PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK (PA-BOK)

12370 Campus Ås SLP - gjennomføring BC-410-06-01-M PROSJEKT 12370 CAMPUS ÅS, SLP - GJENNOMFØRING PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK (PA-BOK) Prosjekt navn: Samlokalisering Campus Ås (SLP) Totalprosjekt TP 11566 Prosjekt nr. i byggefasen 12370 Kompleksnummer: Byggnummer: Dato godkjent: 28.04.2014 Versjon nr: 2.2 Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 1 av 16 Doculivenr: 201000136

Revisjoner Versjon: Endret av: Beskrivelse av hva som ble endret: Dato: 1 Felles PA bok for 11566 SLP og 12371 SHF 27.06.2012 2 SIDS/MENG Tilpasset bare SLP, ikke fasespesifikk. Gjelder 23.04.2014 alle leverandører. SHA tatt ut (dekkes av SHA plan). Nye vedlegg 2.2 SIDS/MENG Nytt vedlegg 7 om framdrift for enkelte entrepriser 28.04.2014 Underskrift Prosjektdirektør: 28.04.2014 Dato og signatur Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 2 av 16

0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON... 4 0.1 Generelt... 4 1. ORIENTERING... 4 1.1 PA-bok: Hensikt og bruk... 4 1.2 Om prosjektet... 4 1.3 Forkortelser... 5 2. ORGANISASJON... 5 2.1 Overordnet organisering... 5 2.2 Prosjektets organisering... 6 2.3 Adresseliste... 8 3. FORRETNINGSRUTINER... 8 3.1 Kommunikasjon... 8 3.2 Dokumenthåndtering... 9 3.3 Håndtering av BIM og tegninger... 9 3.4 Endringshåndtering... 10 3.5 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser... 10 3.6 Bestillinger... 11 3.7 Fakturering... 12 3.8 Møter... 14 4. KVALITETSSIKRING OG KONTROLL... 15 4.1 Kvalitetssikring... 15 4.2 Kontrollprosedyrer... 15 4.3 Kvalitetsrevisjoner... 15 5. RAPPORTERING... 16 6. PROSJEKTSPESIFIKKE DOKUMENTER... 16 7. VEDLEGG... 16 Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 3 av 16

0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON 0.1 Generelt PA-boken gjelder for alle som er involvert i prosjektet, og vil bli elektronisk tilgjengelig for alle prosjektdeltakere på prosjektets webhotell. PA-boken sendes ut elektronisk ved behov inntil webhotell er på plass. Statsbygg er ansvarlig for PA-boka, herunder oppdatering og distribusjon. Prosjektmedarbeidere eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok har ansvar for å melde fra om dette til Statsbygg. Alle endringer av PA-boka skal godkjennes av prosjektdirektør. Alle endringer fremgår av revisjonsliste. Det sendes ut varsel til prosjektorganisasjonen og alle kontraktsparter ved revisjoner. Elektroniske kopier av PA-boka kan distribueres til orientering til interesserte parter etter avtale med prosjektdirektør. 1. ORIENTERING 1.1 PA-bok: Hensikt og bruk PA-bok står for Prosjektadministrativ håndbok. Hensikten med PA-boken er å danne grunnlag for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser. Prosjektleder Prosjektering er ansvarlig for at PA-boka inkluderes i konkurranseunderlag. PA-bok skal ikke definere bestemmelser som er gitt i kontraktene, men angi administrative kontraktsbestemmelser som er ment å være felles for alle kontrakter. PA-bok skal brukes aktivt av alle parter i prosjektet, og hver enkelt prosjektmedarbeider pålegges å gjøre seg kjent med og følge relevante deler av PA boken. PA-bok utgjør sammen med SHA-planen og Miljøoppfølgingsplanen (MOP) prosjektets kvalitetsstyring. 1.2 Om prosjektet Oppdragsgiver: Bruker: Byggherre: Prosjekteringsgruppe: Kunnskapsdepartementet (KD) Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) og Veterinærinstituttet (Vet.inst) Statsbygg (SB) PG Campus Ås (Multiconsult AS, ØKAW AS, Henning Larsen Architects AS, Hjellnes Consult AS, NNE Pharmaplan AS) Målene for prosjektet Samfunnsmål Norge er et foregangsland innen biotrygghet og biosikkerhet og innen smitteberedskap for fisk og dyr gjennom utvikling av det nye universitetet og veterinærinstituttet Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 4 av 16

