1 av 6 AMU-sak 23/15 HMS-avdelingen Notat Til: Arbeidsmiljøutvalget Kopi til: Fra: HMS-avdelingen Signatur: ABH Arbeidsmiljøundersøkelse ved nye NTNU Bakgrunn Det gis her en kort oppsummering vedrørende gjennomføring av tidligere arbeidsmiljøundersøkelse ved NTNU, HiST, HiG og HiÅ. For nærmere detaljer vises til vedlegg. Samtlige har gjennomført regelmessige arbeidsmiljøundersøkelser fra 2007 (også noe tidligere for enkelte). Med unntak av HiÅ har undersøkelsene vært gjennomført hvert annet år og på hele institusjonen. Det har delvis vært benyttet egenutviklet arbeidsmiljøundersøkelse eller undersøkelse levert av institusjonens bedriftshelsetjeneste. I 2012 og 2014 har NTNU benyttet ARK (felles verktøy for U&H-sektoren for arbeids- og klimakartlegging), HiST tok i bruk ARK i 2015. Involvering i lederlinjen varierer ved de fire institusjonene. Den har stort sett gått via AMU og i lederfora. Vernelinjen og tillitsvalgte har vært involvert gjennom deltakelse i AMU. HiST opplever at dette ble betydelig bedre etter at de tok i bruk ARK. Det kan se ut som om NTNU har kommet lengst i å involvere hele organisasjonen. Spesielt gjelder det for arbeidsmiljøundersøkelsen i 2014 der det ble tatt et hovedgrep for å tydeliggjøre lederansvaret fra rektor og nedover i linjen. Involvering av vernelinjen og tillitsvalgte i hele prosessen har også sannsynlig bidratt til den store økningen i oppslutning fra 2012: 54,4 % til 2014: 75,5 %. Ved undersøkelsen i 2014 har alle ledere (noen få unntak) gjennomført tilbakemeldingsmøtene selv, med støtte fra egen HR/HMS funksjon i tillegg til faglig støtte fra HMS-avdelingen. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon HMS-sjef 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen 6 + 47 73 59 80 24 Anne-Beth Holte Geologibygget Telefaks http://www.ntnu.no/hms Gløshaugen + 47 73 59 80 10 Tlf: + 47 91897827 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 6 Aktuelt NTNU fusjonerer med HiST, HiG og HiÅ fra 1.1.2016. Fremtidige arbeidsmiljøundersøkelse i nye NTNU må være felles. Spørsmålet er når nye NTNU skal gjennomføre sin første felles arbeidsmiljøundersøkelse? Det vises til tidligere orientering og diskusjon i AMU, bl.a. AMU-sak 18/15. Temaet er diskutert i ulike fora etter siste AMU-møte. SESAM drøftet i møte 24.8.2015. Flere tok til orde for å gjennomføre en undersøkelse i «mindre» skala. Det ble også reist spørsmål om ressursbruk, mange som nå er engasjert i fusjonsarbeidet vil også i fbm en arbeidsmiljøundersøkelse være sentrale aktører. Lar det seg kombinere? LHVO ønsket at undersøkelsen gjennomføres i 2016, men påpekte samtidig at de ikke ønsket er skifte i verneombud under gjennomføringen. Arbeidsgruppe for HR- Personaltjenester og HMS - hadde saken opp i sitt møte 27.8.2015. Det ble stilt spørsmål til om det vil være riktig ressursbruk i 2016. Den nye organisasjonen står overfor mange krevende oppgaver i fbm fusjon og organisasjonsendringer, både faglig og administrativt. I diskusjonen ble det også poengtert viktigheten å ha et løpende fokus på arbeidsmiljøet i fusjonsprosessen, og at det påhviler ledere å ivarta dette. Oppsummeringen etter diskusjonen ble: HR/HMS-gruppen tilrår at arbeidsmiljøundersøkelsen utsettes til 2017 og at lederne fortsetter arbeidet med oppfølging etter de forrige undersøkelsene. Sentralt HMS- og beredskapsforum saken ble tatt opp i møte 1.9.2015 Forumet mente det var utfordrende å gjennomføre en ny arbeidsmiljøundersøkelse høsten 2016, bl.a. fordi det vil være en ny organisasjonsstruktur fra 2017. Det vil