Håndtering av risiko i innovative anskaffelser

Nyhetsbrevet, OI-nyhetene og doffin.no er tjenester fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Nyhetsbrev nr. 8/2014 Fredag 28. februar 1. Håndtering av risiko i innovative anskaffelser 2. Utreder pensjonsvilkår ved konkurranseutsetting 3. Må svare for kritikkverdige lønns- og arbeidsforhold 4. Forenkling, hotell og innovasjon 5. Stort steg framåt for miljøomsyn og sosiale krav 6. Innkjøp viktig verktøy for å nå svensk klimamål 7. - Bedre kjøp med høyere svensk terskelverdi 8. Ambisjonar om innovasjon, men lite oppfølging Håndtering av risiko i innovative anskaffelser Når en oppdragsgiver setter i gang med en innovativ anskaffelse, er det viktig, enn si nødvendig for å nå målet, å gjøre en risikovurdering før konkurransen tar til. Anskaffelse av noe som ikke er ferdig utviklet, er mer komplekst og forbundet med større usikkerhet enn anskaffelse av vanlig hyllevare. Man må m.a.o. ha en oversikt over hvilke risikohendelser som kan inntreffe. Nå foreligger en veiledning til formålet. Metoden for risikostyring gjør at oppdragsgiveren kommer i forkant av utfordringene og kan møte disse. Initiativet til å lage veiledningen «Lær å styre risiko ved innovative anskaffelser» kom fra Difis ressursgruppe for innovative anskaffelser. Gruppen består av statlige og kommunale virksomheter. Disse har testet ut innovative anskaffelser i samarbeid med NHO/KS Nasjonalt program for leverandørutvikling (Leverandørutviklingsprogrammet). Bidrag til veiledningen er også kommet fra NAV, Stavanger kommune, Oslo kommune, Avinor, Hinas, Ålesund kommune, Sykehuspartner, Forsvarsbygg, Forskningsrådet og Innovasjon Norge Noen offentlige virksomheter har risikostyringsverktøy som de bruker i styring og internkontroll i sin virksomhet generelt. Veiledningen retter seg inn mot dem som ikke har et slikt verktøy på plass, eller ønsker et eget for anskaffelser. Risikostyring Risikostyring skal bidra til å skape en god balanse mellom risiko og nytte ved innovative anskaffelser. Risikostyring i denne sammenheng må derfor forstås som styring av risiko i forhold til nytten også nytten for de ulike aktørene, der risiko skal vurderes ut fra sannsynligheten for at den inntreffer og konsekvensene av det. 1

Det fremgår av veiledningen at en første risikovurdering bør gjøres tidlig i planleggingsfasen. Den kan gjennomføres som en øvelse en gang, eller gjøres i flere omganger i løpet av anskaffelsesprosessen avhengig av størrelse og kompleksitet i anskaffelsen. Som regel er det nødvendig å gjennomgå risikovurderingen med jevne mellomrom, heter det, for å se om forholdene har endret seg, og om tiltak som er satt i verk for å motvirke risiko virker eller ikke. Det kan også være nødvendig å gjennomføre en ny risikovurdering når kontrakten skal inngås det gir mulighet til å fange opp risiko i kontraktsperioden. Finne risikoforholdene Ved å speilvende kritiske suksessfaktorene trer de ulike risikoforholdene fram. Kritiske suksessfaktorer er faktorer som er avgjørende for at målene nås. For å kunne vurdere risikoen må anskaffelsens mål defineres så konkrete og klare som mulig. Ved å identifisere risiko får man en oversikt over hvilke hendelser som kan true oppnåelse av målene for anskaffelsen. Det poengteres i veiledningen at det er viktig å tenke på hele bruksperioden, og å få med driftstiden for det som skal anskaffes. I byggeprosjekter er det for eksempel relevant å legge til grunn standardisert levetid for bygg. I veiledningen presenteres forskjellige måter å kartlegge risiko på. Hvilken kartleggingsmåte som brukes, er avhengig av hvor mye tid som er til rådighet, og anskaffelsens omfang og kompleksitet. For å kartlegge og vurdere risiko kan et såkalt risikokart benyttes. Veiledningen «Lær å styre risiko ved