MØTEINNKALLING Formannskap

Ås kommune MØTEINNKALLING Formannskap Møtetid: 06.04.2016 kl. 18.30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Side Informasjon fra rådmann 3 Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 16/16 Kjærnesveien - Utbedring og vedlikehold av veigrunn - Vedtak om ekspropriasjon 4 17/16 Byggeprosjekt brukertilpassede boliger, Solfallsveien 10 18/16 Søknad om tilskudd - ÅsMartn 15 19/16 Ny viltvaktordning - Samarbeid med nabokommuner 18 20/16 Oppfølging av K-sak 5/16 om innbyggerinvolvering og videre framdrift i kommunereformarbeidet Kommunereformen 21/16 Søknad om permisjon fra kommunale verv - Marte Haugen Moen (Rødt) 22/16 Valg av lagrettemedlemmer og meddommere ved Borgarting lagmannsrett for perioden 1. januar 2017-31. desember 2020 23/16 Valg av meddommere til Follo tingrett for perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 23 33 36 38 15/00120

24/16 Valg av meddommere til særskilt utvalg for jordskiftesaker for perioden 01.01.2017 til 31.12.2020 25/16 Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 26/16 Valg av faste møtefullmektiger ved forliksrådet for perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 27/16 Forslag på kandidater til skjønnsutvalg for Akershus for perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 41 44 48 51 Ås, 16.03.2016 Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Formannskap 06.04.2016 Side 2 av 53

Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Nordre Follo Renseanlegg IKS Innkalling styremøte 16.02.2016 Formannskap 06.04.2016 Side 3 av 53

Saker til behandling F-16/16 Kjærnesveien - Utbedring og vedlikehold av veigrunn - Vedtak om ekspropriasjon Saksbehandler: Silje Marie Raad Saksnr.: 15/00290-30 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 18/16 31.03.2016 2 Formannskap 16/16 06.04.2016 3 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Med hjemmel i plan- og bygningslovens 16-2 eksproprierer Ås kommune areal regulert til veiformål med en størrelse på ca. 80 m² fra eiendommen på gnr./bnr. 111/59, Kjærneslia 4, for gjennomføring av vedtatt reguleringsplan for et område ved Kjærnes brygge, plan R-217. 2. Ås kommune begjærer skjønn til fastsettelse av erstatningen når ekspropriasjonsvedtaket er endelig. 3. I medhold av oreigningsloven 25 vil det søkes Fylkesmannen i Oslo og Akershus om tillatelse til å tiltre nødvendig veigrunn før skjønn er avholdt. Ås, 14.03.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskap Kommunestyre Vedlegg: 1. Møteprotokoll 12.08.1965 2. Forhåndsvarsel om ekspropriasjon 3. Fremdriftsplan for utbedring av Kjærnesveien 4. - 10. Bilder fra Kjærnesveien Øvrige dokumenter som ligger i saken: Samtlige dokumenter i saken Vedtak i saken sendes til: Grunneier John Vinneng Advokatfirmaet Hjort DA v/advokat Ola Mæland Formannskap 06.04.2016 Side 4 av 53

SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det tilrådes å fatte vedtak om ekspropriasjon av et ca. 80 m² stort areal regulert til veiformål på eiendommen gnr./bnr. 111/59, for at Kjærnesveien skal kunne utbedres i henhold til vedtatt reguleringsplan. Det presiseres at rådmannen i skrivende stund fortsatt er i forhandlinger med grunneier om en minnelig løsning. Denne saken vil bli trukket dersom man før politisk behandling kommer til enighet om avståelse av det aktuelle areal. Saksopplysninger: Ås kommunestyre vedtok i møte 10.05.2006, under sak 03/352, reguleringsplan for et område ved Kjærnes brygge, plan R-217. Hensikten med planen var blant annet å tilrettelegge for økt boligbygging og foreta en opprydding i strandsonen samt sikre allmennhetens ferdsel i området. Det skulle i den forbindelse tilrettelegges for fortau og gang- og sykkelvei, samt småbåthavn og utvidelse av parkeringsarealer. Ås kommune tok over drift og vedlikehold av Kjærnesveien den 12.08.1965. I møteprotokollen av 12.08.1965 (vedlegg 1) heter det i første avsnitt (pkt.4): «Overtakelse av privat veg fra nåværende offentlig vegs avslutning frem til Kjærnes Brygge. Formann foreslo angjeldende vegstrekning overtatt til offentlig vedlikehold. Vedtak: Nevnte vegstrekning overtas til offentlig vedlikehold fra dags dato» I veglova 1 første ledd er kommunal vei definert ved at kommunen har vedlikeholdsplikten. I dette ligger det at vedlikeholdet må forestås av kommunen og det må gjøres i henhold til reglene i vegloven kapittel IV, herunder 20 om kostnadsansvar. Det er således på det rene at Kjærnesveien har vært en kommunal vei siden 12.08.1965. Veien har gårds- og bruksnummer 111/1, og det er Arne Jørgen Kjærnes som står som hjemmelshaver for veigrunnen, med unntak av et mindre veiareal på ca. 80 m 2 inne på John Vinneng sin eiendom. Selv om kommunen har ansvar for drift og vedlikehold av Kjærnesveien, gir dette ikke uten videre kommunen rett til å utføre vedlikeholdsarbeid innenfor grunneiernes eiendomsgrense. Kjærnesveien er i svært dårlig forfatning og trenger vedlikehold. Dette arbeidet vil kun bli utført på areal som allerede er regulert til veiformål i planen. Før arbeidene knyttet til gjennomføringen av dette vedlikeholdet kan starte, er det nødvendig å erverve grunn og rettigheter fra berørte parter. Kommunen er derfor blant annet i gang med overtakelse av Kjærnesveien fra nåværende hjemmelshaver Arne Jørgen Kjærnes, og det er inngått intensjonsavtale om dette. Ås kommune vil på denne måten både stå som grunneier av veien, og ha ansvar for drift og vedlikehold. Essensen i denne saken er at eiendommen på gnr./bnr. 111/59 delvis strekker seg ut i Kjærnesveien, som vist på kartet nedenfor. Formannskap 06.04.2016 Side 5 av 53

