Implementering av endret organisasjonsmodell SSHF 1.1.2016 Prosess og fremdriftsplan pr.19.11.15 Styremøte SSHF Org.dir Nina Føreland Torsdag 19.11.15
Mål Sikre nødvendige årlige investeringer ved å opprettholde avtalt resultatkrav på 120 millioner kroner i strategiplanperioden 2015-2017 Øke aktivitet og redusere ventelister Redusere personellbruk Riktig koding
Prosesser 1. Endring av overordnet organisasjonsmodell SSHF Endre fra tverrgående klinikkstruktur til stedlig klinikkdirektører for somatikk i Arendal, Kr.sand og Flekkefjord Økt fokus på tilstedeværende ledelse sammen med bedre styringsinformasjon skal gi økt aktivitet og reduksjon i årsverk 2. Optimaliseringsprosjekt Adm.dir beslutning 26.10. Gjennomføres i perioden november - februar 1. Sammenstilling av alle sengeposter i somatikken 2. Sammenstilling av intermediær - og intensivkapasitet 3. Arbeidstid leger og vaktordninger 3. Prosjekt Operasjonspasienten
Ad 1: Styrevedtak 15.10.15: Utviklingsplan 2030 og Strategiplan 2015-2017 samt styrevedtak 05.02.2015 ligger til grunn for den videre utviklingen av SSHF. Alle tidligere styrevedtak ligger til grunn når ny organisasjonsmodell innføres. Styret slutter seg til ny overordet modell slik at det fremkommer i figuren i saksfremlegget. Styret ber administrerende direktør arbeide videre med å planlegge implementering av ny organisasjonsmodell for SSHF med stedlig ledelse. Styret ber om at saken fremmes for styret før implementering, der følgende forhold beskrives nærmere: Hvordan ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers. Hvordan sikre utdanningsforløpene for spesialisering av LIS-leger og sykepleiere. Hvordan utforme insentivsystemet slik at det gagner foretaket som helhet og ikke bare den enkelte resultatenhet. Hvordan etablere virksomhetsstyring som er tilpasset ny modell.
Endret organisering med stedlig ledelse Økt tilværelse, tettere oppfølging, bedre struktur bidra til å øke aktiviteten og redusere bemanningsveksten. Samling av klinikkøkonomene i økonomavdelingen er en viktig forutsetning for å lykkes i dette arbeidet. Bedre styringsinformasjon vil være et viktig verktøy for å bidra til en enhetlig oppfølging og rapportering. Godt faglig samarbeid på tvers av lokasjonene videreføres i ny organisasjonsmodell.
Administrerende direktør Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Klinikk for psykisk helse Medisinsk klinikk Kirurgisk klinikk Medisinsk serviceklinikk Før Klinikk for psykisk helse Klinikk for somatikk Arendal Klinikk for somatikk Kristiansand Klinikk for somatikk Flekkefjord Klinikk for prehospitale tjenester Medisinsk serviceklinikk Etter Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Administrerende direktør
Ny klinikkstruktur Administrerende direktør Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Klinikk for somatikk Arendal Klinikk for somatikk Kristiansand Klinikk for somatikk Flekkefjord Klinikk for psykisk helse Klinikk for prehospitale tjenester Medisinsk serviceklinikk