innovative anskaffelser» finner du her. Utreder pensjonsvilkår ved konkurranseutsetting Regjeringen utreder og vurderer hvordan ansattes pensjonsvilkår spiller inn ved konkurranseutsetting av offentlige tjenester. Formålet er like vilkår. Dette fremgår av svar fra to statsråder på et spørsmål fra Stortinget. En utredning av de faktiske konsekvensene ved konkurranseutsetting for de ansattes lønns- og arbeidsvilkår, især pensjonsordninger, er ventet til sommeren. I tillegg vurderer regjeringen spesielt hvordan man kan sikre ideelle organisasjoner som leverer offentlig finansierte tjenester, gode rammevilkår. I to skriftlige spørsmål tok stortingsrepresentant Lise Christoffersen (a) nylig for seg de ansattes pensjonsvilkår og konkurranseutsetting av offentlige tjenester. Det ene spørsmålet gjaldt pensjonsutfordringene til de ideelles organisasjonene som har høyere premiekostnader enn kommersielle konkurrenter og dermed taper i konkurransen om offentlige oppdrag. Næringsminister Monica Mæland svarte at hun var kjent med situasjonen, og: - Dette er en problemstilling regjeringen er opptatt av. Regjeringen har igangsatt et arbeid med hvordan vi kan sikre ideelle organisasjoner som leverer offentlig finansierte tjenester gode rammevilkår, fremgår det av statsrådens svar. 2

På like vilkår eller Christoffersens andre spørsmål dreide seg om arbeidstakeres pensjonsvilkår, særlig tjenestepensjonsordningen, ved konkurranseutsetting av offentlige tjenester. Hun ville vite om konkurransen skjer på like vilkår eller om det konkurreres på bekostning av de ansattes pensjonsvilkår. Arbeids- og sosialminister Robert Eriksson opplyser i sitt svar at han har bedt om en utredning av de faktiske konsekvenser av konkurranseutsetting av offentlige tjenester for de ansattes lønns- og arbeidsvilkår, inkludert pensjonsordninger, tilknytningsformer, jobbtilfredshet og organisering. En rapport vil foreligge 1. juni i år. En delrapport er imidlertid allerede levert, og: Ikke entydig negativt - Delrapporten fra Oslo Economics m.fl. viser blant annet at konsekvensene for pensjon av konkurranseutsetting fra offentlig sektor vil variere mye, både innenfor og mellom ulike yrkesgrupper. Konsekvensene vil avhenge bl.a. av alder, tjenestetiden i den offentlige tjenestepensjonsordningen, samt hvordan den nye pensjonsordningen er utformet. I enkelte sektorer gir lov og tariffavtaler lite rom for valg av tjenestepensjonsordning, selv ved konkurranseutsetting. Situasjonen er altså ikke entydig negativ for de ansatte ved konkurranseutsetting til privat sektor, ifølge statsråd Eriksson. Han fremholdt i sitt svar at konkurranseutsetting har svært varierende effekt på de ansattes pensjonsordninger, utviklingen i tjenestepensjonsmarkedet i privat sektor er uavklart og en samlet rapport om konsekvenser av konkurranseutsetting for arbeidstakerne vil foreligge 1. juni. - Jeg vil gjøre en helhetlig vurdering av situasjonen etter at hovedrapporten foreligger. Svaret fra næringsminister Mæland finner du her. Svaret fra arbeids- og sosialminister Eriksson finner du her. Må svare for kritikkverdige lønns- og arbeidsforhold En kritisk dansk/kinesisk rapport om lønns- og arbeidsforhold hos kinesiske underleverandører har ført til at IKT-giganten Dell må forklare seg. Både Helseforetakenes Innkjøpsservice (HINAS) her hjemme og Statens og Kommunernes IndkøbsService (SKI) i Danmark har Dell på rammeavtale og har utbedt seg en redegjørelse. De peker på bestemmelser i sine avtaler om samfunnsansvar, og ønsker svar på hvordan Dell forholder seg til avsløringene i rapporten. Granskingen ble foretatt i samarbeid mellom DanWatch og China Labor Watch, begge «non-profit»-organisasjoner som utfører dybdeundersøkelser av forholdene på kinesiske arbeidsplasser innenfor bl.a. IKT-industrien. Mange av disse er underleverandører til store, internasjonale merkevare-firmaer. De fire som ble inspisert denne gangen, holder til i Sørøst-Kina og er underleverandører til blant andre Dell. I rapporten er Dell spesielt fremhevet fordi selskapet har en sentral plass i det offentlige markedet i Europa. 3

