1. TIDSSKRIFTSMODULEN... 2 1.1. SØKING I TIDSSKRIFTSMODULEN... 3 2. REGISTRERING AV ET TIDSSKRIFT... 3 2.1. ABONNEMENT...4 2.1.1. Overføre abonnement til annen leverandør eller filial...6 2.2. MØNSTER... 7 2.2.1. Mønster (MARC21-metoden)...7 2.2.2. Mønster for hefter... 8 2.2.3. 'Skjeve' årganger...15 2.2.4. Supplementer og registre... 17 2.2.5. Fast mønster (ALEPH-metoden)... 19 2.2.6. Manuel purring... 22 2.2.7. Purring av hefter uten mønster...23 2.2.8. Svar fra leverandør...23 2.3. FREMSKRIVING AV HEFTER...24 3. SIRKULASJON... 24 3.1. OPPSETT AV SIRKULASJON...24 3.1.1. Mottak... 25 3.1.2. Retur fra sirkulasjon... 25 4. MOTTAK AV TIDSSKRIFTER...26 4.1. MOTTAK...27 4.2. GRUPPER... 28 4.3. MOTTAK AV EKSTRANUMRE OG DOBBELTHEFTER... 29 4.3.1. Ekstranummer...29 4.3.2. Dobbelthefte...29 5. INNBINDING...30 6. SYSTEMADMINISTRATOR... 31 6.1. MASKER TIL TIDSSKRIFTSMØNSTRE...31 6.2. UTSKRIFTSJOBBER (BATCH-JOBBER)...31 6.2.1. Fremskrivinger...31 6.2.2. Purring...31 7. MARC- OG ALEPH-FELTER (853/4/5 OG X)...33 7.1. FELTER I MØNSTRE... 33 7.2. KRONOLOGI...34 7.3. YTTERLIGERE DELFELTER...34 8. TIDSSKRIFT FRA ORDRE TIL MOTTAK...35 8.1. ABONNEMENT OG MØNSTER... 35 8.2. MOTTAK / FAKTURERING... 36 Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 1 av 36
1. Tidsskriftsmodulen Tidsskriftsmodulen kommer du til fra Innkjøpsklienten, og den brukes til styring av periodika og tidsskrifter i abonnement. Et tidsskrift beskrives i: Abonnement (én beskrivelse pr. abonnement) Utgivelsesmønster Hefte (det enkelte hefte) Evt. Sirkulasjon Følgende skjermbilde viser Motta-funksjonen i tidsskriftsmodulen: Navigasjonsruten gir et overblikk over tidsskriftet (antall abonnementer, hefter, utgivelsesmønster m.m.). Du kan bytte til en annen funksjon ved å markere den. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 2 av 36
1.1. Søking i tidsskriftsmodulen Man må søke frem tidsskrifter for å registrere mottak m.m. Man kan gjøre direkte oppslag ved hjelp av funksjonen i øverste verktøyslinje. Her kan man foreta oppslag på ISSN, titler og systemnumre. Resulterer oppslaget i mer enn ett treff, vil man få vist postene i søkemodulens korte oversikt. Herfra kan man velge et tidsskrift i fullt format, før det overføres til tidsskriftsstyring. Man kan også søke på bibliografiske data. Det skjer fra søkemodulen i innkjøpsklienten. Søkemodulen aktiveres med trykk på F9 eller klikk på dette fanekortet i navigasjonsruten: Søk frem materialet i søkemodulen og få det vist i fullt format. Herfra kan du overføre til tidsskriftsstyring ved trykk på knappen Tidsskrift. Man kan også overføre en tidsskriftspost fra en annen modul eller en annen klient ved hjelp av funksjonen Oversikt i Navigasjonsruten. Fra katalogiseringsklienten er det dessuten en direkte hurtigtast (Ctrl+I). 2. Registrering av et tidsskrift I tillegg til bibliografiske data, må du foreta en grundleggende registrering pr. tidsskrift før du kan gå i gang med å motta heftene. Hvert abonnement skal beskrives med henblikk på å kunne styre eksemplarregistreringen samt purring. Dessuten skal tidsskriftets utgivelsesmønster registreres med henblikk på å kunne forutsi forventede hefter. Hvis et tidsskrift skal i sirkulasjon ved mottak, skal dette registreres. En sirkulasjon knyttes til et bestemt abonnement. Man skal også registrere medlemmene på sirkulasjonslisten. Når først abonnement, utgivelsesmønster og sirkulasjonslister er registrert, skal man ikke oppdatere disse med mindre det skjer endringer som f.eks. oppsigelser eller bytte av leverandør. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 3 av 36
2.1. Abonnement Velg funksjonen Abonnementsliste i navigasjonsruten eller Ctrl+Alt+Z (funksjonen Abonnement vedrører et konkret abonnement). Aktiver Legg til i informasjonsruten (øverste høyre rute). Fanekort 2 blir fokusert. Fyll inn informasjon om abonnementet. Hvis du skal beskrive purringer, foregår det på fanekort 3. På fanekort 3 kan du også legge inn noter, inkl. mottaksnote. Du kan lagre maler for både fanekort 2 og 3. Informasjonsruten (høyre del øverste rute) viser abonnementene på tidsskriftet, etter hvert som de blir opprettet. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 4 av 36