Prosjekteier Administrerende Direktør Jan-Roger Olsen Prosessgruppe Administrerende Direktør Jan-Roger Olsen Organisasjonsdirektør Nina Føreland Hovedtillitsvalgt Egil Hagen Foretakstillitsvalgt Bjørg Nikolaisen Hovedtillitsvalgt Jens Siemsgluss Foretakstillitsvalgt Merethe Hoel Prosjektleder Organisasjonsdirektør Nina Føreland Prosjektgruppen Ledergruppen Prosjektsekretariat Referansegrupper Avdelingsledere Enhetsleder med. og kir. HAMU Brukerutvalget Dialogmøte med TV/VO Arbeidsområder Omlegging av nødvendige datasystemer Enhetlig struktur på avdelingsnivå Implementere tiltak for å redusere sårbarheter Organisering av kvalitetsarbeidet Forhold rundt klinikkstab og sentralstab Endret inntektsmodell Styringsinformasjon Endret struktur for samarbeid TV/VO
Organisering av arbeidet Prosjekteier/leder: Administrerende direktør Prosjektkoordinator: Organisasjonsdirektør Prosjektsekreteriat: Org.dir, informasjonssjef og rådgiver org.avd Prosessgruppe: Adm.dir, Org.dir og 4 TV Styring - og prosjektgruppe: Foretakets ledergruppe, TV/VO Arbeidsgrupper : se neste foil Referansegrupper: Dialogmøter med TV, Brukerutvalget,OSS, utvidet ledermøte, HAMU Kommunikasjonsenheten deltar på ulike møter og sikrer tilstrekkelig informasjon Tillitsvalgte og verneombud innvolveres i alle arbeidsområder
Fremdriftsplan Tema Ansvar Oppstart Milepæler Effektuering Tilsetting av klinikkdirektører JRO 21.okt 01.des etter avtale Planlegging av prosess NFØ 21.okt 19.nov 01.03.2016 Omlegging av dataprogrammer PWT 26.okt 14.des Kort sikt 26.okt 01.01.2016 Lang sikt 26.okt 01.06.2016 Sentral og klinikkstab NFØ 26.okt 09.nov 01.01.2016 Endret sammensetting av klinikkstaber NFØ 11.nov Samorganisering av klinikkøkonomer PQ 26.okt 14.des 01.01.2016 Organisering av kvalitetsarbeid PE 26.okt 14.des 01.01.2016 Implementere tiltak for å redusere sårbarhet NFØ 04.nov 17.des 01.01.2016 Enhetlig avdelingsstruktur NFØ 09.nov 31.05.2016 Avklaring av prisnipper og struktur NFØ 09.nov 11.jan 11.01.2016 Implementering Klinikk 11.jan 23.mai 31.05.2016 Fordeling øk.rammer ny modell PQ 23.nov 17.des 01.03.2016 Styringsinformasjon PQ 23.nov 01.06.2016 Aktivitet, økonomi,hr 01.01.2016 Ventelisteregistere 01.03.2016 Kvalitetsregistere 01.06.2016 samarbeid med TV/VO NFØ 09.nov våren-16 Håndtering av interimperioden JRO 09.nov 01.12.2016
Fremdriftsdriftsplan for enkeltområder ENDRET ORGANISASJONSSTRUKTUR 1.1.16
Alle ledere av arbeidsgruppene skal: Beskrive oppdraget - Hva er formålet og hva skal arbeidet resultere i. Omfang, rammer og begrensninger Organisering av arbeidet - lag gjerne en grafisk fremstilling Hvem deltar og hvilket roller og ansvar har de i arbeidet Møte og fremdriftsplan - sett en start og sluttdato - Milepæler. - Viktig beslutninger Plan for informasjon om arbeidet - Er det behov for rapportering underveis - hvem blir berørt. Lag gjerne et intressentkart Dokumenter i arbeidet - hva skal arkiveres i 360 - skal det skrives en rapport, forslag til vedtak?
