DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 18 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 18 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon... 3 1.2 Kjøperen... 3 1.3 Kontaktpersoner... 4 1.4 Formål og omfang... 4 1.5 Sosialt og etisk ansvar... 4 1.6 Konkurransegrunnlagets organisering... 5 1.7 Kunngjøring av anskaffelsen... 5 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Veiledning til Leverandøren... 6 2.3 Fremdriftsplan... 7 2.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 7 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader... 7 2.6 Taushetsplikt og offentlighet... 7 2.7 Innsyn... 8 2.8 Gradert informasjon og forsvarssikkerhet... 8 2.9 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØREN... 8 3.1 Innledning... 8 3.2 Obligatoriske krav... 9 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 10 3.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 11 3.6 Miljøtiltak... 11 4 KRAV TIL TILBUDET... 11 4.1 Tilbudsstruktur... 11 4.2 Tilbudsformat... 12 4.3 Adresse og leveringssted... 13 4.4 Tilbudsfrist... 13 4.5 Vedståelsesfrist... 13 4.6 Alternative tilbud... 13 4.7 Tilbud på deler av leveransen... 13 4.8 Forbehold og endringer... 13 4.9 Tilbakekalling eller endring av tilbud... 13 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 14 5.1 Evaluering... 14 5.2 Tildelingskriterier... 14 5.3 Tilbudsregistrering... 17 5.4 Tilbudsåpning... 17 5.5 Avvisning og avlysning... 17 5.6 Opplysningsplikt... 18 5.7 Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling... 18 5.8 Returnering av tilbud... 18
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 18 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca 23 000 personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og 83 000 ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: 1.2 Kjøperen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyning (FLO F). FLO F er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. FLO F vil i det følgende bli kalt Kjøperen, mens tilbyderen blir kalt Leverandøren. Bruker av rammeavtalen er Forsvarsdepartementet (FD) og underliggende etater, herunder; Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) Forsvarsbygg (FB)
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 18 1.3 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter: Gry Hege Eng Telefon: 63 80 81 40 Mobil telefon: 404 35 913 Telefaks: 63 80 81 55 E-post: geng@mil.no Merkantil støtte: Caroline Mørch Telefon: 63 80 81 15 Mobiltelefon: 474 83 126 Telefaks: 63 80 81 55 E-post: cmorch@mil.no Leverandøren skal ikke kontakte andre personer i Kjøperens organisasjon enn disse oppgitte kontaktpersonene vedrørende denne anskaffelsen. Spørsmål til denne forespørselen skal sendes per e-post til porteføljeforvalter, med kopi til merkantil støtte, på norsk med referanse: Spørsmål FRAM 09-0005-00. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt via www.doffin.no. Vi vil anbefale at tilbudsgiverne registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 1.4 Formål og omfang Formålet med denne anskaffelsen er å møte Kjøperens behov for Kontraktsmøbler. Forsvaret er en landsdekkende organisasjon som har behov for kontraktsmøbler ved Forsvarets ulike lokasjoner fra sør til nord i Norge. I tillegg vil det være behov for leveranser til Forsvarets avdelinger i utlandet, samt Departementets representanter/avdelinger i utlandet. Behovet vil være alt fra små suppleringer til større investeringsprosjekter. Leveranser til Sjøforsvaret og Kystvaktens fartøyer, vil ikke omfattes av denne anskaffelsen. Rammeavtalens størrelse gjennom avtaleperioden antas å ligge på ca. 50 MNOK per år. Denne angivelsen er ikke forpliktende for Forsvaret. Mer detaljert informasjon angående omfang av leveransen er fastlagt i Del II Vedlegg A Leveringsomfang. Rammeavtalens varighet er 2 år. Forsvaret har rett til å forlenge rammeavtalen med ytterligere 2 år, med minimum 6 måneders intervaller. 1.5 Sosialt og etisk ansvar 1.5.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 18 1.5.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet. 1.5.3 Grunnleggende samfunnsansvar For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Leverandører bes også å studere de krav til menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av Del II Vedlegg L Code of Conduct (kun på engelsk). 1.6 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B HMS Egenerklæring Vedlegg C Referanseskjema Vedlegg D Prismatrise Vedlegg E Miljøskjema Del 2 Utkast til rammeavtale Del 2 er et utkast til rammeavtale inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del II Avtalebestemmelser 1.7 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN (www.doffin.no), og Tender Electronic Daily (www.ted.europa.eu) 17.06.2010. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. april 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III (over EØS-terskelverdi).
