I 3 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Dato rapport: Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Til stede kommunen: Kontrollert(e) ordning(er): Ørland/Bjugn kommune 13.121.2015 09.-10.09.2015 Kjersti Alne Solberg, Anne Solstad, Eva Dybwad Alstad og Laila Marie Sorte Arnfinn Braseth, Tine Søfteland, Hanne Høysæter, Astrid B. Rømme. Produksjonstilskudd, Tilskudd til avløsning ved sykdom mv, Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), drenering og Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) 1 Sammendrag Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte 09.09.2015 en ordinær forvaltningskontroll i Ørland/Bjugn kommune på ulike tilskuddsordninger innen jordbruk. Det ble under kontrollen avdekket 7 avvik og 10 merknader. Dette anses slett ikke for graverende da dette omfatter hele 5 ordninger. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. I tillegg ble det den 10.09.2015 foretatt en kontroll av Ørland/Bjugn kommune ved deres kontroll av foretak for ordningene produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd (RMP). Samtidig den 10.09.2015ble det foretatt en egen kontroll av ordninga utvalgte kulturlandskap samt at Miljøvernavdelinga kontrollerte ordningene «tiltak i naturvernområder>>, skjøtsel av kystlynghei i Været landskapsområde samt tilskudd til skjøtsel av «trua naturtyper». Dette var en foretakskontroll og egne brev til hvert enkelt av foretakene med kopi til kommunen vil bli sendt. 2a Kontrollområder 09.09.2015 Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen. Det må bemerkes at verken avvik eller merknader er gradert i forhold til alvorlighetsgrad. Merknadene er ment som forbedringspunkt. ene skyldes brudd på regelverket.
4 Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen, samt frist for å lukke avvik: PRODUKSJONSTILSKUDD - det er permene for august 2014 og januar 2015 som er gjennomgått. De fleste søker elektronisk så det er få papirsøknader. ÅVVlk 1 En søknad er ikke underskrevet av den som forplikter selskapet. Dette er ikke godkjent. Rundskriv 2014-16 kap. 4.1.8. 2 Merknad 1 Merknad 2 Merknad 3 Endring av praksis f.o.m. søknadsomgangen august 2015 Rundskriv 2014-16 kap. 4.1.8 Dato og underskrift Søknadsskjema skal være underskrevet av søkeren. Dersom det er tvil om en person kan underskrive søknaden,kan dette undersøkesved å slå opp på II foretaket i Landbruksregisteret. Fanekortet Ro//er Person viser hvilke roller de enkelte personene har i foretaket jf. Enhetsregisteret. Bare personer med en rolle som gir myndighet til å forplikte foretaket, kan underskrive søknaden. Med underskriften sin går søkeren god for at han/hun kjenner reglene om tilskudd, og at opplysningene i søknaden er fullstendige og korrekte. Det er godkjent tilskudd til kornareal som ikke er høstet. Areal som ikke høstes er ikke tilskuddsberettiget. Forskriftens 3 og 5 Endre praksis og med søknadsomgangen august 2015. Papirsøknader bør stemples når de mottas og som et minimum må søknadene påføres mottatt dato og signatur den som mottar søknaden hos kommunen. Det er viktig med gode rutiner på dette slik at søknadene har rett mottattdato. Ifølge saksbehandler ble avkorting vurdert i forbindelse med endring av dyretall etter kontroll av et foretak. Det er viktig at slike vurderinger fremkommer som merknader/kommentar på søknaden/wespa. Det ble foretatt avkorting ved for mye oppført areal, men for mange oppført dyr ble ikke gjenstand for avkorting på grunn av at et det var uklart om dokumentasjon av dyr var riktig eller ikke. Vurderingene må mkomme i kommentarfelt og også i vedtak til søker. Noen søknader er ikke fullstendig utfylt søkers side. Ved endring eller påføring av nye opplysninger i foretakets søknadetter at søknadsfristener gått ut, må