Det nye universitetet på Ås er blant de ledende europeiske forsknings- og undervisningsinstitusjonene innen miljø-, biovitenskap og veterinærmedisin. Resultatmål Byggeprosjektet skal gjennomføres med størrelse, kvalitet og funksjonalitet slik det går fram av forprosjekt Bygningsmassen for SLP skal være klar til innflytting til semesterstart høsten 2019 For prosjektets miljømål, se miljøoppfølgingsplanen. For SHA mål, se SHA-plan. Bruk av verktøy I gjennomføringen av prosjektet benyttes følgende verktøy: BIM - til den løpende prosjektutvikling og gjennomføring LCCWeb.no - til levetidskostnadsanalyser Klimagassregnskap.no - for miljødokumentasjon /klimagassregnskap drofus (TIDA) - for den løpende rom- og utstyrsprogrammering Prosjekt hotell (webhotell) - for dokumenthåndtering og informasjonsdeling Samhandlingsmodell (BIM og GIS) - samhandlingsverktøy ITB verktøy - teknisk samordning 1.3 Forkortelser Se vedlegg 1 for oversikt over forkortelser brukt i prosjektet. 2. ORGANISASJON 2.1 Overordnet organisering Kommunal og fornyingsdepartementet (KMD) er etatsstyrende departement for Statsbygg (SB) og Kunnskapsdepartementet (KD) er oppdragsgiver for prosjektet. Det er etablert et eksternt prosjektråd for samlokaliseringsprosjektet, brukerutstyrsprosjektet og prosjekt nytt senter for husdyrforsøk. Direktør i Statsbyggs Byggherreavdeling er prosjekteier. Prosjektet ledes av prosjektdirektør som rapporterer til prosjekteier. Som et ledd i prosjektoppfølgingen har prosjekteier nedsatt et internt rådgivende prosjektråd bestående av sentrale aktører i Statsbygg. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 5 av 16

2.2 Prosjektets organisering Prosjektet Campus Ås, samlokalisering (forkortet «SLP») ligger organisert i en seksjon sammen med tre andre prosjekter som Statsbygg har ansvar for på Ås. Figur 1 Organisering av seksjonen BC Prosjekt Campus Ås, SLP er organisert med en prosjektdirektør og tre delprosjektledere, se figur 2. Prosjektdirektør er den overordnede prosjektleder for SLP prosjektet. Prosjektdirektørs viktigste ansvar er å lede planlegging, ressursallokering og prosjektgjennomføring innenfor avtalte rammebetingelser, på alle relevante temaområder. å ivareta byggherrens plikter etter Byggherreforskriften. sørge for rapportering til prosjekteier for SLP og andre relevante interessenter. Prosjektleder prosjektering er Statsbyggs representant ovenfor prosjekteringsgruppen og har ansvar for at prosjekteringsmaterialet er av en slik kvalitet at prosjektets målsettinger med hensyn til kostnad, tid og kvalitet oppnås. Prosjektleder produksjon har det overordnede ansvar for organisering, gjennomføring og dokumentasjon av bygge- og montasjearbeider. Prosjektleder produksjon overtar entrepriseansvaret når Prosjektleder prosjektering har levert sin endelige innstilling ved kontrahering. Prosjektleder FDV/overlevering vil ha ansvar for uttesting og teknisk prøveperiode samt oppfølging i garantiperioden. Dessuten inngår ansvaret for at Statsbyggs deltakelse i ibruktagelsesfasen ivaretas, samt at det skjer en formell overlevering av prosjektet til bruker etter en opplærings-/innkjøringsfase. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 6 av 16

Figur 2 Organisering av SLP prosjektet Figur 3 Organisering av prosjektering i SLP prosjektet Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 7 av 16