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 18 Åpen anbudskonkurransen gir alle interesserte Leverandører mulighet til å levere tilbud. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på: http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html. 2.2 Veiledning til Leverandøren 2.2.1 Innledning Dette punkt 2.2 gir Leverandøren en kort oversikt over hva tilbudet skal inneholde, samt gi referanser til hvor mer utfyllende informasjon finnes. 2.2.2 Kvalifisering For å kunne delta i konkurransen må Leverandøren oppfylle alle kvalifikasjonskravene som er nevnt i punkt 3. Se dette punkt for hvilken dokumentasjon som skal leveres. 2.2.3 Tilbudet 2.2.3.1 Rammeavtalen Leverandøren skal basere sitt tilbud på de avtalebestemmelser som finnes i Del 2 Avtalebestemmelser med vedlegg. Leverandøren må derfor sette seg inn i disse dokumentene. 2.2.3.2 Kravspesifikasjoner Leveringsomfanget er definert i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang. De tekniske krav til leveringsomfang er spesifisert i Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. Leverandøren skal besvare de spørsmål og levere den dokumentasjon som her er stilt. 2.2.3.3 Sortimentsbredde Forsvaret har behov for stort og variert sortiment innenfor det som er listet opp i Del 2 Vedlegg A. For å definere dette behovet har Forsvaret delt møbelsortimentet i 2 hoveddeler. Se punkt 5.2 Tildelingskriterier for besvarelse. 2.2.3.4 Priser Leverandøren skal gi sine priser på Hovedsortiment og Øvrig sortiment. Beskrivelse av hvordan priser skal inngis er beskrevet i punkt 5.2 Tildelingskriterier nedenfor. For Hovedsortimentet skal prisene gis på de produkter Forsvaret har oppgitt i Del 1 Vedlegg D Prismatrise. Dersom leverandøren avviker fra de produktene som Forsvaret har oppgitt, må dette grundig redegjøres for. Det er leverandørens ansvar og dokumentere og synliggjøre at alternativt produkt ivaretar Forsvarets behov på en tilsvarende eller bedre måte. Manglende dokumentasjon eller der Forsvaret finner at tilbudt produkt kan eller vil medføre en risiko for Forsvaret, kan medføre avvisning av tilbudet da pristilbudet ikke vil være sammenlignbart med øvrige tilbud. Pris på øvrig sortiment skal fremkomme i inngitte komplette produktkataloger. Ved anbud vil det ikke være anledning til å endre tilbudet, eller prøve å endre tilbudet gjennom forhandlinger, for eksempel prisendring, endring av leveringstid eller andre forhold. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. 2.2.3.5 Leveringstid Leverandøren skal oppgi sin leveringstid på leveringsomfanget i Del 2 Vedlegg C Leveringstid og betingelser. 2.2.3.6 Andre forhold De øvrige momenter som Leverandøren skal besvare og ta hensyn til i tilbudet er nevnt i punktene nedenfor og konkurransegrunnlaget forøvrig.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 18 2.2.4 Utforming av tilbudet Leverandøren skal utforme tilbudet sitt i henhold til kravene i punkt 4 nedenfor. 2.3 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Veiledende kunngjøring i DOFFIN/TED Oktober 2009 Kunngjøring i DOFFIN/TED 17.06.2010 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 18.08.2010 Tilbudsfrist 31.08.2010, Kl. 15:00. Tilbudsåpning 01.09.2010 Tilbudsevaluering Uke 35-38 Kontraktstildeling 27.09.2010 Klagefrist 07.10.2010 Kontraktssignering 11.10.2010 2.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kjøperen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart sendes alle Leverandører som har registrert seg som interessenter i www.doffin.no. 2.5 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Taushetsplikt og offentlighet Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Dette betyr at Leverandørens forretningshemmeligheter eller annen informasjon som anses som taushetsbelagt etter forvaltningsloven ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående. Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort iht. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Kjøper er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Dersom Leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 4.1 nedenfor. Kjøper gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Kjøper er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova 29.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 18 2.7 Innsyn Leverandøren skal gi autorisert representant fra Forsvaret innsyn i alle opplysninger, dokumenter mv. som denne representant mener er av betydning for å utføre sitt oppdrag i forbindelse med gjennomføringen av denne anskaffelsen. Leverandøren må også gi fysisk adgang til alle eiendommer og lokaliteter for Forsvarets representanter der det er nødvendig for at disse skal kunne utføre sine oppdrag. Forsvaret vil kunne kreve rett til innsyn i forbindelse med kvalitetssikring, leverandøranalyse, kostnadskontroll, sikkerhetsbeskyttelse og inspeksjon av teknisk fremdrift og/eller materiell eid av Forsvaret. 2.8 Gradert informasjon og forsvarssikkerhet 2.8.1 Innledning I forbindelse med tildeling av kontrakt/avrop vil det kunne være aktuelt å utlevere gradert informasjon til valgt leverandør. I slike tilfeller må leverandøren og eventuelle underleverandører sikkerhetsklareres. De følgende punkter vil i slike tilfelle være relevante. 2.8.2 Sikkerhetsavtale Det skal inngås en separat sikkerhetsavtale mellom partene for behandling av gradert informasjon dersom det blir nødvendig at leverandør oppbevarer gradert materiell. 2.8.3 For norske leverandører For eventuelle norske leverandører skal en sikkerhetsavtale etableres slik det er spesifisert i Del 2 Vedlegg K-2. For å etablere en sikkerhetsavtale må leverandøren avgi informasjon som er anvist i Del 2 Vedlegg K-3 Egenopplysninger i forbindelse med leverandørklarering. 2.8.4 For utenlandske leverandører For eventuelle utenlandske leverandører skal avtalen om sikkerhetsklausulene i Del 2 Vedlegg K- 7 inngås. Formålet med disse sikkerhetsklausulene er å sikre at gradert informasjon som blir utvekslet eller generert skal bli brukt, oversendt, lagret, håndtert og sikret i henhold til bilateral sikkerhetsavtale mellom Norge og leverandørens hjemland, som skal vedlegges denne kontrakten. 2.9 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser Leverandøren er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser og sikkerhetsklareringer for sine deltagere til møter, forhandlinger eller tilbudskonferanser på Forsvarets anlegg. Leverandørens utenlandske statsborgere skal sende besøksanmodninger gjennom Leverandørens ambassade til den norske forsvarsstaben, jfr. Del 2 Vedlegg K-6 Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway. Dersom Leverandøren allerede har en gyldig sikkerhetsklarering må dette opplyses. 3 Krav til Leverandøren 3.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 18 3.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Del I Vedlegg B skal fylles ut. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon og ledelse til å gjennomføre rammeavtalen. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Herunder skal oppfyllelse av krav til sporbarhet av de varer som omfattes av tilbudet fremgå. Dersom leverandøren er sertifisert skal han legge ved sertifikat/dokumentasjon for ISO 9000 eller tilsvarende for å dokumentere kvalitetssikringssystemet.