Det vil derfor være nødvendig for utførelsen av vedlikeholdet at kommunen får tilgang til det arealet som er vist som grått og lysegrått areal innenfor eiendomsgrensen, såkalt «veigrunn» (ca. 80 m 2 ), men grunneier John Vinneng ønsker ikke uten videre å samtykke til dette. Grunnerverv kan gjennomføres ved avtale, eller, om det ikke lykkes å bli enige om en avtale i minnelighet, ved ekspropriasjon. I plan- og bygningsloven (pbl) 16-2 første ledd heter det: «Kommunestyret kan foreta ekspropriasjon til gjennomføring av reguleringsplan. Kommunestyrets adgang til å foreta ekspropriasjon i medhold av reguleringsplan bortfaller dersom ikke kommunestyrets vedtak om ekspropriasjon er gjort innen 10 år etter at planen er kunngjort etter 12-12 fjerde og femte ledd.» Reguleringsplanen ble som nevnt vedtatt 10.05.2006. Frist for å kunne ekspropriere i henhold til gjeldende plan går således ut den 10.05.2016. Rådmannen er derfor avhengig av å behandle denne saken så raskt som mulig. Rådmannen har hatt, og har fremdeles som mål å komme frem til en minnelig avtale med alle berørte grunneiere. På den annen side skal gjennomføringen av utbedringsarbeidet skje i henhold til utarbeidet fremdriftsplan, og oppstart for Formannskap 06.04.2016 Side 6 av 53

utbedringsarbeidet langs Kjærnesveien er lagt til mai 2016. Rådmannen er derfor avhengig av å få tilgang til det aktuelle arealet til en gitt tid. Det må derfor skaffes et formelt grunnlag for å kunne erverve og tiltre areal og rettigheter ved ekspropriasjon for det tilfellet at det ikke lykkes partene å bli enige om en avtale. Rådmannen har gjort forsøk på å komme til enighet om en minnelig avtale om avståelse av nødvendig areal og rettigheter fra eiendommen til gjennomføring av veivedlikeholdet. Vedlikeholdet var i utgangspunktet planlagt påbegynt i 2013 men partene kom ikke til enighet. Av denne grunn strandet prosjektet. Ettersom partene foreløpig ikke har lyktes i å komme til enighet må rådmannen nå starte den formelle ekspropriasjonsprosessen for å holde fremdriften i prosjektet. Rådmannen varslet derfor i medhold av forvaltningsloven 16 ekspropriasjon i eget brev av 19.02.2016 (vedlegg 2). I brevet ble grunneier informert om at han har krav på erstatning for det økonomiske tapet inngrepet på eiendommen måtte medføre. Erstatningen skal være i samsvar med reglene om ekspropriasjonserstatning, og skal utbetales uavhengig av om ervervet skjer ved minnelighet eller ved ekspropriasjon. Forhandlinger om en minnelig avtale har pågått parallelt med ekspropriasjonsprosessen, og rådmannen er innstilt på å trekke ekspropriasjonssaken dersom man i mellomtiden kommer frem til en minnelig løsning. At saken nå fremmes for formannskapet og kommunestyret tilsier at partene ikke har lyktes i å komme til enighet. Ås kommune må derfor nå starte den formelle ekspropriasjonsprosessen, da 10årsfristen for å kunne gjøre dette i henhold til reguleringsplanen er i ferd med å gå ut. Det er ønskelig at arbeidet med opparbeidelse i henhold til reguleringsplanen settes i gang så snart som mulig. Dersom grunneier ikke samtykker til dette, vil det fremmes forslag om å søke Fylkesmannen om tillatelse til å tiltre nødvendig veigrunn før et eventuelt skjønn er avholdt. Dette i henhold til oreigningsloven 25. Dersom det gis tillatelse til forhåndstiltredelse har grunneier anledning til å kreve utbetalt et forskudd på eventuell erstatning. I medhold av i pbl. 16-2 er det kommunestyret som har hjemmel til å foreta ekspropriasjon til gjennomføring av en reguleringsplan. Rådmannens vurdering: Som nevnt er det et sterkt behov for vedlikeholdstiltak på Kjærnesveien. Det er et stort antall hull i veibanen og dette tallet øker stadig. Kommunen har også erfart at veiens fundament består av store steiner, med til dels store hulrom i mellom. Rådmannen frykter at finstoffet vaskes ut av veiens oppbygning, noe som i verste fall kan føre til at deler av veien raser ut i fjorden. Det er store utfordringer med hensyn til vannavleding, da overvann blir stående i veibanen og medfører ytterligere fare for utvasking av finstoff. I mai skal det foretas grunnundersøkelser, som vil være avgjørende for hvordan utbedringsarbeidet skal utføres. Utbedringsarbeidet anses å være et svært viktig Formannskap 06.04.2016 Side 7 av 53

tiltak for å bedre veikvaliteten og forsterke grunnen. I midten av juni skal det avklares nærmere hvilke tiltak som må gjøres med veien basert på grunnforholdene. Det vil også tas stilling til håndtering av overvann og gjøres kostnadsberegninger. Utbedringsarbeidet vil deretter startes opp høsten 2016. For å kunne utføre dette arbeidet er kommunen avhengig av å få tilgang veiarealet innenfor eiendomsgrensen på gnr./bnr. 111/59. Det skal ikke gjøres inngrep på arealer som er regulert til boligformål, arbeidet vurderes derfor ikke å få noen innvirkning på fremtidig utnyttelse av denne eiendommen. I forhandlinger med grunneier, er det gjentatte ganger fra grunneiers side påpekt behovet for utbedring av Kjærnesområdet i sin helhet. Grunneier har flere ganger sendt inn forslag om tiltak som ønskes gjort av kommunen i området, herunder blant annet opprusting av bryggeanlegg, promenade, gang- og sykkelvei, kafé m.v. Rådmannen slutter seg til at Kjærnesområdet bærer preg av et sterkt opprustingsbehov, både med hensyn til vei, bryggeanlegg og andre rekreasjonstilbud. Kjærnes har et stort potensiale og det vil være et positivt tiltak å ruste opp sjøsiden og gjøre området mer attraktivt for besøkende og fastboende. Rådmannen er av den oppfatning at grunneier ønsker at kommunen skal initierer en slik opprusting av hele Kjærnesområdet, før han stiller det aktuelle veiarealet til disposisjon. Rådmannen har imidlertid påpekt at store deler av Kjærnes er underlagt privat eie, og faller således utenfor kommunens ansvarsområde. Selv om det er kommunestyret som har vedtatt reguleringsplanen, er det ikke nødvendigvis kommunens ansvar å iverksette tiltak i tråd med denne. Dette er i utgangspunktet opp til hjemmelshaverne. Det er derfor kun selve veien som vil bli gjenstand for utbedring, i henhold til kommunens vedlikeholdsplikt. For å kunne utføre dette arbeidet må kommunen som nevnt få tilgang til det aktuelle veiarealet innenfor grunneiers eiendomsgrense. Rådmannen har tilbudt grunneier å utføre mindre tiltak innenfor grunneiers egne eiendomsgrenser i forbindelse med utbedringen av veien. Dette kan eksempelvis være opparbeiding av avkjørsel/parkeringsplass, eller andre maskinelle tiltak som måtte være ønskelig å få utført på eiendommen og som står i rimelig forhold til verdien av grunnen som avstås. Grunneier har også ytret ønske om av- og påstigningslommer knyttet til bryggeanlegget for å bedre trafikksituasjonen i dette området. Rådmannen har påpekt at også dette vil kunne bli vurdert som del av en mulig kompensasjon. Opprusting av promenade, bryggeanlegg e.l. vil imidlertid ikke bli utført som kompensasjon for avståelse av det aktuelle veiarealet. Rådmannen har bedt grunneier fremme konkrete forslag innenfor ovennevnte rammer. At saken nå fremmes for politisk behandling tilsier at en ikke har lyktes i å komme til enighet vedrørende dette og rådmannen ser derfor ingen annen mulighet enn å ekspropriere det aktuelle veiarealet. Ekspropriasjonsvilkårene: Pbl. 16-2 må anvendes i lys av oreigningslova 30, hvor det fremgår at oreigningslova sine bestemmelser kommer til anvendelse så langt de passer. Det Formannskap 06.04.2016 Side 8 av 53

