Innhold Lukket Arkivsaksnr

Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 27.02.2007 Tidspunkt: 1400 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/07 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker RS 1/07 Årsrapport 2006 07/39 RS 2/07 Valg av glass i fasadevinduer - krav til sikkerhet 07/40 Saker til behandling PS 2/07 Valg av leder og nestleder i AMU for 2007 07/8 PS 3/07 Årsrapport for 2006 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune 07/28 PS 4/07 Fordeling av AMU's kurspost for 2007 07/27 PS 5/07 Sykefraværsstatistikk for 2006 07/25 Hogne Eidissen rådmann

Saker til behandling PS 1/07 Referatsaker RS 1/07 Årsrapport 2006

RS 2/07 Valg av glass i fasadevinduer - krav til sikkerhet

Saker til behandling Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2007/8 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: 01.02.2007 Saksframlegg Valg av leder og nestleder i AMU for 2007 Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 2/07 27.02.2007 Saksopplysninger Det skal velges leder og nestleder i AMU for 2007. Jf. aml av 17.06.05 7-1. Leder og nestleder velges for 1 år. Arbeidstakersiden hadde leder og nestleder i 2006. Arbeidsgiversiden skal ha leder og nestleder i 2007. Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU til behandling. Hogne Eidissen rådmann Elin Meleng enhetsleder personal og servicetorg

Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: X55 Saksmappe: 2007/28 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: 05.02.2007 Saksframlegg Årsrapport for 2006 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 3/07 27.02.2007 Vedlegg 1 Årsrapport for 2006 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune Lovhenvisning: Arbeidsmiljøloven 7-2. Saksopplysninger Skriv av 06.12.01 fra Arbeidstilsynet. Direktoratet for arbeidstilsynet har besluttet å oppheve skjemaet Årsrapport over verne- og miljøarbeidet nr. 503 og Særlig overvåkning av arbeidsmiljøet nr. 503b med virkning fra 01.01.02. Plikten til å utarbeide årsrapport er ikke endret. Utvalgene har fortsatt plikt til å utarbeide en årsrapport over sin virksomhet, jf. Arbeidsmiljølovens 7-2, men beslutningen om å trekke skjemaet tilbake betyr at hvert enkelt arbeidsmiljøutvalg nå har større mulighet til å skreddersy årsrapporten til sin egen virksomhet. Rapporten må inneholde visse elementer: 1. Fakta omkring utvalget Datoen for opprettelsen av utvalget Antall stemmeberettigede medlemmer i utvalget. Hvorvidt personale som nevnt i arbeidsmiljølovens 3-3 er medlemmer av utvalget. Hvilken part som har hatt formannsvervet det siste året. Hvor mange møter som har blitt holdt. 2. Hovedpunktene i utvalgets arbeid Hvis utvalget har utført arbeid og oppgaver som nevnt i 7-2, skal rapporten inneholde opplysninger om dette sammen med en kort beskrivelse. Rapporten skal inneholde opplysninger om virksomhetens handlingsprogram for verneog miljøarbeidet og om utvalgets deltakelse i dette arbeidet.

Rapporten som utarbeides skal ikke sendes inn, men oppbevares i virksomheten, og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det. Årsrapporten må også godkjennes av hovedverneombudet. Administrasjonens vurdering Det må velges nye verneombud for 2007. Fagforeningene har ansvaret for at valg av verneombud gjennomføres. Det må gås vernerunder på de arbeidsplassene der dette ikke er gjort i 2006. Rapport sendes rådmannen for utarbeidelse av felles handlingsplan. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget godkjenner årsrapport for 2006 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune. Hogne Eidissen rådmann Elin Meleng personalleder/leder servicetorg

Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: X55 Saksmappe: 2007/28 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: 05.02.2007 Vedlegg til saksframlegg Årsrapport for 2006 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 27.02.2007 Vedlegg 1 Årsrapport for 2006 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune Arbeidsmiljøutvalget har plikt til å utarbeide årsrapport over sin virksomhet. Jf. Arbeidsmiljøloven 7-2. 1. Fakta omkring utvalget. AMU ble opprettet 21.06.78. AMU består av 5 representanter for arbeidsgiversiden (formannskapet) og 5 representanter for arbeidstakersiden, herav er hovedverneombudet en representant. I tillegg kan Bedriftshelsetjenesten møte. Arbeidstakersiden hadde ledervervet i 2006. Det har vært holdt 3 møter i AMU i 2006. 2. Hovedpunkter i utvalgets arbeid. Følgende saker har vært behandlet i AMU i 2006: Valg av leder og nestleder for 2006. Årsrapport for 2005 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune. Fordeling av AMU s kurspost for 2006. Sykefraværsstatistikken for Dyrøy kommune 2. kvartal, 3. kvartal, 4. kvartal 2005, 1. og 2. kvartal 2006. Godkjenning av Utviklingshuset. Gjennomføring av vernerunde for verneområdet teknisk personale (uteseksjonen/renhold) To-årig HMS-prosjekt i samarbeid med KLP. I tillegg kommer referatsaker: Svar på pålegg fra Arbeidstilsynet. Behandling av søknad om samtykke etter arbeidsmiljøloven 19 mangler ved søknaden innbetaling av gebyr. Årsrapport 2005.

Videreføring av IA-avtalen. Innmelding av 1 brannmann i Finnsnes og Omegn BHT. Samarbeidsplan 2006. Samtykke etter arbeidsmiljøloven 19. AMU s rolle. 3. Tiltak som er gjennomført i 2006: Dyrøy medlem i FYSAK (14 turkasser, stavgang, svømmebasseng, sykle til jobben, spinning) FYSAK på skolen: basseng for ansatte hver torsdag kveld. Hele personalet deltar ½ time hver dag i fysisk aktivitet sammen med elevene. Personalmøter på alle arbeidsplasser. Møter i ledergruppa og for hovedtillitsvalgte. Utarbeidet felles være begreper for alle ansatte i 2004 (Faglig dyktig Imøtekommende Nyskapende). Felles gjøre begreper er utarbeidet for ledere og skal være utarbeidet på hver enkelt arbeidsplass i 2005. Utarbeidet kompetanseplan for ledergruppa. Kommunefest 2006 med egen revy arrangør skole/sfo. Gjennomføring av IA (inkluderende arbeidsliv): Møte med IA v/torstein Pedersen 07.03.06. Strategisk planmøte, rådmannens ledergruppe, hovedverneombudet, trygdesjefen, fagforeningene. Ny IA-avtale, nye føringer fra partene, ledere og tillitsvalgte. Arbeidsmiljø, ledere og tillitsvalgte. IA samtaler med ansatte. Møte med ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. Sykefraværsstatistikk 2006: 1. kvartal 8,2%, 2. kvartal 6,6%. Totalt sykefravær i 2006 er 8,5%. Vinlotteri på flere arbeidsplasser. Overskudd går til felles turer/kosekvelder etc. Uformelle sammenkomster/kosekvelder og felles turer til teater/revy/konsert evt. med mat. Kommunehuset julemiddag og julelunsj. Kommunehuset blåtur bowlingsenter + mat og drikke på Silsand Sommerfest barnehagen. Bursdagsfeiring med kaffe/kake, sang/gratulasjoner og evt. gave. Ukeslutt hver fredag kl.1430-1500, hjemmetjenesten. VTA-bedrift er etablert. Bruk av kantine på sykehjemmet. Datautstyr, fortsatt noen gamle skjermer som bør skiftes ut. Databriller. Massasjestol på omsorgssenteret som blir betalt med solpenger. Flere i barnehagen og omsorgssenteret har gått på spinning i lag. Variert opplæring/kursing eksternt og internt Kursing/bevisstgjøring av godt klasse/arbeidsmiljø på skolen. Stipend for stimulering til videreutdanning på skolen. Ivaretaking av ansatte som av forskjellige grunner møter veggen på skolen. Deltagelse i leder/fagnettverk i regionen. Vernerunde på bygg og uteareal gjennomført på skolen mangler utrettet. Nærmiljøprosjekt 2, skolen, lys, ballbinge + lys asfaltbane sluttført. Ventilasjonsanlegget for Ungdomstrinnet fullført.

