rundskriv nr. 24/07 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal Dato: 02.11.2007 MR 23487/2007/062 Ref: Registreringar i Extens før eksport til Vigo - SSB NB: Det er viktig at denne informasjonen raskt kjem ut til den/dei på skolen som har ansvar for registreringane i EXTENS. Dette gjeld både registreringar på hovedenhet og VAKSenhet, i tillegg til Fagskolen og Privatistar. SVARFRIST: innan onsdag 14. november 2007 Utdanningsavdelinga har frist til å rapportere data til SSB 15. november 2007. Dataene skal kvalitetssikrast i perioden 15.-30. november. Før den tid må vi få lasta inn data frå alle skolane og kjørt ei rekkje kontrollrapportar. Utdanningsavdelinga er ansvarleg for rapportering av tenestedata til SSB. I denne omgang er det: Elevar i utdanning pr. 1. oktober 2007 ( vanleg vidaregåande opplæring og fagskole) Fag pr. elev pr 1. oktober 2007 Resultat frå utdanningsaktivitet skoleåret 2006/2007 (elevar og privatistar) Vaksenopplæring (personar i opplæringstilbod og kompetanseprøving tilpassa vaksne) Lærartimar Skoleinformasjon og Kursinformasjon Elevstatus, fullførtkode (Vurdering), slutt-/startdato mm. skal kontrollerast. NYTT: Elevar som har slutta etter 1. september 2007 skal rapporterast til SSB. Desse data vert rapportert inn frå inntakssystemet vårt Vigo. For at vi skal kunne rapportere inn dei data som SSB ønskjer, er vi avhengig av å importere dei fleste data frå Extens. Desse tenestedata vert seinare kopla saman med økonomidata og vert ein del av KOSTRA (KOmmune-STat Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 87 75 Telefaks: 71 25 87 99 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no
RApporteringa). Dette er viktige data som er med på å påverke rammetilskotet til Møre og Romsdal fylke. Dataene vert og brukt i utdanningsstatistikk. Vi håper difor at skolane også i år er med på å tek ansvar for at dei data vi rapporterer inn er så pålitelege som mogeleg. HUGS: Elevar registrerast på hovedenhet. Privatistar registrerast på privatistenhet. Om privatisten tar fag både frå Kunnskapsløftet og Reform94, skal faga registrerast på to kort; knytt til rett utdanning. Elev som tar eit privatistfag, registrerast på privatistenhet (i tillegg) og tildeles privatistfaget/a her. Knytt faget til rett utdanning. Faget skal ligge med status=privatist. Elev som bytter utdanning etter at skoleåret har starta, behandlast som elev som sluttar, og leggast inn på nytt med den nye utdanninga. Eleven får dermed ein avbruddsdato og skal ha ajourhaldskode S (sluttet) på det elevkortet som inneheld den gamle utdanninga. På det nye kortet skal det leggast inn dato for når eleven starta utdanninga og ajourhaldskode I (inntatt) (Inntaksfliken). Begge korta skal ligge på hovedenheten.
Data som det er viktig at de registrerer og kontrollerer er: 1. Elevfag Alle fag som den enkelte elev tek, vert lagt på Aktivitet med Periode 071. Sjekk at det ligg rett tal med fag på alle elevar. Sjekk at fagkodane er rett. Vg1 og Vg2 skal berre ha fag frå Kunnskapsløftet. VK2 skal berre ha fag frå R94. 2. Vurdering - på vitnemålsfliken B: Fullført og bestått kurs, I: Ikkje bestått i eitt eller fleire fag, og/eller manglar eitt eller fleire fag, eller er elev på eit kurs som ikkje vert avslutta ved skoleårets slutt. A: Elevar som følgjer alternativ opplæringsplan i alle fag (vidaregåande opplæring som IOP). S: Slutta på heile kurset i løpet av skoleåret, etter 1. september (gjeld frå og med 2007/2008). NB: Blank i vurderingsfeltet blir eksportert som I. Sjå elles forskrift til Oppl.lova 4-34 Føring av karakterar i fag på vitnemål og kompetansebevis. Vurdering rett antall teikn Det presiserast at feltet Vurdering på vitnemålsfliken skal fylles ut med eit antall teikn i samsvar med årstrinn eleven er registrert på: Årstrinn 1 skal ha eit teikn i Vurderingsfeltet, årstrinn 2 skal ha to teikn og årstrinn 3 skal ha tre teikn i vurderingsfeltet. Sjå og vedlegget: Definisjon av fullført og bestått kurs frå 