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 18 Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren legge ved en beskrivelse av: Navn og adresse på samarbeidspartnere/ underleverandører, omfang av ansvar og rolle i forholdet, forholdets formalitet samt hvorvidt leverandøren har til hensikt å ta underleverandør med som en aktiv deltaker i kontraktsforhandlingene. Hvilken merverdi samarbeidspartnere gir leverandøren organisasjons- og kapasitetsmessig. Antatt fordeling av økonomiske verdi i prosent mellom samarbeidspartnerne i tilfelle kontrakt. Samarbeidspartnerens organisasjonsstruktur - herunder vedlegge organisasjonskart med beskrivelse. I tillegg skal det beskrives hvilke enheter ved virksomheten som skal oppfylle kontrakten. Denne beskrivelsen skal minimum inneholde antall ansatte fordelt på hver enkelt enhet og knyttes opp mot organisasjonskartet. Hvordan den forretningsmessige relasjonen til samarbeidspartnerne er sikret eller vil sikres. Det skal fremgå om relasjonen er eksklusiv, bindende etc. Dersom viktige underleverandører ennå ikke har blitt valgt, skal det oppgis en oversikt over aktuelle underleverandører. Dersom Leverandøren velger å endre underleverandør skal han meddele Kjøperen om dette umiddelbart. Kjøperen har rett til å nekte godkjenning av enhver underleverandør dersom han har saklig grunn til dette. 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom årsregnskapet for 2009 ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristen for denne konkurransen skal årsregnskap for 2008 og 2007 vedlegges, samt foreløpig årsregnskap for 2009. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Ovennevnte informasjon skal også leveres for et eventuelt morselskap. Leverandøren må være forberedt på å tillate Kjøperens tilsynsorgan å foreta en analyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 18 3.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne og høy intern kompetanse på ressurser tilbudt Forsvaret. DOKUMENTASJONSKRAV Denne rammeavtalen er stor og omfattende, både med hensyn til verdi, sortimentsbredde og antall brukersteder. Dette stiller store krav til leverandøren. Leverandøren skal her gi en beskrivelse av hvordan han skal gjennomføre rammeavtalen og oppfylle Forsvarets behov for kontraktsmøbler. Leverandøren skal bl.a. beskrive hvordan han kan betjene den enkelte bruker gjennom aktiv oppsøkende virksomhet (rådgivende kompetanse) og leveranse av produktene ferdig montert på brukerstedet. Leverandøren skal beskrive kompetanseprofilen på tilbudt personell, herunder bl.a. utdanning og kurs både eksternt og internt i egen bedrift. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser, inkludert spesialproduksjon av møbler. En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av prosjektet, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert kontaktpersonene på forhånd om en slik mulig kontakt. Leverandøren skal kunne gjennomføre spesialproduksjon av møbler herunder støtte til design og møbelarkitektur. Leverandøren skal redegjøre for slik gjennomføring av spesialproduksjon og dokumentere dette gjennom referanser for løsninger som har krevd spesialløsninger. 3.6 Miljøtiltak KRAV Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak for virksomheten. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal fylle ut vedlagt Del 1 Vedlegg E Miljøskjema. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev iht. Del 1 Vedlegg A 2 Skatteattester jfr. punkt 3.2. 3 HMS erklæring, jfr. punkt 3.2. 4 Referanseskjema, jfr punkt 3.5. 5 Miljøskjema, jfr. punkt 3.6.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 18 6 Firmaattest, jfr. punkt 3.3. 7 Organisasjon og ledelse, jfr. punkt 3.3. 8 Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt 3.4. 9 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt 3.5. 11 Pris, jfr. punkt 5.2. 12 Kvalitet, jfr. punkt 5.2. 13 Sortimentsbredde, jfr. punkt 5.2. 14 Leveringstid, jfr. punkt 5.2. 15 Eventuelle forbehold eller endringer til kontraktsutkastet, jfr. pkt 4.8. 16 Eventuelle forbehold eller endringer til tekniske krav, jfr. pkt 4.8. 17 Eventuell taushetsbelagt informasjon, jfr. punkt 2.6. 18 Annen relevant informasjon 4.2 Tilbudsformat 4.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med: FRAM-09-0005-00 Kontraktsmøbler og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 4.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på norsk. 