Saksframlegg som lagt fram i de andre kommunene ETABLERING AV INTERKOMMUNAL IKT-TJENESTE FOR DRAMMEN, RØYKEN, SANDE OG SVELVIK Saksbehandler: XXX VEDLEGG: Prosjektrapport datert 27.06.2005 Forslag til vedtekter for Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste datert 27.09.2005 Høringsuttalelser fra arbeidstakerorganisasjonene SAKSFRAMSTILLING: Saken gjelder: Rådmennene i Drammen, Røyken, Sande og Svelvik har tatt initiativ til å utrede mulighetene for etablering av felles IKT-tjeneste for de fire kommunene. Foreliggende prosjektrapport oppsummerer arbeidet og presenteres nå for de respektive kommunestyrene etter høring blant de tillitsvalgte. Rådmennene anbefaler at de fire kommunene etablerer felles IKT-tjeneste fra 01.01.2006 og foreslår at kommunestyrene vedtar foreliggende forslag til vedtekter for Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste. Vedtektene krever likelydende vedtak i kommunestyrene i de fire kommunene. Fakta/saksopplysninger: Arbeidet er ledet av en styringsgruppe som har bestått av rådmennene i Sande og Svelvik, en kommunaldirektør fra hver av kommunene Røyken og Drammen samt en tillitsvalgt fra hver av kommunene. Rapporten er utarbeidet av en prosjektgruppe bestående av en representant for hver av kommunene med utøvende ansvar for IKT. Forslaget til vedtekter er utarbeidet av prosjektgruppen i samarbeid med kommuneadvokaten i Drammen. Bakgrunn Drammen, Røyken, Sande og Svelvik innledet for 1-2 år siden et praktisk samarbeid om drift av enkelte systemløsninger. Erfaringene er gode og har synliggjort mulighetene for et utvidet og tettere samarbeid mellom kommunene på området. Tekniske og andre forhold ligger til rette for et nærmere samarbeid. Interkommunalt samarbeid er en uttalt strategi i alle fire kommuner. Kommunene samarbeider allerede gjennom Rådet for Drammensregionen, gjennom andre samarbeidsløsninger i Drammensregionen og som medlemmer av Vestregionsamarbeidet.
Betydningen av IKT og utfordringer for kommunale IKT-tjenester Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er en viktig kraft i samfunnsutviklingen og en vesentlig faktor i utviklingen av offentlig forvaltning og tjenesteyting. Kommunene er aktive brukere av ny teknologi. Likevell er det behov for utvidet satsing dersom en skal kunne nå sentrale nasjonale mål om effektivisering, kvalitetsheving og brukerorientering. Nye teknologiske muligheter kombinert med økte forventninger hos brukerne skaper dynamikk og et betydelig press om handling på den enkelte kommune. Innbyggerne vil forvente at kommunene leverer tjenester og servicetilbud basert på moderne teknologi, f.eks. innen undervisning, i forbindelse med selvbetjente e-serviceløsninger osv. IKT får stadig større betydning som verktøy for omstilling, kvalitetsheving og brukerorientering i kommunesektoren. Effektiv administrasjon, rasjonell tjenesteproduksjon og utvikling av gode servicetilbud til innbyggere og næringsliv krever tilgang til velfungerende og sikre IKT løsninger. Også våre kommunene er presset på økonomi, tjenester og kvalitet og har tatt IKT i bruk som støtte for nødvendig omstilling og utvikling. Kravene vil øke i årene framover. Bruken av IKT var inntil for få år siden begrenset til enklere rutinemessige oppgaver, men står i dag sentralt i kommunenes produksjon av tjenester og servicetilbud til innbyggerne. En større norsk kommune bruker normalt inntil 100 større og mindre fagsystemer/-applikasjoner. Moderne bruk av IKT krever komplekse IKT-løsninger med høye krav til integrasjon mellom løsningene. Dette forutsetter spesialiserte IKT-faglige miljøer med god kompetanse. IKT er en sårbar og virksomhetskritisk ressurs. Dette stiller høye krav til tekniske løsninger, stabil og sikker drift. Rapporten konkretiserer disse hovedkravene til IKT-tjenesten i de fire kommunene: Krav til stabil og sikker IKT-drift IKT er i dag en viktig og virksomhetskritisk ressurs i alle kommunene. IKT må være tilgjengelig for interne og eksterne brukere 24 timer i døgnet året rundt. Oppgavene vil ikke kunne løses innenfor små og sårbare driftsmiljøer. Brukerne vil stille høye krav til garantier om levering, tilgjengelighet og sikkerhet mot tap og misbruk av data. Dette stiller krav om døgnkontinuerlig drift i profesjonelle driftsmiljøer. Krav til kompetente og relevante IKT-faglige miljøer Bruk av komplekse IKT-løsninger