KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III Avtale Kolonialvarer og juice sak 15/5022 For Larvik kommune (Oppdragsgiver)
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 3 1.1 KORT OM ANSKAFFELSEN 3 1.2 AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER 3 1.3 KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE 3 1.4 KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 3 2 FRISTER 4 2.1 TIDSFRISTER 4 2.2 VEDSTÅELSESFRIST 4 2.3 TILBUDSKONFERANSE 4 2.4 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 4 3 GENERELT OM TILBUDET 4 3.1 TILBUDSINNLEVERING 4 3.2 SPRÅK 5 3.3 FORBEHOLD 5 3.4 ALTERNATIVE TILBUD 5 3.5 TILBUDSÅPNING 5 3.6 TILBUDSINNHOLD 5 3.7 GENERELLE KRAV TIL TILBUDSUTFORMING 5 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 6 4.1 AVKLARINGER 6 4.2 ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 4.3 ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD 6 4.4 OPPLYSNINGSPLIKT 6 4.5 TILLEGGSOPPLYSNINGER 6 4.6 OFFENTLIGHET 6 4.7 TAUSHETSPLIKT 6 4.8 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN 6 4.9 HABILITET 6 4.10 RETTING AV ÅPENBARE FEIL 7 4.11 RETUR AV TILBUD 7 4.12 AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING 7 4.13 TILDELING AV KONTRAKT OG BEGRUNNELSE FOR VALG 7 5 TILLEGGSOPPLYSNINGER 7 VEDLEGG Vedlegg 1 Tilbudsmappe Vedlegg 2 Prisark Kolonial og Juice Vedlegg 3 Alminnelige kontraktsvilkår rammeavtale Vedlegg 4 Egenerklæring ILO konvensjon 94 Vedlegg 5 Spørreskjema referanser Side 2 av 7
1 INNLEDNING 1.1 Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver skal gå til anskaffelse av kolonialvarer og juice. Volumet var for første halvår 2015 ca 2,5 MNOK. Det garanteres ikke for oppgitte estimater. For nærmere informasjon om oppdraget vises det til vedlegg 1 Tilbudsmappe. Avtalen omfatter følgende enheter: Larvik kommunale catering (Vikingveien 4) og Arbeid og aktivitet sin kantine (Borgejordet 23). Oppdragsgiver har opsjon på å tilknytte flere enheter til avtalen. Larvik og Lardal kommune vil kunne bli slått sammen i løpet av kontraktsperioden. Kontrakten vil gjelde uavhengig av dette, den nye kommunen vil kunne tre inn i avtalen. 1.2 Avtalens varighet og antall leverandører Varighet a)kontraktsperioden er 2 år. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med inntil 24 måneder basert på en eller flere forlengelser slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. Antall leverandører Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det vil si at det velges en -1- total leverandør på avtalen. 1.3 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interessenter kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalisering, og tilbyderne må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen er kunngjort i kunngjøringsdatabasene Doffin og TED. 1.4 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: Terje Eftedal Mobil: + 47 982 31 246 E-post: Terje.eftedal@larvik.kommune.no Side 3 av 7
2 FRISTER 2.1 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 14/9-2015 kl. 1300. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via www.doffin.no. Frist for å levere tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Frist for å levere tilbud er 5/10-2015 klokken 12:00 Merking av tilbud Forsendelsen merkes: Kolonialvarer og Juice Sak 15/5022 2.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet i 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.4 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet: Dato: Tilbudsåpning 5/10 Tilbudsevaluering ferdig 16/10 Kontraktstildeling 16/10 Kontraktsinngåelse/signering 26/10 Oppstart av avtale 1/11 3 GENERELT OM TILBUDET 3.1 Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres elektronisk til anskaffelse@larvik.kommune.no og merkes «Kolonialvarer og Juice Sak 15/5022» Oppdragsgiver: Larvik kommune Avd./Kontaktperson: Terje Eftedal Besøksadresse: Feyersgate 7 Postadresse: PB 2020 Postnummer og sted: 3255 Larvik PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/en fil. Side 4 av 7
Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres en ytterligere kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument/en fil i PDF-format. Excel-fil utfylt med priser skal leveres som egen fil. Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i Feyersgate 7, Larvik. En representant for for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen stenger hver dag klokken 15:30. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post. Er ikke forsendelsen lukket eller merket vil tilbudet bli avvist. 3.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk, dansk, eller svensk. 3.3 Forbehold Tilbud som inneholder forbehold som blir vurdert som vesentlige, vil bli avvist. Forbehold som blir vurdert som ikke ubetydelig kan medføre avvisning. Forbehold(ene) skal klart fremgå i vedlegg 1 Tilbudsmappen under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være utarbeidet i henhold til malen i tilbudsmappen og være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 3.4 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.6 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 3.7 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappen (vedlegg 1). Side 5 av 7
4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Tilbydere vil kunne bli innkalt til avklaringsmøter dersom det er behov for det. 4.2 Endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransedokumentene som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 4.3 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. 4.4 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. 4.5 Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4.6 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.7 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4.8 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 4.9 Habilitet Side 6 av 7
Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 4.10 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. 4.11 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 4.12 Avvisningsgrunner og forkasting Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Se også avvisningsgrunner i Forskrift om offenlige anskaffelser. 4.13 Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem som er innstilt. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en frist for tilbyder til å komme med innsigelser til beslutningen. 5 TILLEGGSOPPLYSNINGER Oppdragsgiver vil etter endt kontraktsperiode utstede en sluttattest. Før attest utstedes som endelig, vil leverandøren få anledning til å kommentere innholdet innen en gitt tidsfrist. Denne vil kunne bli sendt andre offentlige oppdragsgivere på forespørsel. Side 7 av 7