easyfairs Inspirasjons- VEILEDNING For optimalt messeutbytte Statistikk viser at aktive utstillere får ca. 250 % flere leads Finn mer inspirasjon på www.easyfairs.com/inspiration
Vi kan messer la oss inspirere deg! Velkommen som utstiller hos easyfairs Messedeltakelsen kan bli den mest lønnsomme markedsføringsssatsningen dere har gjort noen gang. Men litt fantasi og en god plan før messen får dere mye høyere avkastning på investeringen enn ved de fleste andre markedsføringssatsninger. Bare i Norden har easyfairs arrangert hundrevis av fremgangsrike messer, der mange flinke og engasjerte utstillere har satset fullt ut med velgjennomtenkte, innbydende og smarte løsninger på sine utstillinger. Med denne veiledningen vil vi vise at det også er mulig å oppnå mye med få midler. Her har vi samlet kunnskaper og erfaringer som gir utstillerne våre en optimal veiledning, full av tips, ideer og inspirasjon før messedeltakelsen. La kreativiteten strømme mens dere blar gjennom easyfairs inspirasjonsveiledning! Hilsen easyfairs Planlegg Gjennomfør Følg opp Evaluer Deres beste messe hittil!
Alle kan bli proffe messeutstillere Med litt planlegging og fantasi kan dere oppnå uante resultater på den neste messen deres! Studier av deltakelse der fremgangsrike utstillere ble sammenlignet med mindre fornøyde utstillere, viser at de førstnevnte hadde deltatt betydelig mer aktivt og engasjert. Nedenfor presenterer vi konkrete tips som bidrar til at deltakelsen blir deres største salgsfremgang. Planlegg Strukturer utstillingen Opprett en markedsplan. Det gir lettere struktur på utstillingen. Hvis du deler opp planen i tre faser: før, under og etter messen, blir det lettere å se helheten. Fastsett mål Fastsett tydelige mål som er lett målbare etterpå, for eksempel X antall kvalitative leads på messen, X antall møteavtaler per dag eller kontakt med X antall passerende besøkere per dag. Planlegg nyheter og produktlanseringer Besøkerne kommer til messen for å se hva som er nytt på markedet. Planlegg hvilke nyheter dere skal vise og hvilke produktlanseringer dere kan gjennomføre på messen. Skap trafikk til deres stand Gjør det attraktivt for besøkerne å komme til deres stand, organiser en konkurranse eller aktivitet. Fortell kundene og prospektene deres om dette allerede før messen. Gjennomfør Skap interesse hos besøkerne på messen Kom dere ut av "komfortsonen" og møt mennesker aktivt. Skap oppmerksomhet ved å tale til forskjellige stemninger hos gjestene. Inviter på noe lokkende, som kanskje lukter godt eller ser innbydende ut. Samhandle med gjestene gjennom morsomme konkurranser, aktiviteter og tilbud. Ha det gøy sammen! Les mer om aktiviteter på side 12 13. Konkrete tips på side 13. Inviter de dere ønsker å treffe med kostnadsfrie billetter easyfairs gir dere tilgang til et ubegrenset antall trykte billetter. Send et følgebrev sammen med billetten, der dere forteller hvorfor besøkerne bør komme nettopp til deres stand. Les mer på side 6 7. Optimaliser synligheten før messen I easyfairs markedspakke finner dere masse materiell som hjelper dere å lykkes med messekampanjen. Dere får bannere til nettsiden deres, messelogo til annonsering i trykte medier, personlig elektronisk billett og materiell til e-postmarkedsføring. Med Min easyfairs synes dere på nettsiden til messen og i utstillerkatalogen på nett. Alt dette er med i Online365. Les mer om easyfairs markedspakke på side 6 7. Les mer om Min easyfairs på side 8 9. Hvordan bør standen se ut? Tenk på å stikke dere ut og være annerledes men ikke glem den grafiske profilen deres. Form, belysning, tekstiler og innredning kan gjøre stor forskjell på hvor interessant standen virker. Les mer og la dere inspireres på side 10 13. Gi et bra inntrykk Bruk flinke medarbeidere med riktig opplæring. Dyktig personale innbyr til tillit. Vær våkne og åpne, slik at gjestene får lyst til å komme til akkurat deres stand! Organiser de nye kontaktene dine Lag et system for å registrere de dere snakker med i løpet av messen, slik at dere enkelt kan ta kontakt med dem etterpå. Følg opp Gjør leads om til kunder Følg opp leads umiddelbart, slik at de ikke mister interessen. Følg så opp kontinuerlig etter messen. Tenk på at mange avtaler inngås like etter messer, også usikre leads kan føre til forretninger. Kontakt leadsene før konkurrentene gjør det. Mål fremgangen Spor resultatet og mål avkastningen. Før statistikk, slik at dere kan sammenligne resultatet deres med andre salgsaktiviteter.