følger av oreigningslova 2 at ekspropriasjon bare skal finne sted dersom «det må reknast med at inngrepet tvillaust er til meir gagn enn skade». Ordlyden tilsier at det må foreligge en overvekt av relevante fordeler i forhold til den skade berørt grunneier blir utsatt for som følge av ekspropriasjonsvedtaket. I denne saken foreligger det en godkjent reguleringsplan som har vært gjennom de formelle prosesser hvor grunneier også hadde mulighet til å uttale seg. Denne retten benyttet han seg også av. Både de rettslige og skjønnsmessige vilkår for å vedta ekspropriasjon vurderes å være oppfylt i denne saken. Det er sikker rett at det i saker hvor tiltaket bygger på en allerede vedtatt reguleringsplan ikke er nødvendig med en svært omfattende interesseavveining, da slike vurderinger ble foretatt i forbindelse med utarbeidelse av selve reguleringsplanen. Selv om en grundig interesseavveining ikke er nødvendig i denne saken, ønsker rådmannen likevel å påpeke at tiltakene som ønskes utført utvilsomt er mer til gagn enn til skade i denne saken. Dette fordi Kjærnesveien som nevnt er i svært dårlig stand med hull i veibanen og dårlig oppbygning. Det er fare for utglidning og det er utfordringer med hensyn til vannavleding. Vedlagt følger bilder som viser tilstanden langs Kjærnesveien (vedlegg 4-10). Som bildene viser er det et økende behov for utbedringer. Tiltakene som skal utføres er etter rådmannens syn både fornuftige og hensiktsmessige, og de er også i tråd med den vedtatte reguleringsplanen. Ulemper for grunneier som følge av tiltakene, vil være at han mister et mindre areal nederst på sin eiendom. Rådmannen kan imidlertid ikke se at dette vil være til skade for grunneier, da det aktuelle arealet verken inngår i eiendommens utnyttelsesgrad, kan brukes til parkering eller benyttes til andre formål. Arealet som skal eksproprieres er regulert til veiformål, og det er således ikke tillatt å benytte dette arealet til annet enn nettopp veiformål. Erverv av grunn til gjennomføring av reguleringsplan for et område ved Kjærnes brygge, plan R-217 oppfyller således etter rådmannens syn klart vilkårene etter oreigningslovens 2 om at inngrepet «tvillaust er meir til gagn enn til skade». Grunnervervet anses utvilsomt nødvendig for å kunne gjennomføre utbedringsarbeidet på det aktuelle veiarealet, for å sette Kjærnesveien i en tilfredsstillende og sikker stand. Rådmannen mener saken er tilstrekkelig opplyst, og at grunneier har blitt gitt anledning til å ivareta sine interesser både i forbindelse med reguleringsprosessen, og på bakgrunn av mottatt forhåndsvarsel. Gjennomføring av arbeidet må som nevnt skje i henhold til utarbeidet fremdriftsplan. Rådmannen er derfor avhengig av å få tilgang til det aktuelle arealet til en gitt tid. Dersom grunneier ikke samtykker til at kommunen tiltrer arealet når Formannskap 06.04.2016 Side 9 av 53

ekspropriasjonsvedtaket er fattet, vil det søkes Fylkesmannen om tillatelse til forhåndstiltredelse av det aktuelle arealet, før skjønn er avholdt. Økonomiske konsekvenser for kommunen: Den det fremmes sak om ekspropriasjon mot har normalt krav på å få dekket nødvendige utgifter til juridisk og teknisk bistand i anledning saken, jf. oreigningsloven 15 og skjønnsprosessloven 54. Kostnadene forbundet med en ekspropriasjonsprosess (advokatutgifter, kostnader for skjønnsrett og skjønnsmenn mv.) vil medføre utgifter for kommunen. I tillegg kommer erstatning til grunneier for ekspropriasjonsinngrepet. Denne erstatningen fastsettes av skjønnsretten, og det er følgelig vanskelig å anslå hva den vil utgjøre. Alternativer: Da en ikke har kommet til enighet om en minnelig løsning kan ikke rådmannen se noen andre alternativer for å kunne utføre det nødvendige utbedringsarbeidet enn å fatte vedtak om ekspropriasjon i denne saken. Konklusjon: Det anbefales at Ås kommune fatter vedtak om ekspropriasjon av et areal regulert til veiformål med en størrelse på ca. 80 m² fra eiendommen på gnr./bnr. 111/59, Kjærneslia 4, for gjennomføring av vedtatt reguleringsplan. Klagerett: Vedtaket kan påklages til fylkesmannen, jf. forvaltningslovens kap. VI. Klagefristen er 3 uker regnet fra den dag vedtaket kom frem til den påførte adresse. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt innen fristens utløp. Klagen skal sendes skriftlig til den som har truffet vedtaket. Den skal være undertegnet, angi vedtaket det klages over, den eller de endringer som ønskes, og de grunner man vil anføre for klagen. Forvaltningsloven 18 gir partene rett til å se sakens dokumenter, dersom ikke annet følger av 19. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap 06.04.2016 Side 10 av 53

F-17/16 Byggeprosjekt brukertilpassede boliger, Solfallsveien Saksbehandler: Håkon Borge Saksnr.: 16/00873-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 2 Hovedutvalg for teknikk og miljø 14/16 31.03.2016 3 Formannskap 17/16 06.04.2016 4 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Videreføring av prosjektet «Brukertilpassede boliger i Solfallsveien» vedtas med bakgrunn i fremlagte vurderinger. 2. Det skal etableres inntil 7 boenheter, med en tilhørende personalbase. 3. Prosjektet organiseres som et borettslag, hvor kommunen selv kan eie inntil 2 boenheter, i tillegg til personalbasen. Ås, 11.03.2016 Trine Christensen Nils Erik Pedersen Marit Roxrud Leinhardt Rådmann Teknisk sjef Helse- og sosialsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskap Kommunestyre Vedlegg: 1. Forslag til vedtekter Solfall borettslag 2. Uttalelse fra Norsk Forbund for Utviklingshemmede Øvrige dokumenter som ligger i saken: F-sak 14/14, Byggeprosjekt Solfallsveien K-sak 23/15 HP 2016-19 K-Sak 12/15, Byggeprosjekt brukertilpassede boliger Vedtak i saken sendes til: Rådmannen Helse- og sosialsjef Teknisk sjef Eiendomssjef Formannskap 06.04.2016 Side 11 av 53

