RISØR KOMMUNE Rådmannen Arkivsak: 2009/1024-0 Arkiv: 060 Saksbeh: Else Skjellum Dato: 05.12.2011 Elektroniske saksdokumenter for Risør bystyre og komiteer Utv.saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Bystyret Rådmannens innstilling: 1. Det kjøpes inn 41 ipad er med tilbehør og apps som foreslått i saksforarbeidet til politisk arbeid. I tillegg kjøpes noen ipad er som reserve. 2. IPad ene lånes ut til politikere som skissert i saksforarbeidet etter undertegning av vedlagte utlånsavtale. 3. Ved mottak av ipad stoppes utsending av sakspapirer pr. post. Varsel om ferdig sakskart sendes deretter kun på mail. Saker unntatt offentlighet unntas fra dette, og sendes fortsatt ut på papir. 4. Når løsningen har vært i drift i ½ til 1 år, nedsetter gruppa seg selv igjen for å evaluere og eventuelt videreutvikle løsningen.
Vedlegg: Utkast til Utlånsavtale mellom Risør kommune og den enkelte politiker Kort resymé I formannskapets møte 13. oktober 2009 ble det nedsatt en gruppe som skulle se på IKT til politikerne. Denne gruppen har gjort noe arbeid, men fullførte ikke oppdraget mht. å få fremmet en sak til politisk behandling. I formannskapets møte 8. november 2011 ble det derfor nedsatt en ny komité som fikk i oppdrag å vurdere behov for, innkjøp og bruk av IKT for politikerne. Komiteen fikk frist til 1. februar for å ferdigstille sitt arbeid. Saksopplysninger Prosjektgruppa har hatt 4 møter i perioden fra 8/11 til saken fremmes. Det har vært innhentet erfaringer fra IKT Agder / fylkeskommunen, Setesdal IKT og Ullensvang kommune. Foreslått løsning Det foreslås en løsning der faste medlemmer av bystyre, alle 1. vara til bystyret og alle faste komitémedlemmer får låne en ipad til bruk i politisk arbeid av Risør kommune. I tillegg lånes det ut en ipad til 2. vara for de to største partiene, hhv. Arbeiderpartiet og Høyre. Det kjøpes inn 41 ipad er til dette formålet. ipad ene som velges er versjonen med 32GB disk og kun WIFI. Det vil bli mulighet for politikerne som ønsker det, å motta en ipad med mulighet for 3G abonnement. Kommunen vil imidlertid ikke dekke abonnementsutgifter. Det opprettes en itunes konto for alle som skal låne ipad, de som har konto fra før bruker denne. Risør kommune sørger for at alle ipad ene er satt opp for den bruk de lånes ut til. Hver politiker inngår en avtale med Risør kommune om lån av ipad. Låneperioden er en bystyreperiode. Dersom en politiker trer ut av bystyret ila. perioden, vil vedkommende ha mulighet til å kjøpe ut ipad en. Dette styres av utlånsavtalen. Etter at ipad ene er lånt ut, vil kommunen ikke lenger sende ut saksdokumenter i papirform. I god til før hvert politiske møte, vil de politiske representantene motta innkalling til møte på mail og som kalender-innkalling for de som ønsker det. Sakskartet vil følge mailen som en link. Bystyrerepresentantene må selv sørge for å ha en mailadresse tilgjengelig og å sjekke denne jevnlig. Risør kommune vil være behjelpelig med å legge denne inn på ipad en. Support av ipad ene vil ivaretas av representantene selv, i hovedsak ved Heidi Tveide og Sigbjørn Tønnesland. Utdeling av ipad ene vil skje i et felles møte, der også tilpasninger av ipad en vil bli gjort og det blir gitt opplæring. Vurderinger Analyse av foreskjellige løsninger Gruppa har ikke sett behov for å gjennomføre noen bred analyse, men har bygget på erfaringer fra tidligere utredninger i andre samarbeid. Følgende vurderinger har vært innhentet. IKT Agder (Arendal, Grimstad, Froland og Fylkeskommunen) Setesdalen IKT (Bykle, Valle, Evje og Hornes og Bygland) Begge samarbeidene har vurdert flere løsninger, og konkludert med valg av ipad.
