Årsrapport Nmf-Oslo

Styret har bestått av: Årsrapport Nmf-Oslo 2013-2014 Leder Elisabeth Holven ( september 2013- april 2014), Imon Barua ( april 2014 ) Nestleder/Sekretær - Imon Barua ( september 2013 april 2014) Nasjonalt styrerepresentant- Camilla Lytomt ( 2013), Sofyan Raja (september- november 2013), Christine Carlsen ( november 2013 - april 2014), Elisabeth Holven ( april 2014 ) Grunnutdanningsansvarlig Christine Carlsen ( september november 2013), Ane Vassbotn ( februar 2014 -) Mentoransvarlig Faisal Qureshi ( februar 2014 - ) Økonomiansvarlig Sakshi Sharma Lønn- og medlemsfordelsansvarlig Thomas Jensen Forskningsutvekslingsansvarlig Vivian Amundsen og Liva Klingen Prosjektansvarlig Pallavi Puri Kurskoordinator Sara Namek Turnusansvarlig Sarah Løvdahl Klinisk utvekslingsansvarlig Nikoline Gamst og Eric Tande Kommunikasjonsansvarlig Gudrun Tokle Grene

Styrearbeid: Styremøter: 2013: 5 + 1 ekstraordinært lokallagsstyremøte. 2014: 6 styremøter Juleavslutning ble arrangert som eget julebord på restauranten «Mother India» og sommeravslutning ble arrangert i forbindelse med augustmøtet. Lokallaget har brukt google groups (gruppemail) til intern korrespondanse. Leder har besvart Nmf Oslo- mailen. Alle har hatt redigeringstilgang til Facebook-siden. Tillitsvalgtopplæring: TVK1: Alle medlemmene fullførte denne hjemme før TVK2. Diskusjon om innholdet i TVK1 på TVK2.TVK2: Samling hos Christine og gjennomgang av styrearbeid, utfordringer og plan videre. Training rettet mot styrearbeid i Nmf var ledet av Ida Susanna Fattah. TVK3: Samtlige tillitsvalgte, med unntak av Camilla Lytomt deltok på hele eller deler av TVK3. Her ble det gjennomgått vervsrettet opplæring med tillitsvalgte i andre lokallag. Andre møter: Turnusmøter : Har blitt arrangert to informasjonsmøter om turnus ( høst og vår) med representanter fra Ahus og Ylf. Møte om midlertidig lisens: Representanter fra Oslo Legeforening, Ylf og en student fra 12.semester var invitert for å holde foredrag om ordningen med midlertidig lisens for medisinstudenter. Landsmøte: seks representanter fra Nmf Oslo deltok på Landsmøte i Bergen. Styremøter i Oslo Legeforening: Nmf Oslo har vært representert på alle styremøter i Oslo Legeforening enten ved leder eller vara, med unntak av sommeravslutningen. Leder og nestleder deltok også på julebord i desember. Regionsutvalg Helse Sør-Øst: leder har deltatt på et møte i RESØ, det har ellers vært utfordrende å finne vara til de andre møtene. Andre møter/konferanser der Nmf Oslo har vært representert: NoPSA- konferansen, Generalforsamling i IFMSA, mars og august 2014 (tre representanter på augustmøte), debatter arrangert av Oslo Legeforening, debatt om mentorordninger arrangert av Polyteknisk forening, MFU- møte, møte med MedLink og møter med Veterinærstudentforeningen. Rekrutteringsmøter: Det ble arrangert medlemskveld på Legenes Hus i februar 2014 med oppmøte på ca 70 stk. Det