SAKSUTREDNING: Sammendrag: En foreldregruppe med funksjonshemmede barn har tatt initiativ til å etablere tilpassede boliger for deres barn. Prosjektet er planlagt gjennomført som et kommunalt byggeprosjekt med Husbankstøtte. Boligene etableres som et felles borettslag hvor hver familie kjøper en egen andel. Det skal tilrettelegges for personalbase i bygget med 24 timers bemanning. Dersom det i løpet av prosjektets videre fremdrift viser seg at enkelte familier ikke ser seg tjent med å videreføre prosjektet, kan kommunen kjøpe inntil to andeler i borettslaget. Kommunen har tildelingsrett ved senere omsetning av boligene. Fakta i saken: Seks familier har tidligere forespurt kommunen om hjelp til etablering av brukertilpassede boliger med personalbase for deres funksjonshemmede barn. Saken har tidligere vært oppe til politisk behandling, bl.a. i K-sak 12/15 og i K-sak 23/15, HP 2016-19. I K-sak 12/15 vedtok kommunestyret følgende: Kommunestyrets vedtak 18.11.2015: 1. Byggeprosjekt «Brukertilpassede boliger i Solfallsveien» vedtas med en budsjettramme på kr. 27 mill. eks mva. som implementeres i handlingsprogrammet for 2016-2019. 2. Det forutsettes at de juridiske, økonomiske og organisatoriske forhold avklares før igangsetting av prosjektet. 3. Saken kommer til politisk behandling når pkt. 2 er avklart. I HP 2016-19 er summen justert til 26 mill. kr. eks. mva. I etterkant av denne behandling har ytterligere en famille ytret ønske om å delta i prosjektet. NFU (Norsk Forbund for Utviklingshemmede) har gitt en uttalelse (vedlagt) vedrørende boligene til kommunen. NFU ser det som positivt at foreldregruppen og kommunen har et nært samarbeid. De mener at antall enheter (6-8) er akseptabelt og bør ikke økes ytterligere grunnet integrering i eksisterende boligmiljø samt å hindre at boligene får et institusjonspreg. NFU oppfatter også lokaliseringen som gunstig. Det er kort veg til de viktigste gjøremål og kollektivpunkt. Økonomiske forhold Rådmannen har avklart prosjektets foreløpige økonomi med familiene. Alle syv familiene ønsker å gå videre med prosjektet. Budsjettet på 26 millioner dekker 6 boenheter. Skulle det vise seg at alle 7 ønsker å fullføre prosjektet må budsjettet revideres. Prosjektet er diskutert med Husbanken og det forutsettes tilskudd. Tilskuddet vil tilkomme som en del av prosjektets finansieringsplan og redusere innskuddet for hver familie. Formannskap 06.04.2016 Side 12 av 53

Familiene har også sendt inn søknad på tilskudd for å dekke prosjekteringskostnader. Om dette blir innvilget vil også dette tilkomme som reduksjon på innskuddet. Organisatoriske forhold Rådmannen vil anbefale at etableres et borettslag med vedtekter som sikrestiller kravene for å få tilskudd fra Husbanken. Kommunen plikter ved mottatt tilskudd å disponere og tildele omsorgsboligene i en periode på minst 30 år. Se vedlagt forslag til vedtekter. Juridiske forhold Alle nødvendige juridiske forhold er avklart frem til denne fasen av prosjektet. De fleste forhold av betydning ivaretas av vedtekter og salgsavtaler. Vedtekter og avtaler skal gjennomgås av jurist, engasjert av kommunen, før endelig inngåelse. Festeforhold er avklart med grunneier, med forbehold om inngåelse av endelig avtale. Det skal senere skrives avtale med grunneier, kommunen som fester og kommende beboer og andelseier som fremfester. Dette vil komme på et senere tidspunkt i prosjektet. Øvrige forhold Rådmannen har sammen med arkitekt beregnet at utnyttelsesgraden på tomten tåler et fotavtrykk for 6 boenheter i tillegg til en personalbase. Om det skal vise seg at alle 7 familier ønsker å gå videre må det sannsynligvis søkes om dispensasjon for dette, og nytt budsjett må vedtas. Dette vil i så tilfelle fremmes for politisk behandling på et senere tidspunkt. Det er flere andre kommuner som har gjennomført, eller har under planlegging, tilsvarende prosjekter. Vurdering: Rådmannen anbefaler at prosjektet videreføres i tett samarbeid med foreldregruppen. Endelig utforming av vedtekter, salgskontrakter, samt stiftelse av borettslaget, skal gjennomføres før entreprisen lyses ut. Kommunen vil måtte dekke kostnadene for personalbasen i bygget. I tillegg anbefaler Rådmannen at kommunen kan gå inn med inntil 2 andeler dersom kun 5 av de 7 interesserte familier, tegner endelig salgskontrakt. Ved mindre deltagelse enn 5 familier skal prosjektet ikke realiseres. Det er for kommunen svært liten risiko med å gå videre med prosjektet. Det er lang venteliste for boliger til funksjonshemmede allerede i dag og kommunen er uansett forpliktet til å tilby funksjonelle leiligheter til denne brukergruppen. Økonomiske konsekvenser: Prosjektet har en vedtatt budsjettramme på 26 millioner for 6 boliger. Ref. K-sak 23/15 HP 2016-19. Husbanktilskuddet er på inntil kr. 1 377 000,- pr boenhet som en del av finansieringen. Formannskap 06.04.2016 Side 13 av 53

Alternativer: Kommunen kan la familiene benytte seg av allerede eksisterende tilbud i kommunen. Kapasiteten i dagens boliger er ikke tilstrekkelig. Kommunen har i dag en venteliste på 12 funksjonshemmede som ønsker plass. Dette i tillegg til de 7 brukerne som deltar i prosjektet. En slik løsning vil medføre at kommunen må bygge tilsvarende boliger for utleie. Konklusjon med begrunnelse: Behovet for brukertilpassede boliger er stort. Ved å gjennomføre det beskrevne prosjektet vil en del av behovet dekkes inn, samtidig som brukerne får ønsket eierforhold til boligen. Gjennom husbank- og andelstilskudd reduseres kommunens netto finansieringsbehov. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap 06.04.2016 Side 14 av 53

F-18/16 Søknad om tilskudd - ÅsMartn Saksbehandler: Arne Hågensen Saksnr.: 16/00479-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 18/16 06.04.2016 Rådmannens innstilling: 1. Det gis et tilskudd på kr. 75 000.- til gjennomføring av ÅsMartn 2016. Beløpet belastes med kr. 50 000 fra konto 1100.100.147090 Andre bidrag/overføringer, og kr. 25 000 av tilskuddsposten 147090 2080 377. 2. Det gis ingen underskuddsgaranti. Ås, 26.02.2016 Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskap Vedlegg: Søknad av 5.februar 2016 Vedtak i saken sendes til: ÅsMartn v/ Harald Schytz harald@schytz.no SAKSUTREDNING: Tidligere politiske vedtak: Formannskapet ga tilskudd til ÅsMartn i 2014 og 2015, - hvert av årene med kr. 50 000.- Fakta i saken: ÅsMartn ble første gang arrangert i 1973, slik at det ligger mer enn 40 års historie bak arrangementet. I utgangspunktet var det Ås handelsstandsforening som stod bak arrangementet, bistått med tilskudd fra Ås kommune. I tillegg har det vært tradisjon på at kommunen stiller sine utearealer vederlagsfritt til disposisjon for arrangørene. Arrangørene har også fått tilgang til strøm for boder og scene. Dette gjelder fortsatt. Formannskap 06.04.2016 Side 15 av 53

