Administrasjonsutvalget Referat fra møte i UHRs Administrasjonsutvalg 27.januar 2014 Tilstede: Direktør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (leder) Rektor Frøystein Gjesdal, Norges Handelshøyskole (nestleder) Direktør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet Ass.direktør Britt Elin Steinveg, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Gjester: Sak 4/14 Sak 7/14 Sak 12/14 Kjetil Skog, UiB og leder for innkjøpsutvalget Stein Øberg, Norges forskningsråd Arne Lunde og Mai-Lin Hofsøy, Kunnskapsdepartementet 01/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Ingen saker ble meldt under eventuelt. Innkalling og saksliste godkjennes 02/14 Referat fra forrige møte i administrasjonsutvalget Referatet er godkjent per e-post og lagt ut på administrasjonsutvalgets nettsider: http://www.uhr.no/documents/admutv_ref_nov13_godkjent.pdf Ingen vedtak 03/14 Representasjon i administrasjonsutvalgsmøtene og gjennomgang av arbeidsplanen Administrasjonsutvalget har ambisjon om å ta et ansvar for å følge opp føringene fra regjeringen og i tildelingsbrevene om økt digitalisering og effektivisering av de administrative tjenestene. For å få dette til kreves det at utvalget har en tett og effektiv samarbeidsform. Utvalget har derfor kommet fram til at det er utvalgets faste medlemmer som møtes fast, og at
varamedlemmene trer inn ved forfall. Det er imidlertid viktig at varamedlemmene holdes fortløpende informert, og mottar innkalling, sakspapirer og referater fra alle møtene. Når det gjelder arbeidsplanen, så utarbeides denne med utgangspunkt i mål og ambisjonsnivå for administrasjonsutvalgets arbeid framover. Dette settes på dagsorden på neste møte. Administrasjonsutvalget ønsker at digitalisering blir diskusjonstema for en av arbeidsgruppene på UHRs representantskapsmøte i mai. Leder for administrasjonsutvalget og ett av utvalgsmedlemmene konkretiserer et opplegg for diskusjonen. Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalgets varamedlemmer innkalles når ordinære medlemmer har forfall, slik praksis er for UHRs øvrige råd og utvalg. Mål og ambisjonsnivå for administrasjonsutvalgets arbeid utarbeides på neste møte. Av dette følger også en konkret arbeidsplan. Administrasjonsutvalgets neste møte avholdes i Trondheim, mandag 17. mars. 04/14 Møte med avtroppende ledere for økonomiutvalget og innkjøpsutvalget Kjetil Skog deltok på møtet og orienterte om arbeidet som har vært gjort i de to utvalgene, og tok også opp hvilke saker de mener det er viktig å arbeide videre med. Foilene som ble brukt i presentasjonen følger som egne vedlegg til referatet. Verken leder for økonomiutvalget, Kjell Bernstrøm, eller for innkjøpsutvalget, Kjetil Skog, ønsker å fortsette som ledere i neste periode. I hovedsak er det KD eller utvalgslederne som har fremmet sakene som har blitt diskutert i utvalgene. KD bruker utvalgene som diskusjonsfora og til utredninger. Det har kommet få saker fra sektoren. SAK-innkjøpsprosjektet har hatt to piloter, en ved NTNU og en ved UiB. Det vil bli levert en sluttrapport fra prosjektet i mars/april og en endelig rapport nærmere sommeren. Det viktigste er at sektoren bygger opp innkjøpsstrukturen i sin egen organisasjon. Innkjøpsutvalget har bedt om en juridisk vurdering av nye terskelverdier for offentlige anskaffelser. Her tyder alt på at vi får en overgang fra en terskelverdi på 1,6 mill til 1 mill. Samtidig har KD sagt til UH-institusjonene at de skal forholde seg til regelverket slik de har gjort frem til nå, inntil det kommer nye retningslinjer fra FAD. Det er utfordrende at det ikke er tett nok kontakt mellom administrasjonsutvalget og underutvalgene. Underutvalgene stilte spørsmål ved om sekretærordningen burde gjeninnføres for å styrke kontakten. Det ble også diskutert om UNINETT bør kobles tettere på alle utvalgene. 2