Røykdykker i brannkorpset har vært inne til sjekk hos BHT. Oppstart 2-årig HMS-prosjekt med totalt kr 150.000 i støtte fra KLP. Skal hindre tidligpensjonering og sykefravær i barnehagen og pleie- og omsorgstjenesten. PLO tatt inn en arbeidstaker via NAV på arbeidsutprøvingstilskudd. PLO utprøving av bilsete til arbeidstaker med vond rygg. PLO krakk for personale hjemmetjenesten for å avlaste ryggen. PLO nye stoler medisinrom for å avlaste ryggen. PLO tilrettelagt turnus nattevakter. PLO Ca. 20 IA samtaler er gjennomført i 2006. PLO 3 møter med NAV om personalet. PLO innkjøp av 2 heiser gjennom KLP prosjektet. PLO Innkjøp av trillebord/avlastningsbord til Sørstua gjennom IA. PLO medikamentkurs for 10 hjelpepleiere. 40 t Kurs i HMS for verneombud PLO. PLO TAKT kurs for fagleder TPU. Videreutdanning administrasjon og ledelse for fagleder og enhetsleder PLO, enhetsledere barnehage og kulturskolen, 15 studiepoeng. PLO kurs om De etiske dilemmaer i eldreomsorgen, 10 ansatte. PLO 8 ansatte på etikk kurs. PLO oppfølgingskurs v/tilsynsfarmasøyt i medikamentbehandling for hjelpepleiere. PLO kurs fylkesmannen saksbehandling, lov og regler, pasientoppfølging. PLO 26 ansatte siste kurspakke LIN prosjektet. PLO fagmøter hver onsdag, 5 allmøter, 2 personalmøter sykehjem, 2 personalmøter kjøkken/sør, 1 personalmøte sør/hjemmesykepleien, 3 personalmøter hjemmesykepleien, 1-3 møter fagleder og enhetsleder pr. mnd. PLO sosialt samvær Heksa 05.05.06, julebordstur Kiruna 18.11.06, julebordstur Finnsnes, julebord for pasienter med personale som hjelpere, andre sosiale sammenkomster, ukeslutt hver fredag ettermiddag i hjemmetjenesten. PLO utprøving av annerledes drift i kantina for kjøkkenpersonale og sør. Rengjøringspersonalet satt inn for å gjøre enkelte oppgaver, redusert vask andre steder. Servering av varmmat tatt av menyen en periode, er tatt inn igjen. PLO oppussing av vaktrom på sykehjem med nye kontormøbler. PLO kjøp av ribbevegg (ikke montert). AMU deltok på vernerunde for uteseksjonen/renhold i 2006. 4. Handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet: Handlingsplanen beskriver de prioriterte tiltak for hvert år. Tidsfrister for at de ulike tiltakene skal være gjennomført, og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltakene. Resultatet av vernerundene skal tas med i handlingsplanen. AMU vedtar den endelige handlingsplanen. Ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av vernerundene er verneombudene i samarbeid med rådmannen. AMU vedtok handlingsplan i møte 20.06.03. Tiltak er utført. Det må gås nye vernerunder på arbeidsplassene som skal ligge til grunn for utarbeidelse av en ny handlingsplan.

Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 430 Saksmappe: 2007/27 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: 05.02.2007 Saksframlegg Fordeling av AMU's kurspost for 2007 Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 4/07 27.02.2007 Vedlegg 1 Bruk av AMU's kurspost for 2006 Saksopplysninger Retningslinjer for AMU s kurspost: 1. AMU foretar årlig fordeling av kursposten til den enkelte arbeidsplass i h.h.t. opplæringsplan/årsplaner. 2. Rådmannen og enhetsledere gis fullmakt til å disponere sin del av kursposten. 3 Rapport over bruk av kursposten refereres i AMU ved årets slutt. 4. Den enkelte arbeidsplass dekker HMS-kurs for verneombud og medlemmer i AMU. 5 AMU s konto for stimuleringstiltak utdanning/stipend fordeles av rådmannen etter søknad. Administrasjonens vurdering Se vedlagte rapport ang. forbruket av opplæringsmidler i 2006. AMU s kurspost for 2007 er på kr 60.000,-. I tillegg er det budsjettert med kr 5.000,- til stimuleringstiltak utdanning (stipend). Ved fordeling av AMU s kurspost må det foruten antall ansatte tas hensyn til muligheten for å kjøre intern opplæring, samt behov for eksterne kurs i spesielle fagområder for nøkkelpersoner/saksbehandlere/ledere. Innenfor personal får de tillitsvalgte mer kursing enn for eksempel enhetsledere i kommunen. Fordeling av kursposten gjøres til det enkelte rammeområde hvor intern fordeling da kan foretas av rådmannen. Enkelte enheter har også andre midler som kan benyttes til kurs/opplæring/reiser etc. Enkelte enheter har kun AMU s kurspost til disposisjon for opplæring/kurs. Rådmannen foreslår at AMU s kurspost for 2007 fordeles etter samme fordelingsnøkkel som ble benyttet for fordeling av kursposten for 2006.

Rådmannens forslag til vedtak: Fordeling av AMU s kurspost for 2007 på totalt kr 60.000. Rådmannen gis fullmakt til å omdisponere midler innenfor det enkelte rammeområde etter behov. Økonomiavdeling kr 6.000 Personal kr 5.000 Fellesfunksjonen kr 3.000 Totalt ramme 1 kr 14.000 Skole/SFO (utenom lærere) kr 3.000 Kultur kr 2.000 Kulturskole kr 2.000 Barnehagen kr 6.000 Totalt ramme 2 kr 13.000 Helse kr 3.000 Sosial kr 3.000 Pleie- og omsorgstjenesten kr 16.000 Totalt ramme 3 kr 22.000 Teknisk kr 4.000 Hav/landbruk kr 3.000 Eiendomsforvaltning kr 4.000 Totalt ramme 4 kr 11.000 Hogne Eidissen rådmann Elin Meleng Personalleder/leder servicetorg

Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 461 Saksmappe: 2007/25 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: 05.02.2007 Saksframlegg Sykefraværsstatistikk for 2006 Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 5/07 27.02.2007 Saksopplysninger Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget - 07.06.2005: 1. AMU tar sykefraværsstatistikken til orientering. 2. Etter oppfordring fra IA 22.04.05 som følge av den positive nedgangen i sykefraværet i Dyrøy kommune, endres det langsiktige delmål pr. 31.12.05 fra maks 8% til maks 7,5% totalt sykefravær i Dyrøy kommune. Administrasjonens vurdering Sykefraværet registreres i dag i lønnssystemet. Statistikker kjøres ut av økonomiavdelingen hvert kvartal, og skal sendes enhetsledere og rådmannen. P.g.a. sykefravær på øk.avd. og omlegging av fraværsrapportsystemet er det ikke kjørt ut sykefraværsstatistikk for 3. og 4. kvartal 2006. Dette kan kjøres ut i ettertid dersom det er ønskelig. Sykefraværsstatistikk: (Tabellen leses vannrett fra venstre mot høyre.) År 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartel 4. kvartal Hele året 1995 12,5% 1999 11% 8,1% 7,9% 2000 8,33% 6,51% 2001 2002 8,8% 9,6% 8,9% 6,2% 8,2% 2003 9% 9,8% 9,1% 9,6% 9,6% 2004 8,7% 7,3% 7,4% 6,7% 7,6% 2005 6,9% 3,4% 5,8% 7,3% 5,6% 2006 8,2% 6,6% 8,5%