På bakgrunn av at antall handelsdrivende i Ås sentrum har blitt færre, har det også blitt tyngre å gjennomføre martensdager. Gjennom de siste årene har det vært forskjellig organisering av disse martensarrangementene. For 5 6 år tilbake ble arbeidet og organiseringen av Ås Martn satt ut til en profesjonell martensarrangør. Deretter ble arrangementet gjennomført i regi av serveringstedet «Ikke bare Texas», med støtte fra handelsdrivende i Ås sentrum. Fra 2015 er en ny organisering kommet på plass med representasjon fra entusiaster fra Ås miljøet og fortsatt støttet av det lokale næringsliv. Dette innebærer to år med nåværende organisering. Det søkes om et tilskudd på kr. 100 000.-, samt en underskuddsgaranti på ytterligere kr. 100 000.- Det betyr at en garanti, begrenset til kr. 100 000.-, vil først være aktuell når årets arrangement viser et underskudd. Andre inntektskilder vil være tilskudd fra lokal bank, lokalt næringsliv, bodleie, tilskudd fra tivoli, og billettinntekter på en del av kveldsarrangementene. Vurdering ÅsMartn har en lang tradisjon og er et positivt innslag i Ås miljøet. Folkelivet med torghandel og det mangfoldige kulturliv som utfolder seg under martensdagene er et eksempel og en konkretisering av mulighetene som ligger til grunn for arbeidet med sentrumsutviklingen. Arrangementets funksjon som miljø- og aktivitetsskaper er verdifullt, og må sees som et ledd i den generelle bestrebelsen på å aktivere og styrke Ås sentrum. Årets ÅsMartn er planlagt gjennomført i perioden 9.6. 12.6.2016 - altså en uke tidligere enn det som har vært tradisjonen de seneste årene. Dette er gjort fordi gjennomføringstidspunktet er tilpasset medvirkende aktører, bl.a. for å få med innslag fra elever ved Kulturskolen i Ås. De to tidligere årene har det vært leid en scene som disponeres av fritidsklubbene i Follo. Denne er opptatt på annet hold den aktuelle perioden. Videre har Ås kulturhus stilt med lyd- og lysutstyr, samt kvalifisert personale til å betjene dette. Dette har kommunen levert til en betydelig lavere pris enn det som betales på det åpne markedet. Dette utstyret er til bruk ved arrangementer på kulturhuset. I tillegg har kommunen ikke eget personale på kulturhuset grunnet innsparinger og ledighet i stilling. Disse forhold gjør at årets martensarrangement vil bli betydelig dyrere å gjennomføre enn de to foregående årene. Årets søknadssum avspeiler disse forhold. Det ser ut til å være skapt et engasjement om videreføring og utvikling av ÅsMartn. Imidlertid vil det være vil være nødvendig å gi et tilskudd for å få en marten av en viss kvalitet og størrelse. Formannskap 06.04.2016 Side 16 av 53

Det er et arbeid Ås kommune har satt i gang med å styrke utviklingen i Ås sentrum gjennom å etablere møteplass for de næringsdrivende. I framtida bør det bedre mulighetene å få de forretningsdrivende til å ta et større ansvar for gjennomføring av arrangement som f.eks. ÅsMartn. I forbindelse med det arbeidet som gjøres fra kommunens side i næringsarbeidet vurderes det om ÅsMartn skal ligge inne som en del av kommunens budsjett. På denne bakgrunn vil rådmannen innstille på at det gis et tilskudd på kr. 75 000.- Videre dekkes kr. 25 000.- gjennom å redusere tilskuddspost budsjettert med kr. 205 000, - Denne tilskuddsposten er administrativt fordelte midler det søkes om fra lokale arrangører. Etter den foreslåtte belastning vil denne kontoens restbeløp være kr. 166 000.- Kr. 50 000.- dekkes fra Formannskapet disposisjonskonto. Etter belastningen vil formannskapets disposisjonskonto (1100.100.147090) restbeløp være kr. 50 000.- Vurdering av eventuelle økonomiske konsekvenser: Rådmannen foreslår at det gis et tilskudd på kr. 75 000.- Kr 50 000.-av dette tas fra 1100.100.147090 Andre bidrag/overføringer Resten av beløpet tas fra en tilskuddspost 147090 2080 377. Rådmannen anbefaler ikke at det gis underskuddsgaranti. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. Formannskap 06.04.2016 Side 17 av 53

F-19/16 Ny viltvaktordning - Samarbeid med nabokommuner Saksbehandler: Lars Martin Julseth Saksnr.: 14/03827-4 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 19/16 31.03.2016 2 Formannskap 19/16 06.04.2016 Rådmannens innstilling: 1. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale om felles ordning for ettersøk av skadet hjortevilt (viltvaktordning) med Frogn kommune og/eller Oppegård kommune dersom det medfører lavere kostnader for Ås kommune enn dagens ordning. 2. En eventuell avtale med Frogn og/eller Oppegård om felles viltvaktordning, med vaktmannskaper, skal være tidsavgrenset og må kunne sies opp i avtaleperioden dersom endring i kommunenes geografi gjør annen organisering mer hensiktsmessig for en eller flere av kommunene. 3. Dersom det ikke etableres en felles viltvaktordning mellom Ås og Frogn og/eller Oppegård i 2016, gis rådmannen fullmakt til å videreføre dagens viltvaktordning for Ås med gjeldende satser for godtgjøring inntil kommunereformen er nærmere avklart. Ås, 10.03.2016 Trine Christensen Rådmann Lars Martin Julseth Landbrukssjef Avgjørelsesmyndighet Formannskapet Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø (HTM) Formannskapet Vedlegg: Ingen Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Formannskapets sak 28/14 Regulering av godtgjørelse i oppdragsavtale i Ås kommune Follo landbrukskontor Forslag til ny ettersøksordning., datert 20.10.2015 Follo landbrukskontor Notat angående forslag til samarbeid om viltvakt mellom Ås og andre kommuner Lovdata - viltloven Lovdata - dyrevelferdsloven Lovdata - forskrift om utøvelse av jakt, felling og fangst Formannskap 06.04.2016 Side 18 av 53