Oppdaterte organisasjonskart med navn vil være tilgjengelig på prosjektets webhotell. Leverandører Prosjekteringsgruppen «PG Campus Ås» består av flere virksomheter, se punkt 1.2. Prosjektet vil ha flere typer entrepriser, men i hovedsak benytte byggherrestyrte entrepriser. Grensesnitt mot andre prosjekter på Campus Ås Det er flere prosjekter på Campus Ås som har grensesnitt og avhengigheter mot dette prosjektet, særlig brukerutstyrsprosjektet. Dette krever at prosjektdeltakerne har tilstrekkelig samhandling og involvering på saker som berører de andre prosjektene på Ås, se figur 1. 2.3 Adresseliste Liste over prosjektets nøkkelpersoner er gitt i vedlegg 2. Liste over prosjektorganisasjonens representanter vil oppdateres fortløpende og legges ut på prosjektets webhotell. 3. FORRETNINGSRUTINER 3.1 Kommunikasjon Kommunikasjon med media og omverden Kommunikasjon til media skal alltid gå via prosjektets kommunikasjonsansvarlig. Saker av politisk karakter uttaler administrerende direktør i Statsbygg seg om, eller den han har gitt myndighet. Det vises til kommunikasjonsplan for prosjektet som vil være tilgjengelig på webhotellet. Kommunikasjon mellom Statsbygg og prosjektets kontraktsparter All korrespondanse mellom Statsbygg og entreprenør skal skje mellom entreprenørens kontraktsansvarlig og kontraktsansvarlig hos Statsbygg som oppgitt i avtaledokument. Beslutninger som gjøres i møter skal dokumenteres i møtereferat. Beslutninger for øvrig skal formidles i brev eller e-post. Kommunikasjon med brukerne All kommunikasjon med brukerne skal gå via Statsbygg. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 8 av 16

Kommunikasjon på byggeplassen Kommunikasjon på byggeplassen mellom entreprenør og Statsbygg skal gå gjennom byggeleder. 3.2 Dokumenthåndtering E-post og brev skal påføres følgende overskrifter: 12370 Campus Ås SLP (Kontraktsnummer) Sak/emne Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal brev/e-post kun omhandle en sak og være entydig beskrevet. Referater, endringsmeldinger, og avviksmeldinger etc. skal registreres i et løpenummersystem. Som eksempel nevnes referat byggemøter: BM-01, BM-02, osv. For nummerering av endringer, se pkt. 3.4 Brev til prosjektet stiles til: Statsbygg hovedkontor 12370 Campus Ås, SLP (Kontraktsnummer) Postboks 8106 Dep 0032 OSLO Brev stiles til firma og ikke til saksbehandler. Kopi av brev sendes på e-post til kontraktsansvarlig i Statsbygg. All e-post skal sendes med kopi til postmottak@statsbygg.no Prosjektets webhotell Prosjektet vil bruke et webhotell for utveksling av dokumenter, modeller og tegninger. Det vil bli utarbeidet prosedyre for bruk av prosjektets webhotell. Dokumenter unntatt offentlighet I henhold til bestemmelser i Offentlighetsloven vil Statsbyggs arkivsystem generere sakslister som gjøres tilgjengelig for allmennheten. Intensjonen er at mest mulig skal være tilgjengelig for innsyn. Dersom det av ulike årsaker er behov for å holde noe unntatt offentlighet, skal det henvises til Offentlighetslovens paragrafer. 3.3 Håndtering av BIM og tegninger Det er egne målsettinger og krav for SLP prosjektet for bruk av BIM, både for prosjektering, brukermedvirkning og forankring, entreprenørens prosesser og for brukerutstyr. Disse er beskrevet i vedlegg 6. Det er utarbeidet en egen BIM manual for prosjektet som beskriver prosedyren for håndtering av BIM og tegninger. Formål med BIM-manualen er å sikre at BIM-modellen og tilhørende tegninger utarbeides, arkiveres, kommuniseres og leveres på en styrt, enhetlig og effektiv måte, slik at aktuelle krav fra Statsbygg og myndigheter oppfylles. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 9 av 16