Følgende felter fylles ut: Felt Fylles ut med Obligatorisk Filial Hent fra register Ja Fra dato DD/MM/ÅÅÅÅ skriv over de eksisterende Ja tallene (datoen valideres) Til dato DD/MM/ÅÅÅÅ skriv over de eksisterende Ja tallene (datoen valideres) Eksemplarstatus Hent fra register Ja Avdeling Hent fra register Nei Leverandør Hent fra register Ja Ordrenr. Overføres automatisk fra innkjøpsmodulen Nei Leverandørs Overføres automatisk fra innkjøpsmodulen Nei ordrenr. Leveringsmåte Overføres automatisk sammen med leverandør Ja HOL link Velg evt. HOL link Nei Felt Fylles ut med Obligatorisk Låner-ID Hent låner fra register Nei Leveres direkte Sett hake Nei Skriv ut etikett Sett hake Nei Første purring Fylles ut med antall dager fra forventet mottaksdato til første purring Nei (men obligatorisk hvis Annen-, tredje-, Fylles ut med antall dager mellom purringene det er Ja i Send senere purringer Send purringer Sett prik i Ja hvis purringene skal genereres automatisk, Nei hvis purringer skal foretas manuelt, Irregulær hvis det skal skrives ut en liste via en utksriftsjobb for senere individuell oppfølging Hent fra register (kun til informasjon) Innb.-/ Nei Kass.rutine Note Note til abonnementet Nei Mottaksnote Vises ved mottak av et tidsskriftshefte Nei Eks.statistikk Statistikk på eksemplaret (krever eget oppsett) Nei Eksemplar-ID Abonnementets ID Nei Fjernmagasin-ID Hent fra register Nei purringer) Ja Avslutt med klikk på Lagre i registreringsruten. Det nyopprettede abonnementet fremgår nå av abonnementslisten. Hvis biblioteket har flere abonnementer av tittelen, må du registrere hvert abonnement. Ta eventuelt kopi av det første abonnementet og rett det. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 5 av 36
2.1.1. Overføre abonnement til annen leverandør eller filial Det er mulig å overføre et abonnement til en annen filial eller en annen leverandør. Hvis et abonnement skal overføres til en annen leverandør eller filial, tar du vare på det gamle abonnementet med informasjon om den gamle leverandøren eller filialen, slik at du siden kan avslutte dette. Begge abonnementene vil ha samme sekvensnummer, da de refererer til samme abonnement. Velg Abonnementsliste i navigasjonsruten (Ctrl+Alt+Z) og bytt til listen i informasjonsruten. Marker det abonnementet som skal overføres. Fyll inn de endrede dataene samt dato for når endringen skal gjelde fra i registreringsruten nederst. Avslutt med klikk på Overfør til ny. Det opprettes en ny linje i abonnementslisten, som beskriver det endrede abonnementet. Det opprinnelige abonnementet lukkes for registrering av nye hefter, men vil bli brukt ved purringer. Endrer man filial eller andre eksemplarspesifikke opplysninger, vil de tre i kraft ved neste fremskriving. Endringen vil ikke gjelde allerede fremskrevne hefter. Disse må i så fall rettes manuelt. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 6 av 36
2.2. Mønster Utgivelsesmønsteret ligger til grunn for fremskriving av et forventet tidsskrift og for generering av purringer eller purrelister. Det beskrives ett mønster pr. tidsskrift uansett antall abonnementer. Mønsteret beskriver utgivelsesfrekvens og starttidspunkt. Man beskriver et mønster innenfor et volum (en årgang). Utgivelsesmønsteret kan beskrives på to måter: Mønster (MARC21-metoden), som kan brukes til å beskrive både tidsskrifter som utkommer regelmessig og uregelmessig. Denne metoden lagrer mønster og eksemplarer som felter i ADM-posten, alternativt HOL-postene. Opprettes mønsteret i både ADM og HOL, vil det være HOL-postens mønster som er gjeldende Fast mønster (ALEPH-metoden), som er velegnet til å beskrive hefter som utkommer regelmessig. Mønsteret kan ikke beskrive avvik i form av dobbeltnumre, ekstrahefter m.m. Dette beskrives ved mottak. Man kan kontrollere eller styre de filialene det skal dannes mønster for. Det skjer ved å aktivere hovedgruppen Kontroll. Begrenser man til én eller flere filialer, vil man bare få tilgang til de mønstrene som tilhører disse filialene. 2.2.1. Mønster (MARC21-metoden) Mønsteret opprettes ved hjelp av en maske i tidsskriftsmodulen og lagres i den administrative posten. Mønsteret kan også katalogiseres i katalogiseringsklienten. Se bilag 7 for utførlig beskrivelse av felter og delfelter. Når du oppretter et mønster, settes det inn et felt i den administrative posten: felt 853, som brukes til beskrivelse av mønster for hefter (ledetekster m.v.) felt 854, som brukes til beskrivelse av mønster for supplerende materiale felt 855, som brukes til beskrivelse av mønster for registre I tillegg til mønsteret må du også beskrive starttidspunktet for det enkelte abonnementet, dvs. hvilken dato du forventer å motta det første heftet. Dette bestemmer fremskriving av hefter og generering av purringer. Det skjer på et såkalt X- nivå, som setter inn et felt 853X / 854X / 855X med disse dataene pr. fremskrevet eksemplar i den administrative posten. Mønstre kan opprettes ved hjelp av maskeposter. Maskepostene er lagret på serveren og vedligeholdes der. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 7 av 36
2.2.2. Mønster for hefter Når abonnementet/abonnementene er opprettet, skal utgivelsesmønsteret beskrives. Aktiver Mønstre under Kontroll i Navigasjonsruten. Bytt til oversikten over mønster (som foreløpig er tom) ved hjelp av Ctrl+2. Trykk Legg til for å opprette et mønster. Registreringsruten nederst gir mulighet for å opprette et mønster: Feltene kan fylles ved hjelp av en maskepost. Klikk på Maske for å finne en passende maskepost: Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 8 av 36