Vedtak i saken sendes til: Saksbehandler for oppfølging. Saksutredning: Sammendrag: Kommunene skal, jamfør forskrift om utøvelse av jakt, felling og fangst 29, sørge for avliving av skadet eller sykt storvilt som lider og ikke kan bli friskt. I Follo betyr det for tiden så å si bare elg og rådyr, og i de aller fleste tilfellene etter påkjørsler. Ås kommune har siden 2008 hatt relativt høye kostnader knyttet til viltvaktoppgavene, særlig ved at viltvaktmedlemmene er gitt relativt høy godtgjørelse for beredskap og oppdrag. Ås kommune ba i 2014 via Doffin om tilbud på levering av tjenesten. Det kom ingen tilbud i tråd med innbydelsen. Det søkes samarbeid med Frogn kommune og/eller Oppegård kommune om viltvaktoppgavene. Dette begrunnes med ønske om effektivisering og sparing av kostnader for alle parter, primært ved at kostnadene til beredskap kan fordeles på flere kommuner. Fakta i saken: Saken legges fram for politisk behandling for å gi rådmannen forutsigbarhet og handlingsrom i utformingen av en eventuell avtale med Frogn og/eller Oppegård om en felles viltvaktordning. I henhold til forskrift om jakt, felling og fangst (hjemlet i viltloven) har kommunen oppgaver knyttet til ettersøk og avliving av skadet eller sykt storvilt. Ås kommune har siden 1999 hatt en viltvaktgruppe med seks jaktkyndige deltakere. I 2008 innførte Ås kommune en 24/7-vaktordning med godtgjøring til viltvaktmedlemmene som, sett i forhold til de fleste andre kommuner i landet, var høy, blant annet 3.000,- kr/uke for beredskapsvakt og 320-450 kr/t på oppdrag. I formannskapets sak 28/14 (HTM sak 36/14) ble beredskapsgodtgjøringen økt til 4.000 kr/uke fra 01.06.2014 etter anmodning fra beredskapsgruppen. Kostnadene knyttet til viltvakta i Ås, unntatt administrasjon, var i 2014 ca. kr. 323.000,- og i 2015 ca. kr. 374.000,-. I 2015 utgjorde «grunnkostnadene» beredskapsgodtgjøring (52x4000) og godtgjøring for våpen med mer (6x8000) kr. 256.000,-. Antall oppdrag varierer fra år til år mest avhengig av rådyrbestanden og værforhold. I 2014 og 2015 var det i Ås henholdsvis 85 og 60 utrykninger/oppdrag, som i snitt varte litt under to timer. I formannskapets sak 28/14 ble det også vedtatt at oppdraget skulle lyses ut på nytt med mål om ny oppdragsavtale fra 1.1.2015. Det ble gjort, men ingen tilbydere kom med tilbud som oppfylte kravene i utlysingen. Avtalen med de som utgjør viltvakten i Formannskap 06.04.2016 Side 19 av 53

dag er oppsagt skriftlig, men det har en muntlig avtale med kommunen om å fortsette på tidligere vilkår inntil ny ordning er på plass. Etter et møte med viltsaksbehandlere i Follokommunene våren 2015 sendte landbrukssjefen på vegne av Ås kommune invitasjon til samarbeid om viltvaktordning til Frogn, Nesodden og Oppegård, med kopi til Ski og Vestby. Det ble gitt positive svar, og administrativt er det drøftet et opplegg for ny ordning etter forslag fra Follo landbrukskontor. Nesodden har nå vedtatt egen ettersøksordning. Frogn har også organisert egne ettersøkspersonell i 2015, men vil vurdere samarbeid om en kommer fram til en tilfredsstillende løsning. Rådmannen i Oppegård har uttrykt ønske om felles viltvaktordning med Ås. I landbrukskontorets foreløpig siste skisse til viltvaktsamarbeid mellom Ås, Frogn og Oppegård, i notat datert 19.01.2016, foreslås en ordning med seks beredskapsvakter og seks eller flere tilkallingsvakter, der grunnkostnadene, inkludert administrasjon (Follo landbrukskontor kr. 60.000,-) er omtrent de samme som i ordningen Ås kommune har nå (uten administrasjonskostnader). Det foreslås å dele grunnkostnadene med 2/5 på Ås og Frogn og 1/5 på Oppegård, eventuelt ved samarbeid med bare en av kommunene 2/3 på Ås og 1/3 på Oppegård, eller ½ på Ås og ½ på Frogn, og at kostnadene knyttet til utrykninger betales av kommunen utrykningen skjer til. Foreslått godtgjøring til beredskapsvaktene er noe lavere enn tilfellet er i Ås i dag. Det foreslås å samle alle faste godtgjøringer til 4.000 kr/uke, det vil si kr. 8.000,- mindre pr. år enn nå for hver av beredskapsvaktmannskapene, og å redusere timeprisen ved oppdrag til kr. 300,- uansett tid på døgnet, i uka eller i året fra 320-450 kr/time, avhengig av tid på døgnet, i uka eller i året, nå. Dette vil fortsatt være bedre godtgjøring for viltvakt enn i noen andre kommuner rådmannen kjenner til. For tilkallingsvaktene er det foreslått godtgjøring med kr. 300,- pr. time + kr. 300,- pr. oppdrag for våpen, ammunisjon og diverse. Landbrukskontoret har foreslått, etter samråd med Organisasjons- og personalavdelingen i Ås kommune, at samtlige vakter tilknyttes ordningen med oppdragsavtaler. Det medfører, i motsetning til et ansettelsesforhold, blant annet at forholdet ikke omfattes av arbeidsmiljøloven, ferieloven, pensjonsordning, hovedavtalen eller hovedtariffavtalen i kommunen. I samtaler mellom viltsaksbehandlerne i Ås, Frogn og Oppegård er det antydet som aktuell målsetning at et eventuelt samarbeid om viltvakt kan tre i kraft fra 01.07.2016. Vurdering: Rådmannen mener at viltvaktordningen i Ås har fungert godt i flere år, men at den er relativt kostbar. Kommunene Ås, Frogn og Oppegård er hver for seg geografisk små, og antall oppdrag i de tre kommunene vil normalt kunne håndteres av en beredskapsvakt. Ved et samarbeid vil en kunne redusere kostnadene for Ås, sannsynligvis også for de andre kommunene, effektivisere tjenesten og sannsynligvis gjøre den bedre. Formannskap 06.04.2016 Side 20 av 53

De fleste viltvaktoppdragene meldes via politivakta. Politiet foretrekker kommunal viltvakt med et vakttelefonnummer, slik Ås har og som en samarbeidsviltvakt skal ha. Politiet har uttrykt at for dem fungerer viltvaktordningen i Ås bedre enn de fleste andre kommuner som inngikk i Follo politidistrikt. I andre deler av landet har politiet bedt kommunene konkret om å opprette et vakttelefonnummer. Alternativet er at politivakta har kommunevise lister over personer som kan kontaktes, enten i prioritert rekkefølge eller avhengig av type henvendelse. Rask håndtering fra ulykke til vaktmannskap er på stedet vil i mange tilfeller begrense skadde dyrs lidelse. Tiden fra melding om påkjøring til vakta er på ulykkesstedet kan ofte bli noen minutter lengre om vaktområdet utvides. Det kan også i en del tilfeller ta noen minutter ekstra at beredskapsvakta skal avklare om lokal tilkallingsvakt alternativt skal rykke ut. Fordi de aktuelle kommunene er geografisk små vil den antatt økte responstiden ved en samarbeidsordning være marginal, og bør ikke tillegges særlig vekt. Det er et klart ønske at de som til nå har fungert godt i kommunenes viltvaktordninger blir tilknyttet samarbeidsordningen, både som beredskaps- og tilkallingsvakter. Dette vil sikre at viltvakten samlet sett vil opprettholde god lokalkunnskap om hele området. En positiv følge av et viltvaktsamarbeid kan være at mannskapene blir bedre og mer profesjonelle. Særlig kan ettersøksjegere og ettersøkshunder bli dyktigere med flere oppdrag og større rekrutteringsgrunnlag. Rådmannen forutsetter at en viltvaktavtale med Frogn og/eller Oppegård, og med viltvaktpersonell, kan sies opp i avtaleperioden, med for eksempel seks måneders varsel, dersom det blir endringer i kommunenes geografi. På grunn av liten framdrift i diskusjonene mellom kommunenes viltsaksbehandlere etter landbrukskontorets notat 19.01.2016 kan det være påkrevet å utsette målsetningen om at en eventuell samarbeidsordning skal tre i kraft fra 01.07.2016 til senere i 2016. Økonomiske konsekvenser: Økonomisk vil samarbeid være gunstig. Kostnadene som hittil er skissert for en samarbeidsviltvakt Ås, Frogn og Oppegård viser behov for et budsjett på ca kr. 480.000,- (forutsatt hhv. 70, 70 og 35 oppdrag/utrykninger). Ut fra erfaringstall på antall oppdrag synes det rimelig å dele kostnadene med 2/5 på Ås, 2/5 på Frogn og 1/5 på Oppegård. Dersom det bare blir Ås og Oppegård som samarbeider anslås totale kostnader til ca 370.000 som fordeles med 2/3 på Ås og 1/3 på Oppegård, og samarbeid bare med Frogn anslås til ca. kr. 400.000,- som deles med ½ på hver. Dette vil sannsynligvis bli rimeligere enn i dag for alle kommuner. Delingen av grunnkostnadene kan ved eventuell videreføring endres i henhold til ny erfaring før neste avtaleperiode. For Ås kommune vil et samarbeid med Frogn og Oppegård, med godtgjøring og kostnadsfordeling som foreslått og ca 70 oppdrag/utrykninger i Ås pr. år, antakelig Formannskap 06.04.2016 Side 21 av 53