Administrasjonsutvalget ser det som hensiktsmessig at bestillingene fra KD går via Administrasjonsutvalget, og gir KD beskjed om dette. Utvalgsstrukturen under Administrasjonsutvalget vurderes i sammenheng med arbeidet med mål og arbeidsplan og behandles på møtet i mars. Innkjøpsutvalget og økonomiutvalget prolongeres derfor til medio mars Administrasjonsutvalget takker de avtroppende lederne for jobben de har gjort for innkjøpsutvalget og økonomiutvalget. De ulike SAK-prosjektene følges opp iht mottatt informasjon og beslutninger fattet i møtet. Utvalgsstrukturen vurderes i sammenheng med mål og arbeidsplan for administrasjonsutvalget og behandles på møtet i mars. Økonomiutvalget og innkjøpsutvalget prolongeres til medio mars. Bestillinger fra KD til underutvalgene skal gå via administrasjonsutvalget. 05/14 Mandat for og oppnevning av medlemmer til innkjøpsutvalget og økonomiutvalget Administrasjonsutvalget diskuterte hvilke utvalg og grupper de mener det er behov for i kommende periode. Se sak over. Administrasjonsutvalget prolongerer inntil videre sammensetningen i sine undervalg og kommer tilbake til denne saken på neste møte. 06/14 Mandat for Norsk nettverk for forskningsadministrasjon (NARMA) NARMAs arbeidsutvalg behandlet endringer i sitt mandat, 16. januar 2014. Administrasjonsutvalget gjennomgikk forslaget og hadde mindre tilføyelser. Disse innarbeides i utkastet som sendes til UHRs styre for godkjenning. Deretter legges mandatet ut på NARMAs nettsider: www.narma.no Administrasjonsutvalgets forslag til endringer i mandat for NARMA fremlegges for UHRs styre til godkjenning 3
07/14 ekontrakt-prosjektet i regi av Norges forskningsråd Forskningsrådet har utarbeidet en løsning med elektroniske kontrakter. Fra 8. januar 2014 er det slutt på bruken av papirutsendinger/papirkontrakter. Systemet er utviklet i tett kontakt med brukerne, slik at løsningene som er valgt er i tråd med både Forskningsrådets og brukernes behov. Stein Øberg orienterte om arbeidet. Mer informasjon fremkommer i egne filer som følger vedlagt referatet. Administrasjonsutvalget takker for orienteringen og for en god gjennomgang av prosjektet. Utvalget vil gjerne bidra til å gjøre endringene kjent i UH-sektoren når prosjektet nærmer seg en implementeringsfase. 08/14 Bruk av ressurser i administrasjon benchmarking? På universitetenes økonomisamling i 2013 ble det diskutert om det skal gjennomføres en benchmarkingsundersøkelse i UH-sektoren om bruk av ressurser/stillinger innenfor administrasjonen. Administrasjonsutvalget diskuterte forslaget, og kom til at de ikke ønsker en slik undersøkelse gjennomført nå. Utvalget diskuterte om dette området kan arbeides med ved å ta utgangspunkt i effektiviseringsarbeid ved UH-institusjonene. I forlengelse av dette kan man vurdere å gå i dybden på områder som virker å være særlig utfordrende. Da kan det også ses i relasjon til de syv punktene 1 statsråden nevnte som sentrale i sin tale på kontaktkonferansen tidligere i måneden. Administrasjonsutvalget vil med utgangspunkt i statsrådens syv punkter for kvalitet, samt regjeringens målsetting om modernisering og effektivisering av offentlig sektor, utarbeide mål for utvalgets arbeid og en arbeidsplan for å iverksette dette. 1 Dette er regjeringens syv punkter for fokus i politikken på forskning og høyere utdanning de neste fire årene: 1. En ekspertgruppe skal gjennomgå hele finansieringssystemet for sektoren, og skal nedsettes i løpet av våren. 2. Regjeringen varsler en ny stortingsmelding om strukturen i høyere utdanning med mål om framleggelse våren 2015. 3. Regjeringen legger fram en langtidsplan for forskning. 4. Regjeringen vil lokalisere flere forskingsmiljøer i Norge som har potensial for å bli internasjonalt fremragende. 5. Ekstra trykk på EUs rammeprogram, Horisont 2020. Regjeringen vil lage en strategi for hvordan Norge kan øke sin suksessrate i programmet. 6. Regjeringen vil se på rekruttering og stillingsstruktur i norsk akademia. 7. Enda større trykk på lærerutdanning, «grunnmuren i kunnskapssamfunnet». 4