Undersøkelsene ble foretatt mellom april og september i fjor, og baserer seg på uformelle intervjuer, intervjuer utenfor fabrikkområdene, skriftlig materiale som lønnsslipper og brosjyrer i tillegg til ekspertuttalelser, nyhetsartikler, rapporter og materiale funnet på Internett. Arbeidet foregikk under til dels vanskelige forhold, fordi det er en konstant risiko for overvåking og tiltak fra myndighetenes side, samtidig som arbeidere kan risikere jobben dersom de samarbeider med granskerne. Målestokk Målestokken som ble brukt, var den såkalte «code of conduct» som er utviklet av EICC (Electronic Industry Citizenship Coalition). Det er et nettverk av ledende elektronikkselskaper verden over. De har utviklet en standard som skal sikre effektivitet og sosial, etisk og miljømessig ansvarlighet i den globale leverandørkjeden. Dell er blant de selskapene som er med i dette nettverket. Det viste seg å være til dels betydelig avstand mellom praksis i de granskede fabrikkene og denne standarden: Den ukentlige arbeidstid lå mellom 60 og 74 timer EICC-standarden tilsier 60 timer maks. I toppsesongen ble det arbeidet sju dagers uke EICC-standarden forutsetter minst en dags fri pr. uke. Overtid kan ikke nektes, selv om EICC-standarden slår fast at alt arbeid skal være frivillig. Ved noen av fabrikken var basislønnen lavere enn minstelønnen i regionen. EICCstandarden tilsier avlønning i pakt med gjeldende lover og regler for lønns- og arbeidsvilkår, inklusive minstelønn. Tøft arbeidsmiljø og verbal overhøvling, selv om, EICC-standarden forbyr slikt Ansatte er utsatt for giftige gasser og får ikke egnet beskyttelse, selv om standarden slår fast at arbeiderne skal ha egnede helse- og sikkerhetsforhold. Dersom bare menn var blant søkerne til en jobb, måtte de betale ekstra for å bestikke fabrikkene til å unngå reglene for deres kjønnskvotering. EICCstandarden avviser diskriminering på basis av kjønn. Svar fra Dell Eierne av fabrikken ble bedt om kommentar, men ingen svar kom etter at en frist på sju dager hadde løpt ut. Men Dell svarte. Selskapet hadde nylig hatt en revisjon i tre av de fire aktuelle fabrikkene, og den siste sto for tur. Avvik ble funnet, og en plan for å korrigere disse i henhold til EICC-standarden var iverksatt. De satser mer på åpenhet og forutsigbarhet hos sine underleverandører, og stiller strenge sosiale og miljømessige krav til nye underleverandører. Rapporten kan du finne her. Aktuelt i kortform om offentlige anskaffelser Forenkling, hotell og innovasjon Næringsminister Monica Mæland hilser de nye EU-direktivene velkommen skritt i riktig retning, sier hun og tenker på forenkling. Difi har frokostseminar om ny smidigavtale, lanserer revidert veiledning for kjøp av hotelltjenester og en bakgrunnsrapport for kjøp av arbeidsklær og uniformer. NHO vil ha mer innovasjon, Bergen kommune satser på dynamisk innkjøpsordning, og i 4

Danmark signaliserer regjeringen mer konkurranseutsetting av jernbane. USA har en sertifiseringsordning for småbedrifter som er en nøkkel til kontrakter. Enklere offentlige innkjøp Tre nye EU-direktiver gir enklere regler for offentlige anskaffelser. Et skritt i riktig retning, sier næringsminister Monica Mæland (bildet). Ministerrådet i EU har nå vedtatt tre nye direktiver om offentlige anskaffelser. Rådet slutter seg dermed til EU-parlamentets vedtak. - Forenkling er et av regjeringens viktigste satsningsområder. Vi har mye å gå på når det gjelder offentlige innkjøp. Det offentlige kjøper inn for 400 milliarder kroner årlig. EU-direktivene er derfor et skritt i riktig retning, sier næringsminister Monica Mæland. Fristen for å gjennomføre direktivene i nasjonal rett er 24 måneder fra offentliggjøringen i EU. Også det særnorske regelverket skal forenkles. 