har også blitt arrangert verveuker både i januar og i september 2014. Satsningsområder for styreperioden: Samarbeidsprosjekter: Nmf startet i januar et samarbeid med DNV-S ( Veterinærstudentforeningen) angående helgeseminar, One Health Weekend, som ble arrangert i april 2014. NoPSA: samarbeid med farmasistudentforeningen har blitt forsøkt styrket gjennom deltakelse på NoPSA-konferansen og felles prosjekt om training for medisin og farmasistudenter. Andre Lokallag: Dette året har det vært utstrakt samarbeid mellom lokallagene, særlig i forbindelse med Landsmøtet. Samarbeid om bestilling av promomateriell og journalkort har også fungert godt. Synlighet og medlemsinvolvering: Stille protest mot innføring av karakterer ble arrangert i september 2013 i forbindelse med fakultetsstyremøte der denne saken skulle avgjøres. Planlegging i samarbeid med MFU. Protesten var begrunnet i misnøye med dårlig kommunikasjon og manglende forsøk på samarbeid med studentene i denne saken og for å støtte studentrepresentantene i fakultetsstyret. Aksjonen hadde svært godt oppmøte og fikk oppmerksomhet på facebook og i media. Kommunikasjonsansvarlig sendte ut nyhetsbrev hver måned, som i år har fått fornyet profil. Planlegging av nyhetsbrev og Nmf-mail har skjedd i samarbeid med leder og på styremøter og har måttet følge restriksjon på en mail i uken satt av fakultetet. I desember ble det sendt ut spørreundersøkelse om reservasjonsrett/adgang for fastleger mot å henvise til abort. 409 av medlemmene i Oslo svarte på undersøkelsen. Resultatene fra spørreundersøkelse utført i alle lokallag ble kommentert i et skriv fra Nmf leder i desember. Undersøkelsen ble også kommentert i Aftenposten i januar. I februar arrangerte eventgruppen debatt om reservasjonsrett for å belyse saken ytterligere. Nmf vedtok politisk standpunkt imot reservasjonsadgang mot henvisning til abort på Landsmøtet i mars. I forkant av Landsmøtet i mars ble det arrangert Allmøte for å diskutere landsmøtesaker. Nestleder Christian Lolland og Ylf-tillitsvalgt Kristin Utne innledet Allmøtet. Saker som ble diskutert var Nmf Oslo sine meninger om dimensjonering og kvalitet i turnusordningen, hospiteringssaken og forhold til farmasøytisk industri. Allmøtet hadde dårlig oppmøte utenfor styret. Nasjonalt styrerepresentant : mars 2014 Fokuset for lønn og turnus var våren 2013 preget av hovedforhandlingene, av at søknadsbasert turnusordning nå er begynt og påfølgende tilpasning fra studentene side, samt av en arbeidslivsgruppe som etter et par perioder med arbeidsomme tillitsvalgte og god kunnskapsoverføring ønsket å få til mye.

Blant de konkrete tingene som ble gjort for lønn- og turnusområdet i begynnelsen av 2014 var gjennomføring av undersøkelse om tilstanden i arbeidslivet blant medisinstudenter. Til sammen litt over 1000 medlemmer svarte. Vi fikk hjelp av sekretariatet i legeforeningen til gjennomføringen og alle de lokale lønn- og turnusansvarlige reklamerte for den, mens noen brukte store deler av vervtiden sin på undersøkelsen. I begynnelsen av mars ble det gjennomført et erfaringsseminar med arbeidsgiverforeningen Spekter. Temaet var ny turnusordning, og Nmf møtte sammen med representanter fra Ylf og sekretariatet i legeforeningen. Fokus fra Nmf var situasjonen for medisinstudenter med lisens. Fem personer fra arbeidslivsgruppen deltok. De første månedene i året ble også brukt til forberedelse til hovedforhandlingene. Hva vi ønsket å kreve ble tatt opp både i i utvidet nasjonal styremøte og i arbeidslivsgruppen, samt i forhandlingsutvalget i legeforeningen. Informasjonsvirksomheten fra lønn- og turnus besto av oppdateringer på Nmfs nettside og facebook, samt svar på