Hvis det ikke finnes noen maskepost som akkurat beskriver det mønsteret man har bruk for, velger man den mest nærliggende og tilpasser den. Nummernivåene A-F beskriver et nummereringshierarki, hvor nivå A er toppen av hierarkiet. Dette gir mulighet for 6 nivåer i nummereringen av et tidsskrift. Nivå A er alltid volum. Nummernivå G-H brukes til alternative nummereringer. Ut for hvert nummernivå skriver du ledetekst i kolonnen 853/4/5. Ledeteksten kommer til å vises på beskrivelsen som lånerne får se. Deretter registreres antall enheter som utgis på nivået. Og etter dette velger du om nummereringen gentas eller er fortløpende. Kron[ologi] I-L brukes til ledetekst for de kronologiske beskrivelsene som år og måned. Står ledeteksten i parentes, er det kun til informasjon, og den skrives ikke ut i beskrivelsen. Her er det hentet en maske på et tidsskrift som utkommer månedlig (feltet Utg.frekvens = m): Lede-tekster Rett eventuelt ledetekstene. Utkommer det færre eller flere hefter i hver årgang, må Antall endres og det nederste feltet Regelmessighet må beskrive avvikene. OBS! Man skal alltid beskrive et mønster som dekker et helt volum (nivå A), selv om bibliotekets abonnement starter midt i en årgang. Starttidspunkt beskrives i X-nivå. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 9 av 36
2.2.2.1.Uregelmessig mønster Med MARC21-metoden kan man beskrive 'faste' uregelmessigheter, som dobbelthefte i sommermånedene eller 53 hefter årlig. Dobbeltnumre beskrives med '/' (07/08) eller ' ' (04-05) Utkommer hefte 6 og 7 som dobbeltnummer i hver årgang, kan man starte med å velge masken for månedlig utgivelse og tilpasse den slik: Antallet er endret til 11 på nivå B. Regelmessighet er utfylt: I første felt velges hva de etterfølgende feltene beskriver. Velg mellom Utgis eller Utelates I eksemplet er valgt: Utgis I annet felt velger man intervallet mellom de heftene som nevnes i det etterfølgende feltet. Velg mellom Dag, Måned, Årstid, Uke eller År I eksemplet er valgt: Måned I siste felt skrives de numrene som faller innenfor kriteriene. I eksemplet er det oppført de numrene som utkommer i et volum. Hefte 06/07 er dobbeltnummer. OBS! Ledetekstene i kronologi-feltene skal være på engelsk. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 10 av 36
Feltene i registreringsruten svarer til delfelter til felt 853 / 854 / 855 i henhold til MARC21. Feltene er utførlig beskrevet i kapittel 7. Nedenfor beskrives utfylling av felter på tidsskrifter med årgang og hefter, samt årgang, del og hefter. Felt Fylles ut med MARC21 Felt 853, hvis mønsteret skal beskrive hefter 854, hvis mønsteret skal beskrive supplement 855, hvis mønsteret skal beskrive register 853 854 855 Link Automatisk utfylling Utg.frekvens Hent fra liste $w Bytt kal.år Nr.nivå A Ledetekst til 1.nivå i nummereringen, f.eks. Årg. / Vol. $a Nr.nivå B Ledetekst til 2.nivå i nummereringen, f.eks. hefte $b * Antall Skal fylles ut med antall utgivelser på 2.nivå i forhold til 1.nivå, f.eks. antall hefter pr. årgang * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra listen: Forts. = fortløpende nummerering Gent. = nummereringen starter forfra, når du har mottatt det beskrevne antallet $u $v Nr.nivå C Ledetekst til 3.nivå i nummereringen, f.eks. del $c * Antal Skal fylles ut med antall utgivelser på 3.nivå i forhold til 2.nivå, f.eks. antall deler pr. hefte * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra listen: Forts. = fortløpende nummerering Gent. = nummereringen starter forfra, når du har mottatt det beskrevne antallet $u $v Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 11 av 36
2.2.2.2. X-nivå X-nivået brukes til å beskrive starttidspunktet for bibliotekets hefter altså fra når fremskrivingen starter. Velg fanekortet X-nivå i øverste rute, og trykk Legg til. Dette åpner en registreringsrute nederst. Typen er automatisk utfylt, fordi masken er opprettet for hefter (felt 853). Eks. refererer til eksemplarnummeret for abonnementet. Fyll ut: Startdato med den datoen som første hefte forventes utgitt Nr.nivå A med den første årgangen i bibliotekets bestand Kron. I med første år i bibliotekets bestand Nr.nivå B med det første heftet / den første delen i bibliotekets bestand Kron. J med nummerering av måned eller årstid for det første hefte (se avsnitt 2.2.2.3) Nr.nivå C etc. Ved opprettelsen kan man aktivere en maskepost som setter inn data i stedet. Det må være overensstemmelse i beskrivelsen av X-nivået med abonnementsperioden i beskrivelsen. OBS! Det skal opprettes et X-nivå pr. abonnement. Avslutt opprettelsen av X-nivået med å klikke på Legg til. Hvis det finnes flere abonnementer, skal det opprettes et X-nivå pr. abonnement. Kopier det du har opprettet først, og rett det opp. Sørg for at det nye X-nivået peker på det riktige eksemplaret. Opprettelsen av X-nivå resulterer i forventede hefter, som kan ses på fanekort 5 Forventet mønster. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 12 av 36