10. juni i år legger Forenklingsutvalget frem sine forslag. Utvalgets forslag vil sammen med de nye EU-direktivene danne grunnlaget for et helt nytt regelverk om offentlige anskaffelser i Norge. Frokostseminar om Difis smidigavtale Tirsdag 4. mars arrangerer Difi frokostseminar om den nye smidigavtalen (SSA-S). Påmeldingsfristen er 28. februar, og seminaret foregår i Difis kurs- og konferansesenter, Grev Wedels plass 9, 2. etasje, inngang Myntgata, Oslo. Målgruppen er alle som er involvert i digitaliseringsprosesser i offentlig sektor, og især de som skal anskaffe IKTsystemer. Smidigavtalen (SSA-S, avtale om smidig programvareutvikling) ble lansert 15. januar, og dagen etter presentert på fagdagen om IKT-anskaffelser på Gardermoen. Smidigavtalen ligger på Difis anskaffelsesportal. Nærmere om påmelding og program, se her Nye miljøkriteriesett for hotelltjenester Skal du anskaffe hotelltjenester? Difi har nylig publisert en revidert veiledning for anskaffelse av rammeavtale for miljøvennlige hotellovernatting med frokost. Både bransjen og innkjøpere har deltatt i innspillsrunden. Miljøkrav- og kriterieforslag innebærer grenseverdier til energibruk, krav til dosering, økologisk mat og begrenset bruk av engangsartikler. For de mer ambisiøse kan forslag til utvidede krav også benyttes. Videre finner du tildelingskriterier som hjelper deg som innkjøper å evaluere ulike tilbydere. Du finner også forslag til kontrakts- og kvalifikasjonskrav som kan kopieres og limes rett inn i konkurransegrunnlaget. Veiledning og nye forslag til miljøkrav- og kriterier for hotelltjenester finner du her og for arbeidstøy Difi har også utarbeidet bakgrunnsrapport med forslag til miljøkrav og kriterier for arbeidstøy og uniformer. Rapporten gir veiledning om både miljøkrav og -kriterier, men også krav til kvalitet. Overordnet sett er tekstiler er et område hvor det å stille krav har stor betydning både for brukeren, økonomisk sett med tanke på kvalitet og varighet (og dermed også miljø), men det har også stor betydning for de som produserer varen. Kjemikalier, dimensjonsendringer, fargeekthet osv. er eksempler på krav. Sett deg godt inn i bakgrunn for arbeidet med bakgrunnsrapporten før du benytter krav og kriterier. Bakgrunnsrapporten med forslag til miljø og kvalitetskrav- og kriterier er å finne her. 5

NHO vil ha mer innovasjon i innkjøp NHO ønsker mer innovative offentlige innkjøp. Til det kreves bestillerkompetanse, risikovilje og god ledelse, påpekte NHOs adm.dir, Kristin Skogen Lund, på en konferanse nylig. Om bare fem prosent av pengene det offentlige kjøper varer og tjenester for årlig, ble øremerket innovasjon, ville det utgjøre betydelig mer enn det Forskningsrådet, Innovasjon Norge og SIVA bruker til sammen på innovasjonsprosjekter. Med årlige offentlige innkjøp for rundt 400 milliarder kroner, blir det cirka 20 milliarder kroner til innovasjon hvert år. Til sammenligning bidrar de tre nevnte aktørene med omkring 12 milliarder kroner til innovative prosjekter, programmer og aktiviteter i 2012. Et slikt tankeeksperiment mener Skogen Lund illustrerer godt hvor mye penger det er snakk om dersom det offentlige virkelig satset på innovative offentlige innkjøp. Satser på dynamisk innkjøpsordning Bergen kommune benytter dynamiske innkjøpsordning (DPS) på stadig nye områder. Ordningen er nå etablert for kjøp av møbler, lekeplassutstyr, og Pc utstyr over en fastsatt verdi. DPS-ordning for transport av skolebarn (til erstatningsskoler og til lokaler utenfor skolens