20062007. Vurderingsfeltet på vitnemålsfliken for Privatistar Dersom eksamenskontoret ikkje er kjent med om privatisten har bestått alle fag frå tidligare år, skal de legge I på tidligare år. Det påpeikast at det er viktig at privatisten koplast til rett utdanning og årstrinn, i høve til dei faga han tar. I vurderingsfeltet på vitnemålsfliken skal eksamenskontoret legge IIB for ein elev som ligg på årstrinn 3 og tar fag på årstrinn 3 (viss de ikkje veit kva som er korrekt). - Tar eleven alle 6 fag som er krav til generell studiekompetanse, skal eleven ha B for det året, viss alle faga er bestått. Kodene for årstrinn 1 og 2 må leggast korrekt, dvs at data må innhentast. -20-timers kurset reknast som årstrinn 3 sjølv om eleven har gått 3 år
:/: frå før. Den som skriv ut kompetansebevis/vitnemål må skaffe informasjon om tidligare skolegang, slik at vurderingsfeltet blir korrekt fylt ut. Dette er elevar som skal ligge på eit kurs med Inntakskode 8015. Ver merksam på at privatistar kan få endra vurderingskode etter bestått eksamen. Elevar på avviksfag eller som tar VK2 i skole: Sett vurderingskode I til eleven har fullført og bestått fagbrevet. Sjå vedlagte Definisjon av fullført og bestått kurs (Fullførtkode i Vigo = Vurdering i Extens). NY Fullførtkode /Vurderingskode frå skoleåret 2007/2008: H = Holder fremdeles på med opplæringa Denne skal de bruke på elevar på kurs som startar til dømes i januar 2008 og skal vare ut 2008. Desse skal ha Vurderingskode H til sommaren 2008 og rett Vurderingskode ved kursslutt. (Denne vurderingskoden ligg ikkje i Extens enno.)
3. Personid Dersom feltet er merka gult, er det ein ugyldig personid. Stå på kartotekform og bla gjennom slik at du får luka ut. Det er berre personar som ikkje har fått norsk fødsels- og personnummer, som skal ligge med gult felt. Regel for fiktivt fødselsnummer: Fiktive fødselsnummer (i Vigo inntak og i Extens) skal registrerast etter denne malen: Fødselsdato består av dag+40 dagar (for eksempel født 1.des. 85 blir til 411285). Personnummer består av 99 + kjønnshenvisning (partal 2 = jente, oddetal 1 = gut) + fylkesnummer (15 for Møre og Romsdal). Ei jente vil då få slik fiktiv personid: 41128599215 Eksempel: jente frå Akershus: 42059199202 og ein gut frå Troms: 55049199119. Om de har ein elev med to forskjellige personid-ar, må desse slås saman (i Personregisteret). NB: Førebels personnummer frå Folkeregisteret blir ikkje godtatt i Vigo (enno), desse skal ikkje registrerast i Extens. Eleven må registrerast med eit fiktivt personnummer etter malen over. Ta kontakt om de er i tvil. 4. Sjekk felt på Inntaksfliken: Elevstatus DEL=delkurselev. For eksport til SSB så vil talet på fag som ligg på eleven bli berekna i VIGO og avgjere delkursprosenten. PRI= personar som er reine privatistar. VOK=vaksen. NB! Det er veldig viktig at dette blir lagt inn på alle som går på opplæringstilbod spesielt organisert for vaksne. (sjå eige avsnitt) Elevtype - Det er viktig at det blir lagt inn SU i dette feltet for alle som har rett til spesialundervisning etter enkeltvedtak. Annetspråk Det skal ligge NO i feltet for dei elevane som har norsk som andrespråk. (For dei andre skal dette feltet vere blankt.) Opplæring i morsmål J/N - registrerast for elevar som får opplæring i morsmål. Rettselev U=Ungdomsrett, V=Vaksenrett, F=Fullføringsrett, I=Ikkje rett.
NB! Dette feltet er viktig. 5. Basisgruppenamn For at det skal vere lettare å finne fram til rette data ved eksport frå Extens, ber vi om at alle basisgrupper (på Slutt-enheten) for skoleåret 2006/2007 startar med 0607. For skoleåret 2005/2006 skal basisgruppene starte med 0506. Det har kome argument for at dette ikkje skal gjelde Privatist- og Vaksenhetene. Vi har gått med på dette, men då er det enno meir viktig at faga ligg med rett periode! Sjekk dette. Privatistar vil dermed ligge med basisgruppe 0708* om dei er oppmeldt i haust. Privatistfag frå tidlegare år skal då ligge med periode frå det året dei vart tatt.