forutsetter spesialiserte IKT-faglige miljøer med god generell IKTkompetanse i alle kommuner. Effektiv og avansert bruk av IKT krever tett integrasjon mellom løsningene (dataflyt og gjenbruk av data). Kommunene må selv ta ansvar for utvikling av helhetlige løsninger - løsninger som ikke leveres i markedet. Oppgaven er krevende og stiller krav til profesjonalitet og evne til å kommunisere med eksterne leverandører (bestillerkompetanse). De IKT-faglige miljøene må ha god organisasjonsforståelse og detaljert kunnskap om lokale oppgaver og behov. IKT må ha evne til å lese organisasjonens behov og kunne kommunisere med ikke-teknologer. IKT må ha evne til å sammenfatte og formidle organisasjonens behov til kommuneledelsen (strategisk kompetanse). Krav til faglig ansvarlig systemdrift Innføring av fag- og systemløsninger forutsetter nødvendig IKT kompetanse og modenhet i de virksomhetene og fagmiljøene hvor løsningene skal brukes. Manglende IKT-kompetanse hos ledere og ansatte er en begrensende faktor og hindrer optimal utnyttelse av løsningene. Små virksomheter og fagmiljøer har ofte vansker med å rekruttere personer med tilstrekkelig IKT-kompetanse og er dessuten svært sårbare ved personellendringer.
Hvorfor samarbeide? En godt utbygget og mer robust IKT-funksjon blir nødvendig i alle de fire kommunene dersom de skal kunne møte den kompleksitet og det mangfold av utfordringer kommunene vil stå overfor de nærmeste årene. Kommunene vil være bedre rustet til å løse oppgavene gjennom et systematisk og forpliktende samarbeid framfor å søke å løse oppgavene hver for seg. De fire kommunene vil stå overfor økende krav og forventninger til sine IKT-løsninger og til egen IKT-organisasjon de nærmeste årene. De mindre og mellomstore kommunene merker allerede utfordringene, men de større kommunene vil de nærmeste årene også få problemer med å møte krav og utfordringer til sine IKT-tjenester. Etableringen av samarbeidet vil i seg selv bidra til å øke fokuset på IKT og dermed styrke IKT-funksjonens strategiske betydning i alle de fire kommunene. På kort sikt vil fordelene av felles IKT-tjeneste være tydeligst i de minste kommunene. Disse vil relativt raskt kunne komme opp på et akseptabelt teknisk og driftsmessig nivå. Gjennom bruk av felles systemløsninger kan erfaringer overføres fra de kommunene som allerede har tatt løsningene i bruk og felles fagmiljø utvikles. Innføring av ett felles økonomisystem i alle fire kommuner er et godt eksempel på dette. Samling av IKT-ressursene i en felles IKT-tjeneste vil styrke det IKT-faglige miljøet i alle samarbeidskommunene inkludert Drammen som i dag har den best utbygde IKT-tjenesten. Økt satsing på IKT vil kreve økte ressurser i årene framover i alle fire kommuner. Samarbeid vil bidra til lavere vekst i kostnadene enn om kommunene skulle løse oppgavene hver for seg. Felles IKT-verktøy bygget på felles teknisk plattform og systemløsninger gir kommunene et meget godt grunnlag for administrativt og faglig samarbeid for øvrig. Felles teknologi åpner også muligheter for utveksling av oppgaver mellom kommunene og samarbeid om oppgaveløsning på tvers av kommunene, såkalte virtuelle samarbeidsløsninger. Nytteverdier av samarbeid I rapporten vises det her til resultatet av en kartlegging av erfaringer fra en del interkommunale samarbeidsløsninger utført for det statlige Høykom-programmet. Resultatet anses relevant i denne sammenheng. De kartlagte kommunene nevner følgende forhold som begrunnelse for samarbeidet: Økonomisk innsparing ved felles innkjøp av utstyr, programvare, service og vedlikehold. Økonomisk innsparing ved sentralisert drift, sentralisert serveranlegg, Internett aksess og sikkerhetssystem. Langsiktig økonomisk innsparing og større handlefrihet ved å bygge opp slagkraftig spesialkompetanse på drift og fagsystemer (bestillerkompetanse og opplæring). Innsparing ved bruk av tynne klienter og sentraliserte lagringsanlegg. (Tynn klient: Arbeidsstasjon som har PC ens funksjonalitet, men hvor selve databehandlingen foregår på sentral server.) Gjenbruk av offentlige data i alle samarbeidende kommuner og i eksterne brukermiljøer/næringsliv er en merverdi. Når mange samarbeider kan krevende tjenester som geografiske informasjonssystemer (GIS) og digitale signaturer (PKI) realiseres. Oppbygging av lokal spesialkompetanse kan utnyttes forretningsmessig.