Det er satt opp rutiner for oppfølging av sykefravær i Dyrøy kommune. Enhetslederne har ansvaret for oppfølging på den enkelte enhet. Signaler vi tidligere har fått fra IA er at Dyrøy er kommet lenger enn en del andre kommuner/virksomhet med IA arbeidet. IA har også gitt svært positive tilbakeledinger på at Dyrøy har svært lavt sykefravær, spesielt 2. kvartal 2005 er blant de kommuner både i Troms og på landsbasis med lavest sykefravær. Trenden er et økende fravær i hele landet. I følge IA følger Dyrøy de samme trendene. Sykefraværet har imidlertid økt en del i 2006. Totalt sykefravær er 8,5% for hele 2006. Dette skyldes enkeltpersoner som har et langtidsfravær over 56 dager. Enkelte diagnoser er trygdesjefen enig i at det er lite vi kan gjøre noe med. Det er f.o.m. 1. kvartal 2006 lagt om til en ny sykefraværsstatistikk i lønnssystemet. Det tas forbehold om at analysen nedenfor kan påvirkes litt av dette, avhengig av måten statistikken settes opp på. Analyse av sykefraværet : Totalt 05 1. kv. 06 2. kv. 06 Totalt 2006 Egenmeldte fravær, dagsverk: 277,3 97,2 68,8 303,4 Sykemeldt fravær, dagsverk: 1284,4 492,3 401,6 2110,1 Fravær 1-3 dager, dagsverk: 260,4 0 5,0 17,0 Fravær 4-16 dager, dagsverk: 326,4 59,0 29,9 152,5 Fravær 17-56 dager, dagsverk: 490,6 69,4 95,5 416,7 Fravær over 56 dager, dagsverk: 484,3 363,9 271,2 1523,9 Sum fravær dagsverk: 1561,8 589,4 470,4 2413,4 Bemanning: 111,66 110,6 110,8 112,4 Mulige dagsverk netto: 27948,5 7158 7092 28289 Fraværsprosent totalt: 5,6% 8,2% 6,6% 8,5% Sykefraværsprosent på den enkelte arbeidsplass: Områder i sykefraværsrapporten som omfatter 1 ansatt er ikke tatt med (rådmannskontoret, erfarings- og læringsprosjekt, kulturkontor, bibliotek, ungdomsråd, helsesøster, sosialkontor, barnetjenesten, aktivitetstjenesten, vannanlegg, landbrukskontoret, landbruksvikar, feiing): Totalt 05 1. kv. 06 2. kv. 06 Totalt 2006 Økonomiavd. 8,8 26,3 21,5 26,0 Fellestjenesten 0,7 2,7 1,5 6,9 Barnehagen 9,7 14,2 11,3 11,7 Grunnskolen 3,5 4,9 1,3 3,9 SFO 0,7 1,2 3,6 1,9 Musikkskolen 0 4 0 1,0 Helse og sosial 14,5 0,7 0,7 5,4 Legekontor 1,5 0,7 2,4 4,4 Sykehjem 9,2 7,5 8,0 11,3 Hjemmetjeneste 4,8 9,3 7,5 7,1 Kjøkken 8,5 2,2 4,7 8,0 Psykiatriprosjekte 2,4 2,8 1,5 2,1 Teknisk/næring 5,2 13,1 3,3 5,3 Vedlikehold/anlegg 11,5 0,6 2,5 4,8 Renhold 4,1 18,6 25,1 27,3 Opplysninger om hvem som er syk og hvilken type fravær det er snakk om, vil kunne legges fram for AMU dersom det er ønskelig. En gjennomgang av statistikken i Dyrøy viser at det er enkeltpersoner med langtidssykefravær som trekker opp statistikken. Både egenmeldt og sykemeldt fravær er gått ned i 2006 i forhold til 2005, med unntak av sykemeldt fravær over

56 dager som har økt. Det totale sykefraværet på 8,5% for 2006 er for høyt, nasjonale økningen i sykefraværet tatt i betraktning. Sykefraværet er ikke innenfor det langsiktige delmål pr. 31.12.05 på maks 7,5%. Det må arbeides videre med å få ned sykefraværet på den enkelte enhet. IA v/torstein Pedersen vil bistå kommunen i dette arbeidet. Rådmannens forslag til vedtak: AMU tar sykefraværsstatistikken til orientering. Hogne Eidissen rådmann Elin Meleng Personalleder/leder servicetorg