Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 21.11.11 Kl.: 10.00 13.15 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 25/11 33/11 MØTELEIAR Magne Ivar Fauskanger (Frp) DESSE MØTTE Lorentz Lunde (Krf) Britt Sørensen Dalsgård (Ap) Steinar Frugård (H) Annette Haugsgjerd (V) FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte v/alf Kåre Kjærnet og Birte Bjørkelo Frå administrasjonen møtte rådmann Roy Sverre Amundsen (til og med sak 31/11) Ordførar Kjetil Hestad møtte (til og med sak 31/11) Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 25/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Presentasjonsrunde 26/11 Protokoll frå møte 02.09.11 27/11 Gjennomgang av informasjonsperm for kontrollutvalet. Kontrollutvalsboka. 28/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Tysnes kommune 29/11 Orienteringssaker 30/11 Meldingar 31/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) vurdera prosjekt for å sjå på eigarstyringa i konsernet 32/11 Prosjektplan for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. 33/11 Gjennomgang av møteprotokollar fordeling av arbeid i kontrollutvalet. Ymse 1
25/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. PRESENTASJONSRUNDE Medlemane i kontrollutvalet, revisjonen, rådmann, ordførar og sekretariatet presenterte seg for kvarandre. 26/11 PROTOKOLL FRÅ MØTE 02.09.11 Protokoll frå møte 02.09.11 var gjennomgått. Særleg sak 23/11 Arbeidet i kontrollutvalet 2007 2011 evaluering og erfaringsutveksling vart kommentert, samt korleis opplæring av folkevalde er lagt opp i Tysnes. Det vart og teke opp at det er aktuelt at kontrollutvalet sitt arbeids- og ansvarsområde vert teke opp som tema i eit kommunestyremøte. Det framkom elles ikkje merknader til protokollen. Protokollen frå møte 02.09.11 vart teke til orientering. 27/11 GJENNOMGANG AV INFORMASJONSPERM FOR KONTROLLUTVALET. KONTROLLUTVALSBOKA. FRAMLEGG TIL Kontrollutvalet tar informasjonspermen til orientering. Informasjonspermen vart delt ut til kontrollutvalsmedlemmane. Innhaldet vart berre delvis gjennomgått, og det vart bestemt at ein skulle ta ein nærmare gjennomgang på neste møte. Kontrollutvalsboka vart og delt ut til dei medlemmane som ikkje hadde fått den før. På neste møte i kontrollutvalet vert det teke ein nærmare gjennomgang av informasjonspermen. 28/11 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL TYSNES KOMMUNE FRAMLEGG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæring frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland vedr. om Deloitte er uavhengig i høve til Tysnes kommune, til etterretning. Alf Kåre Kjærnet kommenterte kort erklæringa om uavhengighet for revisor, som er lagt fram. Kontrollutvalet hadde ingen merknader og vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæring frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland vedr. om Deloitte er uavhengig i høve til Tysnes kommune, til etterretning. 2
29/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan Tysnes kommune 2011 / 2012 Revisjonsmandat for regnskapsrevisjon 2 Sekretariatet / Rekneskap kontroll og tilsyn pr. 10.11.11 økonomikontor Framlegg til budsjett for kontroll og tilsyn for 2012 3 Sekretariatet Gjennomgang av teieplikt for kontrollutvalet 4 Sekretariatet Drøfta aktuelle abonnement til kontrollutvalsmedlemmane: Kommunerevisoren Kommunal Rapport 5 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 6 Sekretariatet Første møte i 2012 Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Alf Kåre Kjærnet presenterte Revisjonsmandat for regnskapsrevisjon Revisjonsplan Tysnes kommune 2011 / 2012 Det nye økonomisystemet og arbeidsmengda på økonomikontoret vart drøfta og kommentert. Interimsrevisjon vil bli presentert på neste møte i kontrollutvalet. Orienteringa vart teke til orientering. 2 Sekretariatet / økonomikontor Rekneskap for kontroll- og tilsynsområdet pr. 10.11.11., og framlegg til budsjett for kontroll og tilsyn for 2012 vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 3 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om forskrift om kontrollutvalg 5, der bl.a. dette står: For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. Forvaltningsloven 13 mv. 4 Sekretariatet Det var drøfta kva fagblad som kan vera aktuelle å abonnera på. Det vart bestemt at alle medlemmane skal ha Kommunal Rapport og sekretariatet avklarar med rådmannskontoret kven som får abonnement som kommunestyremedlem. Kommunerevisoren vert tinga til utvalsleiar. 5 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møter vart drøfta. Ordførar opplyste at ein arbeider med å gå over til bruk av elektronisk verktøy for politikarar, og at då vil og kontrollutvalsmedlemmer få tilbod om dette. Inntil vidare vert det såleis å halda fast på noverande rutinar utsending både elektronisk og pr. post 6 Sekretariatet Første møte i 2012 vart fastset til måndag 6.februar 2012 kl. 10.00. Vidare møteplan for 2012 vert å tilpassa til kommunen sin øvrige plan for møter og teke opp på møte 06.02.12. Ymse det var ingen orienteringssaker under ymse. : Interimsrevisjon vert presentert på neste møte i kontrollutvalet. Sekretariatet syter for tinging av dei aktuelle abonnement for kontrollutvalet. Neste møte i kontrollutvalet vert 6. februar 2012. Kontrollutvalet tok dei andre orienteringane til orientering. 3