2.2.2.3.Koder for måned og årstid I selve tidsskriftsmønsteret kan det være beskrevet i felt Kronologi J, at dette nivået vedrører enten måned eller årstid (month eller season). På X-nivå skal man angi i form av en kode, hvis man ønsker måned eller årstid i klartekst. Klartekstene er definert i en tabell på serveren. Koden skrives inn i Kron. J. Ved trykk på Legg til (eller Oppdater) settes klarteksten inn i tidsskriftheftets beskrivelse. Se resultatet på fanekort 5 - Forventede hefter. Kode Måned Kode Måned Kode Årstid 01 jan. 07 juli 21 Vår 02 feb. 08 aug. 22 Sommer 03 mar. 09 sept. 23 Høst 04 apr. 10 okt. 24 Vinter 05 mai 11 nov. 06 juni 12 des. På følgende X-nivå er det registrert i feltene: Startdato: En ny årgang starter midt i året Nr.nivå A: Styring starter med vol. 1 Kron.I: Bibliotekets første hefte er utgitt i 2003 Nr.nivå B: Første hefte har nr. 1 Kron.J: Årstid ønskes satt inn i beskrivelsen, og den starter med Høst Dette resulterer i følgende beskrivelse: Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 13 av 36
2.2.2.4.Forventet mønster Når det er opprettet X-nivå ses det forventede mønsteret på fanekort 5 Forventet mønster. Innholdet i kolonnen Beskr. vises for sluttbrukerne. Avslutt opprettelsen av hvert X-nivå med klikk på Opprett hefter for å fremskrive heftene med henblikk på tidsskriftsstyring (mottak, purring). Dermed settes de fremskrevne eksemplarene inn i Mottak og Eksemplar, og de etterfølgende forventede heftene fremgår nå som forventet mønster. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 14 av 36
2.2.3. 'Skjeve' årganger For tidsskrifter som har en nummerering som ikke følger et kalenderår, men som utkommer i løpet av 12 måneder, skal følgende registreres: Abonnementstart skal beskrive startdatoen midt i året X-nivå for mønsteret skal beskrive startdato. Det laveste kronologifeltet skal beskrive tidspunktet på året, f.eks. 07 for juli For tidsskrifter som løper over mer enn ett kalenderår eller under ett år, må det velges en passende maske i Mønster og X-nivå. F.eks. dette tidsskriftet, som utkommer med 8 hefter kvartalsvis i en årgang som løper over to kalenderår. Heftene som utkommer i juli og oktober er dobbeltnumre. Mønster: Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 15 av 36
X-nivå: Gir følgende forventet mønster: Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 16 av 36
2.2.4. Supplementer og registre Hvis supplementer og registre utkommer i et mønster kan dette registreres med selvstendige fremskrivinger. Supplementer registreres i felt 854 og registre i felt 855. Her er det registrert et supplement kalt Utdanning, som utkommer årlig som tillegg til et tidsskrift. Tidsskriftets mønster er beskrevet i 853 og supplementets i 854. Til supplementet hører det et X-nivå: Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 17 av 36
Supplementet mottas i samme rute som heftene: Tilsvarende gjelder for registre med felt 855 / 855X. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 18 av 36
2.2.5. Fast mønster (ALEPH-metoden) Her beskrives ett fast utgivelsesmønster samt starttidspunkt. Aktiver punktet Fast mønster i Navigasjonsruten: På høyre side øverst er det en registreringsrute med to fanekort: De første fem feltene gjelder starten på fremskrivingen, og her er det kun mulig å skrive inn numeriske tegn. De neste fem feltene brukes til å beskrive utgivelsesmønsteret, hvor de fleste feltene også er numeriske. Fyll ut: Fanekort 1 Informasjon Felt Fylles ut med Obligatorisk År År med denne syntaksen (2005 som Ja (Kron.I) eksempel): 2005 (et kalenderår) 2005/2006 (start og slutt midt i året) 2005-2006 (to kalenderår) Årg. Nummer på årgang eller volum. Fylles ut med Ja (Nr.nivå A) ^ hvis feltet er tomt Heftenr. Første hefte som mottas Ja (Nr.nivå B) Del Del (underinndeling av hefte) Nei Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 19 av 36