Vis nyhetene dine på messen 80 prosent av besøkerne oppgir at de kommer til messen for å se nyheter. Planlegg messekampanjen rundt nyhetene deres og lanser dem på messen for å få flere besøk ved deres stand og gjøre mer forretninger. Vi hjelper deg sammen kan vi sørge for at nyheten deres blir en ordentlig snakkis i bransjen! "Vi er på messen Plastteknikk 2011 for å lete etter inspirasjon og finne innovasjoner." Bo Åkesson, Designer, Tetra Pak "Jeg er på messen ELEKTRONIKK 2011 for å få med meg nyheter og oppdage nye produkter." Peter Gunberg, EDS Component Engineer Volvo Cars I løpet av messen vil vi ha stort fokus på nyheter. Sørg for at dere blir med på markedsføringen før messen. Send med informasjon om nyhetene dere presenterer på messen når dere sender ut billetter/mail. Legg inn informasjon og bilder av produktnyheter på hjemmesiden for messen. Det gjør dere enkelt i Min easyfairs, som er en del av Online365. Les mer om Min easyfairs på side 8 9. En av mailene i e-postkampanjen før messen, som sendes til hele besøkerdatabasen, har temaet nyheter på messen. Sørg for at deres nyheter kommer med der, slik at gjestene vet at de presenteres på messen. Det er helt kostnadsfritt, og materiell sendes til markedskoordinatoren for deres messe. Kontaktopplysninger finner du på hjemmesiden. Først til mølla! De beste nyhetene blir beskrevet i messeavisen som eventuelt trykkes i forbindelse med messen og sendes ut til potensielle besøkere. Den vil også være tilgjengelig på messen. I tillegg blir det gjennomført mange individuelle nyhetsaktiviteter på de forskjellige messene. Informasjon om disse får du fra markedskoordinator for messen. Har dere andre ideer til hvordan vi sammen kan presentere deres nyhet? Ikke nøl med å ta kontakt, så kan vi komme frem til en plan. NYHET
Utstiller forteller Slik gjør vi det hos PEAK-IT: Før messen legger vi ut informasjon om at vi stiller ut på hjemmesiden vår, Twitter og Facebook. Vi skriver om hvilke nyheter vi skal vise på messen. På Facebook legger vi også ut bilder og kommentarer i løpet av selve arrangementet. Gratisbillettene vi får av easyfairs, sender vi ut til alle kunder og prospekter. Vi tar dem også med på alle kundebesøk. På standen har vi alltid rollups, podium, give-aways (tilpasset etter årstid), miniblokker og penner. Vi pleier alltid å ha dartspill på vår stand. Det er det mange som liker. Dartkonkurransen fungerer som et andelslotteri, så selv de som ikke er så flinke til å kaste, har mulighet til å vinne. Prisen er en kake til vinnerens avdeling/kolleger. Vi byr alltid på ferskbrygget kaffe (kapselmaskin) og har selvfølgelig med oss melk i en kjølebag. I løpet av den korte tiden det tar å brygge kaffen, rekker man en liten samtale. I mange tilfeller fører det til seriøse og givende diskusjoner. Nå sist hadde vi også leid en varmluftsovn og kjøpt bake-off-boller som vi stekte på stedet. Bollebakingen var en suksess. Dette kommer vi definitivt til å fortsette med. Duften var herlig og lokket mange besøkere. I 2011 hadde vi besøk av årets eventyrer 2010 i Sverige, Fredrik Sträng, samtidig som vi startet PEAK_IT Adventure Academy. Vi har alltid et sms-tilbud i løpet av messer, dvs. et tilbud som bare gjelder hvis man sender en sms i løpet av messedagene. Håper at dette kan inspirere og hjelpe dere til like vellykket messedeltakelse som det vi pleier å ha! Hilsen Åsa Leander, PEAK-IT