I 5 kommentarfeltet i Wespa fylles ut med hva som er endret, hvorfor og eventuelt om det er dokumentert. For noen søknader er det kommunen sin side ført inn i søknaden arealer uten at det er omsøkt søker side. Rundskriv 2014-16 kap. 4.1.7 Retting av feil eller uavklarte forhold i søknaden beskriver hvilke rutiner som skal følges. Det er O.. ogsa noen som mangler kommentar I dette feltet I Wespa. Fra og med august 2015 er dette skjerpet inn slik at det må søkes dispensasjon søknadsfristen om nye opplysninger skal førest inn i søknaden etter at søknadsfristener gått ut. TILSKUDD TIL AVLØSNING VED SYKDOM MV. - stikkprøvekontroll av søknader Det er ikke vedlagt «Utskrift av likning>> som dokumentasjon for næringsinntekt jordbruk for de to åra som skal legges til grunn for en av de tre kontrollerte søknadene. Forskrift om avløsning ved sykdom mv. 6, 11, 14 3 Frist for å lukke 4 Frist for å lukke Merknad 4 Praksis endres mover. Det har ikke skjedd feilutbetaling på grunn av dette for de kontrollerte søknadene. Det er lagt til grunn for høye utgifter til avløsning for en søker noe som har medført for mye utbetalt tilskudd. Krav om tilbakebetalinlmå vurderes. 6 og 12. Rundskriv 15/2012 Frist 30.11.2015 Kopi av vedtak sendes_fylkesmannen i ST. Fødselsnummer og navn til avløserne var ikke fylt ut på side 1 i noen av de kontrollerte søknadene. Dette er i utgangspunktet søkers ansvar, men Fylkesmannen ber kommunen være mer oppmerksom på at søknaden er fullstendig utfylt og eventuelt returnere søknaden med mangelfull utfylling. TILSKUDD TIL AVLØSNING VED FERIE OG FRITID - avløseråret 2014 Merknad 5 Kommunen har ført på arbeidsgiveravgift i en søknad som søker har glemt å føre på. Dette har medført høyere utbetaling til søker enn det som er omsøkt. Det står om endring av data i Rundskriv 2014-16 kap 4.1.7. Dette er samme problemstilling som for produksjonstilskudd nevnt ovenfor. TILSKUDD TIL REGIONALE MILJØTILSKUDD (RMP) 2013 012014 5 Det er for en søker utbetalt for mye tilskudd til beiting av kystlynghei for augustomgangen 2014. Det er godkjent flere dyr enn det som er oppgitt som utegangersau i søknad om produksjonstilskudd pr. 1.1. samme år.
6 6 Merknad 6 Kommunen bes om å vurdere krav om tilbakebetaling. Forskriftens 5 Frist for tilbakebetaling er mars 2016 men vedtak må være på plass innen 31.12.2015. Det er gitt avslag på en søknadi 2014 uten at søker har fått brev med vedtak om avslag. Dette er et enkeltvedtak som kan påklagesog søkernemå få skriftlig svar på søknad med opplysning om klageadgang. Forvaltningslovens 23 Endring av praksis mover Blant annet tilskuddsordningen skjøtsel av automatisk fredede kulturminner krever at det legges ved skjøtselsplan. For enkelte søknader er denne litt <<tynn>>, f.eks. oppgis ikke antall beitedyr. Det anbefales å bruke f.eks. malen som ligger på vår miljøprogramside. SPESIELLE MILJØTILTAK I JORDBRUKET (SMIL) 2013 Og 2014 7 Kommunen har rutiner for å kontrollere om tiltaket det søkes om, ikke kommer i konflikt med eksisterende verdifulle biotoper eller kulturminner. Naturbase/gårdskart sjekkes i alle SMIL-saker, men vurderinger av miljøprinsippene i naturmangfoldloven 8-12 fremgår ikke av vedtaket om tilskudd. Forskrift om spesielle miljøtiltak ijordbruket 1 og 3. Gjennomføres umiddelbart TILSKUDD TIL DRENERING 2013 OG 2014 8 Kommunen har rutiner for å kontrollere om tiltaket det søkes om, ikke kommer i konflikt med eksisterende verdifulle biotoper eller kulturminner, dvs at naturbase/gårdskart sjekkes i alle dreneringssaker. Kontrollen av kunnskapsgrunnlaget jf. 8 i naturmangfoldloven dokumenteres i dreneringssøknaden, men øvrige vurderinger i henhold til 9 til 12 i naturmangfoldloven fremgår ikke av vedtaket om tilskudd. Forskrift om tilskudd til drenering 1 Gjennomføres umiddelbart 9 Mangler fullstendig grøfteplan i tre saker Forskriftens 5, rundskrift 2013-5 s. 2. Se også grøfteveilederbrosjyre samt mal for grøfteplan utsendt Fylkesmannen i ST.
