BRUKERVEILEDNING TIDBANK Ajourført 22.12.2011 1
RETNINGSLINJER VED REGISTERING OG OPPFØLGING AV ARBEIDSTID...3 Registering av arbeidstid...3 Manglende registeringer...3 Korrigering av feilregistreringer...3 Godkjenning av arbeidstidsrapport...3 Kompsaldo...3 Attestering av arbeidstidsrapporten...3 Feil og mangler i arbeidstidsrapporten...4 Attestering av arbeidstidsrapporten ved langvarig fravær...4 Overtid...4 Avregningsperioden for fleksitidsregnskapet...4 Endring av stillingsprosent m.v...4 Brukerstøtte...4 REGISTERING INN/UT PÅ TIDTERMINAL...5 TJENESTEREISE MED REISETID...5 HJEMMEARBEID DAG...5 HELDAGSFRAVÆR...5 TJENESTEREISE...6 FREMTIDIG FRAVÆR...6 LEGGE INN GLEMTE REGISTERINGER...6 KORRIGERE EN REGISTERING...7 STEMPLING AV OVERTID...7 SYKEMELDING...8 DELVIS SYKEMELDT HVORDAN REGISTRERE/STEMPLE...9 GODKJENNE MÅNEDSRAPPORT...9 EKSPORTERE FREMTIDIGE FRAVÆR FRA TIDBANK TIL KALENDER (LOTUS NOTES/OUTLOOK)...10 2
RETNINGSLINJER VED REGISTERING OG OPPFØLGING AV ARBEIDSTID Registering av arbeidstid Registrering av arbeidstid skal primært skje på tidterminal. Det er kun koder med merkede taster samt koder som henger på oppslagstavla ved tidterminalene, som kan benyttes ved denne registeringsmedtoden. Koder du ikke finner på tidtermnalen eller oppslaget, må registreres via Tidbanken. Manglende registeringer Manglende registeringer medfører trekk i fleksisaldo. Bakgrunnen for dette er at det ønskes en raskest mulig ajourføring av registreringene i Tidbank. Noen koder gir imidlertid ikke trekk i fleksisaldo på etterfølgende dager. Dette gjelder f.eks. ved bruk av koden Ferie. Da vil systemet automatisk registrere ferie frem til det gis beskjed om noe annet. Korrigering av feilregistreringer Alle ansatte har tilgang til å korrigere egne registreringer, legge til glemte registeringer o.s.v. Hovedregelen er at ansatte foretar korrigering for egne registreringer. Vær obs på at vi kun går 1 måned tilbake i tid. Unntaket er ved langvarig fravær og arbeidsrapporten er klar for attestering. Da kan Opplysningstenesta korrigere feilregistreringene eller legge inn de manglende registreringene for en ansatt. Godkjenning av arbeidstidsrapport Ansatte godkjenner egne registeringer for en måned. Godkjenningen innebærer å bekrefte overfor nærmeste leder, at registreringene er korrekte innenfor den gitte perioden. Har du planlagt fravær som ferie eventuelt permisjon legges dette inn i Tidbank i forkant og godkjenner perioden før fraværet begynner. Du kan knytte kommentarer til registeringer. Denne funksjonen bør brukes aktivt ved godkjenning av rapporten, for å gi leder meldinger som kan forklare enkelte registeringer. På den måten kan misforståelser unngås, og attesteringsarbeidet blir effektivt. Kompsaldo Alle registeringer med koden «Reisetid fleks» går automatisk over til egen saldo som heter Komp. Det vil si at fleksisaldo og reisetid er to forskjellige «kontoer». Komp.saldo rundes ikke av ved årsskiftet. Det er ikke mulig å overføre timer fra fleksisaldo til komp.saldo. Attestering av arbeidstidsrapporten Det er ansattes nærmeste leder i avdelingen som attesterer den enkeltes arbeidstidsrapport. Ved attestering blir arbeidstidsrapporten stengt, slik at den ansatte ikke lenger har mulighet til å foreta korrigeringer. Leder har mulighet til å avattestere rapporten, slik at den ansatte kan avgodkjenne og gjøre korrigeringer. Systemet har en e-post funksjon, som gir leder mulighet til å sende påminnelse til ansatte som ikke har godkjent sin egen rapport enda. 3