(Nr.nivå C) Utgivelsesmønste r Ny årgang hver(t) Nytt hefte hver(t) Antall hefter pr. årg. Antall hefter i en syklus Intervall mellom årgangene. Det første feltet er numerisk, det andre er en intervallkode Intervall mellom heftene. Det første feltet er numerisk, det andre er en intervallkode Antall regelmessig utkommende hefter pr. årgang Antal hefter som utkommer, før nummereringen starter forfra. 999 betegner fortløpende nummerering Ja Ja Ja Ja Beskrivelse Presentasjon av heftet for sluttbrukeren, inkl. ledetekst $Y representerer år $V representerer årgang $I representerer hefte $P representerer del $Y representerer år $N heftetekst år $D utgivelsesdato år Note Note angående mønsteret Nei Nei (hvis man ikke fyller ut, brukes en standard) På fanekort 2 skriver du inn ikke-numerisk informasjon på heftene, f.eks. måned eller årstid. Eksempler på utgivelsesmønster: Ny årg. hver(t) Nytt hft. hver(t) Hefter pr.årg. Hefter syklus 1 Y 3 M 4 4 Kvartalsvis utgivelse (3 måneder mellom heftene). Årgang skifter hvert år. 1 Y 3 M 4 999 Kvartalsvis utgivelse (3 måneder mellom heftene). Årgang skifter hvert år. Fortløpende nummerering av hefter 1 Y 6 M 2 2 Halvårlig utgivelse (6 måneder mellom heftene). Årgang skifter hvert år. 6 M 1 M 6 6 To årganger i året (6 måneder mellom årgangene). Hefter utkommer hver måned. 2 Y 6 M 4 999 Én årgang løper over 2 år. Heftene utkommer hvert halvår. Fortløpende nummerering av hefter Eksempler på beskrivelse: Hft. $I ($Y) Hft. 1 (2005) Hft. 2 (2005) Hft. 3 (2005) Vol.$V, $Y ($I) Vol.4, 2003 (16) Vol.5, 2004 (17) Vol.5, 2004 (18) $N $Y Spring 2004 Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 20 av 36
Summer 2004 Når fanekort 1 Informasjon og evt. fanekort 2 Hefteinf. er utfylt klikker du på Legg til. Nederste rute fylles ut med de forventede heftene i den første årgangen som biblioteket mottar. Kolonnen 863/4/5 i nederste rute viser mønsteret som feltinnhold i én lang streng. $$b er hefte $$i er år $$3 er forventet mottaksdato Trykk på Opprett hefter. Dette oppretter alle hefter i den første årgangen som forventede hefter og viser de neste heftene som vil bli fremskrevet når den første årgangen er mottatt. De fremskrevne heftene kan ses under Navigasjonsrutens Eksemplar og Mottak (se avsnitt 4.1). Denne metoden er også brukt i tidligere versioner av ALEPH. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 21 av 36
Purringer Purring kan foregå manuelt eller fra en utskriftsjobb, hvor sistnevnte mulighet kan være satt opp til å gjennomføres automatisk. Purring via utskriftsjobb skjer med utgangspunkt i forventet mottaksdato. Denne datoen er utgivelsesdatoen + det antall dager som er registrert i abonnementet som frist for første purring. I abonnementet beskrives purremetoder (fanekort 3): Ja = Send automatisk purringer via utskriftsjobben p_serial_44 Nei = Send IKKE automatisk purringer Irregulær = Skriv ut purring i rapport, men ikke oppdater via jobben p_serial_04 Man kan generere purringer via en utskriftsjobb (p_serial_44), hvor purringene genereres for en gitt leverandør, eksemplarstatus, prosesstatus eller filial. Purringer kan også genereres med utgangspunkt i utdrag av databasen. Denne purremetoden gjelder abonnementer hvor purring er registrert (Ja). Man kan skrive ut en liste via en utskriftsjobb (p_serial_04). Listen kan skrives ut for en gitt filial, leverandør eller utdrag av databasen. Listen inkluderer abonnementer hvor 'Ja' eller 'Irregulær' er registrert som purremetode. 2.2.6. Manuel purring Man kan purre tidsskrifter enkeltvis fra funksjonen Mottak. Klikk på Purr, og du får opp en dialog med purreoversikt. Trykk Ny for å starte en purring. Fyll ut i nederste del av dialogen. Hvis du ønsker ytterligere tekst på purringen enn standardteksten, kan du fylle ut feltet purretekst. Som purredato foreslås dagens dato, men denne kan overskrives. Klikk på Legg til og purringen skrives ut (eller sendes som e-post hvis leverandøren benytter det). Både manuelle og automatiske purringer kan vedlikeholdes fra både Mottak og funksjonen Purring i abonnementet. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 22 av 36
2.2.7. Purring av hefter uten mønster For tidsskrifter hvor det er opprettet abonnement men ikke utgivelsesmønster kan man likevel purre hvis man oppretter et forventet hefte. Aktiver Eksemplarer i Navigasjonsruten. Marker et hefte, f.eks. nummeret før eller etter det hefte, der skal rykkes for, og trykk Kopier. Rett opp i ruten nederst: Fanekort 2 (Generelle opplysninger1): Eks. prosesstatus = NA Beskrivelse Fanekort 4 (Tidsskriftsoppl.): Abonnementsnr: velg fra liste (også selv om der kun er ett abonnement) Utgiv. dato = den forventede utgivelsesdatoen Forv. mottaksdato = den forventede mottaksdatoen Fanekort 5 (Tidsskriftsnivåer) Laveste nummernivå = det manglende heftet Avslutt med å klikke på Lagre. Aktiver punktet Mottak i Navigasjonsruten. I høyre rute er fanekort 2 aktivt og inneholder det heftet du nettopp opprettet. Aktiver Purr og gjennomfør den manuelle purringen. Heftet får prosesstatus CL (claimed). 2.2.8. Svar fra leverandør En purring kan resultere i et svar fra leverandøren om f.eks. forsinket eller manglende utgivelse eller utsolgt. Man kan oppdatere purringen med svaret. Aktiver heftet i Mottak og trykk Purr. Legg inn svarteksten og rett eventuelt forventet mottaksdato. Du må ha opprettet en purring for å kunne skrive inn beskjed eller svar fra leverandøren. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 23 av 36