Økonomi Utgifter til anskaffelse Antall Pris eks. mva Sum eks. mva Kjøp av ipad (41 til politisk arbeid + 5 reserve) ipad (32 GB + WIFI) 41+5 3 500,- 161 000,- Smart Cover 41+5 320,- 14 720,- SUM 175 720,- Kjøp av apps Goodreader 41 35,- 1 435,- Quick Office Pro HD 41 140,- 5 740,- SUM 7 175,- Årlige utgifter Løsningen vil ikke kreve noen årlige utgifter. Muligheter for innsparing Under følger et anslag på innsparing pr. år som følge av overgang til elektronisk utsendelse av sakskart. Kolonnen for innsparingspotensiale gir uttrykk for at alle kostnader i kategorien ikke vil falle vekk, men at den vil reduseres. Totalt 182 895,- Antall Pris pr. stk eks. mva. Total kostnad 2011 Innsparingspotensiale Effekt Porto (utg. til posten) kr 77 586,00 70 % kr 54 000,00 Papir (kasser) 70 kr 167,50 kr 11 725,00 80 % kr 9 000,00 Utgifter til utkjøring 40 kr 500,00 kr 20 000,00 100 % kr 20 000,00 Anslag arb. Innsats 140 kr 250,00 kr 35 000,00 75 % kr 26 000,00 SUM kr 109 000,00 Budsjetterte midler til endringen Det er satt av kr. 300 000,- til innkjøp av utstyr. Dette er satt av som investeringsmidler og kan i denne sammenhengen kun brukes til anskaffelse. Det er satt av kr. 150 000,- i driftsbudsjettet for 2012 til etablering av løsningen. Disse midlene kan brukes til alle typer kommunale utgifter forbundet med løsningen. Tilsvarende er det satt av kr. 50 000,- påfølgende år til drift av løsningen. Omfang/antall: Ved vurdering av omfang av løsningen og antall ipad er som skal anskaffes har gruppa lagt vekt på en kost/nytte vurdering. Løsningen tildeler ipad til alle som vil være rimelig faste deltakere i politiske møter. Samtidig begrenses omfanget ved at ikke alle varamedlemmer til alle politiske utvalg får en ipad til utlån. Foreslått omfang er; Alle bystyrets faste medlemmer 29 personer Alle 1. vara til bystyret 7 personer 2. vara til de 2 største partiene 2 personer Alle faste komitémedlemmer 8 personer Det har ikke vært vurdert å gi ipad er til kontrollutvalgets medlemmer.
Det gjøres ikke forskjell på de politikerne som allerede har privat ipad. Dette skal være arbeidsverktøy, og skal kun brukes til politisk arbeid. Det vil imidlertid bli mulig å reservere seg mot å motta ipad dersom man allerede har et lesebrett som man ønsker å bruke. Prosjektgruppa ønsker ikke å anbefale lånebrett til varamedlemmer som ikke er med i listen over. Disse vil motta sakspapirene på papir når de blir innkalt. Hovedårsaken til dette er ekstrabelastning på administrasjon/støtte ved en utlånsordning fra møte til møte. Saker unntatt offentlighet Gruppa har vurdert om saker unntatt offentlighet skal innlemmes i løsningen om elektronisk utsendelse. Man har imidlertid ikke klart å finne noen god løsning for å beholde konfidensialitet i en slik løsning, og anbefaler derfor at disse sakene fortsatt sendes ut på papir. Størrelse/3G Ved vurdering av spesifikasjon av utstyret, har gruppa lagt vekt på; kostnader for den enkelte politiker behov for kapasitet Prosjektgruppa har konkludert med en basisløsning med ipad er uten 3G funksjonalitet. Begrunnelsen for dette er todelt; gruppa ser ikke behov for 3G da de aller fleste har tilgang til trådløst nett. I tillegg kan en slik løsning fort bli dyr for den enkelte da 3G er kostnadsdrivende for uoppmerksomme brukere. Gruppa er imidlertid kjent med at enkelte av dem som vil motta ipad, har en begrenset eller dårlig tilgang til nett. Det åpnes derfor for at enkelte kan be om å få en ipad med mulighet for 3G abonnement. Det overlates imidlertid til den enkelte å bekoste et eventuelt abonnement på dette. Support av ipad ene Det påregnes relativt lite support av løsningen. Supporten vil gis i de politiske møtene av representantene selv. Support fra administrasjonen kan ikke påregnes, men vil bli gitt ved anledning. Support vil uansett ikke gis på konfigurasjon den enkelte representant selv gjør på ipad en, kun på standard konfigurasjon. Tentativ fremdriftsplan Prosjektgruppa ser for seg følgende fremdrift: Februar: Vedtak i bystyret Mars: Kartlegging av behov for 3G, samt andre avklaringer, bestilling senest i slutten av måneden. April / Mai: Utrulling med opplæring Fremdriften vil være anhengig av hvor fort kartlegging av behov for 3G kan gjennomføres, samt bestillingstid fra leverandør. Videre utvikling av løsningen Forslaget som fremmes i denne saken, anser gruppa som en start på elektronisk samhandling for det politiske arbeidet i Risør. Løsningen som foreslås kan antagelig utvides og brukes på flere områder enn det som er foreslått. Gruppa vil derfor foreslå å nedsette seg selv til en evaluering og videreutvikling av løsningen. Dette foreslås gjort når løsningen har vært i drift i ½ til 1 år.
Rådmannens konklusjon Det anbefales at kommunen anskaffer ipad til politisk arbeid som skissert tidligere i saksforarbeidet. Dette vil medføre en modernisering og effektivisering av det politiske arbeidet, samt være svært miljøvennlig. Prosjektgruppas anbefaling om at alle går over til kun elektroniske dokumenter støttes av rådmannen. Dersom dette ikke gjennomføres, vil besparelsene både i kroner og på miljøet stort sett falle vekk, og løsningen vil øke belastningen på administrasjonen. Rådmannen vil imidlertid påpeke at dersom enkelte politikere fortsatt ønsker papirdokumenter, kan dette løses ved at dokumentene hentes på kommunehuset. Samtidig krever løsningen fra prosjektgruppa at dette ikke gjennomføres i stort omfang.