Den prosjektspesifikke BIM manualen som PG har utarbeidet vil være tilgjengelig på prosjektets webhotell. Statsbyggs BIM manual v.1.2.1 er tilgjengelig på Statsbyggs hjemmeside. Det forventes at alle som jobber i modell gjør seg kjent med manualen og de endringer som finner sted. Alle modeller legges ut på Statsbyggs prosjekthotell med et definert intervall. 3.4 Endringshåndtering Varsel om endring skal utformes skriftlig av leverandør og nummereres fortløpende. Prosjekteringsendringer skal godkjennes av prosjektleder prosjektering (PLP), i byggefase skal endringer godkjennes av kontraktsansvarlig før formell bestilling utarbeides og godkjennes i henhold til fullmaktsmatrise. Endr.- forslag fra PG Endr.- forslag fra SB Avviksmelding / endringsforslag fra entreprenør Varsel fra entreprenør Endringsliste Pris innhentes fra entreprenør Evalueres av PG/SB Varselskjema behandles av PG/BL/SB Krav fra entreprenør Evalueres av PG/BL/SB Endringsforslag avvises Kravskjema behandles av PG/BL/SB Kommer ikke til utførelse Godkjennes av SB etter fullmaktsmatrise Varsel / Krav godkjennes Krav avvises Bestilles av SB etter fullmaktsmatrise Figur 4: Planlagt styring av endringer i byggefasen 3.5 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Endringer kan initieres av Statsbygg, prosjekterende eller entreprenør, se figur 4. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av Statsbygg, ved bruk av endringsliste. Mal endringsliste vil være tilgjengelig på webhotell. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 10 av 16

Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Endringslista skal beskrive endringen og skal skille mellom endringer som prises etter kontraktens enhetspriser og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser. Normal prosedyre Endringslistene sendes ut som prisforespørsel fra prosjekterende på vegne av Statsbygg. For arbeider som utgår og endringer som prises etter kontraktens enhetspriser, vil prisene normalt være forhåndsutfylt av den prosjekterende. Entreprenør skal gi tilbud på beskrevne arbeider og returnere endringslisten til den prosjekterende uten ugrunnet opphold. Den prosjekterende for fagområdet, attesterer endringslisten som bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og er riktig i henhold til kontrakten. Attestert endringsliste oversendes byggeleder som gjennomgår dette og gir sine merknader og anbefaling før originaldokumentene oversendes Statsbygg. Arbeider tilbudt på endringsliste skal alltid bestilles som beskrevet i pkt. 3.6. Hasteprosedyre Hvis arbeidene haster, kan byggeleder/kontraktsansvarlig pålegge arbeidet utført etter endringsliste før pris og eventuelle andre konsekvenser er avklart (endringsordre/pålegg om endring). Hvis kostnadene overstiger byggeleders fullmaktsgrenser, må kontraktsansvarlig eller annen person med fullmakt signere endringsordren. Nummerering av endringslister Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadsmessige konsekvenser eller ikke. Endringslistene merkes med kontraktsnummer, fagkode og løpenummer. Eksempel: K201- B03 som er endringsliste nr. 3 fra RIB vedrørende kontrakt K201. Oversikt over fagkoder: A: Endringslister fra ARK B: Endringslister fra RIB V: Endringslister fra RIV E: Endringslister fra RIE BL: Endringslister fra BL SB: Endringslister fra Statsbygg De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt (endringslogg) over endringslister og rekvisisjoner for sitt ansvarsområde. 3.6 Bestillinger Statsbyggs kontrakter skiller mellom justert kontraktssum som er opprinnelig kontraktssum med tillegg/fradrag for endringer som er priset etter kontraktens enhetspriser (og som skal lønns- og prisreguleres dersom dette er hjemlet i kontrakten) og tilleggsbestillinger/rekvisisjoner som er priset etter utførelsesdagens prisnivå og som ikke skal lønns- og prisreguleres. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 11 av 16