4.2.2 Antall kopier Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal fremsendes med 1-en signert original, og 2- to - arbeidskopier. Alle 3 eksemplarer skal pakkes og merkes som beskrevet nedenfor. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM/MINNEBRIKKE. Filene skal være i MS office 2003 format. Brosjyrer etc. kan være i pdf format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid. 4.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: På baksiden: Tilbud FRAM-09-0005-00 Kontraktsmøbler Leverandørens returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt 4.3.1 nedenfor.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 13 av 18 4.3 Adresse og leveringssted 4.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Divisjon for Forsyning/Driftsanskaffelsesavdelingen/Seksjon for felles- og støttesystemer v/gry Hege Eng Fetveien 80-86 2027 Kjeller Åpnes kun av adressat 4.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 08-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med porteføljeforvalter eller merkantil støtte: FLO/Divisjon for Forsyning/Driftsanskaffelsesavdelingen/Seksjon for felles- og støttesystemer v/gry Hege Eng eller Caroline Mørch Fetveien 80-86 2007 Kjeller 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 31.08.2010, kl.15:00. 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig inntil 31.12.2010, kl.24:00. 4.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbyder å tilby parallelle løsninger/produkter/tjenester innenfor de krav Kjøper har stilt. 4.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 4.8 Forbehold og endringer Forbehold og endringer godtas normalt ikke. Kjøperen gjør oppmerksom på at forbehold og endringer kan medføre avvisning av tilbudet i henhold til FOA 20-13 over EØS terskel. Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold og endringer skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 4.1. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold har for ytelsen, prisen eller andre forutsetninger i tilbudet. 4.9 Tilbakekalling eller endring av tilbud Leverandøren kan tilbakekalle eller endre tilbudet inntil tilbudsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 14 av 18 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Evaluering Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score/poeng, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. 5.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekt % 1. PRIS Alle tilbudte priser skal inkludere leveringsbetingelse DDP leveringssted i henhold til avrop, montering og retur av emballasje, samt rådgivningstjenester for innredningsløsninger. Prismatrise Hovedsortiment vil telle mest av underkriteriene som følger nedenfor. Prismatrise Hovedsortiment Dette kriteriet vil bli vurdert ut i fra de priser og totalsummer som leverandør har valgt å levere på de skisserte løsningene i Del I Vedlegg D Prismatrise. Leverandøren skal oppgi enhetspris på hvert produkt slik disse er spesifisert av Kjøperen. Dersom leverandøren ikke er i stand til å inngi pris på identisk produkt, eller leverandøren mener at det vil være mer fordelaktig for Kjøperen å tilby et tilsvarende alternativt produkt, kan leverandøren inngi tilbud på alternative produkter forutsatt at årsaken for dette redegjøres grundig for. Dersom merknadsfeltet i Del 1 Vedlegg D Prismatrise er for liten, kan det henvises til i egne vedlegg. Kontor 1 (én arbeidsplass), Kontor 2 (én arbeidsplass med møtebord), Kontorlandskap med 4 plasser og møtelokale for 8 personer vil telle mest i dette underkriteriet. Øvrig sortiment Dette underkriteriet vil bli vurdert ut i fra Leverandørens komplette inngitte produktkataloger. Produktkatalogene skal inneholde veiledende prislister og rabatter på hver enkelt produktkatalog, og representere alt leverandøren kan tilby Forsvaret. Forsvaret vil ut i fra de inngitte produktkatalogene gjøre et representativt utvalg av møbler som er relevant for Kjøperen, dette for prissammenligning av sortiment utover hovedsortiment. Prisglidningsformel I Del 2 Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser er det oppgitt en prisglidningsformel som skal gjelde for fremtidig regulering av tilbudte priser. Vi ber Leverandøren 30-40 %
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 15 av 18 oppgi relevante indekser samt hvor stor andel del A-fastandel vil være. 2. KVALITET Leverandøren skal oppfylle de minstekrav som følger av Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. Manglende oppfyllelse av skal-kravene vil føre til avvisning. 30-40 % Kvalitet vil bli vurdert ut i fra følgende underpunkter: 1. DESIGN For å ivareta krav til interiør med lang levetid vektlegges det at leverandører tilbyr produkter innen følgende formspråk: Tidløs design o Form og uttrykk som ikke er spesiell for en bestemt tidsperiode. Minimalistisk design o Design som er spartansk uten bruk av dekorelementer. Nordisk design o Gode funksjonelle produkter med et klart/tydelig formspråk. Kontinental design o Romslig design i produkter beregnet for avlastningsområder, for eksempel befalsmesser. 2. FUNKSJONALITET Ved evalueringen av funksjonalitet vil det bli vektlagt at de ulike produktgrupper kan gjenbrukes og tilpasses Forsvarets eksisterende miljø og inventar. 3. ERGONOMI For kontorarbeidsplasser vektlegges ergonomi ut i fra Arbeidstilsynets modell for vurdering av helserisiko. Tilbyder kan også som ett alternativ vise til løsninger med skriveplate med hev og senk funksjon. 4. BRUKERVENNLIGHET Med begrepet brukervennlighet menes det Forsvarets vurdering av hvordan de tilbudte produktene fungerer i Forsvarets bruksmiljøer, med vektlegging av gode produkter i fysiske miljø som fremmer helse, trivsel og læring. Produktoppstilling Forsvaret kan få behov for en produktoppstilling fra Leverandør på hele eller deler av sortimentet i Del 1 Vedlegg D Prismatrisen. Oppstillingen vil eventuelt finne sted i Forsvarets Logistikkorganisasjons lokaler på Kjeller i perioden august/september. Nærmere informasjon om eventuell produktoppstillingen vil bli gitt kvalifiserte tilbydere. Forsvaret kan også be leverandørene stille opp utvalgte produkter i leverandørens lokaler. 3. SORTIMENTSBREDDE Dette kriteriet vil bli vurdert ut i fra alle de inngitte produktkatalogene. Utgangspunktet for kriteriet sortimentsbredde er at oppdragsgiver skal kunne vurdere Leverandørens evne til å tilby variasjon innenfor området 10-20 %
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 16 av 18 Kontraktsmøbler. Forsvaret har behov for valgmuligheter innenfor de ulike innredningsmiljøene definert i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang, pkt. 1.2 Innredningsmiljøer. Forsvaret har behov for valgmuligheter innenfor de ulike miljøene som finnes i Forsvaret, herunder garnisoner, baser, skoler og administrative miljøer i tråd med Forsvarets inventar og miljø i eiendom, bygg og anlegg (EBA). På bakgrunn av dette, har Forsvaret behov for å vurdere Leverandørens sortimentsbredde. Vurderingen av kriteriet gjennomføres ved at tilbyder skal i form av skisser, produktreferanser, forklaringer og eventuelt bilder/tegninger presentere minimum 2 maksimum 4 alternative produktvalg innenfor følgende miljøer: Enkeltkontor (1-modul) Avdelings- og høyere sjefsnivå (2-modul) Åpent kontorlandskap Små møterom (8 personer) Mellomstort møterom (24 personer), tilrettelagt for VTC-bruk Undervisningslokale (ca. 25 personer) Bibliotek Auditorium Kantine Messe Salong Tilbyder bes beskrive og begrunne produktvalg, samt oppgi produsenter/underleverandører og henvise til produktkataloger. Beskrivelse av miljøene: For kontormøbler måles sortimentsbredde i modellserier som kan komme fra samme produsent eller underleverandør. Det vil bli vektlagt at Leverandøren