I kartleggingen trekkes det også fram følgende uttalte forventninger til samarbeidet: Standardisering av plattform og fagsystemer gir ikke bare en økonomisk gevinst i innkjøp og drift, men tilfører en merverdi i form av systemer som kan utveksle data, er mindre sårbare for vikarproblemer og uhell og gir bedre muligheter for felles sikkerhetssystemer. Innføring av nye systemer som øker kvaliteten på tjenester og gir nye muligheter for samhandling øker endringsvilligheten. Nye kompetansegrupper vokser fram. Bruk av kommunikasjonsformer som videokonferanser, fjernundervisning og dialogverktøy øker sjansene for nettbasert samarbeid også i andre sammenhenger. Premisser for samarbeid Interkommunalt samarbeid må bygge på tillit og gjensidige forpliktelser. Alle parter må bidra og ha nytte av samarbeidet. Felles forståelse og kommunikasjon, felles verdier og kunnskap om behovene også hos de andre deltakerne er viktig for at et samarbeid skal kunne vokse fram. IKT er dypt integrert med den enkelte kommunes organisasjon, tjenesteproduksjon og administrative funksjoner. En viktig forutsetning for et vellykket samarbeid er derfor at kommunene hver for seg avklarer egne behov på IKT området, organisasjonsmessige og faglige utviklingsbehov og - med det som utgangspunkt - seg imellom avklarer og koordinerer sine felles behov og prioriteringer. Som for interkommunalt samarbeid ellers, innebærer IKT samarbeid overføring av beslutningsmyndighet til fellesskapets organer. Det er avgjørende at det blir etablert styrende organer og prosedyrer hvor den administrative ledelsen i fellesskap avklarer felles mål- og strategier som grunnlag for beslutninger om iverksetting av tiltak. Samarbeid om IKT har begrenset verdi dersom det kun omfatter teknisk infrastruktur og drift. IKT er et virkemiddel for utvikling av tjenesteproduksjon og administrative oppgaver i den enkelte kommune. IKT-samarbeidet vil ha denne rollen for alle kommunene i fellesskapet. Felles systemløsninger og fagapplikasjoner må derfor være det sentrale element i samarbeidet dersom kommunene skal kunne realisere sine mål for faglig og administrativ utvikling gjennom samarbeidet. Prinsipper for felles IKT-tjeneste I rapporten foreslås felles IKT-tjeneste basert på følgende prinsipper: IKT-tjenesten bygges ut som en fellestjeneste og skal ivareta en samordnet IKT-funksjon for samtlige deltakerkommuner. IKT-tjenesten styres ut fra felles (omforente) strategier og planer. Ansvar, myndighet og oppgaver overføres fra den enkelte deltakerkommune til besluttende og utførende organer i IKT-tjenesten. Styrets beslutninger er bindende for deltakerkommunene. IKT-tjenesten baseres på en fullt integrert infrastruktur med ett felles driftssenter i Drammen. Den tekniske løsningen bygger på en enhetlig teknisk plattform og felles standarder. All teknisk brukerstøtte og feilretting organiseres fra felles driftssenter.