Før messen: easyfairs markedspakke Det kommer tusenvis av besøkere til messen hvordan skal dere få dem til å komme til deres stand? Som utstiller på en easyfairs-messe får dere tilgang til en omfattende markedspakke som gir de riktige forutsetningene for et maksimalt antall forretningsmuligheter på messen. Markedsfør deltakelsen deres på messen for å få de riktige besøkende til å komme, men også for å få dem til å komme til nettopp deres stand. Her ser dere hva som følger med: Eksempel på billett Billett inviter kunder og prospekter easyfairs leverer så mange kostnadsfrie billetter dere måtte trenge før messen. Inviter aktuelle kunder/prospekter til standen deres ved å sende ut trykte billetter til messen. Oppfordre besøkerne til å komme til nettopp deres stand, og tilby dem noe spesielt, f.eks. et messetilbud. Gjør deres stand ekstra attraktiv, slik at kundene kommer til dere og ikke til konkurrenten. Personlig billett trykk firmalogoen deres på messebillettene Nå kan vi tilby deg som er utstiller ved easyfairs-messer egne, personlige trykte billetter til selvkostpris. Når dere kan invitere kunder og prospekter med en personlig billett, styrker dere varemerket deres samt gjør deres stand mer attraktiv. Ta kontakt med prosjektteamet for aktuell messe for å bestille personlige billetter. Eksempel på banner Nett markedsfør messen på hjemmesiden deres easyfairs leverer messebannere og messelogoer. Fortell at dere stiller ut ved å informere på nettsiden deres. Legg inn et messebanner samt tekst som forteller at dere deltar, gjerne med lenke til hjemmesiden for messen. Statistikken viser at besøkerne går til den utstilleren som inviterte dem til messen Eksempel på messelogoer Messelogoer til all annonsering i trykte medier Annonser og lag eget trykt materiale før messen. easyfairs leverer messelogoen. Et tips er å sette messelogoen i e-postsignaturen deres for å spre budskapet også til de som kanskje vanligvis ikke besøker nettsiden deres.
Sosiale medier markedsfør deltakelsen deres i sosiale medier Messen har vanligvis en egen Facebook-side du kan gå inn på og like. Du kan også dele direkte via Facebook-ikonet på hjemmesiden for messen. Lenk gjerne til messen fra deres egen Facebook-side og skriv at dere deltar. Vær med på å spre budskapet om messen og del innlegg på siden deres. Gå gjerne ut med attraktive tilbud før messen for å lokke flere besøkende til nettopp deres stand. Kommuniser messedeltakelsen i alle sosiale medier dere deltar i: Facebook, Twitter, LinkedIn osv. Eksempel på elektronisk billett Statistikken viser at postutsendelser av trykte billetter etterfulgt at den elektroniske billetten som en påminnelse, gir best resultat på messer E-postmarkedsføring send ut deres personlige elektroniske billett Fra easyfairs får dere en lenke til en elektronisk innbydelse dere enkelt kan bruke i all e-postmarkedsføring. Send e-post til kunder/prospekter og fortell hvor de kan finne dere på messen og hvorfor de bør komme til nettopp deres stand! Personlig registreringslenke se hvem som har registrert seg via deres elektroniske lenke I Min easyfairs finner dere en lenke dere kan bruke til å invitere besøkere elektronisk via hjemmesiden deres eller per e-post. Siden kan dere hente inn oversikter over de som har registrert seg via lenken deres. Slik kan dere bygge en egen database før messen! Ta sjansen på å avtale et møte allerede før messen, slik at besøkeren knyttes enda sterkere til deres stand.