2.3. Fremskriving av hefter Fremskriving skjer for ett forventet volum (årgang) av gangen. Man foretar fremskriving via en automatisert jobb (p_serial_13). Jobben settes i gang ut fra en gitt dato. Denne datoen forholder seg til tidsskriftsheftenes utgivelsesdato. Hvis utgivelsesdatoen i det sist fremskrevne heftet ligger før den anførte datoen, fremskrives ikke. Hvis utgivelsesdatoen på det sist fremskrevne heftet er lik eller større enn den angitte datoen, fremskrives den neste forventede årgangen. F.eks.: Det sist fremskrevne heftet forventes utgitt den 5. oktober 2005. Setter man i gang fremskrivingen pr. 1.10.2005, fremskrives ikke neste volum. Gjør man det pr. 5.10.2005, fremskrives neste volum (2006). Samtidig gjøres 2007 klar til fremskriving. Det fremgår av mønsteret. Når et nytt tidsskrift opprettes med mønster, må man fremskrive heftene ved trykk på knappen Opprett hefter, som finnes i begge metodene å registrere mønster på. 3. Sirkulasjon Sirkulasjon knyttes til et abonnement. Hvis biblioteket har flere abonnementer, skal én sirkulasjon knyttes til ett abonnement. Du kan opprette flere sirkulasjonslister pr. abonnement. Ved mottak av et tidsskriftshefte skrives sirkulasjonslistene ut, og heftet lånes ut til den som er ansvarlig for listen. 3.1. Oppsett av sirkulasjon Aktiver Sirkulasjonslister fra navigasjonsmenyen. Trykk Legg til for å opprette listen med ansvarlig. Fyll ut i regstreringsruten: Abonnement (obligatorisk) Ansvarlig (må finnes i lånerregistret) og om vedkommende skal være medlem av listen Lån ut hefte Utlånsdager hvis du har hake i Lån ut hefte Avslutt med klikk på Legg til. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 24 av 36
Når grunndataene er lagret, kan listen opprettes. Bytt til fanekort 2. Hvis den ansvarlige for sirkulasjonslisten er registrert som medlem på fanekort 1, vil vedkommende allerede opptre som medlem. Klikk på Legg til for å legge til neste medlem: Skriv inn låner-id på medlemmene eller hent fra lånerregisteret. Gruppe er kun til informasjon. På sirkulasjonslisten opptrer medlemmene i den rekkefølgen de er registrert. Du kan endre på rekkefølgen ved hjelp av pilene. Fullfør flyttingen med klikk på Bruk. Lånerstatus åpner utlånsklienten og viser det markerte medlemmets lånerstatus. 3.1.1. Mottak Ved mottak av et tidsskriftshefte kommer det opp en melding om sirkulasjon, og det skrives ut en sirkulasjonsliste. Avhengig av oppsettet av sirkulasjonslisten lånes heftet ut til den ansvarlige for listen. Det fremgår av tidsskriftets eksemplarer, om et hefte er utlånt. Det vil i så fald være en asterisk (*) i kolonnen Lån. 3.1.2. Retur fra sirkulasjon Du kan innlevere et hefte som er kommet tilbake fra sirkulasjon i tidsskriftsmodulen. Aktiver menypunktet Funksjoner / Innlever fra sirkulasjon. Dette åpner en dialog, hvor strekkoden leses inn. Det er ikke kontroll på om heftet er reservert. Du kan også innlevere i utlånsklienten, og da utføres de vanlige sjekkrutinene, bl.a. om det er reserveringer på materialet. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 25 av 36
4. Mottak av tidsskrifter Når du søker frem et tidsskrift i tidsskriftsmodulen vil fokus automatisk skifte til Mottak, som hører inn under funksjonsgruppen Kontroll. Kontroll brukes til å kontrollere eller styre de filialene som det skal mottas hefter på. Begrenser man til én eller flere filialer, vil man kun få vist hefter som hører til disse filialene. Et tidsskrift kan søkes frem via hurtigsøk i øverste linje eller via søkemodulen. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 26 av 36
4.1. Mottak Klikk på funksjonen Mottak i Navigasjonsruten eller aktiver den ved hjelp av Ctrl+Alt+K. Bytt fokus til mottaksruten (Ctrl+2). Det første heftet som forventes utgitt i den inneværende måneden er automatisk markert. Er det ikke fremskrevet noe hefte i den aktuelle måneden, er det neste heftet som skal utkomme markert. Marker eventuelt det tidsskriftsheftet som skal mottas. Aktiver Motta (alt+m), og markøren plasserer seg i strekkodefeltet i registreringsruten nederst. Les inn strekkoden. Prosesstatuskoden slettes automatisk. Du får opp en melding hvis det er knyttet en sirkulasjonsliste til heftet. Hvis det er behov for å oppdatere beskrivelsen eller andre felter i heftet, kan du gjøre dette på fanekort 2 og 3. Du kan markere flere hefter i oversikten øverst og motta dem etter hverandre på én gang. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 27 av 36