bety en besparing i forhold til nå på ca kr. 160.000,-. Tilsvarende besparing for Ås ved samarbeid bare med Oppegård anslås til ca kr. 110.000,-, og bare med Frogn ca. kr. 140.000,-. Med skissert godtgjøring for en viltvakt bare for Ås vil det, med forutsetningene over, bety en besparing på ca. kr. 50.000,- pr. år i forhold til nå. Det kan imidlertid være uheldig i forhold til vaktmannskapene i Ås viltvakt nå å tilby dårligere betingelser, særlig med rådende kortsiktige usikkerhet om kommunestrukturen i Follo. Alternativer: 1. Samarbeid mellom Ås, Frogn og Oppegård 2. Samarbeid mellom Ås og Frogn eller Ås og Oppegård 3. Fortsatt viltvakt bare for Ås med dagens godtgjøring 4. Fortsatt viltvakt bare for Ås med godtgjøring som foreslått for viltvaktsamarbeid. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen anbefaler primært samarbeid med Frogn og Oppegård, sekundært med en av kommunene, vesentlig for å redusere kostnadene til tjenesten. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. Formannskap 06.04.2016 Side 22 av 53

F-20/16 Oppfølging av K-sak 5/16 om innbyggerinvolvering og videre framdrift i kommunereformarbeidet Kommunereformen Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 15/02786-10 Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap 20/16 06.04.2016 Saken legges frem for formannskapet for drøfting av oppfølging av kommunestyrets vedtak 16.03.2016 i K-sak 5/16. Ås 15.03.2016 Ola Nordal Ordfører Ordfører sendte følgende til kommunereformgruppen/formannskapet på epost 05.04.2016, de er lagt som vedlegg til saken: Brev av 14.01.2016 fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus: Kommunereformen Fylkesmannens forventinger til kommunestyrenes prosess og vedtak. Invitasjon av 04.04.2016 fra ordfører i Frogn til Nesodden og Ås: Invitasjon til oppstart av forhandlinger om intensjonsavtale. Invitasjon av 14.03.2016 fra ordfører i Oppegård til Enebakk, Frogn, Ski, Nesodden og Ås: Kommunereformen felles forhandlingsutvalg i Follo. SAKSFREMLEGG OG BEHANDLING AV K-SAK 15/16: Kommunestyrets behandling og vedtak 16.03.2016 foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publisering på Ås kommunes hjemmeside og nettbrett for Kommunestyret 16.03.2016, K-sak 5/16. Formannskapets behandling 02.03.2016: Saken ble sendt ut som tilleggssak 25.02.2016. Rådmannen informerte om følgende planlagte møter: Ås ungdomsskole onsdag 9. mars kl. 11.30 13.30 på skolen. Nordbytun ungdomsskole mandag 14. mars kl. 12.00-14.00 på skolen. Kommunereformgruppen mandag 14. mars kl. 17.30 18.30 i Lille sal. Laila P. Nordsveen (Ap) orienterte om uformelle folkemøter 30. og 31. mars. Votering: Det ble ikke votert. Rådmannens innstilling fremmes til kommunestyret. Formannskap 06.04.2016 Side 23 av 53

Formannskapets innstilling 02.03.2016: 1. De to rapportene a. Rapport om ny kommunestruktur i Follo v/enebakk, Oppegård, Ski og Ås (eventuelt supplert med Frogn og /eller Nesodden) b. Mulig fremtid for Frogn, Nesodden og Ås tas til orientering som del av beslutningsgrunnlaget. 2. Oppsummeringen fra scenarioprosessen tas til orientering. 3. Det gjennomføres innbyggerundersøkelse med 1000 respondenter som planlagt i april. 4. Det gjennomføres ikke folkeavstemning. 5. Det nedsettes et forhandlingsutvalg for å utarbeide en intensjonsavtale med andre kommuner. Utvalget består av: ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. 6. De politiske partiene inviterer, sammen eller hver for seg, til innbyggermøter. Rådmannen øker informasjonsaktiviteten på kommunens facebook- og internettsider. 7. Ordfører delegeres fullmakt til å endre møtekalender første halvår 2016. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. De to rapportene a. Rapport om ny kommunestruktur i Follo v/enebakk, Oppegård, Ski og Ås (eventuelt supplert med Frogn og /eller Nesodden) b. Mulig fremtid for Frogn, Nesodden og Ås tas til orientering som del av beslutningsgrunnlaget. 2. Oppsummeringen fra scenarioprosessen tas til orientering. 3. Det gjennomføres innbyggerundersøkelse med 1000 respondenter som planlagt i april. 4. Det gjennomføres ikke folkeavstemning. 5. Det nedsettes et forhandlingsutvalg for å utarbeide en intensjonsavtale med andre kommuner. Utvalget består av: ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. 6. De politiske partiene inviterer, sammen eller hver for seg, til innbyggermøter. Rådmannen øker informasjonsaktiviteten på kommunens facebook- og internettsider. 7. Ordfører delegeres fullmakt til å endre møtekalender første halvår 2016. Ås, 25.02.2016 Trine Christensen Rådmann Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Formannskap 06.04.2016 Side 24 av 53

