Foreningens helhetlige profil Artikkelen er skrevet av Henning Handå og Beate Johansen for Studentliv Artikkelen er opprinnelig utarbeidet i til bruk for deltagere på Studentlivs kurs i PR og markedsføring. Samtidig fungerer den også som en god kilde for deg som ikke har deltatt på dette kurset, men ønsker en grunnleggende innføring i temaet. Profil og omdømme Vi har vært inne på hvordan en studentforening er avhengig av sine omgivelser for å kunne fungere godt og for å overleve. Mennesket har et behov for å katalogisere og kvantifisere sine omgivelser. Dette medfører at også alle organisasjoner har en eller annen fellesnevner eller profil når det gjelder hvordan organisasjonen oppfattes av sine omgivelser og sine brukere. Mange studentforeninger er ikke bevisst sin egen profil og identitet. De sliter som regel med dårlig organisering, få ressurser, mye ad hoc arbeid og for liten kompetanse til å drive målrettet og matnyttig PR arbeid. En gjennomtenkt profil og godt PR arbeid vil også gjøre det mye enklere å drive en organisasjon, fordi det vil øke bevisstheten og samle organisasjonen. Samtidig kan en god og ryddig organisasjon igjen gjøre PR arbeidet enklere. Det første steg for enhver studentforening, dersom det ikke allerede eksisterer er å sette seg sammen og definere sin egen profil og identitet. 1
Hvem er dere? Hva vil dere? Det å sette seg ned alene og oppsummere sin egen studentforenings eksistensgrunnlag og målsetninger er en håpløs oppgave. En markedsundersøkelse ville kunne kartlegge studentforeningens posisjon og anseelse hos den jevne student, men for de fleste studentforeninger ville dette være for krevende og for dyrt. Det å evaluere sine omgivelser og deres påvirkning på foreningsdriften er veldig viktig. Målet med en slik evaluering er å undersøke hvorvidt det er samsvar mellom virkeligheten og den rådende og gjerne ubevisste oppfatningen som regjerer internt i organisasjonen. SWOT-analyse et redskap i profilarbeidet Strengths - styrker S W Weaknesses - svakheter Oppertunities - muligheter O T Threats - trusler SWOT-analysen er en veldig effektiv måte å identifisere styrker og svakheter ved din egen forening og for senere å anslå muligheter og trusler foreningen kan stå ovenfor. Opphavsmannen for SWOT analysen er Kenneth Andrews. Metoden stammer fra 1960-årene og miljøet rundt strategistudiene ved Harvard Business School i USA. Hensikten med analysen er å fokusere driften inn på områder hvor foreningen har sine styrker og hvor de beste mulighetene ligger, samtidig som man er prøver å redusere sine svakheter og er bevisst sine trusler. Gjennom en enkel SWOT analyse og en etterfølgende brainstorming rundt en del nødvendige problemstillinger vil foreningen ha et godt 2
utgangspunkt for videre drift. Det vil også gjøre det påfølgende PR og markedsføringsarbeidet mye enklere. SWOT analysen, slik vi bruker den her, identifiserer egenskaper som representerer styrker eller svakheter ved foreningens drift. Disse representerer nåtid, og er gjerne statiske egenskaper. Disse styrker og svakheter vil igjen representere muligheter og trusler foreningen kan gå i møte i framtiden, i tillegg til eksterne muligheter og trusler. Gjennom SWOT-analysen kan man samle styret/organisasjonen rundt viktige utfordringer og øke bevisstheten og engasjementet rundt den generelle drift. Nedenfor har vi satt opp en enkel SWOT analyse gjort av en tenkt studentforening. Gjennom hele kursheftet vil vi trekke inn den imaginære studentforeningen Justivisen som eksempel, når vi går igjennom enkelte elementer ved PR- og markedsføringsarbeidet. Justivisen er en kjellerforening ved Det Juridiske Fakultet, som i dette eksempelet ligger på Blindern. Justivisen: SWOT analyse Styrker Engasjerte foreningsmedlemmer Sentrale lokaler på campus God kontakt med SiO Studentradio og -avis i nærheten Gode arrangementer Svakheter Veldig mange foreninger og arrangementer på campus Få medlemmer i foreningen Dårlig kontakt med fakultetet Slitte og uegnede lokaler Muligheter Bedre og hyppigere medieomtale Bedre samarbeidet med andre foreninger Utviklingsmuligheter gjennom SiO Flere besøkende Flere interesserte i foreningsarbeid Trusler Drukne i studentarrangementer Dårlig rekruttering Dårlig kontinuitet Nedadgående spiral 3