nødvendigvis ikke være de samme personene som svarer på undersøkelsen i 2016 som vil følge opp undersøkelsen i 2017. Det er også et spørsmål om kapasitet i organisasjonen og hva som er mest nyttig for å følge opp HMS-utfordringene ved enhetene i omstillingstider. Et alternativ kan være å kjøre en «mini-undersøkelse» tilpasset fusjonen i 2016 og vente med en ordinær arbeidsmiljøundersøkelse til 2017/2018. En mini-undersøkelse kan bestå av både spørsmål og oppgaver som kan være grunnlag for gruppeprosesser. Ytterlige kommentarer var: Anbefaler ikke å gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelse i 2016. Arbeidsmiljøundersøkelsen bør brukes for å få fram de utfordringer enheter som skal fusjoneres har. Ved å se på resultater fra «ferdig fusjonerte» enheter, så risikerer man å se på gjennomsnittsverdier, og ikke fokusere på potensielt problematiske områder hos enkeltgrupper. Arbeidsmiljøundersøkelsen er det viktigste verktøyet vi har når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø. Det vil være viktig å følge opp dette området da risiko for problemer kan øke i forbindelse med fusjonen.
3 av 6 Anbefaler å kjøre en ordinær arbeidsmiljøundersøkelse da man vil få viktig informasjon i fusjonsprosessen. Har det vært vurdert å framskynde arbeidsmiljøundersøkelsen? HR-forum diskutert med HR-ledere 4.9.2015. Hovedkonklusjonen var skepsis til undersøkelse i 2016. Begrunnelse var at fusjonen krever fokus og at de som får mye jobb med fusjons også får mye jobb med arbeidsmiljøundersøkelsen. Argumenter som organisasjonsmessige endringer som innebærer vanskelig oppfølgingsarbeid ble fremsatt. En av HR- sjefene mente likevel at undersøkelsen kan gjennomføres hvis man presiserer at dette er en temperaturmåling her og nå, og det blir gjort klart at oppfølgingen ikke vil være som forrige gang. Oppsummering - faglig betraktning Det vise til rapport om arbeidsmiljøundersøkelsen ved NTNU 2014 organisering, erfaring og anbefalinger (v/kristin Wergeland Brekke, 31.7.2015) og tidligere presentasjoner i AMU. Det er innhentet tilbakemelding/erfaring fra HiST, HiG og HiÅ, fra de fora som har diskutert spørsmålet ved NTNU og fra HR personaltjenester og HMS (fusjon). I tillegg er det innhentet synspunkter fra koordinatoren for undersøkelsen 2014, Personalsjefen og HMS-avdelingen. Det synes å være enighet om: Det er bred enighet om at fokus på arbeidsmiljø og da spesielt psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø er ekstremt viktig i den tiden vi nå står foran. Dette kan organisasjonen få faglig bistand til gjennom at det designes et strukturert opplegg med fokus på arbeidsmiljø i omstillingsprosesser. For å sikre at en har fokus på det systematiske arbeidet med arbeidsmiljøet foreslås at en etablerer en enkel ros-analyse som ledere kan gjennomføre i egen enhet. Innholdet i denne kan være "fusjonsrelatert" mtp risikoområder, samt opp mot lovkrav definert i AML 4-1 og 4-3. Arbeidsmiljøundersøkelse etter ARK-modellen anbefales ikke i 2016. Bakgrunnen er først og fremst de store organisasjonsendringene vi står ovenfor i fbm fusjon og at sentrale ressurser vil kunne få en arbeidsbelastning som kan bli uforsvarlig. Rent faglig er det utfordrende å sette i gang prosesser som en ser at det vil bli vanskelig å følge opp på en tilfredsstillende måte. En «mini-undersøkelse» med målrettede spørsmål knyttet fusjon vil kreve samme fokus mht lederoppfølging, involvering av vernelinjen og tillitsvalgte som ved en ordinær arbeidsmiljøundersøkelse. Mao vil det samme «apparatet» måtte igangsettes.