Vedlegg: Oppsummering av scenarieprosess i FollojJan Dietz Rapportene ettersendes når de er ferdigstilt (senere ettersendt og publisert på Ås kommunes hjemmeside her) Vedtak i saken sendes til: Ås kommunes hjemmeside SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er behov for et kommunestyrevedtak i kommunereformarbeidet knyttet til framdrift i den siste fasen fram mot kommunestyrets vedtak i juni. Kommunen planlegger innbyggerundersøkelse, det må avklares om det skal være folkeavstemning og hvem som eventuelt går inn i arbeidet med intensjonsavtaler. Fakta i saken: Kommunestyrene er delegert myndighet til å vedta den videre kommunestrukturen for egen kommune. Innen 1. juli skal Ås kommunestyret beslutte hvilket standpunkt kommunen skal ta i kommunereformen. Ås kommune er involvert i to ulike utredninger for mulig ny struktur. 1.Sammen med Enebakk, Oppegård og Ski 2.Sammen med Frogn og Nesodden. Frogn, Nesodden og Vestby er også invitert til å delta i arbeidet med å utvikle et grunnlag for en mulig framtidig kommune sammen med Enebakk, Oppegård, Ski og Ås. Ordførerne har tidvis deltatt. Oppegård kommune tok tidlig initiativ til å bygge en framtidig kommune i Follo. Etter et par innledende kvelder med drøfting og avklaringer, ble det satt av tid til en scenarioprosess som de samme fire kommunenes reformutvalg gjennomførte fra november til januar. Prosessen ble organisert av ekstern fasilitator, Jan Dietz. Oppsummering av prosessen følger vedlagt. Som et resultat av denne scenarioprosessen, bestilte ordførerne en rapport mer basert på hovedelementene i det kommunene er bedt om å utrede: Demokrati, samfunnsutvikling, myndighetsutøvelse og tjenesteyting. Begge utredningene skal ferdigstilles innen 11. mars. Rådmannen vil umiddelbart sende rapportene til kommunestyrets medlemmer når de er ferdigstilt som to innspill til den endelige beslutningen. Parallelt lages det en rapport der kommunen som egen kommune utredes. Målet er at den skal være ferdig omtrent samtidig. Den politiske arbeidsgruppen i kommunereformarbeidet, som består av formannskapet supplert med Krf og Rødt, ønsker at kommunestyret foretar et retningsvalg allerede i marsmøtet. Dette for å kunne spisse en videre prosess både i forhold til innbyggerundersøkelse, eventuell intensjonsavtale og eventuell folkeavstemming. Formannskap 06.04.2016 Side 25 av 53

Intensjonsavtale. Den politiske arbeidsgruppen i kommunereformarbeidet har utrykt behov for å vite mer om veien videre i et mer forpliktende samarbeid. Det naturlige vil være at aktuelle kommuner utarbeider en intensjonsavtale om kommunesammenslåing. En intensjonsavtale er en avtale mellom to eller flere parter hvor de uttrykker enighet om å forhandle om en endelig avtale. Når partene inngår en intensjonsavtale, ligger gjerne forholdene slik an at de ikke kan bli enige om en endelig avtale på nåværende tidspunkt. Det kan gjenstå ytterligere forhandlinger eller utenforliggende forhold som må avklares først, slik det endelige vedtaket i kommunestyret i juni vil være. Selv om partene i en intensjonsavtale ikke er enige om alle forhold som skal inn i en endelig avtale, vil de ofte være enige om noen hovedpunkter. Dersom det er noe man er enige om, er det ofte hensiktsmessig at disse forholdene nedfelles skriftlig i intensjonsavtalen som et felles grunnlag for videre forhandlinger. Det bør fremgå hvilke forutsetninger som må være oppfylt før partene eventuelt skal inngå en endelig avtale, hva som kan være viktig for innbyggerne å vite noe om. En kommunesammenslåing gir muligheter til å ta med det beste fra alle involverte kommuner inn i en eventuell ny kommune. I intensjonsavtalen vil en legge inn det som vurderes mest nødvendig å sikre før en beslutning tas. Likeverdighet og raushet bør prege arbeidet. Aktuelle temaer kan være: Visjon og målsetninger Politisk organisering og demokrati evnt også overgangsordninger Tjenestetilbud og struktur Lokal identitet Økonomi og investeringer Kommunen som arbeidsgiver osv. Om Ås kommune skal inngå intensjonsavtale med aktuelle kommuner, anbefaler rådmannen at det nedsettes et forhandlingsutvalg. For å få til en effektiv og god prosess og siden det er forholdsvis kort tid til endelig beslutning skal tas, bør utvalget ikke være for stort. Rådmannen foreslår at utvalget består av tre personer som forhandler på vegne av kommunen. Kommunikasjon mellom de som forhandler og kommunereformutvalget underveis i arbeidet blir viktig. Intensjonsavtale kan være et element de andre politikerne, som ikke er like tungt med i kommunereformprosessen, trenger å kjenne til som en del av sitt beslutningsgrunnlag. Forutsetningen for videre arbeid vil i en slik avtale være kommunestyrets vedtak. Formannskap 06.04.2016 Side 26 av 53

Innbyggerundersøkelse. Det er tidligere bestemt at kommunen skal gjennomføre en ny innbyggerundersøkelse før kommunestyret tar beslutning om videre kommunestruktur for Ås. Denne er planlagt gjennomført i perioden mellom 5. og 20. april i år. Den forrige undersøkelsen ble gjennomført av NIVI analyse våren 2015. Denne gangen er det gjort foreløpig avtale med Opinion AS. Respondentene ringes opp. Siste innbyggerundersøkelse gikk til 600 respondenter. Dette vurderes som representativt for en undersøkelse i vår kommunestørrelse. Denne undersøkelsen skal ut til 1000 respondenter fordelt på valgkretsene. Det fordres noe markedsføring ut til innbyggerne i perioden før innbyggerundersøkelsen gjennomføres. Både gjennom politiske fokus på utredningene og på nettsider m.m. Opinion tilbyr et ferdig oppsett av spørsmål, som bør følge samme mal for kommunene som vurderer å etablere en felles kommune. Av hensyn til metoden gjøres ikke spørsmålene offentlig kjent på forhånd, men er gjort kjent for medlemmene i kommunereformutvalget (unntatt offentlighet) for å sikre at spørsmålene er i tråd med utvalgets behov. Eventuell gjennomføring av folkeavstemning. Spørsmålet om folkeavstemning har også kommet opp i kommunereformgruppen. Det var et ønske om at kommunestyret skal ta et selvstendig og prinsipielt valg om dette. Det er et omfattende arbeid som rådmannen ikke har budsjettert med eller lagt opp til kapasitetsmessig. Det begynner å bli svært kort tid til å kunne gjennomføre dette. Ski kommune har planlagt det lenge, har satt av 1 million kroner til gjennomføring og planlagt dato er søndag 12. juni. Det kan være en aktuell dato også i Ås. Inndelingsloven regulerer fastsettelse og endring av kommune- og fylkesgrenser. Inndelingslova 10 sier at innbyggerne bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om en eventuell sammenslåing. Slike høringer kan skje ved folkeavstemning, opinionsundersøkelser, møter eller lignende. Ås kommune har ikke erfaring med folkeavstemninger. Det er derfor viktig å klargjøre noen forutsetninger for eventuell gjennomføring. a. Rådgivende folkeavstemning: Det ikke noen lovgivning som regulerer dette. Det er opp til det kommunale selvstyre å vedta om det skal avholdes folkeavstemning, dog med de presiseringer som følger av Kommuneloven. Folkeavstemming skal være hemmelig og det skal følge prinsippet om allmenn stemmerett. Utover dette er det kommunene selv som bestemmer hvilke regler som skal gjelde for folkeavstemning. Etter kommuneloven, 39 b 1. ledd, kan det avholdes rådgivende folkeavstemning. Bestemmelsen må leses som et forbud mot bindende folkeavstemning, og at Formannskap 06.04.2016 Side 27 av 53