enkelte kommunes varslingslister for kontaktinformasjon. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Varslingsplan Side 1 av 3

2.2 Varsling av politiet når kommunen må opprette EPS Dersom kommunen selv ser behov for å opprette EPS, skal kommunen varsle politiet for å avklare behovet og iverksette dette. Politiet varsles ved kontakt med en av følgende: Politiets liaison hos hendelseskommunens kriseledelse (når den er satt) Politiets vakttelefon, tlf. 61 15 13 00 Politiet «der du bor», tlf. 02800 Politiets nødnummer, tlf. 112 2.3 Varsling av Psykososialt kriseteam Kriseteam må varsles raskt slik at de er operative ved de evakuerte (og pårørendes) ankomst til EPS. Kriseteam for Gjøvikregionen varsles gjennom: Gjøvik interkommunale legevakt, tlf. 61 14 64 21 Kriseteamene i Gjøvikregionen har ikke formell akutt beredskap. Det er likevel en målsetting å kunne gjøre det mulig å aktivere kriseteamet gjennom en varslingsliste. 2.4 Varsling av eier/virksomhet hvor EPS tenkes opprettet Varsling skjer så snart beslutning om å opprett EPS er tatt. Politiet og hendelseskommunen avklarer hvem som foretar varslingen. Dersom et kommunalt bygg eller lokale skal benyttes, varsler hendelseskommunen fortrinnsvis om dette selv. Slikt varsel må omfatte: Behov for lokaler og andre fasiliteter Når etablering av EPS ønskes påbegynt og når det må være i operativ drift Forventet ankomst av de første evakuerte og pårørende samt forventet antall Evt. behov for bevertning Evt. behov for overnatting Om mulig, hvor lenge en forventer å ha behov for EPS 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Varslingsplan Side 2 av 3

3. Varslingslister og viktige kontakter Kommunen og politiet må ha varslingslister knyttet til EPS med navngitte ledere og resurspersoner som er tildelt et ansvar ved opprettelse og drift av EPS EPS-team. Disse listene må minst omfatte: Kommunen: o Leder EPS-K o Enhetsleder evakuertesenter o Enhetsleder pårørendesenter o Psykososialt kriseteam Politiet: o Leder EPS-P o Enhetsleder mottak og registrering o Enhetsleder vakthold og sikring o Enhetsleder informasjon o Psykososialt kriseteam Utover dette må kommunens og politiets varslingslister omfatte øvrige ressurspersoner som er tenkt knyttet til EPS-teamet, se også Vedlegg 2. Ressurslister. Alle kommunene og politiet bør i sine varslingslister ha hverandres kontaktinformasjon på personer som på bistandsanmodning har myndighet til å avgi personell til bistand i hendelseskommunen. Varsling av psykososialt kriseteam (PKT) Plan for psykososial oppfølging ved kriser og katastrofer i Gjøvikregionen har som vedlegg 1 et eget tiltakskort med rutine for nødetatenes varsling av psykososialt kriseteam Det skal varsles på enkelthendelser som for eksempel selvmord, brå og uventet død knyttet til ulykker eller drap, brå barnedødsfall, brå og uventet trussel med fare for liv og helse knyttet til ulykker, overgrep eller vold eller det å være vitne til disse eller leteaksjon etter savnede. Nødetater vurderer på åstedet eller umiddelbart om de rammedes reaksjoner adekvate, om privat nettverk stiller opp og er støttende, om barn og ungdommer som individer og grupper er ivaretatt der og da, om psykologisk førstehjelp gitt av nødetater tilstrekkelig der og da, om ordinære tjenester kan brukes og om de rammede seg føler seg tilstrekkelig ivaretatt Normalt skjer varsling av PKT gjennom Gjøvik interkommunale legevakt GIL: tlf. 61 14 64 21. Ved større hendelser varsler kommunal kriseledelse og politi kontakte PKT direkte. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Varslingsplan Side 3 av 3

Vedlegg 2. Ressurslister 01.03.2015 Felles plan for Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) i Gjøvikregionen Egne ressurslister er utarbeidet for følgende: 1. Ressurspersoner og kompetanse ved EPS 2. Lokaler og fasiliteter ved EPS tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter 3. Lokaler og fasiliteter ved EPS som IKKE er tilknyttet hotell-/overnattingsmuligheter 4. Utstyr 5. Fysisk organisering av EPS prinsippskisse 1. Ressurspersoner og kompetanse ved EPS Lista omfatter en oversikt over det personell som anses nødvendig ved et fullt bemannet EPS. Kommunen og politiet må selv sørge for å ha nødvendig oversikt og kontaktinformasjon i sine varslingslister på det personellet som er tiltenkt roller og oppgaver ved EPS. De angitte antall personer er basert på et EPS hvor en kan forvente ca. 50 100 evakuerte. Pårørende kommer i tillegg. Antallet pårørende vil kunne variere betydelig avhengig av type hendelse, hvem som er involvert, hvor de kommer fra osv. Det samme gjelder når de pårørende kan forventes å ankomme EPS i forhold til de evakuerte. Det er derfor vanskelig å dimensjonere de totale ressursbehovene eksakt. Ressurslistene tar utgangspunkt i ca. en pårørende pr. evakuerte, altså 50 100 personer. Med dette som utgangspunkt, vil bemanningsbehovet fra kommunen være på ca. 13-23 personer pluss 1 2 psykososiale kriseteam og ca. 10-11 personer fra politiet. I tillegg kommer personell etter behov fra andre organisasjoner, herunder tilknyttet personell fra eier/virksomhet ved lokalene som benyttes. Til sammen utgjør dette personellet EPSteamet. Størrelsen på EPS-teamet må tilpasses dersom antallet evakuerte og pårørende øker. Det samme gjelder ved forventet varighet på mer enn 12 16 timer og over flere dager (vaktordninger, turnus). I nøkkelroller og til oppgaver som kan kreve spesiell kompetanse, bør kommunen og politiet sørge for å ha reserver/stedfortredere i sine varslingslister. Dette i tillegg til de anbefalte antall som er angitt i ressurslistene. 1.3.2015 Felles plan for EPS i Gjøvikregionen - Ressurslister Side 1 av 10