4 av 6 VEDLEGG NTNU Det ble, ved hjelp av et egenutviklet verktøy, gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse ved NTNU i 2007 og 2009. NTNU gikk i 2011 inn i et samarbeid med universitetene i Oslo, Bergen og Tromsø om å utvikle et felles verktøy for arbeids- og klimakartlegging (ARK) som skulle være mer tilpasset universitet og høgskolesektoren. NTNU var første universitet som benyttet det nyutviklede verktøyet ved gjennomføring av sin arbeidsmiljøundersøkelse i 2012. Ved neste arbeidsmiljøundersøkelse i 2014 ble det lagt stor vekt på å lære av tidligere erfaringer og råd fra ansatte, ledere, verneombud og tillitsvalgt. Alle arbeidsmiljøundersøkelser har blitt utført på hele NTNU, samtidig. Involvering av ledelse, vernelinje og tillitsvalgte; det har i økende grad blitt satt fokus på lederoppmerksomhet, involvering av vernelinjen og tillitsvalgte samt faglig intern bistand i fbm oppfølging. Et tydelig lederansvar var et hovedgrep for å øke oppslutningen. Oppfølgingen; Økt fart i gjennomføringen fra undersøkelse til resultatoppfølging var en viktig lærdom. Oppfølgingen etter undersøkelsen i 2014 har løftet seg betydelig fra tidligere år. Erfaring; fra å ha en dalende svarprosent ble utviklingen snudd i 2014, 75,5 % svarte på undersøkelsen. NTNU har forbedret seg og «bunnen» er løftet. Tilbakemelding etter evalueringen er at ledere tok ansvar og at det fungerte positivt. Lederestøtte både lokalt og sentralt har fungert bra og prosessen i fbm oppfølgingen har gått raskere. HiG HiG har gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse siden 2005, deretter 2. hvert år. Arbeidsmiljøundersøkelsen er egenutviklet (verktøy: Questback) og har vært gjennomført på hele HiG. Involvering av ledelse, vernelinje og tillitsvalgte; spørsmålstillingen har vært diskutert i ledergruppen og forankret i AMU. Involvering av leder, verneombud og tillitsvalgte har blitt ivaretatt gjennom diskusjon i ledergruppen og i AMU. Oppfølging; svarene er blitt gjennomgått av personalkontoret sammen med en fagperson innen arbeidspsykologi før undersøkelsen med bearbeidet materiale blir presentert og drøftet i ledergruppen. Hver enkelt leder har fått sin aktuelle tilbakemelding og har hatt ansvar for å ta opp de forhold som krever spesiell oppfølging. Verneombud kobles på ved behov. Svarene i fbm undersøkelsen presenteres også på høgskolens årlig personalseminar (for alle ansatte) i august. Erfaring; enighet om at dette er et enkelt og godt verktøy for å foreta en tilfredshetsundersøkelse.