henvendelser. Nettsideoppdateringene manglet noe systematikk og enkelte eldre deler ble dessverre ikke endret. Henvendelser fra medlemmer og andre kom med ujevne mellomrom, men det var noen hver uke. Alle medlemmer av arbeidslivsgruppen svarte på flere hver. Det var ønsket å få til en form for lagring av tidligere henvendelser og svar for å bygge kompetanse og minske dobbeltarbeid, også over tid. På grunn av personvernhensyn og prioritering fant vi ikke ut hvordan dette skulle gjøres i perioden. Lønn og turnus var også synlige i mediene, både gjennom leder, nasjonalt ansvarlig og et par lokallagsrepresentanter. Dette ble vellykket. Det ble brukt noe ressurser på å tenke retning videre for arbeidsliv, uten at det ble funnet noe klart mål og løsning for å få gjort alt vi ønsket og samtidig ha nok tid og en god arbeidsdeling. Nasjonalt styrerepresentant : fra april 2014 Ansvarsområde i Nasjonalt styre ble bestemt å være «Turnus» i begynnelsen av mai. Handover og overgangsperiode med Even Rustad og Christine Carlsen i mai. Arbeidslivsgruppen har i perioden mai-juni 2014 arbeidet med lønnsforhandlinger, behandling av henvendelser fra medlemmer og fulgt opp saker med Legeforeningen og Hdir relatert til konsekvenser av endret turnusordning og ESA- godkjennelse av Norsk medisinstudium. Forberedelsesarbeid til Arbeidslivs- opplæring på TVK3, turnusrapport og spørreundersøkelse om ansettelsesforhold som del av større undersøkelse som fagavdelingen i Legeforeningen har ansvar for. Det arbeides med forbedring av kontaktskjema og datalagringssystem. I slutten av mai var arbeidet rettet mot forberedelser til Landsstyremøte i Legeforeningen. Tett samarbeid med Nmf Oslo leder om organisering av styremøter, årsrapport, årsmøte, TVK2 og handoverperiode. Nestleder/Sekretær Sekretær: Booket rom for styremøter, kjøpt inn mat og drikke til styremøtene. Også bidratt ved flere prosjekter og eventer i regi av Nmf ift bestilling av rom og pizza. Også gjort større innkjøp

på vegne av lokallaget av varer som skulle brukes ved større anledninger. Nestleder: - Var hovedansvarlig under arrangeringen av medlemskvelden som var på Legenes hus 19.februar. Var bl a. ansvarlig for å hente inn stand-up komiker, kjøpe inn mat og holde kontakt med de ulike gruppene som skulle tale under programmet. Var også konferansier under programmet. Var et oppmøte på ca 70 stk. - Deltok som delegat for Nmf Oslo både på TVK3 2013 og Landsmøte. - Bistått i arrangering av andre prosjekter og eventer av andre fra lokallagsstyret - Holdt et innlegg under Oslo Legeforenings debattmøte om rett til helsjehjelp for papirløse, et samarbeidsprosjekt med Jusbuss. - Sammen med turnusansvarlig vært ansvarlig for møte om midlertidig lisens. Tok da kontakt med Oslo Legeforening, Ylf og en student fra 12.semester for å snakke under programmet. Studenter fra 8.,9. og 10. semester ble da invitert. - Ledet gruppen av medisinstudenter fra lokallagsstyret som bidro under planlegging og gjennomføring av One Health Weekend, et samarbeidsprosjekt med Veterinærforeningen. Dette var første gang Nmf og DNV-S hadde samarbeidet, og begge parter ser frem til neste års seminar. Var også konferansier under seminaret sammen med leder for Veterinærstudentforeningen. Var over 100 stk som deltok, og både