Samarbeidet baseres på felles systemløsninger (fellessystemer og fagsystemer) for samtlige deltakerkommuner. Administrativt og faglig utviklingsarbeid skjer med utgangspunkt i felles systemløsninger. Samarbeidet baseres på felles administrative og sikkerhetsmessige retningslinjer og rutiner. Felles retningslinjer og rutiner legges til grunn for all bruk av IKT-verktøy i deltakerkommunene og gjelder for samtlige brukere. Rådmennene i den enkelte kommune er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven. IKT-tjenesten er å anse som databehandler etter samme lov. Innkjøp skjer ut fra felles innkjøpsavtaler, retningslinjer og rutiner. Teknisk infrastruktur, drift og brukerstøtte Det foreslås etablert felles teknisk infrastruktur for samtlige deltakerkommuner. Infrastrukturen bygges på felles teknisk plattform og baseres på gjeldende industristandarder. Løsningen skal være skalérbar og kunne utvides i takt med deltakerkommunenes behov. Løsningen planlegges for å kunne utvides med nye kommuner som det senere måtte bli aktuelt å ta opp i samarbeidet. Den konkrete utformingen tar utgangspunkt i de tekniske løsninger og standarder de fire kommunene nå har så langt de sammenfaller og kan samordnes. Det etableres felles driftssentral i Drammen rådhus. All drift av felles teknisk infrastruktur og drift av felles systemløsninger/applikasjoner skjer herfra. Driften baseres på eget personale i IKT-tjenesten og kjøp av definerte tjenester i markedet. Brukerstøtten organiseres fra felles driftssenter og utføres av eget personale i IKT-tjeneste. Det samme gjelder feilretting og vedlikehold av lokalt utstyr, men også her kan det være aktuelt å kjøpe definerte tjenester i markedet. Etablering av felles driftssentral, teknisk infrastruktur og kommunikasjonsløsninger må være på plass før brukere i Røyken, Sande og Svelvik kan overføres/logges på via felles struktur og felles applikasjonsdrift kan igangsettes. Etableringen forutsettes å skje ut fra en konkret plan og gjennomføres så raskt økonomiske rammer og praktiske forhold tilsier. Systemløsninger og drift Felles IKT-tjeneste baseres på bruk av felles systemløsninger (fellessystemer og fagsystemer). Felles applikasjonsdrift forutsetter at kommunene er enige om valg av systemløsninger og at de systemløsninger som velges er tilpasset teknisk plattform og standarder. Det er gjennomført en kartlegging av de viktigste systemløsninger som er i bruk i kommunene i dag. Basert på kartleggingen er det utarbeidet et forslag over de systemløsninger som i første omgang anbefales overført til felles driftssentral. Forslaget omfatter systemløsninger som alle eller flertallet av kommunene benytter eller som av andre grunner anbefales etablert som felles standard for kommunene. Det forutsettes at funksjonene som systemeier, systemansvarlig og superbruker er etablert i alle kommuner. Ansvar, oppgaver og myndighet for funksjonene forutsettes definert gjennom felles retningslinjer.
Ansatte, overføring av oppgaver og personell Det legges ikke opp til at Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste skal ha egne ansatte. Det forutsettes at Drammen kommune, som vertskommune for samarbeidet, er arbeidsgiver for alle ansatte i IKT-tjenesten. Dette anses naturlig da flertallet av ansatte i ny felles IKTtjeneste allerede er ansatt i Drammen kommune. Anbefalt løsning bør ellers gi ryddige forhold for ansatte som overføres fra de øvrige kommuner. Endringen har ingen konsekvenser for ansettelsesforhold, lønns- og arbeidsvilkår og pensjonsforhold for ansatte i Drammen kommune. Arbeidstakere som overføres fra Røyken, Sande og Svelvik vil, som arbeidstakere i Drammen, følge de avtaler, lønns- og arbeidsvilkår og vakt- og arbeidstidsbestemmelser som gjelder for ansatte i Drammen kommune og senere endringer i disse. Arbeidstakerne blir medlem av Drammen kommunale Pensjonskasse med de rettigheter og plikter som følger av dette. Overføringen av oppgaver og personell fra Røyken, Sande og Svelvik til felles IKT-tjeneste er å anse som virksomhetsoverdragelse, jfr. Arbeidsmiljøloven kap. 16. Lovens bestemmelser om stillingsvern og prosedyrer for overføring av arbeidsgiveransvar gjelder, herunder regler for overføring av forpliktende avtaler mellom arbeidstaker og nåværende arbeidsgiver. Konkret bemanningsplan samt tidsplan for avvikling/overføring av oppgaver og personell til felles IKT-tjeneste forutsettes utarbeidet i forbindelse med selve etableringen. Planene forutsettes drøftet med de ansattes organisasjoner, de berørte kommuner og