5 av 6 HiST HiST har gjennomført medarbeidertilfredshetsmåling (MTM) i 2007, 2009 og i 2012. I 2015 ble ARK tatt i bruk. Undersøkelsene har vært gjennomført på hele HiST. Involvering av ledelse, vernelinje og tillitsvalgte; det har vært noe ulikt ut fra hvilket verktøy som er benyttet. MTM hadde i utgangspunktet et litt begrenset fastsatt opplegg for både forberedelse, leders involvering og for verneombudets medvirkning. Dette gjorde at både gjennomføring og særlig oppfølging i etterkant av kartleggingen ble mer personavhengig ift leders involvering. ARK kom med en god veileder, som beskriver og anbefaler en godt rigget gjennomføring og oppfølging av kartleggingen. Veilederen definerer også leders-, vo s- og prosessveileders roller, og er klargjørende ift eierskap og ansvar for en god gjennomføring totalt. HiST har i stor grad fulgt ARKs veileder i 2015. Oppfølging; erfaringer fra MTM førte til dalende svarprosenter - noe som kan indikerer at medarbeiderne ikke har opplevd stor verdi av å involvere seg i slike prosesser. "Det skjer ingen ting" har vært typiske uttalelser. Med ARK har tilbakemeldingene vært at hele opplegget oppleves som mer systematisert og strømlinjeformet for alle enheter i organisasjoner, med godt involverte og informerte VO og prosessveiledere. Lederne har også kommet med tilbakemeldinger om det er god lederstøtte i dette opplegget, og at de aller fleste har følt seg trygge i lederrollen undervegs Erfaring; Rektor, dekaner og direktører kan involveres enda mer i forberedelsesfasen, og være en pådriver for egne mellomledere under seg, for å sikre enda bedre oppslutning / svarprosent / ønske om å involvere seg, i de ulike enhetene. Dedikerte og godt trente prosessveiledere (8 interne HiST-medarbeidere) fungerte veldig bra i sine roller. Det ble lagt vekt på å bruke prosessveilederne på tvers i organisasjonen, slik at prosessveileder i noen miljøer kom inn som et nytt ansikt. Dette fungerte i de aller fleste tilfeller svært godt. I alle tilbakemeldingsmøtene var det prosessveileder som ledet møtet, med leder til stede. Det var litt ulikt hvordan lederne deltok - noen ble passive, andre deltok i gruppene, andre igjen ble mer en fasilitator. HiST erfaring er at det å la prosessveilederne lede tilbakemeldingsmøte, er med på å sikre at alle får et tilbakemeldingsmøte, og at dette holdes i stort sett samme format for alle enhetene. Det fører til at alle medarbeidere i størst mulig grad sikres at kartleggingen følges opp med tiltaksutforming. ARK ble stort sett godt mottatt. De tilbakemeldingene som er kommet, er av de samme som ble tatt opp på erfaringsdelingsseminaret som ARK avholdte i vår. HiÅ Det har vært gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse årlig ved HiÅ siden 2007, muligens også tidligere. Bedriftshelsetjenesten til HiÅ har stått for undersøkelsen. Frem til i 2013 omfattet undersøkelsen kun ansatte som var inne til helsekontroll. Det ble fylt ut et kartleggingsskjema som ble fulgt opp med en kort miljøsamtale med bedriftslege. Utvalget som deltok representerte ca 65 % av de ansatte. I 2014 ble det tatt i bruk elektronisk kartlegging. Den ble sendt til alle ansatte, svarprosent 74 %. Involvering av ledelse, vernelinje og tillitsvalgte; ved den standardiserte, årlige kartleggingen har vi ikke hatt spesielle forberedelser. Den har vært godt kjent og blitt gjennomført hver høst med rapportering fra BHT i februar året etter.
6 av 6 Lederne blir involvert når resultatet foreligger. Praksis har vært at BHT i første runde har presentert resultatet i et møte for høgskoledirektør, HVO og personaldirektør. Deretter har den blitt presentert i utvidet ledergruppe (rektor, prorektor og ledere med personalansvar) og for AMU. I tillegg har høgskolestyret siden 2007 satt mål for tilfredshet på paramet rene "organisatorisk arbeidsmiljø" og "Psykososialt arbeidsmiljø" og fulgt opp dette gjennom dokumentet "Rapport og planer" til KD. Oppfølging; se over. I utvidet ledergruppe har rutinen vært at den enkelte leder følger opp innenfor sitt område og kontakter personalavdelingen hvis det er spesielle forhold hvor de trenger støtte. Erfaring; oppfølgingen kunne vært fulgt opp bedre, men generelt har HiÅ hatt gode målinger. Hvis det har vært store avvik fra målsettingene, har det blitt iverksatt tiltak. Områder som har et forbedringspotensiale er blant annet konflikthåndtering. Det oppleves fra tid til annen at ting får gå for langt før det tas tak i.