Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse XXX RHF xx. måned 2013 SAK NR 0xx-2013 Strategiplan for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2013-2015 Forslag til vedtak: Styret for Helse XXX RHF tar strategiplan for Helseforetakenes senter ANS 2013-2015 til etterretning. Sted, dato, år XX administrerende direktør Side 1 av 5
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Revidert strategiplan for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2013-2015 ble sluttbehandlet av selskapets styre 17.06.13. Styret vedtok bl.a. at planen legges til grunn for selskapets virksomhet 2013-2015. Planen utgjør en revidering av tidligere plandokument for perioden 2012-2014 og trekker samtidig opp viktige retningsvalg for selskapets oppgaver og utvikling. Planen har hovedfokus på følgende områder; et tydelig bruker- og kundeperspektiv, effektiv drift og offentlige føringer for området. De regionale helseforetakene som eier avholdt et eierstyringsseminar for de felleseide selskapene i mars 2012. En av konklusjonene derfra var at selskapenes strategiplaner skulle oversendes RHFene for behandling i de respektive RHF-styrene. Gjennomføring av en del av tiltakene i planen vil involvere og påvirke pasientreisekontorene ved helseforetakene. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) la i styremøtet 24.10.12 gjennom egen temasak føringer for arbeidet med rullering av strategiplanen. Der inngikk bl.a. følgende punkter: Hovedmål Status på gjeldende målsettinger Vurdere strategisk retning av dagens tjenesteområder Vurdere eventuelle nye tjenester/forretningsområder Definere fokusområder for kommende periode Aktuelle forhold Ivareta styrets ønsker og signaler Bygge på vedtatt plan, men gjennomføre nødvendige endringer og revideringer Ta hensyn til statsbudsjettets formuleringer Signaler fra eier gjennom selskapsmøtets behandling av årlig melding Oppdragsdokument for 2013 Sikre forankring på riktig nivå i RHF/HF via dialog Involvere pasientreisekontorene Vurdere strategisk retning for utvikling av dagens tjenesteområder med sikte på: Mer forenkling, standardisering og moderne teknologisk plattform Mer brukervennlige og funksjonelle systemer Mer kostnadseffektiv drift og organisering Lik praksis, standardiserte arbeidsprosesser og standardisert opplæring - både for reiser med rekvisisjon og reiser uten rekvisisjon. Regelverk, oppdragsdokument, selskapsavtale, SLA-avtale og andre styrende dokumenter er også del av rammeverket for plandokumentet. Området nye tjeneste-/forretningsområder er prosessert i selskapets styre i januar og mars 2013 frem mot de punktene som nå inngår i plandokumentet. Styret behandlet planutkastet første gang i sitt aprilmøte og gjennomførte en sluttbehandling i møte 17.06.13. Side 2 av 5
Revidert strategiplan for Pasientreiser ANS for perioden 2012-2014 er basert på styrets føringer, selskapets egne vurderinger og innspill fra pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene gjennom samarbeidsforum for SLA og brukerpanelet for pasientreiseområdet. Som ledd i prosessen ble det avholdt en strategikonferanse for ledere ved pasientreisekontorene og representanter fra RHF-ene 13.02.13. Konferansen ga flere konkrete innspill som ble tatt med videre i arbeidet med revisjon av strategiplanen. I etterkant av konferansen har selskapet bearbeidet aktuelt materiale og deretter gjennomført en møterunde med de fire regionene og de respektive pasientreisekontorene for ytterligere forankring av innholdet i det dokumentet som nå legges frem. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Planperioden er definert til 2013-2015. Viktige rammebetingelser for reiser uten rekvisisjon er lagt gjennom prosjektarbeidet der oppdraget er gitt i foretaksprotokoll til de fire RHF-ene og der Pasientreiser ANS er anmodet om å lede arbeidet. Utfallet av dette arbeidet vil være sentralt for videre utvikling av pasientreiseområdet og Pasientreiser ANS og inngår som et viktig punkt i den reviderte planen. Planen har hovedfokus på følgende områder: Et tydelig bruker- og kundeperspektiv og effektiv drift og offentlige føringer for området. Dette er en presisering av hovedfokus i eksisterende strategidokument, spisset ytterligere inn mot hva som anses som mest vesentlig for selskapet de nærmeste to-tre år. Samtidig opplever selskapet at man pr 1. halvår 2013 fortsetter å levere godt til eier relatert til SLA-avtalen. Sist avholdte driftsmøte med