IKT-tjenesten. Etableringskostnader Etablering av felles teknisk plattform og standarder krever tiltak i felles driftssentral i Drammen og i den enkelte kommune. Investeringskostnadene er søkt holdt på et nøkternt nivå. Tiltak som bidrar til enkel og stabil drift er prioritert. Felles etableringskostnader er foreløpig beregnet til ca. 7,7 mill. kroner, hvorav tiltak i forbindelse med etablering av felles teknisk infrastruktur og driftssentral er anslått til ca. 7,2 mill. kroner og flytting av fagsystemer er anslått til ca. 0,5 mill. kroner (eksisterende fagsystemer som er anbefalt som fellesløsning for samarbeidet). Fordelingen på den enkelte kommunene blir: Sande 1,0 mill, Svelvik 0,75 mill, Røyken 1,5 mill og Drammen 4,5 mill kroner. For nærmere omtale vises til prosjektrapporten. Røyken, Sande og Svelvik må tillegg oppgradere sine kommunikasjonslinjer til Drammen samt foreta utskifting og oppgradering av deler av lokalt utstyr og programvare i sine kommuner. Tiltak og kostnader blir vurdert og beregnet av den enkelte kommune. Alle fire kommuner må i tillegg dekke egne kostnader i forbindelse med utskifting/overgang til felles fagsystemer. Kostnadene er foreløpig ikke beregnet. Framtidige kostnader Prosjektrapporten gjennomgår prinsippene for beregning og fordeling av kostnader. Det legges opp til at IKT-tjenestens kostnader i sin helhet dekkes inn gjennom overføringer fra deltakerkommunene. Vedtatt årsbudsjett danner grunnlag for beregning og fordeling av kostnader.
Det skilles mellom engangskostnader og løpende kostnader. Engangskostnadene forutsettes beregnet og dekket inn pr. tiltak/prosjekt. Løpende kostnader forutsettes beregnet og dekket inn som vederlag for leverte tjenester. Vederlag for leverte tjenester baseres på kostnadskalkyler og utlignes som enhetspriser pr. tidsenhet. Ingen av deltakerkommunene har i dag formaliserte modeller for beregning og fordeling interne av IKT-kostnader. Det finnes heller ingen enhetlig praksis når det gjelder hvilke kostnader kommunene betrakter som sentrale IKT-kostnader og hvilke IKT-kostnader som belastes enhetene/virksomhetene og tjenesteproduksjonen direkte. Det er i prosjektrapporten gitt forslag til felles modell for beregning og fordeling av IKT-kostnader. Organisasjonsform I forarbeidene til utredningen er følgende alternative organisasjonsformer vurdert: Formalisert tjenestekjøp. Interkommunalt styre etter kommunelovens 27. Interkommunalt selskap (IKS). Styringsgruppen anbefaler at samarbeidet organiseres som interkommunalt styre etter kommunelovens 27 og har lagt dette til grunn for mandatet ut fra følgende vurdering: Interkommunalt styre etter kommunelovens 27 innebærer en formalisert men samtidig smidig organisering av samarbeidet. Alle deltakere er sikret innflytelse og forholdene for aktiv medvirkning og ansvar for felles utvikling ligger godt til rette. Tjenestekjøp er en uformell men samtidig passiv samarbeidsform. Formen dekker ikke kommunenes ønsker om et utviklende, tett og gjensidig forpliktende samarbeid. Tjenestekjøp faller inn under reglene for offentlige anskaffelser og anses også av den grunn uaktuell. IKS formen bryter mest med dagens organisering av IKT-funksjonen i deltakerkommunene. Deltakerne har i mindre grad direkte innflytelse over IKT-tjenesten. Organisering som selskap innebærer større anstand mellom IKT-tjenesten og kommuneorganisasjonene den skal betjene. Vedtekter Vedtektene er det formelle grunnlag samarbeidet bygger på. Vedtektene tar utgangspunkt i kommunelovens krav. Vedtektene, og senere endringer i disse, krever likelydende vedtak i samtlige kommunestyrer, dog slik at mindre endringer kan gjøres av et enstemmig styre. Opptak av nye medlemmer, uttreden eller oppløsning behandles av kommunestyret i de berørte kommuner. Innenfor rammen av vedtektene fastsetter styret, ved enstemmighet, nærmere regler for samarbeidet, f.eks. leveringsavtale, regler for beregning og fordeling av kostnader osv. Vedtektene forutsettes registrert i Brønnøysundregisteret. Det kan eventuelt være nødvendig med mindre tilpasninger av vedtektene i forbindelse med registreringen. Alle kommunene definerer IKT som en administrativ funksjon underlagt rådmannens myndighetsområde. Drammen kommune forutsettes å ha ansvar for driften og være vertskommune for samarbeidet. Disse premissene er lagt til grunn for forslag til sammensetning av styre samt for styrets utpeking av og fastsetting av retningslinjer for daglig leder. Det foreslås videre etablert et arbeidsutvalg med koordinerende og rådgivende oppgaver.