4.2. Grupper Skal man motta to eller flere eksemplarer av et tidsskriftshefte, kan man motta via funksjonen Grupper. Ved bruk av grupper kan man motta alle (eller flere) eksemplarer av samme tidsskriftshefte. Eksemplarene er gruppert på 4 fanekort: Alle Filial Filial/Avdeling Leverandør/Filial Aktiver funksjonen ved hjelp av Ctrl+Alt+Y og bytt til mottaksruten (Ctrl+2). Velg den gruppen / det fanekortet som passer best til situasjonen. Det vises en liste over alle hefter - også hefter som er mottatt. Det første heftet som forventes utgitt i den inneværende måneden er automatisk markert. Er det ikke fremskrevet noe hefte i den aktuelle måneden, er det neste heftet som skal utkomme markert. Marker eventuelt det heftet som skal mottas og aktiver Motta (alt+m). Dette åpner en dialog. Fyll inn strekkoden på det første og de etterfølgende eksemplarene. Du kan hoppe over et eksemplar ved å klikke Hopp over. Man kan markere flere linjer i oversikten og motta i én operasjon. Er det behov for å rette i hefteinformasjonen, må det gjøres før mottaket. Rettelsen foretas i nederste rute, og den vil gjelde alle eksemplarer. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 28 av 36
4.3. Mottak av ekstranumre og dobbelthefter Selv om man har forsøkt å treffe riktig på mønsteret, kan det bli utgitt uforutsette hefter eller to hefter kan være slått sammen. 4.3.1. Ekstranummer Ekstranumre kan registreres både i Mottak og i Grupper. Marker det heftet som ekstranummeret skal knyttes til og trykk Kopier: 4.3.1.1.Mottak Bytt til fanekort 3 og: Legg til et undernummer til laveste nummernivå, f.eks. '.1' for å få sortert ekstraheftet inn etter det heftet det knytter seg til Rett beskrivelsen Motta som beskrevet i avsnitt 4.1. 4.3.1.2.Grupper Bytt til fanekort 2 og: Legg til et undernummer til laveste nummernivå, f.eks. '.1' for å få sortert ekstraheftet inn etter det heftet det knytter seg til Rett beskrivelsen Motta ekstranummeret som beskrevet i avsnitt 4.2. 4.3.2. Dobbelthefte Dobbelthefter registreres kun fra Grupper. Marker de heftene som er slått sammen og klikk på Slå sammen. Rett eventuelt beskrivelsen. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 29 av 36
5. Innbinding Innbinding foretas fra funksjonen Eksemplarer i navigasjonsruten. Marker ett av de heftene som skal bindes inn og trykk Bind/Endr. Dette åpner en dialog, hvor venstre rute viser de mottatte (og fremskrevne) heftene. Flytt de heftene som skal bindes inn over i høyre rute ved hjelp av pilene. Trykk på Bind, det åpner en ny dialog hvor du skal beskrive det innbundne eksemplaret. Beskrivelsen er en kopi av det første heftet, så det holder om du retter beskrivelsen og eventuelt setter inn en strekkode. Reserveringer overføres til det innbundne eksemplaret. Skulle et av heftene være utlånt, vil du få opp en melding om det. Det er i så fall ikke mulig å gjennomføre innbindingen. Det innbundne eksemplaret får tildelt prosesstatus BD for innbinding. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 30 av 36
6. Systemadministrator 6.1. Masker til tidsskriftsmønstre Maskene er lagret som.mrc-filer under det administrative biblioteket i mappen /pc_tab/catalog. De kan redigeres på serveren. Maskene skal følge MARC21. Se avsnitt 7. 6.2. Utskriftsjobber (batch-jobber) Utskriftsjobber resulterer i en utdatafil, som kan ses og/eller skrives ut fra klientens Jobbmodul. Her omtales de vanligste utskriftsjobbene. 6.2.1. Fremskrivinger Fremskriving skjer for ett forventet volum (en årgang) av gangen. Man foretar fremskriving via en utskriftsjobb (p_serial_13). Jobben settes i gang pr. en gitt dato. Denne datoen forholder seg til tidsskriftsheftenes utgivelsesdato. Hvis utgivelsesdatoen i det sist fremskrevne heftet ligger før den oppførte datoen, fremskrives ingen hefter. Hvis utgivelsesdatoen på det sist fremskrevne heftet er lik eller større enn den angitte datoen, fremskrives den neste forventede årgangen. 6.2.1.1.p_serial_13 Fremskriv med følgende parametre: Inndatafil, dvs. et utdrag av basen foretatt enten som søk lagret på serveren eller via ett av de andre utskriftsjobbene Utdatafil, som er det filnavnet som resultatet av jobben lagres under obligatorisk Datoen som det skal fremskrives fra Oppdater: Ja, hvis du ønsker å gjennomføre fremskriving Nei, hvis du vil foreta en testkjøring 6.2.2. Purring Purring via utskriftsjobb skjer med utgangspunkt i forventet mottaksdato. Denne datoen er utgivelsesdatoen + det antallet dager som er registrert i abonnementet som frist for første purring. I abonnementet beskrives purremetoder (fanekort 3): Ja = Send automatisk purring via utskriftsjobben p_serial_44 Nei = Send IKKE automatisk purring Irregulær = Skriv ut purring i rapport, men ikke oppdater via utskriftsjobben p_serial_04 Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 31 av 36