Feil og mangler i arbeidstidsrapporten Dersom leder ved attestering oppdager feil eller mangler i rapporten, er det den ansatte selv som må foreta korrigeringen. Leders oppgave er å gjøre den ansatte oppmerksom på forholdet og be om at feil eller mangler blir rettet opp. Systemet gir ledere mulighet til å legge inn kommentarer til registeringer i arbeidstidsrapporten, og sende melding til den ansatte om å foreta korrigeringer eller avklare forholdet. Attestering av arbeidstidsrapporten ved langvarig fravær Ved langvarig sykdom og lignende kan det noen ganger være behov for å attestere arbeidstidsrapporten, uten den ansattes medvirkning. Leder godkjenner og attesterer da rapporten. Dette skal kommenteres i rapporten før den godkjennes/attesteres og melding sendes den ansatte på arbeidstidsrapportens e-post funksjon, slik at den ansatte blir oppmerksom på forholdet når han eller hun er tilbake. Overtid En må ha jobbet 7,5 time før en kan få registert overtid. Utbetaling av overtid skjer på bakgrunn av registert overtid i Tidbank. Overtidsbruk skal være godkjent av leder på forhånd. Avregningsperioden for fleksitidsregnskapet 1. januar blir opptjente timer ut over 45 timer strøket uten kompensasjon. Skyldig tid mer enn 10 timer ved månedsskifte fører til trekk i lønn. Avregningsperioden er 1. januar 31. desember. Endring av stillingsprosent m.v. Endring av stillingsprosent, overgang til delvis permisjon o.l., skjer på bakgrunn av søknad til personal. Etter innvilget søknad oversender personal melding til Opplysningstenesta som da tildeler et nytt årsskjema i tidsregisteringssystemet. Brukerstøtte Brukerstøttefunksjonen for tidsregisteringssystemet er internnr. 8877 eller send epost til opplysningstenesta@mrfylke.no 4
REGISTERING INN/UT PÅ TIDTERMINAL Før kortet foran leseren og trykk på knappen INN eller UT TJENESTEREISE MED REISETID NB! All reisetid fleks blir automatisk overført til egen «konto» som heter Komp. HJEMMEARBEID DAG Her bruker du f.eks. fra 9-14: og da blir det seende slik ut: eller HELDAGSFRAVÆR Bruk knappen: og trykk 5
TJENESTEREISE f.eks. løpet av dagen og avspasering etterpå: Er du i tvil om riktig stempling: Sjekk tjenestetiden for den aktuelle dagen. FREMTIDIG FRAVÆR Her er det viktig at du setter «Tilbake dato» rett. Din tlf. stenges med det fraværet du har angitt. LEGGE INN GLEMTE REGISTERINGER Gå på den aktuelle dagen og legg inn/ut eller heldagsfravær. HUSK ALLTID Å KLIKKE «OPPDATER» NÅR DU HAR FORETATT ALLE ENDRINGER! 6
KORRIGERE EN REGISTERING Endre kode for registering: Finn aktuell dato ved å klikke på kalenderen. Du vil da se registreringer for den aktuelle dagen. Klikk på til høyre for registreringen og du kommer da inn i dette bildet Velg ny kode og klikk på For å slette en registrering klikk på For å angre klikk på OBS! Max 30 korrigeringer pr dag. STEMPLING AV OVERTID Hovedregel er at betalt overtid gjelder fra kl 15:30, overtidsberegningen starter etter at du har jobbet 7,5 timer, all tid før kl 08:00 går til fleksitid. Skal du ha overtid betalt før arbeidstid (08:00) bruk koden Overtid betalt. Skal du ha overtid til avspasering + overtidstillegget utbetalt, bruk koden Overtid til Komp. Timene havner da på Komp.saldo. Hvis du har delt opp arbeidsdagen din, d.v.s. at du kommer tilbake for å jobbe på kveld, bruk koden Overtid betalt. Har du Reisetid + Overtid samme dag, bruk koden Overtid kveld. 7
SYKEMELDING Når en ansatt er sykemeldt må det legges inn dato fra og til samt sykemeldingsgrad. Dette for at systemet skal kunne beregne riktig antall sykemeldingstilfeller i sykefraværsstatistikken. I tillegg kan den ansatte, leder eller systemansvarlig (de med rettighet til å se vedkommendes registreringer), få oversikt om den ansatte har vært nok til stede i sykemeldingsperioden. Spesielt der hvor den ansatte har hatt gradert sykemelding. Det er fra til datoen på sykemeldingsblanketten som legges inn. Dette kan gjøres av den ansatte selv, leder eller andre som har tilgang til å korrigere vedkommende. Bildet viser automatisk inneværende år men med mulighet til for å velge tidligere år dersom du har tilgang til å se andre ansatte kan de velges under navn Bildet inneholder følgende felter: Fra: Til: Sykemeldingsgrad: Faktisk fravær: Kommentar: Skjemalagt arbeid: Faktisk arbeid: Faktisk fravær: Dato for når sykemeldingen starter Dato for når sykemeldingen slutter Sykemeldingsprosenten som står