6. SAMANHENG MELLOM FAGSTATUS OG ELEVSTATUS Fagstatus - Status for faget for eksempel privatist, slutta i faget, realkompetansevurdert osv. Tomt felt = elev. Feltet ligg på aktivitetsfliken på elev. Fagstatus blir sett i dei skoleadministrative systema og denne blir eksportert til Vigo. Vigo vil knytte fagstatus til det einskilde fag i tabell for fagkarakterdokument. Fagstatus identifiserer korleis eleven planlegg eller har tileigna seg bestått eksamen eller anna vurdering i eit fag. Fagstatus er definert for kvart einskild fag og inngår i individrapportering av fag til SSB. Nedanfor finn du nokre eksempel vedkomande samanhengen mellom elevstatus og fagstatus: Ein elev har fagstatus F, eller P, i to fag eit skoleår, innanfor kurset eleven er elev på. Omfanget av desse to faga målt i årstimar inngår ikkje i kursprosenten i uttrekket til SSB pr. 1. oktober. Neste vår inkluderes resultatet indirekte, dvs. bestått i faga med status F eller P, når elevens kurs blir rapportert med resultata frå skoleåret. Ein elev har IOP i eit enkelt fag, fagstatus A. Rapporteres som elev til SSB. Elevar med fagstatus A i enkeltfag antas å vere registrert med alfanumeriske fagkodar i skoleadministrative system og fagstatus vil derfor ikkje påverke kursprosenten. A som elevstatus krev at eleven følgjer alternativ opplæringsplan i eit heilskapleg opplegg for hele kurset. Ved elevstatus A gis det sjeldan undervisning i fag iht. det alfanumerisk fagkodeverket. Dersom noko av undervisninga er knytt til slike fag vil det ha uheldige konsekvensar for berekning av kursprosent. Eksempel dersom eleven berre har kroppsøving lagt inn som fag i det skoleadminstrative systemet. Eleven vil bli eksportert til VIGO med eitt fag og blir tilordna ein lav kursprosent, 6-7%. Dette har også konsekvensar for rettsberekningane i VIGO. Elevar med elevstatus A tilordnast derfor ein kursprosent = 100 i tilknyting til import til VIGO. Fagkodar som tilordner årstimar til bo-/kvardagstrening og arbeidstrening, tilrettelagt undervisning mv. ville gi betre måling av elevtimar for dei som har elevstatus A. Slike fagkodar må eventuelt fastsettes av Utdanningsdirektoratet. Pr i dag er det ikkje laga slike kodar.
Register - Elever - Aktivitetsflik Fag som skal eksporterast til Vigo skal være registrert med fagstatus viss dei ikkje er vanlege elevfag. Feltet status på aktivitetsradene er default blank, og vil då bli eksportert med status = Elev. Er faget ikkje eit elevfag, skal det leggast status på faget. Dei første vala i statusplukklista (ønsket, antatt...) nyttast i andre samamenhengar, og skal ikkje nyttast ved eksport til Vigo. Det første som nyttast er Elev. Deretter følgjer ei rekke status som nyttast; Privatist, Realkompetansevurdert, Fritatt, Klage (som nyttast både for klage, utsatt og ny prøve) osv. I tillegg finn du Alternativ opplæringsplan, Hospitant, Nettundervisning, Utenlandsk utvekslingselev i Norge, Norsk utvekslingselev i utlandet, Sluttet. Merk at Antatt, Søker, Sluttet TPU, SU og særskilt ikkje skal nyttast for fag som skal eksporterast til Vigo og SSB.