6.2.2.1.p_serial_44 (Purrebrev) Purringer kan genereres ut fra følgende kriterier, som kan kombineres: Inndatafil, dvs. et utdrag av basen foretatt enten som søk lagret på serveren eller via én av de andre utskriftsjobbene Oppl. om utdraget kommer fra BIBliografisk eller ADMinistrativ base Utdatafil, som er det filnavnet som resultatet av jobben lagres under obligatorisk Filial: velg alle eller flere filialer Leverandør: velg én leverandør Purrenr. Eksemplarstatus: velg alle eller flere Prosesstatus: velg alle eller flere Opprettelse av meldinger Oppdater: Ja, hvis du ønsker å sende purringene Nei, hvis du vil foreta en testkjøring 6.2.2.2.p_serial_04 (Purrerapport) Purrerapporten genereres for tidsskrifter, hvor purremetoden er Irregulær. Inndatafil, dvs. et utdrag av basen foretatt enten som søk lagret på serveren eller via én av de andre utskriftsjobbene Oppl. om utdraget kommer fra BIBliografisk eller ADMinistrativ base Utdatafil, som er det filnavnet som resultatet av jobben lagres under obligatorisk Filial: velg alle eller flere filialer Leverandør: velg én leverandør Purrenr. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 32 av 36
7. MARC- og ALEPH-felter (853/4/5 og X) 7.1. Felter i mønstre Felt Fylles ut med MARC21 ALEPH Felt 853, hvis mønsteret skal beskrive hefter 854, hvis mønsteret skal beskrive supplement 855, hvis mønsteret skal beskrive registre 853 854 855 853X 854X 855X Link Auto-utfylling Utg.frekvens Hent fra liste $w Bytt kal.år Nr.nivå A Ledetekst til 1.nivå i nummereringen, f.eks. årg. $a $a / vol. Nr.nivå B Ledetekst til 2.nivå i nummereringen, f.eks. $b $b hefte * Antall Skal fylles ut med antall utgivelser på 2.nivå i $u forhold til 1.nivå, f.eks. antall hefter pr. årgang * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra liste: $v Forts. = fortløpende nummerering Gjent. = nummereringen starter forfra når det oppgitte antallet er mottatt Nr.nivå C Ledetekst til 3.nivå i nummereringen, f.eks. del $c $c * Antall Skal fylles ut med antall utgivelser på 3.nivå i $u forhold til 2.nivå, f.eks. antall deler pr. hefte * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra liste: $v Forts. = fortløpende nummerering Gjent. = nummereringen starter forfra når det oppgitte antallet er mottatt Nr.nivå D Ledetekst til 4.nivå i nummereringen $d $d * Antall Skal fylles ut med antall utgivelser på 4.nivå i $u forhold til 3.nivå * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra liste: $v Forts. = fortløpende nummerering Gjent. = nummereringen starter forfra når det oppgitte antallet er mottatt Nr.nivå E Ledetekst til 5.nivå i nummereringen $e $e * Antall Skal fylles ut med antal utgivelser på 5.nivå i $u forhold til 4.nivå * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra liste: $v Forts. = fortløpende nummerering Gjent. = nummereringen starter forfra når det oppgitte antallet er mottatt Nr.nivå F Ledetekst til 6.nivå i nummereringen $f $f * Antall Skal fylles ut med antal utgivelser på 6.nivå i $u forhold til 5.nivå * Forts. Skal fylles ut. Velg betegnelse fra liste: $v Forts. = fortløpende nummerering Gjent. = nummereringen starter forfra når det oppgitte antallet er mottatt Nr.nivå G Alternativ nummerering, 1.nivå $g $g Nr.nivå H Alternativ nummerering, 2.nivå $h $h Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 33 av 36
7.2. Kronologi Delfelt i 853/4/5 Delfelt i 853/4/5X Forklaring Korr. med 85x og 85xX $i (year) $i 2004 Første nivå, f.eks. år $a $j (month) $j 01 Annet nivå, f.eks. januar 1 $b $k (day) $k 15 Tredje nivå $c $l $l Fjerde nivå $d $m $m Alternativ kronologi $g 7.3. Ytterligere delfelter Delfelt i Bruk 853/4/5 $o Brukes til beskrivelse av supplementer i 854 samt registre i 855 $t Ledetekst til eksemplar-id $8 Lenke mellom 853 og 853X ved flere eksemplarer Delfelt i Bruk 853/4/5X $0 Materialtype (ISSUE eller ISSBD) $3 Brukes i 853X til å angi første heftes utgivelsesdag $8 Lenke mellom 853 og 853X ved flere eksemplarer $9 Lenke til abonnementsnr. 1 Måned og årstid er defineret i alephe/tab/853_chrono Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 34 av 36
8. Tidsskrift fra ordre til mottak Tidsskriftet katalogiseres enten i katalogmodulen eller som hurtigkatalogisering i innkjøpsklienten. Fra katalogmodulen overfører man posten til innkjøp fra menyen Katalogisering. I Innkjøpsmodulen opprettes en ordre. Velg typen tidsskrift. 8.1. Abonnement og mønster Opprett abonnement fra innkjøpsmodulen ved å aktivere Eks./ Abon. i Navigasjonsruten. Deler av abonnementet er allerede utfylt i henhold til ordren. Oppdater eventuelt fanekort 3. Opprett deretter et mønster. (se avsnitt 2.2). Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 35 av 36
8.2. Mottak / fakturering Ved mottak registreres fakturaen Som standard er det krysset av i ruten for Sjekk abon. dato-overlapping. Dette for å foreta en sjekk på om biblioteket blir fakturert for den samme abonnementsperioden flere ganger. Fyll derfor ut Abon. Fra dato og Til dato med den perioden som fakturaen dekker. Fyll også ut pris og fakturadato. Bytt til tidsskriftsmodulen og registrer det første heftet som mottatt. Januar 2006 Tidsskriftsstyring Side 36 av 36