1 Hukenbekken Sameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Hukenbekken Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 04.04.2016 Møtetidspunkt: 18:30 Møtested: Solvang Skole, Adr.: Solvangveien 32, 1383 Asker. Til stede: 24 seksjonseiere, 4 representert ved fullmakt, totalt 28 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS avd. Asker og Bærum ble representert ved Anja Klokseth. Møtet ble åpnet av styreleder Jens Christian Guthe. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Anja Klokseth foreslått. Vedtak: Anja Klokseth ble valgt. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent. C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Anja Klokseth foreslått, og som protokollvitne ble Frøydis Bryhn Ross og Tone Milde foreslått. Vedtak: Valgt. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått tatt til etterretning. Vedtak: Tatt til etterretning. 3. Behandling av årsregnskap for 2015 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat på kr 220 502 foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Vedtatt. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 60 000. Vedtak: Vedtatt. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 Hukenbekken Sameie 5. Behandling av innkomne forslag og saker A) Forslag vedrørende anledning til å felle trær og arbeidsgruppe for trefelling. Forslagsstiller: Halvard Kverne. For fullstendig saksfremstilling; se innkallingen side 17-19. Seksjonseier Halvard Kverne har meldt inn forslag til årsmøte om følgende: Kort saksfremstilling: Punkt 1. Felling av trær på sameiets grunn: Forslag fra seksjon 29 om tillatelse til felling av trær/vegetasjon vest på tomten. Vedlagt innkallingen på side 18 lå kartutsnitt hvor det aktuelle området var skravert. Forslag til vedtak: Det tillates å fjerne trær/vegetasjon så lenge reguleringsplanens retningslinjer for dette følges. Punkt 2. Felling av trær utenfor sameiets grunn: Forslag om felling av trær på fellesområdene til eneboligene i vest gnr. 8, bnr. 496, og forslag om fjerning av trær i skråning mot sør. Forslag til vedtak: styret i sameie nedsetter en arbeidsgruppe på 3-4 personer, som tar kontakt med naboer for å innhente tillatelse til felling av trær som står på annen manns grunn. Arbeidsgruppen innhenter tilbud på felling og opprydding, som fremlegges styret for godkjenning. Etter mottatt godkjenning fra styret, sørger arbeidsgruppen for at tiltaket blir gjennomført iht. reguleringsplanens retningslinjer. Styrets forslag til vedtak: At individuelle sameiere ikke kan felle trær o.l., men at slik virksomhet skal foregå i regi av sameiet. At det på sameiermøte velges to seksjonseiere, en fra hvert bygg til en arbeidsgruppe som sammen med et styremedlem skal jobbe med trefelling. At arbeidsgruppen innen 10.5.2016 fremmer en trefellings og kostnadsplan plan til styrets behandling, som hensyntar regulerings- og verneplan, nødvendig avklaring med kommunen og grunneiere osv. Fellings og tynningstiltak som i størst grad tilgodeser så mange sameiere som mulig med bedrede lysforhold, skal prioriteres. At sameiermøtet bevilger en busdsjettramme på inntil Kr. 40.000 for trefellingstiltak på Hukenbekken ifm. med prosjektet. Vedtak: Sameiermøte gikk til avstemning over styrets forslag til vedtak. Forslaget ble vedtatt med 24 stemmer for forslaget. 4 stemte mot forslaget. Det ble også diskutert representasjon fra øst og vestbygget på sameiermøte, og det ble vedtatt at arbeidsgruppen skulle bestå av totalt 4 personer, i stedet for 3 som i det opprinnelige forslaget til styret. Følgende personer ble foreslått til arbeidsgruppen: Halvard Kverne, Geir Fuglaas, Lise Wiik og styremedlem Jørgen Wessel. Alle 4 ble valgt.