1- Tilsetting av stedlige klinikkdirektører Arbeidsoppgaver: Totalansvar innenfor aktivitet, økonomi, fag, kvalitet samt personalansvar for medisinske og kirurgiske aktiviteten Ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers og samtidig bidra til utvikling av foretaket som helhet og ikke bare den enkeltes resultatenhet. Utlysning av klinikkdirektører i Arendal, Kr.sand og Flekkefjord Helsefaglig bakgrunn Klinisk erfaring og kjennskap/erfaring fra spesialisthelsetjenesten Ledererfaring på mininum avdelingsleder nivå og evt. lederutdanning Prosess: uke 45 utlysning med søknadsfrist 22.11 Uke 48 Intervjuer, referanser Uke 49 Innstilling Tilsettingsutvalg /rådgivende organ for adm.dir Org.dir og 2 tillitsvalgte pr.lokasjon
2:Prosess,mandat,fremdriftsplan Uke 44 planlegging av prosess, organisering av arbeidet og fremdriftsplan Uke 45-46 Ferdigstillelse av mandat, og godkjenning av mandat, forankring Uke 47-53 Gjennomføring
3- Omlegging av 20 datasystemer/programmer Ansvar : Teknologidirektør Per T Gjennomføres i tre trinn 1.1.2016 opprettes ny klinikkstruktur eksisterende organisasjonsenheter innplasseres i økonomiog personalsystemer ca 60 enheter. Nye organisasjonsenheter, 15-20 stk, og endring av arbeidsforhold som avklares i rimelig tid, effektueres fra samme dato. DIPS og andre systemer tilpasses i størst mulig grad til disse endringene innen nyttår, men noen endringer kan gjøres i januar. 1.3.2016 effektueres de endringer i ikt-systemer som følger av organisasjonsendringer som avklares innen 1.2.2016. Mindre endringer som ikke er virksomhetskritiske, gjøres fortløpende utover i 2016. Plan for gjennomføring fremlegges for styret 17.12
Kartlegging og foreløpig vurdering Følgende systemer er foreløpig kartlagt/vurdert: System Ansvarlig enhet Kontaktperson 1. DIPS Klinisk IKT Leif Steinar Brådland 2. Personalportalen Org.avd Kåre Smith Heggland 3. GAT Org.avd Bente Melhus 4. Brevmaler Org.avd. Kåe Smith Heggland 5. Agresso Økonomiavd Turid Marie Gundersen 6. Clockwork Økonomiavd Turid Marie Gundersen 7. SAS budsjett Økonomiavd Arne Skautvedt 8. RESH Økonomiavd Jan-Erik Tunaal-Larsen 9. Public 360 Arkiv og dokumentasjon Astrid Lillemoen 10. Telefonkatalog Service og sikkerhet Kristin O. Vårdal 11. Ek Fagavd. Per Gunnar Waldal 12. TQM Fagavd. Per Gunnar Waldal 13. Fellemapper E-helse Even Krogstad 14. CA PPM Clarity E-helse Tor-Aage Lukashaugen 15. IKT-bestillere i E-helse Even Krogstad MinSykehuspartner 16. Min Journal E-helse Niklas Halseide 17. Teknisk behovsmelding (Lydia) Teknisk avd Sokhom Chhin 18. MTU (Merida + fagsystemer) MTA Ole Petter Bergmann 19. Adgangskontroll Service og sikkerhet Hans Atle Thorsen (SSK) Lars Inge Vestervik (SSA) 20. Andre?