En endringsliste er en prisforespørsel, ingen endringsordre. Aksepterte pristilbud på endringsliste skal bestilles ved justeringsbestilling og/eller tilleggsbestilling. Dersom en endringsliste omfatter beløp både med kontraktens enhetspriser og utførelsesdagens priser, skal den bestilles både med justeringsbestilling og tilleggsbestilling. Justeringsbestilling Enhver endring som skal utføres i henhold til kontraktens enhetspriser skal uten unntak bestilles ved en justeringsbestilling. Dette gjelder f.eks: Utslag ved mengdekontroll Utslag ved regulerbare mengder Endret mengde (tillegg/fradrag) av en post i kontrakten. Endring av riggposten eller av påslag som følge av entrepriseform. Justering bestilles av kontraktsansvarlig. Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes ved endringer der det ikke er mulig å bruke kontraktens enhetspriser. Tilleggsbestillinger kan omfatte: Fastpris, rund sum Fastpris, enhetspriser Regningsarbeid Tilleggsbestillinger bestilles av kontraktsansvarlig. Rekvisisjon Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inntil kr 50 000 eksklusive MVA, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp. Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene. 3.7 Fakturering Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. Fakturaer som mangler informasjon, vil bli returnert. Bruk av fakturagebyr skal være avtalt på forhånd. Statsbygg bruker standarden elektronisk handelsformat (EHF) for faktura og kreditnota 1. Statsbyggs elektroniske fakturaadresse er 9908:971278374 1 Alle statlige virksomheter skal kreve at deres leverandører sender faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). For mer informasjon om elektronisk faktura og EHF, se anskaffelser.no Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 12 av 16

Dersom dere ikke har mulighet for å sende elektronisk faktura i EHF-format, kan Statsbygg også motta faktura i PDF-format til: fakturamottak@statsbygg.no. Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato KID-nummer Fakturering skal skje særskilt for: Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer Tilleggsbestillinger Rekvisisjoner Lønns- og prisregulering (LPS) Evt. utlegg Faktura må være merket med: Prosjektnummer 12370 Campus Ås, SLP Kontraktsnummer og -navn Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.) gjelder avdrag på kontrakt Tilleggsbestillingsnummer (T0001, T0002 osv.) Rekvisisjonsnummer 5 siffer, ferdigtrykt på Statsbyggs rekvisisjonsblankett LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) Bestillingsnummer (PO-nr) (sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev) Faktura fra entreprenør skal først kontrolleres av byggeleder og derfor må byggeleders referanse-id fremgå av faktura. (Byggeleders referanse ID består av X (eksternt ansatt) + initialer). Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato Justert kontraktssum ekskl. mva. (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (ekskl. mva.) Tidligere fakturert beløp (ekskl. mva.) Rest ifølge kontrakt (eks. mva.) Innestående beløp (ekskl. mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. F.eks T0001-A1, T0001-A2, osv. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 13 av 16

Rekvisisjoner Kopi av rekvisisjon skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer skal faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. Fakturabilag For honoraravtaler skal timelister på personnivå, vedlegges faktura. I tillegg ønskes en samlet oversikt for perioden, summert for hver enkelt stillingskategori. Fakturabilag som ikke genereres automatisk fra et elektronisk registreringssystem, skal signeres. Statsbygg ber vennligst om at underbilag ikke stiftes. Endringer/avvik Endring av honorarsatser skal varsles (med dokumentasjon på beregning). 3.8 Møter Prosjekteringsgruppen skal delta på følgende møter: Prosjekteringsmøter Koordineringsmøter, etter nærmere avtale KS-møter og KS-revisjoner, etter nærmere avtale Særmøter, f.eks. BIM, miljø m. m, etter nærmere avtale Entreprenørene skal delta på følgende møter: Oppstartsmøte Byggemøter Fremdriftsmøter Kontraktsmøter Vernerunder og SHA-møter KS-møter og KS-revisjoner, etter nærmere avtale Prosjekteringsmøter, etter nærmere avtale Koordineringsmøter, etter nærmere avtale Særmøter, f.eks. BIM, miljø, ITB m. m, etter nærmere avtale Befaringer, etter nærmere avtale. Det henstilles til samtlige deltakere på møter å stille presis, vel forberedt og om å bidra til at møtet blir effektivt. Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Se også vedlegg 3 «Møter i byggefasen». Saker som er fremsatt i møter anses ikke som gyldig varsel eller krav. Varsel og krav skal oversendes i egen korrespondanse. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 14 av 16