område) er også snart på plass. Ordningens fortrinn er bedre dekning av behov, større konkurranse og at nye leverandører kan knytte seg til ordningen etter hvert som oppdragene lyses ut. Flere banestrekninger på anbud Den danske transportministeren har signalisert at flere banestrekninger bør konkurranseutsettes. DSB (Danske Statsbaner) skal til enhver tid kunne måle seg mot de beste, og det gjøres best ved å benytte konkurranse. Den danske produktivitetskommisjonen har i sin rapport pekt på konkurranseutsettelse som et middel til å nå målet om flere passasjerer, økt kvalitet og mer jernbanedrift. I DI Transport (Transportmedlemmene i Dansk Industri) oppfattes statsrådens signaler som fornuftige dersom det skjer etter en samlet plan og med klare mål. SMB-sertifisering i USA Småbedrifter som er interessert i kontrakter med de føderale myndighetene i USA kan sertifisere seg som potensielle SMB-leverandører. Det innebærer at de må fylle ut et nettbasert skjema, der bedriften dokumenterer at den er en mindre virksomhet enten ved antall ansatte de siste 12 månedene eller gjennomsnittlig årlig inntekt de tre siste årene. De føderale myndighetene har forpliktelse til å avsette en viss sum av hva de anskaffer av varer og tjenester for kjøp bl.a. hos små og mellomstore bedrifter. Samlet sett kjøper disse myndighetene årlig for døyt 600 milliarder kroner av småbedriftene. Dei nye innkjøpsdirektiva Stort steg framåt for miljøomsyn og sosiale krav Dei nye direktiva gjer eit kjempehopp framåt i klargjering av kva ein offentleg oppdragsgjevar kan krevje av sosiale omsyn og miljøkriterium når varer eller tenester skal kjøpast. No må praksis syne kva som er den beste måten å nytte desse verktøya på. Truleg er det rett at direktiva denne gongen ikkje gjekk 6

lenger enn det som vart. Dette seier leiaren i nemnda for den indre marknaden og forbrukarvern i Europaparlamentet i eit intervju. Denne nemnda hadde ein del av ansvaret for å få direktiva i hamn. Det er i eit intervju med nyhendebrevet om grøne innkjøp frå EUkommisjonen at synspunkta finst. Leiaren i Nemnda for den indre marknaden og forbrukarvern i Europaparlamentet. Malcolm Harbour, strekar under at dei nye direktiva gjer det klart at sosialt ansvar og miljøomsyn kan nyttast under bestemde omstende. Han peikar særskilt på at det er mogeleg å ta omsyn til livslaupskostnader når det gjeld å finne ut kva som gjev best valuta for pengane. Kjøparar kan òg, seier han, be om sertifikat eller merke eller tilsvarande prov, for sosiale kjenneteikn eller miljøføremoner. Det femner dessutan om «fairtrade»-kriterium. I kontraktane kan oppdragsgjevaren så leggje til rette for å så slike mål. Samstundes er det innretta ordningar som gjer at desse reglane ikkje vert nytta på ein ulovleg måte. Oppdragsgjevarar kan til dømes ikkje vise til merke som ei orsaking til å favorisere bestemde tilbydarar framfor andre. Dei kriteria som gjeld sosiale tilhøve og miljø må direkte gjelde det som er kjerna i kontraktane. Klargjeringar Leiaren i nemnda for den indre marknaden og forbrukarvern seier at dei klargjeringane som no er gjorde i dei nye direktiva, inneber monalege steg framåt. Desse er det no naudsynt å teste i praksis og etter alt å døme nytte etter kvart etter dei røynslene og dei tilbakemeldingane som kjem frå praktisk bruk. Han meiner at EU-kommisjonen, saman med dei ulike styresmaktene i medlemslanda, å utvikle rettleiingar for «beste praksis» for korleis dei nye reglande best kan nyttast. Direktiva er allereie svært ambisiøse når det gjeld det steget dei har teke frå det førre, der det ikkje var så mykje klart på desse områda til å ha utvikla eit system for å tryggje sosiale omsyn og miljøvenlege offentlege innkjøp. Truleg hadde det ikkje vore klokt å går særleg lengre denne gongen, slår han