på sykemeldingen Viser hvor stor fraværsprosenten er i forhold til registeringer i Tidbank Mulighet for å legge inn valgfri informasjon Viser hvor mange times vedkommende skulle ha vært på jobb i forhold til årsskjema Viser hvor mange timer vedkommende har vært på jobb Viser hvor mange timer sykefravær vedkommende har hatt på jobben Sykemeldingsperioden legges inn ved å klikke. Bildet hvor du kan legge inn perioden og sykemeldingsgraden åpnes. Fyll inn de riktige verdier, det er mulighet for å legge inn en kommentar. Når feltene er fylt ut klikken man legg til. Dersom du ønsker å endre verdier i en sykemeldingsperiode som er lagt inn tidligere, klikker du på og bildet hvor du kan gjøre endringer åpner seg. Det er ikke mulig å endre perioden. Dersom det ligger feil periode inne må den tidligere perioden slettes og deretter legges inn på nytt med riktig periode. 8
DELVIS SYKEMELDT HVORDAN REGISTRERE/STEMPLE Denne koden brukes kun mellom kl 08.00 og kl 15.30, kode 4 + INN/UT på stemplingsuret. Kommer du før kl 08.00 stemple vanlig INN Går du etter kl 15.30 stemple vanlig UT. Hver enkelt ansatt må selv passe på at sykmeldingsgraden overholdes, med antall timer pr. dag. GODKJENNE MÅNEDSRAPPORT Ved periodeslutt varsler TidBank brukerne ved hjelp av en alarm øverst i applikasjonen om at perioden er klar for godkjenning. Godkjenningen innebærer en bekreftelse overfor nærmeste leder på at registreringene er gjennomgått og er korrekte». Brukeren godkjenner sin periode ved å klikke på Godkjenne. Hvis vedkommende ønsker å se igjennom rapporten før godkjenning, klikk da rapport. Perioderapporten med alle registreringer for den valgte perioden kommer da opp og nederst i rapporten finner den ansatte en blå knapp. Hvis alle registreringer er riktige, klikk da på for å godkjenne perioden. Hvis du har korrigeringer, klikk da på datoen du ønsker å endre registreringer ved. Deretter går du inn på <Registrering/godkjenne> igjen og klikker på Godkjenne. Dersom du ønsker å se dataene i rapporten på nytt klikker du rapport og deretter Godkjenne i bunnen av rapporten. Siden vil nå vise at du har godkjent data for foregående periode. Det er mulig å fjerne godkjenningen og foreta korrigeringer frem til leder har attestert, ved å klikke på Fjern godkjenning for perioden. Arbeidstidsrapporter som er attestert av leder kan ikke korrigeres av ansatte. Dersom du har behov for å gjøre korrigeringer etter at leder har attestert, må det gis beskjed til leder, slik at han/hun fjerner attesteringen. Du kan da fjerne din godkjenning og gjøre de nødvendige korrigeringer, før du igjen godkjenner perioden. Leder må da inn på nytt og attestere for den ansatte. Inntil dataene er låst av Personal, kan leder avattestere og den ansatte avgodkjenne og korrigeringer kan legges inn. Dersom du ønsker å godkjenne perioder før perioden er ferdig kan du legge inn ditt planlagte fravær og deretter gå inn på <Registrering/godkjenne> marker for <Vis fremtidige perioder> ved siden av valgt år. Fremtidige perioder for valgt år kommer da frem. 9
EKSPORTERE FREMTIDIGE FRAVÆR FRA TIDBANK TIL KALENDER (LOTUS NOTES/OUTLOOK) Dere har kanskje sett at det er kommet inn AVS: foran koden f.eks. Avspassering. Gjelder på alle koder som har Heldagsfravær. Det betyr at dere kan eksportere fremtidige fravær over til kalenderen i Lotus Notes eller Outlook. For å få dette til må hver enkelt ansatt kofigurere følgende inne på Tidbank (gjøres kun en gang): Gå på mappen Personlig Velg Egen profil I feltet Eksport til kalender: Velg Standard Klikk på knappen Lagre Når dere så har lagt inn fremtidigfravær i Tidbanken, klikker dere på ikonet Velg Importer disse oppføringene til din personlige kalender og velg OK. 10
Trykk så på knappen OK Du får da beskjed om at fraværet er overført til din kalender. Gå så inn i kalenderen din og sjekk at fraværet er kommet inn. OBS! Hvis du "ombestemmer" deg, så må du slette fraværet både på Tidbank og Kalender manuelt. 11