RHF-ene og HF-ene som kunder i juni 2013 bekrefter dette. Med utgangspunkt i selskapets kjerneoppgaver er viktige deler av planen rettet inn mot reiser uten rekvisisjon. Selskapet har imidlertid som systemeier og databehandleransvarlig også vektlagt vurderinger av fremtidig utvikling av saksbehandlingssystemet NISSY som benyttes for reiser med rekvisisjon. Planen peker på behov for et fremtidsrettet IKT-system som understøtter standardiserte arbeidsprosesser og fremmer lik praksis. I tråd med styrets ønske er det vurdert nye tjeneste-/forretningsområder for selskapet. Etter gjennomført prosess bl.a. med involveringer av styret gjennom vinteren 2013 har man endt opp med tre områder som vil bli vurdert nærmere. I tillegg vil Pasientreiser ANS vurdere andre mulige områder som man vil forelegge for styret dersom dette skulle bli aktuelt. Pr i dag er det følgende områder som er aktuelle for videre utredning: - Tjenester for å skape en sentral støttefunksjon for anbudsarbeid innen pasientreiseområdet (tekniske krav knyttet til transportøravtalene og SUTI integrasjon, basisrammer og forutsetninger i anbudsdokumenter mot transportnæringen som for eksempel støttede prismodeller og spesielle behov) - Oppgaver forbundet med innkreving av egenandel - Oppgaver knyttet til oppgjørskontroll og fakturering mot transportører Man vil komme nærmere tilbake til styret for Pasientreiser ANS med konkretisering av nye tjeneste-/forretningsområder etter mer detaljerte utredninger. Sentrale områder i gjeldende plan vil også bli videreført, enten som deler av de nye satsingsområdene eller som egne satsingsområder. Dette gir da følgende fire hovedområder i forslag til revidert strategiplan for Pasientreiser ANS: - Reiser uten rekvisisjon - Reiser med rekvisisjon - Nye tjeneste-/forretningsområder Side 3 av 5
- Videreføring av sentrale elementer i gjeldende plan Utviklingen i sykdomsbildet med større andel av kroniske sykdommer, økning i andel poliklinikk og dagbehandling samt usikkerhet rundt effektene av samhandlingsreformen er viktige elementer å hensynta når videreutvikling av pasientreiseområdet skal planlegges. Demografien kommer som ytterligere et moment som forventes å generere økning i antall pasientreiser. Aldersprofilen på eksisterende brukere av reiser uten rekvisisjon og gjennomførte brukerundersøkelser indikerer at overgang til elektroniske løsninger for bruker kan ha store effektiviseringsmuligheter. 2.3 Mer om hovedpunktene Brukerperspektivet For Pasientreiser ANS står sentralt å bidra til enklere løsninger for brukerne og sikre størst mulig grad av likebehandling. Disse målene vil være retningsgivende for valg av løsninger og førende for forslag som gjennom oppfølging av planen vil bli utredet for gjennomføring. Elektronisk selvbetjeningsløsning for pasientreiser uten rekvisisjon, ytterligere forbedringer av pasientrettet informasjon og muligheter for å involvere pasienter i større grad også mht reiser med rekvisisjon er eksempler på hvordan dette vil tas videre. Videre vil innføring av større grad av standardiserte løsninger gi bedre grunnlag for større grad av likebehandling. Brukerpanelet for pasientreiseområdet er involvert om valg av strategi og fokusområder og har gitt sin tilslutning til dette. Kundeperspektivet En annen kategori brukere av Pasientreiser ANS sine tjenester er helseforetakene/rhf-ene og pasientreisekontorene i rollen som kunder. Dette skje innenfor rammen av tjenesteleveranseavtalen (SLA-avtalen) der selskapets oppgave som tjenesteleverandør er beskrevet. Pasientreiser ANS ønsker å videreutvikle kvalitet og effektivitet i sine tjenesteleveranser. Stabile og kostnadseffektive leveranser og videre utvikling av samhandlingen mellom de involverte vil være viktige mål for Pasientreiser ANS vis a vis kundene. De halvårlige driftsmøtene mellom kunder og leverandør har vært, og vil fortsatt være viktige arenaer i så måte. Målt ut fra tilbakemeldinger fra kundene i de driftsmøter som er avholdt så langt er det ikke grunnlag for omfattende endringer i måten selskapet utøver sin tjenesteleveranse på. Internrevisjonene i de fire RHF-ene og Pasientreiser ANS har imidlertid foretatt gjennomgang av virksomhetsstyringen som inkluderer samhandlingen mellom aktørene innenfor pasientreiseområdet. Rapporten fra arbeidet er foreløpig ikke styrebehandlet, men det må tas høyde for at innholdet i rapporten kan påvirke prioriteringene i det videre arbeidet i kundelinjen. Effektiv