7. Karakterdata - Klage - Karakterar som er endra (etter eksport av kompetansebevis standpkt. 2006/2007) på bakgrunn av klagebehandling. Desse skal merkast med ein fagstatus =K.(klage) Karakterar gitt på bakgrunn av utsett prøve (eks. pga sjukdom) NB: Det er viktig å sjekke fullførtkoden på kompetansebeviset når karakteren er endra. 8. Elevar som har slutta etter 1. september 2007 NYTT: Frå i år skal elevar som har slutta etter 1. september rapporterast til SSB. Dette betyr at skolane må gjere ein jobb med å flytte elevane som har slutta i september, frå slutt-enheten til hovedenheten. Desse elevane (som slutta i september) skulle no ligge i basisgruppa SLUTT-07 på slutt-enheten. Flytt desse til basisgruppa 0708SLUTT på hoved-enheten. Sjekk at basisgruppa 0708SLUTT ligg på hoved-enheten: Register Basisgrupper F11-Feltvalg: Ta fram Lagret utvalg *KONTROLL BASISGRUPPER F9-Utvalg/Sort: Ta fram Lagret utvalg *HENTE BASISGRUPPER I feltet Basisgruppe skriv du inn: 0708SLUTT Du vil no sjå om basisgruppa ligg på rett enhet. Om den ikkje gjer det, må basisgruppa opprettast på hoved-enheten først. (sjå evt. Hjelpefila) Endre Basisgruppenavn til: Slutta etter 1. sept.-07. I tillegg legg de inn Fradato: 2007-09-01 og Tildato: 2008-07-31 (eller skoleslutt om de vil). Etter at de har tømt basisgruppa SLUTT-07, kan de slette denne basisgruppa. Om det ligg basisgrupper med 0 elevar, kan desse slettast. Finn elevar som har slutta i september: Register Elever (listeform) F9-Utvalg/Sort: I feltet Avbruddsdato legg du inn: 2007-09* Du vil då sjå kva for basisgruppe og enhet desse elevane ligg på. Sjekk at dei ligg med J Til Vigo. F11-Feltvalg: Hent fram felta Enhet, Basisgruppe og Vurdering om desse ikkje ligg der. Marker alle. Hurtiginntast rett Enhet (hovedenhet), rett Basisgruppe (0708SLUTT), J i feltet Til Vigo (om det ikkje ligg frå før), Vurdering: S. Alle som sluttar frå 1. september og ut skoleåret, skal ligge i basisgruppa 0708SLUTT på hovedenheten til skoleåret er slutt. Gjer same sjekk for dei som har slutta i oktober, med 2007-10* i feltet Avbruddsdato. Flytt til rett basisgruppe og enhet mm. (sjå over). NB: Om det ligg Avbruddsdato på ein elev, blir denne rekna som slutta og ukvalifisert i Vigo, sjølv om det ligg karakterar på faga. Tøm eventuelt datofeltet og sjekk vurderingskoden.
9. Periode SKAL vere 07* for skoleåret 2007/2008. Ta opp Verktøy->Elev->Serieendre tildelte aktiviteter Legg inn hovedenhet, Periode IKKE 07*, Til Vigo J Vel den sorteringa som er praktisk for dykk. Dersom de får opp nokre elvar, må de sjekke om desse skal ligge på sluttenheten eller om dei skal ligge med periode 07*. RYDD OPP!
10. Startdato i skole NB: Feltet skal berre vere utfylt for elevar som ikkje er tatt inn via Vigo Inntak. Det kan være data i feltet frå ei tidligare registrering. Dette fordi feltet er koplet til person, ikkje elev, og startdato i feltet vil henge med om ein elev som registrerast manuelt, finnes i basen med ei tidligare registrering med startdato i skole på. Sjekk dette før eksport, og tøm feltet viss det ligg gamle datoar her. Ta opp Elevregisteret i listeform F9-Utvalg/sort Bruk dette utvalet: Enhet: IKKE *SLUTT Basisgruppe: 06* Startdato i skole: (UTFYLT) Viss dato som vises er frå eit anna skoleår; marker og tøm feltet, slik at datoen ikkje blir overført til Vigo.