fast i intervjuet. Innovasjon Han seier òg noko om den nye innkjøpsprosedyren, innovasjonspartnarskap. Ettersom mykje av innovasjonen har ein positiv miljøverknad eller har miljømål i samband med leveransar av innovative offentlege tenester, varer, bygg og anlegg, kjem denne prosedyren utan tvil til å fremje «grøne innkjøp», slik Malcom Harbour i Europaparlamentet ser det. Det vert dessutan ei utmaning for dei offentlege oppdragsgjevarane å sjå til at det er den rette kvaliteten på kompetansen i dei kontraktane dei gjer når sosiale omsyn skal takast og miljømål skal nåast. Kvart medlemsland må sjølve sikre rettleiing som er eigna til å ta desse omsyns når det skal gjerast kontrakt. Dei nye direktiva kjem til å drive fram marknad for økomerka produkt, meiner han, og verksemder som er interessert i den store, mogelege voksteren i etterspurnad frå det offentlege i EU-området, kjem i aukande grad til å la seg EMAS-registrere. 7

Innkjøp viktig verktøy for å nå svensk klimamål Offentlig anskaffelser er en av nøklene til å nå Sveriges mål om fossilfrie utslipp fra transportsektoren. Der fremgår av en utredningsrapport fra Näringsdepartementet. Av rapporten fremgår flere konkrete forslag til hvorledes berørte myndigheter kan stille krav som er viktig verktøy for å effektivisere og klimatilpasse transportsystemet. Det er «Utredningen om fossilfri fordonstrafik» som nettopp har kommet med en delrapport. Målet med utredningen er å kartlegge mulige handlingsalternativer og identifisere tiltak for å redusere transportsektorens utslipp og avhengighet av fossilt drivstoff. Dette er et ledd i arbeidet med å nå målet om fossiluavhengig kjøretøyflåte i 2030. Det er igjen en del av de svenske myndighetenes mål om en bærekraftig og ressurseffektiv energiforsyning uten nettoutslipp av veksthusgasser til atmosfæren i 2050. Av delrapporten fremgår det at offentlige anskaffelser med felles krav for hver enkelt bransje, er et viktig verktøy for å effektivisere og klimatilpasse transportsystemet. Flere konkrete forslag fremmes, blant disse at Trafikverket skal få i oppdrag å utvikle anskaffelsene i forbindelse med infrastruktur sammen med de store kommunene. Poenget er å få disse oppdragsgiverne til å stille tydelige og kostnadseffektive krav til energieffektivitet og redusert klimapåvirkning. «Miljøbil»-definisjon Et annet forslag går ut på at definisjonen på en «miljøbil» bør gjennomgås og vurderes i 2018. Det skal i så fall gjøres i forbindelse med en alminnelig kontroll av om utredningens forslag følges opp og iverksettes. Utviklingen av utslipp, energieffektivitet, transportutvikling og andelen fornybar energi bør da følges opp sammen med en analyse av innførte styringsverktøy. Definisjonen på «miljøbil» benyttes bl.a. som grunnlag for bestemmelsene om miljø- og trafikksikkerhetskrav for myndighetens biler og bilreiser. Ved anskaffelse av biodrivstoff, heter det i utredningen, er det viktig å kjenne til hvilken klimapåvirkning det har. Derfor foreslås det at Energimyndigheten får i oppdrag å gjøre slike opplysninger tilgjengelig. Regjeringen har foreslått at Konkurrensverket skal ivareta rollen som rådgiver- og støttefunksjon innenfor området offentlige anskaffelser, og i utredningen blir det oppfordret til at denne virksomheten prioriterer energi- og klimaspørsmål. Klimastrategi Den svenske klimastrategien generelt legger sterk vekt på økonomiske styringsverktøy som CO2- og handel med utslippskvoter. Disse virkemidlene er imidlertid komplettert med mer målrettede styringsmidler, for eksempel teknikk-anskaffelser. Svenske legger også vekt på innholdet i et EU-direktiv, som er innført i svensk rett, om anskaffelse av kjøretøy som gjøres av det offentlige og andre enheter uansett om disse er offentlige eller private. Ifølge disse reglene skal det tas hensyn til så vel energibruk som CO2-utslipp og forurensing i løpet av kjøretøyets samlede livsløp. Utredningens delrapport 1, del 1 og 2 finner du her 8