7 Frist forå lukke Fra og med søknaderi 2016 10 I 2013 ble det i noen tilfeller innvilget tilskudd til drenering der tiltaket allerede var påbegynt. Forskriftens 3 Tilskudd kan ikke gis til tiltak som er Frist for å lukke påbegynt før tilskudd er innvilget. Umiddelbart Merknad 8 Miljøplan trinn II Kontrollerte søknader for 2014 hadde vedlagt forenklet miljøplan trinn II, men planene er ikke utarbeidet/underskrevet søker. Hensikten med plankravet er at miljø skal bli hensynstatt, søker må derfor vite hva som står i planen. Merknad 9 Grøftekart: I forbindelse med kommunens kontroll av gjennomført tiltak blir grøftene oppmålt med GPS. Dette er veldig bra, men for ettertiden er det viktig å få arkivert registreringen på saken. 2b Kontrollområder 10.09.2015 Ørland/Bjugn kommune foretok foretakskontroll av to søkere i forhold til deres søknader om produksjonstilskudd og tilskudd til regionale miljøtilskudd. På hvert av brukene ble tilgjengelig dokumentasjon for dyr gjennomgått samt gjødslingsplaner. Tilgjengelige dyr ble gjenstand for telling. Da det dreier seg om utegangersauerer plana å få sauenetelt når Mattilsynet skal ut på sin kontroll av bl.a. hold til våren. De dokumentasjonene som søkerne kunne skaffe i ettertid som bla. utskrift av husdyrregistret og jordanalyser, skal kommunen motta før kontrollen er fullstendig og søknaden kan sluttbehandles. Arealer ble befart og med få unntak godkjent i forhold til størrelse og beskaffenhet. Vi oppfattet god. gjennomføringen av kontrollen ute på søkernes bruk som grundig og 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom sitt tildelingsbrev Landbruksdirektoratet å vektlegge kontroll forå sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene og at det ikke bør gå mer enn 7 år mellom hver forvaltningskontroll. bedt om hvert år
8 Målet med kontrollen erå ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de var tiltenkt. Itillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble varslet på e-post første gang 29.06.2015 og med flere detaljer i e-post 13.08.2015 i tillegg til løpende kontakt m til kontrolldagene. Kontrollen startet på første dag med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var gjort klar av kommunen. Deltakerne Fylkesmannen gikk gjennom dokumentasjonen og hadde også egne intervju med aktuelle saksbehandlere. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. På kontrollens andre dag var vi observatører mens kommunen gjennomførte kontroll hos to foretak for ordningene produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd (RMP). Det ble gitt en orientering på hvert bruk om formål og roller før kontrollen startet. Etter gjennomført kontroll tok kommunen en gjennomgang på hva som kunne godkjennes samt hva de var mer usikre på. Endelig resultat vil gå m av utbetalingsbrevet til søker etter sluttført saksbehandling i saksbehandlersystemet WESPA. 5 Generelt om kommunen Fylkesmannen gjennomførte en forvaltningskontroll i Ørland/Bjugn i mai 2010. Den gang gjaldt kontrollen RMP, NMSK og skogfond og det ble avdekket 5 avvik for RMP og ett avvik for NMSK. Ørland kommune er den 10. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd og Bjugn kommune er den 11. største. Regnes kommunene sammen kommer dere som 3. største i fylket. I 2014 forvaltet Ørland/Bjugn kommune kr 66.405.764 gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandlerne i kommunen følger godt med på hva som skjer i kommunen og har god oversikt over jordbrukerne i kommunen. Det blir gjort en grundig jobb og det er en god oppfølging av de tilskuddsregelverkene som dere er satt til å forvalte.