Alle viktige vedtak krever enstemmighet i styret. Dette gjelder bl.a. beslutninger om omfang og innhold i IKT-tjenestenes oppgaver, leverte tjenester, beregning og fordeling av kostander. Styret vedtar selv økonomiplan, årsbudsjett og virksomhetsplan. Budsjettet er endelig godkjent når det er fremlagt for kommunene. Kommunene avgjør selv på hvilken måte. Styring og ledelse Styret leder virksomheten iht. kommuneloven og vedtektene for samarbeidet. Daglig leder har det løpende faglige, økonomiske, administrative og personalmessige ansvar for driften. Mål og økonomiske rammer for driften av IKT-tjenesten fastsettes av styret gjennom vedtak av økonomiplan som omfatter kommende budsjettåret og etterfølgende 3 år. Mål og rammer for det enkelte driftsår fastsettes av styret gjennom vedtak av årsbudsjett. Budsjettet er først endelig når det er behandlet i den enkelte kommune. Deltakerkommunenes utgifter og overføringer til IKT-tjenesten (investerings- og driftsutgifter) vil bli innarbeidet og fremgå av budsjettet i den enkelte kommune. Nødvendig avklaring og koordinering mellom IKTtjenesten og administrasjonene i deltakerkommunene forutsettes å skje ved styrets forberede og endelige budsjettbehandling. Rollen som vertskommune Drammen har som vertskommune en sentral plass i samarbeidet. Forholdet mellom den interkommunale IKT-tjenesten, hvor Drammen er en av deltakerne, og Drammen kommunes rolle som vertskommune for samarbeidet fremgår i all hovedsak av vedtektene. Gjennom sin daglige leder er IKT-tjenesten underlagt styret i alle spørsmål som angår det interkommunale samarbeidet. Dette gjelder f. eks. med hensyn til faglige spørsmål, oppgaver, tjenesteleveranser og priser, budsjett, utviklingsplaner osv. for felles IKT-tjeneste. I administrative og personalmessige spørsmål følger IKT-tjenesten den interne organisering og de interne rutiner som gjelder for Drammen kommune. (Etter omorganisering av stabs- og støttefunksjonene i Drammen våren 2005 inngår IKT som avdeling i virksomheten Service og informasjon.) Etablering av interkommunal IKT-tjeneste innebærer at oppgaver, styring og ledelse av IKT i Drammen, i likhet med de øvrige kommuner, skilles ut og overføres til felles IKT-tjeneste. IKT-tjenesten vil ha sitt eget budsjett. Drammens andel utlignes som for de øvrige kommuner. Resultat av høring Prosjektrapporten er forelagt arbeidstakerorganisasjonene i kommunene til orientering og høring. Hovedinntrykket av høringen er at organisasjonene kan støtte etablering av felles IKT-tjeneste for Drammen, Røyken, Sande og Svelvik og de skisserte mål og intensjoner for samarbeidet. Fagforbundet i Drammen ser samarbeidet som et bidrag til utvikling av Drammen som moderne e-kommune. Det er ikke fremkommet motforestillinger til at samarbeidet organiseres som interkommunalt styre etter kommunelovens 27 og til Drammen som vertskommune for samarbeidet. Fagforbundet i Drammen er imidlertid sterkt kritisk til en videre utskilling av IKT som kommunal tjeneste og oppgave.