- Bedre kjøp med høyere svensk terskelverdi Å heve grensen for direkteanskaffelser gir den enkelte oppdragsgiver større rom for å avgjøre hvilken anskaffelsesform som gir det beste kjøpet, mener Sveriges offentliga inköpare (SOI) Hovedvekten blir da ikke på formalia, men det å gjøre et godt kjøp. Derfor går organisasjonen for de svenske offentlige innkjøperne inn for å heve den svenske grensen for direkteanskaffelser i denne omgang til 600 00 kroner. Samtidig lukker de ikke for enda høyere beløpsgrense senere hen. SOI støtter forslaget om å heve grensen for direkteanskaffelser. De ønsker ikke lenger denne grensen uttrykt som en prosentandel av gjeldende EU/EØS-terskelverdier, men en konkret beløpsgrense: 600 000 kroner med jevnlige vurderinger av nivå. I dag kan direktekjøp benyttes dersom verdien ikke er høyere enn 15 prosent av de terskelverdiene som gjelder for kommuner og landsting (fylkeskommuner), m.a.o. om lag 271 000 kroner i de klassiske sektorene og nær 542 000 i forsyningssektorene. I sin begrunnelse peker SOI på at det er rimelig at en offentlig oppdragsgiver selv har mulighet til å avgjøre hvordan et innkjøp skal gjøres i større utstrekning enn hva tilfellet er i dag. En forhøyelse av grensen for direkteanskaffelser innebærer, heter det, at den beste anskaffelsesformen kan benyttes i det enkelte tilfelle. Noen ganger kan det være en åpen konkurranseutsetting, en annen en direkte forespørsel til en leverandør. Valg av metode kan da baseres på hva som gir det beste kjøpet i stedet for å fokusere på formalia. Mange offentlige oppdragsgivere har i dag bygget opp tilstrekkelig kompetanse og har en oppfatning av innkjøpsprosessen som gjør dette både rimelig og mulig. Kompetanse Samtidig, påpeker SOI, må man ikke unnlate å ta i betraktning at mange offentlige oppdragsgivere ikke har skaffet seg nok kompetanse, alternativt ikke har oppnådd en tilstrekkelig modenhet i innkjøpsspørsmål. Av den grunn bør virkningene av en forhøyelse av direktekjøp-grensene følges opp, slik at ikke økningen fører til dårligere kjøp ved at man bare handler med de leverandørene man alltid har handlet med, uten å reise spørsmål om hvorfor det er slik. I tillegg er det behov for økt råd- og veiledning til oppdragsgivere uten god nok modenhet eller kompetanse, ifølge SOI. Formålet er å få dem til å forstå betydningen av å øke kompetansen hos dem som gjør anskaffelsene og for å få dem til å erkjenne de positive virkningene av profesjonelt gjennomførte anskaffelsene. Da havner oppmerksomheten på forretningsspørsmål og ikke i først hånd om hvorledes lov og regelverk om offentlige anskaffelser håndteres. Utredning og dokumentasjon Det er vanskelig å avgjøre nøyaktig hvilket beløp som representerer den rette grensen for direkteanskaffelser. Det valgte, 600 000 kroner, virker å være passende ut fra ulike utredninger, heter det i SOIs høringsuttalelse, men fastsettelsen av grensen trenger ytterligere utredninger, der hypotesen må være at beløpsgrensen skal enda høyere. SOI anbefaler dessuten at direktekjøp over et visst beløp må dokumenteres, men at det er opp til hver av de offentlige oppdragsgiverne å bestemme omfanget av denne dokumentasjonen. Retningslinjer for slik dokumentasjon bør også utarbeides av den enkelte oppdragsgiver, konkluderer SOI. Altfor langtgående krav til dokumentasjon kan 9