30/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak: Forvaltningsrevisjon for legetenesta Tal medlemer i kontrollutvalet Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM utgreiing og tilråding om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering høyring Val av kontrollutval 2 Os kommune Midthordaland revisjonsdistrikt redegjørelse for prosessen for avvikling 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012: Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin kontrollutvalskonferanse vert i Trondheim 6.-7. juni 2012. Noregs Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalskonferanse er på Gardermoen 1. 2. februar 2012. 4 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand 23. 24.01.2012. Program og orientering om påmelding. Ymse FRAMLEGG TIL Kontrollutvalet tek meldingane til orientering Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 2 Os kommune Det var lagt fram brev med melding om at Midthordaland revisjonsdistrikt vert avvikla. Felles ansvar for m.a. pensjonsordning for selskapet vil med dette falla bort. Kontrollutvalet tok meldinga til orientering. 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012 vart drøfta. Kontrollutvalet vil prioritera å delta på folkevaldopplæringa i januar, og påmelding til NKRFkonferanse er difor ikkje aktuelt. Om deltaking på FKT sin konferanse i juni er aktuelt, vil ein koma attende til seinare. 4 Sekretariatet Det vart gjeve melding om folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand 23. 24.01.2012. Endeleg program vil bli sendt ut seinare. Alle medlemmene i kontrollutvalet er meldt på. Ymse det var ingen meldingar under ymse Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 31/11 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK IKS SIM VURDERA PROSJEKT FOR Å SJÅ PÅ EIGARSTYRINGA I KONSERNET FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet i Tysnes kommune ber om at det vert gjennomført selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Det skal sendast førespurnad til dei andre eigarkommunane om å samarbeida om gjennomføringa av ein slik selskapskontroll. 3. Den største eigarkommunen, Stord, vert oppmoda om å ta hovudansvaret for gjennomføringa av prosjektet. Habilitetsspørsmål vart drøfta og ein fann ikkje at nokon av utvalsmedlemmane var ugilde i høve til SIM IKS. Ordførar, rådmann og representantar frå Deloitte var med under handsaminga av saka. 4
Kontrollutvalet drøfta innleiingsvis korleis ein skal ta opp denne saka, og kva ein skal setja fokus på. Det vart peika på som nødvendig at kontrollutvalet gjer noko med saka. Ein bør sjå på mellom anna evt. samanblanding av roller, integritet, og med fokus på korleis eigarstyring kan gjennomførast på ein betre måte. Ein må og sjå på korleis eigenkapitalen vert forvalta og styrt, og kva prinsipp sjølvkostprinsippet vert handheva etter. Det kom innspel om at Deloitte lagar skisse til prosjektplan, som bygger på dei spørsmålstillingar som kom fram i møtet. Skisse for prosjektplan kan drøftast i dei andre kontrollutvala etter kvart som dei har møter, medan kontrollutvalsmedlemmane i Tysnes får denne pr. e-post, for å kunna å gje innspel. Kontrollutvalet ser det som viktig at det så raskt som mogleg vert starta opp med prosjektet. Når skisse til prosjektplan er handsama i dei andre utvala bør det vera ein telefonkonferanse mellom leiarane i kontrollutvala, der dei godkjenner endeleg prosjektplan. Framlegg til vedtak, med tillegg av nytt punkt 4, vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet i Tysnes kommune ber om at det vert gjennomført selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Det skal sendast førespurnad til dei andre eigarkommunane om å samarbeida om gjennomføringa av ein slik selskapskontroll. 3. Den største eigarkommunen, Stord, vert oppmoda om å ta hovudansvaret for gjennomføringa av prosjektet. 4. Deloitte får i oppdrag å laga ein skisse til prosjektplan som bør leggast fram i dei andre kontrollutvalsmøta til drøfting, medan kontrollutvalsmedlemmane i Tysnes får høve til å gje innspel pr. e-post. Når denne prosjektplanen har vore drøfta i alle kontrollutvala, vert det å gjennomføra eit telefonmøte med leiarane i dei respektive utvala, for å endeleg godkjenna den og setja i gong bestilling. Kontrollutvalsleiaren i Tysnes kommune har fullmakt til å vera med på å fatta vedtak i dette telefonmøtet, på vegne av sitt kontrollutval. 32/11 PROSJEKTPLAN FOR UTARBEIDING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL. FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Tysnes kommune. 2. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 3. Kontrollutvalet godkjenner den framlagde prosjektplanen som grunnlag for arbeidet. 4. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at planforslaga kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren 2012. Birte Bjørkelo frå Deloitte presenterte prosjektplanen og orienterte om korleis arbeidet vert lagt opp for å få på plass dei to obligatoriske planane som kontrollutvalet har ansvar for. Utvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar i saka. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Tysnes kommune. 2. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 3. Kontrollutvalet godkjenner den framlagde prosjektplanen som grunnlag for arbeidet. 5
4. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at planforslaga kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren 2012. 33/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORDELING AV ARBEID I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL : Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å gjennomgå møteprotokollar frå politiske fora. Gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Kommunestyret Formannskapet Oppvekst / omsorg Landbruk / teknisk Kontrollutvalet drøfta om dei øskjer dette som fast post på saklista vidare framover. Konklusjonen vart at inntil vidare vil utvalet det. Fordeling av ansvar for gjennomgang av dei ulike møtefora vert å ta opp på neste møte. Ein må også ta stilling til om ein vil ha møteprotokollane tilsendt i papirversjon, eller om ein vil henta dei på internett. Vedtak som vart fatta var samrøystes. : Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å gjennomgå møteprotokollar frå politiske fora. Fordeling av ansvar for gjennomgang av møteprotokollar vert å ta opp på neste møte. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Magne Ivar Fauskanger Leiar Kari Nygard Sekretær 6