Høringsuttalelsene følger saken som trykt vedlegg. Det vises til dette. Følgende punkter i uttalelsene kommenteres nærmere: Samordning av systemløsninger Det forutsettes at beslutning om valg av fagsystemer og prinsipielle spørsmål i forbindelse med innføring av slike treffes av styret. Representanter for de aktuelle fagmiljø vil være naturlige deltakere i de prosesser som leder fram til slike beslutninger. Overføring av erfaring og kunnskap mellom kommunene vil være viktig når det er aktuelt å innføre/bytte systemløsninger. Lønns- og arbeidsvilkår Det vises til forutsetningen om at nåværende lønns- og arbeidsvilkår skal følge arbeidstaker over til ny arbeidsgiver. Man slutter seg til organisasjonenes presisering om at dette også skal gjelde for tjenesteansiennitet. Dette er innarbeidet i prosjektrapporten. Tilbakeføring til egen kommune ved eventuelt opphør av samarbeidet Det er ikke rettslig grunnlag og heller ikke praksis for å inngå slike avtaler i de aktuelle kommuner. Prosjektrapporten forutsetter at de nærmere detaljer ved overføring av ansatte avklares i drøftinger mellom de ansattes organisasjoner, de berørte kommuner og IKT-tjenesten. Det kan være aktuelt at man under disse drøftinger også gjennomgår de regler som gjelder ved en slik eventuell situasjon. Møte- og talerett for representanter for ansatte i styret Alle kommuner skal opprette et partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalg), jfr. kommuneloven 25. Utvalget sammensettes av representanter for kommunen og de ansatte og behandler alle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Drammen er som vertskommune formell og reell arbeidsgiver for alle ansatte i IKTtjenesten. Saker som gjelder forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte i IKT-tjenesten skal derfor behandles av det partssammensatte utvalget i Drammen, og ikke styret for Drammensregionens kommunale IKT-tjeneste. Det er derfor ikke nødvendig å ta inn bestemmelser om møte- og talerett for de ansatte i vedtektene for samarbeidet. ( Partssammensatt samarbeidsutvalg i Drammen har 14 medlemmer, herav 7 representanter for de ansatte.) For øvrig vises til Hovedavtalen del B som har bestemmelser om løpende samarbeid, utøvelse av medbestemmelse, deltakelse i prosjekt og utviklingsarbeid osv. RÅDMANNENS BEM ERKNINGER: En samlet styringsgruppe vurderer at forholdene ligger godt til rette for etablering av felles IKT-tjeneste for Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. En felles IKT-tjeneste er et langsiktig og forpliktende valg for de fire kommunene. Felles IKT-tjeneste anbefales ut fra faglige, tekniske, driftsmessige og ressursmessige årsaker. Samarbeidet er både praktisk og strategisk motivert og vil være et viktig bidrag til utviklingen og det interkommunale samarbeidet i
Drammens-regionen. Kommunene bør være åpne for at flere kommuner slutter seg til samarbeidet når forholdene skulle ligge til rette for det. Betydningen av IKT i et moderne samfunn og offentlig forvaltning er åpenbar. IKT utgjør en kritisk ressurs i all kommunal virksomhet. Betydningen av IKT er sterkt økende, også som verktøy for nødvendig omstilling og utvikling. Summen av teknologisk utvikling, brukerforventninger samt behov, krav og forventninger i egen organisasjon stiller kommunene og kommunenes IKT-tjenester overfor store utfordringer - utfordringer som best lar seg løse gjennom interkommunalt samarbeid. IKT er en viktig støttefunksjon og dypt integrert med den enkelte kommunes organisasjon, tjenesteproduksjon og administrative funksjoner. Kommunene er avhengig av å besitte egen IKT-kompetanse både som rådgiver for kommuneledelsen, som inspirator og pådriver i egen organisasjon og i forhold til eksterne leverandører. Kommunene må ha et aktivt forhold og ta ansvar for utviklingen av egen IKT-funksjon, og oppgavene bør ikke overlates til andre. Dette er en sentral premiss for anbefalt organisasjonsform og rådmennenes sentrale plassering i ledelsen av felles IKT-tjeneste. Felles systemløsninger og fagapplikasjoner har en sentral plass i samarbeidet. Felles fag- og systemløsninger gir kommunene en felles plattform for faglig og administrativ utvikling, kvalitetsutvikling, effektivisering og forenkling av arbeidsprosesser m.v. Dette gir samarbeidet langt større betydning enn om det kun var begrenset til et teknisk og driftsmessig samarbeid. PLASS FOR KOMMENTAR FOR DEN ENKETE KOMMUNENS RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Kommunestyret godkjenner etablering av interkommunal IKT-tjeneste for Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. 2. Forslag til vedtekter for Drammensregionen kommunale IKT-tjeneste godkjennes. 3. Rådmannen gis fullmakt til å iverksette nødvendige tiltak med sikte på etablering fra 01.01.2006.