SWOT analysen vil bidra til å definere foreningens drift, og den vil også til en viss grad plassere foreningen inn i omgivelsene. Det er nå mye enklere å etablere eller revidere foreningens profil. Brainstorm fram en profil! Når din forening har kartlagt seg og sine omgivelser og fått en forståelse for hvilke utfordringer den står overfor, er man rustet til å etablere eller revidere sin profil. Selve begrepet profil kan være misledende, da det både kan betegne hvordan en forening oppfattes og hvordan en forening ønsker å oppfattes. Vi vil bruke begrepet i den siste betydningen. Sprikende profiloppfatninger De fleste medlemmer av en studentforening har gjort seg noen ideer om sin forenings identitet og profil. Dette viser at medlemmet er engasjert og har et eierforhold til foreningen, samtidig som medlemmet høyst sannsynlig snakker positiv om foreningen til venner og kjente. Hvis de ulike medlemmene derimot har vidt sprikende oppfatninger av foreningens profil og eksistensgrunnlag har man både et omdømmeproblem og et organisatorisk problem. Mange studentforeninger har ikke en eksplisitt og nedskrevet profil. Problemet manifesterer seg gjerne i intern uenighet, usikkerhet, lavt engasjement og en svak ekstern profil. Nesten uansett hvor liten foreningen er bør man ha tenkt gjennom og skrevet ned en del sentrale punkter rundt foreningens virke og målsetninger. Dette kan vi kalle profildokumenter. Profildokumentene bør stemme helt overens med alle intensjonsdokumenter i organisasjonen, med mindre man ønsker å legge 4
om driften. Etter at profildokumentene er utarbeidet bør man gå tilbake og sjekke samsvar den motsatte veien, slik at intensjonsdokumentene stemmer overens med profildokumentene. De tre viktigste profildokumentene er organisasjonsprofil, arrangementsprofil og grafisk profil. Vi vil nå gå gjennom hver enkelt av disse tre. Organisasjonsprofil Enhver forening bør utarbeide sin organisasjonsprofil. Denne bør være lett tilgjengelig for foreningens medlemmer og omgivelsene generelt. Organisasjonsprofilen bør bestå av: En virksomhetsidé - Fem til ti linjer som sammenfatter foreningens navn, hensikt, omfang og målsettinger. Tre kjerneverdier - Tre enkeltord som definerer foreningens målsetninger. Disse er enkle for foreningens medlemmer å huske, og for eksterne å forstå. En payoff - En kort setning som på en snedig, lettfattelig og intelligent måte definerer foreningens virke eller hensikt. Justivisen Virksomhetsidé Justivisen er en studentforening av og for studenter ved det juridiske fakultet. Vi jobber for å samle studentene til sosiale samlinger i våre lokaler for å gi ellers tunge studier innslag av munterhet og glede. Vi er stolte av vårt fag og våre tradisjoner og ønsker at dette skal skinne igjennom ved våre arrangementer. Tre kjerneverdier Inkluderende, morsom og ny Payoff Alt for Norges Lover 5
Arrangementsprofil For rene arrangørforeninger kan det også være en ide å utvikle en arrangementsprofil, som på samme måte sier noe om arrangementene, da dette ikke nødvendigvis stemmer overens med foreningens generelle profil. I eksempelet med Justivisen vil arrangementsprofilen trolig spinne rundt ønsket om å implementere elementer ved studiene inn i sosiale arrangementer. Grafisk profil Enhver forening bør også vurdere å definere en grafisk profil. Dette vil være til stor hjelp ved produksjon av markedsføringsmateriell, støttesøknader og ved innhenting av samarbeidspartnere. En grafisk profil kan være alt fra å bestemme seg for én font i alle dokumenter, til utvikling av logo og fargebruk. For Justivisen vil det for eksempel vært mulig å benytte seg av paragraftegnet i logoen, samt fonter og farger fra Norges Lover. Forarbeidet er unnagjort Uansett foreningens størrelse vil profildokumentene hjelpe foreningen å forstå seg selv, samtidig som omgivelsene i mye større grad enn før vil ha muligheten til å forstå foreningen. Dersom man har gjort bra PR-arbeid vil foreningen kunne fremstå som en helhetlig, troverdig og levedyktig organisasjon, med bred støtte og kjennskap blant publikum, samarbeidspartnere og andre involverte. Dette vil bl.a. gjøre det enklere å identifisere dere som mulige/uaktuelle samarbeidspartnere for sponsorer og andre samarbeidspartnere. Det er nå man virkelig kan begynne med PR-arbeidet og merkevarejobbingen. 6