Før messen: Min easyfairs deres plattform på hjemmesiden for messen Når dere blir utstillere hos easyfairs, får dere automatisk en konto med påloggingsopplysninger til nettsiden for messen. Her kan dere blant annet presentere bedriften deres og legge inn produktnyheter og pressemeldinger. All denne informasjonen vises så i utstillerkatalogen for messen på nett. Her finner dere også deres personlige registreringslenke og kan registrere messemedarbeiderne deres. Eksempler på hvordan en av utstillerne våre har jobbet med Min easyfairs Statistikken viser at 75 % av besøkerne planlegger besøket sitt via hjemmesiden for messen Uno Bench oppgraderte til Online365 Plus*, noe som bl.a. gir dem synlighet på velkomstsiden til messen, se bildet. Via Online365 Plus* har Uno Bench muligheten til å "fremme" et produkt, som så havner øverst i utstillerkatalogen på nett. Dette gjøres av utstilleren i Min easyfairs. Online365 Plus* vil si at logoen din får være med i utstillerkatalogen på nett, noe som ofte øker klikkfrekvensen statistikken viser at man får fem ganger flere klikk med logo enn uten.
Her har Uno Bench lastet opp logoen sin og lagt inn en bedriftsbeskrivelse i Min easyfairs, slik at besøkerne kan lese om dem før de drar til messen. "Bra forarbeid har ført til at ordreantallet allerede er oppe i 20 stk. Det har vært en lønnsom investering, og vi har fått mange nye kontakter." Hans-Åke Färnstrand, eier, Uno Bench Sweden Uno Bench har skrevet om sine produkter, produktnyheter og pressemeldinger i Min easyfairs og lastet opp bilder. La besøkerne se hva du som utstiller har å tilby på nettopp denne messen! Visste du at: Hver besøker i gjennomsnitt besøker 14 stands per messe. Hvordan kan du sikre at du får et av de 14 besøkene? Slik skaper du trafikk til standen din: Markedsfør deltakelsen og inviter kunder og prospekter Markedsfør dere på nettet, i sosiale medier, i annonser og på kundebesøk. De kostnadsfrie billettene dere får av easyfairs, kan dere bruke til å invitere kunder og prospekter, husk å organisere en utsendelse. Mye markedsføring skjer i dag via Internett, og der skal dere selvfølgelig synes, men postutsendelser har vist seg å ha enda større påvirkningskraft så ikke glem å sende ut billettene deres! easyfairs bistår med så mange dere ønsker. Lokk med en nyhet eller produktlansering! Besøkerne kommer til messen for å se hva som er nytt på markedet. Gi dem det de vil ha, og vis frem nyhetene deres. Hvis dere viser frem nyheter eller lanserer produkter på messen, blir besøkerne mer interessert i å komme til nettopp deres stand. Ikke glem å fortelle om deres nyheter i all markedsføring før messen! Organiser en morsom konkurranse eller aktivitet og by besøkerne på noe godt På stedet kan det være fint med noe som bryter isen og gjør det lettere for både medarbeiderne på standen og besøkerne å få kontakt med hverandre. En morsom konkurranse eller å få smake på noe godt, fungerer som alle vet veldig bra. Hvis dere allerede har mye besøk ved standen, kommer det automatisk enda flere. Mennesker har en tendens til å gå dit andre er.