medisinstudenter, veterinærstudenter, farmasistudenter, bioingeniørstudenter var representert. Grunnutdanningsansvarlig september 2013 februar 2014 Ved overtagelse høsten 2013 besto grunnutdanningsvervet av mentorordningen. Mentorordningen hadde da vært i en rolig periode, og det ble prioritert å få den løpende igjen. På grunn av eget ønske, samt ønske fra lokallaget om å være mer delaktig i de mer politiske sidene av grunnutdanningen i Oslo, ble det forsøkt å gjøre noe mer direkte knyttet til utdanningen også. På senhøsten valgte lokallaget å splitte grunnutdanningsvervet til et grunnutdanningsverv og et mentorordningsverv. Konkrete saker som ble gjort i grunnutdanningsbiten: Tok i starten av perioden kontakt med MFU, avtalte med MFU-leder at Nmf sin representant skulle bli invitert på relevante møter som gjaldt grunnutdanning. Var to ganger på møte i MFU. For mentorordningen var de konkrete sakene som ble gjort: - Fikk gitt tilbud om mentorgruppe til de som hadde meldt seg på av studenter siden sist det hadde blitt tildelt grupper. - Tok kontakt med de aktive mentorene gjennom epost og fikk svar på en del spørsmål om hvordan det hadde vært og hva de så for seg videre. - Tok kontakt med aktive studenter gjennom epost. - Snakket med andre mentorordninger. - Fikk, gjennom strålende hjelp fra lokallagsstyret, tak i informasjon om hvilke leger som hadde meldt interesse for å være mentor og fikk ført opp i liste. - Begynte reklamering for mentorordningen gjennom facebook og nyhetsbrev til studenter. Det var mer utfordrende å finne interesserte studenter enn forventet. - Startet opp to nye mentorgrupper. Februar 2014 Jeg har ikke fått gjort så mye, da jeg bare har hatt vervet en halv periode. Som grunnutdanningsansvarlig har jeg:

- Deltatt på styremøter i Nmf Oslo - Deltatt på landsmøtet til Nmf og vært med på både forarbeidet og etterarbeidet knyttet til landsmøtet. - Begynt å kartlegge undervisning på de ulike sykehusene tilknyttet Universitetet i Oslo - Sett så vidt på eksamensavvikling ved medisinsk fakultet- Deltatt på allmøte på medisinsk fakultet - Vært mye i kontakt med medisinsk fagutvalg og medisinsk studentutvalg og dekanatet Mentoransvarlig Januar 2014: -Tiltrådte vervet -Deltok på styremøtet Februar: -Startet nye mentorgrupper -Fylte opp studenter i eksisterende grupper -Oppdaterte lister for studenter og mentorer -Deltok på styremøtet Mars: -Kontaktet mentorer og studenter -Deltok på styremøtet April: -Jobbet med promotering av ordningen -Deltok på styremøtet Mai: -Lagde innmeldingsskjema som skal sendes ut i alle kull i løpet av høsten. -Jobbet med årsmøte komiteen -Deltok på styremøtet -Vervet studenter Turnusansvarlig Faste oppgaver:- Fullført TVK3 opplæring - Har arrangert 2 infomøter om turnus (høst og vår) for 12. semester. Inviterte Grethe Kolloen fra Ahus og Anja Fog Heen fra YLF til å snakke på begge møtene og hadde veldig god erfaring med det. Rundt 30-40 stk møtte opp på hvert av møtene. - Har sammen med nestleder i Nmf Oslo arrangert infomøte om medisinsk lisens for 8. og 9. Semester høsten 2013. Leder av Oslo Legeforening, Svein Aarseth gav generell informasjon om regelverket rundt arbeid med lisens. I tillegg inviterte vi en student fra 12. semester til å snakke om hans arbeidserfaring med lisens. Ca 30 stk møtte opp til dette møtet.