09/14 Studietur for direktørene i 2014 Det var på forrige møte i administrasjonsutvalget enighet om at det skal arrangeres en studietur for direktørene i 2014. Administrasjonsutvalget ville komme tilbake til tidspunkt og bestemmelsessted for studieturen på neste møte. Administrasjonsutvalget vil arrangere en studiesamling for direktørene 1. 2. september 2014. Det sendes ut informasjon til direktørene om disse datoene. Det legges opp til å besøke en svensk institusjon. Carl-Morten Gjeldnes jobber videre med å undersøke hvilken institusjon vi skal besøke. 10/14 Mandat for arkitekturrådet-ikt Administrasjonsutvalget gjorde mindre endringer i mandatet. Mandatet og sammensetningen av rådet bør opp til ny vurdering når arbeidet er i gang og det er klart hvilke områder som vil bli prioritert. Det er nødvendig å avklare finansieringssituasjonen for rådet. Det vil bli behov for å sette inn ressurser, dersom dette arbeidet skal bli vellykket. Videre må rolle- og ansvarsfordeling mellom KD og UHR/administrasjonsutvalget presiseres i det videre arbeidet. Administrasjonsutvalget ønsker å ha en sentral rolle i dette arbeidet, og vil fungere som en referansegruppe for leder. Administrasjonsutvalget er glad for at KD nå har oppnevnt Ida Munkeby som leder av arkitekturrådet-ikt. Finansieringen av arbeidet må avklares fra KDs side. 11/14 Sekretariat for informasjonssikkerhet i UH-sektoren. Etablering av referansegruppe (Vedtakssak) Riksrevisjonens rapport Dokument 1 (2011-2012) vedr. håndtering av informasjonssikkerhet i UH sektoren etter tilsyn med utvalgte UH institusjoner peker blant annet på: Systemer som behandler personopplysninger er i liten grad identifisert og klassifisert med tanke på beskyttelsesbehov Det er utarbeidet sikkerhetspolicyer, men disse er ikke implementert i organisasjonene og har dermed begrenset funksjon Det gjennomføres i liten grad risiko- og sårbarhetsanalyser for å kartlegge sannsynlighet for og konsekvens av sikkerhetsbrudd Det er avvik mellom etablerte rutiner for tilgangskontroll og faktisk etterlevelse Det foreligger ikke rutiner for rapportering og håndtering av informasjonssikkerhetsbrudd. 5
Dette gjør det utfordrende for virksomhetene å oppdage hendelser i rett tid samt iverksette korrigerende tiltak" Dette er noen av grunnene til at KD opprettet en arbeidsgruppe for informasjonssikkerhet i UH-sektoren. Sekretariatet er lagt til UNINETT. Det skal etableres en referansegruppe for sekretariatet, etter forslag fra UHR og fra IKT-lederforum i sektoren, som skal sikre sekretariatet god kommunikasjon og forankring i sektoren. UNINETT har selv foreslått en del kandidater som de mener kan være aktuelle i referansegruppen: Lars Strømmen, CSO NTNU, Espen Grøndahl, Sikkerhetsansvarlig UIO, Bård H. Wist, CSO NIH, Jorid Bodin, Informasjonssikkerhetsansvarlig HiOA, Rune Nilsen, CSO UiT, Jan Åsen, Avdelingsdirektør HiL, Hans Nyberg, Økonomidirektør HiHm Administrasjonsutvalget har ingen innsigelser til de foreslåtte kandidatene, og er av den oppfatning at de vil representere sektoren på en god måte. Utvalget ønsker å supplere med en representant fra Vestlandet, og vil ta kontakt for å få innspill til navn derfra. Administrasjonsutvalget støtter forslagene fra UNINETT til medlemmer i referansegruppen for informasjonssikkerhet i UH-sektoren, men ønsker også at Vestlandet skal være representert i dette arbeidet. Det tas direkte kontakt med institusjonene for å få forslag til representanter herfra. 12/14 Møte med KD v/arne Lunde Rapporteringsmal: KD gjennomgikk de foreslåtte endringene i rapporteringsmal for 2014, der strukturen blir: 1. Leders/styrets beretning 2. Introduksjon til virksomheten og hovedtall 3. Årets aktiviteter og resultater 4. Styring og kontroll i virksomheten 5. Vurdering av fremtidsutsikter 6. Årsregnskap Det er viktig at denne informasjonen kommer tidlig ut til institusjonene, også de føringer som kommer fra Finansdepartementet. Målsetningen fra KD er å sende ut informasjonen innen utløpet av denne måneden. Det blir forenklinger i det foreslåtte opplegget ved at rapporteringen til sommeren utgår, og Til 15. februar skal kun årsregnskap rapporteres, mens det blir fullstendig rapportering til 15.mars. KD vurderer imidlertid også å forenkle rapporteringen i første tertial. Styremedlemmenes ansvar tydeliggjøres klarere i forslaget fra KD, i og med at de skal signere både beretningen og årsregnskapet. Det ble stilt spørsmål om hvilket reelt ansvar styre- 6