4- Enhetlig struktur på avdelingsnivå Prinsipper og struktur: Oppstart av arbeidet før 1.1.2016, beslutning januar 2016 Ledernivåer Lik avdelingsstruktur på tilsvarende enheter/avdelinger på tvers av lokasjoner? Lik avdelingsstruktur på alle avdelinger på tvers av lokasjoner Modeller Prosess uke 46 (LG 9.11) Avklaring av prinsipper for avdeling, diskusjon Diskusjon om problemstillinger uke 48-50 Klinikkmøter, enhetsledermøte, dialogmøte,brukerutvalg uke 50 (7.12) Ledersamling for berørte ledere uke 51 (16.12) HAMU uke 3 (13.1) Drøftningsmøte med TV uke 5 (25.1) Adm.dir sin beslutning om enhetlig avdelingsstruktur
5- Implementere tiltak for å redusere sårbarheter Ansvar: Org.dir Nina F Hvordan ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers. Bygge videre på eksisterende fora som fagråd,nettverk, samarbeidsfora Hva med SSK SSF? Hvordan sikre utdanningsforløpene for spesialisering av LIS-leger og sykepleiere. Utarbeide avtaler og sikre oppfølging av disse i etterkant Seksjonsviser møte på tvers for urologi, gastro, ortopedi,føde/barsel, kardiologi,m.fl? Seksjonsviser møte for intensiv, anestesi, operasjon,føde/barsel ifh til praksisplasser Prosess: LG 23.11 Klinikkmøter 24.11 og 1.12 Ledersamling 7.12 Orientering til styret 17.12 om tiltak for å redusere sårbarheter
7- Organisering av fag- og kvalitetsarbeid Fagdirektør Per E. Tilpasse behovet for enhetlig kvalitet og pasientsikkerhetsarbeid Prosess 08.06 ISO-sertif og kvalitet VViken, orientering OKU 05.10 Kvalitetsmodell iflg VViken, orientering OKU 26.10 Presentasjon av modell i ledergruppen 23.11 Drøfting modell i ledergruppen 2.12 Dialogmøte TV gjennomgang og diskusjon av modell 14.12 Beslutning Adm dir 15.12 Orientering til BU 17.12 Orientering til styret Beskrive ansvar, myndighet, og roller i arbeidet med fag og kvalitet - arbeidsgruppe sammensatt av fag, org. Klinikk
8. Samorganisering av klinikkøkonomene (PQ) Øk.direktør Per Q Utarbeide og innføre samarbeidsrutiner for: samarbeid mellom øk.avd og klinikkdirektører Samarbeid mellom øk.avd og avdelingene Prosess: Oppstart 23.11.2015 Innføring 1.1.2016
Styringsinformasjon Øk.direktør Innføres i tre faser Jan-16 Økonomi, HR, aktivitetsdata Mars-16 Ventelister, fristbrudd, pakkeforløp med mer Ila 2016 Psykiatri,rus og kvalitetsdata Prosess 23.11 sak i ledermøte, prosjektmandat 2.12 Dialogmøte med TV/VO
Ny inntektsmodell Øk.dir Per Q Modell Videreføring av den nasjonale og regionale inntektsmodellen Kvalitetssikret mot revisor, VV og to øk.dir andre HF Prosess 18.11 Orientering til TV/VO 19.11 Orientering til styret 23.11 Gjennomgang og diskusjon i LG Nov/des gjennomgang og diskusjon klinikker 2.12 Dialogmøte med TV- diskusjon 7.12 Ledersamling 14.12 LM 15.12 BU 16.12 Drøftning med TV 17.12 Styremøte
Virksomhetsstyring tilpasset ny modell Oppfølging av konsernrevisjonens rapport Tiltak justert og tilpasset Driftsavtaler Virksomhetsstyring (aktiviteter, planprosesser og oppfølgingsregime) Bedre styringsinformasjon innebærer standardisert oppfølging på alle ledernivåer
Styremøter Dato Tema Ansvar 19.11 Nevrologi Prinsipper inntektsfordelingsmodell (kulepunkt 3) Prosess klinikkdirektører Plan for endring av org.modell NHI PQ JRO NFØ 17.12 Tiltak for å redusere sårbarhet ( kulepunkt 1og 2) Plan for omlegging av datasystemer Status innføring av endret org.modell 1.1.16 Virksomhetsstyring tilpasset ny modell (kulepunkt 4) Ny inntektsmodell 28.1 Status innfasing endret org.modell 1.1.16 Styringsinformasjon 25.2 Status innfasing endret org.modell 1.3.16 Styringsinformasjon Omlegging av dataprogrammer NFØ PWT NFØ AB PQ NFØ PQ NFØ PQ
Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering og ber administrerende direktør gjennomføre implementeringsplan slik som beskrevet i saksfremlegget