Møtereferater Det skrives alltid referat fra alle formelle møter. Den som innkaller har ansvar for at møtereferat blir utarbeidet og distribuert via e-post eller prosjektets webhotell senest 2 dager etter at møtet har funnet sted. Dersom det ikke er kommet skriftlig innsigelse innen 7 dager etter mottakelse av møtereferatet, eller i påfølgende møte hvis dette skjer innen 7 dager, oppfattes referatet som godkjent. Dersom en møtedeltaker blir pålagt oppgaver som haster, må møtedeltaker selv notere seg oppgaven og ikke vente på referatet. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er tilstede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med å delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Som et eksempel skal det alltid skrives protokoll fra overtakelser. 4. KVALITETSSIKRING OG KONTROLL 4.1 Kvalitetssikring Leverandørers kvalitetssystem Alle leverandører som utfører arbeid for Statsbygg, enten direkte eller via underordnede kontrakter skal ha et implementert og dokumentert system for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og kontraktens krav. Alle leverandører til prosjektet skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten. For byggherrestyrte entreprisekontrakter: Krav til kvalitetsplanen er beskrevet i Bok 0, kap 4.4. Statsbyggs kontraktspartnere er ansvarlig for å vurdere, verifisere og akseptere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Underentreprenører/underleverandører skal utarbeide egne kvalitetsplaner iht. kontrakt. 4.2 Kontrollprosedyrer Leverandørene skal kontrollere og dokumentere at Statsbyggs krav ivaretas, for eksempel med sjekklister som er lagt inn i deres kvalitetsplaner. 4.3 Kvalitetsrevisjoner Statsbyggs innsynsrett er beskrevet i totalentrepriseboka/grønnboka/blåboka. Statsbygg vil igangsette KS gjennomganger og revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet. Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 15 av 16

5. RAPPORTERING PG og entreprenører skal rapportere til prosjektledelsen hver måned. PG: Frist for månedsrapportering er den 5. i hver måned eller innen utgangen av påfølgende arbeidsdag. Entreprenører: «Cut-off» for rapportering er normalt siste søndag i måneden, og frist for månedsrapportering er påfølgende onsdag. Det er utarbeidet prosjektspesifikk mal for månedsrapport fra entreprenør, se vedlegg 4. Eventuelle øvrige krav til rapportering vil fremgå av konkurranseunderlaget til den enkelte entreprise. Dette vil i så fall fremgå av Bok 0 og vedlegg til PA-boken for entreprisen. 6. PROSJEKTSPESIFIKKE DOKUMENTER Prosjektspesifikke dokumenter som prosedyrer, maler, manualer og planer vil være tilgjengelig på prosjektets webhotell når de foreligger og være tilgjengelig for alle prosjektmedarbeidere. Følgende er/vil bli utarbeidet (listen oppdateres fortløpende): Prosedyre for bruk av prosjektets webhotell Prosjektspesifikk BIM manual Spesifisering av BIM relaterte leveranser fra LARK Kommunikasjonsplan 7. VEDLEGG PA bok Campus Ås SLP vedlegg 1: Forkortelser PA bok Campus Ås SLP vedlegg 2: Adresseliste PA bok Campus Ås SLP vedlegg 3: Møter i byggefasen PA bok Campus Ås SLP vedlegg 4: Mal månedsrapport entreprenør PA bok Campus Ås SLP vedlegg 5: Mal endringsliste PA bok Campus Ås SLP vedlegg 6: BIM mål og krav PA bok Campus Ås SLP vedlegg 7: Fremdriftsplaner og fremdriftsrapportering (for enkelte entrepriser) Mal godkjent dato: 28.04.2014 Godkjent av: Prosjektdirektør Side 16 av 16