drift Målbar kostnadseffektivisering og kvalitet i tjenesten vil stå sentralt for selskapet også i det videre. Pasientreiser ANS har gjennom sin effektivisering av driften de siste par årene levert gode regnskapsresultater. Dette har skjedd samtidig som man har oppnådd de fleste målene i SLA-avtalen. Gjennom løpende virksomhetsrapportering er styret holdt oppdatert på kvalitet og effektivitet relatert til definerte KPI-er for selskapet. En ryddig økonomi gir et godt grunnlag for videreutvikling og nødvendige investeringer for å oppnå ytterligere forbedringer innenfor selskapets ansvarsområde. Regnskapene de siste par årene har vist at effektiviseringstiltak disse årene har hatt de effekter man har hatt som mål. Det er sentralt for Pasientreiser ANS å fortsette denne utviklingen for derigjennom å kunne videreføre viktige effektiviseringstiltak med sikte på fortsatt å kunne vise til målbare positive økonomiske resultater som i sin tur kommer pasientene til gode. Offentlige føringer Regjeringens digitaliseringsprogram På nett med innbyggerne og Stortingsmeldingene nr 1-2013 Nasjonalbudsjettet og nr 9 2012-13 Èn innbygger èn journal, er dokumenter som legger Side 4 av 5
føringer for standardisering og digitalisering også innenfor pasientreiseområdet. Samme føringer er lagt fra Helse- og omsorgsdepartementet for prosjekt Mine pasientreiser. Sistnevnte prosjekt har også føringer lagt fra departementet om standardisering som grunnlag for likebehandling og effektivisering. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Gjeldende strategiplan har vært et viktig element for utviklingen av selskapet siste år. Flere områder videreføres også gjennom den reviderte planen for 2013-2015. Det er også gledelig å kunne konstatere at viktige punkter fra planen 2012-2014 nå konkretiseres gjennom prosjektet Mine pasientreiser og et mer målrettet arbeid for å sikre en forbedret systemløsning for pasientreiser med rekvisisjon. På samme måte vil utfallet av tiltak i gjeldene plan få innvirkning på selskapets portefølje fra 2015, siste år i planperioden. Det er derfor viktig for Pasientreiser ANS å få utarbeidet og vedtatt en revidert strategiplan som basis for videre drift og fortsatt utvikling av selskapet. Prosessen frem mot ferdig dokument har bl.a. inneholdt en rekke innspill og forslag fra pasientreisekontorene, bl.a. gjennom aktiv deltakelse på avholdt strategikonferanse i februar. Tilbakemeldinger på fremlagt skisse til plandokument har i det store og hele også blitt godt mottatt i de møter som er holdt med regionene og pasientreisekontorene om dette i etterkant av strategikonferansen. Økonomiske og organisatoriske konsekvenser av flere foreslåtte tiltak vil konkretiseres gjennom 2013/2014, og styret for Pasientreiser ANS vil få seg forelagt forslag til videreføring av dette gjennom egne oppfølgingssaker. De første årene av selskapets eksistens har det vært viktig med hyppige ajourføringer og revurderinger av selskapets utfordringsbilde. Bl.a. derfor har det vært lagt opp til årlige revideringer av strategiplanen. Sentrale områder i foreliggende plan har nå en tidshorisont som ikke skulle tilsi behov for revisjon allerede i løpet av under 12 måneder. Det anbefales følgelig at man vurderer en revisjon av dokumentet først i april 2015. 3.2 Evt dialog/forankring av saken Foreliggende dokument anses for godt forankret slik det fremgår av saken. Brukerpanelet for pasientreiseområdet er orientert om arbeidet i tillegg til de prosesser som er ført mot pasientreisekontorene og de regionale helseforetakene. De regionale helseforetakene som eier avholdt et eierstyringsseminar for de felleseide selskapene i mars 2012. En av konklusjonene derfra var at selskapenes strategiplaner skulle oversendes RHF-ene for behandling i de respektive RHF-styrene. I det videre arbeidet med implementering av strategiplanen vil Pasientreiser ANS ta initiativ til en tettere dialog med RHF-ene gjennom samarbeidsforum for SLA. 3.4 Konklusjon Administrerende direktør vurderer den fremlagte strategiplanen som et godt grunnlag for videre utvikling av Pasientreiser ANS. Gjennomføring av de tiltak som skisseres i planen vil være viktig for den fortsatte utviklingen av selskapet og pasientreiseområdet som sådan og det vil være viktige avgjørelser om videre innretning av pasientreiseområdet skal tas i løpet av de kommende år. Trykt vedlegg: Revidert strategiplan for Pasientreiser ANS for perioden 2013-2015. Side 5 av 5