11. Lærartimar pr 01.10.2007 Formålet er å gi informasjon om tal på timar det blir gitt undervisning i. Timar som lærar er i direkte undervisningsarbeid; faktisk ressursbruk lærartimar (kan vere justert i høve til normerte årstimetal for undervisning). Eksklusive timar ikkje direkte relatert til undervisning, til dømes sett av for kontaktlærarverksemd. Mht. definisjon/måleenhet for timar: Tidligare variabel studieretning gir ikkje god informasjon om lærartimar totalt. Det legges inn ein ny variabel funksjon, som i større grad vil reflektere tidsbruk innanfor ulike arbeidsområde for undervisningspersonell. Faktiske undervisningstimar tilordnes KOSTRA-funksjonar i dei skoleadministrative systema, i samhøve med korleis lærartimane faktisk blir kontert frå skolane si side. Forskjellen i forhold til å rapportere lærartimar på studieretninger er at funksjonane no etableres direkte i forhold til korleis lærartimane konteres, slik at timane - på funksjon kan avspeile faktisk regnskapsføring frå skolane. Eksport av lærartimar til SSB har til føresetnad at skolane har tildelt tenester til lærarar, og at tenestene er kopla til funksjon. Tenesteradene har eit felt som heiter Vigofunksjon med plukkliste på aktuelle funksjonar. Skolane må hurtiginntaste funksjon på alle tenesterader før eksport: Gå til Verktøy - Personal - serieendre tildelte tjenester F11-Feltvalg Hent fram: Lagret utvalg *Lærartimar til SSB - NY F9-Utvalg/Sort Hent fram: Lagret utvalg *Lærartimar til SSB NB: Legg * i staden for (TOM) i feltet VigoFunksjon når du starter sjekken.
11. forts. Sjekk av Lærartimar forts.: Oversikt over funksjonskodar pr. oktober 2006: Kode Pedagogisk ledelse, pedagogisk fellesutgifter og gjesteelevoppgjør 520-UA Studiespesialisering 521-ST Bygg- og anleggsteknikk 522-BA Elektrofag 523-EL Design og håndverksfag 524-DH Resturant- og næringsmiddelfag 525-RN Helse- og sosialfag 526-HS Idrettsfag 527-ID Teknikk og industriell produksjon 528-TI Musikk, dans og drama 529-MD Medier og kommunikasjon 530-MK Naturbruk 531-NA Service og samferdsel 532-SS Allmennfaglige studieretninger (gammel ordning) 538-AG Yrkesfaglige studieretninger (gammel Ordning) 539-YG Fagskole 554-FS Landslinjer 559-LL Spesialundervisning og særskilt tilpasset opplæring 560-SP Fagopplæring i arbeidslivet 570-FA Voksenopplæring etter opplæringsloven 581-VO Andre undervisningsformål 590-AV
12. Eksport av vaksne til SSB Det er laga eit eige verktøy for behandling av vaksne elever. Verktøyet finn de under Verktøy - Elev og Serieendre voksne elever. For å kunne hente opp elevar i dette verktøyet er det naudsynt at det ligg Elevstatus VOK på elevane i Elevregisteret. I tillegg MÅ dei ha dato i eit av to datofelt. Viss ikkje, vil heile eksporten stoppe. Sjå under: F11-Feltvalg og hent Felles feltvalg: *VAKSNE 1. sjekk Legg inn data i aktuelle felt, men merk at det må ligge data i: - anten feltet Dato søkn. vid.oppl. - eller feltet Dato søknad realvurd. NB! Utan data i eit av disse felta vil ikkje eksport kunne skje. Perioden 0607 gjeld frå 1. oktober 2006 30. september 2007. Alle vaksne som søkjer vitnemålsløp, fagbrevsløp, realkompetansevurdering eller som ønskjer kompetanse på lågare nivå eller i einskildfag skal rapporterast til SSB. :/: Feltet Ønsket sluttkompetanse er utvida til 10 teikn. F11-Feltvalg og hent Felles feltvalg: *VAKSNE sjekk felt (alle felt frå mappa Voksen + litt til) Datagrunnlaget skal gi eit bilete av løpet for ein vaksen i vidaregåande opplæring, og status ein gong pr år, for løpet som for dei flestes vedkommande strekkjer seg over fleire år. Sjekk at det ligg J til Vigo på elev og fag. På dei faga den vaksne ikkje treng undervisning, skal faga ha fagstatus Realkompetansevurdert og GK som karakter. På dei faga den vaksne har undervisning skal feltet status vere tomt eller ha fagstatus Elev (tomt felt=elev). På dei faga den vaksne tar privatisteksamen, skal det settast fagstatus Privatist. Desse faga skal ligge på Privatist-enheten. Det er berre dei faga som skal rapporterast som skal ha J til Vigo. Sjå utfyllande om dei data som skal rapporterast i avsnittet 1. Omfang ssb99voksen i vedlagte Notat frå SSB 01.09.2007 Kravspesifikasjon voksne i videregående opplæring 2007 Sjå elles kursmateriell frå januar 2007 (VOKSNE). Om de ikkje har dette, så ta kontakt. Bruk og Hjelpefila i Extens. Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar
Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda