Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015

Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015

Grimstad kommune Postadresse: Postboks 123 4891 Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon 37 25 03 00 www.grimstad.kommune.no Utarbeidet av Grimstad kommune. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 2

1. Virksomhetsstyring... 5 2. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen... 8 3. Sosialtjenesten... 11 4. Barneverntjenesten... 13 5. NAV Grimstad... 16 6. Boveiledertjenesten... 18 7. Helsetjenesten... 22 8. Hjemmetjenesten... 27 9. Berge gård... 31 10. Frivolltun bo- og omsorgssenter... 35 11. Feviktun... 39 12. Bestillerenheten... 42 13. Kjøkkentjenesten... 46 14. Kulturtjenesten... 48 15. Biblioteket... 51 16. Kvalifiseringstjenesten... 53 17. Veilednings- og utviklingstjenesten... 56 18. Eide barnehage... 60 19. Tønnevoldskogen barnehage... 62 20. Storgata barnehage... 64 21. Hausland barnehage... 67 22. Grimstad barnehage... 69 23. Fevik skole... 71 24. Holvika skole... 73 25. Landvik skole... 75 26. Eide skole... 77 27. Grimstad ungdomskole... 80 28. Fjære ungdomskole... 83 29. Fjære barneskole... 85 30. Jappa skole... 88 31. Frivoll skole... 92 32. Langemyr skole... 94 33. Plan, miljø- og landbruksenheten... 97 34. Byggesaksenheten... 99 35. Oppmålingstjenesten... 102 36. Bygg- og eiendomstjenesten... 104 37. Brann- og feiertjenesten... 106 38. Kommunaltekniske tjenester... 108 39. Vann- og avløpstjenesten... 111 40. Feiertjenesten... 113 Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 3

Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 4

1. Virksomhetsstyring Enhetsleder: Trond-Vegar Johansen Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -3 123-1 086 2 037-65,2-1 142-56 4,9 Netto lønn 19 491 14 473-5 018-25,7 15 314 841 5,5 Andre utgifter 2 960 11 161 8 201 277,1 10 747-414 -3,9 Netto utgift 19 328 24 548 5 221 27,0 24 919 371 1,5 Personaldata Faste årsverk 35,8 24,7-11,1-31,0 Brutto årsverk 56,4 33,5-22,9-40,6 Fraværsprosent 3,4 5,0 1,6 Innledning Virksomhetsstyring er inne i sitt første driftsår, dette året er derfor preget av at enheten er i en etablerings- og konsolideringsfase. Det har vært jobbet med utvikling og presisering av tjenestetilbudet enheten skal gi kommunens enheter og sektorer, samt organisatorisk utvikling. Det har helt konkret vært vurdert om flere av virksomhetsstyring sine tjenester skal bli tversektorielle for på denne måten å spisse kompetansen. Ressursbruk Virksomhetsstyring drives i henhold til budsjett, eller med et lite mindreforbruk. Det er et positivt lønnsavvik på 841 000 kroner som skyldes vakante stillinger og refusjoner. Det negative avviket på andre utgifter relateres til AKST. Det er fortsatt noe usikkert hva resultatet til AKST vil bli i 2015. Antall faste årsverk har blitt redusert med 11,1 i forhold til samme periode i fjor. Dette skyldes at 14 årsverk er overført til AKST. Videre har enheten fått 2 årsverk overført fra kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen (KD), ny fagsjef for kvalitet og ny kommunalsjef. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Virksomhetsstyring vil for å bidra til å bedre den økonomiske situasjonen i Grimstad kommune redusere kurs og kompetansefremmende tiltak ut 2015. Virksomhetsstyring vil også minimalisere andre typer innkjøp. Disse tiltakene forventes å ha en positiv effekt på om lag 150 000 kroner. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Det forventes at de kostnadsreduserende tiltakene som virksomhetsstyring iverksetter vil ha en effekt på om lag 150 000 kroner. Dette sett sammen med mindreforbruket ved 2. tertial på 371 000 kroner vil kunne gi enheten et totalt mindreforbruk for 2015 på 500 000 kroner. Det understrekes imidlertid at vi ved estimattidspunktet ikke kjenner til den endelige avregningen fra AKST. En avregning fra AKST som går utover vedtatt budsjett vil påvirke det estimerte mindreforbruket negativt. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 5

Vurderinger Virksomhetsstyring ble etablert som en enhet i 2015 som en del av den nye organiseringen av stabs- og støttefunksjonene i Grimstad kommune. Formålet med virksomhetsstyringsenheten er å styrke kompetansen og kapasiteten til å gjøre analyser, styrke internkontrollen og å bistå resten av organisasjonen med omstilling. Enheten har brukt de to første tertialene til å starte arbeidet med den interne organiseringen av enheten, i dette ligger blant annet et arbeide for å se om flere tjenester skal ytes sektorovergripende. Av de større leveransene fra enheten de to første tertialene er ny policy for internkontroll. Enheten har også overtatt arbeidet med beredskap, oppdatert beredskapsplaner, gjennomført øvelser og fått en ny policy for beredskap vedtatt. Det webbaserte krisestøttesystemet DSB-CIM er også implementert i perioden. Enheten har flere oppgaver i forbindelse med det pågående tilsynet fra Fylkesmannen på beredskap. Arbeidet med en prinsippbeskrivelse av kvalitetsarbeidet i Grimstad kommune er også påbegynt. programmet I løpet av en femårsperiode skal alle ledere i Grimstad kommune har gjennomført dette programmet. Programmet gjennomføres i samarbeide med Storform AS. Eiendomskatteprosjektet avsluttes ved utsendelsen av faktura for 3. termin 2015 medio oktober. Det vil være noen få enkelt saker som krever fortsatt behandling etter dette, men dette vil tas over daglig drift i eiendomsskattekontoret. Det vil foreligge en prosjektrapport i 1. kvartal 2016. AKST (Agder kommunale støttetjenester) er etablert fra og med 2015. Virksomhetsstyring bidrar her med å sette opp en samarbeidsavtale (SLA) mellom kommunen og AKST. Virksomhetsstyring bidrar også til AKST med sin deltagelse i styret. IKT Agder har i inneværende år startet et prosjekt for å få eierkommunenes ERP-løsning (Electronic Resource Planning) på anbud. I høst vil kravspesifikasjonen for IKT Agder kommunenes fremtidige ERP-løsning bli utarbeidet. Virksomhetsstyring legger ned et betydelig antall arbeidstimer i dette arbeidet. Det har blitt utarbeidet en ny organisasjonsstrategi og en strategi for livsfasepolitikk. Disse ble vedtatt av kommunestyret i juni. Virksomhetsstyring har i perioden etablert et nytt lederprogram. Dette lederprogrammet har oppstart i høst. I høst er det 24 ledere som starter på Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 6

Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 En effektiv totaltjeneste med Agder kommunale Gjennomgå og oppdatere rutiner og utarbeide sjekklister for å sikre leveransekvaliteten støttetjenester (AKST) som delleverandør. 2 Redusere sykefraværet med 0,5 prosentpoeng i forhold til fravær i 2014. 3 Gjennomgå alle arbeidsprosesser og rutiner innenfor avdelingens ansvarsområde Oppfølging av sykemeldte. Dokumentere rutinene i ansattportal. 4 Ta initiativ til driftsgjennomganger ved alle enheter i Vurdere driften opp mot beste praksis. kommunen for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. 5 Utvikle analysekompetansen i kommunen. Kompetansebygging og rekruttering, samt utarbeide kommunerelaterte analyser. 6 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. Enheten prosjektorganiserer planlagte oppgaver. Enhetens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. 7 Oppfølging av alle enhetsledere hvert tertial på HR-tall. Sektorrådgiverne skal gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HR-utfordringer 8 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 9 Fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha et lavt sykefravær sammenlignet med kommunene i Agder gjennom aktive tiltak. Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 10 Arbeide for å redusere andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2015, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med reduksjon av sykefravær, med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere ulike endringer, insentivordninger og prosjekter. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 7

2. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -462-606 -144 31,2-547 59-10,8 Netto lønn 6 094 4 757-1 337-21,9 4 990 233 4,7 Andre utgifter 1 473 1 522 50 3,4 1 390-132 -9,5 Netto utgift 7 105 5 674-1 431-20,1 5 834 160 2,7 Personaldata Faste årsverk 13,4 11,1-2,3-17 Brutto årsverk 18,4 11,5-6,9-37,4 Fraværsprosent 2,7 2,7-0,1 Innledning Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen har en fast stillingsramme på 1105 % (11,05). Informasjons- og kommunikasjonsteamet hadde en fast stillingsressurs 365 %, politisk sekretariat 250 %, topplederstøtte 100 %, IKT-leder og IKT-rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %. KD har ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, lederstøttefunksjon, kommunikasjons- og informasjonstjenester, den kommunale IKT-virksomheten, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. Resultater og aktiviteter KD jobber med å ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet, med i hovedsak å bruke digitale kommunikasjonskanaler, redusere utskrifter og henvise publikum til digitale dokumenter i stedet for utskrifter. I tillegg har det vært jobbet med bredbåndsutbygging i hele kommunen. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene har også deltatt i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk, blant annet ny webportalløsning, nytt skoleadministrativt system og i arbeidsgruppe for nytt sak- og arkivsystem. Avdelingen har også vært involvert med digital kompetanse i innføringen av e-lås i helse og omsorgssektoren, og medarbeidere følger opp de store IKTsystemene innen helsesektoren som e-link og Gerica. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen har ansvar for koordinering av samarbeidet med fadderstyret ved UIA, der det jobbes for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for Universitetet i Agder (UiA). I forbindelse med studiestart 2015 ble det gjennomført en sykkeldag i samarbeid med politiet og Sport1. Grimstad kommune arrangerte guidet tur på sykkel, hei på deg -tur til fots og en båttur med Solrik. Store deler av sommeren har det vært jobbet med forberedelser og opplæring til kommune- og fylkestingsvalg 2015. Politisk sekretariat har ansvar for gjennomføringen, men hele avdelingen bidrar vesentlig med valgavvikling. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 8

Ressursbruk Resultatet for 1. tertial viser at avdelingen har et mindreforbruk på kr 160 000. Avdelingen har fokus på nøkternhet. En halv stilling sto vakant i januar, og behov for vikar i sentralbordet har stort sett vært løst med ressurser innen avdelingen bortsett fra under ferieavviklingen i sommer. En medarbeider har midlertidig redusert stilling med 10 %. Det er derfor et mindreforbruk på lønn. Avdelingen har brukt en del mer lønnsressurser i løpet av 2. kvartal fordi den tar en stor del av belastningen for gjennomføring av valg. Avdelingen har et svært lavt sykefravær og alle ansatte i sentralbordet har fått tatt ut avspasering i tillegg til sommerferie. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Prosjekt med å innføre elektronisk adgangskontroll på rådhuset utsettes til 2016 og styrker 2015-budsjettet med kr 70 000. I tillegg er det anmodet om å være forsiktige med innkjøp og andre utgifter. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Estimert mindreforbruk vil være på ca 200 000 i forhold til vedtatt budsjett. Resultatet vil trolig bedre seg noe ettersom fordelte kostnader på kontorrekvisita gjennomføres kun 2 ganger pr år. Neste gang pr 31.12. I tilegg vil inntekter for en frikjøpt medarbeider i SAKS-prosjektet tilfalle avdelingen. Vurderinger Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen har tidligere hatt samarbeid med studenter på IKT-fag som har jobbet med studentoppgaver med problemstillinger og utfordringer i Grimstad kommune. Dette er også ført som en målsetting for 2015. Avdelingen ser nå at dette vil bli for arbeidskrevende. Det ble også omsøkt penger til dette formålet, en søknad som ikke ble innvilget av Aust-Agder utviklings- og kompetansefond. En av avdelingens hovedoppgaver er å være pådriver for digitaliseringsarbeidet i kommunen. En risiko her er at mye av dette arbeidet er avhengig av fellesprosjekter som gjennomføres i IKT-Agder samarbeidet, og er derfor til en viss grad utenfor enhetens kontroll. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 9

Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Øke antall facebook-likere til 2000 i løpet av 2015 Gjennomføre målrettede kampanjer for å øke mottakerbasen i kommunikasjonskanalen 2 Vurdere bruk av en ny kanal for sosiale medier 3 Bidra til å øke organisasjonens kompetanse i å uttrykke seg klart og godt skriftlig. 4 Gjennomføre valg 2015 på en lovlig og hensiktsmessig måte 5 Videreføre velkomstarrangementer for studentene ved UiA i forbindelse med Studiestartfestivalen. 6 Vurdere om Grimstad kommune skal ha egen løsning for e-læring, eller benytte seg av KS Læring og bidra med mer innhold til denne fellesløsningen. 7 Koordinere og følge opp: kommunens IKT-strategi IKT-plan for barnehager og skoler IKT-løsninger knyttet til kommunedelplan for helse- og omsorgssektoren. 8 Tilby oppgaver for studenter innen IKT, e-læring, helse og sikkerhet/beredskap, i samarbeid med UiA. 9 Gjennomføre kommunikasjons- Plan for helse- og omsorgssektoren I samarbeid med sektoren 10 Legge til rette for økt effektivisering og modernisering av kommunes fagsystem, og være en pådriver for digitale tjenester på nett. Utarbeide kursplan for klarspråkprosjekt og gjennomføre 2-3 kurs Utvikle kompetansen hos medarbeiderne slik at valg 2015 kan gjennomføres på en rasjonell måte Følge opp samarbeidet med fadderstyret ved UiA. Arrangere kurs og samlinger lokalt i Grimstad, og sammen med våre samarbeidskommuner når det er hensiktsmessig Dette skal gjøres i samarbeid med IKT Agder, IKT Agders eiere og andre samarbeidskommuner (Østre Agder mm.). Koordinere og bistå utvikling av IKT-løsninger innen helse- og omsorgssektoren. 11 Oppnå en nærværsprosent på minst 95 Fokus på faglig og sosialt fellesskap med ett temamøte hver måned, i tillegg til avdelingsmøter og sosiale aktiviteter 12 Reduksjon av avdelingens kopi- og utskriftskostnader med 10 % i forhold til 2014 Holde fokus på at man skal jobbe med dokumenter digitalt. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 10

3. Sosialtjenesten Enhetsleder: Tina Fabricius Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -3 659-6 622-2 963 81,0-20 6 602-33 008,8 Netto lønn 6 034 7 233 1 199 19,9 7 199-34 -0,5 Andre utgifter 9 051 9 275 225 2,5 2 109-7 166-339,7 Netto utgift 11 426 9 887-1 540-13,5 9 288-598 -6,4 Personaldata Faste årsverk 42,9 15,3-27,6 64,4 Brutto årsverk 56,8 19,6-37,2 65,5 Fraværsprosent 6,9 5,8-1,1 Innledning Annet tertial har vært preget av behovet for å gi forsvarlige tjenester til to enkeltbrukere. Det ble akutt behov for å sette inn tiltak. Det ble kjøpt et enetiltak til den ene brukeren, mens vektertjeneste ble kjøpt inn for å ivareta den andre brukeren. Dette var midlertidige tiltak inntil vi fikk på plass heldøgnsbemanning på Ekelunden. Heldøgnsbemanningen er et prosjekt som varer ut året for å gi disse to brukerne forsvarlige tjenester. Dette er en tjeneste som skal evalueres i løpet av høsten, men vi har allerede fått en god del tilbakemeldinger. I tillegg til å ivareta disse to brukerne har heldøgnsbemanningen hatt god effekt på flere felt. Beboerne føler seg mye tryggere, og flere brukere ønsker å flytte til Ekelunden grunnet heldøgnsbemanningen. Tilbakemeldingene fra hjemmetjenesten, brannvakta, bygg- og eiendomstjenesten, naboer og politiet er også positive. Resultater og aktiviteter Sosialtjenesten har startet opp småhusprosjektet Sjef i egen bolig. Prosjektet er i rute, og fire glade brukere har fått tildelt plass i prosjektet. Modulboliger var ventet rett etter sommerferien, men har ikke blitt levert i annet tertial. Det ventes en snarlig levering av dem nå. Prosjekt Likemannstjeneste - fra rusbehandling til helhetlig ettervern. Dette prosjektet er et samarbeid mellom sosialtjenesten, A-larm og Agderforskning. Sistnevnte skal ha ansvaret for følgeforskning av prosjektet. Dette prosjektet har startet opp og brukere har allerede fått plass. Læringsnettverk for rus og psykisk helse er et samarbeid med psykisk helse og spesialisthelsetjenesten. Dette arbeidet er i rute. Arbeidet med ettervernsgrupper i samarbeid med A-larm har startet opp. Det vil bli opprettet ettervernsgrupper som ledes av en ruskonsulent med fagkompetanse og frivillige med erfaringskompetanse. Ressursbruk Merforbruket i annet tertial skyldes utgifter til enetiltak, vektertjeneste og heldøgnsbemanning på Ekelunden. Grunnet til at merforbruket ikke er høyere enn kr 600 000 er at det er lagt inn en egenandel for refusjon for særlig ressurskrevende tjenester. Det er imidlertid ikke sikkert at tiltakene kvalifiserer for refusjonskrav. Det vurderes fortløpende vedtak for disse to brukerne for å vurdere muligheten for refusjonskrav. Dersom sosialtjenesten Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 11

får refusjon for hele 2015, ser det ut til at det kan dreie seg om ca kr 400 000 med fradrag for egenandelen. Enheten har et sykefravær på 5,8 %, noe som er en nedgang fra 2014. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Det å søke om refusjonskrav vil være et viktig tiltak. Videre vil tjenesten redusere kjøp av tjenester så langt det er forsvarlig. Dersom refusjonskrav blir innvilget vil dette utgjøre ca kr 400 000. for at brukerne skal ivaretas på en god måte. Videre er prosjekt heldøgnsbemanning på Ekelunden veldig positivt både for brukerne og omgivelsene. Tjenesten har en forløpende forbedring av tjenestene både på ettervern og tidlig innsats. Dette er også en viktig utvikling for rusomsorgen i Grimstad kommune. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Merforbruket for sosialtjenesten estimeres til kr 2 500 000. Grunnen til merforbruket er heldøgnsbemanningen på Ekelunden samt enetiltak og vektertjeneste. Vurderinger Sosialtjenesten har en positiv utvikling. Arbeidet med boliger er veldig viktig Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Forbedre kvaliteten i pasientforløpene for rusmiddelmisbrukere 2 Bygge 4 småhus i prosjektet Fra bostedsløs til sjef i egen bolig 3 Utvikle ettervernsgrupper basert på selvhjelpsgruppemodell Delta i læringsnettverket for sømløse pasientforløp for rus og psykisk helse. Det skal jobbes mye med kvaliteten i egen tjeneste og samarbeidet med spesialisthelsetjenesten. Brukermedvirkning er meget sentralt i dette arbeidet. Boligene skal bygges etter mal fra Nøtterøy-prosjektet. Brukerne som får tildelt disse boligene skal delta i byggeprosessen. Prosjekt ettervernsgrupper videreføres i 2015. Det vil jobbes med å videreutvikle modellen og sette disse gruppene i gang. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 12

4. Barneverntjenesten Enhetsleder: Kim Andrè Vangberg Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -5 100-7 009-1 909 37,4-6 002 1 007-16,8 Netto lønn 23 004 23 858 854 3,7 21 398-2 459-11,5 Andre utgifter 11 197 12 285 1 088 9,7 12 041-244 -2,0 Netto utgift 29 101 29 133 32 0,1 27 437-1 697-6,2 Personaldata Faste årsverk 26,2 26,2 Brutto årsverk 34,0 34,0 Fraværsprosent 14,9 14,9 Aktivitetsdata Antall tiltak 151 172 21 14 Akuttplasseringer 1. og 2. tertial 10(hele 2014) 7 Antall i fosterhjem 64 62-2 -3 Antall i institusjon * 4 2-2 - 50 Innledning Barnevernet har i 2015 blitt egen enhet i Grimstad kommune. Enheten inkluderer barneverntjenesten og bolig for enslige mindreårige flyktninger. I tillegg har enheten ansvaret for MOT (forebyggende arbeid mot mobbing, mistrivsel, ensomhet og rusmisbruk blant ungdommer i skolen) og PMTO (Parent Management Training Oregon). PMTO er i samarbeid med Familiens hus. Enheten har per 31.08. et merforbruk på 1,697 millioner. Merforbruket er fordelt mellom barneverntjenesten med et merforbruk på 1,5 millioner og bolig for enslige mindreårige flyktninger med et merforbruk på i overkant av kr 200 000,-. Resultater og aktiviteter Barneverntjenesten Barneverntjenesten har i andre tertial hatt en akuttplassering i beredskapshjem. Totalt for 2015 har barneverntjenesten hatt syv akuttsaker. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 13

Barneverntjenesten har hatt et stort etterslep etter høgt sykefravær første halvår 2015. Sykefraværet har vært altfor høgt siden oktober 2014. Dette har ført til økt bruk av private aktører i andre tertial. Barneverntjenesten har mål om å tredele tjenesten for å iverksette tiltaket Hjemme hos, som skal være et forsterket tiltak i hjemmet hos barn, for å unngå å måtte flytte barn til beredskaps- eller fosterhjem. Barneverntjenesten har i andre tertial tredelt tjenesten. Tredelingen er organisert med et mottak og undersøkelsesteam, et tiltaksteam og en omsorgsgruppe. Det vil ikke være ressurser i barnevernet til å etablere og iverksette Hjemme hos, slik som tidligere besluttet. Barneverntjenesten har i andre tertial etter tredelingen prioritert saksbehandling etter lov om barneverntjenester. Dette for å sikre forsvarlige tjenester for familier, barn og unge. Bolig for enslige mindreårige flyktninger Fagleder ble ansatt 01.08.2015. Det har i andre tertial vært stort fokus på å få iverksatt ny tredelt turnus. Ny turnus ble iverksatt i uke 34. Målet med ny tredelt turnus er å redusere sykefraværet ytterligere for tjenesten. Ressursbruk Barnevern som enhet har hatt store utfordringer med høgt sykefravær i 2015, og spesielt i første tertial med tre måneder med over 25 % fravær. I hele andre tertial har sykefraværet blitt redusert. Barnevernet er med i pilotprosjektet Raskere frisk som Grimstad kommune er en del av. Det er forventet fortsatt reduksjon i sykefraværet i 2015. Barnevernet har et merforbruk på 1,6 millioner. Det høge merforbruket skyldes i stor grad fosterhjemskostnader, besøkshjemskostnader og bruk av private aktører, herunder også sakkyndige utredninger. Dette utgjør per 31.08. et merforbruk på 1,4 millioner. I tillegg er det et merforbruk knyttet til akuttplasseringer i 2015. Totalt har barneverntjenesten brukt i overkant av en million på akuttplasseringer i år, kun på beredskapsplasseringer. I tillegg kommer kostnader med juridisk bistand og klagebehandlinger i fylkesnemnd og Tingretten. Barneverntjenesten har færre institusjonsplasseringer per 31.08. Dette gjør at barneverntjenesten i andre tertial har hatt en oppside. Denne oppsiden fortsetter ut 2015, forutsatt at det ikke blir flere institusjonsplasseringer i år. Merforbruket i bolig for enslige mindreårige flyktninger skyldes bruk av vikarer på grunn av det høge sykefraværet første halvår av 2015. Det er også 80 % refusjon for tjenesten. Dette gjør at enheten har fått mer inntekt i 2015 pga. merforbruk i tjenesten. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Barneverntjenesten har vakant stilling i 100 % i perioden 01.10-31.12.2015, hvor det er ansatt nytt personell fra 01.01.2016. Barneverntjenesten vil redusere bruken av private aktører for høsten 2015 og avslutte de kontrakter som er inngått med avslutning i 2015. Barneverntjenesten har innleie av private aktører hvor målet nå er å forebygge varige omsorgsplasseringer. Dette fører til økte kostnader for høsten 2015, men reduksjon av varige kostnader dersom konsekvensen ved å ikke sette i verk intensiv hjelp hadde ført til omsorgsplassering. Fosterhjemskostnader er faste kostnader som er kontraktfestet. Det er ikke mulighet for reduksjon på dette i 2015. Fosterhjemskostnader utgjør 60 % av det totale barnevernsbudsjettet. Barneverntjenesten har høge fosterhjemskostnader sammenlignet med flere andre barneverntjenester. Det er startet en prosess for å gjennomgå vår kostnadspraksis. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Estimert merforbruk i 2015 for enheten er mellom to og to og en halv million. Dette skyldes i merforbruket i fosterhjem, besøkshjem, bruk av private aktører og akuttplasseringer. Det at enheten har færre institusjonsplasseringer gir oss en oppside som reduserer merforbruket med en million kroner. I tillegg er det store kostnader og et merforbruk på akutte saker og bruk av sakkyndige utredninger i 2015 i forbindelse med akutte saker. Bolig for enslige mindreårige flyktninger estimerer vi med å holde budsjettet 2015. Vurderinger Barnevernet har startet revisjon av internkontrollsystemet. Barneverntjenesten er i prosess for omorganisering, og dette vil føre til noe Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 14

mindre kapasitet frem mot jul. Målet er at vi skal drifte saksbehandlingen mer effektivt på lengre sikt. Barneverntjenesten skal ha systemrevisjon av fylkesmannen i oktober 2015. Tilsynet omhandler bekymringsmeldinger og tilbakemeldinger til meldere. Med hensyn til dagens bemanningssituasjon i barneverntjenesten vil en kunne anta at det vil være behov for bruk av private aktører også i 2016. Målet er fortsatt at bruken av private aktører skal reduseres i 2016. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Barneverntjenesten vil være aktiv i forhold til spørsmål om barns levekår, og i forhold til hvilken rolle vi vil ha i utviklingen av Familiens hus. Barneverntjenesten vil være et talerør for barn som ikke har gode nok levekår. Vi vil satse på gode samarbeidsrelasjoner til politi, skole, barnehager, helsestasjon, familiesenter og andre, og være en aktiv medspiller i utviklingen av et aktivitetssenter for barn og ungdom. 2 Organisere barnevernet i tre team Målet med denne organiseringen er å utvikle team som er mer spesialiserte for å forbedre kvaliteten. Teamene vil være mottaksteam, tiltaksteam og omsorgsteam. 3 Videreutvikle Hjemme hos-tjenesten i barnevernet Hjemme hos-tjenesten vil startes opp i siste del av 2014 og tjenesten vil videreutvikles i 2015. Det er nødvendig med kompetanseheving av de tre medarbeiderne som vil jobbe i denne tjenesten. 4 Øke nærværsprosenten for ansatte som jobber med enslige mindreårige flyktninger. Jobbe aktivt med arbeidsmiljø for å øke nærværsprosenten. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 15

5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -13 749-16 110-2 361 17,2-16 042 68-0,4 Netto lønn 12 280 14 774 2 493 20,3 15 497 723 4,7 Andre utgifter 18 113 15 284-2 829-15,6 15 209-75 -0,5 Netto utgift 16 644 13 947-2 697-16,2 14 663 716 4,9 Personaldata Faste årsverk 8,6 9,0 0,4 0,0 Brutto årsverk 9,2 10,2 1,0 0,1 Fraværsprosent 6,3 7,1 0,8 Antall søknader Innkomne 953 898-55 5,8 Behandlede 923 860 Ferdig behandlede 923 860 Ventetid aktive 12,26 15,77 3,51 21 Ventetid ferdige 12,26 15,77 3,51 21 Innledning Totale utgifter inkluderer lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp og utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Totale utgifter for NAV Grimstad 2. tertial 2015 utgjør 13 947 000 kroner. Sammenlignet med samme periode i 2014 var 16 644 000 kroner. Totalt mindreforbruk er på 2 697 000 kroner i 2015. Vårt budsjett er periodisert med en utgift på 14 663 000 kroner per 2. tertial. Vår totale utgift viser 13 947 000 kroner, som er 716 000 kr under budsjett. Ressursbruk Vi har i 2. tertial 2015 ti faste årsverk. Saksbehandlingstiden per 2. tertial 2015 er 15,77 dager, en økning med 3,51 dager sammenlignet med 2014. Vi ser en nedgang i antall saker som kommer inn, fra 953 til 898 saker. I 2. tertial 2015 var fraværsprosenten 7,1 %, en økning fra 6,3 % i 2014. Målet vårt er et fravær under fem prosent. Det høye fraværet skyldes i stor grad en langtidssykemeldt. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 16

Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen NAV Grimstad har arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder. Brukere som ikke ønsker å ta imot tilbudet med arbeidsplikt velger ofte ikke å fremme krav om sosialhjelp. Jobbsentralen er en viktig bidragsyter for å opprettholde kravet om arbeidsplikt. Estimat for mer- eller mindre forbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett NAV Grimstad sitt mål er å være i balanse eller et underforbruk på budsjett for 2015. Vi har i 2. tertial et underforbruk på 716 000 kr. Vi vil videreføre bruken av statlige virkemidler for brukere på økonomisk sosialhjelp resten av 2015. Vi har fortsatt fokus på at alle utlendinger skal ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp. Målet her er å redusere utgifter til sosialhjelp. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Jobbsentralen brukes som vårt «lavterskeltilbud» og for å opprettholde arbeidsplikten. 2 Raskt tilbud om gjeldsrådgivning. Vi har som mål å gi bruker tilbud om gjeldsrådgivning innen 4 uker. 3 Andel deltakere på introduksjonsprogram med overgang til arbeid eller utdanning skal være over 60 prosent ved utgangen av året. Gjennomgang av deltakere minimum hvert kvartal med tanke på aktivitet mot arbeid og utdanning. 4 Godt arbeidsmiljø og et nærvær på minimum 95 %. Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Snakk til og ikke om Pluss runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter. Medarbeidersamtaler gjennomføres i løpet av andre halvår. 5 Kvalifiseringsprogrammet Vi har som måltall at vi til enhver tid skal ha minimum 22 brukere i programmet. Ved utgangen av august har vi 20 brukere. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 17

6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Marit Henriksen Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -473-650 -177 37,4-1 033-383 37,1 Netto lønn 48 456 56 043 7 587 15,7 53 459-2 584-4,8 Andre utgifter 13 590 17 056 3 467 25,5 15 269-1 787-11,7 Netto utgift 61 573 72 450 10 877 17,7 67 695-4 755-7,0 Personaldata Faste årsverk 81,5 77,1-4,3-5,3 Brutto årsverk 122,6 138,8 16,3 13,3 Fraværsprosent 12,2 12,2 0,0 Aktivitetsdata Antall brukere Under 16 år 19 14-5 -26,3 Over 16 år 73 81 8 11 Støttekontakt 138 153* 15 10,9 Avlastning privat 42 45** 3 7,1 NB! Antall brukere over 16 år er definert som antall med utviklingshemming, jf. rapportering til staten. Det er flere som får tjenester, til dels betydelige tjenester, men som ikke telles her. * Det er i tillegg 45 vedtak på støttekontakt som ikke har blitt iverksatt enda grunnet manglende rekruttering. ** Det er i tillegg 7 vedtak på privat avlastning som ikke er iverksatt grunnet manglende rekruttering. 10 bruker fikk økt avlastning i fm sommerferieavvikling. Innledning Boveiledertjenesten ble etter Deloitte sin gjennomgang i 2013 beskrevet som en stor enhet, hvor antall medarbeidere, døgndrift og en sammensatt brukergruppe gir en svært kompleks drift. Rådmannen har i budsjettdokument for 2015 initiert en total driftsgjennomgang i enheten. Basert på det utfordringsbildet som avdekkes, vil det bli foreslått tiltak for å redusere risiko knyttet til økonomi, fag og drift for øvrig. En foreløpig rapport ble overlevert kommunalsjefen i juli, og som følge av de tilbakemeldinger som ble gitt, er man nå i ferd med å systematisere funn og utarbeide tiltaksplan, for å kunne presentere en endelig rapport i løpet av kort tid. Resultater og aktiviteter Enheten har et negativt avvik på drøye 4,7 millioner. Det er varierende merforbruk i de fleste boligene/tiltakene våre, dette skyldes flere faktorer. I noen tiltak har man hatt behov for å styrke bemanningen som følge av økt aktivitet knyttet til nye vedtak og nye brukere. Høyt sykefravær er fortsatt en stor utfordring til tross for at enheten jobber iherdig med oppfølging. Vakante Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 18

stillinger har fått stor oppmerksomhet og man har forsøkt å være i forkant med rekruttering, men ser at dette i noen tiltak ikke har gitt resultater da den kompetansen man søker etter, ikke er å finne på søkerlistene. Boveiledertjenesten sine budsjetterte inntekter kommer i hovedsak fra de refusjoner man får fra staten knyttet til ressurskrevende brukere. Da budsjett for 2015 ble lagt, var utgangspunktet samme antall ressurskrevende brukere som i 2014. I samarbeid med økonomikonsulent er inntekter beregnet på nytt og budsjett justert i henhold til faktisk antall brukere for 2015. Det jobbes målrettet med gjennomgang av alle vedtak, og det er fremmet et konkret ønske om at det utarbeides et system som registrerer aktivitetssvingninger, slik at det blir bedre løpende oversikt. Det er også ønske om å få en modell for justering av budsjett i tråd med aktivitetsvariasjonene. 20 % stilling er omdisponert i 2015 for å øke kapasiteten innenfor rekruttering av støttekontakter og private avlastere. Det har vært et forholdsvis stort etterslep på disse områdene. Flere vedtak har blitt innfridd, men dette har medført økte utgifter til avlønning. Det vurderes likevel dit hen at dette er en klok prioritering, da støttekontakt og privat avlastning kan demme opp for mer kostbare tjenester. Ressursbruk Sammenliknet med 2. tertial i 2014, har enheten mindre faste årsverk. Bakgrunnen for dette er knyttet til en planlagt nedbemanning, som ble gjennomført i fjor. Det er imidlertid en økning i brutto årsverk, som må sees i sammenheng med momenter som tidligere er beskrevet i forhold til sykefravær, vakante stillinger og aktivitetsøkning. Enheten organiserer flere såkalte enetiltak, der brukere får døgnkontinuerlige tjenester i egne boenheter. Dette som et direkte resultat av at kommunen pr i dag ikke har egnet/tilstrekkelig boligmasse for brukere som er i behov av denne type tjenester. Dette er ressurskrevende på flere områder, som eksempelvis bemanning, arbeidsmiljø og generell drift, der mulighetene til å dra nytte av sambruk knyttet til personell er fraværende. Dette er brukere som riktignok kategoriseres som ressurskrevende og utløser refusjoner til kommunen, men kommunens egenbetaling knyttet til disse brukerne kunne vært redusert dersom man hadde hatt mulighet til å organisere tilbudet på en mer hensiktsmessig måte. To av enetiltakene står for et merforbruk på nærmere 3,4 millioner, her er en stor del av lønnsutgiftene knyttet til kjøp av eksterne personaltjenester. I tillegg er det økt bemanningsfaktor hos flere brukere som følge av økt behov. Ved fylt myndighetsalder mister brukerne ofte sitt utdanningstilbud og må ha tjenestene levert fra oss. Siden økningen kommer fra juni, vil disse brukerne ikke komme inn under kategorien ressurskrevende brukere i 2015, og kommunen må derfor bære alle lønnskostnader. Som følge av økt behov forankret i omfang av vedtak, har følgende økninger i årsverk blitt gjort: - Skoleveien: 0,2 årsverk med effekt fra januar - Landviktun 16: 5,16 årsverk med effekt fra april (ressurskrevende bruker, kommunen betaler kun 20 % av disse lønnskostnadene) - Avlastningen for barn og unge: 3,45 årsverk med effekt fra juni. - I tillegg er det flere brukere i Markveien som har vedtak på flere timer enn det som tidligere har vært lagt til grunn for bemanningsfaktor, og det er derfor en økning på 0,8 årsverk med effekt fra januar. Enheten har også et betydelig merforbruk knyttet til omsorgslønn, støttekontakt og privat avlastning. Budsjett for støttekontakt er korrigert i forhold til politisk vedtak om økt timelønn, mens budsjett for privatavlastning og omsorgslønn ligger på 2014-nivå, til tross for at regnskap ved utgangen av 2014 viste et merforbruk. Det er særlig tre bofellesskap som utpeker seg når det gjelder stort forbruk av overtid. Årsakssammenhengene er sammensatte: kompetansebehov, vakante stillinger og høyt sykefravær. Det ble iverksatt ulike tiltak i sommer for å redusere overtid. Tiltakslisten utvides nå til enda tettere oppfølging, og det er allerede besluttet på initiativ fra kommunalsjefen at det startes en grundig driftsgjennomgang i de bofellesskapene som har størst merforbruk. Sykefraværsprosenten ligger på samme nivå som tilsvarende periode i 2014. Dette er i utgangspunket alt for høyt, og det jobbes i alle boliger for å Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 19

redusere dette. Man håper blant annet at prosjektet Raskere frisk vil gi positive resultater. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Alle tjenester som leveres av boveiledertjenesten, er knyttet til enkeltvedtak som fattes i bestillerenheten. Vedtakene er hjemlet i lov, og kan ikke kuttes. Det er i gjennomgangen av boveiledertjenesten fremmet en rekke tiltak som på sikt vil kunne effektivisere tjenestene, men dette vil ta noe tid å gjennomføre. Som nevnt tidligere vil man også bruke høsten til en grundig gjenomgang av alle bofellesskap som har høyt merforbruk på lønns- og overtidsutbetalinger. Estimat for mer eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Dersom det ikke foretas konsekvensjusteringer i forhold til lønnskostnader som følge av økt aktivitet, og i budsjett for støttekontakt, omsorgslønn og privat avlastning, ser man dessverre for seg at merforbruket vil øke de kommende månedene, i gjennomsnitt med 200-300 000 kr per måned. Merforbruk i 2. tertial inkluderer også engangsutbetalinger på nærmere 350 000 kr. Ett tiltak er avsluttet i 2. tertial, mens et nytt tiltak opprettes for ny bruker. Samlet kostnad er foreløpig ikke avklart, da det er usikkerhet rundt bemanningsfaktor, som igjen får konsekvenser for kommunens samlede kostnad. preger driften. Som nevnt innledningsvis er enheten nå i ferd med å sluttføre rapport/tiltaksplan som følge av driftsgjennomgang. Motivasjonen for å jobbe målrettet med forbedringstiltakene er stor. Tverrfaglig samarbeid knyttet til aktivitetstilbud og miljøtjeneste på tvers av enheter, gir nye muligheter med tanke på hvordan vi organiserer tjenestetilbudene til våre brukere. Dette oppleves som svært positive prosesser og vil kunne bidra til at vi kan øke kapasitet og gi et mer differensiert tilbud til våre brukere. Det er også viktig å trekke frem det samarbeidet som nå er etablert mellom pårørende og kommunen. Dette gir oss en unik mulighet til å se tjenesten fra en annen vinkel. Pårørende er en viktig ressurs for oss og det er gledelig å oppleve at de gjerne deler av sine opplevelser og erfaringer i den hensikt å øke forståelse og innsikt hos oss som tjenesteleverandører. Det er alltid vanskelig å beregne endelig refusjon for ressurskrevende brukere, men mulig ligger det en merinntekt der på ca 700 000 kr. Vurderinger Det skjer mye spennende i enheten. Satsing på faglighet og systematikk Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 20

Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle voksne utviklingshemmede skal ha mulighet til dagaktivitet en eller flere dager i uka. 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så høyt funksjonsnivå som mulig. 3 Lavest mulig sykefravær, maks 10 %. Ha fokus på nærvær, følge opp sykemeldte. Ha gode turnuser og dyktige ledere. Ha fokus på positive tilbakemeldinger. 4 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og skoletilbud. Alle skal vurderes til arbeid før tilbud om kommunal dagaktivitet. Opprette kommunale arbeidstreningsplasser. Søke prosjektmidler.. Ha kompetente medarbeidere og turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet. Fokus på egenmestring. Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid. 9te9 Øke antallet støttekontakter med 35. Det vil redusere ventelista med 90 %. (40 personer har i dag vedtak men det mangler støttekontakt) 5 Gjennomføre opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid. 90 % (av 75) fullfører kompetansehevingsprogrammet; ABC, utviklingshemming og aldring Opplæring i medikamenthåndtering gjennomføres som e-læring for dem som ikke har godkjenning for dette i sin utdanning. 6 Arrangere 2 åpne møter med faglig innhold for foresatte. 7 Gjennomgå, evaluere og oppdatere gjeldene kontrollrutiner; fag, økonomi, personal inkl lønn. Etablere controllerfunksjon. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Timelønna ble økt med virkning fra 011014. Det er også nødvendig å frigjøre mer arbeidstid til faglig arbeid fremfor administrative oppgaver. Det er det en plan for. Det er i 2013 utarbeidet eget undervisningsopplegg for nyansatte ufaglærte. Programmet skal gjennomføres 1-2 ganger i året. Igangsatt 2013. Vi har tidligere hatt god erfaring med å arrangere møter for foresatte. Utvikle samarbeid og felles forståelse. Det er i første omgang satt i system samarbeid på systemnivå mellom pårørende, administrasjon og politisk nivå. Sikre systematisk oppdatering og oppfølging av de internkontroll systemene vi har. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 21

7. Helsetjenesten Enhetsleder: Vegard Vige Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % Periodisert avvik % Inntekter -4 772-5 570-798 16,7-3 067 2 504-81,6 Netto lønn 21 695 24 829 3 134 14,4 24 102-727 -3,0 Andre utgifter 19 193 19 255 62 0,3 16 516-2 739-16,6 Netto utgift 36 115 38 514 2 398 6,6 37 551-962 -2,6 Personaldata Faste årsverk 43,0 42,7-0,3-0,7 Brutto årsverk 52,7 57,4 4,6 8,8 Fraværsprosent 3,6 2,5-1,1 Aktivitetsdata Antall brukere Psykisk helse 2 169 2 465 296 13 Legesenteret 4 436 7 355 2 919 66 Helsesøstertjenesten 1 001 1 175 174 17 Jordmortjenesten 592 651 59 10 Fysioterapi 1 910 2351 441 23 Ergoterapi 443 527 84 19 Familiesenteret 423 483 60 14 Innledning Helsetjenesten består av helsesøster- og jordmortjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, innsatsteamet, familiesenteret, kommunepsykolog, psykisk helsetjeneste (alle disse inngår som tjenester i Familiens hus), Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten inkludert legevakt og miljørettet helsevern. Enheten har hovedarbeidsområder innen helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. Jobbsentralen ble overført fra sosial- og barneverntjenesten til helsetjenesten fra årsskiftet, og antall årsverk i enheten er følgelig økt. Resultater og aktiviteter Hovedfokus har vært på videreutvikling av modellen Familiens hus for samordning, koordinering og styrking av forebyggende arbeid og tidlig innsats for barn og unge. Aktivitetsdata viser en økning av aktivitet for alle avdelingene, dette gir imidlertid bare delvis et riktig bilde av situasjonen. For Brannstasjonen legesenter skyldes den vesentlige økningen at vi nå har normal drift etter de store datautfordringene vi hadde i 2014, for fysioterapitjenesten har vi fra årsskiftet fått overført fysioterapistillingen fra Langemyr skole, og Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 22

Frisklivssentralen har frem til 1. sept hatt en prosjektstilling som gir økte aktivitetstall. Det er for alle avdelingene vanskelig å definere aktivitetsdata som gir et riktig bilde av hva tjenesten egentlig gjør. Vi teller antall konsultasjoner, Jobbsentralen teller antall aktivitetstimer for brukerne, men dette sier lite om innhold, kompleksitet eller varighet. Mye av tjenestenes arbeid foregår ved ulike gruppeaktiviteter og ved tallrike samarbeidsrelasjoner med andre tjenester, og dette får vi ikke fremstilt på en god måte med enkle tall. Målet om å bedre tilgjengelighet for allmennheten er vanskelig å nå på grunn av fortsatt svært mangelfulle skilting til Dømmesmoen, og særdeles sparsom bussforbindelse. Dette gjør det vanskelig for enkelte å finne frem, og for de som ikke disponerer bil er det vanskelig å komme hit. Bygget som opprinnelig var planlagt brukt til åpen barnehage er tatt i bruk til annet formål, og dette sett sammen med den økonomiske situasjonen gjør at vi ikke ser mulighet til å etablere åpen barnehage i nær fremtid. Ressursbruk Økonomi: Enheten har en hovedutfordring, og det er at Jobbsentralen ble overført til enheten fra årsskiftet, men uten at det fulgte tilstrekkelige budsjettmidler med. Det er budsjettert med store inntekter som ikke er realistiske, dette er viktigste forklaring på et stort regnskapsmessig merforbruk så langt. Jobbsentralen har en rekke aktiviteter der innleie av ekstra arbeidsledere medfører en ikke-budsjettert merutgift, men en tilsvarende/noe større ikke-budsjettert merinntekt henholdsvis 830 000 og 820 000 kroner hittil. Dette er hovedforklaringen på enhetens samlede merforbruk på lønn, og en viktig del av den økte inntekent. Alt i alt forventes Jobbsentralen å gå mot et merforbruk på rundt 700 000 kr, som ene og alene skyldes manglende budsjettmidler og i langtidsbudsjettet er dette beløpet større, 900 000 per år. Jobbsentralen kan ikke spare inn disse midlene uten å komme svært nær full nedleggelse. Selv om Jobbsentralens aktiviteter gir inntekter, så utløses inntekten av arbeidsinnsats som må avlønnes. Muligheten for profitt er meget begrenset. Tjenesten fører til redusert antall sosialhjelpsmottakere, og en reduksjon eller nedleggelse vil føre til stor økning av sosialhjelpsutgifter. I tillegg kommer noen mindre utfordringer som enheten ikke kommer utenom; drifts- og vikarmidler til innsatsteamet for hverdagsrehabilitering vil utgjøre rundt 200 000 i løpet av året merutgift kjøp av helsetjenester i utlandet vil få et merforbruk rundt 100 000 tolkning av regelverket for fastlønnstilskudd for fysioterapeuter har blitt strengere, og vi får ikke lenger utbetalt fastlønnstilskudd for leder av fysioterapitjenesten. Dette utgjør 182 000 kroner per år. enheten har hatt en særskilt engangsutgift på 115 000 Personal: Årsverkstallet er økt fra 2014 fordi Jobbsentralen er kommet inn i enheten, likeså fysioterapeut som jobber ved Langemyr skole, og stilling for forebyggende hjemmebesøk hos eldre, og et par prosjektstillinger. Stilling som koordinator for Familiens hus ble etablert finansiert av øremerkede statlige tilskudd fra 1. mars. Vi har også hatt en viss innleie av ferievikarer til innsatsteamet. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Noen forhold vil bedre regnskapstallene i forhold til dagens tall. Jobbsentralen har en utestående fordring på ca 320 000, og fysio- og ergoterapitjenesten får tilført ca 520 000 i fastlønnstilskudd. Helsestasjons- og jordmortjenesten fikk i budsjett 2015 tilført 850 000 fra statstilskudd. Halvparten av dette er benyttet til stilling for koordinator i Familiens hus, tjenesten har ikke ansatt helsesøster i resten av stillingen. Denne kan holdes vakant frem til årsskiftet, hvilket gir en utsettelse av kravet om styrking av skolehelsetjenesten, men også en besparelse på i alt 400 000. Ut over dette har tjenesten i all hovedsak sine utgifter knyttet til fast ansatt personale som gir lovhjemlede tjenester. En vesentlig økning av inntekter er ikke realistisk, en vesentlig reduksjon av utgiftene krever oppsigelse av fast ansatte og reduksjoner i tjenestetilbudet som kan være vanskelig å forsvare både juridisk og faglig. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 23

Reduksjoner eller nedleggelse av Jobbsentralen kan redusere utgiftsnivået i helsetjenesten, men vil gi større økning av sosialhjelpsutgiftene enn besparelsene. Resultatet vil derfor bli både dårligere tjenester til innbyggerne og en større kostnad for kommunen. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Tjenestens estimat for 2015 er at regnskapstallene vil ende med et merforbruk på rundt 800 000 i forhold til vedtatt budsjett. 700 000 av dette skyldes manglende budsjettmidler til Jobbsentralen, det øvrige er summen av utgifter utover budsjett summert ovenfor mot de økte inntekter, og besparelsen på 400 000 ved å utsette ansettelse i den nye helsesøsterstillingen til årsskiftet. Vurderinger Psykisk helse Har full aktivitet og fortsetter satsingen på aktivitet og mestring. Metoden KOR for fortløpende evaluering av arbeidet med den enkelte er tatt i bruk i hele tjenesten. Brannstasjonen legesenter Her er aktiviteten stor med full bemanning og et fungerende journalsystem, inntekten har derfor økt. Lokalene er dårlige og legger begrensninger på aktiviteten. Vi har en utfordring med å skaffe tilstrekkelig helsesekretærbemanning for sommeren 2015, dette er avgjørende for beredskapsansvaret. Helsesøstertjenesten Tjenesten har etablert 4-årskontroll for alle fra 1. mars. Vi ser en økning av barn med behov for ekstra oppfølging. Tilbud om ICDP (International Child Development Group) er iverksatt og blir et fast regelmessig tilbud fremover. Tjenesten skal styrkes også i år fra statlige overføringer med 60 % stilling. Jordmortjenesten Tjenesten består av 1 person og er derfor svært sårbar. Kapasiteten er også vesentlig mindre enn etterspørselen, og tilbudet må prioriteres strengt. Fysioterapi Innsatsteamet er nå inne i sitt andre år og fortsetter med svært gode resultater; brukerne klarer seg bedre i hverdagen, og behovet for tjenester fra hjemmetjenestene er redusert. Økonomisk har vi imidlertid utfordringen at det er avsatt lønnsmidler, men ved en feil ikke midler til vikarutgifter, og heller ikke driftsmidler, på budsjettet. Vi må derfor regne med at innsatsteamet får et overforbruk i størrelsesorden 200 000 kroner. Fysioterapitjenestene til barn er hardt presset, og vi har til dels betydelige udekkede tjenestebehov. Barn med betydelig funksjonssvikt må prioriteres, og dette går ut over muligheten til tidlig innsats og forebyggende tiltak. Helsefremmende hjemmebesøk har vist seg å være et svært godt tilbud som tas godt imot av brukerne og gir verdifull informasjon til tjenesten. HELFO-refusjoner for kommunens innbyggere som får fysioterapitjenester i andre EU-land skal dekkes av kommunen. Dette er en betydelig økende aktivitet, og så langt i år har vi hatt en utgift rundt 150 000 som er budsjettert for hele 2015. Vi må derfor regne med et merforbruk på minst 100 000 for dette. Ergoterapi Tjenesten er kritisk lavt bemannet, og har derfor måttet innføre betydelige begrensninger på tjenestetilbudet. Særlig går det ut over tilpasning av hjelpemidler til pasienter på sykehjem, det hjelpemidlene nå må anskaffes av sykehjemmet og tilpasses av pleiepersonalet. Dette skyldes en betydelig økt etterspørsel etter ergoterapitjenester utløst dels av rask utskrivning av pasienter fra sykehus og sykehjem, med påfølgende behov for rask avklaring og fremskaffing av hjelpemidler, og dels av innskjerping i regelverk fra NAV for utlevering av hjelpemidler, tilskudd til tilpasning av bolig med mer. Enheten har derfor måttet be om oppretting av flere ergoterapeutstillinger til budsjett 2016, og inntil eventuell økt kapasitet ha meget streng prioritering av oppgavene. Familiesenteret Familiesenteret er et lavterskeltilbud for barn, ungdom, foresatte og øvrig nettverk, og har et bredt kontaktnett til alle andre virksomheter som arbeider med barn og familier. Kommunepsykologen bruker rundt 1/3 av sin arbeidstid i senteret. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 24