- Lokallagsarbeid i Oslo, blant annet angående hospiteringssaken, kartlagt mulig arbeidslivsmesse og samarbeid med MedLink. - Besvart henvendelser fra medlemmer ang turnus og arbeidsliv Frivillige oppgaver: - Vært delegat på TVK3 og Landsmøtet. Jobbet mye med nye forslag i forkant av landsmøtet som gikk på turnus, arbeidsliv, hospitering. - Deltatt på GUK- Deltatt på erfaringsseminar med Spekter i forkant av vårens lønnsoppgjør- Vært intervjuet i Dagens Medisin i forbindelse med den nye turnusordningen- Blitt valgt som Nmf-representant i turnusrådet, Den Norske Legeforening 2013-2015 Kurskoordinator Som kurskoordinator har jeg passet på at alle kurs som er i regi av NMF-Oslo har gått som de skal. Har blant annet skaffet inn nye kursarrangører til kurs som mangler kursledere via søknadsprosess, vært med utvikle eksisterende kurs, men har dessverre ikke kommet med nye kurs. Årsaken til dette er at Nmf har allerede fire gode kurs og det ville ha blitt vanskelig med å koordinere tid slik at det ikke overlapper med de fire andre eksisterende Nmf-kursene og mange andre kurs fra ulike foreninger. Dessuten å få nok deltakere til melde seg på kurset slik at det ikke går i underskudd har vært en problem tidligere på enkelte faste kurs som arrangeres hvert semester. Det har blitt arrangert felles kursmøter der alle i kursgruppen har vært tilstede hvert semester for å sørge for at de praktiske og tekniske av kursene går problemfritt. Dette har gitt muligheten til å utveksle gode ideer og tips når det gjelder arrangering av kursene og ikke minst for å unngå at kursene overlapper. Mange av kursene har vært god oppmøte av deltakere, dermed har regnskapet sjelden avviket vesentlig fra kursbudsjettet. Kursene som blir arrangert, har vært et slags supplement til studieplanen der vi blant annet har hatt kurs som tilpasser alt fra ferske medisinstudenter til høyere målgruppe av medisinstudenter. Ettersom det har vært en rullende kursplan hvert semester, måtte jeg bruke tid på delegering av oppgaver, men samtidig har jeg fokusert på at belastningen på enkelte kursarrangører ikke har blitt for stor. Derfor måtte jeg assistere kursarrangørene etter behov og vært kursmedhjelper på alle kursene. Økonomiansvarlig Arbeidet med økonomi har gått jevnt hele året. 2013 ble et overskuddsår med ca. 8500 kr. Dette ble overført til neste års budsjett. Overskuddet skyldtes at lokallaget mot slutten av året fikk et uventet tilskudd, som vi ikke klarte å bruke opp. Nytt i 2014 er at man må oppgi navn på honorarer/ de som mottar gaver under NMFs arrangementer. De betales ikke tilbake dersom navn ikke oppgis. Det er et stadig tilbakevendende problem at Nmfs økonomiske system er tungvint for lokallagsmedlemmene, særlig ved spesielle tilfeller som krever at Nmf betaler en faktura som for eksempel ikke står i foreningens navn, ved betaling av husleie for utvekslingsstudenter, eller ved

lønning av medhjelpere på Nmfs prosjekter. Dette fører ofte til at undertegnede eller styremedlemmer må legge ut store summer i de tilfellene systemet svikter, fordi Nmf bare opererer med tilbakebetaling av penger som allerede er brukt. Det er også et problem at vi ikke har tilgang på kortterminal, da det er mye kontanter i omløp hver gang vi arrangerer kurs. Det er viktig at alle refusjoner som tilhører NMF Oslo går gjennom økonomiansvarlig i Oslo, og ikke direkte til vår sekretær. Dette medfører tap av kontroll og gjør det vanskeligere å holde oversikt over økonomien. Derfor bør kun økonomiansvarlig, leder eller nestleder kunne sende refusjonsskjemaer direkte til sekretæren. Dersom andre i lokallaget vil sende refusjoner direkte, må et scannet versjon sendes til økonomiansvarlig. Det samme gjelder faktura som sendes direkte til vår sekretær (må sendes en kopi til økonomiansvarlig slik at regnskapet holdes oppdatert). Kommunikasjonsansvarlig - Hovedansvarlig for Nmf Oslo sine nettsider - La ut informasjon og styrereferater fra lokallaget. Noe innholdsproduksjon av relevante saker. -Var lokallagets kontaktperson opp mot foreningens nettredaktør -Ansvarlig for at Nmf Oslo sine nettsider fulgte retningslinjene til Legeforeningen -Hovedansvarlig for drift av og oppdateringer på Nmf Oslo sine informasjonskanaler på sosiale medier -Driftet Facebook-siden og sørget for jevnlige oppdateringer -Oppdaterte Google calendar med oversikt over aktiviteter i regi av lokallaget og Nmf sentralt -Ansvarlig for Nmfs informasjonstavle på Domus Medica -Oppdaterte tavlen og fjernet gammel informasjon -Ansvarlig for promoteringsmaterial (innebar innkjøp av promoteringsmateriale som giveaways, flyers og informasjonshefter, samt nye profileringsplakater for Nmf til bruk i alle lokallag). -Promoterte arrangementer i regi av Nmf Oslo -Bidro til å planlegge og stå på stand i verveukene og eventuelle andre anledninger - Bidro med planleggingen og gjennomføringen av One Health Weekend, et samarbeid mellom Nmf Oslo og DNV-S Klinisk utvekslingsansvarlig Arbeidet med klinisk utveksling har vært relativt jevnt gjennom året, med unntak av noen sykliske topper. Høsten 2013 mobiliserte vi for å informere studentmassene om tilbudet om klinisk sommerutveksling et medlemsfordel i Nmf.

Videre arbeidet vi rett før og etter nyttår med praktiske dokumenter for studentene som skulle reise ut på klinisk sommerutveksling og håndterte alle henvendelsene som kom i denne sammenheng. Vinteren 2014 var en relativt rolig periode. Våren 2014 var preget av en del arbeid med tanke på arrangering av pre-departure training for de studentene som skulle reise på klinisk utveksling, sommeren 2014. Hele vårparten var preget av mail-skriving naturlig nok da studenter, både innreisende og utreisende henvendte seg til oss med spørsmål. I april 2014 startet vi med å rekruttere aktivitets- og kontaktfaddere for de utenlandske studentene som skulle hospitere i Oslo sommeren 2014. I hele perioden har vi arbeidet med forskjellige typer forarbeid, slik at den fire uker lange hospiteringen skal bli så lærerik og hyggelig som mulig. Dette betyr at vi har vært i jevnlig kontakt med våre kontaktpersoner på OUS, det være seg kantinepersonell til ansatte i administrasjonen og ansatte ved de forskjellige avdelingene. Da vi startet som nye i vervet jobbet vi en periode mye med å prøve å organisere MRSAhurtigtest for de utenlandske studentene som skulle komme å hospitere her i Oslo, sommeren 2014. Dette viste seg å være et tema som stadig er oppe til diskusjon. LOKAL FORSKNINGSUTVEKSLINGSANSVARLIG (LORE) Disse oppgavene har vi gjennomført styreåret 2013-2014: Opplyst om og promotert forskningsutveksling for medisinstudenter som tilhører Universitetet Oslo via ulike media og gjennom utvekslingsmøte på høsten. Laget budsjett for forskningsutveksling i samråd med retningslinjer fra nasjonalt styre. Signert avtaler med og opprettet prosjekter for innkommende forskningsutvekslingsstudenter med forskere på fakultetet. Vi klarte i år å signere avtaler med 4 forskere og deres prosjekter. Dette ga oss mulighet til å kunne motta 6 utvekslingsstudenter. Sendt inn prosjektbeskrivelser til IFMSA for godkjenning, og revidert eventuelle prosjektbeskrivelser som ikke har blitt godkjent. Følge opp endte avtaler og gi diplom til forskere som har mottatt studenter. Dette er ennå ikke utført, men er planlagt å få utført så snart vi har fått underskrift fra nasjonalt styreleder, Even Holth Rustad, på diplomet. Søkt økonomisk støtte til gjennomføring av forskningsutveksling. Til tross for utallige søknader har vi ikke fått innvilget støtte fra noen andre aktører enn vårt eget lokallag. Sørget for husing av innkomne studenter. Vi har dessverre ikke lykkes i å finne en permanent og bærekraftig løsning for neste år, til tross for at dette har vært en av våre viktigste saker. Fulgt prosedyrene som beskrevet i Manual of Research Exchange (MoRE) i vedtektene til IFMSA. Rapportert og holdt jevnlig kontakt med nasjonal forskningsutvekslingsansvarlig. Vurdert søknader og motivasjonsbrev fra søkere til forskningsutvekslingsprogrammet, utreisende. Assistert utgående og studenter med å fylle ut AF. Avholdt «Pre departure» training for utgående forskningsutvekslingsstudenter, delt ut loggbok og informert om vilkår for å få tilbakebetalt depositum. Vurdert søknader fra innkommende forskningsutvekslingsstudenter. Vært ansvarlig for at Card of Acceptance for innkommende studenter blir sendt senest 8 uker før

starten av utvekslingen. Har vært tilgjengelig og assistert utreisende studenter i forkant og under oppholdet. Rekruttert kontakt- og aktivitetsfaddere og sosialt ansvarlig til sosialt program for innkommende studenter. Planlagt og gjennomført sosialt program for de innkommende forskningsutvekslingsstudentene. Fulgt opp utfylling av loggbok. Sjekk av at loggbok er fylt ut og godkjent er ikke ennå utført, men skal gjøres før nye forskningsutvekslingsansvarlige inntrer vervet. Vi har fremdeles ikke mottatt reisebrev fra alle de utreisende utvekslingsstudentene, men dette vil følges opp av nåværende forskningsutvekslingsansvarlige. Vi skal dele ut Certificate til innkommende forskningsutvekslingsstudenter etter at evalueringsskjema i Loggboken er fylt ut. Skrevet regnskap for forskningsutveksling fortløpende ila hele styreåret. Tidsbruk på to personer: Delta på styremøter: ca. 4 timer hver 3 uke. Mail: ca. 5 timer/uke Kontakt med forskere, søknadskriving og møter relatert til forskningsutveksling: 1-2 timer/uke Arrangering av utvekslingsmøte og «Pre departure» training ca. 7 timer. Delta på konferanser og kurs (inkl GA): ca. 14 dager/år Kontortid: 2-4 x 2 timer/semester Opplæring og handover v/tiltredelse og v/fratredelse: ca 8 timer Det har vært jevnt med arbeid hele styreåret, men med noen arbeidstopper før jul, sommer og på slutten av sommeren (pga sosialt program for innkommende studenter og spørsmål fra disse).

Årsrapport fra klinisk utvekslingsansvarlige 2013/2014 Vi har arbeidet jevnt gjennom året med å tilrettelegge klinisk utveksling for 12 innreisende og 12 utreisende studenter. Som tidligere år har det vært mest arbeid på vårparten, i sommerferien og ved starten på høstsemesteret (i selve utvekslingsperioden). Det har naturlig nok var mest arbeid knyttet til de innkommende studentene. I hele perioden har vi arbeidet med forskjellige typer forarbeid, slik at den fire uker lange hospiteringen skal bli så lærerik og hyggelig som mulig. Dette betyr at vi har vært i jevnlig kontakt med våre kontaktpersoner på OUS og Lovisenberg. Høsten 2013 hadde vi hand-over med gamle LEOer, deltok på TVK3 og evalueringsmøte med OUS, satte oss inn i IFMSA-databasen og mobiliserte for å informere studentmassene om tilbudet om klinisk sommerutveksling en populær medlemsfordel i Nmf. I samarbeid med ansvarlige for forskningsutveksling arrangerte vi informasjonskveld om utveksling, lagde promoteringsplakater etc. Videre arbeidet vi rett før og etter nyttår med praktiske dokumenter for studentene som skulle reise ut på klinisk sommerutveksling, håndterte alle henvendelsene som kom i denne sammenheng, og tok imot depositum. Vi hadde en del kontakt med NEO- UT i denne perioden. På nyåret 2014 søkte vi om midler fra Medisinsk Fakultet ved UiO, MSU og diverse fond og legater. Vi fikk innvilget kr. 15.000 fra med.fak. og kr. 5000 fra MSU. I tillegg skrev vi budsjett for utvekslingsperioden, og sendte ut søknader til OUS og Lovisenberg om å ta imot henholdsvis 10 og 2 studenter, noe vi fikk positivt svar på. Våren 2014 arrangerte vi pre-departure training med utdeling av loggbøker for utreisende studenter. Vi jobbet med CA og CC for alle utvekslere, både inn og ut. Hele vårparten var preget av mye e-post-korrespondanse med både innreisende og utreisende studenter, sykehusene og NEO ene. Vi hadde god dialog med våre kontaktpersoner ved OUS og Lovisenberg angående planlegging av årets utvekslingsperiode, særlig med tanke på testing av TB og MRSA, og studentenes avdelingsønsker. Vi bisto kontaktpersonen vår ved OUS i å fordele studentene på avdelingene, og sørget for at losji ble booket fra 13. august til 13. september. I april 2014 startet vi med å rekruttere aktivitets- og kontaktfaddere for de utenlandske studentene. Vi jobbet også for å finne en som kunne være sosialt ansvarlig for det sosiale programmet under fadderperioden. Tiden fram mot sommeren var en hektisk periode. Vi planla det sosiale programmet i samarbeid med forskningsutvekslingsansvarlige, og hadde tett dialog med alle innreisende studenter om avdeling, bolig, MRSA-testing etc. Vi booket bolig for de 2 studentene på Lovisenberg. Sommeren 2014 kontaktet vi Fredensborg Leiligheter for å avtale nøkkelhenting og kontrollere at alt var i orden med boligene. Vi fordelte kontaktfaddere på fadderbarn, satte sosialt ansvarlig inn i sine arbeidsoppgaver, booket time for MRSA- og TB-testing, kontaktet ansvarlige i kantinene for å skaffe matkuponger, organiserte henting og innlosjering av alle innkommende studenter på ankomstdagen deres etc. Det gikk en del tid til å følge opp kontaktfaddere og fadderbarn. Dagene 13.-15. august gikk fullstendig med til å sørge for at innlosjering hos Fredensborg gikk etter planen med tanke på fordeling av rom og senger, test av MRSA og TB, og introdusjonsmøte med OUS.

Da vi startet som nye i vervet jobbet vi en periode mye med å prøve å organisere MRSAhurtigtest for de utenlandske studentene som skulle komme å hospitere her i Oslo sommeren 2014. Dette viste seg å være et tema som stadig er oppe til diskusjon. Smittevernoverlege Egil Lingaas ga tillatelse til at vi kunne ta hurtigtest mot at studentene kunne fremvise negativ MRSA-test fra hjemlandet, og at kostnadene på ca. kr. 1000 per student ville bli dekket av NMF. Vi hadde ikke satt av 10.000 kr i budsjettet vårt til dette, og valgte å gå for vanlig dyrkningsprøve, mot at vi «purret» på prøvesvarene ved å ringe SiO Legekontor Blinderen og Furst for at informasjon om prøvesvar skulle komme raskere fram. Vi ba studentene komme 5 dager før hospiteringsstart for å ha nok tid til å vente på prøvesvarene. Dessverre ødela SiO Blinderen Legekontor prøvene våre ved å bruke feil transportmedium, slik at nye prøver måtte tas, og studentene måtte vente ytterligere ca. 4 dager på svarene. Dette var et stort frustrasjonsmoment både for oss og de internasjonale studentene. Èn student ble funnet MRSA-positiv, og forhindret fra hospitering, noe vedkommende tok svært tungt. Vi jobber nå aktivt med å følge opp studenten med tanke på behandling og oppmuntring. Vi har utført de oppgavene som sto på vår kjøreplan da vi tok over vervet høsten 2013. Vi har arbeidet jevnt for å tilrettelegge utvekslingen både for innreisende og utreisende studenter. Det har vært et krevende år, men samtidig givende. Bortsett fra forsinkelsen med MRSAprøvene som ble ødelagt, noe vi ikke rådde over, har alt stort sett gått etter planen.