medlemmene kan ha i institusjonene. KD bør lage en liten utredning om hva endringene betyr for styremedlemmene. Dersom styremedlemmene skal signere, så må de ha en revisjonsrapport å forholde seg til, slik at de har oversikt over det de signerer på. Skal man få til dette, vil juli være en mer rimelig tidsfrist. Moms: I løpet av et par uker kommer den første rapporten fra momsutvalget. Det er også utarbeidet en momsveileder som kommer ut i løpet av februar. Her skisseres det også ulike problemstillinger som det må jobbes videre med. Moms blir mer utfordrende for institusjonene ved at den interne momsbelegningen strammes inn. Arkitekturrådet -IKT: Strukturmeldingen vil også inneholde noe om dette. Kvalitetshensyn er viktigst, men målet må være å sikre en effektiv administrasjon med kvalitet. Det er mulig det kommer mer midler til dette arbeidet, dette diskuteres nå i KD. Statsrådens syv punkter og strukturmeldingen: KD jobber nå med å organisere arbeidet rundt strukturmeldingen. Det blir lagt opp til en tett dialog med sektoren i meldingsarbeidet. Så langt er planen å dele inn arbeidet i blokker. En blokk vil være hvordan man gjennom å utvikle en effektiv organisering kan bidra til å effektivisere det administrative arbeidet og støtte opp under det faglige arbeidet. Det er antatt fortsatt mye å hente på digitalisering og automatisk rapportering og på en tettere dialog både internt og eksternt. Om noen år vil vi ha mange flere standardiserte og effektive nettløsninger. Det er sentralt at institusjonsledelsen involveres i dette arbeidet. Av den grunn er det også viktig å starte arbeidet med arkitekturrådet-ikt nå. Dette rådet kan bli viktig blant annet for å sette noen overordnede prinsipper. Det er behov for finansiering her, og såkornmidler vil være en start. Dette diskuteres nå i KD. Finansieringssystemet: De økonomiske analysene skal settes ut til et ekspertutvalg. Det er en klar kobling mellom finansieringssystemet og strukturarbeidet. Administrasjonsutvalget ser det som svært viktig å opprettholde den tette kontakten som er mellom utvalget og KD. Administrasjonsutvalget ser behov for å ha en tettere kontakt med sine underutvalg, og ba i den anledning KD om å bruke administrasjonsutvalget som et kontaktpunkt inn på vårt arbeidsområde. Dette er viktig for at administrasjonsutvalget skal ha tilstrekkelig oversikt over hva som skjer, kunne koble saker sammen på tvers, fungere som støttespillere for sine underutvalg, vurdere om vi har den beste understrukturen og kunne informere UHRs styre og sektoren på en god måte. I ettertid har det kommet beskjed fra KD om at de ønsker tilbakemelding på utkastet til rapportering innen 13. februar. Det betyr at administrasjonsutvalgets sekretær må ha innspillene senest 12. februar. Administrasjonsutvalget takker for orienteringen og diskusjonen, og vil arbeide videre med disse sakene i neste møte. 7
13/14 Utkast: Årsrapport for administrasjonsutvalget 2013 Saken utsettes til neste møte 14/14 Invitere statssekretær Haugstad til neste møte? Til forrige møte i administrasjonsutvalget var punkter i regjeringsplattformen, som er relevante for vår sektor, presentert i sakspapirene. I ettertid har de syv punktene fra Statsråden gitt mer informasjon om hva Regjeringen ønsker å prioritere i tiden fremover. Arbeidsutvalget vil be om et møte med statssekretær Bjørn Haugstad når vi møtes neste gang. Her bør det diskuteres hvilke oppgaver som må prioriteres i tiden fremover og hvordan vi på best mulig måte kan være institusjonenes støttespillere i dette arbeidet. Administrasjonsutvalget inviterer Bjørn Haugstad til å delta på neste møte i Trondheim. 15/14 Orienteringssaker Sakene ble presentert i utsendt innkalling til møtet Administrasjonsutvalget tar sakene til orientering 16/14 Eventuelt Ingen saker 8