hemme oppdragsgivernes vilje til og muligheter til å fokusere på kjøpet og nytten for egen virksomhet. I takt med innføringen av elektronisk innkjøpsstøtte kommer imidlertid dokumentasjonen til å bli enklere å håndtere. Ambisjonar om innovasjon, men lite oppfølging Den overordna kontrollen og styringa med offentlege innkjøp må utviklast dersom dei vinstar som samfunnet og den offentlege sektoren kan få, skal kunne realiserast. Betre tilsyn, effektive reglar og høgare kompetanse hos tingarane er naudsynt. Dette sa riksrevisor Claes Norgren i Sverige i eit føredrag nyleg. Som eit døme nemnde han telekom, der regjeringa har store ambisjonar for mellom anna innovasjon. Den statlege avtalen om kjøp av telekom tek ikkje vare på den potensial som slike avtalar har for å fremje innovasjon, konstaterte han. Claes Norgren har tidlegare vore generaldirektør for Konkurrensverket, og han gjorde sitt føredrag på Upphandlingsdagarna. Det er eit årleg arrangement som ei rekkje private og offentlege verksemder står bak, og der mange framståande ekspertar frå inn- og utland er med. Føredragshaldaren gav eit døme frå årsrapporten frå 2012 til den europeiske revisjonsretten, som er ein av sju institusjonar i EU. Retten hadde granska korleis EU nytta budsjettet for det året på nærar 1170 milliardar kroner. Feilprosenten er den delen av pengane som aldri skulle ha vore betalt ut fordi pengane ikkje vart nytta etter gjeldande reglar. I 2012 var prosenten 4.8 av det samla budsjettet, og offentlege innkjøp stod for 29 prosent av dette. Innkjøpsområdet er eit stort risikoområde i staten, sa Norgren, då det gjeld store pengar. Telekom Han peika mellom anna på dei statlege kjøpa av telekommunikasjonar i Sverige. Regjeringa der har tydelege ambisjonar om at di offentlege kjøpa skal gjerast på ein strategisk måte, slik at det vert auka nytte for brukarar og marknaden. Det gjeld ikkje minst å fremje innovasjon. Riksrevisionen kunne i ei gransking av telekommunikasjonsmarkanden at dei statlege innkjøpa ikkje vart teke i bruk for å skape auka nytte for staten eller for å fremje innovasjonstakta i marknaden. Regjeringa veit ikkje kor vidfemnande dei statlige innovasjonsvenlege innkjøpe er på telekommunikasjonsområdet, konstaterte han. Staten er den største brukaren av elektroniske kommunikasjonar i Sverige, heldt Norgren fram. Riksrevisionen konstaterte i granskinga si at rammeavtalen for elektroniske kommunikasjonar som Kammarkollegiet har gjort, ikkje tek vare på det potensial som innkjøpet gjer for å skape auka nytte for staten og drive innovasjonstakta i marknaden opp. Avtalen femner om nærare fem prosent av den svenske sluttbrukarmarknaden. Rammeavtalen har ikkje hovudmerksemda si på auka nytte eller det å gjere brukarane nøgde. Både avtalen og utforminga av avrop og rettleiing for dei som skal gjere avrop, risikerer derfor, sa Norgren, å vere hemmande, då dei kan låse inn dei offentlege oppdragsgjevarane slik at dei berre kan nytte eksisterande produkt og tenester. 10

Innovasjonsvenleg Regjeringa har teke initiativ til mange utgreiingar, men gjennomførd få initiativ for at den statlege innkjøpsverksemda i praksis skal nyttast på line med strategien som eit verktøy for innovasjon og auka nytte. Nokre konkrete initiativ for at dei statleg innkjøpa på telekommarknaden skal gjennomførast på eit innovasjonsvenleg måte, er ikkje gjennomførd, slo føredragshaldaren fast. Ein anna risiko er låg produktivitet og låg kvalitet. Her nemnde Norgren Trafikverket i Sverige. Innkjøp og kontrakt fører ikkje til auka kvalitet og oppfølginga er ikkje god nok til å garantere kvalitetsbrist. Betalinga til entreprenørane fremjar ikkje førebyggjande vedlikehald til fast pris. Det gjev meir lønsemd å reparere vedlikehaldsbrister i etterkant, sa han. Mengda av veg og jernbane for kvar krone er dessutan ikkje vorte større etter at Trafikverket la om til totalentrepriser. Manglande oppfølging av avtalane har ikkje ført med seg meir kunnskap om kva som er den mest eigna kontraktsforma, konstaterte riksrevisor Claes Norgren på Upphandlingsdagarna i år. 11