kan tilby møbler som gir mulighet for variasjon i design mellom saksbehandler og Forsvarets ledelse. Møbler for undervisning skal dekke behov for møbler fra soldatundervisning til undervisning på Stabsnivå (tilsvarende toppledelse). For innredning av bibliotek ønsker Forsvaret løsninger for både større bibliotek mot høyskoler og enklere bibliotek for bruk i administrasjon. Auditorium inndeles i møbler for standard undervisning og auditorier som skal benyttes av ledelse på ulike nivå i Forsvaret. Forsvaret ønsker også å tilbys løsninger med teleskoptribune. Kantinemøbler ønskes presentert med løsninger som dekker behovet til aktiv fritid for Forsvarets personell. Messer er spisemesser for befal og menige mannskaper. Her ønskes produkter som gir mulighet for variasjon innen design og har gode løsninger i forbindelse med renhold. Forsvaret har behov for innredning til ulike tidsepoker til historiske miljøer (eksempelvis Akershus Festning), derfor er det behov for at tilbyder finner løsninger for dette. Dette miljøet skal ikke presenteres innefor 2-4 alternative produktvalg, her kan Leverandøren henvise til produkt(-er).
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 17 av 18 Salonger er miljøer for opphold både for menige mannskaper og befal, unge som voksne. Forsvaret har mange ulike bygninger med forskjellig arkitektstil og designuttrykk, derfor er det viktig med tilgang til møbler med ulik designprofil. (Design ref. pkt. 1 i kriteriet Kvalitet ovenfor). Bomiljø i Forsvaret er kvarter for menige mannskaper, kvarter for befal og innredning av hybler og leiligheter: o Innredning i menigkvarter har spesiell fokus på levetid, derfor skal stoler være uten polstring og bord være med laminat. o Innredning av kvarter (hybler og leiligheter) for befal skal ha mulighet til fleksible løsninger for garderobe og senger. Senger skal kunne benyttes både som etasje og dobbelseng. Sittemøbler skal ha god variasjon og være i ulike størrelser og design tilpasset alle aldersgrupper. 4. TID OG TILGJENGELIGHET 10-20 % 1. LEVERINGSTID Leverandøren skal under dette kriteriet oppgi sin maksimale leveringstid til alle Forsvarets lokasjoner fra sør til nord i Norge. Leverandøren skal selv beskrive hvordan han tenker dette løst, eksempelvis region- eller fylkesvis. Et leveringsområde kan ikke være mindre inndelt enn fylkesvis og regionsskillet skal følge fylkesgrensene. Beskrivelsen av leveringstiden skal deles inn i følgende deler; 1. Kontormiljø 2. Bibliotek og auditorium 3. Selskapslokaler, kantiner og messer 4. Bomiljø 2. RESPONSTID Responstiden vil bli vurdert ut i fra den tiden det tar fra leverandøren besvarer henvendelser om rådgivningsbistand til besøk hos sluttbruker i Forsvaret. 5.3 Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av Kjøper. 5.4 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt av minimum to av Kjøperens representanter. Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 5.5 Avvisning og avlysning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 20-12 til 20-14 over EØS terskel komme til anvendelse. Det anbefales at Leverandøren gjør seg kjent med disse. Kjøper forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 18 av 18 5.6 Opplysningsplikt Kjøper vil meddele leverandørene skriftlig og med begrunnelse i tilfelle tilbudet blir avvist, eller ved totalforkastelse av tilbud eller avlysning av konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om nærmere begrunnelse for avvisningen eller totalforkastelsen. 5.7 Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Kjøper informerer alle leverandørene skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles kontrakt i rimelig tid før kontraktssignering. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og frist for tilbydere til å klage over beslutningen. 5.8 Returnering av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt kontrakt.