Under messen: standen Tal til forskjellige stemninger hos besøkerne Stikk dere ut og tør å være annerledes! For eksempel kan farge, form, belysning, tekstiler, innredning og lukt gjøre stor forskjell for hvor attraktiv standen deres virker. Vær kreativ, de beste ideene trenger ikke være de dyreste. By på noe godt alle vil smake på godsaker. Vær oppfinnsom og overrask besøkerne! Statistikken viser at aktive utstillere får opptil 300 % flere besøkere på standen sin. Ta med virksomheten inn på standen Ta med produktet ditt inn på standen Belysning
Gjenkjenningsfaktoren følg deres grafiske profil Tenk på at besøkerne skal kunne kjenne dere igjen! Hvis bedriftens logo er rød, hvorfor ikke male hele standen rød? Messedeltakelsen bør være i tråd med de andre markedsaktivitetene deres. Tekstiler Innredning Farge Form
Under messen: aktiviteter på standen Liv og røre på standen deres tiltrekker oppmerksomhet hos besøkerne. Aktiviser besøkerne og ha det gøy sammen. Tips og ideer til utstillere Gjør standen deres interaktiv Vi ville stikke oss ut, så vi bød på godsaker fra flere av de konferanseanleggene vi samarbeider med! Temaet på messedeltakelsen vår var "Prøvesmak på Konferenspoolen". En snakkis Vi lagde egne, eksklusive godteposer som vi sendte ut tomme før messen til de personene vi ønsket skulle besøke standen vår. Det viste seg å bli veldig populært og en skikkelig snakkis på messen!" La besøkerne prøve produktene deres Hilsen Ullis Holgersson, Konferenspoolen
Tips! By på Sjokolade Smågodt Is Frukt Drikke Småretter Snitter Prøvesmakinger Mingling Kaker Tapas Konkurranser Darts Minigolf Spill og maskiner Lever ut visittkort Gjett hvor mange det er i skålen Rockering Quiz Flipperspill Sjonglering Gi bort Goodie bags Produkter som kan påtrykkes logo, f.eks. iphone-skall, verdikuponger, nøkkelbånd, plaster, skohorn, sykkelsetetrekk, reflekser, penner, krus, vannflasker etc. Innbydende dufter Bak kanelboller Lag popkorn Nybrygget kaffe Duftmaskin
Etter messen: følg opp! Kundene gjør leads om til kunder Ta kontakt med deres leads rett etter messen, slik at dere ikke mister dem. Som utstiller treffer dere mange nye kontakter på messen. Ikke glem også å kontakte de personene som ikke er tydelige leads. Avtal møter med nye hete prospekter som dere treffer på messen. Fordel de nye potensielle kundene på selgerne i de aktuelle distriktene. Gjør leads om til kunder. Statistikken viser at flere forhåndsavtalte møter på messen fører til mer forretninger Etter messen: evaluer! Effektene av messen Organiser et oppfølgingsmøte gå gjennom hvordan salgsarbeidet fungerte, standen, personalet osv. Hva kan gjøres annerledes til neste gang? Sammenlign de budsjetterte kostnadene med utfallet. Spor resultatet og mål avkastningen. Før statistikk, slik at dere kan sammenligne messedeltakelsen med de andre salgsaktivitetene deres. I hvilken grad nådde dere målene? Oppsummer Tenk gjennom hva dere kan gjøre bedre til neste gang. Skriv en rapport med konkrete forslag som kan ligge til grunn for neste messedeltakelse. La kreativiteten strømme, det er bare fantasien som setter grenser
Statistikken viser at aktive utstillere får ca. 250 % flere leads
Sjekkliste Bruk sjekklisten og kryss av for alt som er avklart. Sjekklisten skal hjelpe dere å bli bedre forberedt og få mer ut av messedeltakelsen. Lag en markedsplan for messen og gi kundene en grunn (tilbud) til å besøke akkurat deres stand. Planlegg hvilke nyheter og produktlanseringer dere skal vise på messen. Kontakt markedskoordinatoren for messen og planlegg hvordan dere sammen kan få nyhetene deres til å synes maksimalt før og under messen. Legg inn et banner på nettsiden deres som forteller om deltakelsen på messen. Send ut gratisbilletter sammen med tilbudet deres, og fortell hvor de finner dere på messen. Ta med teksten "Besøk oss på stand XX på MESSEN" sammen med messelogoen i annonseringen deres. Logg inn på Min easyfairs og legg inn informasjon om bedriften, last opp logo, produktnyheter og pressemeldinger. Skriv om messedeltakelsen deres på sosiale medier. Planlegg hvordan monteren deres skal se ut, og hvilke aktiviteter dere skal ha. Les den tekniske informasjonen fra messehallen og foreta eventuelle ekstrabestillinger. Legg inn deres personlige registreringslenke på nettsiden deres, og legg lenken ved i e-poster. Kontakt bedrifter/personer som har registrert seg via deres personlige registreringslenke. Send ut elektronisk billett til kunder og prospekter. Registrer messemedarbeiderne og skriv ut utstillerkort via Min easyfairs. Lær opp og veiled messemedarbeiderne. Forbered pressemeldinger/pressepakker som skal være tilgjengelige på deres stand under messen. Følg raskt opp alle leads og evaluer messedeltakelsen deres. Lykke til! Finn mer inspirasjon på www.easyfairs.com/inspiration