3 Hukenbekken Sameie B) Forslag om skillevegg på bekkesiden mellom markterrassene, og inngjerding av markterrassene på tunsiden. Forslagsstiller: Munthe-Kaas, Wiik og Juvet. For fullstendig saksfremstilling; se innkallingen side 20-26. Seksjonseier Munthe-Kaas, Wiik og Juvet (gjerdegruppen) har meldt inn følgende forslag: Kort saksfremstilling: Forslagsstiller fremmet forslag om godkjennelse av forslag om skillevegg i trespiler på bekkesiden mellom markterrassene og inngjerding av markterrassene på tunsiden. Det ble forutsatt at alle står fritt til å skjerme terrassene på denne måten, og dersom man skal skjerme med noe annet enn planter vil det omforente forslag være eneste alternativ. Forslag Nord. Det lages en vegg på max høyde 165 og bredde 220 cm. Veggen festes med jordspyd i hekkområdet, eller på kanten av vestligste terrasse. Reisverk av stolper 48 x 96 mm, og med spiler 48 x 30 med mer. Spilene monteres med 100 mm avstand, og annen hver gang på hver side, slik at det sett direkte fra siden synes å være 48 mm spiler med 25 mm luft mellom hver. En slik «vegg» vil gi planter klatremulighet, og være lett tilgjengelig for beising fra begge sider. Beises i byggets valgte gråfarge. Forslag Syd. Et gjerde rundt terrassene bygges i høyde på 120 cm. Gjerdet festes evt. med beslag i en bunnsvill på 48 x 96 eller 144 mm, som festes i terrassens underliggende dragere. Reisverk av 48 x 96 mm hver 120 cm, med spiler på 48 x 48 mm festet med 22 mm avstand, liggende vannrett på yttersiden. Toppbord i hele gjerdets lengde. Alternativ byggemetode for begge løsninger. Gjerdene lages som elementer av 48 x 48 mm materialer, i en lengde som må tilpasses hver enkelt terrasselengde. Både rammeverk rundt, og mellomliggende spiler av samme dimensjon, og med 22 mm luft mellom spilene. Elementene monteres mellom stolper på 96 x 96 mm. Gjerdet på sydsiden festet i bunnsvill, og på nordsiden i jordspyd. Skisser/tegninger lå vedlagt i innkallingen til årsmøte side 22-24. I tillegg lå tilbud fra Morten Knutsen på utførelse av arbeidet vedlagt på side 25 i innkallingen. Styrets innstilling vedrørende forslag om skillevegg mellom markterrassene på bekkesiden og inngjerding av markterrassene på tunsiden: Styret støttet forslaget og hadde ingen kommentar vedrørende forslag om skillevegg mellom markterrassene på bekkesiden (forslag nord). Når det gjaldt forslag om inngjerding på tunsiden (forslag syd) foreslo styret at lysåpningen mellom spilene skulle økes til å være like store som spilenes foreslåtte tykkelse på 48mm, i stedte for 22mm. Styrets forslag til vedtak: Sameiermøte vedtar med dette gjerdegruppens forslag nord (skillevegg på bekkesiden) uten endring, og forslag syd (inngjerding) med endret lysåpningen mellom spilene til en tykkelse på 48mm. Alternativ byggemetode som er beskrevet i forslaget kan også benyttes, men gitt at lysåpning mellom spilene ved inngjerding også her får en tykkelse på 48mm. Alle kostnader forbundet med bygging og fremtidig vedlikehold av skillevegg/inngjerding skal bekostes av seksjonseier selv.
4 Hukenbekken Sameie Seksjonseier på markplan som planlegger inngjerding eller skilleveggsarbeid plikter å melde ifra til styret, og tilstøtende nabo med 14 dagers frist. Arbeidene skal utføres fagmessig og ikke være til sjenanse for tilgrensende nabo. Videre skal gjerdegruppen levere detaljerte tekniske tegninger til styret over vedtatt forslag for arkivering og opplasting på sameiets hjemmeside, slik at det ikke blir noen fremtidig tvil om hva som kan bygges på markplan av skillevegg og inngjerding, samt materialvalg, dimensjoner og mål m.m. Styret foreslår samtidig at følgende punkt i sameiets trivselsregler punkt 4.1 tilføyes: «På sameiermøte 4. april 2016 ble det vedtatt regler for skillevegg mellom markterrassene på bekkesiden og inngjerding av markterrassene på tunsiden. Disse reglene kan fås ved henvendelse til styret. I tillegg skal de ligge tilgjengelig på sameiet sin hjemmeside». Vedtak: Sameiermøte gikk først til avstemning over styrets forslag til vedtak, men kun berørt til forslag nord (skillevegger). Antall stemmer for forslaget ble 27 stemmer, og 1 stemme mot forslaget. Vedtatt med mer enn 2/3 flertall. Sameiermøte gikk så til avstemning over styrets forslag til vedtak vedrørende forslag syd (inngjerding). Sameiermøte tok i denne avstemningen ikke hensyn til lysåpning mellom spilene og ikke hvilken byggemetode som skulle benyttes. Antall stemmer for forslaget ble 19, og antall stemmer mot forslaget ble 8 stemmer. Vedtatt med mer enn 2/3 flertall. Sameiermøte gikk så til avstemning over hvilken alternativ løsning man skal kunne bygge inngjerdingen i. Enten byggemetode med stolpe på baksiden av inngjerdingen (bildet nederst på side 23 i innkallingen) eller byggemetode med stolpe på fremsiden av inngjerdingen (bildet øverst på side 23 i innkallingen). Byggemetode med stolpe på baksiden ble vedtatt med 27 stemmer for, mens foreslått byggemetode på fremsiden fikk 1 stemme, og ble nedstemt. Sameiermøte gikk videre til avstemning over lysåpningen mellom spilene. Det ble votert over følgende forslag: 22mm, 25mm, 30mm, 36mm og 48mm. Forslagene fikk følgende stemmer: 22mm: 0 25mm: 5 30mm: 10 36mm: 7 48mm: 6 Siden ingen av forslagene fikk tilstrekkelig flertall gikk sameiermøte til ny avstemning over forslag om 30mm og 36mm lysåpning, som fikk flest stemmer ved første avstemning. Forslag om 30mm fikk 16 stemmer, og forslag om 36mm fikk 12 stemmer. Lysåpning mellom spilene på inngjerdingen ble vedtatt til 30mm.
5 Hukenbekken Sameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble Pål Kraft og Tone Milde foreslått Vedtak: Valgt ved akklamasjon. Møtet ble hevet kl.: 20:38. Protokollen signeres av Anja Klokseth /s/ Møteleder Frøydis Bryhn Ross /s/ Protokollvitne Anja Klokseth /s/ Referent Tone Milde /s/ Protokollvitne