PR-arbeidet All PR skal fremme organisasjonens profil og virke. En god og velfungerende organisasjon, med stolte medlemmer og gode arrangementer er selvsagt den beste PR og reklame en organisasjon eller forening kan få. Samtidig er det viktig å påpeke at PR arbeidet aldri vil kunne redde en dårlig organisasjon. PR arbeidet må: Gi omgivelsene nødvendig kjennskap til organisasjonen Få organisasjonen til å fremstå som troverdig, positiv og attraktiv Gjøre negative fordommer om til positive Intern organisering Sørg for god kjennskap til foreningen internt Én person tar seg av all ekstern kontakt Mediehåndtering, samarbeidpartnere, nettverk Nettverket bør grundig dokumenteres Bruk gjerne MS Outlook. Nettverket kan være en gullgruve! For å sikre et optimalt omdømme er det viktig med god kjennskap til organisasjonen internt, og at informasjon om organisasjonen er god og lett tilgjengelig. Dette var vi inne på i forrige avsnitt. Ovenfor omgivelsene bør en generelt sett alltid være tilgjengelig og sørge for at organisasjonen og dens virke alltid ligger et eller annet sted i folks bevissthet. Man kan på en måte si at det er viktig å holde jernet varmt gjennom hele semesteret og jevnlig informere om foreningens drift, invitere til arrangementer og møter, samt rapportere fra de nevnte arrangementene og møtene. 7
Foreningen må utarbeide en god intern rollefordeling. Hvordan PRarbeidet organiseres er opp til hver forening, men det er viktig at kun én person tar seg av all ekstern kontakt, inkludert mediehåndteringen. Dette for å opprettholde en kontinuitet, samtidig som det opprettes et nettverk, og at dette nettverket kan bli fortrolig med denne kontaktpersonen. Nettverket bør grundig loggføres. Det anbefales å gjøre dette i f.eks. MS Outlook, for å enkelt holde rede på foreningens nettverk. Nettverket er noe av det viktigste foreningen har, så dette må bli tatt godt vare på! Foreningens ulike roller ovenfor omgivelsene Det er veldig viktig å være bevisst de forskjellige roller en forening har ovenfor omgivelsene sine. Tabellen under prøver å gi en grei oversikt over dette. Omgivelser Overordnede Sponsorer/ Samarbeidspartnere Medorganisasjoner Foreningens rolle Lærerens yndling Svigermors drøm En god venn Beskrivelse Innordne dere etter gjeldende regler og rutiner. Ta kontakt og spør om hjelp. Hvis dere fremstår som en forening som hele tiden prøver å gjøre det rette vil dere også få lov til å gjøre noen feil. Dere er et produkt dere må selge. Det dreier seg ofte kun om penger/verdioverføringer. Hold det dere lover. Vær profesjonelle. Profiler dere som en inngangsport til studenten som målgruppe og forbruker. Vær åpen. Del alt. Man er konkurrenter, men også i samme båt. Du får det du gir. Samarbeid. Media Innovatøren Vær aktiv. Ta kontakt. Én kontaktperson. Vær tilgjengelig, åpen og troverdig. Vær 8
Vær tilgjengelig, åpen og troverdig. Vær på lag med media. Publikum Forføreren Vær til for publikum og brukere. Vis respekt. Vær konsekvent og enkel. God PR vil gi dere Mer godvilje fra omgivelsene Større toleranse fra omgivelsene Større trygghet som organisasjon Større muligheter som organisasjon Vi har vært inne på at foreninger interagerer med sine omgivelser på mange forskjellige måter. En meget viktig måte å involvere omgivelsene i foreningens drift på, er gjennom arrangementer. Her vil også PR arbeidet ha en mer intens og salgsfremmende side ved seg, da under ren arrangementspromotering. 9